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Gestão web: como funciona a nuvem no controle de equipes?

Gestão web: como funciona a nuvem no controle de equipes?

É provável que ao citar o conceito de gestão web no meio de uma roda de conversa de empreendedores, não será um assunto desconhecido.

A cada dia que passa, a computação em nuvem tem entrado na gestão de muitos empresários, mesmo que involuntariamente.

Sabia que toda vez que você usa o Dropbox, ou compartilha um arquivo no Google Drive, está usando a tecnologia em nuvem? Sim!

Os benefícios da gestão web são muitos: agilidade, segurança, escalabilidade, e todos eles serão explicados neste artigo.

Mas como utilizar todos esses atributos no controle e gestão de equipes externas?

Antes de falarmos do seu funcionamento e benefícios, primeiro, é importante entender do que se trata a gestão web.

O que é gestão web?

Gestão web é capacidade de gerenciamento através de sistemas em nuvem.

Os sistemas em nuvem, explicando de modo bem simples, são sistemas que oferecem armazenamento, banco de dados, rede, e muito mais, através da nuvem, ou seja, a internet.

Esse tipo de sistema revolucionou os modos de gestão de empresas e equipes, pois traz acessibilidade e mobilidade nunca vista antes!

Na América Latina, segundo o IDC Releases, 40% dos gastos empresariais em tecnologia são destinados a tecnologia em nuvem.

A tendência é que tudo, daqui para frente, utilize a tecnologia em nuvem como base, a chamada “internet das coisas”, por exemplo, segundo o IDC, receberá investimento de US$ 15,6 bilhões até o ano de 2020.

Como você pode perceber, a gestão web se tornou indispensável quando se fala em gestão estratégica, pois, a tecnologia em nuvem otimiza vários processos de negócio, como a gestão de equipes.

Na gestão de equipes, a nuvem atua na integração de informações e processos de uma empresa, se tornando um meio de economia de tempo e dinheiro.

Mas como isso funciona no dia a dia da sua equipe? É sobre isso que vamos falar no tópico a seguir.

Como funciona a nuvem no controle de equipes?

A nuvem é o principal fator de controle quando se fala de gestão de equipes externas.

Apenas com a tecnologia em nuvem é possível compartilhar informações em tempo real, que farão toda a diferença no dia a dia de uma equipe de campo.

Por exemplo: uma equipe externa de serviços que utiliza um sistema em nuvem para recebimentos de ordens de serviço e de tarefas do dia.

Imagine a economia de tempo e custos que o gestor teria, por não ser necessário que o colaborador volte até a empresa para buscar uma nova ordem de serviço, ou dar feedback do último atendimento realizado?

Além disso, a capacidade de armazenamento da nuvem auxiliaria na desordem que uma papelada dessa poderia gerar!

Perceba que a tecnologia em nuvem, entra como um colaborador a mais a uma equipe, que coordena e repassa informações.

Apenas a gestão web pode proporcionar controle em tempo real de equipes externas.

Listei 3 fatores importantes sobre a performance da nuvem na gestão de equipes para que você entenda a interação entre a nuvem e a equipe, e os benefícios dela. Confira:

Escalabilidade

Escalabilidade é a capacidade das organizações de adequar os seus processos de acordo com as demandas dos serviços, tudo isso sem perder a qualidade de atendimento.

Assim como, escalabilidade também significa a capacidade da empresa de aumentar o seu faturamento, sem elevar a quantidade de custos.

Com a gestão web, essa capacidade se torna possível, pois, as soluções que são adotadas podem ser modificadas a qualquer momento.

Assim, é possível adaptar a rotina da equipe, permitindo que não exista tempo de pausas operacionais para ajustes.

Mas, como deixar o seu negócio mais escalável?

O segredo para ter um negócio escalável é buscar soluções que desenvolvam as habilidades de atendimento às demandas do mercado, como: um sistema de gestão em nuvem, um sistema de atendimento on-line, treinamento da equipe para torná-la cada vez mais ágil, melhorias no SAC, e muitas outras.

