Gerenciamento de Equipes Externas: o que é o Auvo? - Auvo

O Auvo é um software de gerenciamento de equipes externas utilizado por empresas que possuem equipes de campo, dos mais diversos segmentos e tamanhos.

Ainda assim, muitos gestores possuem receio que o seu uso seja complexo ou que a solução não seja adequada para a sua empresa.

E por isso se perguntam se está na hora de investir nesse software ou não e como ele funciona na realidade.

 
Você verá nesse post:

  • O que é um software de gerenciamentos?
  • Como os dados são organizados no Auvo?
  • Por onde começar a usar o Auvo?

 

Pensando nisso, criamos um guia completo com todas as dicas necessárias para começar a usar a plataforma, incluindo uma série de benefícios.

Você vai descobrir que por trás das inúmeras funcionalidades, o Auvo é simples e completo.

Mas antes disso, iremos te explicar, o que é um software de gerenciamento de equipes externas.

O que é um software de gerenciamento de equipes externas?

Quando esse nome é ouvido pela primeira vez, muitas pessoas não entendem o que quer dizer ou para que serve e as explicações que encontram podem ser rasas.

Sabemos que é realmente complicado.

Gerenciar pode significar várias coisas, como: administrar, coordenar, chefiar e orientar a equipe a partir das funções do gestor.

Por não ser algo fácil, demanda tempo e disposição.

E ao contar com uma ferramenta de gerenciamento, o gestor se vê ajudado de uma forma eficiente.

Mas se fossemos definir de uma forma simples, eu diria que o software de gerenciamento de equipes externas nada mais é do que uma maneira do gestor saber mais sobre os seus colaboradores.

A Auvo é uma empresa de gerenciamento de equipes externas que possui como objetivo ajudar times e gestores de empresas a se tornarem mais eficientes.

Não diria que se trata de uma forma de controlar a equipe, mas sim uma forma de gerir melhor e com mais recursos.

Já a maneira como isso é feito são as qualidades, características e capacidades encontradas dentro do aplicativo.

Essa breve descrição é traduzida para uma série de benefícios práticos para o dia a dia da empresa, do gestor e da equipe, como o que vou listar a seguir:

Gerir o tempo eficientemente

Os Softwares de equipes externas ajudam os gestores a otimizarem as agendas de trabalho dos colaboradores, priorizando e garantindo que nenhuma atividade seja esquecida.

Em resumo, a ideia é permitir que a equipe passe mais tempo em campo, realizando as atividades e atendendo os clientes e menos tempo se preocupando com a agenda e as demandas.

O que facilita a vida do gestor também, afinal, com a agenda montada, ele não precisa parar o seu trabalho todo dia, ou toda semana, para conferir colaborador por colaborador.

Gerar relatórios de forma automatizada

A maioria dos colaboradores e dos gestores sofrem ao final de cada mês tendo que reunir informações avulsas para gerar os relatórios consolidados.

E muitos não conseguem, por exemplo, ter um relatório da produtividade do colaborador.

Afinal, como medir e aumentar a produtividade sem dados?

Agora, se toda a operação for feita em um software de gerenciamento, os relatórios poderão ser gerados a partir de um único clique.

Os relatórios disponíveis na plataforma do Auvo são: tarefa, questionário, pesquisa de satisfação, despesa, km rodado e monitoramento.

Iremos explicar a função e como o gestor pode usá-los mais a frente. Fique conosco!

Reduzir o tempo com as tarefas administrativas

Algumas tarefas administrativas passam a fazer parte do dia a dia de colaboradores externos.

Seja gerar e responder relatórios, preencher fichas ou ordens de serviços manuais. Tais tarefas geram uma perda de tempo enorme para o colaborador.

Geram também perda de tempo para o gestor, ao ter que analisar toda aquela papelada.

Quando é usado um software de gestão, os relatórios, ordens de serviços, pesquisa de satisfação, entre outros mais, são gerados de forma personalizada e automatizada.

O que reduz todo o tempo perdido ao fazer manual ou ao passar para planilhas de computador.

Monitoramento das rotas

Como você faz o controle dos seus colaboradores hoje?

Provavelmente, a única forma de se certificar que a visita ao cliente foi realizada é confiando na palavra do seu colaborador.

Mas apenas isso basta?

Ao invés de confiar apenas na palavra dele, você pode ter certeza que a tarefa foi realizada por meio do gerenciamento da equipe pelo software.

Com ele, você consegue ter a rota traçada por cada colaborador da equipe e ainda pode ter a confirmação via check-in e check-out de cada cliente visitado.

Você também consegue montar rotas diferentes para cada colaborador. E cobrá-los, caso não façam as visitas designadas.

E assim o gestor consegue monitorar as rotas da sua equipe externa de forma eficaz e comprovada.

Informações em tempo real

Quando se fala em gerenciamento de equipes externas, um dos principais pontos que atrapalham uma gestão eficiente é saber informações em tempo real.

