Gerenciamento de Equipes Externas: o que é o Auvo?

O gerenciamento de equipes externas feito por um software ainda causa receio nos gestores, por isso, apresentamos o Auvo, uma plataforma simples e intuitiva.

Ainda assim, muitos gestores possuem receio que o seu uso seja complexo ou que a solução não seja adequada para a sua empresa.

Quando se deparam com o nome “software de gerenciamento de equipes externas”, entendemos que pode haver confusão e a explicação encontrada pode ser rasa.

E por isso se perguntam se está na hora de investir ou não em software de gestão de equipes externas e como ele funciona na realidade.

Pensando nisso, criamos um guia completo com todas as dicas necessárias para começar a usar a plataforma, incluindo uma série de benefícios.

Você vai descobrir que por trás das inúmeras funcionalidades, o Auvo é simples, completo e como ele pode ajudar a sua gestão.

Mas antes disso, iremos te explicar, primeiramente, o que é um software de gerenciamento de equipes externas.

O que é um software de gerenciamento de equipes externas?

Quando esse nome é ouvido pela primeira vez, muitas pessoas não entendem o que quer dizer ou para que serve.

Sabemos que é realmente complicado.

Gerenciar pode significar várias coisas, como administrar, coordenar, chefiar e orientar a equipe a partir das funções do gestor.

Por não ser algo fácil, demanda tempo e disposição. E ao contar com uma ferramenta de gerenciamento, o gestor se vê ajudado de uma forma eficiente.

Mas se fossemos definir de uma forma fácil de se entender, eu diria que o software de gerenciamento de equipes externas nada mais é do que uma maneira do gestor saber mais sobre os seus colaboradores.

A Auvo é uma empresa de gerenciamento de equipes externas que possui como objetivo ajudar times e gestores de empresas que prestam serviços, fazem vendas externas e trabalham com trade marketing a se tornarem mais eficientes.

Não diria que se trata de uma forma de controlar a equipe, mas sim uma forma de gerir melhor e com mais recursos.

Já a maneira como isso é feito são as qualidades, características e capacidades encontradas dentro do aplicativo.

Essa breve descrição é traduzida para uma série de benefícios práticos para o dia a dia da empresa, do gestor e da equipe, como o que vou listar a seguir:

 

Gerir o tempo eficientemente

Os Softwares de equipes externas ajudam os gestores a otimizarem as agendas de trabalho dos colaboradores, priorizando e garantindo que nenhuma atividade seja esquecida.

Em resumo, a ideia é permitir que a equipe passe mais tempo em campo, realizando as atividades e atendendo os clientes e menos tempo se preocupando com a agenda e as demandas.

Por se tratar de um software onde as informações são armazenadas em nuvem, todas as alterações dessa agenda podem ser acessadas por todos os colaboradores e sempre que for necessário.

Veja como é a agenda do Auvo:

 

O que auxilia na otimização do tempo, pois muitos gestores acabam passando o dia inteiro organizando rotas e horários de visitas, que acabam deixando de lado outras obrigações necessárias.

Com a agenda montada, o gestor não precisa parar o seu trabalho todo dia, ou toda semana, para conferir colaborador por colaborador.

Ajudando o colaborador a ter mais controle do que deve ser feito, quando e como. Otimizando o seu serviço e aumentando a sua produtividade, o que faz com que mais visitas sejam realizadas durante um dia.

 

Reduzir o tempo com as tarefas administrativas

Algumas tarefas administrativas passam a fazer parte do dia a dia de colaboradores externos.

Seja gerar relatórios, preencher fichas, responder relatórios ou preencher ordens de serviços manuais. Tais tarefas geram uma perda de tempo enorme para o colaborador ao ter que preencher tudo isso.

E geram perda de tempo para o gestor, ao ter que analisar toda aquela papelada.

Quando usado um software de gestão, os relatórios, ordens de serviços, pesquisa de satisfação, entre outros mais, são gerados de forma personalizada e automatizada.

