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Gestão web: como funciona a nuvem no controle de equipes?

Gestão web: como funciona a nuvem no controle de equipes?

É provável que ao citar o conceito de gestão web no meio de uma roda de conversa de empreendedores, não será um assunto desconhecido.

A cada dia que passa, a computação em nuvem tem entrado na gestão de muitos empresários, mesmo que involuntariamente.

Sabia que toda vez que você usa o Dropbox, ou compartilha um arquivo no Google Drive, está usando a tecnologia em nuvem? Sim!

Os benefícios da gestão web são muitos: agilidade, segurança, escalabilidade, e todos eles serão explicados neste artigo.

Mas como utilizar todos esses atributos no controle e gestão de equipes externas?

Antes de falarmos do seu funcionamento e benefícios, primeiro, é importante entender do que se trata a gestão web.

O que é gestão web?

Gestão web é capacidade de gerenciamento através de sistemas em nuvem.

Os sistemas em nuvem, explicando de modo bem simples, são sistemas que oferecem armazenamento, banco de dados, rede, e muito mais, através da nuvem, ou seja, a internet.

Esse tipo de sistema revolucionou os modos de gestão de empresas e equipes, pois traz acessibilidade e mobilidade nunca vista antes!

Na América Latina, segundo o IDC Releases, 40% dos gastos empresariais em tecnologia são destinados a tecnologia em nuvem.

A tendência é que tudo, daqui para frente, utilize a tecnologia em nuvem como base, a chamada “internet das coisas”, por exemplo, segundo o IDC, receberá investimento de US$ 15,6 bilhões até o ano de 2020.

Como você pode perceber, a gestão web se tornou indispensável quando se fala em gestão estratégica, pois, a tecnologia em nuvem otimiza vários processos de negócio, como a gestão de equipes.

Na gestão de equipes, a nuvem atua na integração de informações e processos de uma empresa, se tornando um meio de economia de tempo e dinheiro.

Mas como isso funciona no dia a dia da sua equipe? É sobre isso que vamos falar no tópico a seguir.

Como funciona a nuvem no controle de equipes?

A nuvem é o principal fator de controle quando se fala de gestão de equipes externas.

Apenas com a tecnologia em nuvem é possível compartilhar informações em tempo real, que farão toda a diferença no dia a dia de uma equipe de campo.

Por exemplo: uma equipe externa de serviços que utiliza um sistema em nuvem para recebimentos de ordens de serviço e de tarefas do dia.

Imagine a economia de tempo e custos que o gestor teria, por não ser necessário que o colaborador volte até a empresa para buscar uma nova ordem de serviço, ou dar feedback do último atendimento realizado?

Além disso, a capacidade de armazenamento da nuvem auxiliaria na desordem que uma papelada dessa poderia gerar!

Perceba que a tecnologia em nuvem, entra como um colaborador a mais a uma equipe, que coordena e repassa informações.

Apenas a gestão web pode proporcionar controle em tempo real de equipes externas.

Listei 3 fatores importantes sobre a performance da nuvem na gestão de equipes para que você entenda a interação entre a nuvem e a equipe, e os benefícios dela. Confira:

Escalabilidade

Escalabilidade é a capacidade das organizações de adequar os seus processos de acordo com as demandas dos serviços, tudo isso sem perder a qualidade de atendimento.

Assim como, escalabilidade também significa a capacidade da empresa de aumentar o seu faturamento, sem elevar a quantidade de custos.

Com a gestão web, essa capacidade se torna possível, pois, as soluções que são adotadas podem ser modificadas a qualquer momento.

Assim, é possível adaptar a rotina da equipe, permitindo que não exista tempo de pausas operacionais para ajustes.

Mas, como deixar o seu negócio mais escalável?

O segredo para ter um negócio escalável é buscar soluções que desenvolvam as habilidades de atendimento às demandas do mercado, como: um sistema de gestão em nuvem, um sistema de atendimento on-line, treinamento da equipe para torná-la cada vez mais ágil, melhorias no SAC, e muitas outras.

Porém, sem dúvidas o fator que mais se relaciona a escalabilidade é a tecnologia.

Empresas que possuem grandes ligações com a tecnologia, principalmente em nuvem, são mais propensas a escalabilidade.

Possuem maior controle de todas as ações da equipe externa em tempo real e assim, mais autonomia na execução e modificação dos processos internos.

Segurança

Uma das maiores vantagens da gestão web está na segurança das informações.

Com o avanço da tecnologia, as técnicas de roubo de dados ficaram cada vez mais eficientes. Deixar os dados de clientes e transações financeiras em computadores físicos significa correr muito risco.

Por isso, é preciso que as organizações pensem em soluções para que os colaboradores troquem informações com segurança. A nuvem veio solucionar esse problema.

Grande parte dos sistemas em nuvem usam criptografia para a proteção dos dados. Você sabe o que é criptografia?

A criptografia é um técnica utilizada para apenas o emissor e o receptor da mensagem a compreendam.

