A automatização de processos está cada vez mais presente na vida de todos. Tarefas que antigamente demandavam muito tempo e eram realizadas de forma manual, hoje podem ser feitas com alguns toques no celular.

Essa evolução tecnológica tem contribuído para que os processos cotidianos, empresariais ou pessoas sejam automatizados.

Bom, a automatização de processos nada mais é do que a utilização da tecnologia e de sistemas em benefício de controle dos processos no cotidiano da empresa.

Se a maioria das empresas estão buscando essa automação internamente, em uma empresa que possui equipe externa não deveria ser diferente.

Visando aumentar a produtividade, aumentar o lucro e diminuir os custos operacionais, a automação de processo surgiu para auxiliar o trabalho de todos. 

Você gasta mais da metade do seu tempo com atividades operacionais? Se a resposta for “sim”, saiba que está mais do que na hora de fazer a automação de processos da empresa.

Essa automação é feita para que você concentre a maior parte do seu tempo em atividades estratégicas, sendo necessário saber como isso ocorre na prática com a ajuda de soluções tecnológicas.

Pensando nisso, esse artigo é para você que deseja isso tudo, com uma ferramenta que te ajude nesse processo. Quer saber como? Explicarei nos próximos tópicos.

Vamos lá?

Quais os benefícios da automação de processos para a empresa?

Antes de mais nada, é importante ter em mente que a automação é um fator que permite a integração da tecnologia à rotina de trabalho das empresas, em diversos âmbitos.

O que faz com que os gestores, administradores e demais colaboradores, realizem as atividades de forma mais eficiente.

A automação de processos atua principalmente em procedimentos mais burocráticos e repetitivos, diminuindo o tempo de execução, o número de erros e o desgaste dos colaboradores com o retrabalho.

Redução de custos

Uma das principais vantagens da automação de processos para um negócio é, sem dúvida, a redução de custos.

Não apenas custos administrativos, mas sim redução de custos com trabalhos manuais.

Por exemplo, quanto tempo o administrado demora para montar a agenda do colaborador manualmente? Esse tempo pode ser diminuído quando a agenda é automatizada.

Feito isso, o tempo para outras tarefas se tornam maiores.

É preciso lembrar que, como as tarefas manuais de uma empresa são realizadas individualmente e em um ritmo muito mais lento, tendem a demandar mais tempo.

Assim, automatizar processos faz com que seja possível realizar mais, demandando menos.

Otimização do tempo

Tarefas manuais implicam um trabalho repetitivo, atencioso e demorado por parte dos funcionários, seja no preenchimento de formulários, na formatação de planilhas ou na atualização dos dados dos colaboradores.

Já com a automação das tarefas, você não só diminui a quantidade de trabalho necessário como também garante a execução das atividades da forma como foram planejadas.

Além disso, quando as tarefas são feitas de forma automatizadas, o retrabalho tende a diminuir. Com menos retrabalhos, o tempo para novas atividades passa a ser maior!

Clareza na divisão de tarefas

Quando você automatiza o fluxo de trabalho, cada etapa do processo, seja ela de manutenção, produção, entregas etc, passa a ser dividida entre os colaboradores, de forma que a divisão seja clara e correta.

Na prática, isso quer dizer que é possível descobrir rapidamente quem são os responsáveis por determinadas tarefas e quando exatamente elas foram executadas.

O que resulta em um processo transparente e pode ser acompanhado de perto, para que a tomada de decisões seja assertiva e gere os resultados esperados.

Garantia de qualidade

O raciocínio é simples: a automação de processos garante a realização das tarefas, o que gera resultados consistentes e de alta qualidade.

Isso também resulta em serviços mais confiáveis, eficientes e com alta satisfação do cliente.

Afinal, na atual geração onde tudo é informatizado, qual cliente não gostaria de ter um atendimento personalizado, com processos automatizados e soluções tecnológicas?

Pense bem nisso, clientes satisfeitos contam sempre com um serviço bem feito, que agregue valor e demonstre estar por dentro das inovações!

Essa modernização aparece sempre que a empresa busca melhorar as atividades, seja a partir de uma atualização, ou empregando novos recursos e aperfeiçoando a prestação de serviços.

