Roteirizador: atenda mais clientes e reduza custos de operação

Uma das maiores dificuldades de um gestor de equipes externas é roteirizar as atividades dos colaboradores, já que, a maioria não possui um roteirizador. Isso impacta diretamente na produtividade da equipe, além de esgotar os funcionários com mais tempo em deslocamento. Outro ponto importante é que para muitas equipes isso impacta na velocidade de atendimento ao cliente e diminui a satisfação.

Mas como montar a melhor rota, economizar no reembolso de KM rodado e aumentar os resultados dos colaboradores?

Um bom planejamento de rota inclui o uso de um software, para que aconteça de forma organizada. Sem ele você terá dificuldade de calcular a distância entre um ponto e outro e consequentemente isso acarretará todos os problemas que especificamos anteriormente.

Com a localização georeferenciada de cada cliente, a prioridade da visita e o tipo de atividade a ser executada o sistema será capaz de te fornecer informações para que você faça um planejamento muito eficiênte. Outro ponto importante é que com a localização do colaborador você será capaz de agendar atividades de última hora para quem estiver mais próximo, reduzindo o tempo de atendimento ao cliente. Com uma tecnologia de check-in e check-out automático você poderá ter o tempo médio de atendimento ao cliente com muita precisão e medir em quanto tempo a rota será executada.

 

Mas o que é um roteirizador de tarefas eficiente?

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Um bom roteirizador de tarefas é um software para programar atividades de uma equipe externa usando as melhores rotas possíveis. Com ele você vai conseguir planejar melhor as visitas dos seus colaboradores, além de reduzir custos com o deslocamento, o tempo gasto em atendimento e a distância entre as tarefas.

Como ele funciona na prática

Colaboradores externos que você não sabe onde estão, como está sendo o atendimento, quais tarefas conseguiram finalizar, clientes fazendo novos pedidos, atividades executadas sem planejamento… Está reconhecendo este ambiente? Isso é muito comum, mais de 60% das empresas que prestam serviço não disponibilizam investimento necessário para organizar os processos da equipe de campo.

Uma das ferramentas que mais ajuda os gestores a organizar a rotina da equipe é o roteirizador de atividades. Nele você pode visualizar seus clientes dispostos no mapa e organizar um planejamento de atendimento prévio para os chamados técnicos que já estão registrados, ou seja, nele você pode priorizar tarefas de acordo com os seus parâmetros e a própria ferramenta traça a melhor rota para o colaborador executar aquela ordem de atendimentos. Além disso, para tarefas que surgem durante o dia, fica muito mais fácil fazer um planejamento de execução rápido e eficiente.

Imagine que você um cliente acabou de solicitar um serviço! Em uma gestão sem ferramentas de automação de equipes de campo, o gestor iria ligar para o técnico, este teria que ir a empresa buscar a OS e depois ir para o cliente, e isso tudo aconteceria sem o planejamento necessário para reduzir custos e perda de tempo.

Agora, com um sistema para gerenciar esse processo, poderíamos imaginar a situação assim: um chamado técnico chega na empresa, o gestor olha no mapa qual o colaborador mais próximo do cliente, direciona o atendimento daquele cliente para esse funcionário que está em campo, o aplicativo cria uma atividade no celular do técnico e este já é notificado, que dentro da planejamento diário dele foi adicionado um novo atendimento e no momento de deslocamento entre os clientes o roteirizador mostra a melhor rota possível no mapa.

O que ele pode automatizar para você?

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As atividades de planejamento de atendimentos diários podem ser inteiramente feito dentro do roteirizador:

Cálculo consumo combustível

As rotas feitas pelos técnicos no deslocamento entre os atendimento ficam registradas na ferramenta e o gestor pode consultar indicadores como: consumo de combustível, reembolso por km rodado, quanto quilômetros cada colaborador rodou e mais alguns.

Melhores rotas

Por meio de uma integração com o Waze o aplicativo (ferramenta de ponta que o técnico instala no celular) mapeia a melhor de acordo com a preferência: distância ou tempo.

Controle da jornada de atendimentos

O gestor consegue acompanhar a equipe externa no mapa e garantir que o planejamento será executado de maneira eficiente. Além disso é possível acompanhar os atendimento em tempo real, já que, assim que o colaborador preencher a ordem de serviço o gestor já tem acesso a ela.

Distribuir tarefas de forma estratégica

Como é possível monitorar a posição geográfica dos funcionários em campo no mapa e ao mesmo tempo saber a dos clientes, o gestor pode segmentar melhor as tarefas para os colaboradores que se encontram mais próximos do cliente em questão.

Aumento de produtividade

O roteirizador, com todas essas funcionalidades pontuais tem o objetivo de reduzir os custos com a equipe de campo, aumentar o tempo em atendimento e consequentemente a produtividade, já que, ele diminui o tempo em deslocamento (que é a parte mais improdutiva da rotina do colaborador externo).

O que justifica o investimento em um roteirizador para equipes externas

Hoje, com a crise que o país se encontra é muito difícil planejar um investimento, ou ainda mais, o crescimento da sua empresa.

Mas mesmo com toda essa dificuldade, ouvimos falar constantemente sobre o crescimento escalável de muitas empresas brasileiras.

Isso nos leva a tal pergunta: Como eles conseguem crescer nesse cenário tão caótico?

Bom, os pontos mais comuns em todas as empresas que conseguem crescer consideravelmente é: elas nunca param de investir e elas sempre investem em tempo.

Porque “tempo é dinheiro”, e esse dito é uma das maiores verdades do mundo dos negócios.

Mas o que é investir em tempo?

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Investimento em tempo, significa parar de gastar tempo com atividades que ocupam o seu dia e não são fundamentais para tornar sua empresa uma máquina de crescimento.

Dentro da sua rotina ou na dos técnicos que ficam em campo, com toda certeza, existem atividades que podem ser automatizadas com ajuda da tecnologia, isso é um fato!

Então, o que é fundamental é você analisar, quanto tempo você poderia dispor para atividades que realmente impactam seu crescimento se você tivesse uma ferramenta de roteirização de tarefas e em quanto tempo você teria um bom ROI (retorno sobre o investimento). Caso o seu ROI seja positivo, não perca tempo!

Gabriel é CEO da Auvo e já ajudou mais de 1500 empresas a aumentarem a produtividade da sua equipe de campo. Além disso gerenciou equipes externas durante 7 anos e sabe bem as dores de um gestor.

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