Manutenção corretiva planejada: evite o retrabalho

No artigo de hoje, vou te mostrar diversas formas de evitar o retrabalho usando a manutenção corretiva planejada ao seu favor.

Além de ajudar o seu colaborador, também poupa tempo e obtém mais confiança para a sua empresa.

Quantas vezes você já passou pela seguinte situação: o serviço foi dado e executado pelo seu colaborador e você pensa que tudo ocorreu bem, mas de repente é informado que o trabalho foi feito pela metade, ou pior, não foi efetuado da maneira correta e o seu colaborador terá que refazê-lo.

Bom, isso é o que chamamos de retrabalho e que, com certeza, você deve evitar ao máximo.

E agora, eu vou te mostrar como evitar que isso ocorra.

Tenha sempre um planejamento de manutenção

Sim, mais uma vez o planejamento aparece como ponto principal para uma boa gestão.

A manutenção corretiva planejada diminui o tempo de execução da tarefa e evita quebras de produção inesperadas (que nós sabemos que geram os maiores custos).

Um bom planejamento não é muito fácil de fazer, porém com a ajuda de ferramentas tecnológicas você consegue reduzir a quantidade de tempo gasta nessa atividade além dos custos na hora de implementar esse recurso.

Sendo assim, a manutenção corretiva planejada é ideal para prever falhas, evita danos drásticos e aumenta o tempo de eficiência de operação.

Por conta disso, o retrabalho deixa de ser um dos maiores custos da sua equipe técnica (que por si só, já tem um custo muito elevado).

Mantenha uma boa comunicação

A comunicação em uma empresa é importantíssima em todas as áreas e com todos os colaboradores.

Manter uma comunicação, e organização sobre as informações do cliente, também! Mas como ela pode te ajudar a evitar o retrabalho?

Primeiramente, você já deve saber que para manter as informações dos serviços prestados nos cliente sempre organizadas e de fácil acesso, depende de uma boa organização das suas ordens de serviço.

Para que você não se perca ou passe horas procurando em seus arquivos uma OS específica, utilizar uma planilha de ordem de serviços pode te ajudar bastante, caso sua empresa não tenha um número grande de cliente.

Com ela você consegue separar as ordens de serviço por grupos, como número das OS, por nome, data etc.

PS: Se esse não for o seu caso, ou seja, você tem muitos clientes.

A melhor opção para não perder produtividade ao organizar e consultar informações é um sistema de gestão de equipes externas. Assim, o seu colaborador consegue saber qual é o trabalho a ser executado, os equipamentos a serem utilizados, prevê o dia, hora e o que deve ser feito, além de alcançar uma maior eficiência na prestação de serviços.

Com todas essas informações, o retrabalho fica sentenciado ao acaso, mas ele nunca deixará de existir.

Quando você consegue manter todas as informações que são necessárias para a boa execução do serviço, fica muito mais fácil realizar a sua manutenção corretiva planejada.

Não tenha medo, use a tecnologia ao seu favor!

Ainda hoje, muitas empresas executam seus processos e atividades manualmente, o que causa muita confusão e desorganização da informações, ou pior, alguma informação muito importante pode ser esquecida e isso causará problemas futuros.

Para ter um bom desempenho na sua manutenção corretiva planejada não tenha medo de utilizar os recursos tecnológicos existentes, além de te ajudar com a organização, poupa tempo e isso faz com que a produtividade da sua equipe seja maior.

Empresas que possuem muitos colaboradores, por exemplo, também possuem uma série de processos e atividades a serem cumpridas.

Agora imagine: Como acompanhar todos esses processos e atividades sem deixar de fazer as suas próprias sem que tenha ajuda de uma plataforma de automatização? Já parece improdutivo só de imaginar né! Por isso, uma das formas de evitar o retrabalho é automatizando esses processos manuais.

Além de reduzir custos, suas informações e etapas de serviço ficam mais padronizadas, facilitando a organização com o uso dos recursos tecnológicos que estão disponíveis para a sua empresa.

Mesmo que os colaboradores estejam fora da empresa é preciso ter acesso às informações mais importantes, e esses dados são essenciais para a qualidade do serviço prestado. Sendo assim, um software de gestão de equipes em campo te ajuda a controlar todas essas atividades.

