“Será que estou perdendo dinheiro ao não fazer o gerenciamento de equipe de forma assertiva?”. Na vida de um gestor de equipes externas, esse é um medo comum.

Formar um time de profissionais alinhados com as tarefas de trabalho da empresa é um desafio. Ainda mais quando parte da equipe realiza o seu trabalho fora da empresa.

Quando você está trabalhando com equipes externas, alguns erros podem ser comuns. De erros ao tentar agendar vários horários, e não conseguir atender a todos, até a comunicação ineficaz com os seus colaboradores.

Mas é importante que você saiba que, como gestor de equipes externas, você pode estar contribuindo para esses erros. Por que? Porque você não está usando as ferramentas certas para o seu negócio e pode estar perdendo dinheiro.

Quando você usa a ferramenta correta de gerenciamento, isso pode ser mudado.

Por isso, esse artigo foi feito para que você pare de perder dinheiro e comece a lucrar ainda mais. Vamos lá?  

Os principais desafios do gerenciamento de equipes externas

Você ainda está com dúvidas sobre como fazer um bom gerenciamento de equipes?

Bom, há alguns problemas e desafios que todo gestor passa, ou passará, um dia. Saber sobre eles é importante para que as decisões certas sejam tomadas e a sua empresa não seja pega de surpresa.

Encontrar problemas na gestão diária é algo comum e mesmo não sendo possível determinar e controlar todos, existem formas de gerenciá-los da maneira correta.

Não ter certeza que a visita aconteceu

Garantir que as equipes externas estiveram, de fato, em campo naquele dia e horário planejado nem sempre são tarefas fáceis quando não se tem uma ferramenta adequada.

É preciso saber se todas as tarefas propostas foram cumpridas e cobrar os seus colaboradores caso isso não ocorra.

Mas como ter essa certeza?

O que comprova a visita do seu colaborador no cliente é o check-in e o check-out feito por um aplicativo de gestão de equipes externas.

Afinal, com os check’s o gestor consegue saber, exatamente, o horário de chegada e saída de cada colaborador no local da tarefa. Não há como ter omissões ou horários perdidos.

Para que isso aconteça, basta que o GPS do seu colaborador esteja ligado. Não é necessário que ele pegue no celular para que o check-in e o check-out sejam feitos, tudo é feito de forma automática.

Dessa maneira o gestor consegue ter o controle dos horários e qual foi o tempo demandado em cada atividade, podendo, por exemplo, determinar o tempo médio gasto em cada visita e o tempo de atraso.

Com esses dados, decisões e mudanças podem acontecer.

Perda de informações

Quem trabalha com a gestão de equipes externas a mais tempo, deve se lembrar que há alguns anos não existiam tecnologias para gerenciar as informações vindas dos colaboradores, sobre as atividades realizadas e os clientes.

Não havia sequer Whatsapp, meio pelo qual trocamos muitas informações hoje. A comunicação chegava por SMS ou por via de planilhas e anotações.

Era difícil mensurar as necessidades e planejar de forma efetiva. O reporte das visitas acabava, muitas vezes, se perdendo no meio do processo ou se tornava repetitivo.

Você tem ideia de quanto tempo era perdido nisso? Hoje em dia algumas empresas ainda trabalham com esse tipo de coleta de informações, o que é prejudicial para automação dos processos e para a tomada de decisões.

Utilizando a ferramenta correta é possível fazer essa automação, de forma que todos os processos, internos e externos, sejam realizados de maneira rápida, automática e sem a necessidade de várias planilhas e anotações.

Demora na tomada de decisões

Ok, digamos que o gestor de equipes externas já tenha essas questões de captação de dados e gerenciamento de informações. Mas como saber se esses dados são verdadeiros? Como agir a partir dessas análises?

Se não houver ação rápida para resolver a situação apresentada, também não haverá resultado. É preciso ter relatórios e eles precisam ser monitorados em um período de tempo, afinal, os dados e as metas mudam de mês em mês.

Roteirização mal planejada

A roteirização é parte fundamental do processo de gerenciamento de equipe e, provavelmente, a sua empresa ainda utiliza de aplicativo como o Google Maps ou Waze para saber qual foi o histórico de rotas que o colaborador fez durante o dia.

Para resultados de sucesso, é preciso planejar toda a agenda e a rotina dos colaboradores, bem como os roteiros, horários e o tipo de trabalho a ser realizado.

