Um dos maiores problemas enfrentados por gestores de equipes externas é saber se é a hora ou não de investir em software de gestão de equipes externas.

Vamos tocar em um tema delicado, afinal, todos nós sabemos que falar em investimento nos dias de hoje não é um assunto fácil.

Pensando nisso, resolvi escrever esse artigo especialmente para você, gestor, que ainda está em dúvida se deve ou não investir em um software que te ajude na gestão das suas equipes externas.

Assim, criamos um pequeno guia para você conseguir, de uma vez por todas, identificar as necessidades que possui e decidir se é a hora certa de investir.

Confira abaixo a lista. Vamos lá?

#1 Como você roteiriza sua equipe externa?

Muitas empresas pecam por não criar roteiros para cada membro da equipe externa e acabam tendo um gasto muito grande com combustível e perdem chances de atender possíveis clientes.

Isso acontece na sua empresa? Se sim, esse é o primeiro motivo para investir em um software de gestão de equipes externas.

Com um roteiro bem feito e analisando os clientes de cada região, você consegue direcionar os colaboradores certos para atender cada tipo de cliente.

Com isso você ganha tempo, os colaboradores conseguem passar mais tempo em cada cliente e gastam menos combustível por estarem atendendo uma região só e não clientes espalhados por toda a cidade.

Com um roteiro em mãos e atualizações via GPS, você pode saber quando e quem o seu funcionário está atendendo.

Quando você investe em um aplicativo, como o Auvo, traçar rotas para cada colaborador e acompanhá-las fica muito mais fácil.

Afinal, os gestores conseguem selecionar as melhores rotas para as diferentes equipes, que atendem diferentes pontos ou regiões. Além de ter autonomia para cobrar da sua equipe, caso as visitas, designadas antecipadamente, não aconteçam.

E caso o colaborador tenha terminado todas as suas tarefas, o gestor conseguirá agendar novas tarefas a partir da localização em que ele se encontra. Assim economiza tempo e combustível.

Tudo isso pode ser feito a partir do aplicativo ou do acesso pela web. O gestor pode escolher a forma mais fácil!

#2 Papelada acumulada no seu escritório?

Ser sustentável no mundo de hoje é necessário e a sua empresa não deve ser diferente.

Sabe quando você se dá conta que a maioria dos papéis que estão em sua mesa não são úteis e muitos você nem sabe de onde vieram?

Tudo bem, eu entendo que há documentos que são impossíveis de digitalizar. Mas se você nota que toda essa papelada começa a incomodar e ocupar muito espaço, o que gera custos desnecessários, está na hora de muda.

Tendo um software para gestão de equipes externas, você conseguirá diminuir as papeladas enormes que cada colaborador acaba criando em cada visita que ele faz.

Com uma ferramenta, como o Auvo, você consegue cadastrar as tarefas no aplicativo e acaba com a necessidade de ficar criando várias ordens de serviços em papel a cada visita aos clientes.

Assim você evita a necessidade de imprimir várias vias dos documentos que são necessários.

Menos papel e mais tecnologia! 😉

#3 Como você planeja os atendimentos da sua equipe externa?

Provavelmente você deve colocar tudo no papel ou em uma planilha do excel. E você já sabe que o uso excessivo de papel na sua empresa não é nada legal, não é?

Fazendo o planejamento dessa forma, você acaba perdendo muito tempo procurando quem está atendendo qual cliente e em que dia.

No software você consegue ter uma visão mais abrangente desse planejamento, podendo medir a produtividade de cada colaborador e de cada equipe.

Você pode conferir também se as tarefas foram concluídas e o que falta ser feito no dia, na semana e até no mês.

Se você não possui um software que te ajude com isso, provavelmente, tem que confiar e torcer para que a visita tenha sido realizada e que o atendimento tenha sido bom e efetivo.

E como você saberá se seu técnico está fazendo um bom serviço, se você não possui referências, críticas e opiniões?

Quando você possui um sistema que te permite fazer a pesquisa de satisfação do seu cliente, saber sobre como foi o atendimento prestado fica ainda mais fácil e é muito útil.

