Organizar ordens de serviço com planilha excel

Se você trabalha com Ordens de Serviço, com toda certeza já se deparou com dificuldades de mantê-las organizadas e saber onde elas se encontram, caso precise. Certo? 

Você verá nesse post:

• Como anda a comunicação com os colaboradores

• Como deve ser feita uma Planilha de Ordem de Serviços

• Pontos Importantes ao usar uma Planilha de OS

Uma Ordem de Serviço nada mais é do que uma forma de emitir uma documentação interna da sua empresa a respeito de um trabalho que será efetuado.

Mas quando há muitos chamados técnicos e você não consegue organizar todos eles, uma ferramenta muito importante como a Planilha de Ordem de Serviço pode te ajudar, e muito.

Pensando nisso, escrevi esse artigo para te ajudar a entender melhor sobre a planilha e como ela pode ser útil no dia a dia da sua empresa. Vamos lá?

Como anda a comunicação com os colaboradores?

Todos nós sabemos que uma empresa não se mantém sem uma boa comunicação entre os gestores e as suas equipes.

E com tanta demanda as tarefas vão aumentando e a comunicação fica de lado, não é? E pronto, a partir daí os problemas só vão ficando maiores.

Por exemplo, quando você trabalha com um sistema de ordem de serviço para assistência técnica ou outras atividades externas fica muito mais fácil saber, exatamente, qual trabalho o seu colaborador irá realizar.

Que a planilha de ordem de serviços é uma ferramenta eficaz para gerenciar suas ordens de serviço eu já te falei.

Mas ela também te ajuda a saber sobre os serviços dos seus colaboradores, de modo que os trabalhos sejam cumpridos da maneira correta e esperada, mantendo a comunicação mais fácil entre o gestor e as equipes.

Como organizar ordens de serviço com planilha excel?

Já que todo gestor ou administrador precisa emitir, diariamente, ordens de serviços sempre que designa uma tarefa aos seus colaboradores, são vários as informações que devem constar no documento.

E isso pode custar muito tempo.

Quando se utiliza uma planilha de ordem de serviço você consegue, por exemplo, organizar a quantidade e qualidade dos materiais e de tudo que é necessário para a execução da atividade.

Dessa forma, a partir de uma planilha simples, você consegue documentar e organizar a sua Ordem de Serviço.

Lembrando que esse documento pode conter várias informações, afinal, cada empresa exerce uma atividade diferente.

E não se preocupe, a Ordem de Serviços pode ser feita por qualquer segmento e não apenas os que oferecem assistência técnica.

As informações que devem constar em sua planilha de ordem de serviço são fáceis de serem obtidas. Aqui vai um modelo:

• Nome do Solicitante;

• Nome do Responsável;

• Descrição do serviço executado e em qual equipamento;

• Tipo de manutenção (Se é preditiva, preventiva ou corretiva);

• Grau de prioridade;

• Informações de data e hora do serviço;

• Materiais utilizados;

• Além de informações e observações complementares que você considere importante.

Ah, e não se esqueça da assinatura do seu colaborador, constando que ele está ciente do que consta na OS.

É sempre bom lembrar que cada OS possui um número, o que ajuda na organização e na distinção de cada uma; a data de missão e o termo de responsabilidade.

Outros pontos importantes que devem constar na sua planilha de ordem de serviços são:

Revisão

Utilizado para verificar todas as alterações que foram feitas em sua Ordem de Serviço, sendo necessário uma atualização sempre que possível.

EPIs – (Equipamentos de Proteção Individual)

EPIs são equipamentos específicos e obrigatórios para a realização de certos serviços que expõem os seus colaboradores a riscos (acidentes de trabalho).

Medidas de Prevenção e Treinamento

São as normas de segurança da sua empresa e a qualificação necessária do seu colaborador.

Elas devem ser seguidas e receber o máximo de atenção possível, afinal, é assim que acidentes são evitados!

Acidentes de Trabalho

É muito importante documentar em sua OS todo e qualquer acidente de trabalho, além das medidas tomadas.

E lembre-se da assinatura do colaborador envolvido no acidente e do técnico de segurança!

Além disso, não esqueça de emitir a sua Ordem de Serviço em três vias: uma para o colaborador, uma para a sua empresa e outra para o SESMT (serviço responsável pela segurança do trabalhador em seu ambiente de trabalho).

Fazendo isso, fica muito mais fácil cuidar da segurança dos seus colaboradores.

A planilha não é difícil de ser montada ou executada. Porém tome bastante cuidado e mantenha a atenção sempre, pois são vários números e informações. Você pode acabar se confundindo.

Pontos importantes ao usar uma Planilha de OS

Como você já sabe, a função da Ordem de Serviço é de formalizar o serviço prestado pela assistência técnica na visita ao cliente.

E uma planilha de ordem de serviço te ajuda a organizar as informações mais importantes.

Mas porquê elaborar uma OS corretamente e usar uma planilha para organizá-la é importante para a equipe e para a empresa?

É simples! Além do que já te expliquei anteriormente, ela também é essencial para:

• Registrar todos os serviços dos seus colaboradores;

• Ser consultada sempre que necessário (evitando que você perca nas papeladas).

• Calcular a quantidade de materiais utilizados, evitando, assim, despesas maiores;

• Além de também registrar um problema ou defeito, caso a sua empresa preste serviços de assistência.

Mesmo que a planilha não seja difícil de ser feita, as informações que devem constar em uma OS podem demandar tempo para serem preenchidas.

O que faz com que você ganhe tempo com uma planilha de ordem de serviço, mas perca tempo na elaboração na OS.

Sabemos que ter em mãos O.Ss já é muito importante, mas como fazer a gestão delas também é um ponto importante, por isso, confira as dicas abaixo:

Por isso, quando você faz a utilização de um sistema de gestão, você consegue controlar diretamente os dados inseridos no documento de forma ágil, eficaz e prática.

Além de ter total autonomia para inserir outros dados, customizando o documento da melhor forma possível para a sua empresa.

Como esse Software é compatível com SmartPhones e Tablets, fica muito mais fácil gerar e gerenciar a sua planilha de ordem de serviço.

Aproveite e use a tecnologia a seu favor! 🙂

Agora que você já sabe tudo sobre como montar uma planilha de ordem de serviço, o que está esperando para oferecer mais eficiência para os seus colaboradores e agradar os seus clientes?