Foi utilizada de diversas formas no mundo, inclusive durante a Segunda Guerra Mundial, para proteger informações de guerra dos inimigos. Um filme que mostra isso é O Jogo da Imitação, vale a pena assistir!

Com o avanço da tecnologias, as técnicas foram aprimoradas, e hoje os computadores criam chaves criptográficas, capazes de gerar algoritmos de decodificação de informações.

Ou seja, explicando de forma bastante simplificada, as informações estão seguras por essas chaves de códigos. Na nuvem, acontece da mesma maneira.

Alguns sistemas de equipes externas, inclusive, utilizam certificados de segurança SSL. O SSL (Secure Socket Layer) é um padrão global de segurança criado em 1994, pela Netscape.

Esse certificado cria um canal criptografado no qual torna as informações sigilosas na transmissão do servidor e navegador.

Muitos gestores são desconfiados em relação a segurança das informações na gestão web, mas essa é exatamente uma das suas maiores vantagens!

Assim como, a agilidade nos processos, como veremos a seguir.

Agilidade

A agilidade na prestação de serviços externos é primordial para o cumprimento do planejamento, e também satisfazer os clientes que desejam um atendimento rápido e de qualidade.

A gestão web também traz agilidade! Como não considerar todas as adversidades que colaboradores externos possuem? Trânsito, problemas mecânicos com carro ou moto, entre outros imprevistos.

Um sistema em nuvem permite que sobre tempo para mais visitas e também para solucionar todos esses problemas, pois evita deslocamentos desnecessários.

Além disso, permite a confirmação que o colaborador realmente está cumprindo sua jornada de trabalho.

Esse é um problema bastante discutido a respeito de equipes externas, mas, um sistema em nuvem é capaz de resolver isso rapidamente: a localização em GPS e a capacidade de check in e check out de atividades.

Sem falar na facilidade de atualização, que é feita pela empresa que fornece o sistema, não sendo necessário perder tempo com pagamento de licenças e instalações muito trabalhosas.

Tudo está em nuvem e pode ser acessado em qualquer lugar que possua internet.

Nos dias atuais, é quase impossível pensar em uma gestão estratégica e eficiente sem o uso de plataformas em nuvem, pois, com elas as equipes se tornam cada vez mais colaborativas e ágeis.

O futuro está na nuvem?

Sem dúvidas, sim! E não só o futuro, mas o presente também!

A nuvem não trouxe só agilidade, segurança e escalabilidade na gestão de equipes externas, mas também, a possibilidade de superar os desafios do mercado com muito mais eficácia!

A gestão web deu novas perspectivas ao gerenciamento, se tornando um investimento certeiro para novas empresas.

E não pense que por se tratar de uma tecnologia relativamente recente, que os seus custos sejam muito elevados! A maioria das plataformas de gestão em nuvem são mais baratas, e ainda geram economia durante o uso, portanto, além de ágeis e seguras também são econômicas.

Estamos no auge da transformação tecnológica, por isso, aproveite para incluir seu negócio também nessa tendência!

Utilizar a gestão web demonstra a capacidade de enxergar novas possibilidades no mercado e cabe ao gestor definir o momento de incluir sua empresa! Já está pensando nisso? Conte-nos!

Lorrayne é redatora da Auvo, responsável por criar conteúdos que ajudem os gestores a formar uma equipe externa de alta performance.

Planejamento e controle da manutenção: o que é e como fazer?

Planejamento e controle da manutenção: o que é e como fazer?

Quem trabalha no setor de manutenção sabe como a organização e o planejamento é importante. Por isso, o Planejamento e Controle da Manutenção – PCM – representa um diferencial tão importante.

Bom, antes de mais nada, é importante entender o seu significado.

O PCM é um conjunto de ações que possuem o objetivo de preparar, programar e verificar os resultados das atividades de manutenção. O que faz com que medidas de correção sejam realizadas a fim de alcançar objetivos maiores.

Existem diversas ferramentas, técnicas e até métodos para que o PCM seja feito de forma assertiva na construção de táticas e estratégias para garantir o bom resultado.

No artigo de hoje, irei abordar tudo que você, gestor de uma equipe de serviços, precisa saber sobre um bom planejamento e controle da manutenção.

Benefícios do planejamento e controle da manutenção

O benefício fundamental do PCM é a redução de desperdícios. Seja desperdício de mão de obra, tempo ou materiais.

Se você não planeja qualquer atividade, seja ela ligada a manutenção ou não, com certeza está desperdiçando algum desses recursos.

Para minimizar ao máximo essa perda de tempo dentro das atividades de manutenção, o melhor a se fazer é implantar corretamente o PCM.

Pensando assim, separei 4 benefícios, dos vários, para você:

#1 Aumento da qualidade e da produção

Toda e qualquer linha de produção depende do bom funcionamento constante dos equipamentos e máquinas, para que o volume da produção se mantenha dentro do planejado.

Uma boa gestão da manutenção desempenha um papel importante nesse sentido, mas apenas atingirá exito com um PCM implementado na empresa.

