Como calcular o km rodado por colaborador externo?

Além disso, infelizmente, alguns colaboradores mal intencionados acabam passando relatórios irreais fazendo um outro “salário” e forçando a empresa a pagar um valor menor por quilômetro para compensar.

Dessa maneira, se torna essencial calcular combustível por km rodado para uma gestão eficaz das frotas.

Além do estresse gerado, a perda econômica e de tempo influenciam negativamente na produtividade do colaborador.

Estipular um valor “aleatório” para o reembolso de km rodado não é a melhor opção, já que o gestor pode tomar decisões baseadas em dados e critérios técnicos.

O que poupa muita dor de cabeça, tanto para o gestor quanto para o colaborador.

Por isso, nesse artigo eu vou te mostrar como calcular um valor justo de reembolso por km rodado e como ter dados e valores precisos a partir dos relatórios que o colaborador entrega.

Vamos lá?

O que influencia na hora de calcular o km rodado?

Na prática, o valor pago do KM rodado leva em conta todos os fatores de uso do carro, como: combustível, limpeza, desgaste, depreciação e seguro.

Algumas empresas ainda optam por inserir o valor do IPVA e licenciamento.

Obs: É claro que, certas despesas, variam de região para região.

Caso você opte por inserir ou retirar algum item do calculo é importante informar os colaboradores e fazer isso de comum acordo. Um termo assinado por ambas as partes pode diminuir futuros problemas, pense nisso.

Antes de começar a calcular, também é importante considerar que os elementos que compõem o valor do reembolso de quilometragem variam para cada empresa, e muitas escolhem de acordo com a equipe, seja ela de vendas, trade marketing ou prestação de serviços.

 

Exemplo prático de como calcular o km rodado:

Elementos usados para o cálculo de reembolso no nosso exemplo:

• Combustível;

• Limpeza

• Seguro

• IPVA + Licenciamento

Obs: Todo o exemplo de como fazer esse cálculo é baseado em valores hipotéticos!

A. Combustível

• Consumo médio de gasolina por um carro 1.0: 13 Km/L

• Preço da gasolina, em média: R$ 4,80.

O cálculo é simples, basta dividir o preço da gasolina, pelo consumo médio. Dessa maneira:

B. Limpeza

• Número de limpeza por mês: 4

• Custo da limpeza por mês: R $ 160,00

• Quilômetros rodados pelo colaborador por mês: 2.000 Km / mês

Sendo assim, a conta ficaria:

C. Seguro

• Valor do seguro, por ano: R $ 1.300,00

• Quilômetros rodados pelo colaborador por mês: 2.000 Km / mês

• Quilômetros rodados pelo colaborador por ano: 24.000 Km / ano

Sendo assim, a conta ficaria:

 

Obs: Verifique o valor do seguro do carro do colaborador, em média.

D. IPVA + Licenciamento

• Valor do IPVA + Licenciamento: R $ 900,00

• Quilômetros rodados pelo colaborador por mês: 2.000 Km / mês

• Quilômetros rodados pelo colaborador por ano: 24.000 Km / ano

Sendo assim, a conta ficaria:

 

Total:

Dessa forma o valor de reembolso por KM rodado seria

 

Ou seja, o valor a ser reembolsado para um colaborador que fez 2.000 quilômetros é de: R$ 1.082,00/mês.

Sendo assim, neste exemplo, a empresa teria que pagar ao colaborador externo R$ 1.082,00 pelos 2 mil quilômetros rodados ao mês.

Como lidar com a imprecisão?

Mesmo que esse cálculo seja bastante usado pelas empresas que possuem equipe externa, ele não é totalmente preciso.

Afinal, mesmo que todos os comprovantes sejam entregues ao gestor, como os emitidos pelo posto de gasolina, lava-rápido e pela empresa de seguros, o gestor não consegue saber se os comprovantes se referem apenas às visitas realizadas.

Infelizmente, os colaboradores podem muito bem usar algum desses quilômetros para benefício próprio. O que faz com que a empresa tenha um custo muito alto e acima da média para a realização de trajetos que não trazem retorno financeiro.

Ou seja, calcular combustível por km rodado só pode ser totalmente confiável quando há total controle do que foi gasto apenas no trajeto realizado para a visita aos clientes.

Se você quer ter um controle mais eficaz é necessário que você tenha uma ferramenta para gerenciar as visitas e monitorar a rota feita.

Sem isso você não irá conseguir medir se o valor investido está retornando para a empresa e se está valendo a pena ter uma equipe de campo.

A ferramenta que mais pode te ajudar é o Auvo! Ela te dá em tempo real a localização da equipe, organiza e roteiriza as atividades e envia o KM rodado/dia, para que você tenha um controle muito mais efetivo de sua equipe externa.

 

Na plataforma, contamos com 3 formas de se medir o Km rodado, e assim tem dados precisos. São eles:

#1 Cálculo de Km rodado informado pelo colaborador

Aqui o colaborador é quem informa a quilometragem gasta por ele até chegar ao cliente e ao voltar da atividade.

#2 Cálculo de Km rodado entre tarefas

Se o gestor preferir, o cálculo pode ser feito após o colaborador finalizar todas as atividades.

Dessa maneira, o sistema calcula, a partir do ponto base, toda a rota realizada.

Aqui o gestor consegue saber qual era a melhor rota a ser feita e qual foi a rota realizada pelo colaborador, contando com paradas e atalhos.

O custo por quilometragem será informado de acordo com os quilômetros rodados entre as tarefas realizadas.

#3 Cálculo de km rodado do sistema

Aqui o cálculo é realizado de acordo com a posição do colaborador no GPS, independente das tarefas realizadas.

Apenas é necessário que a jornada de trabalho do colaborador seja definida no sistema, com horário de entrada, de almoço e de saída.

Ao final do dia, o gestor terá o cálculo de km rodado do colaborador. Basta apenas que o GPS esteja ligado!

Com tantas opções, calcular combustível por km rodado se torna uma tarefa fácil, precisa e com os dados corretos. Não há gastos a mais e o reembolso é justo.

Dessa maneira, o gestor dedica o seu tempo às tarefas realmente importantes do dia a dia, sem a necessidade de conferir recibo por recibo dos colaboradores.

Agora que você já sabe calcular combustível de km rodado de forma assertiva e com menos gastos, que tal compartilhar as suas experiências conosco? Estamos aqui para te ouvir!