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Manutenção corretiva planejada: evite o retrabalho

Manutenção corretiva planejada: evite o retrabalho

No artigo de hoje, vou te mostrar diversas formas de evitar o retrabalho usando a manutenção corretiva planejada ao seu favor.

Além de ajudar o seu colaborador, também poupa tempo e obtém mais confiança para a sua empresa.

Quantas vezes você já passou pela seguinte situação: o serviço foi dado e executado pelo seu colaborador e você pensa que tudo ocorreu bem, mas de repente é informado que o trabalho foi feito pela metade, ou pior, não foi efetuado da maneira correta e o seu colaborador terá que refazê-lo.

Bom, isso é o que chamamos de retrabalho e que, com certeza, você deve evitar ao máximo.

E agora, eu vou te mostrar como evitar que isso ocorra.

Tenha sempre um planejamento de manutenção

Sim, mais uma vez o planejamento aparece como ponto principal para uma boa gestão.

A manutenção corretiva planejada diminui o tempo de execução da tarefa e evita quebras de produção inesperadas (que nós sabemos que geram os maiores custos).

Um bom planejamento não é muito fácil de fazer, porém com a ajuda de ferramentas tecnológicas você consegue reduzir a quantidade de tempo gasta nessa atividade além dos custos na hora de implementar esse recurso.

Sendo assim, a manutenção corretiva planejada é ideal para prever falhas, evita danos drásticos e aumenta o tempo de eficiência de operação.

Por conta disso, o retrabalho deixa de ser um dos maiores custos da sua equipe técnica (que por si só, já tem um custo muito elevado).

Mantenha uma boa comunicação

A comunicação em uma empresa é importantíssima em todas as áreas e com todos os colaboradores.

Manter uma comunicação, e organização sobre as informações do cliente, também! Mas como ela pode te ajudar a evitar o retrabalho?

Primeiramente, você já deve saber que para manter as informações dos serviços prestados nos cliente sempre organizadas e de fácil acesso, depende de uma boa organização das suas ordens de serviço.

Para que você não se perca ou passe horas procurando em seus arquivos uma OS específica, utilizar uma planilha de ordem de serviços pode te ajudar bastante, caso sua empresa não tenha um número grande de cliente.

Com ela você consegue separar as ordens de serviço por grupos, como número das OS, por nome, data etc.

PS: Se esse não for o seu caso, ou seja, você tem muitos clientes.

A melhor opção para não perder produtividade ao organizar e consultar informações é um sistema de gestão de equipes externas. Assim, o seu colaborador consegue saber qual é o trabalho a ser executado, os equipamentos a serem utilizados, prevê o dia, hora e o que deve ser feito, além de alcançar uma maior eficiência na prestação de serviços.

Com todas essas informações, o retrabalho fica sentenciado ao acaso, mas ele nunca deixará de existir.

Quando você consegue manter todas as informações que são necessárias para a boa execução do serviço, fica muito mais fácil realizar a sua manutenção corretiva planejada.

Não tenha medo, use a tecnologia ao seu favor!

Ainda hoje, muitas empresas executam seus processos e atividades manualmente, o que causa muita confusão e desorganização da informações, ou pior, alguma informação muito importante pode ser esquecida e isso causará problemas futuros.

Para ter um bom desempenho na sua manutenção corretiva planejada não tenha medo de utilizar os recursos tecnológicos existentes, além de te ajudar com a organização, poupa tempo e isso faz com que a produtividade da sua equipe seja maior.

Empresas que possuem muitos colaboradores, por exemplo, também possuem uma série de processos e atividades a serem cumpridas.

Agora imagine: Como acompanhar todos esses processos e atividades sem deixar de fazer as suas próprias sem que tenha ajuda de uma plataforma de automatização? Já parece improdutivo só de imaginar né! Por isso, uma das formas de evitar o retrabalho é automatizando esses processos manuais.

Além de reduzir custos, suas informações e etapas de serviço ficam mais padronizadas, facilitando a organização com o uso dos recursos tecnológicos que estão disponíveis para a sua empresa.

Mesmo que os colaboradores estejam fora da empresa é preciso ter acesso às informações mais importantes, e esses dados são essenciais para a qualidade do serviço prestado. Sendo assim, um software de gestão de equipes em campo te ajuda a controlar todas essas atividades.