Quando se conta com uma ferramenta que faça a automação dos processos de serviços de campo, como o Auvo, isso faz com que tudo o que foi citado acima fique mais fácil e assertivo.

Continue lendo esse conteúdo e saiba como realizar essa automação agora mesmo:

5 formas de fazer a automação de processos com o Auvo:

Visto as inúmeras vantagens de automatizar os processos, sendo dentro ou fora da empresa, essa automação deveria estar acontecendo a muito tempo, não é mesmo?

Aqui no Brasil, essa não é a realidade. O Brasil fica na 39ª posição, em um ranking de 44 países, que mais usam a tecnologia, segundo dados da IFR (Federação Internacional de Robótica, na sigla traduzida).

Sendo assim, a sua empresa pode sair na frente, melhorando a relação dos colaboradores para com a empresa, satisfazendo o cliente e tornando a gestão mais fácil, não acha?

Basta você, e automaticamente toda a sua empresa, contar com um sistema de gestão de equipes totalmente automatizado e feito para que as tarefas do dia a dia não desperdicem mais tempo.

Pensando nisso, separei 5 maneiras de fazer a automação de processos com o Auvo. Vamos lá?

Automação de tarefas repetitivas

Alguns processos, quando se fala em equipe externa, incluem muitas tarefas repetitivas que podem ser automatizadas.

Em uma empresa que faz a manutenção de impressoras, por exemplo, pode ser necessário voltar várias vezes ao local para refazer a manutenção por conta de um esquecimento ou erro na peça.

Como saber se essa impressora está demandando muita manutenção e se está valendo mesmo a pena continuar com ela ou fazer a troca?

Sem um software que te ajude a saber, exatamente, quantas vezes você visitou o cliente para fazer a manutenção ou quais são as máquinas que mais estão demandando manutenções em um pequeno espaço de tempo, a automação não acontecerá.

Essa automação é feita a partir da possibilidade de busca de palavras-chave no Auvo.

O que isso quer dizer? É simples.

O administrador da ferramenta pode criar palavras-chave com o número de série da impressora. Assim, sempre que o colaborador fizer a manutenção, deve marcar o número como palavra-chave e o gestor conseguirá medir quantos atendimentos foram feitos em um determinado tempo.

Veja a seguir o exemplo no sistema Auvo, onde uma manutenção está agendada e é possível, a partir do cadastro da palavra-chave, saber exatamente qual a impressora a receber manutenção:

Feito isso, basta que, ao buscar os relatórios das tarefas, você filtre por palavra-chave. E, dessa forma, saberá quais foram os atendimentos feitos para ela e em qual período de tempo.

Sabendo quais são as palavras-chave que estão demandando mais chamados técnicos, é possível evitar a repetição de tarefas apenas com a troca do aparelho.

Automação de rotas

Fazer a gestão de rotas é uma tarefa que todo gestor de equipes externas possui dificuldade, afinal, com tantos colaboradores, como saber qual a rota ideal e quais são os custos reais?

Bom, esse problema pode ser resolvido através da roteirização que o Auvo oferece às empresas.

Com ele, você consegue ter a rota traçada por cada colaborador da equipe e ainda pode ter a confirmação via check-in e check-out de cada cliente visitado.

O Auvo faz a roteirização de forma que as melhores rotas são dispostas para o colaborador. E o gestor consegue ter acesso a essas rotas e saber se foi feita pelo caminho mais rápido ou o mais demorado.

É possível, também, que o gestor repasse a tarefa para quem estiver mais próximo do local, evitando gastos a mais.

Você também consegue montar rotas diferentes e cobrá-las, caso não façam as visitas designadas.

Veja na prática como fazer a roteirização:

Dessa forma, o gestor não possui mais a necessidade de confiar em programas externos para cálculo de rotas e fazer o reembolso de despesas a partir de informações superficiais.

Agendamento de visitas

Como você organiza a agenda de visitas da sua equipe externa? Isso é feito de forma automatizada?

Se você utiliza o Google Agenda para controlar a visita, pode causar confusão, demandar muito tempo e não há maneira de comprovar que as visitas designadas foram realizadas. Não é mesmo?

