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Otimização do tempo: aumente as visitas em campo com o Auvo

Otimização do tempo: aumente as visitas em campo com o Auvo

A otimização do tempo é um dos maiores desafios no dia a dia do trabalho. Quando alguém pergunta sobre a rotina, geralmente respondemos: “ah, tô na correria!”.

E é verdade! Gerenciar o tempo é um desafio muito grande! É preciso muito esforço e planejamento.

Porém, quando falamos na gestão de equipes externas, existem ferramentas tecnológicas para otimizar tanto o seu tempo de gestor, quanto o das suas equipes.

Estou falando do Auvo, uma ferramenta criada pela Auvo Tecnologia, para gerenciamento e controle de equipes externas. Para entender melhor as funcionalidades desta plataforma, você pode dar uma olhada neste artigo.

Aqui, mostrarei como essa ferramenta pode ser muito útil na otimização do tempo, para que sua equipe faça mais visitas e assim, obtenha mais lucro e produtividade.

O Auvo visa automatizar processos que muitas organizações fazem a moda antiga, como: verificar as localizações dos colaboradores, verificar as atividades do dia, e também, e também, a montagem de um roteiro de visitas.

Além disso, com o Auvo é possível reunir todos os relatórios no final do mês em uma só plataforma, otimizando a produtividade do colaborador, e também do gestor, pois, não será necessário verificar relatório por relatório.

Vamos começar falando de umas das principais vantagens do Auvo: a roteirização.

Otimização do tempo com roteirização

É muito comum que gestores de equipes externas roteirizem o dia a dia da sua equipe, visando um número maior de visitas e também, maiores resultados.

Mas essa tarefa é muito trabalhosa se feita manualmente, é um trabalho árduo do gestor nem sempre traz os resultados esperados.

O trânsito das cidades também não colabora para que as tarefas sejam feitas com mais agilidade, além disso, não basta distribuir tarefas aleatoriamente.

Levar em conta o local de onde parte o colaborador, a distância entre os clientes, e muitas outras possibilidades também é importante para a criação de um roteiro.

Por isso, o Auvo atende a essa necessidade: a capacidade de roteirizar de forma automatizada e muito mais prática para o gestor.

Por exemplo: se um colaborador já terminou suas atividades em campo antes do horário previsto, ou adiantar tarefas do dia seguinte, através do Auvo é possível agendar outra tarefa de acordo com a localização em que ele está.

Com o Auvo, isso pode ser feito com alguns cliques, ou “arrastando” na agenda, que com certeza vão otimizar o tempo do gestor de equipes. Falaremos mais sobre isso no próximo tópico, certo?

O Auvo, através da roteirização, monta o roteiro rapidamente, não sendo necessário ficar muito tempo analisando o mapa e fazendo contas de quilometragem.

Como roteirizar tarefas no Auvo

Ao abrir a Agenda no sistema, e clicar em “Mais ações”, vai ser possível selecionar o menu “Roteirização de tarefas”, assim, aparecerá a seguinte tela:

Perceba que é possível selecionar o colaborador, e depois o período de roteirização, selecionar se serão todos os dias semana ou dias selecionados. Também é possível organizar em quais horários da jornada do colaborador as visitas serão marcadas.

Logo abaixo, o Auvo mostra como cadastrar as tarefas a serem roteirizadas. Ao lado da tarefa, é possível visualizar as localizações no mapa enquanto as tarefas forem cadastradas.

Após cadastrar todas as tarefas, basta clicar em “Roteirizar tarefas”, e o Auvo vai montar o roteiro de tarefas daquele colaborador, como demonstra a imagem abaixo:   Depois disso, é só acrescentar essa rota à agenda do colaborador. Viu, como foi rápido? Montar a agenda das suas equipes fica muito ágil!

E caso seja preciso repetir essa mesma rota, é possível, no sistema, selecionar os  dias de repetição e pronto! Não será necessário montar a rota novamente, dentro do período que foi selecionado.

Além disso, o Auvo não leva em conta apenas a localização para montar um roteiro de visitas. Por vezes, acontecem alguns chamados emergenciais e é preciso que sua equipe se desloque o mais rápido possível para determinado cliente, para realizar uma manutenção corretiva. O sistema também leva isso em conta.

Basta selecionar o nível de prioridade da tarefa: se ela possui prioridade alta, média ou baixa.

Na roteirização, o Auvo detectará as tarefas de alta prioridade e as combinará com a localização adequada para uma rota otimizada.

Dessa forma, o sistema leva esses três aspectos em consideração: a prioridade, a localização e o tempo que cada tipo de serviço leva para ser feito.

Essa funcionalidade dá mais autonomia para o gestor, pois otimiza o tempo dele, quando ele não precisa abrir o Google Maps para analisar a rota,  e também o das equipes porque possibilitará mais visitas em um dia de trabalho.

Existem outros elementos que precisam ser otimizados para que o tempo também seja. De nada adianta roteirizar as tarefas com excelência, se a agenda dos colaboradores não é gerida de forma inteligente. É sobre isso que vamos falar no tópico a seguir.

Gestão inteligente de agenda

A agenda e a produtividade das equipes são fatores que estão interligados.

A quantidade de visitas realizadas com qualidade e a gestão da agenda dos colaboradores, nos permite definir quão produtiva aquela equipe é.

Por isso, para uma otimização do tempo efetiva é preciso organizar a agenda de forma inteligente. E para isso, o planejamento é a peça-chave.

No caso da equipes de externas de manutenção, esse planejamento é ainda mais importante, pois entendendo os tipos de manutenção é possível saber também o tempo gasto em cada tipo, e assim aumentar a produtividade da equipe com qualidade.

Existem 3 tipos de manutenção: a preditiva, a preventiva e a corretiva.

A manutenção preditiva se trata de um acompanhamento periódico dos equipamentos ou máquinas, enquanto a preventiva diz respeito a prevenção de possíveis falhas.