  • Organização das informações do cliente e do serviço;
  • Abertura de chamados técnicos;
  • Reembolso de despesas;
  • Reembolso de km rodado;
  • Plano de manutenção preventiva;
  • Manutenção corretiva planejada;
  • Evitar o retrabalho nos serviços externos.

Agora, com as informações centralizadas e padronizadas o gestor passa a ter seus processo cada vez mais eficientes e o acompanhamento em tempo real. Isso permite que os ajustes necessários sejam feitos antes mesmo da execução do trabalho e fica muito mais fácil de se planejar o próximo passo.

Capacite e confie no seu time

Reduzir o retrabalho, muitas das vezes, significa identificar se algum dos seus colaboradores está tendo um menor desempenho.

Diferenciando esse colaborador do outro, você conseguirá entender e avaliar quais pontos devem ser melhorados, isso antes mesmo da atividade ser realizada, o que te ajuda com na hora de estabelecer a melhor forma de elaborar um plano de manutenção.

Para isso, uma das melhores formas de fazer essa identificação é avaliando a forma como eles estão executando as tarefas designadas.

Acredite, o retrabalho também é algo ruim para seu colaborador, afinal, refazer um trabalho pode causar desmotivação e insatisfação, além dele perder um tempo que gastaria com outros chamados técnicos.

É muito importante ter confiança entre o gestor e o colaborador, por isso, invista em feedbacks constantes, reuniões, cronograma de trabalho. Tudo isso faz parte de um bom treinamento.

Outro ponto que você deve dar atenção é nas responsabilidades passadas aos colaboradores.

Muita responsabilidade dada à poucos colaboradores faz com que a demanda seja intensa e o trabalho mais corrido, isso afeta a qualidade do serviço prestado, e como era de se esperar, o retrabalho será necessário.

Por isso, todo o fluxo de trabalho deve ser definido anteriormente à execução do serviço. Determine separadamente apenas as tarefas que aquele colaborador consiga executar, para que cada etapa seja realizada dentro do prazo estabelecido e os resultados possam ser alcançados.

A manutenção corretiva planejada depende do seu plano de manutenção preventiva

Finalmente chegamos a cereja do bolo.

Bom, como você já sabe, um plano de manutenção preventiva nada mais é que um documento em que se registra as informações e atividades que serão realizadas durante o procedimento, bem como a verificação de regularidade, materiais e peças que serão avaliados e quem são os responsáveis pelo serviço. É muita coisa, né? Pois é.

Mas é justamente isso que irá garantir a redução de custos com material, tempo, mão-de-obra na manutenção corretiva planejada. Porque, é o plano de manutenção preventiva que permite planejar a corretiva.

Como deve ser feito esse relacionamento

Primeiramente você tem que entender porque sem esse relacionamento a manutenção corretiva planejada não existe.

A própria definição tradicional da manutenção corretiva, já é meio contraditória ao assunto que estamos tratando. Mas com a evolução dos processos de gestão e planejamento de manutenção graças a tecnologia, a manutenção corretiva pode ser planejada.

O motivo da dependência entre a manutenção corretiva planejada e o plano de manutenção preventiva, é que, com o plano (que garante análises periódicas), você terá informações precisas para correção por tempo ou desgaste.

O que isso quer dizer

As análises periódicas dirão basicamente, como está a situação do equipamento e quando ele precisará da manutenção corretiva. Ou seja, nesse momento, você acabou de planejar uma manutenção corretiva.

E assim se dá início a manutenção corretiva planejada

O plano de manutenção preventiva define as datas que haverão análises nos equipamento, e os dados contidos no relatório técnico serão o mapa para a construção de um plano de manutenção corretiva.

Isso porquê, será possível definir informações como:

Correção por tempo: depois de tanto tempo, o uso de uma peça específica se torna inviável, e por isso é necessária a correção ou substituição da mesma.

Correção por desgaste: durante a 4º análise foi documentado que a peça 14 estava com um desgaste incomum por conta de alguma situação específica. Por conta disso, será necessária a manutenção corretiva da mesma até no máximo uma semana.

E então, deu para entender a importância da manutenção corretiva planejada e como aplicá-la para evitar o retrabalho? Comente aqui e compartilhe conosco suas impressões e experiências!

Isadora é redatora da Auvo, responsável por criar conteúdos ricos para ajudar gestores de todo o Brasil a aumentar a produtividade das suas equipes de campo.