Afinal, é com mais manutenções preventivas feitas e com menos corretivas, que os equipamentos se mantêm mais tempo funcionando, sem que haja problemas.

#2 Segurança

Toda empresa que trabalha com manutenção, se preocupa muito com a segurança dos seus colaboradores.

Visto que o índice de acidentes de trabalho aumenta a cada ano, o índice de acidentes causados por falhas técnicas ou operacionais é muito alto!

Na maioria das vezes, eles podem ser evitados com um planejamento eficiente.

Por isso, é essencial a implantação de um bom planejamento na empresa, onde todos saem ganhando!

#3 Redução de custos

Não seria válido falar em mudanças e planejamento sem citar a redução de custos oferecidos.

Os impactos financeiros podem acontecer em diversas áreas da empresa, alguns bons, outros nem tanto.

No caso do Plano de Controle da Manutenção, os resultados são satisfatórios. A redução de custos com o retrabalho, por exemplo, é enorme!

Sem contar com a produtividade dos funcionários que aumenta, já que o tempo com a máquina indisponível é reduzido.

E, afinal, quem não deseja ter custos reduzidos e funcionários engajados, não é mesmo?

#4 Obter indicadores de manutenção

O PCM é bastante conhecido por ser a área que implanta e monitora os KPI’s de manutenção, ou seja, os Indicadores de Performance da Manutenção.

Os principais indicadores de desempenho (KPIs) que você usa devem ajudar a entender o que os técnicos estão fazendo, como está a qualidade de manutenção em geral, como ela está ajudando o negócio e o que mais pode fazer para melhorar o desempenho operacional.

A eficiência da manutenção consiste em trazer a maior confiabilidade possível para os equipamentos e o menor risco operacional, usando o menor número de recursos.

Os indicadores podem ser de:

  • Confiabilidade da Manutenção;
  • Qualidade e tempo de execução dos serviços;
  • Custo de manutenção;
  • Previsão de falhas.

Um KPI de manutenção é vantajoso para o Planejamento e Controle da Manutenção para graduar e considerar o motivo das falhas e quando elas estão surgindo.

Coletando as causas dos reparos em categorias separadas do ciclo de vida do equipamento, você pode identificar onde concentrar seus esforços na busca pela elevação da confiabilidade.

Bom, agora que sabemos os benefícios de um Plano de Controle da Manutenção, vamos entender as suas funções.

infografico manutencao preventiva

Principais funções do PCM e benefícios

Planejamento

O planejamento consiste em um conjunto de ações que guiam para um objetivo futuro.

Planejar é decidir com antecedência para identificar fatores como custos, benefícios, cronograma e recursos necessários.

Programação

No que diz respeito à manutenção, principalmente a de equipamentos, uma programação bem feita é de suma importância.

Com ela, é possível melhorar o processo de produção, além de reduzir os custos.

Ao manter todos os equipamentos em perfeito funcionamento, a programação possibilita melhorias quanto a produtividade e a qualidade do serviço de produção.

Controle

Tudo aquilo que foi planejado, precisa de um acompanhamento, e isso é feito nessa etapa!

O controle é indispensável para que se mantenha a organização no caminho correto, assegurando que os projetos tenham continuidade.

Seja qual for a área, o controle é fundamental para a identificação de uma possível mudança nos objetivos e para uma tomada de decisão certeira.

Nessa etapa, são implementadas e analisadas várias métricas que irão validar se as estratégias traçadas pelo PCM – Planejamento e Controle da Manutenção estão corretas.

Medições ajudam você a entender melhor cada etapa do planejamento ou execução de qualquer atividade, como ela funciona e como você tem que trabalhar com ela.

A melhor forma para implementar o PCM

O processo de implantação do Planejamento e Controle da Manutenção pode mudar de acordo com o segmento da indústria ou empresa, mas o sistema será, basicamente, o mesmo.

Se fizermos uma análise da causa de todos os problemas que ocorrem dentro das empresas que ainda não fizeram a implantação do PCM, rapidamente podemos chegar a conclusão que a principal causa é a falta de informação.

Sem informação é impossível gerar dados, sem dados é impossível traçar qualquer estratégia, e isso tudo termina em: “aquilo que não se mede, não se gerencia”.

A informação é o bem mais valioso para o setor de manutenção. É através da informação que pouparemos recursos como tempo, mão de obra e consequentemente, dinheiro.

Por isso, a primeira e mais importante ação para implantar o PCM é criar um sistema para colher, tratar e analisar informações.

1. Pesquisa e coleta de dados

A principal característica que indica que a implantação do PCM da sua empresa foi falha ou inexistente é: alto número de manutenções corretivas.

Isso acontece, basicamente, por não existir manutenção preventiva, preditiva ou qualquer outro tipo de inspeção que tenha como objetivo encontrar algum erro e corrigi-lo antes que se agrave e cause uma parada na produção.

