Para entender melhor os caminhos que uma organização está trilhando, o relatório comercial é primordial para o conhecimento e registro dos processos.

Com ele é mais fácil entender no que o seu time de vendas pode estar errando ou acertando, e assim tomar decisões mais assertivas pro futuro.

É comum muitas pessoas reclamarem dos relatórios, como se eles fossem apenas obrigações burocráticas, porém, mais do que isso, eles são como uma bússola para sua empresa.

Neste artigo, você verá como fazer um relatório comercial e algumas ideias e modelos para facilitar a elaboração. Aproveite!

O que é um relatório comercial?

Um documento que tem como objetivo dar noções claras das vendas da empresa, utilizando dados e relatos.

Ele ajuda identificar as falhas dos processos e dar conhecimento de problemas pontuais que tenham acontecido em relação a alguma venda.

É importante para determinar as próximas ações estratégicas da empresa, assim como revisar as ações atuais da equipe de vendas.

Trata-se de um termômetro, um auxílio para a tomada de decisão dos gestores.

É importante lembrar que todas essas vantagens só acontecerão se os relatórios forem bem feitos, pois caso contrário, pode distrair as atenções e a empresa pode tomar caminhos indesejados.

É um documento que deve ser feito com muita seriedade e compromisso, fique atento!

Como fazer um relatório comercial?

Para que esse documento seja assertivo e contribua para a sua empresa, é preciso muita atenção e cuidado em sua elaboração.

Definimos 3 passos básicos para fazer um bom relatório comercial, confira:

#1 Seja detalhista

É impossível fazer um bom relatório comercial sem dados do dia a dia, portanto, os vendedores e gestores precisam se ater aos detalhes, como: tempo de visita, qualidade da visita, assuntos que foram tratados com cliente, tudo isso é muito importante!

São os detalhes que irão fazer a diferença!

Entendo que relatar dados e, ainda mais, ser detalhista nesse relato, não é fácil. Principalmente para colaboradores de trabalho externo.

Depois de um dia inteiro de trabalho, andando por toda a cidade, sentar no computador para preencher planilhas de excel pode ser muito exaustivo.

Porém, é preciso que os colaboradores tenham consciência da importância desse trabalho. Aliás, falando em trabalho, é importante que eles tratem a elaboração do relatório como parte do trabalho, e não como algo extra que tenha que ser entregue ao chefe.

Para facilitar, existem aplicativos de gerenciamento de equipes externas que podem agilizar o processo dos relatórios.

Com esses apps, o próprio colaborador preenche um relatório no celular logo após cada visita, facilitando o trabalho do vendedor e do gestor para colher os dados.

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#2 Lance os dados

Os atores principais do relatório comercial são os dados. Sem eles esse documento não tem valor algum.

Por isso, para relatórios comerciais gerais da empresa (aquele realizado por gestores) é importante  a quantidade de vendas realizadas, em determinado período, o contexto dessas vendas, as necessidades dos clientes.

Outro ponto importante: relatórios sempre estão ligados a um certo período de tempo! É importante determinar a periodicidade dos relatórios da sua equipe, certo?

Voltando aos dados, nos relatórios comerciais individuais (aqueles preenchidos pelos colaboradores no dia a dia), precisam informar além dos valores, como o tempo de visita, as rotas, os motivos da compra ou da rejeição da compra, entre outras informações.

Esses dados são muito importante porque eles são os detalhes. Nós já falamos deles, lembra?

Para identificá-los você pode usar KPIs, ou seja, indicadores que auxiliarão a quantificar esses dados fornecidos pelos colaboradores.

Os indicadores de desempenho podem oferecer novas ideias a respeito do processo de vendas, e, também, conferir se esse processo realmente está acontecendo.

Você é livre para definir os indicadores que mais são coerentes com a sua equipe, como: quantidade de vendas, quantidade de ligações, quantidade de reuniões marcadas, negócios fechados, tempo de visita, número de clientes visitados, entre outros.

