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Gestão web: como funciona a nuvem no controle de equipes?

Gestão web: como funciona a nuvem no controle de equipes?

É provável que ao citar o conceito de gestão web no meio de uma roda de conversa de empreendedores, não será um assunto desconhecido.

A cada dia que passa, a computação em nuvem tem entrado na gestão de muitos empresários, mesmo que involuntariamente.

Sabia que toda vez que você usa o Dropbox, ou compartilha um arquivo no Google Drive, está usando a tecnologia em nuvem? Sim!

Os benefícios da gestão web são muitos: agilidade, segurança, escalabilidade, e todos eles serão explicados neste artigo.

Mas como utilizar todos esses atributos no controle e gestão de equipes externas?

Antes de falarmos do seu funcionamento e benefícios, primeiro, é importante entender do que se trata a gestão web.

O que é gestão web?

Gestão web é capacidade de gerenciamento através de sistemas em nuvem.

Os sistemas em nuvem, explicando de modo bem simples, são sistemas que oferecem armazenamento, banco de dados, rede, e muito mais, através da nuvem, ou seja, a internet.

Esse tipo de sistema revolucionou os modos de gestão de empresas e equipes, pois traz acessibilidade e mobilidade nunca vista antes!

Na América Latina, segundo o IDC Releases, 40% dos gastos empresariais em tecnologia são destinados a tecnologia em nuvem.

A tendência é que tudo, daqui para frente, utilize a tecnologia em nuvem como base, a chamada “internet das coisas”, por exemplo, segundo o IDC, receberá investimento de US$ 15,6 bilhões até o ano de 2020.

Como você pode perceber, a gestão web se tornou indispensável quando se fala em gestão estratégica, pois, a tecnologia em nuvem otimiza vários processos de negócio, como a gestão de equipes.

Na gestão de equipes, a nuvem atua na integração de informações e processos de uma empresa, se tornando um meio de economia de tempo e dinheiro.

Mas como isso funciona no dia a dia da sua equipe? É sobre isso que vamos falar no tópico a seguir.

Como funciona a nuvem no controle de equipes?

A nuvem é o principal fator de controle quando se fala de gestão de equipes externas.

Apenas com a tecnologia em nuvem é possível compartilhar informações em tempo real, que farão toda a diferença no dia a dia de uma equipe de campo.

Por exemplo: uma equipe externa de serviços que utiliza um sistema em nuvem para recebimentos de ordens de serviço e de tarefas do dia.

Imagine a economia de tempo e custos que o gestor teria, por não ser necessário que o colaborador volte até a empresa para buscar uma nova ordem de serviço, ou dar feedback do último atendimento realizado?

Além disso, a capacidade de armazenamento da nuvem auxiliaria na desordem que uma papelada dessa poderia gerar!

Perceba que a tecnologia em nuvem, entra como um colaborador a mais a uma equipe, que coordena e repassa informações.

Apenas a gestão web pode proporcionar controle em tempo real de equipes externas.

Listei 3 fatores importantes sobre a performance da nuvem na gestão de equipes para que você entenda a interação entre a nuvem e a equipe, e os benefícios dela. Confira:

Escalabilidade

Escalabilidade é a capacidade das organizações de adequar os seus processos de acordo com as demandas dos serviços, tudo isso sem perder a qualidade de atendimento.

Assim como, escalabilidade também significa a capacidade da empresa de aumentar o seu faturamento, sem elevar a quantidade de custos.

Com a gestão web, essa capacidade se torna possível, pois, as soluções que são adotadas podem ser modificadas a qualquer momento.

Assim, é possível adaptar a rotina da equipe, permitindo que não exista tempo de pausas operacionais para ajustes.

Mas, como deixar o seu negócio mais escalável?

O segredo para ter um negócio escalável é buscar soluções que desenvolvam as habilidades de atendimento às demandas do mercado, como: um sistema de gestão em nuvem, um sistema de atendimento on-line, treinamento da equipe para torná-la cada vez mais ágil, melhorias no SAC, e muitas outras.

Porém, sem dúvidas o fator que mais se relaciona a escalabilidade é a tecnologia.

Empresas que possuem grandes ligações com a tecnologia, principalmente em nuvem, são mais propensas a escalabilidade.

Possuem maior controle de todas as ações da equipe externa em tempo real e assim, mais autonomia na execução e modificação dos processos internos.

Segurança

Uma das maiores vantagens da gestão web está na segurança das informações.

Com o avanço da tecnologia, as técnicas de roubo de dados ficaram cada vez mais eficientes. Deixar os dados de clientes e transações financeiras em computadores físicos significa correr muito risco.

Por isso, é preciso que as organizações pensem em soluções para que os colaboradores troquem informações com segurança. A nuvem veio solucionar esse problema.

Grande parte dos sistemas em nuvem usam criptografia para a proteção dos dados. Você sabe o que é criptografia?

A criptografia é um técnica utilizada para apenas o emissor e o receptor da mensagem a compreendam.

Foi utilizada de diversas formas no mundo, inclusive durante a Segunda Guerra Mundial, para proteger informações de guerra dos inimigos. Um filme que mostra isso é O Jogo da Imitação, vale a pena assistir!