Bom, provavelmente você está pensando: é só implantar um plano de manutenção preventiva e acabar com esse contratempo.

Para montar esse plano de forma eficiente, requer uma quantidade relevante de informações do processo de produção, das máquinas e de outros diversos fatores.

Então o ponto primordial a ser feito para implantar o PCM é, primeiramente, criar um sistema para colher informações sobre as manutenções.

Dados esses que são colhidos através de Ordens de Serviços bem elaboradas e com informações verdadeiras.

O que você, como gestor, pode fazer para melhor colher essas informações, é contar com um sistema de OS que resolva esse problema na prática.

2. Gerar e analisar os dados

Após estabelecer o controle de serviços através da ordem de serviço, é chegada a hora de gerar e analisar os dados e quantificar todas as informações apontadas pelos técnicos no momento da manutenção.

Como foi dito, existem vários indicadores que podem nos mostrar a real situação do setor de manutenção, e esses indicadores são fundamentais para a implantar o PCM da forma correta e definir as suas condutas finais.

A partir dos campos de “Data/Hora de Início” e “Data/Hora de Término” da manutenção, podemos calcular 4 indicadores, especificando mais:

  1. Apropriação de Horas/Funcionário: representa a quantidade de horas que determinado funcionário ficou no equipamento;
  2. Indisponibilidade: representa o tempo em que a produção/equipamento ficou parado sem produzir;
  3. MTBF: Tempo Médio entre Falhas;
  4. MTTR: Tempo Médio para Reparo.

3. Definição de um cronograma

Com os dados, é hora de definir o cronograma para realização de manutenções preventiva e preditiva.

Todos os funcionários precisam ser conscientizados e treinados para a execução desse cronograma. De forma alguma ele pode ser ignorado.

Nele, é preciso descrever quais equipamentos estão envolvidos, as atividades a serem realizadas, quem são os responsáveis, qual o prazo para execução, detalhes do serviço, entre outros.

4. Elaborar plano de Manutenção Preventiva/Preditiva

A elaboração de um plano de manutenção geralmente não é uma tarefa difícil de fazer, mas criá-lo de forma eficaz traz alguns desafios.

Um plano de manutenção pode ser criado com o auxílio de várias ferramentas.

Algumas podem elevar ou diminuir a produtividade da construção, execução e gestão do plano.

Mas independente da ferramenta escolhida, o que é e sempre será mais importante dentro do plano de manutenção são as informações nele contidas.

Para saber, passo a passo, como fazer um bom plano de manutenção preventiva, separamos um material para você, basta clicar aqui.

5. Acompanhamento constante e revisão

Chegamos na parte final de todo o processo.

Agora que o planejamento e controle da manutenção está sendo executado da melhor maneira, é necessário acompanhar e monitorar se tudo está sendo feito corretamente.

Esse acompanhamento é necessário para saber se o serviço está sendo bem feito e identificar possíveis melhorias para adaptar.

Por isso, todos os serviços realizados devem ser revisados e reavaliados, identificado falhas e otimizando os processos.

Com todas essas dicas e com a implementação do Planejamento e Controle da Manutenção, o trabalho de manutenção ficará muito mais seguro e assertivo!

Isadora é redatora da Auvo, responsável por criar conteúdos ricos para ajudar gestores de todo o Brasil a aumentar a produtividade das suas equipes de campo.

A importância de um relatório fotográfico para manutenção

A importância de um relatório fotográfico para manutenção

O relatório fotográfico é uma potente ferramenta utilizada para acompanhar e documentar a prestação de serviços que foi feita.

Independente do tipo de serviço que a sua empresa faça prestação, você provavelmente já fez ou pediu que alguém fizesse um relatório de alguma atividade ou visita técnica.

Alguns setores entretanto, precisam de um acompanhamento mais rigoroso na conclusão das etapas das ordens de serviço.

O setor de manutenção é um deles.

E, como muitos ainda utilizam ordens de serviços manuais e ainda não automatizaram os seus processos, esse acompanhamento é ainda mais difícil de ser feito.

Se você é gestor de uma equipe de manutenção deve se perguntar qual a importância de um relatório fotográfico para a sua empresa de manutenção, não é mesmo?

Seguindo algumas regras e passos simples, você consegue ter um relatório fotográfico que atenda às necessidades dos seus clientes.

Qual a importância de um relatório fotográfico?

O relatório fotográfico trata-se de um documento que as empresas prestadoras de serviços utilizam para acompanhar a execução de um trabalho.

O documento é gerado a partir de fotos e anotações realizadas em vistorias ou no momento em que o serviços é realizado.

Se você trabalha, por exemplo, com manutenção de ar condicionado, uma foto do equipamento instalado ou depois do erro reparado, não pode faltar no relatório técnico.

Supondo que seja necessário registrar como estava o equipamento antes da manutenção, as fotos do relatório podem conter o antes e o depois.

Basta que uma descrição seja feita, indicando qual problema foi encontrado e o que foi feito para solucioná-lo.