Porém, sem dúvidas o fator que mais se relaciona a escalabilidade é a tecnologia.

Empresas que possuem grandes ligações com a tecnologia, principalmente em nuvem, são mais propensas a escalabilidade.

Possuem maior controle de todas as ações da equipe externa em tempo real e assim, mais autonomia na execução e modificação dos processos internos.

Segurança

Uma das maiores vantagens da gestão web está na segurança das informações.

Com o avanço da tecnologia, as técnicas de roubo de dados ficaram cada vez mais eficientes. Deixar os dados de clientes e transações financeiras em computadores físicos significa correr muito risco.

Por isso, é preciso que as organizações pensem em soluções para que os colaboradores troquem informações com segurança. A nuvem veio solucionar esse problema.

Grande parte dos sistemas em nuvem usam criptografia para a proteção dos dados. Você sabe o que é criptografia?

A criptografia é um técnica utilizada para apenas o emissor e o receptor da mensagem a compreendam.

Foi utilizada de diversas formas no mundo, inclusive durante a Segunda Guerra Mundial, para proteger informações de guerra dos inimigos. Um filme que mostra isso é O Jogo da Imitação, vale a pena assistir!

Com o avanço da tecnologias, as técnicas foram aprimoradas, e hoje os computadores criam chaves criptográficas, capazes de gerar algoritmos de decodificação de informações.

Ou seja, explicando de forma bastante simplificada, as informações estão seguras por essas chaves de códigos. Na nuvem, acontece da mesma maneira.

Alguns sistemas de equipes externas, inclusive, utilizam certificados de segurança SSL. O SSL (Secure Socket Layer) é um padrão global de segurança criado em 1994, pela Netscape.

Esse certificado cria um canal criptografado no qual torna as informações sigilosas na transmissão do servidor e navegador.

Muitos gestores são desconfiados em relação a segurança das informações na gestão web, mas essa é exatamente uma das suas maiores vantagens!

Assim como, a agilidade nos processos, como veremos a seguir.

Agilidade

A agilidade na prestação de serviços externos é primordial para o cumprimento do planejamento, e também satisfazer os clientes que desejam um atendimento rápido e de qualidade.

A gestão web também traz agilidade! Como não considerar todas as adversidades que colaboradores externos possuem? Trânsito, problemas mecânicos com carro ou moto, entre outros imprevistos.

Um sistema em nuvem permite que sobre tempo para mais visitas e também para solucionar todos esses problemas, pois evita deslocamentos desnecessários.

Além disso, permite a confirmação que o colaborador realmente está cumprindo sua jornada de trabalho.

Esse é um problema bastante discutido a respeito de equipes externas, mas, um sistema em nuvem é capaz de resolver isso rapidamente: a localização em GPS e a capacidade de check in e check out de atividades.

Sem falar na facilidade de atualização, que é feita pela empresa que fornece o sistema, não sendo necessário perder tempo com pagamento de licenças e instalações muito trabalhosas.

Tudo está em nuvem e pode ser acessado em qualquer lugar que possua internet.

Nos dias atuais, é quase impossível pensar em uma gestão estratégica e eficiente sem o uso de plataformas em nuvem, pois, com elas as equipes se tornam cada vez mais colaborativas e ágeis.

O futuro está na nuvem?

Sem dúvidas, sim! E não só o futuro, mas o presente também!

A nuvem não trouxe só agilidade, segurança e escalabilidade na gestão de equipes externas, mas também, a possibilidade de superar os desafios do mercado com muito mais eficácia!

A gestão web deu novas perspectivas ao gerenciamento, se tornando um investimento certeiro para novas empresas.

E não pense que por se tratar de uma tecnologia relativamente recente, que os seus custos sejam muito elevados! A maioria das plataformas de gestão em nuvem são mais baratas, e ainda geram economia durante o uso, portanto, além de ágeis e seguras também são econômicas.