Sistema de ordem de serviço na prática: escolha o melhor!

Sistema de ordem de serviço na prática: escolha o melhor!

Quando nos propomos a observar os fatores que fazem uma empresa crescer e prosperar, normalmente, nos deparamos com eficiência e automação de processos. E é justamente ai que um sistema de ordem de serviço entra.

O conceito de ordem de serviço costuma ser descrito como um documento que formaliza o serviço prestado pela assistência técnica a um cliente, indicando materiais e a mão de obra que serão utilizados.

Na prática, ela é muito mais abrangente.

O que é um sistema de ordem de serviço?

O sistema de ordem de serviço te ajudará a organizar tanto a quantidade, como a qualidade dos materiais, bem como, a mão de obra necessária para a execução de cada serviço.

Com o passar do tempo, as tarefas vão, naturalmente, aumentando e se acumulando, tornando praticamente impossível manter esse processo com base somente na comunicação verbal e na capacidade de memorização.

É essa evolução que faz surgir a necessidade de registrar sistematicamente as ordens de serviço, adotando um meio mais eficiente de comunicação entre o remetente e o destinatário das tarefas.

Para fazer o gerenciamento das várias OS da sua empresa um sistema de ordem de serviço se faz muito importante.

Esse documento, portanto, além de ser um relevante suporte de informações sobre a lista de afazeres a serem desenvolvidos, ainda serve como uma autorização de início dos serviços demandados.

Revisão da OS no sistema

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É um campo destinado para a verificação de todas as alterações que foram realizadas no preenchimento da ordem de serviço, de forma a mantê-la sempre atualizada.

No sistema de ordem de serviço temos uma vantagem, caso os campos obrigatórios não tenham sido preenchidos corretamente, a tarefa realizada ficará com uma cor amarela, mostrando ao gestor que ficaram pendências.

No sistema é possível que o gestor veja também quais foram essas pendências.

Qual a importância de um sistema de ordem de serviço?

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Basicamente, esse documento autoriza a realização de um serviço.

Mas a ordem de serviço também é extremamente útil para o gestor calcular a quantidade de materiais usados no trabalho a ser cumprido, tanto quanto o tempo que o colaborador ficou em atividade e se ele realizou a atividade corretamente.

O sistema de ordem de serviço serve para organizar o fluxo de trabalho da empresa, que de maneira rápida pode cadastrar os dados do cliente e o trabalho que será feito.

Nesse ponto, a tecnologia acaba sendo uma grande aliada para que as suas ordens de serviço sejam eficientes.

Ao criar uma nova tarefa, o sistema já deve oferecer os campos de acordo com o serviço que a empresa presta, fazendo com que você economize tempo no preenchimento, exportação e envio para o cliente.

Mais do que isso, essa plataforma deve ser capaz de apresentar, de forma clara, o que será feito e em quanto tempo, permitindo ao cliente entender o custo de todo o trabalho.

Buscando a melhor ferramenta

No passado, documentos escritos e impressos eram utilizados para realizar a comunicação e, paralelamente, uma agenda ou um caderno eram utilizados para se manter um breve registro da emissão e do recebimento das ordens de serviço.

A grande vantagem desse sistema era proporcionar segurança e comprovação tanto do envio, como do recebimento dessas informações.

A grande desvantagem, contudo, era a manutenção de um sistema extremamente pesado e burocrático, incompatível com as exigências do mercado.

Nesse cenário, as ordens de serviço passaram a ser enviadas por e-mail com um aviso de recebimento.

Mas para a alegria dos gestores, hoje já existem plataformas com sistema de ordem de serviço evoluídas para que todos esses pontos sejam resolvidos com facilidade.

Como funciona um sistema de ordem de serviço na prática

Vou te mostrar agora na prática, como um sistema de ordem de serviço eficiente organiza e apresenta ao gestor tantas informações.

Agendar uma nova tarefa para seu colaborador ou equipe.

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Preencha as informações essenciais, para que, o serviço seja executado da melhor forma possível e as informações sejam dispostas de maneira a facilitar a gestão dos relatórios.

 

Quanto mais dados forem adicionados nessa parte, mais organizado e otimizado será seu processo de gestão de equipes de campo.

Após salvar a tarefa, o colaborador em campo receberá uma notificação no Auvo em seu smartphone com tudo que foi preenchido na tarefa, e o gestor também terá todas as informações registradas no seu planejamento e nos relatórios.