Ao invés de fazer ligações e depender de outros processos demorados, o relatório facilita a comunicação entre gestores e equipes, com o objetivo de reportar o trabalho realizado para a plataforma.

Onde e para que pode ser utilizado

O relatório fotográfico pode ser aplicado em empresas de prestação de serviços de diversas áreas, não apenas para manutenção.

Ele pode ser utilizado para várias finalidades, como:

  • Acompanhamento da execução de serviços;
  • Acompanhamento do andamento das etapas de um serviço;
  • Comparação do equipamento antes e depois da manutenção;
  • Auditoria de serviços realizados por fornecedores terceirizados;
  • Histórico das manutenções realizadas em um equipamento.

Como fazer um relatório fotográfico?

Se a sua empresa trabalha com relatório fotográfico, qual é a forma com que isso acontece?

É necessário que o técnico, além das ferramentas necessárias, leve para o campo um formulário de anotações, um câmera fotográfica e um celular?

E após tirar as fotos, realizar as anotações e encaminhá-las para o responsável encarregado de repassar essas informações para um documento ou uma planilha?

Também é importante que o documento contenha a identificação do cliente, o objetivo do relatório e a data que foi realizado.

Se isso acontece, o seu colaborador está perdendo um tempo grandioso e a sua empresa também.

Afinal, esse trabalho feito manualmente e sem nenhuma automação faz com que o técnico dedique seu tempo em algo que se resolveria com um aplicativo de gestão.

Uma das maneiras mais atuais de gerar relatórios fotográficos é por meio de um programa que ofereça ordem de serviço digital, e com essa OS seja possível fazer um relatório fotográfico de maneira eficaz.

A transformação digital chegou nas empresas, o que permite que o técnico utilize um aplicativo em seu celular e atualize o status das atividades realizadas, com relatórios fotográficos e outros informações. Tudo em tempo real.

E, como isso tudo é feito em tempo real, o gestor consegue acompanhar a evolução das atividades e ter acesso a relatórios personalizados com o que deseja saber.

Quando se usa aplicativos para a ordem de serviço digital e relatórios, o tempo é otimizado e o gestor, ou o responsável, não fica com a exaustiva tarefa de passar todos os relatórios manualmente para um outro documento ou arquivá-lo.

Além do relatório fotográfico feito de forma automatizada, o aplicativo de gestão de equipes externas agrega informações sobre roteirização, localização, assinatura digital, entre outras formas de aumentar a produtividade da sua equipe.

Como no dia a dia da empresa, o gestor precisa lidar com vários tipos de relatórios e documentos, automatizar os processos é algo necessário para uma gestão mais eficiente!

Na sua empresa o relatório fotográfico ainda é feito da forma mais demorada e com mais tempo perdido? Se a resposta for “sim”, está na hora de automatizar a forma como os seus técnicos atendem o seu cliente.

Agora que você já sabe a importância do relatório fotográfico para a sua equipe, que tal deixar nos comentários as suas dúvidas e sugestões? Estamos aqui para te ouvir.

Isadora é redatora da Auvo, responsável por criar conteúdos ricos para ajudar gestores de todo o Brasil a aumentar a produtividade das suas equipes de campo.

Tecnologia e trabalho para gestores com mais de 40 anos

Tecnologia e trabalho para gestores com mais de 40 anos

No mundo corporativo as relações entre tecnologia e trabalho desafiam as gerações.

Você, gestor, já se sentiu desafiado pela tecnologia? Possui dificuldade em aliá-la no dia a dia do seu trabalho?

Em todas as gerações as relações de trabalho tem sofrido mudanças, principalmente por causa do advento da tecnologia.

Gestores de 40 anos ou mais podem se beneficiar dessas modificações do trabalho e aproveitar para se qualificar diminuindo a dificuldade e o preconceito com a tecnologia.

Como aproveitar a tecnologia a seu favor? Nesse artigo você encontrará a resposta.

Modificações da tecnologia e trabalho que afetam o mercado

As inovações tecnológicas modificam não só as relações de trabalho, mas também impactam problemas sociais e o futuro do modo de produção no mundo.

Existem algumas tendências dessas mudanças que podem atingir o seu negócio.

Por isso, listei 3 tendências que você deve ficar atento:

Diminuição da força de trabalho

É possível que ocorra uma escassez da força de trabalho nos próximos anos, pois as taxas de natalidade mundiais, desde os anos de 1980, sofreram significativas quedas.

Assim, o mercado de trabalho sofrerá com a falta de mão de obra.

Uma boa dica é sempre qualificar os profissionais que já estão em sua empresa em relação às novas tecnologias.

Inteligência artificial

Segundo a BBC, a automação do trabalho, ou seja, a substituição da força de trabalho humana pela de um robô, é uma realidade próxima.

O que torna a relação entre trabalho e tecnologia cada vez mais dependente.

Os empregos de mão de obra manual serão os primeiros a sofrer com tal mudança. Mas aqueles que precisam da capacidade humana para tomar decisões, provavelmente serão modificados e aprimorados pela tecnologia.

