A otimização do tempo é um dos maiores desafios no dia a dia do trabalho. Quando alguém pergunta sobre a rotina, geralmente respondemos: “ah, tô na correria!”.

E é verdade! Gerenciar o tempo é um desafio muito grande! É preciso muito esforço e planejamento.

Porém, quando falamos na gestão de equipes externas, existem ferramentas tecnológicas para otimizar tanto o seu tempo de gestor, quanto o das suas equipes.

Estou falando do Auvo, uma ferramenta criada pela Auvo Tecnologia, para gerenciamento e controle de equipes externas. Para entender melhor as funcionalidades desta plataforma, você pode dar uma olhada neste artigo.

Aqui, mostrarei como essa ferramenta pode ser muito útil na otimização do tempo, para que sua equipe faça mais visitas e assim, obtenha mais lucro e produtividade.

O Auvo visa automatizar processos que muitas organizações fazem a moda antiga, como: verificar as localizações dos colaboradores, verificar as atividades do dia, e também, e também, a montagem de um roteiro de visitas.

Além disso, com o Auvo é possível reunir todos os relatórios no final do mês em uma só plataforma, otimizando a produtividade do colaborador, e também do gestor, pois, não será necessário verificar relatório por relatório.

Vamos começar falando de umas das principais vantagens do Auvo: a roteirização.

Otimização do tempo com roteirização

É muito comum que gestores de equipes externas roteirizem o dia a dia da sua equipe, visando um número maior de visitas e também, maiores resultados.

Mas essa tarefa é muito trabalhosa se feita manualmente, é um trabalho árduo do gestor nem sempre traz os resultados esperados.

O trânsito das cidades também não colabora para que as tarefas sejam feitas com mais agilidade, além disso, não basta distribuir tarefas aleatoriamente.

Levar em conta o local de onde parte o colaborador, a distância entre os clientes, e muitas outras possibilidades também é importante para a criação de um roteiro.

Por isso, o Auvo atende a essa necessidade: a capacidade de roteirizar de forma automatizada e muito mais prática para o gestor.

Por exemplo: se um colaborador já terminou suas atividades em campo antes do horário previsto, ou adiantar tarefas do dia seguinte, através do Auvo é possível agendar outra tarefa de acordo com a localização em que ele está.

Com o Auvo, isso pode ser feito com alguns cliques, ou “arrastando” na agenda, que com certeza vão otimizar o tempo do gestor de equipes. Falaremos mais sobre isso no próximo tópico, certo?

O Auvo, através da roteirização, monta o roteiro rapidamente, não sendo necessário ficar muito tempo analisando o mapa e fazendo contas de quilometragem.

Como roteirizar tarefas no Auvo

Ao abrir a Agenda no sistema, e clicar em “Mais ações”, vai ser possível selecionar o menu “Roteirização de tarefas”, assim, aparecerá a seguinte tela:

Perceba que é possível selecionar o colaborador, e depois o período de roteirização, selecionar se serão todos os dias semana ou dias selecionados. Também é possível organizar em quais horários da jornada do colaborador as visitas serão marcadas.

Logo abaixo, o Auvo mostra como cadastrar as tarefas a serem roteirizadas. Ao lado da tarefa, é possível visualizar as localizações no mapa enquanto as tarefas forem cadastradas.

Após cadastrar todas as tarefas, basta clicar em “Roteirizar tarefas”, e o Auvo vai montar o roteiro de tarefas daquele colaborador, como demonstra a imagem abaixo:   Depois disso, é só acrescentar essa rota à agenda do colaborador. Viu, como foi rápido? Montar a agenda das suas equipes fica muito ágil!

E caso seja preciso repetir essa mesma rota, é possível, no sistema, selecionar os  dias de repetição e pronto! Não será necessário montar a rota novamente, dentro do período que foi selecionado.

Além disso, o Auvo não leva em conta apenas a localização para montar um roteiro de visitas. Por vezes, acontecem alguns chamados emergenciais e é preciso que sua equipe se desloque o mais rápido possível para determinado cliente, para realizar uma manutenção corretiva. O sistema também leva isso em conta.

Basta selecionar o nível de prioridade da tarefa: se ela possui prioridade alta, média ou baixa.

Na roteirização, o Auvo detectará as tarefas de alta prioridade e as combinará com a localização adequada para uma rota otimizada.

Dessa forma, o sistema leva esses três aspectos em consideração: a prioridade, a localização e o tempo que cada tipo de serviço leva para ser feito.

Essa funcionalidade dá mais autonomia para o gestor, pois otimiza o tempo dele, quando ele não precisa abrir o Google Maps para analisar a rota,  e também o das equipes porque possibilitará mais visitas em um dia de trabalho.

Existem outros elementos que precisam ser otimizados para que o tempo também seja. De nada adianta roteirizar as tarefas com excelência, se a agenda dos colaboradores não é gerida de forma inteligente. É sobre isso que vamos falar no tópico a seguir.

Gestão inteligente de agenda

A agenda e a produtividade das equipes são fatores que estão interligados.

A quantidade de visitas realizadas com qualidade e a gestão da agenda dos colaboradores, nos permite definir quão produtiva aquela equipe é.

Por isso, para uma otimização do tempo efetiva é preciso organizar a agenda de forma inteligente. E para isso, o planejamento é a peça-chave.

No caso da equipes de externas de manutenção, esse planejamento é ainda mais importante, pois entendendo os tipos de manutenção é possível saber também o tempo gasto em cada tipo, e assim aumentar a produtividade da equipe com qualidade.

Existem 3 tipos de manutenção: a preditiva, a preventiva e a corretiva.

A manutenção preditiva se trata de um acompanhamento periódico dos equipamentos ou máquinas, enquanto a preventiva diz respeito a prevenção de possíveis falhas.