Já a manutenção corretiva, como o nome já diz, para corrigir alguma falha. Uma agenda de manutenções preventivas bem feita pode evitar um maior número de manutenções corretivas, ou seja, uma agenda inteligente também influencia na quantidade de manutenções corretivas.

Manutenções corretivas são emergenciais, acontecem no momento em que algum equipamento apresenta falha e a equipe é chamada para resolver aquele problema. Por isso, são manutenções consideradas mais caras, porque não foram planejadas.

Perceba que cada tipo de manutenção necessita de um tipo de planejamento diferente e as agendas de cada tipo de planejamento precisam estar de acordo com as necessidades de acompanhamento, prevenção e reparos. Esses dados são fornecidos pelo Auvo.

Ele oferece informações como o número de manutenções feitas em cada máquina, o tempo das visitas, imagens do reparo, possibilidade da criação de checklists, previsão de custo por visita realizada, assim, a gestão da agenda se torna muito mais perspicaz.

Esses dados permitem a criação de uma agenda de manutenções preventivas muito mais eficiente, tornando todo o planejamento mais assertivo. Um bom planejamento economiza o tempo do gestor e otimiza a produtividade das equipes. Mas, como fazer isso no Auvo?

A agenda do Auvo

Por se tratar de um sistema de gestão web, todas as alterações feitas na agenda podem ser visualizadas por todos os colaboradores em tempo real.

Os colaboradores, inclusive, recebem as alterações em tempo real nos seus smartphones, evitando viagens perdidas caso algum cliente precise desmarcar uma manutenção, voltar até a empresa para buscar novas ordens de serviço, ou ainda, buscar materiais específicos para algum de tipo de manutenção.

Com a agenda programada, ele já sairá preparado com os materiais necessários para toda a jornada de trabalho, desde o início do dia.

O Auvo permite a gestão da agenda de forma muito simples, sendo possível “arrastar” uma tarefa de uma data para outra, sendo automaticamente reagendada.

Essas atribuições auxiliam na otimização do tempo, pois muitos gestores acabam passando o dia inteiro organizando rotas e horários de visitas, e acabam deixando de lado outras obrigações necessárias.

A capacidade de programar com muita antecedência deixa as manutenções preventivas mais assertivas, pois, a vida útil das máquinas/equipamentos será maior, sendo possível, inclusive, prever a substituição de equipamentos.

Assim, pode-se ter noção do orçamento necessário para fazer a troca de equipamentos, auxiliando também na agenda de manutenções corretivas.

É possível, inclusive, calcular a probabilidade de falhas para que seja possível ter ideia da frequência de manutenções preventivas que devem ser feitas. Você pode entender melhor lendo esse artigo sobre MTBF.

Percebe a importância de um sistema como o Auvo na sua gestão de equipes? Ele otimiza o tempo e também o andamento de todos os processos, tornando sua equipe muito mais produtiva.

Mas não só sua equipe! Você, como gestor, já deve ter pensado como o seu tempo tem sido corrido. Vamos aprender como otimizar o tempo do gestor também?

Tempo do gestor

A maior reclamação da maioria dos gestores é que eles passam muito tempo tomando conta de questões operacionais da empresa, como: agendar tarefas, preencher formulários, quantificar dados etc.

Quando, na verdade, deveriam dedicar maior tempo em questões estratégicas, como: definir metas, dar feedbacks, dar treinamentos, entre outras.

Uma ferramenta de gestão de equipes, como o Auvo, auxilia nesse processo. Ao invés de fazer toda a parte operacional, o Auvo fará tudo isso por você.

No Auvo é possível realizar pesquisas de satisfação, checklists, ordens de serviços, além de relatórios das atividades do colaboradores. Assim, sobra mais tempo para cuidar da parte estratégica, não é?

O Auvo pode ser o seu braço direito nesse quesito, pois, ele fornecerá as informações necessárias para montar estratégias específicas para cada perfil de colaborador, como: a satisfação dos seus clientes com o atendimento, o tempo gasto em cada tarefa, o preenchimento correto das pendências da tarefas, e muitas outras.

Ah, essa é uma dica importante para uma gestão de foco estratégico: não pense na sua equipe como uma grande massa! Os colaboradores possuem perfis diferentes e, por isso, a produtividade também será diferente. Vale a pena levar isso em consideração.

Inclusive, analisando o comportamento dos colaboradores pelo Auvo, é possível melhorar o desempenho de colaboradores que não atingem as metas.

Por exemplo: Se você percebe que um colaborador possui maior rendimento, com o Auvo é possível quantificar o que aquele colaborador faz de diferente dos outros para que seu resultados sejam melhores, como: o tempo do atendimento, a organização das ferramentas, o cuidado no preenchimento de checklists, resultados das pesquisas de satisfação, entre outros.

Assim, ao perceber o que esse colaborador faz de melhor, será possível dar dicas certeiras no feedback dos outros colaboradores, a fim de aproximá-los no nível de rendimento, e aumentando a produtividade de todos.

Além disso, é válido lembrar que sempre é possível delegar atividades. Determinar algum colaborador de confiança para gerir o Auvo na sua empresa, seria interessante para sua gestão, pois, seu tempo seria poupado ainda mais no que diz respeito a questões operacionais.

O Auvo foi criado pensando em gestores como você, que se preocupam com a gestão eficiente das equipes externas, que sente necessidade de mais monitoramento e mais resultado. Que tal usar o Auvo e descobrir como funciona na prática? Teste o Auvo por 3 dias grátis!

Lorrayne é redatora da Auvo, responsável por criar conteúdos que ajudem os gestores a formar uma equipe externa de alta performance.

O Auvo na automação de processos de serviços de campo

O Auvo na automação de processos de serviços de campo

A automatização de processos está cada vez mais presente na vida de todos. Tarefas que antigamente demandavam muito tempo e eram realizadas de forma manual, hoje podem ser feitas com alguns toques no celular.