Com o avanço da tecnologias, as técnicas foram aprimoradas, e hoje os computadores criam chaves criptográficas, capazes de gerar algoritmos de decodificação de informações.

Ou seja, explicando de forma bastante simplificada, as informações estão seguras por essas chaves de códigos. Na nuvem, acontece da mesma maneira.

Alguns sistemas de equipes externas, inclusive, utilizam certificados de segurança SSL. O SSL (Secure Socket Layer) é um padrão global de segurança criado em 1994, pela Netscape.

Esse certificado cria um canal criptografado no qual torna as informações sigilosas na transmissão do servidor e navegador.

Muitos gestores são desconfiados em relação a segurança das informações na gestão web, mas essa é exatamente uma das suas maiores vantagens!

Assim como, a agilidade nos processos, como veremos a seguir.

Agilidade

A agilidade na prestação de serviços externos é primordial para o cumprimento do planejamento, e também satisfazer os clientes que desejam um atendimento rápido e de qualidade.

A gestão web também traz agilidade! Como não considerar todas as adversidades que colaboradores externos possuem? Trânsito, problemas mecânicos com carro ou moto, entre outros imprevistos.

Um sistema em nuvem permite que sobre tempo para mais visitas e também para solucionar todos esses problemas, pois evita deslocamentos desnecessários.

Além disso, permite a confirmação que o colaborador realmente está cumprindo sua jornada de trabalho.

Esse é um problema bastante discutido a respeito de equipes externas, mas, um sistema em nuvem é capaz de resolver isso rapidamente: a localização em GPS e a capacidade de check in e check out de atividades.

Sem falar na facilidade de atualização, que é feita pela empresa que fornece o sistema, não sendo necessário perder tempo com pagamento de licenças e instalações muito trabalhosas.

Tudo está em nuvem e pode ser acessado em qualquer lugar que possua internet.

Nos dias atuais, é quase impossível pensar em uma gestão estratégica e eficiente sem o uso de plataformas em nuvem, pois, com elas as equipes se tornam cada vez mais colaborativas e ágeis.

O futuro está na nuvem?

Sem dúvidas, sim! E não só o futuro, mas o presente também!

A nuvem não trouxe só agilidade, segurança e escalabilidade na gestão de equipes externas, mas também, a possibilidade de superar os desafios do mercado com muito mais eficácia!

A gestão web deu novas perspectivas ao gerenciamento, se tornando um investimento certeiro para novas empresas.

E não pense que por se tratar de uma tecnologia relativamente recente, que os seus custos sejam muito elevados! A maioria das plataformas de gestão em nuvem são mais baratas, e ainda geram economia durante o uso, portanto, além de ágeis e seguras também são econômicas.

Estamos no auge da transformação tecnológica, por isso, aproveite para incluir seu negócio também nessa tendência!

Utilizar a gestão web demonstra a capacidade de enxergar novas possibilidades no mercado e cabe ao gestor definir o momento de incluir sua empresa! Já está pensando nisso? Conte-nos!

Lorrayne é redatora da Auvo, responsável por criar conteúdos que ajudem os gestores a formar uma equipe externa de alta performance.

Planilha de ordem de serviço: gerencie aquilo que foi feito

Planilha de ordem de serviço: gerencie aquilo que foi feito

Vou começar com uma pergunta fácil: Você utiliza uma Planilha de Ordem de Serviço na sua empresa?

Se você trabalha com Ordens de Serviço, com toda certeza já se deparou com dificuldades de mantê-las organizadas e saber onde elas se encontram, caso precise. Certo?

Você verá nesse post:

  • Como anda a comunicação com os colaboradores
  • Como deve ser feita uma Planilha de Ordem de Serviços
  • Pontos Importantes ao usar uma Planilha de OS

Uma Ordem de Serviço nada mais é do que uma forma de emitir uma documentação interna da sua empresa a respeito de um trabalho que será efetuado.

Mas quando há muitos chamados técnicos e você não consegue organizar todos eles, uma ferramenta muito importante como a Planilha de Ordem de Serviço pode te ajudar, e muito.

Pensando nisso, escrevi esse artigo para te ajudar a entender melhor sobre a planilha e como ela pode ser útil no dia a dia da sua empresa. Vamos lá?  

Como anda a comunicação com os colaboradores?

Todos nós sabemos que uma empresa não se mantém sem uma boa comunicação entre os gestores e as suas equipes.

E com tanta demanda as tarefas vão aumentando e a comunicação fica de lado, não é? E pronto, a partir daí os problemas só vão ficando maiores.

Por exemplo, quando você trabalha com um sistema de ordens de serviços fica muito mais fácil saber, exatamente, qual trabalho o seu colaborador irá realizar.

Que a planilha de ordem de serviços é uma ferramenta eficaz para gerenciar suas ordens de serviço eu já te falei.

Mas ela também te ajuda a saber sobre os serviços dos seus colaboradores, de modo que os trabalhos sejam cumpridos da maneira correta e esperada, mantendo a comunicação mais fácil entre o gestor e as equipes.

Como deve ser feita uma Planilha de Ordem de Serviços?

Já que todo gestor ou administrador precisa emitir, diariamente, ordens de serviços sempre que designa uma tarefa aos seus colaboradores, são vários as informações que devem constar no documento.

E isso pode custar muito tempo.