Porém, alguns indicadores são primordiais para bom andamento dos seus relatórios comerciais, são eles:

  • Vendas por vendedor: muito importante para definir metas e objetivos da equipe. Este indicador define o desempenho da equipe de forma objetiva.
  • Vendas por cliente: é importante inserir no seu relatório a quantidade de vendas por clientes também, principalmente se forem vendas muito significativas no mês.
  • Ticket Médio: trata-se do valor médio gasto pelos clientes. Quanto maior esse valor, melhor.
  • Velocidade das vendas: este demonstra a eficiência dos vendedores, e calcula o tempo gasto desde o primeiro contato com o cliente até a oficialização da venda.
  • Dados sazonais: é importante considerar as épocas do ano na hora de analisar os relatórios comerciais. Sinalize no seu documento a época do ano, e os motivos das vendas terem aumentado ou diminuído de acordo com a sazonalidade.

Colocar indicadores nos relatórios faz com que o gestor entenda o todo. Colocar todos esses dados em gráficos também pode ajudar na visualização.

Afinal, o objetivo de todo relatório é que ele dê insights para as ações futuras da organização.

#3 Crie uma operação

Um relatório comercial só terá sucesso se ele for planejado e se for incluído nas tarefas diárias dos gestores e colaboradores.

Por isso é importante criar uma operação, uma forma de transformar esse trabalho em etapas ou, até mesmo, em automatizá-lo.

Um boa dica é colocar como meta da sua equipe fazer relatórios mais assertivos. Você vai perceber que com o tempo eles perceberão a importância de elaborar bem esse documento.

E assim, todos ganham! A empresa fica com um banco de dados estruturado e o colaborador consciente das suas metas e desempenho.

Entendo que criar uma forma de colher essas informações pode não ser muito fácil. Além de enfrentar a resistência dos colaboradores, pode ser complicado preencher diferentes e inúmeras planilhas.

Portanto, a dica de ouro é adotar um software que facilite esse trabalho.

Sistemas de gestão de equipes, além de melhorar a operação dos relatórios, também facilitam as rotas através da geolocalização, ajudando a economizar tempo e dinheiro. Vale a pena pensar a respeito!

Mas se no momento você quer apenas um “quebra-galho”, uma maneira de elaborar os seus próprios relatórios comerciais de forma rápida, aqui temos um modelo que pode te ajudar.

Modelos e ideias de relatório comercial

Após um mês de visitas em diversos clientes, é o momento de apresentar um relatório para o seu gestor.

O que deve constar neste relatório? A seguir alguns itens indispensáveis:

  • Dados do cliente: deixe claro ao leitor do seu relatório quais foram os clientes visitados. Para isso, inclua nessa parte introdutória do seu relatório dados como localização, segmento, porte, número de funcionários, número de filiais.
  • Dados do contato na empresa: quem foi a sua porta de entrada na empresa? Descreva o perfil dessa pessoa, o cargo, as atribuições… É ela que vai utilizar o produto que você vende? Isso é importante para definir técnicas de venda que você pode utilizar no futuro.
  • Contexto da visita: é a primeira visita? Segunda? Foi apenas a apresentação do seus produto ou serviço? Foi uma visita de negociação?
  • Conteúdo da visita: o que foi conversado? Houve uma compra? Ou os motivos para que o cliente não tenha comprado.
  • Próximos passos: nessa parte do relatório, de forma bem simplificada, você pode definir quais são as próximas ações. Vai mandar e-mail? Marcar outra visita? Siga os processos da sua empresa.
  • Qualificação do lead: deixe claro qual a etapa do funil o seu cliente está. Ele é apenas um lead, ou agora um lead qualificado?

Perceba que esse é um passo a passo bem detalhado do que foi feito na visita. Essas informações são essenciais para que o gestor conclua um panorama das vendas na empresa, e assim, repense seus processos e metas.

Caso esse trabalho seja feito através de um sistema de gerenciamento, ele chegaria até o gestor da seguinte maneira:

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O preenchimento das informações é mais descomplicado e pode ser feito através do smartphone do colaborador. Você pode definir qual maneira é a mais adequada para sua empresa e para sua equipe.

Saber se o negócio está evoluindo e definir as ações para o futuro é um grande desafio, mas o papel dos relatórios comerciais é facilitar esse trabalho! Não ignore sua importância!

Como está sendo feito o gerenciamento de relatórios na sua empresa? Que tal utilizar um desses modelos?

Gabriel é CEO da Auvo e já ajudou mais de 1500 empresas a aumentarem a produtividade da sua equipe de campo. Além disso gerenciou equipes externas durante 7 anos e sabe bem as dores de um gestor.

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