Por exemplo, quanto tempo se gasta para ter as informações dos clientes visitados, tarefas realizadas, relatórios e próximas tarefas a serem realizadas?

Muito tempo, não é?

Por isso, quando se usa um software de gerenciamento, o gestor obtém informações em tempo real.

Ele consegue saber, exatamente, onde o seu colaborador está nesse instante exato.

Uma vantagem dessa informação em tempo real é a proximidade que o gestor consegue ter para com a equipe externa.

A comunicação se torna rápida e eficaz, processos documentados, equipe produtiva e clientes mais satisfeitos.

Como os dados são organizados no Auvo

Para começar a utilizar a plataforma do Auvo, é necessário entender como as informações são organizadas dentro dele.

O Auvo permite que o sistema seja personalizado de acordo com as necessidades da empresa e da equipe externa.

Existem 5 tipos de informações disponíveis no Auvo. Vamos conhecê-las melhor:

Agenda

Como o próprio nome já diz, a agenda é onde todas as atividades dos colaboradores são dispostas.

Elas são separadas em mês, semana e dia. Permitindo uma visão mais abrangente e de acordo com a necessidade do gestor.

Onde também é possível adicionar tarefas, roteirizar as tarefas, transferir para outro colaborador e filtrá-las por uma série de opções.

Na imagem abaixo você pode conferir como as informações sobre o status das tarefas são organizadas dentro da plataforma:

  • Cinza: Tarefa foi concluída sem pendência;
  • Amarela: Finalizado com pendencia;
  • Vermelha: Tarefa em aberto;
  • Verde: Tarefa está em andamento;
  • Azul: Em deslocamento para tarefa.

Mapa

No mapa, o gestor tem uma visão sobre a rota do colaborador, onde as atividades foram realizadas, quais estão pendentes, onde estão os clientes e os novos clientes que entraram na base.

Tudo isso disponível em um mapa completo.

Os gestores podem ter acesso aos mapas no painel administrativo e selecionar as melhores rotas para as diferentes equipes externas.

Dashboard

No dashboard o gestor consegue ter a visão completa de tudo o que o colaborador fez.

São disponibilizados gráficos de tarefas, de despesas, a média de produtividade, tempo gasto em atividades, média de atrasos e custo médio por tarefa.

Tudo isso pode ser dividido entre colaborador, equipes e clientes.

Cadastros

A aba de cadastros é a mais completa de toda a ferramenta.

Nela é possível ter a visão de clientes e grupos de clientes da empresa; as equipes e colaboradores da empresa; tipos de tarefas e despesas, pesquisa de satisfação; questionários etc.

É aqui onde as informações ficam salvas e o gestor pode consultar sempre que necessário.

Relatórios

Aqui o gestor tem acesso a todos os relatórios da equipe.

São disponibilizados 6 relatórios padrões: tarefa, questionário, pesquisa de satisfação, despesa, km rodado e monitoramento.

Tarefa: saber tudo o que foi feito na atividade em campo. Como o horário de chegada e saída, tipo e horário de check-in e check-out, respostas de questionários, observações, clientes visitados e muito mais!

Questionário: gráficos com as respostas, saber por exemplo quantas vezes o cliente precisou dos seus serviços, os aparelhos e ferramentas mais utilizados nas visitas e tudo o que o gestor personaliza para ser respondido no questionário.

Pesquisa de satisfação: gera gráficos com as avaliações e as respostas que os clientes deram e responderam na própria pesquisa de satisfação, como o próprio nome já diz.

Despesas: o gestor seleciona as despesas que deseja saber os gastos. Nesse momento, um relatório é gerado e ele consegue visualizar o relatório de todas as despesas que desejar.

Km rodado: Aqui o gestor consegue saber quanto o colaborador faz de rota por mês e calcular o custo de combustível por km rodado.

O km rodado por ser feito de três formas: km do sistema, informado pelo colaborador e o km entre tarefas realizadas.

Monitoramento: Essa é a mais nova função do Auvo!

Aqui o gestor consegue monitorar o colaborador, sabendo se ele entrou e saiu da ferramenta, se o GPS está desligado e se o colaborador está ou não com a internet ligada.

Isso faz com que o gestor consiga saber se o colaborador está utilizando o sistema da forma necessária. Evitando problemas e necessidade de contatar o suporte.

Começando a usar o Auvo

Agora que você conhece quais são os tipos de informações que podem ser adicionadas ao Auvo, está na hora de alinhar o seu processo com o nosso sistema e começar a utilizar!

Por isso, vou explicar como funciona esse alinhamento e quais são as vantagens que você irá encontrar em cada um.

Implantação do sistema

Fazer a implantação do sistema é um processo importantíssimo para que todas as dúvidas sejam tiradas e tanto o gestor, quanto o colaborador, aprendam a usar a ferramenta corretamente.

É preciso preparar os funcionários para entender que alguns desafios de implantação de sistemas podem acontecer em sua empresa.