Essa evolução tecnológica tem contribuído para que os processos cotidianos, empresariais ou pessoas sejam automatizados.

Bom, a automatização de processos nada mais é do que a utilização da tecnologia e de sistemas em benefício de controle dos processos no cotidiano da empresa.

Se a maioria das empresas estão buscando essa automação internamente, em uma empresa que possui equipe externa não deveria ser diferente.

Visando aumentar a produtividade, aumentar o lucro e diminuir os custos operacionais, a automação de processo surgiu para auxiliar o trabalho de todos. 

Você gasta mais da metade do seu tempo com atividades operacionais? Se a resposta for “sim”, saiba que está mais do que na hora de fazer a automação de processos da empresa.

Essa automação é feita para que você concentre a maior parte do seu tempo em atividades estratégicas, sendo necessário saber como isso ocorre na prática com a ajuda de soluções tecnológicas.

Pensando nisso, esse artigo é para você que deseja isso tudo, com uma ferramenta que te ajude nesse processo. Quer saber como? Explicarei nos próximos tópicos.

Vamos lá?

Quais os benefícios da automação de processos para a empresa?

Antes de mais nada, é importante ter em mente que a automação é um fator que permite a integração da tecnologia à rotina de trabalho das empresas, em diversos âmbitos.

O que faz com que os gestores, administradores e demais colaboradores, realizem as atividades de forma mais eficiente.

A automação de processos atua principalmente em procedimentos mais burocráticos e repetitivos, diminuindo o tempo de execução, o número de erros e o desgaste dos colaboradores com o retrabalho.

Redução de custos

Uma das principais vantagens da automação de processos para um negócio é, sem dúvida, a redução de custos.

Não apenas custos administrativos, mas sim redução de custos com trabalhos manuais.

Por exemplo, quanto tempo o administrado demora para montar a agenda do colaborador manualmente? Esse tempo pode ser diminuído quando a agenda é automatizada.

Feito isso, o tempo para outras tarefas se tornam maiores.

É preciso lembrar que, como as tarefas manuais de uma empresa são realizadas individualmente e em um ritmo muito mais lento, tendem a demandar mais tempo.

Assim, automatizar processos faz com que seja possível realizar mais, demandando menos.

Otimização do tempo

Tarefas manuais implicam um trabalho repetitivo, atencioso e demorado por parte dos funcionários, seja no preenchimento de formulários, na formatação de planilhas ou na atualização dos dados dos colaboradores.

Já com a automação das tarefas, você não só diminui a quantidade de trabalho necessário como também garante a execução das atividades da forma como foram planejadas.

Além disso, quando as tarefas são feitas de forma automatizadas, o retrabalho tende a diminuir. Com menos retrabalhos, o tempo para novas atividades passa a ser maior!

Clareza na divisão de tarefas

Quando você automatiza o fluxo de trabalho, cada etapa do processo, seja ela de manutenção, produção, entregas etc, passa a ser dividida entre os colaboradores, de forma que a divisão seja clara e correta.

Na prática, isso quer dizer que é possível descobrir rapidamente quem são os responsáveis por determinadas tarefas e quando exatamente elas foram executadas.

O que resulta em um processo transparente e pode ser acompanhado de perto, para que a tomada de decisões seja assertiva e gere os resultados esperados.

Garantia de qualidade

O raciocínio é simples: a automação de processos garante a realização das tarefas, o que gera resultados consistentes e de alta qualidade.

Isso também resulta em serviços mais confiáveis, eficientes e com alta satisfação do cliente.

Afinal, na atual geração onde tudo é informatizado, qual cliente não gostaria de ter um atendimento personalizado, com processos automatizados e soluções tecnológicas?

Pense bem nisso, clientes satisfeitos contam sempre com um serviço bem feito, que agregue valor e demonstre estar por dentro das inovações!

Essa modernização aparece sempre que a empresa busca melhorar as atividades, seja a partir de uma atualização, ou empregando novos recursos e aperfeiçoando a prestação de serviços.

Quando se conta com uma ferramenta que faça a automação dos processos de serviços de campo, como o Auvo, isso faz com que tudo o que foi citado acima fique mais fácil e assertivo.

Continue lendo esse conteúdo e saiba como realizar essa automação agora mesmo:

5 formas de fazer a automação de processos com o Auvo:

Visto as inúmeras vantagens de automatizar os processos, sendo dentro ou fora da empresa, essa automação deveria estar acontecendo a muito tempo, não é mesmo?

Aqui no Brasil, essa não é a realidade. O Brasil fica na 39ª posição, em um ranking de 44 países, que mais usam a tecnologia, segundo dados da IFR (Federação Internacional de Robótica, na sigla traduzida).

Sendo assim, a sua empresa pode sair na frente, melhorando a relação dos colaboradores para com a empresa, satisfazendo o cliente e tornando a gestão mais fácil, não acha?

Basta você, e automaticamente toda a sua empresa, contar com um sistema de gestão de equipes totalmente automatizado e feito para que as tarefas do dia a dia não desperdicem mais tempo.

Pensando nisso, separei 5 maneiras de fazer a automação de processos com o Auvo. Vamos lá?

Automação de tarefas repetitivas

Alguns processos, quando se fala em equipe externa, incluem muitas tarefas repetitivas que podem ser automatizadas.

Em uma empresa que faz a manutenção de impressoras, por exemplo, pode ser necessário voltar várias vezes ao local para refazer a manutenção por conta de um esquecimento ou erro na peça.

Como saber se essa impressora está demandando muita manutenção e se está valendo mesmo a pena continuar com ela ou fazer a troca?

Sem um software que te ajude a saber, exatamente, quantas vezes você visitou o cliente para fazer a manutenção ou quais são as máquinas que mais estão demandando manutenções em um pequeno espaço de tempo, a automação não acontecerá.

