O orçamento de manutenção é a estrela da gestão de custos da manutenção, uma área de extrema importância para a gestão da manutenção como um todo.

A gestão da manutenção pretende aumentar a confiabilidade, disponibilidade e segurança das máquinas e equipamentos com o menor custo possível, por isso, falar de orçamento é tão imprescindível.

Economizar sem uma boa gestão orçamentária é quase impossível. O orçamento é base do planejamento dos recursos financeiros, portanto, quanto mais completo e eficiente ele for, mais economia.

Um orçamento de manutenção eficiente evita gastos desnecessários e investe na melhoria contínua da organização.

Como fazer um orçamento de manutenção?

Primeiramente, é preciso ter dados seguros do que vai ser orçado. Os itens de um orçamento de manutenção podem ser relacionados a partir da necessidade indicada pelos colaboradores, porém, alguns itens são comuns a todos os orçamentos de manutenção, como:

Custos de materiais: rolamentos, parafusos, correntes, óleos para lubrificação, materiais de segurança, uniformes. Todos os materiais necessários para a realização das manutenções. Inclui também peças inteiras que por vezes precisam ser trocadas no caso de manutenção corretivas emergenciais.

Custos de mão de obra: corresponde aos custos com colaboradores. Salários, férias e todos os demais gastos com direitos trabalhistas. Caso a empresa trabalhe com metas e recompensas em dinheiro, é preciso prevê-las nessa parte do orçamento de manutenção.

Custos de energia: geralmente quem faz o orçamento dos gastos com energia elétrica é o setor de manutenção. É preciso considerar todos os reajustes determinados pelas companhias e gastos extras.

Custos de mão de obra terceirizada: quando é preciso contratar outra empresa para alguma tarefa especializada, é preciso também estimar os gastos com esse serviço terceirizado.

Esses são alguns gastos primordiais, mas como disse anteriormente, cada empresa tem suas particularidades e, por isso, os gastos também serão diferentes e personalizados de acordo com suas necessidades.

A maior dificuldade é estimar a quantidade de verba e itens necessários. Quando se utiliza algum tipo de arquivamento de dados das manutenções, ou até mesmo um sistema de gestão de equipes, essa estimativa fica mais fácil de ser feita.

Existem 3 tipos básicos de orçamento de manutenção. Veremos a qual situação cada um se adequa no próximo tópico.

Tipos de orçamento de manutenção

É preciso analisar os recursos de acordo com as atividades da empresa. Por isso é tão importante pensar estrategicamente em cada tipo de orçamento, eles irão determinar o fluxo de gastos durante o período de tempo estipulado.

Orçamento base zero (OBZ)

Esse tipo de orçamento alavancou a gestão de custos de grandes empresas no mundo.

O orçamento base zero, ou OBZ, é um orçamento que não leva em consideração o histórico de gastos da organização.

A base de informações para a elaboração de um novo orçamento é igual a zero.

Esse tipo de orçamento foi criado por Peter Pyhrr, em 1974. Em 1975, foi adotado pelo governo norte americano, com o objetivo de diminuir os gastos do Pentágono.

O problema de utilizar orçamentos anteriores para construir novos orçamentos é que a empresa pode deixar de solucionar problemas, ou prolongá-los por não ter uma investigação mais profunda dos gastos.

Esse tipo de orçamento pode significar uma revolução na organização, pois cada gerente de setor terá que estimar os seus recursos e explicar a real necessidade de cada um deles.

Isso também é muito bom para a cultura da empresa, que integrará de forma mais efetiva os departamentos e dará maior noção dos gastos a todos.

O orçamento base zero leva muito a sério a premissa de que: é possível realizar manutenções que garantam confiabilidade, disponibilidade e segurança e a um custo reduzido.

É preciso admitir que esse não é o tipo mais fácil de orçamento. A organização deve decidir se deseja dedicar o tempo de seus profissionais em prol de mais economia, segurança e eficiência.

Orçamento contínuo

O orçamento contínuo possui a duração de doze meses. Cada vez que um mês termina, planeja-se o próximo mês, assim, de forma contínua, o orçamento sempre pressupõe o período de doze meses.

No encerramento de cada mês, o orçamento é revisado, mantendo também uma constante avaliação dos gastos, que é um dos principais objetivos dessa metodologia.

O orçamento contínuo também permite um maior engajamento dos gestores, pois eles precisam ser ágeis e flexíveis para corresponder às mudanças inesperadas.

Esse modelo é bastante indicado para empresas de tecnologia, que precisam estar sempre atentas a novas tendências e, também, a ativos com ciclo de vida curto.

Outra vantagem desse tipo de orçamento é que ao final, teremos um orçamento mais otimizado possível, por causa do constante aprimoramento.

A desvantagem desse modelo é a falta de adequação para ativos com ciclos de vida longos, pois a constante avaliação do orçamento pode mais atrapalhar do que ajudar.

Por isso, é importante avaliar o estilo, segmento e ativos da sua empresa para verificar o melhor tipo de orçamento.

Orçamento estático

O orçamento estético, geralmente, é o mais utilizado. Sua premissa é muito simples: todas as peças orçamentárias são feitas a partir do volume de produção ou vendas pré-estabelecido.

No caso de empresas de prestação de serviços, esse valor pode ser fixado através da quantidade de atendimentos ou chamadas.

Nesse tipo de orçamento, não é permitido nenhum tipo de alteração após ter todos os valores fechados.

O orçamento estático é ideal para grandes corporações, pois, eventuais mudanças no volume de pedidos não farão grandes diferenças nas peças orçamentárias.

Entre as vantagens desse modelo está o tempo reduzido de dedicação a elaboração e o fácil monitoramento de tendências e desvios.

Entre as desvantagens está o provável “engessamento” de novas tentativas de gestão que ficam dependentes de um orçamento estático.

Como uma boa gestão de equipes externas pode contribuir para o orçamento de manutenção?

Equipes de manutenção são mais difíceis de serem monitoradas, por isso, quanto mais acompanhamento essas equipes tiverem, maior será a capacidade de elaboração de um orçamento pelo gestor.

Independente do tipo de orçamento escolhido, é essencial que os gestores tenham consciência do que é gasto, como é gasto, por quanto tempo dura o ciclo de vida dos ativos.

E tudo isso só pode ser mensurado com um bom monitoramento de quem atua em campo, na manutenção dos ativos: as equipes técnicas.

Por isso, para um bom planejamento orçamentário, invista em bom acompanhamento das equipes de campo!

Inclusive, existem softwares de gestão de equipes que podem informar as peças mais trocadas, a quantidade de manutenções feitas, quais tipos de sistemas e equipamentos dão mais defeitos e por isso necessitam de mais corretivas.

Todas essas informações são primordiais para a elaboração de um orçamento adequado, e, assim, gerar mais economia e eficiência para sua empresa.

Como você tem feito o orçamento de manutenção? Está com dificuldade? Compartilhe conosco sua experiência.

Lorrayne é redatora da Auvo, responsável por criar conteúdos que ajudem os gestores a formar uma equipe externa de alta performance.

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