A extinção de antigas profissões

As mudanças serão tão evidentes que algumas profissões poderão até deixar de existir.

Lembra das locadoras de fitas de vídeo? Elas foram extintas por causa do surgimento da internet e depois dos serviços de streaming.

Isso pode acontecer com os operadores de telemarketing, contadores, secretários e outras profissões que atuam dentro de escritórios!

Percebe como essas modificações podem ser problemáticas para alguns trabalhadores?

Mas não se desespere! Existem indícios que as novas tecnologias trarão mais resistência e flexibilidade para trabalhadores e gestores com mais de 40 anos.

Vou te mostrar quais são essas vantagens, vem comigo!

Efeitos positivos da tecnologia que atingem gestores com mais de 40 anos

Nada de se preocupar com a crise dos 40 anos no ambiente de trabalho!

A tecnologia pode trazer muitos benefícios, principalmente para os gestores dessa faixa de idade, como:

Flexibilidade de horário

Por conta da experiência e qualificação de funcionários mais velhos, muitas empresas poderão se adequar a novos horários e necessidades desse trabalhador, tornando-o mais flexível.

Para os gestores, a capacidade de trabalho remoto também é uma realidade, pois, as novas tecnologias, como a de gestão pelo seu smartphone ou computador, possibilitam que você trabalhe de qualquer lugar!

Novos caminhos de aprendizagem

Os diplomas universitários podem não ser mais a única porta de entrada para bons empregos.

Muitas empresas passarão a aceitar cursos on-line, e-books e treinamentos virtuais para a capacitação extra de seus funcionários.

Portanto, que tal aproveitar as horas vagas e fazer um curso para aprimorar os conhecimentos vistos em sala de aula?

É também uma boa oportunidade para que gestores se mantenham informados das tendências do mercado, e atualizem suas formações, para que assim possam exigir dos seus colaboradores.

Necessidade de qualificação

Com as mudanças tecnológicas, não acompanhá-las pode ser um crime para o futuro da sua organização.

Quem se habilita a aprender novas habilidades se destaca em seu local de trabalho.

A tendência do futuro é tratar o envelhecimento da mão de obra como algo positivo, atribuindo a experiência e adaptação desses profissionais como uma alavanca para os novos rumos das organizações.

As empresas levarão em conta a disposição de aprender novas habilidades, pois de nada adianta ser muito experiente em sua área de atuação se você nada entende de softwares que podem aprimorar seu trabalho.

Como você pode perceber, os desafios do trabalho e tecnologia são dores que podem ser contornadas com informação e dedicação.

Ser um gestor de 40 anos ou mais significa que você ainda tem muito a aprender, mas possui a vantagem de ter experiência suficiente para se conhecer  melhor e escolher o caminho mais assertivo de capacitação.

Encontre formas de demonstrar como esses desafios podem ser benéficos para sua empresa e incentive os seus colaboradores a comprar essa briga junto com você!

Assim, o seu desenvolvimento pessoal e o da sua organização serão certeiros no mercado de trabalho e também na vida.

Agora que você já sabe os desafios e benefícios da tecnologia e trabalho, conta pra gente: qual a sua experiência nesse meio?

Lorrayne é redatora da Auvo, responsável por criar conteúdos que ajudem os gestores a formar uma equipe externa de alta performance.

Assinatura do cliente: comprove a visita do seu colaborador externo

Assinatura do cliente: comprove a visita do seu colaborador externo

Ao concluir um trabalho externo, é necessário colher uma assinatura do cliente, indicando que o trabalho foi concluído.

Mas, infelizmente, nem todas empresas que prestam algum tipo de serviço externos pensam dessa maneira.

Apesar de vivermos em um mundo digital, 80% dos documentos de negócios ainda envolvem impressão, obtenção de assinatura em uma OS de papel e digitalização.

Esses processos, todos feitos em papel ou manualmente, não apenas criam um obstáculo na eficiência do fluxo de trabalho, mas também podem causar inúmeros problemas para a empresa e para a má experiência do cliente.

Mesmo com os problemas gerados, alguns gestores e donos de empresas ainda ficam em dúvida se a assinatura do cliente colhida por um aplicativo é segura e como é possível comprovar a visita do colaborador externo.

Por isso, separei 4 maneiras de utilizar assinaturas eletrônicas para tornar o atendimento mais rápido e eficiente e como fazer isso utilizando um aplicativo de Gestão de Equipes Externas.

Benefícios em automatizar a assinatura do cliente

Antes de considerar a utilização de um aplicativo de Gestão de Equipes Externas para te ajudar com a automatização dos seus processos, inclusive da assinatura do cliente, você precisa entender os benefícios e vantagens ao implementá-lo.

Vamos examinar alguns dos pontos mais notáveis e relevantes:

Simples e intuitivo

Um dos maiores benefícios em usar a assinatura do cliente automatizada é que ela é muito simples e fácil de usar!

