A mobilidade é parte do cotidiano de todo gestor de equipes de campo. Neste artigo vamos abordar alguns desafios que a mobilidade traz para a gestão de equipes externas.

O que você verá nesse post:

  • Gerenciamento do tempo
  • Produtividade da equipe
  • Informações sempre atualizadas
  • Permite que o sistema funcione offline
  • Diferencial que conquista seu cliente
  • Aumenta a praticidade e precisão

As empresas de serviços externos, precisam mudar a forma com que gerenciam sua equipe em campo.

Ao usar métodos simples, para gerenciar melhor a equipe e se preocupar mais com a satisfação do cliente, as empresas de serviços podem escalar a sua operação, reduzir em até 65% seus custos e ainda conseguir mais clientes através da indicação dos que já possuem.

O melhor caminho é investir no acompanhamento em tempo real de tudo que está acontecendo em campo.

O treinamento, o processo, a equipe, a estrutura deve ser preparada para acompanhamento em tempo real, pois apenas assim o resultado será maximizado.

Algumas dicas sobre como ter controle de equipe externa que podem aparecer como resultado da mobilidade, incluem:

Gerenciamento do tempo

Muitas vezes acontece dos funcionários externos deixarem de ir até os compromissos ou se atrasarem bastante para atender um cliente.

Isso é inadmissível, se sua empresa está disposta a dobrar de tamanho esse ano!

A melhor maneira de evitar isso é colocar lembretes móveis, através de e-mail, SMS e notificações push (que seriam notificações pelo aplicativo que você usa para gerenciar sua equipe em campo).

Não importa se é para uma entrega ou uma chamada de serviço, criando uma agenda programada, ou gerando tarefas de urgência em cima da hora, com notificações em tempo real você reduz as chances de seus colaboradores esquecerem de um atendimento ou se atrasarem para uma visita.

E além disso, você saberá em tempo real a localização e a rota que sua equipe fez, e, consequentemente, os riscos de aumentar a insatisfação do cliente com os problemas apontados acima são eliminados (ou você poderá tomar decisões estratégicas para acabar com eles).

Produtividade da equipe

Um bom sistema que apoia a mobilidade dos técnicos em campo, facilita inúmeros pontos da operação:

  • Comunicação entre técnicos e gestor fica muito mais rápida e simples;
  • Ordens de serviço digitais são preenchidas mais rapidamente e o gestor tem acesso às informações instantaneamente.
  • Gerenciamento do tempo em cada atendimento.
  • Monitoramento da qualidade do serviço com fotos.
  • Garante que o SLA será cumprido pela equipe de campo.

O sistema envia, recebe dados e faz a integração de arquivos que ficam armazenados na nuvem.

Isso garante mais produtividade, pois reduz o tempo de preenchimento de formulários e de arquivamentos, além de garantir a organização das informações de cada serviço executado em cada cliente para evitar o famoso e indesejável retrabalho.

Tudo em um só lugar!

Sendo assim, o técnico se livra de ter que levar aquele monte de papéis para apresentar ao gestor (que não terá certeza que está tudo organizado e preenchido de acordo com o SLA) e ainda reduz tempo em cada visita, podendo então, atender mais clientes em um dia.

Sem falar que mostra para o cliente que a empresa está buscando evoluir e está preocupada com a melhoria dos seus processos, investindo em novas tecnologias em prol de um melhor atendimento.

Informações sempre atualizadas

Enquanto sua equipe está trabalhando externamente, o processo interno de gestão da sua empresa continua. Check in, check-out, tarefas, abertura de chamados e todas as operações, internas e externas, estão ocorrendo ao mesmo tempo.

Na maioria das empresas, hoje, todas esses processos são descentralizados e ocorrem de maneira desestruturada.

Esse é um dos maiores fatores que fazem os gestores não controlar o crescimento da sua operação. Isso ocorre simplesmente porque, sem informações estruturadas para organizar processos simples e eficientes em um só lugar, nenhuma empresa consegue estruturar um modelo de crescimento previsível e escalável.

Sendo assim, equipes de campo que trabalham com tecnologias que facilitam a mobilidade em campo, certamente estarão a frente daquelas que contam com papéis para organizar todos os processos e execuções.

Esse tipo de vantagem certamente vai trazer um ganho surpreendente de tempo, menos retrabalho e mais agilidade.

Permite que o sistema funcione offline

Se algum dia você precisou atualizar uma informação importante no sistema ou se comunicar com um funcionário externo e não foi possível executar a ação por falta de internet, sabe o quanto isso prejudica o desempenho do seu trabalho e, consequentemente, da empresa.

Os aplicativos de gestão de equipes externas permitem fazer qualquer atividade na empresa ou em campo, mesmo se você estiver sem acesso à internet.

Isso significa que a sua equipe poderá usar a plataforma de qualquer lugar. No momento em que o sinal do Wi-Fi entrar, o sistema sincroniza todos os dados.

Diferencial que conquista seu cliente

Os clientes certamente não ficam com as empresas que não resolvem seus problemas ou deixam a desejar no atendimento e na finalização do serviço.

Preocupação com a qualidade de toda a operação é sinal de clientes mais satisfeitos e, sendo assim, mais visibilidade para a empresa.

Os aplicativos mobile de monitoramento de equipes externas causam uma ótima impressão aos olhos de seu cliente, afinal é muito mais interessante você apresentar seu relatório de forma digital do que ficar com aquele monte de papéis desorganizados.

Em projetos de mobilidade sempre teremos métricas associadas aos seguintes itens de controle operacional:

  • Redução de custos
  • Redução da distância percorrida
  • Redução de gastos com gasolina
  • Aumento de produtividade
  • Aumento de serviços
  • Redução de tempo no atendimento
  • Redução de retrabalho
  • Eficiência
  • Redução de custo por serviço
  • Aumento de produtividade por equipe ou por colaborador

Aumenta a praticidade e precisão

Centralizar as informações em uma única plataforma tem o poder de garantir que sua empresa obtenha informações confiáveis, garante a integridade dos dados de todos os envolvidos no processo.

A automatização do seu processo, é centralizada em um único sistema que garante a mobilidade, e que também é responsável por repassar esses dados em tempo real e de forma atualizada para o gestor da equipe em campo.

Criando assim uma cultura ágil, que você perceberá a manifestação principalmente no crescimento do número de tarefas concluídas diariamente.

Essas são algumas da inúmeras vantagens que sua empresa vai ter ao adotar a mobilidade na gestão da sua equipe externa.

Existem outras tantas vantagens que certamente serão sentidas já no início do processo e tantas outras que vão aparecendo conforme a cultura ágil vai se enraizando em toda a equipe.

Investir em mobilidade não é mais o futuro, investir em mobilidade é atualidade. Não fique para trás da sua concorrência, automatize seu processo e se surpreenda com os resultados.

Isadora é redatora da Auvo, responsável por criar conteúdos ricos para ajudar gestores de todo o Brasil a aumentar a produtividade das suas equipes de campo.