O que é Backlog? Backlog é a capacidade de execução de um catálogo de serviços de uma empresa de manutenção.

Imagine que uma prestadora de serviços pare os seus trabalhos neste momento. Quanto tempo levaria para a equipe de manutenção executar todas as ordens de serviços que estão em aberto?

Trata-se de um indicador de tempo, que demonstra a somatória de horas de serviços planejados, programados, executados e pendentes de uma empresa de manutenção.

Porém, muitas pessoas ainda confundem o seu real significado em manutenção. E, por isso, eu fiz esse artigo, para sanar as suas dúvidas sobre esse indicador de manutenção.

Então, afinal, o que é Backlog?

A tradução literal da palavra backlog para o português significa atraso, e é aí que mora a confusão. Pois, na verdade, o seu significado em manutenção é acúmulo.

O cálculo de backlog não expressa a somatória de tarefas atrasadas de manutenção, e sim, a somatória de todos os serviços, inclusive aqueles em que o trabalho de manutenção já foi realizado, mas que a O.S ainda não foi fechada.

As ordens de serviços passam por algumas etapas de fluxo de trabalho. Entender como esse fluxo funciona é importante para compreender o tempo indicado pelo backlog.

Ordens de serviço passam, geralmente, por 4 fases dentro da organização:

  1. Planejamento: Tudo começa com o planejamento de recursos necessários para o cumprimento da O.S.
  2. Programação: Etapa que corresponde ao agendamento e escolha do colaborador que cumprirá a O.S.
  3. Execução: Momento de cumprir a ordem de serviço. O colaborador vai a campo.
  4. Controle: A O.S retorna para o planejador, que colherá as informações do trabalho realizado para o cálculo de indicadores e novo planejamento.

A etapa de controle corresponde a etapa final do ciclo, somente após essa fase é que a prestação de serviço pode ser dada como finalizada.

O objetivo do backlog é calcular a carga horária de todas essas etapas, considerando os recursos necessários para que a ordem de serviço seja executada.

Como calcular backlog?

O cálculo do Backlog se dá através da divisão das horas trabalhadas por colaborador, em cada tipo de ordem de serviço, pelas horas disponíveis de trabalho.

Explico melhor: as horas trabalhadas por cada colaborador são representadas por HH, ou seja, hora-homem.

Assim, a fórmula utilizada para cálculo é a seguinte:

backlog

O somatório de horas-homem em cada de tipo de ordem de serviço será dividido pelas horas-homem disponíveis.

Para saber quais são essas horas disponíveis é preciso calcular a produtividade dos colaboradores.

É impossível que os profissionais estejam disponíveis em 100% do tempo no trabalho de manutenção, por isso, é preciso considerar as pausas, o tempo que estarão se dedicando a outras atividades e os atrasos naturais.

Sendo assim, antes de fazer o cálculo de backlog é preciso ter em mãos uma estimativa de produtividade da equipe.

Como calcular a produtividade da equipe?

A média em produtividade nacional é de 12 a 25%, sendo um número muito baixo, se imaginamos que um colaborador possui 8 horas de trabalho em campo.

Por isso, é importante calcular o chamado wrench time, que corresponde ao tempo de “ferramenta na mão”, ou seja, o período em que o colaborador passa em produção.

No wrench time não é considerado o tempo de pausa para o lanche, banheiro, ou até mesmo pausas para instruções, é necessário desconsiderar esses momentos improdutivos no cálculo de tempo

No caso de equipes que trabalham no “chão de fábrica”, isso pode ser feito manualmente, o próprio colaborador anotará suas atividades do dia a dia e quanto tempo foi gasto para cada atividade.

O gestor recolhe essas planilhas e contabiliza o tempo de wrench time.

No caso de equipes de manutenção externas, que precisam se deslocar até suas tarefas, pode ser um pouco mais complicado fazer da forma manual, será preciso encontrar outras alternativas.

Após contabilizar a produtividade, você estará pronto para calcular o backlog da sua empresa de manutenção.

Exemplo: em uma prestadora de serviços em manutenção, foi constatado as seguintes horas de trabalho dos colaboradores: 80 HH em O.S. planejadas; 10 HH em O.S. pendentes; 300 HH em O.S. programadas; 65 HH em O.S executadas. Somando 455 horas-homem.

O valor de HH disponível seria de 150, enquanto a produtividade dos colaboradores chegou a 40%.

Portanto, o backlog dessa prestadora de serviços é de:

Backlog= 455/150+0,40= 3,02

O número ideal de backlog seria 1. Portanto, para essa prestadora de serviços, significa que está faltando colaboradores para a quantidade de chamados que ela possui, ou existe um alto número de solicitações sem necessidade.

Se o número for menor que 1, significa que existe excesso de mão de obra. É preciso remanejar essas pessoas, e chegar a um número ideal de colaboradores na equipe.

O backlog na gestão da Manutenção

É importante lembrar que o backlog é um indicador que deve ser calculado mês a mês para que exista um acompanhamento das horas e das adequações que estão sendo feitas.

Calcular o backlog uma vez, e depois de 1 ano calcular novamente, não faz sentido algum! O ideal é manter o acompanhamento e identificar as tendências.

Na gestão da manutenção, o backlog é importante para determinar se os recursos necessários para a prestação de serviços é viável ou não.

E assim, melhorar os desempenhos de outros indicadores, como o de confiabilidade e disponibilidade.

Agora que você já sabe o que é backlog e como calculá-lo, que tal começar a aplicar os indicadores de performance de manutenção na sua empresa?

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O que é Backlog? Trata-se de um indicador que identifica a capacidade de execução de um catálogo de serviços de uma empresa de manutenção.
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Lorrayne é redatora da Auvo, responsável por criar conteúdos que ajudem os gestores a formar uma equipe externa de alta performance.

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