Essa automação é feita a partir da possibilidade de busca de palavras-chave no Auvo.

O que isso quer dizer? É simples.

O administrador da ferramenta pode criar palavras-chave com o número de série da impressora. Assim, sempre que o colaborador fizer a manutenção, deve marcar o número como palavra-chave e o gestor conseguirá medir quantos atendimentos foram feitos em um determinado tempo.

Veja a seguir o exemplo no sistema Auvo, onde uma manutenção está agendada e é possível, a partir do cadastro da palavra-chave, saber exatamente qual a impressora a receber manutenção:

Feito isso, basta que, ao buscar os relatórios das tarefas, você filtre por palavra-chave. E, dessa forma, saberá quais foram os atendimentos feitos para ela e em qual período de tempo.

Sabendo quais são as palavras-chave que estão demandando mais chamados técnicos, é possível evitar a repetição de tarefas apenas com a troca do aparelho.

Automação de rotas

Fazer a gestão de rotas é uma tarefa que todo gestor de equipes externas possui dificuldade, afinal, com tantos colaboradores, como saber qual a rota ideal e quais são os custos reais?

Bom, esse problema pode ser resolvido através da roteirização que o Auvo oferece às empresas.

Com ele, você consegue ter a rota traçada por cada colaborador da equipe e ainda pode ter a confirmação via check-in e check-out de cada cliente visitado.

O Auvo faz a roteirização de forma que as melhores rotas são dispostas para o colaborador. E o gestor consegue ter acesso a essas rotas e saber se foi feita pelo caminho mais rápido ou o mais demorado.

É possível, também, que o gestor repasse a tarefa para quem estiver mais próximo do local, evitando gastos a mais.

Você também consegue montar rotas diferentes e cobrá-las, caso não façam as visitas designadas.

Veja na prática como fazer a roteirização:

Dessa forma, o gestor não possui mais a necessidade de confiar em programas externos para cálculo de rotas e fazer o reembolso de despesas a partir de informações superficiais.

Agendamento de visitas

Como você organiza a agenda de visitas da sua equipe externa? Isso é feito de forma automatizada?

Se você utiliza o Google Agenda para controlar a visita, pode causar confusão, demandar muito tempo e não há maneira de comprovar que as visitas designadas foram realizadas. Não é mesmo?

O Auvo permite que o  gestor monte a agenda de visitas do colaborador personalizada com: data; tipo de visita; endereço; orientação; para qual colaborador; se há questionário ou pesquisa de satisfação para responder ou enviar. Veja:

 

Ou seja, a agenda é organizada e pode ser modificada pelo gestor sempre que necessário. Sem erros, atrasos ou tarefas omitidas.

E o melhor, a automação de processos é feita e a visita comprovada!

Gerar relatórios de forma eficiente

Se a empresa utiliza planilhas para montar todas as atividades dos colaboradores, provavelmente, ao final de cada mês, precisa reunir informações soltas para gerar relatórios.

Como toda e qualquer atividade administrativa feita de forma manual, demanda tempo. Tempo esse que poderia ser gastos com atividades mais importantes dentro de uma empresa.

O Auvo ajuda na organização e criação de um histórico do cliente, ajuda também a mensurar a quantidade de tarefas realizadas, a saber sobre a satisfação do cliente e a elaborar questionários referente ao serviço prestado, onde o colaborador repassa todas as informações necessários.

Os relatórios disponíveis dentro do sistema são:

Com todas as informações reunidas em um único lugar e com a geração de relatórios automatizada, é possível analisar cada item do colaborador.

Se você quer saber mais sobre relatórios técnicos, temos um artigo especial para você, basta clicar aqui.

Como implementar?

Agora que você já sabe sobre como o Auvo pode te ajudar na automação de processos, está na hora de saber como implementar esse conceito no dia a dia da empresa.

Para obter o máximo aproveitamento da automação é preciso estar atento a alguns detalhes e seguir os passos a seguir:

Planeje a automação de processos

No contexto da automação, é recomendado pensar, listar e analisar todos os processos que compõem a empresa para, então, decidir sobre a necessidade de implantação do conceito.

Por mais que automatizar seja vantajoso, é indispensável uma análise minuciosa.

Deve-se levar em consideração a realidade da organização, assim como seu porte, sua disponibilidade financeira, o prazo do retorno do investimento e se está, realmente, na hora de investir em um software de gerenciamento.

Faça um mapeamento das operações

Depois do planejamento inicial, é preciso mapear, de forma detalhada e abrangente, todos os processos que tenham um bom potencial de aprimoramento ou que necessitem passar por mudanças urgentemente.

É preciso identificar, com precisão, os pontos em que pode haver uma melhora na produtividade ou na redução de erros, por exemplo, a partir da automação.

Comece pela etapa mais simples e sempre monitore

O ideal é sempre começar por aquilo que é mais simples e demandará menos ações para se concretizar.

Por exemplo, você pode começar a automação de tarefas simples, aquelas que demandam muito tempo quando feitas manualmente, como a agenda do seu colaborador.

Definir a agenda do colaborador não é uma tarefa difícil se feita em um software de gestão de equipes, feita de forma personalizada e que permita a modificação sempre que necessário.

Começar a implementação e não avaliar como a automação de processos está promovendo resultados na sua empresa é um erro grave e não é suficiente para que os resultados apareçam.

Desse modo, é preciso definir indicadores precisos de desempenho, que possam mensurar bem as iniciativas, comparando os resultados atuais com os do cenário anterior à automatização das operações.

Registre tudo como forma de garantia

Por último, é importante documentar todos os caminhos utilizados, o quanto foi investido, quais foram as dificuldades enfrentadas na implantação e os principais resultados obtidos a partir da automação.

Dessa forma, será possível medir com mais exatidão o resultado proporcionado para o seu empreendimento.

