A Printer do Brasil aumentou a confiabilidade dos equipamentos, melhorou o monitoramento de seus colaboradores e deixou os processos mais ágeis com apenas uma solução: o Auvo.

Com mais informações sobre as atividades dos colaboradores em campo foi possível aumentar a produtividade e a rapidez na troca de equipamentos.

Neste artigo, o Gerente de T. I., Mário César dos Santos, contou a experiência da Printer do Brasil, suas dificuldades de gerenciamento e como conseguiu solucionar.

Confira mais esse caso de sucesso da Auvo!

Sobre a Printer do Brasil

A Printer do Brasil é uma empresa de Curitiba, no Paraná, que opera no mercado brasileiro com a outsourcing e soluções para impressão, gerenciamento e monitoramento do parque de impressão, gestão documental em nuvem (ECM/GED) e gestão de processos de negócios (BPM).

Com uma equipe formada por coordenadores, auxiliares e técnicos, a Printer busca sempre o melhor atendimento, tendo como missão, superar as expectativas dos clientes no segmento de cópias, impressões, digitalizações e gerenciamento de documentos e processos em nuvem.

Por estar sempre em busca de excelência no atendimento, o Auvo foi a solução para os problemas que a empresa enfrentava na gestão de equipe externa.

Profissionalização dos processos

Antes da implantação do Auvo, a Printer não utilizava nenhum tipo de ferramenta na gestão de equipes.

“Era feita uma distribuição de chamados técnicos de forma manual, em resumo, o cliente ligava para a empresa, informava o problema, a atendente anotava em um ‘caderno’ e ligava no celular do técnico que estava em campo”, como nos contou Mário César.

Esse tipo de controle é muito prejudicial para os processos da empresa, pois além de se tratar de uma iniciativa nada sustentável, é um grande desperdício de tempo!

A localização dos registros de visitas e agendamento de novas atividades se tornavam lentos, e registros em papel eram perdidos com muita facilidade.

Fazer ligações para os técnicos em campo também não era uma boa alternativa. Dependendo da localização, o técnico se deslocaria de uma distância muito grande, enquanto outro que estivesse mais próximo poderia resolver o problema de forma mais ágil.

Ligar para todos os técnicos perguntando suas localizações, para que isso não ocorra, é ainda mais inviável.

Com a implantação do Auvo, os processos ganharam um aspecto profissional, como nos contou Mário César:

“Com o uso da ferramenta a empresa ficou com uma cara mais profissional interna (gestão) e externamente (prestação de serviço), logo conseguimos ter um registro dos atendimentos realizados, com isso muitos pontos ficaram em evidência, como, quantidade de chamados por técnico, tempo de atendimento […]”

O Auvo deu a Printer do Brasil, muito mais controle das atividades dos colaboradores em campo, com relatórios detalhados dos atendimento e do tempo gasto em cada um, possibilitando que o gestor reconheça e avalie a forma de trabalho de cada técnico.

Essa quantidade de informações possibilita também maior controle do funcionamento dos equipamentos:

“[…] trabalhamos com locação de impressoras, quando um determinado equipamento começa a apresentar muitos problemas (chamados), através do AUVO possuímos esta informação para uma possível substituição do equipamento.”

Ou seja, o registro de tarefas realizadas do Auvo pode indicar o estado de operação dos equipamentos, dando conhecimento ao gestor do momento adequado de realizar a troca.

Assim, o Auvo influencia também na confiabilidade dos equipamentos.

Aumentando a confiabilidade dos equipamentos com o Auvo

Quando perguntamos sobre a produtividade da sua equipe, Mário nos disse:

“Pra nós, aumento de produtividade é quanto menos chamados houver, ou seja, a cada atendimento o técnico deixa o equipamento da melhor forma possível. Tivemos um grande avanço na questão de controle de componentes, pois informamos que o técnico está levando tais componentes para o atendimento, como antes não havia controle, os registros eram perdidos. A gestão da equipe externa otimizou muito com o uso da ferramenta […]”.

Assim, foi possível diminuir a quantidade de chamadas, o que significa que a confiabilidade dos equipamentos da Printer aumentou!

Segundo a NBR-5462, confiabilidade é a busca do funcionamento pleno dos equipamentos durante certo intervalo de tempo, que na Gestão da Manutenção, pode ser calculada através de um simples fórmula.

Para saber mais sobre o cálculo de confiabilidade, recomendo a leitura deste artigo.

“A gestão da equipe externa se otimizou muito com uso da ferramenta, nosso próximo passo é otimizar a logística e o tempo de atendimento, estes dados a ferramenta já nos fornece, agora é uma atividade de melhoria interna em nossa empresa.” – Mário César dos Santos

O Auvo ajudou a Printer a ter muito mais controle de seus processos, e as consequências disso foram muito benéficas, como: equipamentos com maior confiabilidade, equipes mais ágeis, monitoramento eficaz e agendamento inteligente.

Se fossem definir a Auvo em uma frase, para Printer o Auvo significa uma “tecnologia disruptiva necessária para empresas de prestação de serviços externos”, ou seja, uma tecnologia que é muito mais que evolutiva, ela rompe os padrões e modelos já existentes no mercado.

O Auvo pode ser o que falta para alavancar a sua gestão de equipes externas, uma solução que pode significar uma nova era nas carreiras dos gestores e de seus colaboradores.

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Lorrayne é redatora da Auvo, responsável por criar conteúdos que ajudem os gestores a formar uma equipe externa de alta performance.

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