Já a manutenção corretiva, como o nome já diz, para corrigir alguma falha. Uma agenda de manutenções preventivas bem feita pode evitar um maior número de manutenções corretivas, ou seja, uma agenda inteligente também influencia na quantidade de manutenções corretivas.

Manutenções corretivas são emergenciais, acontecem no momento em que algum equipamento apresenta falha e a equipe é chamada para resolver aquele problema. Por isso, são manutenções consideradas mais caras, porque não foram planejadas.

Perceba que cada tipo de manutenção necessita de um tipo de planejamento diferente e as agendas de cada tipo de planejamento precisam estar de acordo com as necessidades de acompanhamento, prevenção e reparos. Esses dados são fornecidos pelo Auvo.

Ele oferece informações como o número de manutenções feitas em cada máquina, o tempo das visitas, imagens do reparo, possibilidade da criação de checklists, previsão de custo por visita realizada, assim, a gestão da agenda se torna muito mais perspicaz.

Esses dados permitem a criação de uma agenda de manutenções preventivas muito mais eficiente, tornando todo o planejamento mais assertivo. Um bom planejamento economiza o tempo do gestor e otimiza a produtividade das equipes. Mas, como fazer isso no Auvo?

A agenda do Auvo

Por se tratar de um sistema de gestão web, todas as alterações feitas na agenda podem ser visualizadas por todos os colaboradores em tempo real.

Os colaboradores, inclusive, recebem as alterações em tempo real nos seus smartphones, evitando viagens perdidas caso algum cliente precise desmarcar uma manutenção, voltar até a empresa para buscar novas ordens de serviço, ou ainda, buscar materiais específicos para algum de tipo de manutenção.

Com a agenda programada, ele já sairá preparado com os materiais necessários para toda a jornada de trabalho, desde o início do dia.

O Auvo permite a gestão da agenda de forma muito simples, sendo possível “arrastar” uma tarefa de uma data para outra, sendo automaticamente reagendada.

Essas atribuições auxiliam na otimização do tempo, pois muitos gestores acabam passando o dia inteiro organizando rotas e horários de visitas, e acabam deixando de lado outras obrigações necessárias.

A capacidade de programar com muita antecedência deixa as manutenções preventivas mais assertivas, pois, a vida útil das máquinas/equipamentos será maior, sendo possível, inclusive, prever a substituição de equipamentos.

Assim, pode-se ter noção do orçamento necessário para fazer a troca de equipamentos, auxiliando também na agenda de manutenções corretivas.

É possível, inclusive, calcular a probabilidade de falhas para que seja possível ter ideia da frequência de manutenções preventivas que devem ser feitas. Você pode entender melhor lendo esse artigo sobre MTBF.

Percebe a importância de um sistema como o Auvo na sua gestão de equipes? Ele otimiza o tempo e também o andamento de todos os processos, tornando sua equipe muito mais produtiva.

Mas não só sua equipe! Você, como gestor, já deve ter pensado como o seu tempo tem sido corrido. Vamos aprender como otimizar o tempo do gestor também?

Tempo do gestor

A maior reclamação da maioria dos gestores é que eles passam muito tempo tomando conta de questões operacionais da empresa, como: agendar tarefas, preencher formulários, quantificar dados etc.

Quando, na verdade, deveriam dedicar maior tempo em questões estratégicas, como: definir metas, dar feedbacks, dar treinamentos, entre outras.

Uma ferramenta de gestão de equipes, como o Auvo, auxilia nesse processo. Ao invés de fazer toda a parte operacional, o Auvo fará tudo isso por você.

No Auvo é possível realizar pesquisas de satisfação, checklists, ordens de serviços, além de relatórios das atividades do colaboradores. Assim, sobra mais tempo para cuidar da parte estratégica, não é?

O Auvo pode ser o seu braço direito nesse quesito, pois, ele fornecerá as informações necessárias para montar estratégias específicas para cada perfil de colaborador, como: a satisfação dos seus clientes com o atendimento, o tempo gasto em cada tarefa, o preenchimento correto das pendências da tarefas, e muitas outras.

Ah, essa é uma dica importante para uma gestão de foco estratégico: não pense na sua equipe como uma grande massa! Os colaboradores possuem perfis diferentes e, por isso, a produtividade também será diferente. Vale a pena levar isso em consideração.

Inclusive, analisando o comportamento dos colaboradores pelo Auvo, é possível melhorar o desempenho de colaboradores que não atingem as metas.

Por exemplo: Se você percebe que um colaborador possui maior rendimento, com o Auvo é possível quantificar o que aquele colaborador faz de diferente dos outros para que seu resultados sejam melhores, como: o tempo do atendimento, a organização das ferramentas, o cuidado no preenchimento de checklists, resultados das pesquisas de satisfação, entre outros.

Assim, ao perceber o que esse colaborador faz de melhor, será possível dar dicas certeiras no feedback dos outros colaboradores, a fim de aproximá-los no nível de rendimento, e aumentando a produtividade de todos.

Além disso, é válido lembrar que sempre é possível delegar atividades. Determinar algum colaborador de confiança para gerir o Auvo na sua empresa, seria interessante para sua gestão, pois, seu tempo seria poupado ainda mais no que diz respeito a questões operacionais.

O Auvo foi criado pensando em gestores como você, que se preocupam com a gestão eficiente das equipes externas, que sente necessidade de mais monitoramento e mais resultado. Que tal usar o Auvo e descobrir como funciona na prática? Teste o Auvo por 3 dias grátis!

Lorrayne é redatora da Auvo, responsável por criar conteúdos que ajudem os gestores a formar uma equipe externa de alta performance.

Related Post