Mesmo depois da tarefa ser direcionada para um colaborador em campo, o gestor da equipe externa ainda pode acompanhar o que está acontecendo.

Por exemplo, como mostra a imagem abaixo:

  • As tarefas que ainda não foi feito check-in aparecem com bolinhas vermelhas;
  • As tarefas que foi feito check-in, mas ainda não check-out, aparecem com bolinhas verdes;
  • As tarefas que foram feitos check-in e check-out, mas ficaram com alguma pendência, bolinhas amarelas;
  • E as tarefas finalizadas com sucesso, aparecem com bolinhas cinzas.

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E além de tudo isso, um sistema de ordem de serviço eficiente entrega relatórios completos sobre todas as tarefas.

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Tecnologia a seu favor

Com o avanço da tecnologia, as grandes empresas passaram a solicitar soluções que permitissem o rápido envio e recebimento, registrado, de ordens de serviço. Bem como o acompanhamento e o gerenciamento das tarefas.

A introdução da automação também colaborou bastante para a eficiência dos processos, permitindo que o gestor se concentrasse na gestão de suas equipes.

Hoje em dia, essas ferramentas estão disponíveis tanto para as pequenas, quanto para as grandes empresas. E, além disso, são apropriadas para suas necessidades específicas a um preço extremamente compatível com seu orçamento.

Vale ressaltar que não é só viável, mas recomendável, que aproveite a tecnologia para isso.

Conectando os processos da empresa de modo que o gestor consiga gerenciar melhor as tarefas da equipe.

Considerações Finais

Além da agilidade e praticidade na emissão de ordens de serviço, a partir de um bom sistema de gestão, esse processo também traz um enorme ganho de segurança de dados.

Diminui consideravelmente as chances de erros, possibilita um rigoroso monitoramento por parte de toda a sua equipe, além de reduzir significativamente os custos para a sua empresa.

Com o sistema de ordens de serviços do Auvo você pode facilmente controlar suas ordens de serviços por situações, datas, clientes, prazo de entrega etc. As situações podem também ser administradas através de nomes, datas e cores.

Você já conhece um sistema de ordem de serviços na prática? Comente aqui e compartilhe conosco suas impressões e experiências!

Isadora é redatora da Auvo, responsável por criar conteúdos ricos para ajudar gestores de todo o Brasil a aumentar a produtividade das suas equipes de campo.

Qualidade na prestação de serviços: como controlar?

Qualidade na prestação de serviços: como controlar?

Vou começar esse post com uma pergunta direta… Você sabe o que seus clientes pensam sobre a qualidade na prestação de serviços da sua empresa?

Uma empresa de sucesso nunca para de verificar esse índice, porque esse esforço diminui as chances de perder bons clientes e aumenta as chances dos seu clientes te indicarem para amigos.

Falar de qualidade na prestação de serviços é falar de resultados, aquilo que é prometido será avaliado pelo consumidor junto com a sua experiência vivida com a empresa, e mostrará se o serviço prestado é bom e se a empresa merece ser indicada.

Qualidade não acontece sem planejamento

Para que haja qualidade é preciso que se tenha primeiramente planejamento.

O primeiro passo para conseguir orientar sua empresa com relação aos objetivos é estabelecer um planejamento estratégico.

Ele deve ser organizado com base nas informações dos clientes e da capacidade dos prestadores de serviço.

Uma vez estabelecida a estratégia, é possível definir o plano de ação, os responsáveis pela execução do plano e quais recursos serão necessários para o atingir as metas.

  • Decidir antecipadamente o que vai ser feito.
  • Estabelecer objetivos.

Como medir a qualidade na prestação de serviços?

Os técnicos que prestam serviços em campo, geralmente tem uma melhor noção do que os consumidores pensam sobre a empresa.

Por isso, o primeiro passo é reunir-se com os responsáveis pelo setor e discutir um fluxo de trabalho que colete mais e melhores avaliações.

Além disso, é importante planejar como eles podem ser aproveitados.

Logo após, você deve se dedicar a pesquisa de satisfação, que podem ser feitas por e-mail, através dos relatórios de visita técnica, e através de plataformas, que te permitem armazenar isso com mais segurança.

Essa maneira de medir a qualidade na prestação de serviços funciona muito melhor quando as perguntas limitam a resposta resposta do cliente, a fim, de torná-la mais objetiva.

