Chamada de facilities management, gestão de facilities ou facilidades, esse tipo de gestão se trata do gerenciamento de serviços gerais de uma organização, com o objetivo de garantir a funcionalidade e operação interna de uma empresa.

Lembre-se da última vez que você foi a um shopping.

Provavelmente você viu pessoas limpando vidros, cuidando do jardim, fazendo manutenção nos ares-condicionados. Ou, se você foi a um grande supermercado atacadista, viu funcionários operando empilhadeiras e fazendo o controle de estoque.

Então, o que você viu foi a atuação das facilities nesses locais.

E existe um profissional que comandará toda essa operação interna desses estabelecimentos: o gestor de facilities. Ele terá a missão de ter uma visão global dessas operações e organizá-las de forma estratégica.

O gestor de facilities não precisa ser um técnico, ou seja, alguém que entenda exatamente como funciona cada serviço, mas ele precisa ser multitarefas, entender como liderar pessoas, noções de RH, finanças, entre outras habilidades.

Neste artigo, você verá como as facilities funcionam e como o gestor pode geri-las de forma mais eficiente. Boa leitura!

Entendendo a gestão de facilities

A gestão de facilities tem se popularizado no Brasil nos últimos anos, mas já é algo comum no EUA e na Europa.

Segundo a organização norte-americana IFMA (International Facilities Management Association), a gestão de facilities (ou FM) é uma área que abrange muitas outras porque possui diversos objetivos, como garantir funcionalidade, conforto, segurança às pessoas e organizações.

Por isso, as facilities são compostas por diversos serviços, como:

  • Limpeza;
  • Manutenção e conservação;
  • Segurança e portaria;
  • Alimentação;
  • Logística;
  • Locação;
  • Recepção e atendimento.

Resumindo, elas são facilidades que algumas empresas preferem terceirizar, como no caso de condomínios, empresas e indústrias em geral.

É bastante vantajoso para as empresas terceirizarem esse tipo de serviço, pois, deixa o foco dos gestores no que eles realmente se interessam, como por exemplo no caso dos shoppings, o objetivo é vender.

Porém, um shopping mal cuidado provavelmente não vai atrair tantas vendas assim. Trata-se de um serviço que não é foco principal da empresa, mas é de grande importância para que tudo ocorra como o planejado.

Geralmente, os profissionais da gestão das facilities são de diferentes carreiras de formação, e devem atuar com diferentes habilidades, como:

  • Operações e manutenção;
  • Comunicação;
  • Gerenciamento de riscos;
  • Desempenho e qualidade;
  • Liderança e estratégia;
  • Imobiliária;
  • Gerenciamento de projetos;
  • Finanças e negócios;

Assim como as facilities são um complexo de diferentes serviços, o gestor de facilities também terá que ter diferentes funções e formas de gerenciá-las.

Como fazer uma boa gestão de facilities?

Como você pode perceber, gerenciar uma área tão plural como a de facilities pode trazer muito desafios, por isso, temos algumas dicas para ajudá-lo(a).

As facilities não fazem parte da atividade-fim das empresas, porém elas não podem estar desconectadas dos objetivos e metas daquela empresa, se não, elas também perderão seu foco principal.

Por isso, vamos a primeira dica:

#1 Gerir a equipe com foco nos objetivos da empresa

Um gestor de facilities não pode deixar os objetivos da sua empresa de lado.

Coordenar equipes que desempenham diferentes tarefas não é fácil, sabemos disso, mas além da organização em si, é preciso ter foco nos objetivos.

Equipes dispersas ou improdutivas com certeza desviarão a empresa dos seus objetivos finais, por isso, é importante gerir bem também as equipes.

E para isso, comece pela comunicação com a equipe. Mostre os objetivos da empresa e como eles podem contribuir para que todos alcancem esse objetivo.

Utilize uma linguagem descomplicada e não fale de indicadores e KPIs acadêmicos, e sim sobre o que eles precisam para desempenhar melhor os seus serviços, como eles acham que podem evoluir e, principalmente, escute sua equipe.

Os próprios colaboradores podem dar dicas de como os objetivos da empresa podem ser alcançados através dos seus serviços, fique ligado na sua equipe!

#2 Abuse da mobilidade corporativa

Acompanhar os serviços é primordial para que eles sejam feitos com qualidade.

Por isso, além de uma boa comunicação com a equipe, use a mobilidade corporativa como aliada.

Mobilidade corporativa é a capacidade das empresas utilizarem os smartphones como instrumento de trabalho do colaborador.

Mantenha a comunicação através de grupos ou aplicativos que facilitem o monitoramento e acompanhamento das facilities. Muitos gestores utilizam planilhas para esse acompanhamento, mas nem sempre elas são a melhor alternativa.

software-planilha

Tire vantagem da tecnologia e você verá que a qualidade dos serviços prestados aumentarão muito e, consequentemente, a satisfação do cliente também.

#3 Facilite os processos e reduza os custos

Um bom gestor de facilities também tem o papel de melhorar os processos. Muita burocracia pode atrapalhar o desempenho dos colaboradores.

Por isso, o ideal é inovar os processos com ferramentas que facilitem o trabalho deles, como cronogramas, agendas de tarefas e um bom planejamento.

Essa organização ajudará na redução dos custos de operação, que pode ser um dos objetivos da sua empresa, afinal, economizar nos dias atuais é palavra de ordem, não é mesmo?

Essas dicas podem ajudar a fazer uma gestão de facilities muito mais efetiva e lucrativa! Fique atento a esses pontos e tenha uma gestão de equipes de facilities imbatível!

Gabriel é CEO da Auvo e já ajudou mais de 1500 empresas a aumentarem a produtividade da sua equipe de campo. Além disso gerenciou equipes externas durante 7 anos e sabe bem as dores de um gestor.