Quando o relatório pode ser personalizado pelo gestor, onde ele pode fazer as perguntas da sua preferência, as melhoras podem ser bem maiores.

Com o planejamento mais otimizado você consegue prever, com mais convicção, os custos e os ganhos que você tem com a sua equipe.

A gestão de equipes externas acontece melhor quando você consegue organizar os atendimentos feitos e os que ainda serão concluídos.  

#4  Relatórios de custos com dados reais

Muitos gestores de equipes externas sofrem com os gastos de seus colaboradores e não sabem de onde esses gastos estão vindo, tampouco como reduzi-los.

Muitas vezes o que acontece é que o colaborador fala que gastou uma quantia a mais para poder ganhar um reembolso maior.

E, pela falta de controle dos gastos de cada colaborador, a empresa acaba levando prejuízo. E, ainda, sem saber realmente quem o causou.

Mas como isso pode ser resolvido com softwares de gestão de equipes externas?

Neste tipo de software os colaboradores conseguem lançar em tempo real os comprovantes de todos os gastos que teve através de fotos dos comprovantes. Ou seja, aquele gasto é comprovado pelo colaborador que realizou a tarefa.

Os colaboradores podem publicar em tempo real fotos e dados sobre cada atendimento que fizeram durante o dia.

Assim, no final de cada semana ou mês, o gerente da equipe pode emitir um relatório dos gastos de cada colaborador e repassar um reembolso de despesas mais correto.

Além disso, ele pode emitir relatórios dos gastos por equipe ou por tempo (seja por dia, semana ou mês).

Controlar os gatos de equipes externas pode ser bem mais fácil e com mais confiabilidade dessa maneira.

#5 Como saber o tempo que o seu colaborador passa no cliente?

E como você sabe se ele foi em todos os clientes que ele deveria visitar?

Se ainda não tem um software para gerenciar todas essas informações, provavelmente tem que confiar na palavra de cada colaborador.

E é muito mais efetivo você ter um controle em tempo real de cada tarefa realizada e de cada visita. Concorda comigo?

Com o software você consegue controlar em tempo real o início e o final de cada atendimento.  Podendo também definir o preço da hora trabalhada para ter uma ideia do custo de cada funcionário.

Com o relatório de tarefas finalizadas você também terá como saber qual colaborador está sendo mais produtivo e poderá até propor premiações.

Por exemplo, quando você possui um, ou mais colaboradores, que possuem uma produtividade muito boa, ele pode servir de referência.

Quando você dá um incentivo a mais, consegue fazer com que os seus colaboradores trabalhem com mais vontade e dedicação.

#6 Controle mais próximo das atividades dos colaboradores

Uma função bastante interessante dos softwares de gestão de equipes externas é o chat online.

Ele permite que os gestores entrem em contato com seus colaboradores em tempo real, inclusive enquanto estiverem atendendo um cliente.

Essa é uma ótima maneira de aproximar os gestores dos colaboradores e manter um contato mais direto e rápido.

Por exemplo, caso o colaborador esteja demorando a chegar no cliente, o gerente pode questioná-lo sobre o atraso ou o colaborador pode avisá-lo com antecedência.

Se o colaborador tiver uma dúvida sobre o atendimento, por exemplo, pode entrar em contato direto com o gestor. Sem complicações.

Com a funcionalidade do chat online o gestor também consegue conversar e passar novas informações para os seus colaboradores em tempo real, como direcionar novas rotas ou clientes. 

Considerações Finais

Quando você faz a gestão de equipes externas sem um software para auxiliar, é praticamente impossível levantar dados tão precisos e em tempo real das atividades dos seus colaboradores.

Por todos esses motivos (e vários outros que você encontra em materiais no nosso blog), você consegue saber, exatamente, se está na hora de investir em um software de gestão de equipes externas.

Se é de inovação, crescimento previsível e colaboradores engajados e produtivos que a sua empresa necessita, não perca tempo e adote um sistema para te ajudar a crescer ainda mais!

Isadora é redatora da Auvo, responsável por criar conteúdos ricos para ajudar gestores de todo o Brasil a aumentar a produtividade das suas equipes de campo.

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