Empresas de prestação de serviço devem reconhecer muito bem a importância de ter um modelo de ordem de serviço para ser seguido, e tornar os processos mais fáceis de gerenciar e com menores custos de operação.

Para organizar ou melhorar o seu processo, separamos alguns exemplos de ordens de serviço e a sua importância para a empresa.

Com elas, a empresa controla as atividades que foram executadas e as que ainda estão em aberto, monitora a quantidade de produtos utilizados em cada serviço e a performance por colaborador.

Muito provavelmente, a sua empresa já utiliza algum modelo impresso de O.S.

Mas por que ter um sistema de ordem de serviço pode automatizar e melhorar o seu processo e aumentar a produtividade da sua equipe?

Pensando nisso, te daremos dicas para atrair mais clientes com uma ordem de serviço digital. Você verá como os processos serão facilmente automatizados.

Quer saber como? Fique conosco!

Como ter um modelo de ordem de serviço?

A finalidade de uma O.S em uma empresa que trabalha com equipes externas é, primeiro: um meio para que os pedidos de trabalho sejam iniciados; e segundo: um registro de atividades que compõem os ativos, locais ou sistemas da organização.

O processo de gerenciamento da ordem começa a partir do momento em que ela é criada, sendo realizada de várias formas, tanto manualmente, por planilhas ou por sistemas de ordem de serviço.

Geralmente, está incluso na ordem de serviço os seguintes tópicos:

  • Dados do cliente;
  • Tarefas desempenhadas;
  • Horas de trabalho;
  • Serviços e materiais utilizados, se houver;
  • Ferramentas necessárias;
  • Identificadores de ativos e locais.

Preparamos um artigo para que você saiba mais detalhes sobre o que deve constar em uma O.S, basta clicar aqui.

Economia na impressão dos chamados técnicos

Você já colocou na ponta do lápis o quanto é gasto com a impressão das ordens de serviço anualmente em sua empresa?

Provavelmente não, mas faça uma análise e você descobrirá que é bastante dinheiro e que poderia ser investido em outras áreas da empresa.

Com todas as ordens de serviço digitalizadas e feitas via aplicativo, você nunca mais precisará imprimir nenhum desses documentos!

Dessa maneira, há uma redução significativa dos custos administrativos e você não precisará se preocupar com aquela papelada em cima da mesa, gastando do seu tempo para repassá-las para uma planilha, por exemplo.

Um sistema de chamados em tempo real

Para cada serviço que o seu colaborador faz, é preciso levar uma nova O.S até o cliente, correto? Isso faz com que acumule várias informações, podendo ser perdidas caso a O.S seja preenchida muito tempo depois do término do serviço.

Após isso feito, o gestor, geralmente, organiza as O.S em pastas e às armazena, ou repassa todas para uma planilha.

Ao final de cada mês, quando é feito o faturamento da empresa, o gestor precisa parar alguns dias do seu serviço para organizar os dados das O.S, mandar para o cliente e assim, finalmente, realizar o faturamento.

Quanto mais serviços forem demandados para um cliente específico, mais tempo será gasto com o cálculo e o relatório do faturamento do mês.

Mas o que pode ser feito para diminuir o tempo do gestor e melhorar o trabalho do colaborador?

Bom, sabemos que acompanhar a execução de cada ordem de serviço em tempo real é o sonho de todo gestor de equipes técnicas.

Isso permite correções muito mais eficientes e rápidas, possibilitando um aumento na qualidade do serviço prestado e uma redução de custos pois evita o retrabalho.

Com um programa de ordem de serviços você recebe fotos, formulários, assinatura do cliente e horário de chegada e saída de forma muito simples e prática.

Dessa maneira, o seu colaborador não precisará voltar à empresa, toda vez que receber um chamado, apenas para pegar a O.S e, depois disso, se deslocar até o local do trabalho. Isso pode ser feito de forma automatizada e em tempo real.

Sabemos que ter em mãos O.Ss já é muito importante, mas como fazer a gestão delas também é um ponto importante, por isso, confira as dicas abaixo:

Identificamos que um dos pontos de maior insatisfação do cliente com as empresas de prestação de serviço e a falta de pontualidade. E é possível melhorar essa pontualidade quando não há necessidade de fazer esse tipo de deslocamento.

Independentemente da sua solução, um processo básico de gerenciamento de ordem de serviço é necessário para alcançar resultados reais dentro de sua organização com recursos intensivos.

Atualmente a tecnologia impulsionou esse setor e encontramos no mercado ferramentas que digitalizam esse fluxo de trabalho, tornando-o mais rápido, seguro e assertivo.

Portanto, utilize o modelo de ordem de serviço como uma apoio para sua gestão de equipes externas e ela, com certeza, se tornará cada dia mais eficiente.

Isadora é redatora da Auvo, responsável por criar conteúdos ricos para ajudar gestores de todo o Brasil a aumentar a produtividade das suas equipes de campo.