Quando se utiliza uma planilha de ordem de serviço você consegue, por exemplo,  organizar a quantidade e qualidade dos materiais e de tudo que é necessário para a execução da atividade.

Dessa forma, a partir de uma planilha simples, você consegue documentar e organizar a sua Ordem de Serviço.

Lembrando que esse documento pode conter várias informações, afinal, cada empresa exerce uma atividade diferente.

E não se preocupe, a Ordem de Serviços pode ser feita por qualquer segmento e não apenas os que oferecem assistência técnica.

As informações que devem constar em sua planilha de ordem de serviço são fáceis de serem obtidas. Aqui vai um modelo:

  • Nome do Solicitante;
  • Nome do Responsável;
  • Descrição do serviço executado e em qual equipamento;
  • Tipo de manutenção (Se é preditiva, preventiva ou corretiva);
  • Grau de prioridade;
  • Informações de data e hora do serviço;
  • Materiais utilizados;
  • Além de informações e observações complementares que você considere importante.

Ah, e não se esqueça da assinatura do seu colaborador, constando que ele está ciente do que consta na OS.

É sempre bom lembrar que cada OS possui um número, o que ajuda na organização e na distinção de cada uma; a data de missão e o termo de responsabilidade.

Outros pontos importantes que devem constar na sua planilha de ordem de serviços são:

Revisão

Utilizado para verificar todas as alterações que foram feitas em sua Ordem de Serviço, sendo necessário uma atualização sempre que possível. 

EPIs – (Equipamentos de Proteção Individual)

EPIs são equipamentos específicos e obrigatórios para a realização de certos serviços que expõem os seus colaboradores a riscos (acidentes de trabalho).

Medidas de Prevenção e Treinamento

São as normas de segurança da sua empresa e a qualificação necessária do seu colaborador.

Elas devem ser seguidas e receber o máximo de atenção possível, afinal, é assim que acidentes são evitados!

Acidentes de Trabalho

É muito importante documentar em sua OS todo e qualquer acidente de trabalho, além das medidas tomadas.

E lembre-se da assinatura do colaborador envolvido no acidente e do técnico de segurança!

Além disso, não esqueça de emitir a sua Ordem de Serviço em três vias: uma para o colaborador, uma para a sua empresa e outra para o SESMT (serviço responsável pela segurança do trabalhador em seu ambiente de trabalho).

Fazendo isso, fica muito mais fácil cuidar da segurança dos seus colaboradores.

A planilha não é díficil de ser montada ou executada. Porém tome bastante cuidado e mantenha a atenção sempre, pois são vários números e informações. Você pode acabar se confundindo.

aumentar a produtividade da equipe

Pontos importantes ao usar uma Planilha de OS

Como você já sabe, a função da Ordem de Serviço é de formalizar o serviço prestado pela assistência técnica na visita ao cliente.

E uma planilha de ordem de serviço te ajuda a organizar as informações mais importantes.

Mas porquê elaborar uma OS corretamente e usar uma planilha para organizá-la é importante para a equipe e para a empresa?

É simples! Além do que já te expliquei anteriormente, ela também é essencial para:

  • Registrar todos os serviços dos seus colaboradores;
  • Ser consultada sempre que necessário (evitando que você perca nas papeladas).
  • Calcular a quantidade de materiais utilizados, evitando, assim, despesas maiores;
  • Além de também registrar um problema ou defeito, caso a sua empresa preste serviços de assistência.

Mesmo que a planilha não seja difícil de ser feita, as informações que devem constar em uma OS podem demandar tempo para serem preenchidas.

O que faz com que você ganhe tempo com uma planilha de ordem de serviço, mas perca tempo na elaboração na OS.

Por isso, quando você faz a utilização de um sistema de gestão, você consegue controlar diretamente os dados inseridos no documento de forma ágil, eficaz e prática.

Além de ter total autonomia para inserir outros dados, customizando o documento da melhor forma possível para a sua empresa.

Como esse Software é compatível com SmartPhones e Tablets, fica muito mais fácil gerar e gerenciar a sua planilha de ordem de serviço.

Aproveite e use a tecnologia a seu favor! 🙂

Agora que você já sabe tudo sobre como montar uma planilha de ordem de serviço, o que está esperando para oferecer mais eficiência para os seus colaboradores e agradar os seus clientes?

Isadora é redatora da Auvo, responsável por criar conteúdos ricos para ajudar gestores de todo o Brasil a aumentar a produtividade das suas equipes de campo.

Field Service: 8 hacks para gerenciar a sua equipe e 4 ferramentas para te ajudar nisso

Field Service: 8 hacks para gerenciar a sua equipe e 4 ferramentas para te ajudar nisso

Como todo gestor deve sentir na pele, não é fácil gerenciar uma equipe de Field Service e que os desafios são diários e exaustivos.

Sabemos também que com o avanço da tecnologia, as empresas estão tentando se adaptar a esse mundo mais acelerado e ativo.

Mas a boa notícia é que você pode contar com as ferramentas certas para ajudar você.  

 

O que você vai ver nesse post:

  • Invista em Comunicação
  • Promova a sua empresa
  • Mantenha a organização
  • As ferramentas que você precisa

 

Pensando nisso, resolvi escrever sobre 8 hacks que vão te ajudar a gerenciar melhor a sua equipe de Field Service e 4 ferramentas que você tem em mãos para que isso aconteça da melhor forma.