O Auvo permite que o  gestor monte a agenda de visitas do colaborador personalizada com: data; tipo de visita; endereço; orientação; para qual colaborador; se há questionário ou pesquisa de satisfação para responder ou enviar. Veja:

 

Ou seja, a agenda é organizada e pode ser modificada pelo gestor sempre que necessário. Sem erros, atrasos ou tarefas omitidas.

E o melhor, a automação de processos é feita e a visita comprovada!

Gerar relatórios de forma eficiente

Se a empresa utiliza planilhas para montar todas as atividades dos colaboradores, provavelmente, ao final de cada mês, precisa reunir informações soltas para gerar relatórios.

Como toda e qualquer atividade administrativa feita de forma manual, demanda tempo. Tempo esse que poderia ser gastos com atividades mais importantes dentro de uma empresa.

O Auvo ajuda na organização e criação de um histórico do cliente, ajuda também a mensurar a quantidade de tarefas realizadas, a saber sobre a satisfação do cliente e a elaborar questionários referente ao serviço prestado, onde o colaborador repassa todas as informações necessários.

Os relatórios disponíveis dentro do sistema são:

Com todas as informações reunidas em um único lugar e com a geração de relatórios automatizada, é possível analisar cada item do colaborador.

Se você quer saber mais sobre relatórios técnicos, temos um artigo especial para você, basta clicar aqui.

Como implementar?

Agora que você já sabe sobre como o Auvo pode te ajudar na automação de processos, está na hora de saber como implementar esse conceito no dia a dia da empresa.

Para obter o máximo aproveitamento da automação é preciso estar atento a alguns detalhes e seguir os passos a seguir:

Planeje a automação de processos

No contexto da automação, é recomendado pensar, listar e analisar todos os processos que compõem a empresa para, então, decidir sobre a necessidade de implantação do conceito.

Por mais que automatizar seja vantajoso, é indispensável uma análise minuciosa.

Deve-se levar em consideração a realidade da organização, assim como seu porte, sua disponibilidade financeira, o prazo do retorno do investimento e se está, realmente, na hora de investir em um software de gerenciamento.

Faça um mapeamento das operações

Depois do planejamento inicial, é preciso mapear, de forma detalhada e abrangente, todos os processos que tenham um bom potencial de aprimoramento ou que necessitem passar por mudanças urgentemente.

É preciso identificar, com precisão, os pontos em que pode haver uma melhora na produtividade ou na redução de erros, por exemplo, a partir da automação.

Comece pela etapa mais simples e sempre monitore

O ideal é sempre começar por aquilo que é mais simples e demandará menos ações para se concretizar.

Por exemplo, você pode começar a automação de tarefas simples, aquelas que demandam muito tempo quando feitas manualmente, como a agenda do seu colaborador.

Definir a agenda do colaborador não é uma tarefa difícil se feita em um software de gestão de equipes, feita de forma personalizada e que permita a modificação sempre que necessário.

Começar a implementação e não avaliar como a automação de processos está promovendo resultados na sua empresa é um erro grave e não é suficiente para que os resultados apareçam.

Desse modo, é preciso definir indicadores precisos de desempenho, que possam mensurar bem as iniciativas, comparando os resultados atuais com os do cenário anterior à automatização das operações.

Registre tudo como forma de garantia

Por último, é importante documentar todos os caminhos utilizados, o quanto foi investido, quais foram as dificuldades enfrentadas na implantação e os principais resultados obtidos a partir da automação.

Dessa forma, será possível medir com mais exatidão o resultado proporcionado para o seu empreendimento.

Por fim, como foi possível perceber ao longo deste artigo, a automação de processos aparece como uma solução moderna e necessária para a maior parte das empresas.

Como ainda é pouco implementada no Brasil, essa é a chance de fazer algo novo para a sua empresa e sua gestão, destacando-se.

Agora que você já sabe os benefícios, como implantar e como o Auvo ajuda na automação de processos dos serviços externos da sua empresa, está na botar em prática!

Isadora é redatora da Auvo, responsável por criar conteúdos ricos para ajudar gestores de todo o Brasil a aumentar a produtividade das suas equipes de campo.

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