Um App de gestão de equipes pode ser uma peça-chave para a elaboração de um PCM, o Planejamento e Controle da Manutenção.

O PCM é um conjunto de determinações a respeito do setor de manutenção de uma empresa. Tem o objetivo de planejar, programar e acompanhar as atividades desse setor tão importante.

As equipes de campo são essenciais para esse processo, pois suas atividades determinam o planejamento e, consequentemente, todas as ações do PCM.

Por isso, é preciso contar com ferramentas que auxiliam na gestão das equipes, facilitam o trabalho do planejador, otimizam os processos e a sustentam a obtenção de informações.

Neste artigo, reunimos as funcionalidades do Auvo que mais auxiliam o processo de criação de um PCM. Confira!

O que é um App de gestão de equipes?

Um aplicativo de gestão de equipes é uma ferramenta de comunicação e também acompanhamento de equipes de campo.

Com ele, o gestor pode agendar tarefas, enquanto o colaborador as recebe automaticamente através do aplicativo no celular.

Além disso, pelo smartphone, o colaborador pode relatar as visitas, comprová-las através do check-in e check-out automático, produzir relatórios fotográficos, receber ordens de serviços digitais, entre muitas outras funcionalidades.

O Auvo possui todas as funcionalidades. Trata-se de um sistema em nuvem, que possui duas plataformas: web e app.

gerenciamento-de-equipes-externas

Na plataforma web, o gestor pode agendar as visitas, cadastrar clientes e colaboradores, visualizar no mapa a localização das equipes, cadastrar despesas e criar questionários.

No aplicativo, o colaborador pode cadastrar novos clientes, criar novas tarefas no local, se comunicar com outros colaboradores, verificar a agenda, responder a questionários e marcar checklists.

O Auvo na elaboração do PCM

Como você pôde perceber, o Auvo possui muitas funcionalidades que auxiliam o gestor a ter noções claras do trabalho que é executado em campo por suas equipes de manutenção.

No PCM, é de extrema importância que essas informações estejam ao alcance do planejador, pois, com elas, é possível realizar um trabalho mais assertivo.

Listamos algumas etapas do PCM nas quais o Auvo pode ser muito útil para sua elaboração e acompanhamento:

1# Definição do cronograma

É impossível determinarmos um passo-a-passo geral da maneira correta de elaborar um PCM, pois, cada empresa possui suas particularidades, e as formas de elaboração podem se modificar de acordo com o segmento de manutenção.

Mas, uma característica é comum: a definição do cronograma de atividades.

Essa etapa é muito importante, pois é ela que define o ritmo e também a qualidade das ações de manutenção, que dependem diretamente da definição das datas de forma coerente.

Para realizar o cronograma, o Auvo pode colher informações, como:

  • Capacidade produtiva da equipe: como um app de gestão de equipes, o Auvo permite a realização de relatórios que demonstram a produtividade do colaborador, como a quantidade de visitas realizadas por semana, ou dia, visualização do tempo gasto em cada tipo de manutenção, a satisfação dos clientes em relação ao atendimento.

É possível, inclusive, separar as tarefas por palavras-chave, assim a busca por essas informações ficam ainda mais fáceis. No PCM, isso pode ser usado para dividir a quantidade certa de tarefas por equipe.

  • Estado de operação das máquinas: através da quantidade de solicitações de manutenção, é possível deduzir o estado de operação das máquinas, caso um equipamento esteja necessitando de muitas manutenções, além das recomendadas normalmente, o gestor pode verificar qual o momento correto de realizar a troca.
  • Recursos disponíveis: com o Auvo, pode-se aumentar também o controle de recursos e componentes, registrando em checklists ou questionários. Isso é bom para garantir que nada se perca e também para assegurar que o colaborador está levando todo o material necessário para a ação de manutenção.

A Printer do Brasil, evoluiu bastante nesse quesito, leia sobre a experiência dessa empresa com o Auvo, clicando neste link.

  • Tempo hábil de atividade por colaborador: o tempo que o colaborador gasta para realizar uma manutenção tem muita importância para o PCM. Pois, tendo como base o tempo gasto, pode-se determinar um cronograma mais assertivo, com o tempo correto para manutenções preventivas, corretivas ou preditivas.

Com essas informações dadas pelo app de gestão de equipes, o PCM fica “personalizado” de acordo com a capacidade e treinamento dado a sua equipe de manutenção.

agenda

No Auvo, o cronograma pode ser visualizado na agenda. Assim, o gestor percebe a quantidade de clientes que está sendo atendida e quais horários, de maneira ampla e simples.

É importante lembrar que para que o cronograma seja cumprido como planejado, é necessário que a programação de compra e o gerenciamento de estoque também estejam alinhados ao PCM.

2#  Checklists de manutenção

Os checklists de manutenção são importantes para coordenação das atividades das equipes, como um roteiro do que deve ser feito.

Em uma manutenção preventiva, por exemplo, podemos definir quais componentes das máquinas ou equipamentos, devem ser verificados.

Em manutenções corretivas, o checklist pode ter a função de conferimento de peças e outras ferramentas que também podem apresentar falhas.

E nada de listas em papel, tudo pode ser feito em aplicativo de gestão de equipes! No Auvo, por exemplo, os checklists podem ser criados pelo gestor e preenchidos pelos colaboradores no celular.

checklist-de-manutenção

Em checklists de manutenção preventivas, por exemplo, é possível identificar um padrão de irregularidades. Dessa forma o gestor pode agendar visitas para corrigir partes do sistema que apresentam muitas falhas.

Portanto, os checklists vão muito além da função de conferir componentes, eles também podem indicar a eficiência da sua equipe.

Para o PCM, o checklist pode funcionar como um termômetro. Por exemplo: a definição do cronograma pode ser determinada de três em três meses, de acordo com a necessidade das máquinas ou equipamentos demonstradas pelos checklists preenchidos pela equipe de campo.

3# Supervisão dos processos

O planejamento é a parte mais importante do PCM. Mas não podemos deixar de mencionar a importância de um app de gestão de equipes no acompanhamento do PCM.

É preciso que o gestor fique atento aos processos. Supervisionar o cumprimento do PCM é muito relevante, tanto para verificar se o que foi exaustivamente planejado está sendo cumprido, como também para realizar mudanças nas estratégias que não estão dando certo.

Por exemplo: aumentar (ou não) o número de corretivas, ou modificar o tempo para as equipes chegarem até as tarefas, por causa de problemas logísticos.

Cabe ao gestor adaptar o PCM quando possível e orientar as equipes para que se adequem ao planejamento também.

Essa gestão do PCM só é possível através da supervisão dos processos. Com um sistema de gestão de equipes, esse acompanhamento é online e em tempo real.

O app de gestão de equipes, permite que o gestor acompanhe as rotas do colaborador através da localização via GPS. Além disso, é possível fazer check-in e check-out automático nas tarefas.

Inclusive, algumas empresas determinam um colaborador exclusivo para o acompanhamento do cronograma e estratégias de manutenção e isso é muito importante!

O bom andamento das atividades da manutenção afeta várias áreas da organização, como o financeiro e a segurança de colaboradores e clientes, por isso, toda atenção é bem-vinda.

O Auvo é um app de gestão de equipes que pode facilitar e alavancar os processos de planejamento e acompanhamento, pois, verifica e dá suporte às equipes de manutenção e gestores.

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Lorrayne é redatora da Auvo, responsável por criar conteúdos que ajudem os gestores a formar uma equipe externa de alta performance.

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