Por fim, como foi possível perceber ao longo deste artigo, a automação de processos aparece como uma solução moderna e necessária para a maior parte das empresas.

Como ainda é pouco implementada no Brasil, essa é a chance de fazer algo novo para a sua empresa e sua gestão, destacando-se.

Agora que você já sabe os benefícios, como implantar e como o Auvo ajuda na automação de processos dos serviços externos da sua empresa, está na botar em prática!

Isadora é redatora da Auvo, responsável por criar conteúdos ricos para ajudar gestores de todo o Brasil a aumentar a produtividade das suas equipes de campo.

Como a Artisan fez a automatização de processos com o Auvo

Como a Artisan fez a automatização de processos com o Auvo

Antes de usar o Auvo, a Artisan, empresa com anos de experiência na comercialização de móveis e decorações, não havia feito a automatização de processos da sua equipe externa.

Conversamos com o gerente comercial da Artisan, Gustavo Zanette, para saber como a empresa fez a automatização de processos gerenciais e aumentou a velocidade no fluxo de informações.

Quer saber como? Então vamos lá!

Sobre a Artisan

A Artisan Móveis e Decorações está a mais de 25 anos atendendo a região sul de Santa Catarina. Focando em qualidade, design e exclusividade, a empresa comercializa produtos com alto valor agregado como móveis Saccaro e persianas Hunter Douglas.

Os anos de experiência e serviços prestados, garantiu à Artisan uma imagem perante ao mercado de uma empresa que vende soluções únicas para seus clientes e que se preocupa com o pós-venda.

A loja conta com uma equipe focada na entrega, instalações e assistências para os clientes, e foi para esse setor que o Auvo surgiu como ferramenta importante para automatização e gestão das informações.

O principal desafio: Demora no fluxo de informações

Como nos contou Gustavo Zanette, o principal desafio encontrado pela Artinsan quanto a gestão da sua equipe externa de montagem e expedição do produtos era a demora no fluxo de informações.

Gustavo nos contou como funcionava a gestão das equipes antes do Auvo. O controle era feito através de uma planilha, onde constava a agenda dos colaboradores e as tarefas a serem realizadas.

A pessoa responsável por administrar as equipes, distribuía em papéis as atividades a serem realizadas e, ao final do dia, as atividades eram passadas para a planilha.

Muitas vezes isso demorava, e não era feito no mesmo dia, o que desencadeou na demora no fluxo de informações.

“Fazíamos parte do que o Auvo faz, mas manualmente. Eram muitos processos desnecessários e demorados que o Auvo reduziu e automatizou”. Nos conta o gerente comercial.

O desafio em aumentar a velocidade no fluxo de informações é um desafio encontrado por diversos gestores, assim como:

Diante desse grande desafio, visando a automatização de processos da empresa e a redução de custos, a Artisan encontrou no Auvo a solução.

É sobre essa solução que falaremos no próximo tópico.

A solução encontrada: a automatização de processos

O Auvo apareceu como solução para a Artisan, com a automatização de processos internos e externos na empresa:

“O que nos auxilia é a resposta na informação. Saber em tempo real o que está acontecendo e já tomar as devidas providência”. Afirmou Gustavo.

Além disso, ele também ressalta que conseguiram se preocupar menos com a certificação da realização das visitas, pela facilidade de busca dos históricos dentro do sistema.

“A segurança que o Auvo nos dá, sabendo que o serviço foi realizado, o check in e o checkout comprovam isso, as fotos estão disponíveis e o cliente satisfeito.”

Com o Auvo, a Artisan conseguiu resolver os desafios diários do gestor e da equipe de serviços externos, sabendo, exatamente, todas as informações necessárias acerca do colaborador.

Gustavo ainda nos afirmou que “o que auxilia é a segurança acerca das atividades realizadas e as informações em tempo real.”

A Artisan faz parte das centenas de clientes que a Auvo atende e vem aumentando a produtividade.

Sendo um Software de gestão de equipes externas altamente eficaz, o Auvo atende perfeitamente às demandas das empresas que contam com equipes externas.

A Artisan conseguiu resolver seu principal desafio ao gerir uma equipe externa e fez a automatização de processos, conseguindo informações em tempo real e tendo mais controle das atividades.

O gestor comercial ainda definiu o Auvo em uma única frase “Vejo a Auvo como uma inovação, uma mão direita para a gente dentro e fora da empresa.”

E ainda afirmou que “A gente só se dá conta que não está sendo eficiente e pode melhorar, quando conta com uma ferramenta que mostra isso para nós.”

Você também possui alguma dificuldade com a sua equipe externa? Teste o Auvo por 3 dias grátis e faça como a Artisan! Basta clicar aqui!

Isadora é redatora da Auvo, responsável por criar conteúdos ricos para ajudar gestores de todo o Brasil a aumentar a produtividade das suas equipes de campo.

Gestão de rotas: como a Segzoom aumentou a produtividade

Gestão de rotas: como a Segzoom aumentou a produtividade

Antes de implementar o sistema do Auvo em sua empresa, a Segzoom tinha grande dificuldade em fazer a gestão de rotas da sua equipe externa.

Conversamos com o CEO da Segzoom, Alexandre Rangel, para saber como a empresa conseguiu aumentar a produtividade dos colaboradores e resolveu os problemas com a roteirização.

Se fazer a gestão de rotas eficiente é um dos objetivos da sua empresa, continue lendo esse artigo e saiba como fazê-la na sua empresa também!

Sobre a Segzoom

A Segzoom oferece serviços de videomonitoramento, portaria remota, sistemas de segurança e terceirização de serviços nas principais capitais brasileiras.

Com sede em Goiânia, a empresa também atua em Caldas Novas, GO; Uberlândia, MG; Araxá, MG e em João Pessoa, PB.