  • Organização das informações do cliente e do serviço;
  • Abertura de chamados técnicos;
  • Reembolso de despesas;
  • Reembolso de km rodado;
  • Plano de manutenção preventiva;
  • Manutenção corretiva planejada;
  • Evitar o retrabalho nos serviços externos.

Agora, com as informações centralizadas e padronizadas o gestor passa a ter seus processo cada vez mais eficientes e o acompanhamento em tempo real. Isso permite que os ajustes necessários sejam feitos antes mesmo da execução do trabalho e fica muito mais fácil de se planejar o próximo passo.

Capacite e confie no seu time

Reduzir o retrabalho, muitas das vezes, significa identificar se algum dos seus colaboradores está tendo um menor desempenho.

Diferenciando esse colaborador do outro, você conseguirá entender e avaliar quais pontos devem ser melhorados, isso antes mesmo da atividade ser realizada, o que te ajuda com na hora de estabelecer a melhor forma de elaborar um plano de manutenção.

Para isso, uma das melhores formas de fazer essa identificação é avaliando a forma como eles estão executando as tarefas designadas.

Acredite, o retrabalho também é algo ruim para seu colaborador, afinal, refazer um trabalho pode causar desmotivação e insatisfação, além dele perder um tempo que gastaria com outros chamados técnicos.

É muito importante ter confiança entre o gestor e o colaborador, por isso, invista em feedbacks constantes, reuniões, cronograma de trabalho. Tudo isso faz parte de um bom treinamento.

Outro ponto que você deve dar atenção é nas responsabilidades passadas aos colaboradores.

Muita responsabilidade dada à poucos colaboradores faz com que a demanda seja intensa e o trabalho mais corrido, isso afeta a qualidade do serviço prestado, e como era de se esperar, o retrabalho será necessário.

Por isso, todo o fluxo de trabalho deve ser definido anteriormente à execução do serviço. Determine separadamente apenas as tarefas que aquele colaborador consiga executar, para que cada etapa seja realizada dentro do prazo estabelecido e os resultados possam ser alcançados.

A manutenção corretiva planejada depende do seu plano de manutenção preventiva

Finalmente chegamos a cereja do bolo.

Bom, como você já sabe, um plano de manutenção preventiva nada mais é que um documento em que se registra as informações e atividades que serão realizadas durante o procedimento, bem como a verificação de regularidade, materiais e peças que serão avaliados e quem são os responsáveis pelo serviço. É muita coisa, né? Pois é.

Mas é justamente isso que irá garantir a redução de custos com material, tempo, mão-de-obra na manutenção corretiva planejada. Porque, é o plano de manutenção preventiva que permite planejar a corretiva.

Como deve ser feito esse relacionamento

Primeiramente você tem que entender porque sem esse relacionamento a manutenção corretiva planejada não existe.

A própria definição tradicional da manutenção corretiva, já é meio contraditória ao assunto que estamos tratando. Mas com a evolução dos processos de gestão e planejamento de manutenção graças a tecnologia, a manutenção corretiva pode ser planejada.

O motivo da dependência entre a manutenção corretiva planejada e o plano de manutenção preventiva, é que, com o plano (que garante análises periódicas), você terá informações precisas para correção por tempo ou desgaste.

O que isso quer dizer

As análises periódicas dirão basicamente, como está a situação do equipamento e quando ele precisará da manutenção corretiva. Ou seja, nesse momento, você acabou de planejar uma manutenção corretiva.

E assim se dá início a manutenção corretiva planejada

O plano de manutenção preventiva define as datas que haverão análises nos equipamento, e os dados contidos no relatório técnico serão o mapa para a construção de um plano de manutenção corretiva.

Isso porquê, será possível definir informações como:

Correção por tempo: depois de tanto tempo, o uso de uma peça específica se torna inviável, e por isso é necessária a correção ou substituição da mesma.

Correção por desgaste: durante a 4º análise foi documentado que a peça 14 estava com um desgaste incomum por conta de alguma situação específica. Por conta disso, será necessária a manutenção corretiva da mesma até no máximo uma semana.

E então, deu para entender a importância da manutenção corretiva planejada e como aplicá-la para evitar o retrabalho? Comente aqui e compartilhe conosco suas impressões e experiências!

Isadora é redatora da Auvo, responsável por criar conteúdos ricos para ajudar gestores de todo o Brasil a aumentar a produtividade das suas equipes de campo.

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