O que reduz todo o tempo perdido ao fazer manual ou ao passar para planilhas de computador.

Gerar relatórios de forma automatizada

A maioria dos colaboradores e dos gestores sofrem ao final de cada mês tendo que reunir informações avulsas para gerar os relatórios consolidados.

E muitos não conseguem, por exemplo, ter um relatório da produtividade do colaborador. Afinal, como medir e aumentar a produtividade sem dados?

Agora, se toda a operação for feita em um software de gerenciamento, como o Auvo, os relatórios poderão ser gerados a partir de um único clique.

Veja os relatórios disponíveis no Auvo para o gestor da equipe:

 

Tarefa: saber tudo o que foi feito na atividade em campo. Como o horário de chegada e saída, tipo e horário de check-in e check-out, respostas de questionários, observações, clientes visitados e muito mais!

Questionário: gráficos com as respostas, saber por exemplo quantas vezes o cliente precisou dos seus serviços, os aparelhos e ferramentas mais utilizados nas visitas e tudo o que o gestor personaliza para ser respondido no questionário.

Pesquisa de satisfação: gera gráficos com as avaliações e as respostas que os clientes deram e responderam na própria pesquisa de satisfação, como o próprio nome já diz.

Despesas: o gestor seleciona as despesas que deseja saber os gastos. Nesse momento, um relatório é gerado e ele consegue visualizar o relatório de todas as despesas que desejar.

Km rodado: Aqui o gestor consegue saber quanto o colaborador faz de rota por mês e calcular o custo de combustível por km rodado.

O km rodado por ser feito de três formas: km do sistema, informado pelo colaborador e o km entre tarefas realizadas.

Monitoramento: Essa é a mais nova função do Auvo!

Aqui o gestor consegue monitorar o colaborador, sabendo se ele entrou e saiu da ferramenta, se o GPS está desligado e se o colaborador está ou não com a internet ligada.

Gerando relatórios de forma automatizada, não é mais necessário perder tempo com planilhas e mais planilhas.

 

Há uma maior organização e assertividade no recolhimento de informações.

Monitoramento das rotas

Como você faz o controle dos seus colaboradores hoje?

A única forma de se certificar que a visita ao cliente foi realizada é confiando na palavra do seu colaborador, mas apenas isso basta?

Ao invés de confiar apenas na palavra dele, você pode ter certeza que a tarefa foi realizada por meio do gerenciamento da equipe pelo Auvo.

Com ele, você consegue ter a rota traçada por cada colaborador da equipe e ainda pode ter a confirmação via check-in e check-out de cada cliente visitado.

 

Você também consegue montar rotas diferentes para cada colaborador. E cobrá-los, caso não façam as visitas designadas.

E engana-se quem acha que o monitoramento de rotas será feito 24 horas por dia. O Auvo permite que apenas no horário em que o colaborador está efetuando chamados a sua rota seja monitorada.

 

E assim o gestor consegue monitorar as rotas da sua equipe externa de forma eficaz e comprovada!

Informações em tempo real

Quando se fala em gerenciamento de equipes externas, um dos principais pontos que atrapalham uma gestão eficiente é saber informações em tempo real.

Por exemplo, quanto tempo se gasta para ter as informações dos clientes visitados, tarefas realizadas, relatórios e próximas tarefas a serem realizadas?

Muito tempo, não é?

Por isso, quando se usa um software de gerenciamento, o gestor obtém informações em tempo real.

Ele consegue saber, exatamente, onde o seu colaborador está nesse instante exato, além do detalhamento acerca do que está sendo feito, desde o primeiro horário em que o app foi aberto:

 

Uma vantagem dessa informação em tempo real é a proximidade que o gestor consegue ter para com a equipe externa.

A comunicação se torna rápida e eficaz, processos automatizados, equipe produtiva e clientes mais satisfeitos.

Essas são algumas das inúmeras formas de se fazer um gerenciamento de equipes externas eficaz, utilizando uma ferramenta como ajuda.

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