Encontrar bons caminhos e escolher a melhor rota para fugir do trânsito é uma realidade em todas grandes cidades. Com certeza, as equipes externas também passam por isso, e perguntam se existe um software de roteirização que os ajude.  

Equipes de prestação de serviços em geral costumam atender uma grande variedade de clientes, espalhados por toda a cidade e, na maioria das vezes, os clientes acabam sendo longe um do outro, o que gera um enorme custo.

Quanto mais eficaz for o processo de roteirização, menores serão os custos envolvidos e maiores serão os lucros para a empresa.

Você pode até estar tentando fazer a roteirização apenas por meio aplicativos como o Google Maps, Waze, ou qualquer um outro app de rotas.

Mas eu te pergunto, com que certeza você pode afirmar que o seu colaborador fez a rota mais econômica, pelo melhor caminho e realizou a atividade com maior prioridade primeiro?

É por isso que um software de roteirização se torna um importante aliado na gestão das equipes externas. Sabendo disso, esse artigo solucionará as dúvidas sobre essa ferramenta e como ela se torna um diferencial competitivo.

Continue lendo esse artigo para saber mais!

O que é um software de roteirização?

Antes de saber os benefícios e como o software de roteirização pode te ajudar, é preciso entender o que ele é e a sua função para uma boa gestão de equipes.

Um software de roteirização é um sistema que utiliza das funções computacionais e de localização para calcular a melhor rota a ser seguida a partir dos pontos selecionados no mapa.

Para realizar essa roteirização, a ferramenta utiliza da localização atual do colaborador, a localização do cliente e qual o caminho a ser percorrido.  

Se o seu maior desafio hoje é ter a melhor rota, a mais econômica e saber qual colaborador está mais perto do cliente que acabou de fazer o chamado, o software pode ser a solução para os seus problemas!

Quais benefícios ele oferece?

O bom monitoramento e roteirização de equipes externas não deve ser apenas uma questão de qualidade da entrega do serviço. Mas também como uma medida de proteção de tudo aquilo que está sendo feito.  

Utilizar um software de roteirização evita, por exemplo, problemas na rota da equipe externa, fazendo com que não haja atrasos e, consequentemente, reclamações de clientes, é uma forma de ter segurança sobre as visitas dos colaboradores.

Sabendo onde estão e quais os próximos passos, o gestor pode direcionar a equipe da melhor maneira possível!

Outra maneira de ter essa proteção é através do check-in e o check-ou automático ao início e fim das tarefas. Assim que o colaborador chegar e sair do cliente, automaticamente será atualizado no aplicativo. É uma forma que você tem de confirmar que a visita foi feita.

Visita confirmada? É hora de saber se a rota que foi escolhida foi seguida e os clientes que precisavam ser priorizados foram atendidos. Tudo isso acontece dentro do próprio software.

Agora, veremos como isso é feito dentro de um software de roteirização, confira:  

Todos os exemplos e dicas abaixo serão a partir do software de roteirização da Auvo. Se você concordar com o que for dito e perceber que os seus problemas poderão ser resolvidos, pode estar na hora de investir em um software de gestão,

Calma, falaremos sobre a hora de investir mais a frente, por isso fique de olho!

Definição das melhores rotas

Provavelmente, a sua empresa ainda utiliza um aplicativo de rotas para saber qual foi o histórico de rotas que o colaborador fez durante o dia, certo?

Porém, existem vários fatores atualmente que precisam de uma atenção mais minuciosa, ou seja, não basta apenas criar uma planilha simples com as rotas obtidas pelos aplicativos de rotas e achar que está tudo certo.

É preciso mais! É preciso definir boas rotas, calcular os custos que se obtém a partir do deslocamento até o cliente, e assim, obter mais agilidade e satisfação ao visitar os mesmos.

No Auvo, software de roteirização assertivo, o gestor tem uma visão sobre a rota do colaborador, onde as atividades foram realizadas, quais estão pendentes,

onde estão os clientes e os novos clientes que entraram na base.

Tudo isso disponível em um mapa completo. Veja o exemplo abaixo:

Os gestores podem ter acesso aos mapas no painel administrativo e selecionar as

melhores rotas para as diferentes equipes externas.

Com as rotas selecionadas, é hora dos colaboradores colocarem a mão na massa. E assim, ao final de cada mês, o gestor pode ter acesso as essas rotas e comparar se foram seguidas à risca, se houve mais paradas do que o necessário, desvios ou tempo total de percurso.

É uma forma de comprovar que a visita foi feita e uma forma do gestor ter mais controle sobre aquilo que está acontecendo fora da sua empresa!

Redução e controle de custos

Como estamos falando de gestão de rotas, não poderíamos deixar de lado os gastos com as equipes externas. Principalmente com combustível e o repassamento incorreto de km rodado.

Estipular um valor “aleatório” para o reembolso de km rodado, por exemplo, não é a melhor opção, já que, assim, o gestor pode tomar decisões baseadas em dados incertos.

Com um software de roteirização, como o Auvo, é possível saber a rota exata que o colaborador faz, realizar a roteirização de tarefas e calcular as despesas gastas com combustível. E, assim, reduzir os custos com gasolina.  

Ele te dá em tempo real a localização da equipe, organiza e roteiriza as atividades e envia o Km rodado/dia para que você tenha um controle muito mais efetivo de sua equipe externa.

O reembolso de km rodado pode ser feito de três formas: km do sistema, informado pelo colaborador e o km entre tarefas realizadas. Quer saber mais sobre como esse reembolso é feito no Auvo? Clique aqui para baixar o nosso material!

Assim, eu te pergunto: existe forma melhor de reduzir os custos da empresa do sabendo exatamente quais são esses custos, de onde eles estão vindo e se os número estão corretos?

Não, não existe.

Por isso, é necessário ter em mãos números corretos e verificados! Assim, até as decisões são mais assertivas.

Agilidade nas atividades e satisfação do cliente

Se lembra quando falamos sobre pontualidade e uma melhor satisfação do cliente quando se tem boas rotas a serem seguidas?

Realizar as atividades no dia e na hora correta é uma obrigação de qualquer empresa de prestação de serviços, por isso, nesse quesito, a sua empresa não pode falhar se quiser ter clientes satisfeitos.

Levando em consideração toda a dificuldade de fazer um atendimento personalizado e de qualidade, pensar em formas de aumentar a satisfação é imprescindível!

Agora, imagine se acontecer um imprevisto e o colaborador designado para determinado cliente não poder atendê-lo. O que fazer?

Remarcar para outro dia? Esperar o colaborador resolver o imprevisto e só assim atender o cliente? Nada disso! Quando se usa um software de roteirização como o Auvo, o gestor pode ver no mapa quem está mais perto daquele cliente e repassar o atendimento.

Lembrando que tudo é feito de forma automatizada. O gestor pode realizar as alterações pelo smartphone e o novo colaborador também recebe a tarefa por esse meio.

Como você pôde perceber, com um roteiro bem feito e analisando os clientes de cada região, você consegue direcionar os colaboradores certos para atender cada tipo de cliente.

Dessa forma, os colaboradores conseguem otimizar seu tempo de visita, gastar menos combustível e garantir a satisfação do cliente.

Quando você investe em um software de roteirização, como o Auvo, traçar rotas para cada colaborador e acompanhá-las fica muito mais fácil e prático. Crie um diferencial competitivo e mantenha a satisfação dos seus clientes!

Isadora é redatora da Auvo, responsável por criar conteúdos ricos para ajudar gestores de todo o Brasil a aumentar a produtividade das suas equipes de campo.