Com o objetivo de oferecer maior segurança a quem necessitar de monitoramento 24 horas, a Segzoom conta com um rápido atendimento de qualidade para oferecer o melhor aos seus clientes.

A redução de custos e a credibilidade também são um diferencial para a empresa, afinal, eles oferecem um serviço de alta tecnologia e profissionais qualificados!

O desafio: Gestão de rotas

Como Alexandre Rangel nos contou, o principal desafio que a Segzoom enfrentava quanto a gestão da sua equipe de serviços externos era a gestão de rotas dos seus colaboradores.

Alexandre ainda relata que não conseguiam saber sobre a localização dos seus colaboradores externos e não tinham como determinar uma rota ideal para as suas visitas aos clientes.

Esse é um grande desafio encontrado pelos gestores, assim como:

A gestão de rotas é o que traz mais gastos. E é por isso que a redução de tempo ocioso é necessária para o aumento da produtividade de uma empresa de serviços externos.

Diante desse grande desafio, visando a redução de custos, a Segzoom encontrou uma solução. É sobre ela que falaremos no próximo tópico.

A solução encontrada:

O Auvo apareceu como solução para a gestão de rotas e outras dificuldades gerenciais encontradas pela Segzoom:

“Sabermos onde o colaborador está em tempo real, podemos modificar a sua rota de visitas e/ou incluir e excluir visitas.”

Além disso, ele ressalta que conseguiram se preocupar menos com a realização das visitas, otimizando o tempo da gestão e dos colaboradores.

Com o Auvo deixamos de preocupar se o colaborador está ou não cumprindo com a sua programação de visitas”, afirmou o CEO.

Com o Auvo, a empresa de monitoramento conseguiu resolver os desafios diários do gestor e da equipe de serviços externos, sabendo, exatamente, todas as informações necessárias acerca do colaborador.

Alexandre ainda pôde nos afirmar que a produtividade da equipe foi aumentada, “uma vez que o colaborador está sendo monitorado, não tem mais como mentir ou omitir o que foi solicitado no aspecto de visitas externas.”, como afirmou.

A Segzoom faz parte dos centenas de clientes que a Auvo atende e vem aumentando a produtividade.

Sendo um Software de gestão de equipes externas altamente eficaz, o Auvo atende perfeitamente às demandas das empresas que contam com equipes externas.

A Segzoom conseguiu resolver seu principal desafio ao gerir uma equipe externa e, assim, garantiu o aumento da produtividade.

O CEO da Segzoom ainda definiu o Auvo em uma única frase: “trilhando a rota do sucesso de seus colaboradores externos!”. 🙂

Você também possui alguma dificuldade com a sua equipe externa? Teste o Auvo por 3 dias grátis e faça como a Segzoom, basta clicar aqui!

Isadora é redatora da Auvo, responsável por criar conteúdos ricos para ajudar gestores de todo o Brasil a aumentar a produtividade das suas equipes de campo.

Software para gestão de equipes externas x CRM, qual a diferença?

Software para gestão de equipes externas x CRM, qual a diferença?

Uma dúvida comum entre os gestores de equipes externas é: um software para gestão de equipes externas e um CRM são a mesma coisa? Se não são, como eles interagem?

Para esclarecer essa dúvida de uma vez por todas, os dois sistemas não desempenham o mesmo papel nas empresas, cada um possui a sua função.

Mas a verdade é que, por serem usados em conjunto, em algumas empresas, isso causa muita confusão.

Talvez você nunca tenha imaginado que é possível combinar CRM e um software de gestão, afinal, são áreas que aparentemente não mantém relação.

Mas é aí que você se engana!

Pensando em sanar essa dúvida e em te ajudar com boas ferramentas para a sua gestão, este artigo foi feito especialmente para você!

As principais diferenças: Software para gestão de equipes externas x CRM

Como eu disse, os dois possuem funções diferentes.

A principal diferença entre um software para gestão de equipes externas e um CRM é que enquanto o CRM é totalmente voltado para o seu cliente, o software de gestão é voltado para o gestor e os colaboradores.

Ainda assim, as funções que eles executam podem ter o mesmo nome e confundir bastante, principalmente quando o gestor está em dúvida se deve ou não investir em um software de gestão.

Por isso, aqui está uma lista das principais diferenças entre essas duas ferramentas.

Você verá que as funções são diferentes e como cada uma delas pode ajudar na sua gestão de equipes externas. Vamos lá?

Monitoramento

Um sistema para gestão de equipes externas não apenas monitora os colaboradores, mas também ajuda o gestor a ter mais controle sobre a sua equipe.

Esse controle é feito através no monitoramento das rotas dentro do horário de trabalho.

O que eu quero dizer, é que a ferramenta que ajuda o gestor a gerir melhor a equipe externa é voltada para o colaborador.

Ela vai ajudar, por exemplo, a saber se a visita ao cliente foi realizada, em qual horário, por qual rota e como foi esse atendimento.

É uma ferramenta que conecta o gestor com o colaborador.

Já o CRM ficará com a parte da prospecção, ajudando a saber quais os dados e informações sobre o cliente, seja atual ou ideal; os pontos de contato com a empresa; ligações; visitas; entre outras interações.

Ou seja, o CRM é voltado para como a sua equipe usa as informações dos clientes para gerenciá-los.

É uma ferramenta que conecta o colaborador com o cliente.

Conhecer o cliente

Pode até parecer algo clichê, mas hoje o cliente está, realmente, mais exigente.

São várias opções no mercado, vários concorrentes e, para que a sua empresa seja escolhida, é preciso conhecer muito bem o perfil do cliente.

Ao usar um CRM, esse desafio é facilitado.

Com os dados do cliente armazenados, nas diferentes fases da compra, fica mais fácil e seguro fazer uma análise mais clara do tipo de produto que ele mais gosta, o dia que mais gera venda, por exemplo.

