Normalmente enxergamos redução de custos e produtividade como grandezas diretamente proporcionais, ou seja, para aumentar a produtividade de um departamento de manutenção, por exemplo, teríamos que gastar com alguma coisa primeiro.

Bom, por isso resolvi escrever esse artigo, para mostrar que é possível reduzir os gastos com a sua equipe externa e manter ou potencializar sua produtividade ao mesmo tempo.

Existem algumas práticas que grandes gestores de equipes de manutenção usam para isso:

1 – Acompanhar a Produtividade

Você deve ficar atento ao nível de produtividade de cada um dos seus colaboradores. Essa métrica normalmente é sempre o enigma das empresa, e por isso muitas vezes acaba sendo esquecida. Os números mais importantes que complementam essa métrica são:

  • Quantidade de ordens de serviço atendidas;
  • Quantidade de visitas;
  • Tempo médio gasto em cada visita;
  • Quantas visitas são necessárias para resolver um problema;
  • O grau de satisfação do cliente em relação ao colaborador.

2 – Use a tecnologia para potencializar seus resultados

Existem várias formas de utilizar a tecnologia: planilhas, softwares robustos, softwares específicos…. Para escolher uma delas você deve mapear qual o nível de gestão de equipes externas a sua empresa têm e o quanto você quer elevar esse nível.

Em um estágio inicial, no qual a sua empresa está criando uma equipe externa e não tem nenhuma experiência na parte de gestão as planilhas conseguem atender a demanda de forma bastante produtiva, mas sem redução de custos.

Vale ressaltar que elas não acompanham o nível de desenvolvimento da gestão da sua equipe. Por isso, logo você precisará de um software que automatize alguns processos:

  • Agilidade na comunicação;
  • Redução do tempo perdido com a geração e gestão das OS’s;
  • Planejamento de rotas.

3 – Reveja seus processos

  • Abrir chamados;
  • Emitir pedidos;
  • Enviar orçamentos.

Esses são processos comuns de uma equipe técnica de manutenção e por conta deles serem tão comuns, muitos gestores descartam automaticamente a possibilidade de inovar a gestão desses processos.

Atualmente, a maioria das empresas de manutenção que possuem bons resultados procuram implantar um software de gestão de equipes externas para economizar tempo, aumentar a produtividade e redução de custos com a equipe técnica.

4 – Otimize as rotas dos seus colaboradores

Ter o planejamento e o acompanhamento das rotas de seus colaboradores é essencial para saber que você não está perdendo dinheiro.

  • Programe as rotas da sua equipe técnica de forma antecipada e semanalmente;
  • (Se possível) Monitoramento do percurso em tempo real;
  • “Tempo é dinheiro” – Agilize seu processo de gestão e o processo de execução das tarefas da sua equipe de técnicos;

Com um bom planejamento você pode otimizar muitos dos seus resultados e tambémreduzir os custos com o combustível, que é um dos mais altos de toda empresa de manutenção que possui uma equipe técnica externa.

Você deve ter percebido que a redução de custos e otimização de produtividade não é um processo tão simples. Mas pode ter certeza que todas essas dicas listadas acima produzirão um efeito muito positivo nos resultados da sua empresa, além de te ajudar a concluir seu objetivo inicial: “Reduzir custos e aumentar a produtividade”.

A Auvo está aqui para te ajudar em todas as suas dúvidas sobre gestão de equipes técnicas de manutenção, deixe um comentário ou entre em contato conosco!

Gabriel é CEO da Auvo e já ajudou mais de 1500 empresas a aumentarem a produtividade da sua equipe de campo. Além disso gerenciou equipes externas durante 7 anos e sabe bem as dores de um gestor.

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