Um dos principais desafios dos gestores de equipes externas é saber qual rota o colaborador fez, se aquela rota era a melhor e mais rápida e quanto foi gasto com ela, podendo calcular o reembolso por km rodado e as demais despesas.

Só de imaginar que é possível saber a rota exata que o colaborador faz e ainda ter valores confiáveis para fazer o cálculo das despesas, já seria um grande passo para o gerenciamento das equipes, não é?

Com um sistema de gestão de equipes, é possível saber a rota exata que o colaborador faz, fazer a roteirização de tarefas e calcular as despesas gastas.

Você saberá como nos próximos tópicos, fique conosco!

O que a ferramenta de gerenciamento de equipe oferece?

Uma pesquisa recente da Agência Brasil aponta que o Brasil ocupa o 9º lugar em investimentos no ramo de tecnologia. Sendo que 32% desses investimentos são em softwares.

O que isso quer dizer? Mesmo que o gestor ainda não saiba se está na hora de investir em softwares que ajudem na sua gestão, os números falam por si só: as empresas estão investindo e crescendo!

Pensando nisso, separei algumas possibilidades e recursos que um software de gerenciamento de equipes oferece para te ajudar a vencer os desafios e, é claro, economizar.

Redução de custos: economia para a empresa

Preencher fichas, responder relatórios, contestar ordens de serviços manuais, entre outros, gera uma perda de tempo enorme para o colaborador.

E também geram perda de tempo para o gestor, ao ter que analisar toda aquela papelada.

Quando usado um software de gestão, os relatórios, ordens de serviços, pesquisa de satisfação, entre outros mais, são gerados de forma personalizada e automatizada.

E tudo isso pode ser feito dentro do próprio sistema, apenas com um clique.

O software reduz o tempo gasto com resolução de planilhas, preenchimento e validação. Tudo é feito de forma automatizada, gerando economia em todos os âmbitos da empresa.

E o gestor passa a gastar mais tempo com atividades estratégicas, medindo o que pode melhorar no trabalho e na equipe. E não mais a gastar 80% do seu tempo com atividades operacionais.

Informações corretas e verificadas

Como eu disse no começo desse artigo, um dos principais pontos que atrapalham uma gestão eficiente é não ter informações assertivas e em tempo real dos colaboradores e do que está sendo feito.

Por exemplo, quanto tempo se gasta para ter as informações dos clientes visitados, tarefas feitas, relatórios e próximas tarefas a serem realizadas?

Isso mesmo, é muito tempo gasto!

Não há como ter assertividade nas escolhas e obter dados e informações concretas se não se utiliza um software de gerenciamento que armazena essas informações e as transformam em relatórios específicos

Como as informações são dadas e repassadas em tempo real, não se perde tempo ou desvia a concentração do seu colaborador.

As informações são corretas e verificadas, sem a possibilidade de omissões.

Gerenciamento eficiente das rotas

Como é feito o gerenciamento das rotas que o seu colaborador faz hoje? Como você sabe que a rota feita foi a melhor?

É necessário que o gerenciamento das rotas seja feito de forma eficiente, selecionando o melhor trajeto a ser seguido e realizando o reembolso de despesas no valor correto.

Se torna essencial calcular o combustível por km rodado, por exemplo. Estipular um valor “aleatório” para o reembolso de km não é a melhor opção, já que o gestor precisa tomar decisões baseadas em dados e critérios técnicos.

Contando com um software de gerenciamento é possível saber em tempo real a localização da equipe, organizar e roteirizar as atividades e enviar o km rodado/dia, para que o gestor tenha um controle muito mais efetivo de sua equipe externa.

Com os valores reais, você economiza os custos com o reembolso das despesas que toda visita traz.

Essas são algumas das várias formas que um software de gerenciamento pode ajudá-lo. Para saber mais, separamos esse material exclusivo para você.

Após saber os principais desafios dos gestores de equipes externas e como uma ferramenta pode ajudá-lo a superá-los, oferecendo economia e assertividade, você acha que está perdendo dinheiro ao não fazer um bom gerenciamento de equipe?

Isadora é redatora da Auvo, responsável por criar conteúdos ricos para ajudar gestores de todo o Brasil a aumentar a produtividade das suas equipes de campo.