Por exemplo: De 0 a 5, qual a possibilidade de você indicar os serviços da minha empresa a um amigo?

Ou seja, nesse tipo de pergunta você não induz o cliente a qualquer resposta e ainda transforma a opinião dele em um número qualitativo.

Como elaborar as perguntas da Pesquisa de Satisfação

Não faça perguntas desnecessárias apenas para fazer volume. Quanto mais objetivo o questionário, melhor.

Se as perguntas forem específicas, também ajuda. “O que você acha de nossos serviços?”, por exemplo, é uma questão muito ampla.

Em vez disso, é preferível pedir para que a pessoa dê uma nota de 1 a 10 ao serviço que ela consumiu, por exemplo.

E ao final no questionário é importante que tenha um campo para que a pessoa possa escrever suas críticas e sugestões livremente, se as tiver (observações).

Contato com os clientes

Esse contato da empresa com o cliente é essencial.

Conheça os seus clientes. Saiba quem são e suas preferências e organize-os em grupos que possuam semelhanças.

Esse contato permite que o seu relacionamento com o cliente seja personalizado, oferecendo soluções adequadas às necessidades dele.

Oferecer um tratamento diferenciado na prestação de serviços é um diferencial e tanto para fazer o seu negócio se destacar da concorrência.

Além disso, com certeza eles vão te indicar para os amigos, o que fará suas vendas decolarem.

Atendendo reclamações

O ideal é que o cliente nunca ligue ou mande email para se queixar de um serviço prestado que foi mal realizado, mas isso inevitavelmente acontecerá.

Procure aproveitar esse contato para colher e analisar as críticas sobre o trabalho do seu colaborador.

Antes disso, preocupe-se em reverter a insatisfação dele, ouvindo a queixa e propondo soluções simples, antes de dar desculpas e se prontifique a resolver o problema o mais rápido possível.

A reclamação deve ser registrada para análise posterior e, ao final do atendimento, você ainda pode avaliar a satisfação do cliente quanto à solução do problema.

Sistema de gestão para melhor eficiência

Para que os clientes se sintam satisfeitos depois de contatar a empresa, é necessário que o atendimento seja ágil e eficiente. Contar com um sistema de gestão inteligente facilita bastante.

Por isso é fundamental usar a tecnologia para agilizar o atendimento, por exemplo:

  • Ordem de serviços: Praticidade para registrar informações sobre as ordens de serviços. Ter uma ordem de serviço digital te possibilita gerenciar todos os serviços prestas remotamente e em tempo real. Além disso, a aproximação do gestor na rotina do técnico é inevitável e a relação com o cliente também fica muito mais rápida e prática.
  • Controle de tarefas: Relatórios de todas as tarefas que ocorreram em um período específico no momento que você quiser ajuda muito na tomada de decisões. Só assim é possível conduzir a empresa a partir de dados sólidos, sem achismos!

Então, o que fazer para melhorar a qualidade na prestação de serviços?

Pronto, agora que você já tem em mãos várias dicas para melhorar e controlar a qualidade na prestação de serviços.

Aplicando os métodos acima corretamente, é muito provável que você descubra evidencias das quais não fazia ideia – às vezes, apenas um olhar externo é capaz de enxergar a situação de maneira mais clara.

Hora de aproveitar essas informações para melhorar os serviços e, consequentemente, a satisfação do cliente.

As ações que você deve tomar vão depender do que o resultado das pesquisas apontar, é claro, mas a premissa é que esse processo seja organizado.

Defina também um período para se reunir com sua equipe e analisar, em conjunto, as ações que podem ser tomadas para corrigir os possíveis problemas e melhorar a qualidade na prestação de serviços.

Assim, você terá uma equipe unida e – como recomendado antes – olhares externos sobre problemas difíceis de enxergar de perto.

A busca pela qualidade deve ser um objetivo constante. O que você viu neste artigo é que essa meta não é alcançada por acaso, e sim depois de bastante trabalho e organização.

Incorporando as pesquisas de satisfação e reuniões de avaliação na rotina da empresa, além de melhorar a gestão de serviços em campo, você incrementa a cultura organizacional, agregando muito valor à sua empresa.

Isadora é redatora da Auvo, responsável por criar conteúdos ricos para ajudar gestores de todo o Brasil a aumentar a produtividade das suas equipes de campo.