Então vamos lá!

Invista em Comunicação

1. Consiga um tempo para encontros pessoalmente

Seja semanalmente, quinzenal ou mensalmente, reservar um tempo para sentar com a sua equipe de Field Service se torna uma obrigação quando o assunto é melhorar a gestão.

Afinal, nada substitui totalmente uma conversa em tempo real e face-a-face com os seus colaboradores.

Isso ajudará a entender melhor o trabalho e as perspectivas do seu colaborador.

Além do mais, quando a conversa é feita pessoalmente, o seu colaborador pode tirar dúvidas ou dar opiniões e saber o feedback na mesma hora, o que ajuda com a otimização do tempo.

A pessoa que está sempre por trás de uma tela de computador nem sempre é o substituto perfeito para quem está na sua frente. Pense nisso!

2. Evite a Microgerência

Você sabe o que queremos dizer com “microgerência”? Bom, microgerenciar não é nada mais do que um modelo de gestão em que o gerente controla muito de perto tudo aquilo que o colaborador faz.

Ela pode funcionar em escritórios, mas em uma equipe de Field Service, não aconselhamos esse tipo de gestão.

Afinal, geralmente, você não possui uma visibilidade tão grande da sua equipe.

Por isso, você pode oferecer a sua equipe prazos claros e com flexibilidade de alcançá-los de acordo com a demanda de cada um.

Obs.:Trabalhe sempre com a importância de gerar resultados e como isso pode ser benéfico, ao invés de impor uma maneira muito rígida de cumprir as atividades! 🙂

3. Mantenha um diálogo regular

Verificar regularmente como está a sua equipe de Field Service equivale a uma microgerência.

Você pode verificar, por meio de mensagens, por exemplo, como os seus colaboradores estão se saindo. Algo como “Há algo que você esteja precisando de mim?”.

Quando você passa a usar essa técnica, a sua equipe se sente mais próxima de você, além de se sentirem valorizados pela atenção que você dá a eles, mesmo que seja com perguntas rápidas e curtas.

Além do mais, você também consegue ter uma noção maior do que está acontecendo fora da empresa, podendo, até, resolver alguma dúvida ou problema mais rapidamente.

4. Dê atualizações semanais

Dê uma rápida recapitulação do que aconteceu durante a semana. Isso pode acontecer no começo ou no final da semana.

Por exemplo: Quantas atividades foram concluídas, quanto falta para a meta ser batida, feedbacks sobre colaboradores separadamente ou sobre as equipes de Field Service que a empresa possui etc

Além do gestor ter um controle maior sobre as atividades, os colaboradores também ficam cientes do que está acontecendo na empresa e na sua equipe.

calcular produtividade equipe externa

Promova a sua empresa

5. Represente a empresa

Seus colaboradores gostam de trabalhar na empresa? Mostre isso!

Como a sua equipe de Field Service trabalha em campo e não dentro da empresa, não significa que eles não possam se orgulhar de onde trabalham.

Dê recursos para que eles te representem mesmo longe. Isso fortalecerá o vínculo entre a sua empresa e os seus colaboradores.

Além de aumentar a produtividade e incentivar no trabalho da sua equipe.

Quando você possui funcionários engajados com a empresa, fica muito mais fácil de gerenciá-los. Experimente!

6. Dê oportunidade de treinamentos

Aprender sobre a empresa ou sobre os serviços que os seus colaboradores fazem é muito importante e deve acontecer sempre que possível.

Quando você dá oportunidade de novos treinamentos para os seus colaboradores, eles aprendem mais e ficam mais envolvidos com os propósitos de crescimento da empresa.

7. Conheça a realidade da sua equipe de Field Service

Nada melhor do que conhecer a realidade da sua equipe para saber como ela trabalha e identificar possíveis falhas.

Por isso, te recomendo tirar um dia inteiro, ou uma parte do seu dia, para acompanhar a sua equipe nas atividades e saber como é o dia a dia delas.

Isso pode significar fazer visitas, acompanhá-los em algum chamado técnico ou em qual seja os serviços prestados pelo seu colaborador.

Mantenha a organização

8. Tenha uma rotina organizada

Coerência e credibilidade separam os bons dos melhores.

Quando você trabalha com pessoas em diferentes horários e ambientes de trabalho, é crucial ter continuidade e organização no que está sendo executado.

Por isso, mantenha a rotina de trabalho organizada e tenha um controle melhor das atividades dos seus colaboradores.

Nada pode frustrar mais a sua equipe do que não ter uma rotina ou agenda organizada. Isso gasta muito tempo do gestor, que tem que repassar um por um a agenda diária dos colaboradores.

Pode ser muito difícil de realizar na prática, mas existem softwares de gestão de equipes de campo que podem te ajudar a manter a organização da sua empresa e das suas equipes de Field service.

Finalmente, vamos ver quais são as 4 ferramentas que podem te ajudar com o gerenciamento da sua equipe de Field Service? 

Aqui estão as ferramentas que você precisa  

1. Auvo

O Auvo é um sistema de gestão de equipes que ajuda as equipes de Field Service a trabalhar com mais eficiência e os gestores a  

A ferramenta permite desde a otimização de rotas, cálculo de km rodado, ordem de serviços personalizadas, até o acompanhamento em tempo real das tarefas.

