Fazer a implantação de sistemas gerenciais na empresa pode ser mais complexo do que se pode imaginar.

Não basta apenas que o software seja instalado para os seus colaboradores, a apresentação seja feita e todos comecem a usar.

É preciso preparar os funcionários para entender que alguns desafios de implantação de sistemas podem acontecer em sua empresa.

Afinal, é todo um sistema gerencial novo que está sendo implantado e é normal aparecerem dificuldades.  

Como Gerente de Relacionamento aqui na Auvo, percebi que vários gestores possuem novos desafios com a implantação do nosso sistema de gerenciamento.

Dessa maneira, escrevi esse artigo especialmente para você: gestor que quer e precisa entender um pouco mais sobre o processo pós implantação.

Então vem comigo!

Os principais desafios e falhas

Na maior parte dos casos, o gestor do projeto subestima a dificuldade da implantação de sistemas gerenciais em sua empresa.

Isso acontece por diversos fatores, desde a experiência em prever todas as etapas do projeto de implantação e os problemas ao longo desse trajeto, à pressão da diretoria, de custos e prazos para que o retorno seja rápido.

Mas um dos maiores problemas é, justamente, a dificuldade em gerir os colaboradores pós implantação.

Isso porque as reações das equipes são as mais diversas, desde o medo e apreensão, até entusiasmo em trabalhar com mais precisão.

Mas neste momento, estamos interessados nas reações de medo, que podem afetar negativamente o bom andamento dos trabalhos e a produtividade da empresa.

Afinal, os líderes passam por dificuldades em convencer os funcionários de que o sistema é melhor para a empresa, garante maior produtividade dos mesmo e controla as informações de forma assertiva.

Muitas vezes eles não veem o papel que têm dentro da organização e o quanto a execução do trabalho, exatamente como planejado, é essencial.

Os funcionários, em geral, ficam focados na visão operacional e acreditam que somente a execução garante o sucesso.

E é natural do ser humano ter resistência a mudanças, e em um processo de implantação, não seria diferente, não é mesmo?

Por isso, é necessário, principalmente, que o funcionário entenda sua função e sua importância para a empresa e para o novo projeto!

Pensando nessa dificuldade e nas resistências que todas as equipes podem ter, eventualmente, fizemos uma vídeo aula completa sobre o assunto, confira:

Vale do Desespero, como superar?

Vou começar com uma dica importante: enquanto as pessoas ainda não aprenderam a trabalhar de acordo com o novo processo, é normal haver uma queda na performance.

A boa notícia é que essa queda dura apenas por um determinado período de tempo, por isso, não se preocupe!

O período de tempo para que os processos sejam assimilados e a performance volte a subir, se estabilizando em um nível superior ao que era antes, é conhecido como Vale do desespero ou Curva da aprendizagem:

A curva de aprendizagem é conhecida na economia desde 1885 quando foi  proposta, e desde então vem sendo usada regularmente.

É durante essa fase do processo de mudança que as pessoas estão mais vulneráveis a medos e ansiedades, pois o processo que elas conheciam foi trocado e elas ainda não conseguem enxergar que algo melhor foi posto no lugar.

E é, infelizmente, nessa fase que muitas empresas também desistem do processo de mudança.

Por isso, diante dessa situação, deve ser inserido o esforço de gerenciamento das mudanças, que possui dois objetivos simultâneos:

  • Aumentar a absorção do processos e das mudanças que o acompanham;
  • Minimizar o tempo de permanência no “vale do desespero”.

O processo de aprendizagem em uma implantação de sistemas gerenciais demora um pouco para acontecer, mas o importante é não desistir para colher bons frutos ao final!

A importância de uma boa liderança

A ausência de uma boa liderança na implantação do projeto, provavelmente, vai fazer com que ele demore mais que o desejado e que constantemente tenha retrocessos.

E ter algum funcionário especialista no processo ou no sistema implementado, não é o suficiente.

Por isso, é necessário alguém com grande poder de influência sobre o setor ou gerência. Afinal é essencial muito “jogo de cintura” para saber lidar com as resistências que encontrará pelo caminho!

Há alguns pontos essenciais que todo líder em um processo de implantação de sistemas gerenciais deve ter, são eles:

  • Antecipar as reações e resistências das pessoas envolvidas;
  • Planejar a condução da mudança;
  • Realizar ações concretas para auxiliar todos os colaboradores a atravessarem esse período de dificuldade;
  • Ter independência na tomada de decisões, engajamento e dedicação exclusiva;
  • E o mais importante: acreditar no projeto e no sistema implantado.

É importante que o gestor saiba que não existe uma fórmula mágica para garantir o sucesso na implantação de seu projeto.

Cada projeto tem suas particularidades, que devem ser tratadas caso a caso!

Por isso, a nossa equipe vai ajudar a mapear tudo o que é relacionado com o novo processo.

O que podemos fazer para melhorar a implantação de sistemas gerenciais?

É de extrema importância que um cronograma detalhado seja feito!

Este cronograma deve contemplar todas as atividades e etapas necessárias para a preparação da implantação.

Deve-se dispensar bastante tempo nesta etapa de planejamento, para que se tenha controle do prazo e se prepare para absorver ou reverter os riscos identificados e os que irão surgir.

É difícil conhecermos empresas que possuam uma área de implantação de projetos.

Há, muitas vezes, funcionários com conhecimento no processo para auxiliar na implantação. mas apenas isso não é o adequado.

Por isso, é preciso contar com o apoio da nossa equipe para ajudar, todos juntos, no impacto da mudança nos processos, seja eles os anteriores ou os posteriores.

Você conta com uma ajuda especializada e de prontidão para todas as suas dúvidas e possíveis problemas, não se preocupe!

O aspecto humano da mudança, em uma implantação de sistemas gerenciais é, no mínimo, tão importante quanto o aspecto técnico.

E, normalmente, é pouco contemplado.

Portanto, é necessário um esforço consciente de gerenciamento do lado humano da mudança.

Mudança essa que começa com a integração de todos os esforços para a mudança que está acontecendo, e termina com a capacitação de toda a organização para utilizar eficientemente a nova ferramenta!

Dessa maneira, posso concluir que é importante ter sempre em mente que a magnitude das mudanças se deve não somente à implantação de um novo sistema, mas, principalmente, à introdução de uma nova cultura de trabalho.

Pense nisso!

Agora que você entendeu como vencer os desafios de implantação de sistemas gerenciais, que tal compartilhar as suas dúvidas conosco?

Quem sabe o próximo artigo não ajude mais colaboradores, assim como você!

Eduardo Mamede é, a mais de 2 anos, o gerente de relacionamentos da Auvo. Desde então, ele vem ajudando os gestores a utilizar melhor nossa ferramenta e aumentando, cada vez mais, a produtividade das equipes.