Basta que o seu colaborador termine a tarefa, preencha o questionário e o cliente assine, direto da tela do celular:

Não é necessário papel ou caneta. E você se livra do risco de perder a OS que comprove a assinatura, afinal, a , nesse caso, é totoalmente digital!

Alto nível de segurança

Acredite em mim, as assinaturas eletrônicas são mais seguras do que documentos em papel.

Afinal, tudo o que você fez no cliente fica salvo no próprio aplicativo e você não precisa se preocupar.

Ah, e sempre que necessário, os dados estarão salvos para consultas.

Veja como acontece no Software do Auvo:

 

Mais conveniente para a empresa e o cliente

Há várias maneiras de comprovar a visita do seu colaborador externo no cliente, como o check-in e check-out automático, a possibilidade de roteirizar os colaboradores, o preenchimento de formulários, entre vários outros.

A assinatura do cliente é uma forma eficaz de comprovar que o seu cliente recebeu o serviço e que ele está ciente de tudo o que foi realizado.

Além do mais, ao final de cada tarefa, o seu colaborador preenche um questionário, onde o próprio gestor personaliza da maneira que achar apropriado.

E esse questionário é respondido e assinado pelo cliente e assim o serviço é concluído.

A O.S dessa atividade é enviado ao cliente, o que faz ele entender que até depois da tarefa realizada, a sua empresa ainda se preocupa com a sua satisfação!

Veja como o Auvo faz:

Maior rotatividade: menos tempo perdido

A maioria das empresas não atendem apenas o local onde estão sediadas, muitas possuem filiais e ficaria muito complicado para o gestor da empresa ter controle sobre todas as O.S de longe.

Já imaginou como seria difícil controlar todas as entradas e retiradas de O.S manuais em uma empresa que possui equipe externa em vários lugares do Brasil?

Por isso, quando você automatiza o processo, consegue ter controle, mesmo que a km de distância, do que está sendo ou não feito.

A assinatura do cliente, quando feita por um aplicativo, permite a autenticação remota e na mesma hora, o que torna essa solução muito mais conveniente do que a alternativa de digitalização, envio e impressão.

Recapitulando o quanto a assinatura do cliente é importante para o colaborador externo:

Segurança: A assinatura do seu cliente em uma Ordem de Serviço vale como comprovação de que ele está ciente com o serviço realizado.

Garantia: Com a assinatura do cliente colhida a partir do aplicativo, a empresa não precisa se preocupar com a perda ou o extravio da O.S, garantindo a comprovação de que o colaborador realizou o serviço.

Confiança: A assinatura pelo aplicativo reforça um maior respeito e admiração por parte do cliente para com a sua empresa, afinal, estamos em um mundo tecnológico e essa tecnologia passa mais confiança.

Então, para a segurança da empresa, do cliente e do colaborador, é fundamental que todos os serviços sejam devidamente assinados e todas as O.S enviados para o cliente.

Para facilitar o processo, você viu como Auvo pode ajudar e como ter uma assinatura do cliente de forma tecnológica é importante.

Isadora é redatora da Auvo, responsável por criar conteúdos ricos para ajudar gestores de todo o Brasil a aumentar a produtividade das suas equipes de campo.

Os desafios na implantação de sistemas gerenciais

Os desafios na implantação de sistemas gerenciais

Fazer a implantação de sistemas gerenciais na empresa pode ser mais complexo do que se pode imaginar.

Não basta apenas que o software seja instalado para os seus colaboradores, a apresentação seja feita e todos comecem a usar.

É preciso preparar os funcionários para entender que alguns desafios de implantação de sistemas podem acontecer em sua empresa.

Afinal, é todo um sistema gerencial novo que está sendo implantado e é normal aparecerem dificuldades.  

Como Gerente de Relacionamento aqui na Auvo, percebi que vários gestores possuem novos desafios com a implantação do nosso sistema de gerenciamento.

Dessa maneira, escrevi esse artigo especialmente para você: gestor que quer e precisa entender um pouco mais sobre o processo pós implantação.

Então vem comigo!

Os principais desafios e falhas

Na maior parte dos casos, o gestor do projeto subestima a dificuldade da implantação de sistemas gerenciais em sua empresa.

Isso acontece por diversos fatores, desde a experiência em prever todas as etapas do projeto de implantação e os problemas ao longo desse trajeto, à pressão da diretoria, de custos e prazos para que o retorno seja rápido.

Mas um dos maiores problemas é, justamente, a dificuldade em gerir os colaboradores pós implantação.

Isso porque as reações das equipes são as mais diversas, desde o medo e apreensão, até entusiasmo em trabalhar com mais precisão.

Mas neste momento, estamos interessados nas reações de medo, que podem afetar negativamente o bom andamento dos trabalhos e a produtividade da empresa.

Afinal, os líderes passam por dificuldades em convencer os funcionários de que o sistema é melhor para a empresa, garante maior produtividade dos mesmo e controla as informações de forma assertiva.

