Assim que o vendedor externo sai para prospectar clientes, ou para uma ação de vendas, é preciso que ele tenha em mãos um relatório de visita comercial.

Muitas empresas exigem o relatório dos seus vendedores, e isso acontece por um simples motivo: o monitoramento das ações do setor de vendas é importantíssimo para garantir um bom desempenho da equipe comercial.

Quando você entende o que acontece em uma visita comercial, entende também o que pode ser melhorado e quais são os pontos fortes da empresa. E, dessa forma, pode replicá-los em visitas futuras.

Ao se deparar com um desempenho abaixo do esperado, o gestor deve identificar os motivos verdadeiros. E sem um relatório de visita comercial, isso dificilmente acontece.

Os relatórios de negócios são ferramentas poderosas, se usados ​​corretamente. Sendo assim, é possível afirmar que:

Ter um relatório de visita comercial é muito relevante!

Sabendo disso, reunimos algumas das principais vantagens da utilização de um relatório de visita comercial nas ações de vendas.

Para que não fique nenhuma dúvida de como e porquê fazer esse relatório, confira algumas dicas de ouro!

Muito mais do que apenas preencher bem um relatório de visita comercial, é preciso avaliar como está o desempenho da sua equipe de vendas externas, sabendo o que é necessário melhorar ou multiplicar.

A tarefa se torna mais fácil quando elaboramos uma planilha de avaliação de equipes de vendas externas. A Auvo possui uma gratuita, confira abaixo:

Como eu disse, se o desempenho do seu time de vendas não está atendendo as expectativas que você esperava, o relatório de visita comercial pode te indicar isso.

Exemplos de conclusões sobre o relatório:

  • Esforço maior com a prospecção;
  • Aumentar a frequência de contatos com o clientes;
  • Mudar a abordagem;
  • Melhorar e acelerar o ciclo de vendas;
  • Definir um tempo máximo para cada visita.

Com ele, você consegue identificar os pontos fracos que estão impedindo a agilidade da sua equipe e criar planos de ação para serem corrigidos. Afinal, não faz sentido identificar o erro e não mudá-lo.

Pode não parecer, mas tão grave quanto não interpretar os dados corretamente é criar planos de ações com informações incorretas.

Grandes erros podem ser cometidos apenas por conta da base de informações que não reflete a realidade da sua empresa.

Por isso, é importante que você, como gestor de equipes, oriente os vendedores a preencher todas as informações relevantes que são solicitadas pela empresa.

E quanto mais fácil e rápido esse preenchimento acontecer, mais tempo o seu colaborador ganha para focar no cliente. É uma forma de otimizar o trabalho do seu vendedor externo.

São várias as vantagens de se utilizar um relatório, mas para que elas possam ser postas em práticas, é preciso um relatório preenchido corretamente.

Confira abaixo um modelo e dicas do que não pode faltar:

O que é imprescindível em um relatório comercial?

Muitas vezes, o colaborador acaba esquecendo detalhes e cometendo erros que podem ser irreversíveis. Por isso, é necessário estar atento aos passos a seguir:

1. Dados da empresa

O vendedor que está visitando a empresa sabe, é claro, quase tudo sobre ela. Por conta da rotatividade de funcionários, férias ou outros motivos, a próxima pessoa que ficará encarregado do cliente pode não estar familiarizado com ele.

Por isso, dados como os citados abaixo são de extrema importância em um relatório de visita comercial, mesmo que sejam considerados simples, podem comprometer uma prospecção.

  • Localização do cliente ou empresa (o mais preciso possível);
  • Segmentação (caso a sua empresa atenda mais de uma).
  • Prospecção a ser feita (com os maiores detalhes possíveis);
  • Identificar se é uma segunda ou terceira visita;
  • Identificar o que foi combinado nas visitas anteriores, caso elas tenham ocorrido.

Outros dados podem ser inseridos, o que irá depender da sua empresa. É importante contar com um descritivo da pessoa com quem se falou e dos demais participantes da reunião.

Com os dados preenchidos, você seguirá para o segundo passo:

2. Contexto da visita

Sempre lembrando que outro vendedor pode ser o novo responsável por um cliente, é importante que ele leia o relatório e entenda o motivo das visitas.

Uma dica muito importante é colocar o que aconteceu no contato anterior, mesmo que tenha sido um telefonema. Se você utiliza de técnicas inside + field sales, isso se torna ainda mais importante.

Isso ajuda a deixar claro qual o objetivo da visita e como se chegou a essa oportunidade. Quanto mais detalhes não passarem em branco, melhor é.

Uma alternativa para que esse preenchimento fique mais fácil de acontecer é dando a opção de assinalar o motivo daquela visita.

Um bom modelo de relatório de visita comercial pode conter um campo com alternativas para assinalar como estas:

  • Primeira visita
  • Apresentação de produto ou serviço
  • Visita de descoberta (para conhecer melhor o cliente e seus desafios)
  • Apresentação de proposta
  • Visita de rotina para renovação de pedido
  • Visita de negociação
  • Outros tipos de vistas

Também é possível acrescentar algum outro detalhe do que o vendedor esperava ao iniciar a prospecção, reunião ou fechamento, independente da fase que ele já esteja.

3. Anote o que foi dito e combinado

Não necessariamente você anotará tudo o que foi, realmente, dito. É preciso que essa tarefa seja apenas para lembrar os pontos importantes e não para estender ainda mais a visita.

Por isso, você pode começar por três pontos importantes: as observações mais importantes, se houve alguma relutância do cliente e a conclusão que você conseguiu com tudo isso.

É comum que o vendedor vá ao cliente com um objetivo em mente, mas, ao chegar, perceber que outros campos podem ser desvendados. Assim, a conversa e prospecção parte para pedido de proposta comercial ou uma negociação, por exemplo.

É fundamental que todos esses detalhes estejam dispostos no relatório de visita comercial.

Principalmente se for a primeira visita, tentar retirar da conversa algum tipo de confirmação que faça o cliente ser classificado ou não como cliente em potencial para a sua empresa.

4. Próximos passos

Tão importante quando detalhar o ponto anterior, definir os próximos passos daquela visita também tem uma alto valor no relatório.

O que vem a seguir dessa visita? O que ficou definido?

Um relatório de visita deve conter um campo que define os próximos passos a serem tomados com aquele cliente.

Por exemplo, você pode descrever se há envio de uma proposta comercial pendente, se há uma reunião marcada com a diretoria, e tudo aquilo que será necessário para uma próxima visita.

5. Qualificação do cliente após a visita

Antes de realizar a visita, o prospect era apenas alguém que você reconheceu como potencial cliente, certo? Mas se ele realmente se tornou um prospect qualificado, ou seja, o vendedor viu uma real oportunidade de vendas, é preciso deixar isso claro no relatório.

Afinal, para um prospect em estágio de venda, uma abordagem diferente é feita.

Quando se tem essas informações dispostas em um relatório de visita comercial, se tem também uma forma de saber como o negócio está evoluindo, podendo retornar a prospecção com mais clareza na próxima visita.

Sendo assim, com todas as dicas de como preencher um relatório de visita comercial de maneira correta, é fundamental ficar atento e prospectar o maior número de clientes! 

Você poder entender ainda mais sobre o assunto, nós temos um artigo explicando como fazer um relatório comercial, com alguns modelos prontos para o uso! -> 

Summary

Gabriel é CEO da Auvo e já ajudou mais de 1500 empresas a aumentarem a produtividade da sua equipe de campo. Além disso gerenciou equipes externas durante 7 anos e sabe bem as dores de um gestor.