Estamos no auge da transformação tecnológica, por isso, aproveite para incluir seu negócio também nessa tendência!

Utilizar a gestão web demonstra a capacidade de enxergar novas possibilidades no mercado e cabe ao gestor definir o momento de incluir sua empresa! Já está pensando nisso? Conte-nos!

Lorrayne é redatora da Auvo, responsável por criar conteúdos que ajudem os gestores a formar uma equipe externa de alta performance.

Field Service: o que esperar para o futuro

Field Service: o que esperar para o futuro

No passado, a prestação de serviços das organizações field service era comparada apenas à dos prestadores de serviços no mesmo setor.

Mas hoje, as organizações de serviços de campo também estão sendo comparadas às grandes empresas, que introduziram modelos de serviços altamente eficazes.

Elas se destacam nesse ponto, por estarem utilizando intensamente a tecnologia, aproveitando dessa ferramenta para crescer o seu negócio.

Ao invés de perderem tempo fazendo tudo manualmente, usam uma plataforma que permite automatizar as atividades.

Os clientes agora exigem a velocidade, a visibilidade, a personalização e a comunicação em tempo real que esses novos modelos de serviços oferecem.

Análises e mobilidade estão no centro dos monitoramentos, já que o field service mantém suas portas abertas para novas tecnologias para funções exclusivas.

Isso permitiu aos interessados ​​aumentar a produtividade e criar um ambiente de trabalho moderno que continua a revolucionar a forma como as pessoas trabalham.

A tecnologia tem crescido em um ritmo muito acelerado, chega a ser assustador. De acordo com as estatísticas compiladas no setor field service:

  • Em 2022, estima-se que o mercado mundial de serviços de campo valha US$ 4,45 bilhões.
  • 52% das empresas de serviços de campo ainda coordenam o trabalho e executam funções manualmente.
  • Até 2020, 10% do trabalho de serviço de campo de emergência serão monitorados por inteligência artificial.
  • Até 2020, os aplicativos móveis serão usados ​​para projetos técnicos em 75% das organizações de field service com mais de 50 usuários.

Com o mercado de serviços de campo em constante mudança e as expectativas dos clientes em alta, é importante que as organizações de serviços encontrem novas maneiras de se diferenciar.

Paul Whitelam, discutiu as tendências de gerenciamento de serviços de campo que estão reformulando o setor.

Manter as tendências de gerenciamento field service em mente é o primeiro passo para melhorar a experiência do cliente , a eficiência operacional e a agilidade nos negócios.

Algumas das tendências introduzidas pela Whitelam incluem:

  • O desejo do cliente moderno de participação ativa em compromissos de serviço;

Para ajudar as empresas a acompanhar as últimas novidades dos FS, vou destacar algumas tendências que podem reformar o setor, tanto este ano de 2018, quanto mais além.

Automação Field Service

A automação permite que os representantes de serviços sejam mais eficientes, funcionem de forma mais produtiva e gerem receita com acesso instantâneo a informações importantes do cliente e dados de inventário.

Tecnologias como a automação de gerenciamento de conhecimento permitem que os representantes de serviços ofereçam mais serviços pessoais, se estabeleçam como recursos valiosos para os clientes e, em última instância, lhes permitam gerar mais receita.

A automação diminui a quantidade de tempo que os técnicos devem investir, o que lhes permite identificar as necessidades dos clientes e abrir oportunidades de venda de valor agregado.

Os colaboradores do serviço de campo não precisam gastar mais de um quarto do tempo tentando localizar informações críticas para o trabalho por mais tempo.

A internet das coisas (IoT)

A Internet das coisas é definida como a comunicação entre uma rede de dispositivos habilitados para internet, sistemas e objetos físicos que possuem um endereço IP para conectividade com a internet.

Os objetos físicos também podem incluir dispositivos, e contêm sensores ou software que lhes permitem trocar dados por redes sem fio.

Atualmente, existem mais de 12 bilhões de dispositivos que se conectam à Internet . Até 2020, estima-se que esse número cresça, e haverá 26 vezes mais coisas conectadas do que seres humanos.

