Sistema de ordem de serviço na prática: escolha o melhor!

Quando nos propomos a observar os fatores que fazem uma empresa crescer e prosperar, normalmente, nos deparamos com eficiência e automação de processos. E é justamente ai que um sistema de ordem de serviço entra.

O conceito de ordem de serviço costuma ser descrito como um documento que formaliza o serviço prestado pela assistência técnica a um cliente, indicando materiais e a mão de obra que serão utilizados.

Na prática, ela é muito mais abrangente.

O que é um sistema de ordem de serviço?

O sistema de ordem de serviço te ajudará a organizar tanto a quantidade, como a qualidade dos materiais, bem como, a mão de obra necessária para a execução de cada serviço.

Com o passar do tempo, as tarefas vão, naturalmente, aumentando e se acumulando, tornando praticamente impossível manter esse processo com base somente na comunicação verbal e na capacidade de memorização.

É essa evolução que faz surgir a necessidade de registrar sistematicamente as ordens de serviço, adotando um meio mais eficiente de comunicação entre o remetente e o destinatário das tarefas.

Para fazer o gerenciamento das várias OS da sua empresa um sistema de ordem de serviço se faz muito importante.

Esse documento, portanto, além de ser um relevante suporte de informações sobre a lista de afazeres a serem desenvolvidos, ainda serve como uma autorização de início dos serviços demandados.

Revisão da OS no sistema

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É um campo destinado para a verificação de todas as alterações que foram realizadas no preenchimento da ordem de serviço, de forma a mantê-la sempre atualizada.

No sistema de ordem de serviço temos uma vantagem, caso os campos obrigatórios não tenham sido preenchidos corretamente, a tarefa realizada ficará com uma cor amarela, mostrando ao gestor que ficaram pendências.

No sistema é possível que o gestor veja também quais foram essas pendências.

Qual a importância de um sistema de ordem de serviço?

importancia-de-um-sistema-de-ordem-de-servico

Basicamente, esse documento autoriza a realização de um serviço.

Mas a ordem de serviço também é extremamente útil para o gestor calcular a quantidade de materiais usados no trabalho a ser cumprido, tanto quanto o tempo que o colaborador ficou em atividade e se ele realizou a atividade corretamente.

O sistema de ordem de serviço serve para organizar o fluxo de trabalho da empresa, que de maneira rápida pode cadastrar os dados do cliente e o trabalho que será feito.

Nesse ponto, a tecnologia acaba sendo uma grande aliada para que as suas ordens de serviço sejam eficientes.

Ao criar uma nova tarefa, o sistema já deve oferecer os campos de acordo com o serviço que a empresa presta, fazendo com que você economize tempo no preenchimento, exportação e envio para o cliente.

Mais do que isso, essa plataforma deve ser capaz de apresentar, de forma clara, o que será feito e em quanto tempo, permitindo ao cliente entender o custo de todo o trabalho.

Buscando a melhor ferramenta

No passado, documentos escritos e impressos eram utilizados para realizar a comunicação e, paralelamente, uma agenda ou um caderno eram utilizados para se manter um breve registro da emissão e do recebimento das ordens de serviço.

A grande vantagem desse sistema era proporcionar segurança e comprovação tanto do envio, como do recebimento dessas informações.

A grande desvantagem, contudo, era a manutenção de um sistema extremamente pesado e burocrático, incompatível com as exigências do mercado.

Nesse cenário, as ordens de serviço passaram a ser enviadas por e-mail com um aviso de recebimento.

Mas para a alegria dos gestores, hoje já existem plataformas com sistema de ordem de serviço evoluídas para que todos esses pontos sejam resolvidos com facilidade.

Como funciona um sistema de ordem de serviço na prática

Vou te mostrar agora na prática, como um sistema de ordem de serviço eficiente organiza e apresenta ao gestor tantas informações.

Agendar uma nova tarefa para seu colaborador ou equipe.

agendar-tarefas-em-um-sistema-de-ordem-de-servico
Preencha as informações essenciais, para que, o serviço seja executado da melhor forma possível e as informações sejam dispostas de maneira a facilitar a gestão dos relatórios.

 

Quanto mais dados forem adicionados nessa parte, mais organizado e otimizado será seu processo de gestão de equipes de campo.

Após salvar a tarefa, o colaborador em campo receberá uma notificação no Auvo em seu smartphone com tudo que foi preenchido na tarefa, e o gestor também terá todas as informações registradas no seu planejamento e nos relatórios.

Mesmo depois da tarefa ser direcionada para um colaborador em campo, o gestor da equipe externa ainda pode acompanhar o que está acontecendo.

Por exemplo, como mostra a imagem abaixo:

  • As tarefas que ainda não foi feito check-in aparecem com bolinhas vermelhas;
  • As tarefas que foi feito check-in, mas ainda não check-out, aparecem com bolinhas verdes;
  • As tarefas que foram feitos check-in e check-out, mas ficaram com alguma pendência, bolinhas amarelas;
  • E as tarefas finalizadas com sucesso, aparecem com bolinhas cinzas.

planejamento-em-um-sistema-de-ordem-de-servico

E além de tudo isso, um sistema de ordem de serviço eficiente entrega relatórios completos sobre todas as tarefas.

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Tecnologia a seu favor

Com o avanço da tecnologia, as grandes empresas passaram a solicitar soluções que permitissem o rápido envio e recebimento, registrado, de ordens de serviço. Bem como o acompanhamento e o gerenciamento das tarefas.

A introdução da automação também colaborou bastante para a eficiência dos processos, permitindo que o gestor se concentrasse na gestão de suas equipes.

Hoje em dia, essas ferramentas estão disponíveis tanto para as pequenas, quanto para as grandes empresas. E, além disso, são apropriadas para suas necessidades específicas a um preço extremamente compatível com seu orçamento.

Vale ressaltar que não é só viável, mas recomendável, que aproveite a tecnologia para isso.

Conectando os processos da empresa de modo que o gestor consiga gerenciar melhor as tarefas da equipe.

Considerações Finais

Além da agilidade e praticidade na emissão de ordens de serviço, a partir de um bom sistema de gestão, esse processo também traz um enorme ganho de segurança de dados.

Diminui consideravelmente as chances de erros, possibilita um rigoroso monitoramento por parte de toda a sua equipe, além de reduzir significativamente os custos para a sua empresa.

Com o sistema de ordens de serviços do Auvo você pode facilmente controlar suas ordens de serviços por situações, datas, clientes, prazo de entrega etc. As situações podem também ser administradas através de nomes, datas e cores.

Você já conhece um sistema de ordem de serviços na prática? Comente aqui e compartilhe conosco suas impressões e experiências!

Isadora é redatora da Auvo, responsável por criar conteúdos ricos para ajudar gestores de todo o Brasil a aumentar a produtividade das suas equipes de campo.

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