Fazer uma gestão eficiente do trabalho remoto é um desafio. Muitos gestores de equipes externas encontram várias dificuldades para fazer um controle adequado dos serviços de campo.

Pois, sem que eles estejam o tempo todo com a equipe, é complicado fazer com que todos os procedimentos realizados em campo sigam como foi planejado no escritório.

A falta de controle da equipe externa pode acabar gerando resultados insatisfatórios para a empresa. Porém, existem atualmente muitas formas de encarar as dificuldades da gestão a distância.

Neste artigo, abordaremos possíveis problemas que você pode estar enfrentando com o trabalho remoto em sua empresa e como solucionar esses problemas de forma assertiva.

Dificuldades na gestão do trabalho remoto

A falta de controle do trabalho externo pode acarretar muitos problemas para sua organização. No entanto, nós, gestores, precisamos saber lidar com estes problemas, impedindo que isso prejudique a produtividade da equipe.

Abaixo, vou citar alguns problemas que podem estar acontecendo no seu processo de gestão, e possíveis formas de solucioná-los com precisão.

Retrabalho

Um gestor não pode ficar o tempo todo acompanhando sua equipe externa, lembrando-os dos procedimentos que precisam ser realizados durante a execução de uma tarefa.

Portanto, se você não possui um recurso que ajude com isso, fazendo com que o trabalho remoto funcione de forma ordenada, é certo que, em algum momento, sua equipe acabe tendo retrabalho.

Um exemplo disso são alguns procedimentos de manutenção, onde os colaboradores precisam tirar fotos dos equipamentos para demonstrar algum problema ou provar que o problema foi solucionado.

Os colaboradores precisam fazer estas fotos de forma ordenada, pois se deixam de tirar uma foto obrigatória, muitas vezes, é preciso desinstalar o equipamento novamente para tirar a foto que faltou e isso é retrabalho.

O retrabalho gera desperdício de tempo e baixa produtividade. Portanto, isso pode ser facilmente resolvido com um checklist de procedimentos obrigatórios, não só em tarefas de manutenção, mas em qualquer atividade externa.

Com um software de gestão de equipes externas, você tem a possibilidade de aplicar estes checklists de forma inteiramente digital.

Isso faz com que o trabalho remoto siga de forma ainda mais organizada e além disso, você passa a ter  um controle melhor da sua equipe externa.

Localização imprecisa

Não ter uma localização precisa dos seus colaboradores externos é um problema enfrentado frequentemente pelos gestores em qualquer àrea de atuação. Isso pode ser o causador de muitos gastos desnecessários com a equipe.

Por exemplo, quando surge uma tarefa que é prioridade e no meio do expediente você precisa alocar uma equipe para fazer o serviço.

Não ter a informação certa de onde estão seus colaboradores, pode fazer você alocar a equipe que está mais distante para fazer a tarefa.

Isso pode gerar um gasto maior com combustível, além de prejudicar a produtividade daquela equipe, que passará mais tempo no caminho para o local da atividade, do que realizando a tarefa em si.

Por isso, ter a localização exata dos colaboradores é fundamental para o controle do trabalho remoto. Assim, você consegue distribuir as tarefas com assertividade, impedindo o aumento de gastos e a baixa produtividade.

Com um aplicativo de gestão de equipes, você terá a localização exata de cada colaborador em tempo real e ainda poderá notificá-los de novas tarefas durante a jornada de trabalho de forma instantânea pelo app.

Além disso, com este sistema você pode roteirizar as tarefas da equipe, ordenando as tarefas estrategicamente para os locais mais próximos, para evitar o desperdício de tempo.

trabalho remoto

Falta de controle das tarefas

Muitas vezes, por falta de um controle preciso das tarefas, um gestor nunca entende porquê um técnico produz mais que outro, sendo que suas funções em campo são exatamente as mesmas.

Suponhamos que você entregue diariamente uma demanda de seis ordens de serviço para cada técnico ou equipe externa. Ao final do dia de trabalho, um técnico executou todas as OS’s, enquanto outro executou apenas três.

Nestes casos, é preciso avaliar o tipo de tarefa executado por cada um, pois mesmo que tenham funções iguais, em um dia, um técnico pode ter executado uma tarefa que exige mais tempo que o outro.

Mas você deve estar se perguntando: como analisar isso de forma exata?

Para isso você pode contar com um software de gestão de equipes externas.

Com o Auvo, você tem um melhor controle das atividades da equipe externa. No sistema, você pode cadastrar os tipos de tarefas que a equipe faz e, através disso, você tem um relatório preciso do tempo médio necessário para cada tipo de tarefa.

trabalho remoto

Assim, você pode medir a produtividade dos seus técnicos de forma justa. Além disso, através do sistema você tem relatórios precisos de quanto tempo e dinheiro você gasta com cada serviço.

Portanto, são situações como estas que provam que você precisa de um software de gestão do trabalho remoto, para automatizar processos em sua empresa e otimizar sua gestão, garantindo um controle eficaz da sua equipe externa.

Desempenho da equipe externa

Tudo o que acontece com uma equipe, qualquer situação que gere resultados insatisfatórios para a empresa é de responsabilidade única e exclusiva do gestor, inclusive o desempenho, sendo ele bom ou não.

Se um colaborador não está motivado, se a distribuição de tarefas não está sendo produtiva, se o desempenho geral e os lucros não estiverem rendendo, saiba que provavelmente a causa será a falta de controle do trabalho remoto.

Portanto, mesmo que não pareça, uma pequena mudança pode ser tão significativa quanto uma mudança radical, ou até mesmo melhor, gerando maiores resultados para a empresa.

Por isso, começar a utilizar um software de gestão de equipes é a melhor solução para garantir um bom desempenho da sua equipe externa e aumentar a produtividade.

Controle eficiente do trabalho remoto

O preço a se pagar por uma gestão sem um controle adequado pode ser fatal. Por isso, a ordem no trabalho remoto é muito importante.

O Auvo pode proporcionar um controle eficiente da sua equipe externa, por intermédio da automação de processos e da comunicação dinâmica e instantânea com os colaboradores.

Isso acontece através de checkin e checkout nas tarefas, conforme a imagem abaixo, onde você pode monitorar a hora que ele recebeu a atividade no app mobile, quando o colaborador iniciou de fato a atividade e quando ele finalizou.

Além disso, você também tem informação sobre todos os procedimentos que foram realizados na execução da tarefa e uma assinatura digital do seu cliente confirmando que a tarefa foi executada, conforme imagens abaixo:

Com o Auvo você tem um relatório completo com todas as informações da atividade. Por isso, essas informações te asseguram de um melhor controle do trabalho remoto.

Viu só como a utilização de um software de gestão pode levar os processos da sua empresa a uma nova realidade. Por isso, um bom líder precisa sempre buscar os melhores recursos para fazer uma gestão de qualidade do trabalho remoto.

Por isso, comece agora mesmo a testar o Auvo! Garanto que este investimento certeiro será a ponte para sua empresa alcançar o sucesso!

Gabriel é CEO da Auvo e já ajudou mais de 1500 empresas a aumentarem a produtividade da sua equipe de campo. Além disso gerenciou equipes externas durante 7 anos e sabe bem as dores de um gestor.

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