Não é muito mais fácil ir até o cliente já com todas as informações em mãos?

Com essas informações, aumentam as chances do fechamento das vendas. E com um colaborador bem produtivo, essas visitas podem aumentar.

De forma rápida, a diferença entre o CRM e o software para gestão de equipes externas, é que, com o CRM você consegue ter em primeira mão todas as informações do cliente e tomar decisões em cima disso.

No software para gestão de equipes externas, a informação que você consegue conhecer melhor o seu colaborador e entender, por exemplo, qual vendedor atende mais clientes e possui um melhor desempenho.

Informação em tempo real

Saber tudo o que você precisa sobre os clientes em um só lugar?

Com o CRM é possível!

O sistema centraliza as informações, o que agiliza a pesquisa e o contato com o cliente.

Além disso, se precisar atualizar algum registro, com o CRM, os dados serão alterados em tempo real, evitando perda de tempo.

Isso faz com que os atendimentos não demorem a acontecer e que, caso o vendedor necessite, poderá ser atualizado em tempo real sobre informações do cliente.

Mas quando a sua necessidade é saber também sobre o vendedor externo em tempo real?

Bom, é aqui que o software para gestão de equipes externas atua.

As informaçõe sobre o vendedor também é dada em tempo real. Você consegue saber qual cliente ele está visitando, qual é a sua agenda da semana – ou até mensal -, além de ter todas as informações salvas no sistema.

Mesmo com funções diferentes, o monitoramento em tempo real é possível nas duas ferramentas!

Aumento da produtividade e economia de tempo

Um enorme benefício que pode ser encontrada nas duas ferramentas, é o aumento da produtividade dos seus vendedores e a economia de tempo em cada visita.

Por exemplo, não será necessário utilizar ferramentas de agenda para lembrar qual cliente deverá ser visitado, o local e qual a melhor rota, afinal, isso tudo já fica salvo no software de gestão.

Agora, antes mesmo da visita acontecer, o vendedor pode se enrolar todo quanto a saber as informações sobre o cliente e perder tempo procurando ou consultando o gestor.

Com o CRM, essa economia é feita a partir do momento em que as tarefas são automatizadas e os relatórios, de atendimento até as vendas, são disponibilizados dentro do sistema.

A economia com o software para gestão de equipes externas é um pouco diferente, afinal, as tarefas também são automatizadas e os relatórios são disponibilizados para o gestor, mas os dados dentro do relatório não são os mesmos.

Esse relatório é o que chamamos de “relatório de visita comercial”, e é possível ter mais eficiência na sua gestão.

Bom, agora que você viu as diferenças entre as duas principais ferramentas para uma gestão de vendas eficiente, pode estar se perguntando se é possível fazer a integração.

E é isso que abordaremos no próximo tópico.

É possível integrar?

Você, como gestor, acha que da forma como a sua empresa está trabalhando, conseguem alcançar os objetivos?

Se a resposta for “não” ou você ficar em dúvida, talvez seja hora de rever a forma como você está contando com a ajuda de ferramentas automatizadas para a sua gestão.

Quando você integra um software de gestão de equipes com um CRM, a sua gestão se torna mais eficiente, assertiva e com objetivos traçados e alcançados.

Além do tempo que pode ser economizado e das informações registradas nos dois sistemas, essa integração facilita a gestão e é uma ajuda e tanto para o vendedor.

O mais importante ao integrar um CRM com um software de gestão é a diferença na hora de gerenciar a equipe: o controle dos pontos fortes e fracos e a possibilidade da tomada de decisões a partir de dados.

Os vendedores terão as visitas facilitadas, nunca mais esquecendo de um cliente e os gestores conseguirão ter um acesso total dessas visitas.

É uma ajuda e tanto para toda a empresa e para os clientes também!

Ainda não se convenceu?

Softwares com soluções integradas para diferentes áreas de uma empresa são o futuro da tecnologia empresarial!

Afinal, eles permitem através do compartilhamento de informações, reduzir os custos e aumentar a produtividade.

Além disso, permite que as equipes envolvidas trabalhem de maneira integrada, o que melhora muito o resultado final da prospecção e do fechamento das vendas.

O que importa é entender que mesmo que sejam diferentes, ambos ajudam a empresa e por isso podem, e devem, ser integrados.

A dica principal que eu te dou é: não tenha medo em automatizar os seus processos e tornar a sua empresa parceira da tecnologia. 😉

Bônus: É o mesmo que ERP?

Preparei um bônus especial para você nesse artigo, afinal, pode ser uma dúvida sua também a diferença entre um Software para gestão de equipes externas x CRM x ERP.

A diferença é simples e rápida?:

Um ERPPlanejamento dos recursos da empresa –, nada mais é do que uma gestão interna e aprofundada dos colaboradores. Ele é usado para organizar as áreas internas de uma empresa, seja de RH, estoque, contabilidade ou financeiro.

Já o CRMGerenciamento de relacionamento com o cliente- é utilizado para a área comercial, visando um melhor relacionamento com o cliente. O que ajuda o gestor a ter uma panorama melhor e mais apurado acerca das atividades comerciais.

E, por fim, um software para gestão de equipes externas, ajuda o gestor a ter um controle maior acerca das atividades externas do colaborador, como uma forma de medir e aumentar a produtividade, gerando, assim, vendas melhores.

Cada uma dessas ferramentas podem ajudar a empresa e a gestão, basta integrá-las!

Como se pode ver, a utilização de um software para gestão de equipes externas é mais eficiente quando aliada a um bom relacionamento com o cliente!

 

Isadora é redatora da Auvo, responsável por criar conteúdos ricos para ajudar gestores de todo o Brasil a aumentar a produtividade das suas equipes de campo.

Gerenciamento de Equipes Externas: o que é o Auvo?

Gerenciamento de Equipes Externas: o que é o Auvo?

