Os 5 maiores erros de quem faz gestão de equipes externas - Auvo - Plataforma de Gestão de Equipes Externas

De tanto ouvir os nossos gestores se queixarem de problemas com o controle e gestão das equipes externas, reuni todas as informações em comum, e resolvi fazer esse post aqui no blog.

Vamos te ajudar a solucionar esse empecilho. Tenho certeza que você vai se identificar com alguma dessas questões.

1. Desvio da equipe na rua

O brasileiro já tem a fama de ser desonesto, e com a liberdade do serviço externo, os indícios pioram ainda mais.

Quando falo em ser desonesto, quero enfatizar o desvio de objetivo na rua, e até coisas mais frequentes, como, o atraso na chegada ao cliente, a não execução das tarefas de visita dentro das normas determinadas pela empresa, entre outros problemas que podem ocorrer.

A indisciplina gera retrabalho, e quando uma equipe é indisciplinada fica difícil corrigir só com diálogo.

Roteirizar sua equipe se torna uma tarefa de suma importância, não só pela desconfiança.

Outro tópico importante é que com a localização do colaborador, você será capaz de planejar visitas de última hora para quem estiver mais perto, possibilitando o funcionário fazer mais visitas dentro da sua rotina.

2. Falta de organização no roteiro

O principal objetivo de roteirizar sua equipe de campo é definir a melhor rota dos funcionários externos para evitar desvios desnecessários e assim automatizar as atividades e fazer com que sua empresa economize no reembolso de combustível.

O ideal seria usar a roteirização através de um software, que te ajudaria a saber exatamente onde estão seus técnicos em tempo real,  e como já citamos, fica melhor para marcar visitas de ultima hora para o técnico que estiver mais perto, e para calcular o trajeto de um ponto a outro.

Mas não é apenas isso, vou citar aqui mais alguns pontos onde a ferramenta de roteirização de tarefas pode te auxiliar no planejamento de atividades:

  • Redução do tempo na programação e na realização de atendimentos;
  • Redução da distância total percorrida pela sua equipe;
  • Otimização da utilização de veículos;
  • Economia com combustível.

O Auvo te ajudará nesse ponto de planejamento e organização da sua equipe externa. Aqui vai algumas: Calcular o consumo de combustível, distribuir as tarefas, controlar a rota.

3. Excesso de papéis (formulários, ordem de serviço, relatórios)

Na maioria das empresas menores, de serviços técnicos, a documentação dos serviços é feita por ordens de serviço em papel, os relatórios de visita técnica são feitos através de formulários impressos, e a pesquisa de satisfação da mesma maneira.

Isso toma muito tempo tanto do técnico quanto do gestor, e essa informações correm o risco de se perder.

Por isso a importância de ter o relatório de atividades digital.

  • Facilita na hora de procurar informações mais antigas
  • Através de um relatório digital as informações serão preenchidas com mais facilidade e o histórico do cliente ficará salvo com mais segurança.
  • O cliente pode ter acesso às informações das atividades executadas via email

4. Ter certeza que a visita aconteceu

O check-in check-out vai te mostrar o tempo de cada visita, isso tem uma grande importância, pois vai te proporcionar saber qual o tempo de duração do funcionário em cada visita. Isso indicará a produtividade dele.

Mas você sabe a importância disso?

Para quem trabalha com equipes externas, ter a certeza que o funcionário está cumprindo com o combinado e atendendo as necessidades do cliente é o ponto principal.

5. Falta de produtividade

Medir a produtividade da sua equipe em campo é essencial.

A falta de métrica faz com que o gestor use a intuição para fazer a equipe crescer e evoluir, só que a intuição está sujeita a erros.

O mais importante a se fazer é definir o que se faz mais essencial para a otimização da produtividade da sua equipe.

Como por exemplo:

  • Quantidade de visitas feitas no dia;
  • Duração das visitas;
  • Pontualidade;
  • Quilometro rodado;
  • Feedback dos clientes sobre o atendimento;

Essas informações vão te mostrar com clareza o motivo de alguns funcionários baterem a meta e outros não.
É só compará-los individualmente, logo, você irá observar as métricas de quem está conseguindo atingir o planejado.

O papel do gestor é orientar cada técnico, para o crescimento da equipe.

Bônus – Pesquisa de satisfação

O feedback do cliente é o ponto essencial para o crescimento da sua empresa!

Através da pesquisa de satisfação você consegue direcionar seus investimentos a fim de atrair novos clientes.

Daí a importância de também ser digital, assim você tem a possibilidade de ver com mais facilidade quais são os pontos mais criticados.

Nela deverá ter algumas perguntas básicas, para que você tenha as respostas que você deseja:

  • A visita foi satisfatória?
  • Houve algo que não foi do agrado do cliente?
  • Se sim, o que não agradou?
  • Pesquisa de NPS

A Pesquisa de NPS, conhecida com certeza pelos nossos leitores, pois sempre falamos da importância dela, porque é nela que você vai ver se o cliente realmente gosta do seu serviço, se indica, ou se teve uma experiência ruim.

Talvez você já tenha se acostumado a conviver com essas dores e isso não lhe incomode tanto. Talvez você esteja acomodado.

Mas se você estiver inconformado com essas dores e quiser ajuda, a tecnologia é a sua maior aliada.

Isadora é redatora da Auvo, responsável por criar conteúdos ricos para ajudar gestores de todo o Brasil a aumentar a produtividade das suas equipes de campo.

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