Lembrando que para estar em um mercado competitivo de Field Service é necessário sempre estar um passo à frente dos concorrentes.

Pensando assim, o Auvo vem ajudando vários colaboradores a gerenciar e ter um melhor controle das suas equipes.

2. Trello

O Trello é uma ferramenta muito importante quando se gerencia equipes, ou mesmo para dentro do seu escritório.

Ela é conhecida como uma das melhores ferramentas para gerenciar os seus projetos em listas que são extremamente úteis e versáteis, sendo ajustadas conforme as necessidades da empresa.

Sabe aquele bloco de notas que quase ninguém usa mais? Então, o Trello é uma forma mais atualizada e melhorada dele.

Essa ferramenta te ajuda, por exemplo, dividir as tarefas, marcar como completas e compartilhar com os seus colaboradores.

Você pode criar quadros para a sua equipe ou usá-lo para que você mesmo gerencie as suas atividades.

3. Google Drive ou Dropbox

Hoje em dia, tudo está acontecendo na era digital e os documentos são todos guardados no próprio computador ou em dispositivos externos.

E não há nada melhor do que guardar os seus arquivos na nuvem e organizar o que está sendo enviado e recebido. Há  uma maior segurança em não perder, apagar sem querer ou perder os seus arquivos.

Aplicativos como o Google Drive ou Dropbox permitem que você compartilhe as informações, agendas e documentos com os seus colaboradores e que eles acessem em qualquer lugar, desde que haja internet.

4. Skype

Como eu disse no começo desse post, você pode, e deve, tentar ter reuniões pessoalmente sempre que puder com os seus colaboradores.

Mas nós sabemos que nem sempre isso é “possível”. O Skype pode ajudar você e a sua equipe de Field Service nisso.

É como se eles estivessem com você dentro do escritório, ou na sala de reuniões, sem que eles estejam.

E isso pode te ajudar a economizar tempo e apenas passar feedbacks importantes nas reuniões que acontecerão pessoalmente.

Por isso, quando o assunto é Gerenciar equipes de Field Service, você não precisa controlar tudo muito de perto, mas também não deve deixar os seus colaboradores agirem cada um por si.

Para ter um bom equilíbrio, você pode contar com ferramentas que se encontram a um clique do seu computador, tablet ou smartphone.

Com planejamento, comunicação e boas ferramentas, você se sentirá mais próximo e mais confiante com os seus colaboradores.

Como você pode ver, nunca foi tão fácil estar conectado com a sua equipe de Field Service, não é mesmo? 🙂

Agora que você já sabe como gerenciar melhor a sua equipe de Field Service e quais ferramentas podem te ajudar com isso, o que acha de deixar algumas sugestões de conteúdo que você gostaria de ver aqui no blog?

Isadora é redatora da Auvo, responsável por criar conteúdos ricos para ajudar gestores de todo o Brasil a aumentar a produtividade das suas equipes de campo.

Como calcular o ROI da sua equipe externa?

Como calcular o ROI da sua equipe externa?

Vou começar esse post com uma pergunta não muito simples: Você sabe o que é ROI, como calculá-lo e onde isso te ajuda com a gestão da sua equipe externa?

Pois é, o ROI pode parecer algo muito complicado na prática, mas como estou aqui para te ajudar, resolvi escrever esse artigo especialmente para você.

O termo ROI é uma sigla inglesa para “Return over Investiment”, ou “Retorno Sobre Investimento”.

Com esse indicador, de forma geral, você consegue saber quanto a sua empresa está ganhando, ou perdendo, com cada investimento realizado.

E para escolher corretamente os investimentos que devem ser feitos por sua empresa, a melhor maneira é entender quais estratégias estão te dando resultados e são capazes aproximá-los das metas.

Mas com tantas táticas, como saber qual a melhor?

A resposta é: Calcular precisamente o ROI e tomar decisões a partir dele. Mas se você quer saber como isso pode ser feito, fique conosco e vamos explicar tudo o que você precisa saber sobre como calcular o ROI da sua equipe externa!

Afinal, o que é o ROI?

Bom, como você já sabe o básico sobre ROI, ou “Retorno Sobre Investimento”, vou te explicar mais algumas informações necessárias.

Quando eu te falei que você pode identificar o quanto a sua empresa está ganhando, ou perdendo, com investimentos, isso inclui tudo o que foi feito visando lucrar no futuro, como, por exemplo:

  • Investimento em treinamentos
  • Aquisição de novas ferramentas
  • Novas estratégias para retenção de clientes
  • Contratação de novos colaboradores.

Quando se tem a informação sobre quais investimentos estão, realmente, valendo a pena, você consegue prosseguir otimizando aqueles que estão dando certo para gerar mais resultados.

Por que é tão importante calcular o ROI da sua equipe externa?

Porque, se realizado corretamente, nenhum outro indicativo é tão eficaz quanto o ROI.

Além do mais, ele te ajuda a responder algumas perguntas profundas sobre o seu negócios, como:

  • Quais são as maiores fontes de lucro da sua empresa?
  • Todo o processo de vendas da sua equipe está eficiente?
  • O atendimento ao cliente está contribuindo para uma boa fidelização?
  • Os novos colaboradores então gerando o que era esperado?