Na primeira parte, o cadastro de todos os clientes e colaboradores são feitos por nossa equipe, assim como o cadastro dos tipos de tarefas que serão realizadas.

Obs: Os relatórios também são cadastrados, afinal, cada empresa possui a necessidade de cálculos diferentes.

Esse cadastro é feito por nós para que o gestor não tenha que se preocupar ou perder tempo com todo esse cadastro. Afinal, o desejo é aumentar a produtividade e aumentar a otimização do tempo, não é mesmo?

Feita a implantação do sistema e o cadastro de tudo o que é necessário, está na hora de definir a agenda do colaborador.

Definindo a agenda do colaborador

Chegou a hora de definir a agenda do colaborador.

As tarefas representam as atividades que os colaboradores precisam realizar na sua rotina de trabalho.

A ideia é utilizar o recurso como uma espécie de agenda inteligente.

Essa parte é importante para que todas as atividades fiquem dispostas em datas e horários, fazendo com que o colaborador saiba, exatamente, a sua agenda do dia e, assim, não se perca.

Além disso todas as tarefas chegam automaticamente no smartphone do seu colaborador.

As tarefas são detalhadas por:

  • Data;
  • Tipo de tarefa;
  • Endereço;
  • Prioridade;
  • Questionário;
  • Possibilidade de deixar alguma orientação personalizadas para a atividade.

Não há como ele te afirmar que esqueceu de realizar uma atividade ou que ela não foi avisada.

Quando o inevitável acontece, e visitas são canceladas ou adiadas, o gerente pode alertar toda a equipe sobre as alterações diretamente em seus dispositivos móveis, com os dados do cliente disponíveis.

Sistemas modernos e confiáveis ​​baseados em nuvem ajudam muito a minimizar erros!

Além de todos esses recursos para garantir que as negociações recebam a devida atenção e nenhuma tarefa seja executada fora do prazo.

Cálculo de despesas ou reembolso

As despesas variam de empresa para empresa e de segmento para segmento, mas, para melhor entendimento, vou te dar exemplo de 3 despesas que mais são calculadas: hotel, combustível e pedágio.

Obs: Equipes externas de grandes empresas também possuem despesas com meios de transportes mais caros e com hospedagem.

O cálculo de despesas ou reembolso é feito a partir do valor que o colaborador ou gestor coloca no sistema, a partir do saldo dos comprovantes.

Estipular valores aleatórios para despesas não é o certo a se fazer, visto que informações podem ser esquecidas ou omitidas.

Um dos cálculos de reembolso mais usado pelos gestores é o de cálculo de km rodado. Ele é necessário para conseguir saber dados exatos sobre o quanto a empresa está tendo que desembolsar para a gasolina dos colaboradores.

Com os cálculos e reembolsos feito, é possível saber os maiores gastos da empresa e onde é necessário economizar.

Controlando a operação

No sistema da Auvo, quando se fala em gerenciamento de equipes externas, o que o gestor encontra de falta de controle da operação é algo que pode gerar muita dor de cabeça.

O Auvo permite que o gestor controle coisas como check-in e o check-out dos colaboradores, bem como se estão respondendo os questionários, se estão logados no aplicativo, com o GPS ligado etc.

Controlar esse tipo de informação ajuda o gestor a tomar decisões assertivas por meio de dados que o próprio sistema oferece.

Gerando relatórios

Sistema implantado, agenda cheia, cálculos feitos e operação controlada? Está na hora de gerar os relatórios e tomar decisões baseadas nos dados disponíveis!

Aqui o gestor tem acesso a todos os relatórios da equipe.

Clientes Auvo conseguem analisar o desempenho do seu negócio e da sua equipe comercial de forma simples, sendo geradas a partir de um filtro, o que dá mais autonomia ao gestor.

Depois que um relatório é configurado, ele pode ser facilmente acessado. Basta um único clique.

O período considerado para a análise dos dados também é facilmente alterável.

Dessa forma, se você precisar gerar algum relatório retroativo, é só alterar as datas.

O Auvo pode ser acessado a partir da web em qualquer computador, mas conta também com um aplicativo para iOS e Android.

Dessa forma, os colaboradores poderão consultar seus negócios e tarefas agendadas de qualquer lugar.

Agora que você já sabe como as informações são organizadas no Auvo, as ações necessárias para começar a usar bem a ferramenta e como fazer um ótimo gerenciamento de equipes externas com a plataforma, conheça mais sobre!

O Auvo é uma ferramenta completa, porém simples e intuitiva.

E então, que tal colocar a mão na massa agora?

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Fazer o gerenciamento de equipes externas é para gestores que possuem garra e força de vontade. O Auvo pode ajudar esses gestores simplificando algumas operações e atividades!

Isadora é redatora da Auvo, responsável por criar conteúdos ricos para ajudar gestores de todo o Brasil a aumentar a produtividade das suas equipes de campo.