Relatório técnico: como ele otimiza sua gestão em 50%

A organização de uma empresa é o pilar principal para o crescimento dela. Mas o que tem a ver relatório técnico com o crescimento da empresa?

Calma, que agora vamos te explicar a importância de ter um relatório bem realizado.

O primeiro ponto a ser esclarecido são as informações que o relatório deve conter. Essa resposta é simples e direta: Todos as informações são relevantes para o gestor tomar decisões estratégicas e organizar os processos da sua equipe de campo.

Agora, para ficar um pouco mais claro, iremos falar sobre os principais pontos de um relatório técnico, separadamente, e como cada um deles ajuda o gestor a conduzir sua equipe no melhor caminho rumo ao crescimento.

A importância do relatório técnico

O relatório técnico contém todas as informações para que o gestor saiba como anda a produtividade da cada colaborador, para isso, eles devem preencher corretamente cada item: quem foi o responsável pelo atendimento, check-in check-out, descrever a visita, formulário de satisfação do cliente, histórico do cliente.

Todas essas informações devem estar no relatório para que o colaborador e o gestor tenham ciência de que tudo saiu como planejado.

Além disso, o relatório te ajudará a medir a produtividade de toda a equipe em campo, como foi dito, através das informações coletadas nas visitas feitas.

Check- in check-out

Ele vai te mostrar o tempo de duração de cada visita, isso tem uma relevância a mais, pois mostra quanto tempo o funcionário demora para fazer o serviço de instalação ou manutenção. Isso indica a produtividade desse funcionário.

Porque isso importa? Para quem trabalha com equipes externas, saber se o funcionário está cumprindo com o combinado e atendendo as necessidades do cliente é o ponto principal.

Indicadores de produtividade

Mas onde eu vejo a produtividade da minha equipe?

Para medir a produtividade, a maneira mais simples e ideal seria que o gestor calculasse o tempo médio de atendimento da sua equipe. O KPI (indicadores chave de performance) pode ajudar muito, mas o gestor também pode usar o check-in check-out do atendimento de cada funcionário, assim, ele vai saber o tempo médio que cada um está fazendo.

Os indicadores de desempenho vão identificar cada detalhe, dependendo do seu interesse, podem ser utilizados em diversas eventualidade, como:

  • Na análise dos resultados para medir o que foi obtido em relação aos objetivos;
  • Na gestão da qualidade para medir a satisfação dos clientes e mensurar a capacidade de melhorá-la;
  • Identificar os melhores desempenhos, de forma a aprender a partir das melhores práticas.

Identificar os melhores desempenhos, de forma a aprender a partir das melhores práticas.

Um dos indicadores que mostram isso é o indicador de capacidade, ele mede a relação entre a quantidade que se produz e o tempo que isso ocorre; e os indicadores de produtividade que é o resultado do esforço mais o resultado daquela atividade desenvolvida.

Histórico do cliente

Ter um histórico do cliente é de suma importância, pois é assim que seu técnico saberá quantas vezes ele esteve lá, o que foi feito na visita, quais foram as peças trocadas.

Além disso, é importante que o relatório seja preenchido corretamente pois caso aconteça do funcionário sair da empresa, e outro que vai substituí-lo tenha que fazer uma segunda visita, ele saberá o que foi feito anteriormente naquele cliente, isso facilita muito o serviço do colaborador.

E com toda certeza também engloba a satisfação daquele cliente. De maneira que assim que o técnico chegar, mostrará conhecimento sobre a atividade que foi executada.

Satisfação do cliente

Ao final do relatório de visita técnica, deve estar a  pesquisa de satisfação, para que o gestor tenha conhecimento de como o cliente “processou” essa visita, e se foi satisfatório para ele.

Essa é uma das partes que sempre enfatizamos em nossos posts, pois é realmente a que se deve ser considerada. Com ela você consegue direcionar melhor seus investimentos. Como já falamos, é ele que orienta as melhorias que você pode fazer para atrair mais clientes para o seu empreendimento.

Como? Na pesquisa de satisfação o cliente vai responder:

  • A visita foi satisfatória?
  • Houve algo que não o agradou
  • Se houver, o que não foi satisfatório?
  • A pesquisa NPS;
  • Observação a serem consideradas: pergunta aberta, onde ele pode colocar a opinião dele.

Pesquisa NPS

O NPS (Net Promoter Score), é uma metodologia criada por Fred Reichheld, em Harvard com o objetivo de realizar a mensuração do grau de satisfação e fidelidade dos consumidores das empresas. Sua extensa utilização se deve a flexibilidade, simplicidade e confiabilidade da estrutura.

O NPS é classificado através de uma pergunta simples: “Em uma escala de 0 a 10, o quanto você indicaria nossa empresa para um amigo?”

Funciona assim:

  • Nota 0 a 6 – cliente detratores: Que não tiveram um boa experiência com sua empresa. Podem até falar mal da sua empresa para outras pessoas por conta da experiência ruim.
  • Nota 7 e 8 – clientes neutros: Clientes que só contrataram o serviço que realmente precisavam da empresa.Não são leais a empresa.
  • Nota 9 e 10 – cliente promotores: Tiveram uma boa experiência com o serviço da sua empresa, e fazem questão de indicar e são leais a sua empresa

Calcular o NPS constantemente e acompanhar a evolução do mesmo, sem dúvidas, só traz benefícios a toda empresa em qualquer ramo de atividade. É uma forma de acompanhar o crescimento da empresa baseado no feedback dos clientes.

Isadora é redatora da Auvo, responsável por criar conteúdos ricos para ajudar gestores de todo o Brasil a aumentar a produtividade das suas equipes de campo.

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