Com o ROI você consegue uma boa direção para encontrar informações que irão te ajudar a responder essas e outras perguntas.

Agora eu vou te ensinar, de uma forma rápida e simples, como calcular o ROI da sua equipe externa.

Vamos aprender como calcular o ROI?

A maneira mais simples para calcular o ROI é a seguinte: Subtrai-se o lucro pelo investimento inicial e divida novamente pelo investimento inicial. A fórmula ficará dessa maneira:

Essa fórmula pode ser usada tanto para analisar o negócio como um todo, quanto para avaliar uma área ou uma equipe individualmente.

Dessa forma, você consegue identificar se há erros ou algum problema em qualquer parte do negócio.  

Lembrando que o lucro é tudo aquilo que a sua empresa arrecada a partir das vendas. Se você for calcular o ROI de uma área específica, utilize apenas o valor levantado pelo segmento escolhido.

Por exemplo, para calcular o ROI de uma de suas equipes, o valor do lucro deve representar apenas as vendas dessa equipe e não da empresa como um todo.

principais kpis para gestão comercial

Como você avalia os resultados:

Para explicar melhor essa métrica vamos analisar o exemplo que eu te dei ali em cima. Se a sua equipe teve um lucro de R$ 300.000,00 e o seu investimento inicial foi de 100.000,00, o ROI deve ser calculado da seguinte maneira:

ROI= (300.000 – 100.000)/ 100.000= 2

Ou seja, o seu ROI é de R$ 2.00. Isso significa que, para cada R$ 1.00 investido, você recebe R$ 2.00.

Ps: Você pode multiplicar esse resultado por 100 para obter os dados em porcentagem.

Embora o cálculo acima possa parecer a solução para todos as suas perguntas sobre investimento da sua empresa, é importante que você saiba que ele há limitações.

Por exemplo, como você sabe que um ROI de 2% é bom ou ruim?

Bom, isso vai depender de várias situações. Como por exemplo, se esse valor for de um cálculo diário, estará ótimo! Mas se for um investimento de longo prazo, esse investimento já não foi bom.

É por isso que você pode, e deve, calcular o seu retorno de acordo com o que você deseja verificar. Ele pode ser calculado tanto diário, quinzenal ou mensal.

Por fim, ao analisar os resultados é importante entender de onde vieram os números e garantir que todos os cálculos, para todas as suas equipes, utilizem o mesmo padrão.

E como você pode obter todos os dados e números necessários para calcular o ROI da sua equipe externa? É aqui que um aplicativo de gestão de equipes externas, como o Auvo, pode te ajudar.

Vamos saber mais sobre como isso acontece?

Vantagens em utilizar um Software de Gestão de Equipes

Agora você já entendeu o que é ROI, como ele funciona e como é feito o seu cálculo, certo?

Pois bem, agora eu vou te mostrar como um software de gestão de equipes externas pode te ajudar a obter os números que você necessita.

Controle de atividades e desempenho

Vou começar com uma pergunta simples e te explicar o contexto:

Quando você passa as tarefas para os colaboradores, como você sabe se elas estão sendo designadas?

Se você não conta com um software de gestão de equipes, provavelmente, tem que confiar na palavra dos seus colaboradores de que eles, realmente, realizam as tarefas.

Quando você, no fim do mês, analisa o desempenho dos seus colaboradores e quantas tarefas foram realizadas, em relação ao mês que se passou, nota que o rendimento está muito mais baixo que o normal.

E agora? Como você consegue ter os dados numéricos verdadeiros para poder medir o porquê isso está acontecendo e se os seus investimentos na sua equipe estão te dando algum lucro?

E se o que está afetando é a produtividade da sua equipe externa, você também sabe como medir isso?

Com o Auvo você consegue medir a produtividade de cada colaborador, bem como a de cada equipe; acompanhar quais tarefas já foram realizadas e em quanto tempo, por exemplo.

Na imagem abaixo você tem as seguintes informações:

  • Produtividade do mês da equipe
  • Média de tempo em atividade
  • Média de atraso nas visitas
  • Custo médio por tarefa                                                                                                                                                          

Com esses dados em mãos, você consegue calcular o ROI da sua equipe e entender onde estão os pontos que você precisa melhorar.

Custo médio por tarefa

Com um aplicativo de gestão de equipes você consegue medir o custo médio por tarefa, ou seja, quanto o seu colaborador está gastando para que aquela tarefa seja realizada.

Cada vez que uma tarefa é finalizada, os custos são registrados e vão para o relatório.

Assim como podemos observar no exemplo da imagem abaixo, retirada diretamente de um relatório do Auvo:

Isso também acontece com custos adicionais que a sua equipe ou colaborador pode ter na realização das atividades.

Assim, você consegue saber qual o custo médio, e o total, que cada colaborador, realiza e medir se esse custo está te dando algum retorno sobre o que o que você investe neles.

calcular produtividade equipe externa

Como usar o ROI para tomar decisões certas

Okay, agora que você tem esses dados e o valor do ROI, como ele pode te ajudar com a tomada correta de decisões?

  • Ação e reação

O que você fez e o que deixou de fazer para que o resultado tenha sido esse?. Ou então, o que você você não fez que, de alguma maneira, te atrapalhou a chegar nos resultados esperados?