Em uma empresa field service altamente competitiva, a incorporação de tecnologia inteligente e produtos conectados é de imensa importância para as empresas de serviços de campo.

81% das empresas field service acreditam que os produtos conectados inteligentes e a tecnologia serão a norma em cinco a dez anos.

A gestão estratégica de custos

Estamos vivendo em um ambiente de constante mudança, é fato que as empresas atualmente precisam estar atentas às estas mudanças.

Portanto tomar a decisão certa no momento certo passa a ser algo primordial para a longevidade das empresas.

Em outras palavras, as situações decisórias no âmbito profissional, podem afetar toda a empresa positivamente ou negativamente. Neste sentido tomar a decisão correta passa a ser a base de sucesso de toda a empresa.

Devido essa contínua mudança no mundo dos negócios, as empresas se vêm obrigadas a aprimorar seus sistemas de informações gerenciais.

Buscando modelos que sejam capazes de detectar falhas em seus processos de tal forma, que venha a otimizar seus recursos evitando distorções, retrabalhos e perda de competitividade.

Isso te ajudará a enfrentar as mudanças na tecnologia, e consequentemente, se destacar entre os concorrentes.

Importância de investir em treinamento para o futuro

O treinamento de equipe pode ser transformador, levando equipes e gestores a um outro patamar de atuação por meio da especialização e da experiência.

Profissionais bem treinados tendem a conseguir altos índices de desempenho e de produtividade.

Com o treinamento de colaboradores field service é possível desenvolver as habilidades e potencialidades de cada um e como consequência gerar o desenvolvimento da própria organização.

Portanto, invista em novas tecnologias para treinamento também.

Análise de mercado

Falei agora a pouco sobre, se destacar entre seus concorrentes field service, então se você não entendeu a ligação disso com análise de mercado, vou te explicar.

O benchmarking é uma das mais relevantes estratégias para aumentar sua eficiência. Em tradução livre, pode ser traduzido como “avaliação comparativa”.

Trata-se um cuidadoso processo de pesquisa que permite aos gestores compararem serviços feitos pelos concorrentes, absorvendo algumas características para alçarem um nível de superioridade gerencial ou operacional.

Quais são as vantagens e desvantagens de se fazer benchmarking?

Vantagens:

  • Melhorar o conhecimento que a empresa tem de si mesma;
  • Aprimorar seus processos e práticas empresariais para chegar o mais próximo possível da “perfeição”;
  • Motivar sua equipe para alcançar objetivos realizáveis, já atingidos por outras empresas;
  • Ganhar maior conhecimento do mercado;
  • Buscar redução de custos, aumento na produtividade e ampliação na margem de lucro, etc;

Desvantagens:

  • Deve-se tomar cuidado para adequar as metodologias e práticas observadas ao contexto da empresa. Somente transpor (copiar) sistemas, pura e simplesmente, com certeza conduzirá a empresa a resultados nulos;
  • Um eventual excesso de foco na concorrência pode fazer a empresa perder sua própria identidade. Deve-se ter, portanto, o cuidado de adaptar o que for melhor, sem perder suas características mais marcantes;

Os limites estão na mente de quem os delimita. Por isso, mangas arregaçadas e sonhos largos, ok? Ah, e olho na concorrência: deixe as modernas técnicas de benchmarking ajudar sua empresa field service a crescer!

O futuro do gerenciamento field service está aqui

Você pode ter passado todos esses anos maravilhando-se com os avanços futuristas, talvez até um pouco sobrecarregado por tudo isso.

O gerenciamento field service não é mais uma tecnologia do futuro. Na verdade, é a tecnologia de agora. É hora de adicioná-lo à sua lista de resoluções deste ano que se inicia. Sua empresa vai agradecer por isso.

Isadora é redatora da Auvo, responsável por criar conteúdos ricos para ajudar gestores de todo o Brasil a aumentar a produtividade das suas equipes de campo.