Muitas vezes eles não veem o papel que têm dentro da organização e o quanto a execução do trabalho, exatamente como planejado, é essencial.

Os funcionários, em geral, ficam focados na visão operacional e acreditam que somente a execução garante o sucesso.

E é natural do ser humano ter resistência a mudanças, e em um processo de implantação, não seria diferente, não é mesmo?

Por isso, é necessário, principalmente, que o funcionário entenda sua função e sua importância para a empresa e para o novo projeto!

Vale do Desespero, como superar?

Vou começar com uma dica importante: enquanto as pessoas ainda não aprenderam a trabalhar de acordo com o novo processo, é normal haver uma queda na performance.

A boa notícia é que essa queda dura apenas por um determinado período de tempo, por isso, não se preocupe!

O período de tempo para que os processos sejam assimilados e a performance volte a subir, se estabilizando em um nível superior ao que era antes, é conhecido como Vale do desespero ou Curva da aprendizagem:

A curva de aprendizagem é conhecida na economia desde 1885 quando foi  proposta, e desde então vem sendo usada regularmente.

É durante essa fase do processo de mudança que as pessoas estão mais vulneráveis a medos e ansiedades, pois o processo que elas conheciam foi trocado e elas ainda não conseguem enxergar que algo melhor foi posto no lugar.

E é, infelizmente, nessa fase que muitas empresas também desistem do processo de mudança.

Por isso, diante dessa situação, deve ser inserido o esforço de gerenciamento das mudanças, que possui dois objetivos simultâneos:

  • Aumentar a absorção do processos e das mudanças que o acompanham;
  • Minimizar o tempo de permanência no “vale do desespero”.

O processo de aprendizagem em uma implantação de sistemas gerenciais demora um pouco para acontecer, mas o importante é não desistir para colher bons frutos ao final!

videoaula curva de aprendizagem

A importância de uma boa liderança

A ausência de uma boa liderança na implantação do projeto, provavelmente, vai fazer com que ele demore mais que o desejado e que constantemente tenha retrocessos.

E ter algum funcionário especialista no processo ou no sistema implementado, não é o suficiente.

Por isso, é necessário alguém com grande poder de influência sobre o setor ou gerência. Afinal é essencial muito “jogo de cintura” para saber lidar com as resistências que encontrará pelo caminho!

Há alguns pontos essenciais que todo líder em um processo de implantação de sistemas gerenciais deve ter, são eles:

  • Antecipar as reações e resistências das pessoas envolvidas;
  • Planejar a condução da mudança;
  • Realizar ações concretas para auxiliar todos os colaboradores a atravessarem esse período de dificuldade;
  • Ter independência na tomada de decisões, engajamento e dedicação exclusiva;
  • E o mais importante: acreditar no projeto e no sistema implantado.

É importante que o gestor saiba que não existe uma fórmula mágica para garantir o sucesso na implantação de seu projeto.

Cada projeto tem suas particularidades, que devem ser tratadas caso a caso!

Por isso, a nossa equipe vai ajudar a mapear tudo o que é relacionado com o novo processo.

O que podemos fazer para melhorar a implantação de sistemas gerenciais?

É de extrema importância que um cronograma detalhado seja feito!

Este cronograma deve contemplar todas as atividades e etapas necessárias para a preparação da implantação.

Deve-se dispensar bastante tempo nesta etapa de planejamento, para que se tenha controle do prazo e se prepare para absorver ou reverter os riscos identificados e os que irão surgir.

É difícil conhecermos empresas que possuam uma área de implantação de projetos.

Há, muitas vezes, funcionários com conhecimento no processo para auxiliar na implantação. mas apenas isso não é o adequado.

Por isso, é preciso contar com o apoio da nossa equipe para ajudar, todos juntos, no impacto da mudança nos processos, seja eles os anteriores ou os posteriores.

Você conta com uma ajuda especializada e de prontidão para todas as suas dúvidas e possíveis problemas, não se preocupe!

O aspecto humano da mudança, em uma implantação de sistemas gerenciais é, no mínimo, tão importante quanto o aspecto técnico.

E, normalmente, é pouco contemplado.

Portanto, é necessário um esforço consciente de gerenciamento do lado humano da mudança.

Mudança essa que começa com a integração de todos os esforços para a mudança que está acontecendo, e termina com a capacitação de toda a organização para utilizar eficientemente a nova ferramenta!

Dessa maneira, posso concluir que é importante ter sempre em mente que a magnitude das mudanças se deve não somente à implantação de um novo sistema, mas, principalmente, à introdução de uma nova cultura de trabalho.

Pense nisso!

Agora que você entendeu como vencer os desafios de implantação de sistemas gerenciais, que tal compartilhar as suas dúvidas conosco?

Quem sabe o próximo artigo não ajude mais colaboradores, assim como você!

Eduardo Mamede é, a mais de 2 anos, o gerente de relacionamentos da Auvo. Desde então, ele vem ajudando os gestores a utilizar melhor nossa ferramenta e aumentando, cada vez mais, a produtividade das equipes.