Quando você analisa os dados obtidos você consegue entender quais foram os investimento que você fez na sua equipe ou empresa que te deram resultados.

E em cima desses dados, você também pode tomar a decisão certa do que foi bom ou não para a sua empresa.

Continuando com aquilo que te dá lucro e replicando, e descartando o que não funcionou, ou tentando melhorá-la.  

Assim, você tem uma previsibilidade dos seus negócios. E não há nada melhor do que acertar nos seus negócios e lucrar com isso, não é mesmo? 😉

  • Comprometimento da equipe

Quem é que não gosta de trabalhar em uma empresa que sempre tenha um bom desempenho, em que os projetos criados funcionam bem e os objetivos das equipes são sempre alcançados?

Esse é o justamente o tipo de ambiente que você conseguirá quando começa a trabalhar com o ROI em sua empresa.

Afinal, você conseguirá medir se todo o investimento você dá a sua equipe, bem como os gastos com o serviço, estão sendo bons para você.

Aqui você também consegue saber qual equipe está gerando mais lucro. E assim você consegue replicar tudo aquilo que está sendo feito também para as suas outras equipes.

  • Cortando gastos desnecessários e aumentando o lucro

Quando você analisa o seu retorno sobre seus investimentos e age em cima de todos os dados que foram encontrados, oferece muito mais do que apenas segurança financeira para a sua empresa, sabe por quê?

Essa avaliação mostra algo que também interessa para a sua equipe externa: quais investimentos valerá a pena manter e quais deve se abandonar.

Desse modo, todo o investimento que não está gerando lucro será eliminado a cada contagem do ROI.

Cortar esses gastos já contribui para o aumento do lucro e não para por aí!

Você pode usar o dinheiro da melhor forma possível, aplicando em métodos que deram certo na sua empresa.

Assim você aplica os recursos financeiros da sua empresa em recursos que poderão ser otimizados cada vez mais.

  • Resultados duradouros

Vamos combinar que não faz sentindo a sua empresa ter um boom no crescimento por alguns meses e depois voltar a ser o que era antes, não é mesmo?

Pensando nisso, é importante ter em mente que o ROI deve ser medido constantemente.

Ps: A forma como o ROI será medido varia de empresa, equipe e segmento. Mas, nós da Auvo, não aconselhamos ter um intervalo muito grande entre cada medição.

Para que os seus resultados continuem sempre crescendo, e o lucro aumentando, é necessário manter esse ciclo de acompanhamento e correção das possíveis falhas.

Como o seu objetivo com o cálculo do ROI é ter um lucro sempre constante, uma vez que esse cálculo é feito constante, os seus resultados serão mais duradouros e consistentes.

Diante de toda essa explicação detalhada, fica claro que o calcular o ROI da sua equipe externa tem um profundo impacto sobre a sua empresa, as suas metas, lucro e rentabilidade da equipe.

Por isso, use essas informações de forma consciente e como ponto de partida para tomar as decisões certas e lucrar cada vez mais.

E não se preocupe, a Auvo pode te ajudar a conseguir os dados necessários para o seu cálculo e aumentar o seu ROI da sua equipe externa!

Quer conhecer mais e saber como ela funciona? Faça um teste gratuito de 7 dias!

Gostou do nosso artigo? O que acha de deixar algumas sugestões de conteúdo para enriquecermos nosso blog? Estamos te esperando.

Isadora é redatora da Auvo, responsável por criar conteúdos ricos para ajudar gestores de todo o Brasil a aumentar a produtividade das suas equipes de campo.

Ponto Móvel, como você pode implementar em sua empresa

Ponto Móvel, como você pode implementar em sua empresa

Em tempos de crise econômica no país, se torna essencial economizar e moderar os custos para que a sua empresa tenha sucesso nos negócios. Uma das alternativas para que essa redução aconteça é utilizando o ponto móvel.

 

Você verá nesse post:

  • O que é Ponto Móvel?
  • Como o Ponto Móvel pode ajudar na gestão da sua equipe
  • Vantagens em implementar o Ponto Móvel
  • Controlando o rendimento da equipe
  • Redução de custos físicos
  • Otimizando a rotina de trabalho
  • Obtendo uma gestão de excelência

 

O sistema de ponto já não é mais o mesmo e as empresas não pretendem investir em equipamentos caros, já que a opção do ponto móvel online bateu à nossa porta.

Com ele, é possível minimizar tarefas, reduzir as despesas e otimizar os processos da sua empresa.

Ficou curioso para saber como isso acontece? Então vamos lá!

Afinal, o que é Ponto Móvel?

O ponto móvel funciona como qualquer uma das formas de controle de ponto manual, porém é feito a partir de algum dispositivo digital, seja ela telefone, tablet etc.

O controle de ponto digital é uma importante forma de melhorar a frequência dos seus colaboradores.

A tecnologia utilizada em um ponto móvel substitui o registro de ponto feito manualmente e isso traz mais confiança e eficiência para a sua equipe.

Assim, você consegue, por exemplo, saber exatamente o horário de entrada e saída da sua equipe externa, o tempo gasto em cada tarefa e o tempo para descanso e almoço.

O Ponto Móvel também beneficia os seus colaboradores, afinal eles não perderão mais tempo com o controle de ponto e o seu tempo será usado apenas para as atividades em benefício do cliente.

Como o ponto móvel pode ajudar na sua gestão de equipes

Vou começar te dando um exemplo que deve ser muito comum na sua empresa.

Quando os seus funcionários precisam realizar uma tarefa é necessário que eles passem primeiramente na empresa para bater o ponto, correto?

E quando isso não acontece, como você tem certeza que o seu colaborador chegou no horário correto para fazer o serviço?

O seu colaborador pode perder muito tempo, além dos gastos com transporte ou gasolina, apenas para ir até empresa bater o ponto antes de começar os atendimentos.

Usando um ponto móvel o controle de todas essas questões podem ser resolvidas digitalmente.

Para te ajudar ainda mais, você pode contar com um aplicativo que realize, por exemplo, o chek-in automático assim que o seu colaborador chegar e o check-out automático assim que sair de um atendimento.

Além disso, você consegue aumentar a produtividade do seu colaborador, sabendo, exatamente, quanto tempo foi gasto em cada atendimento ou quantos atendimentos foram, realmente, realizados.

Assim você consegue perceber quais colaboradores estão cumprindo com os prazos de atendimento e batendo as suas metas. E caso a produtividade esteja baixa, você consegue fazer as adequações necessárias.

Vantagens em implementar o Ponto Móvel em sua empresa

O gestor que consegue otimizar e gerenciar os seus processos consegue mais tempo para investir em atividades, realmente, importantes.

Por isso, resolvi listar algumas vantagens na implementação do ponto móvel na sua empresa e como ele pode te ajudar a reduzir custos.

Controlando o rendimento da equipe

Quando o seu colaborador passa a registrar de forma correta o horário e a saída para cada atividade, o gestor consegue medir a produtividade de cada funcionário.

Afinal, esse é um dos aspectos mais importantes do ponto móvel: a possibilidade de acompanhamento em tempo real do seus colaboradores, o que possibilita feedbacks sobre a produtividade no futuro.

Mas, como você deve saber, isso só é possível com a utilização de um bom sistema que possibilite acompanhar os seus colaboradores e que te ajude a identificar se ele ficou ocioso por algum período.

Partindo disso, é possível planejar mais estrategicamente a distribuição do fluxo de trabalho para cada membro da sua equipe.

Com essa ação você conseguirá deixar a equipe mais produtiva e motivada, pronta para os desafios que precisam enfrentar diariamente!

Redução dos custos físicos, com instalação e manutenção

O sistema de ponto antigo já está bastante ultrapassado.

Em substituição a ele existem aplicativos de ponto móvel que promovem tanto a eficiência no controle do ponto, quanto a redução de custos.

Sistemas de ponto antigos geram custos com a instalação e a manutenção dos mesmos, que de uma forma ou outra sempre acabam dando alguma dor de cabeça para a empresa.

Porém, com um ponto móvel, basta o seu colaborador ter o aplicativo instalado no celular e manter o GPS sempre ligado e pronto! Se preocupe apenas com a realização das suas atividades.

Além disso, a sua empresa diminui o gasto com papéis e tintas e armazenamento de documentos e vias de impressão que acabam se desfazendo com o tempo.

Otimizando a rotina de trabalho

A rotina de trabalho, vem sendo, a cada dia que passa, mais desgastante e com prazos curtos.

Já imaginou como deve ser difícil conseguir acompanhar toda a rotina de trabalho do seu colaborador, como ele administra o tempo em serviço e até o tempo de descanso?

Diante de todo o avanço tecnológico, muitas empresas modificam a maneira de facilitar a melhor forma de gerenciar o tempo dos colaboradores.

Nesse sentido, um aplicativo de ponto móvel facilita a gestão desse tempo, dando a oportunidade do gestor poder acompanhar e otimizar a rotina de trabalho dos seus colaboradores, aumentando, assim, a produtividade da sua equipe externa.

Podendo fazer, também, um melhor controle das horas extras e, até mesmo, diminuindo o pagamento da mesma. O que ajuda a estimar melhor as horas gastas na prestação de serviços.

Obtendo uma gestão de excelência

Você sabe que um dos grandes desafios de um bom gestor é apresentar e gerar resultados e estratégias que possam agregar mais valor e aumentar a produtividade da sua equipe externa.

Quando você adota um sistema de ponto móvel, consegue apresentar práticas que são sustentáveis e que possibilitam um maior alcance diferencial no mercado.

Além disso, o ponto móvel também oferece mais segurança.

Empresas que se preocupam em estar sempre um passo a frente com novas tecnologias e inovações, oferecem mais segurança para os seus colaboradores, de forma que as informações ficam salvas e não há perigo de perda.

Como você pode perceber, o ponto móvel traz muitas facilidades, além de reduzir custos, fornece informações mais seguras sobre o seu colaborador.

Isso te oferece um melhor gerenciamento da sua equipe.

Agora que você já sabe como implementar o ponto móvel na sua empresa e os benefícios que eles traz, que tal compartilhar conosco as suas dúvidas e experiências? Estamos aqui para te ouvir! 😉

 

Isadora é redatora da Auvo, responsável por criar conteúdos ricos para ajudar gestores de todo o Brasil a aumentar a produtividade das suas equipes de campo.