O Auvo é um software de gerenciamento de equipes externas utilizado por empresas que possuem equipes de campo, dos mais diversos segmentos e tamanhos.

O gerenciamento de equipes externas feito por um software ainda causa receio nos gestores, por isso, apresentamos o Auvo, uma plataforma simples e intuitiva.

Ainda assim, muitos gestores possuem receio que o seu uso seja complexo ou que a solução não seja adequada para a sua empresa.

Quando se deparam com o nome “software de gerenciamento de equipes externas”, entendemos que pode haver confusão e a explicação encontrada pode ser rasa.

E por isso se perguntam se está na hora de investir ou não em software de gestão de equipes externas e como ele funciona na realidade.

Pensando nisso, criamos um guia completo com todas as dicas necessárias para começar a usar a plataforma, incluindo uma série de benefícios.

Você vai descobrir que por trás das inúmeras funcionalidades, o Auvo é simples, completo e como ele pode ajudar a sua gestão.

Mas antes disso, iremos te explicar, primeiramente, o que é um software de gerenciamento de equipes externas.

O que é um software de gerenciamento de equipes externas?

Quando esse nome é ouvido pela primeira vez, muitas pessoas não entendem o que quer dizer ou para que serve.

Sabemos que é realmente complicado.

Gerenciar pode significar várias coisas, como administrar, coordenar, chefiar e orientar a equipe a partir das funções do gestor.

Por não ser algo fácil, demanda tempo e disposição. E ao contar com uma ferramenta de gerenciamento, o gestor se vê ajudado de uma forma eficiente.

Mas se fossemos definir de uma forma fácil de se entender, eu diria que o software de gerenciamento de equipes externas nada mais é do que uma maneira do gestor saber mais sobre os seus colaboradores.

A Auvo é uma empresa de gerenciamento de equipes externas que possui como objetivo ajudar times e gestores de empresas que prestam serviços, fazem vendas externas e trabalham com trade marketing a se tornarem mais eficientes.

Não diria que se trata de uma forma de controlar a equipe, mas sim uma forma de gerir melhor e com mais recursos.

Já a maneira como isso é feito são as qualidades, características e capacidades encontradas dentro do aplicativo.

Essa breve descrição é traduzida para uma série de benefícios práticos para o dia a dia da empresa, do gestor e da equipe, como o que vou listar a seguir:

Gerir o tempo eficientemente

Os Softwares de equipes externas ajudam os gestores a otimizarem as agendas de trabalho dos colaboradores, priorizando e garantindo que nenhuma atividade seja esquecida.

Em resumo, a ideia é permitir que a equipe passe mais tempo em campo, realizando as atividades e atendendo os clientes e menos tempo se preocupando com a agenda e as demandas.

Por se tratar de um software onde as informações são armazenadas em nuvem, todas as alterações dessa agenda podem ser acessadas por todos os colaboradores e sempre que for necessário.

Veja como é a agenda do Auvo:

O que auxilia na otimização do tempo, pois muitos gestores acabam passando o dia inteiro organizando rotas e horários de visitas, que acabam deixando de lado outras obrigações necessárias.

Com a agenda montada, o gestor não precisa parar o seu trabalho todo dia, ou toda semana, para conferir colaborador por colaborador.

Ajudando o colaborador a ter mais controle do que deve ser feito, quando e como. Otimizando o seu serviço e aumentando a sua produtividade, o que faz com que mais visitas sejam realizadas durante um dia.

Reduzir o tempo com as tarefas administrativas

Algumas tarefas administrativas passam a fazer parte do dia a dia de colaboradores externos.

Seja gerar relatórios, preencher fichas, responder relatórios ou preencher ordens de serviços manuais. Tais tarefas geram uma perda de tempo enorme para o colaborador ao ter que preencher tudo isso.

E geram perda de tempo para o gestor, ao ter que analisar toda aquela papelada.

Quando usado um software de gestão, os relatórios, ordens de serviços, pesquisa de satisfação, entre outros mais, são gerados de forma personalizada e automatizada.

O que reduz todo o tempo perdido ao fazer manual ou ao passar para planilhas de computador.

Gerar relatórios de forma automatizada

A maioria dos colaboradores e dos gestores sofrem ao final de cada mês tendo que reunir informações avulsas para gerar os relatórios consolidados.

E muitos não conseguem, por exemplo, ter um relatório da produtividade do colaborador. Afinal, como medir e aumentar a produtividade sem dados?

Agora, se toda a operação for feita em um software de gerenciamento, como o Auvo, os relatórios poderão ser gerados a partir de um único clique.

Veja os relatórios disponíveis no Auvo para o gestor da equipe:

Tarefa: saber tudo o que foi feito na atividade em campo. Como o horário de chegada e saída, tipo e horário de check-in e check-out, respostas de questionários, observações, clientes visitados e muito mais!

Questionário: gráficos com as respostas, saber por exemplo quantas vezes o cliente precisou dos seus serviços, os aparelhos e ferramentas mais utilizados nas visitas e tudo o que o gestor personaliza para ser respondido no questionário.

Pesquisa de satisfação: gera gráficos com as avaliações e as respostas que os clientes deram e responderam na própria pesquisa de satisfação, como o próprio nome já diz.

Despesas: o gestor seleciona as despesas que deseja saber os gastos. Nesse momento, um relatório é gerado e ele consegue visualizar o relatório de todas as despesas que desejar.

Km rodado: Aqui o gestor consegue saber quanto o colaborador faz de rota por mês e calcular o custo de combustível por km rodado.

O km rodado por ser feito de três formas: km do sistema, informado pelo colaborador e o km entre tarefas realizadas.

Monitoramento: Essa é a mais nova função do Auvo!

Aqui o gestor consegue monitorar o colaborador, sabendo se ele entrou e saiu da ferramenta, se o GPS está desligado e se o colaborador está ou não com a internet ligada.

Gerando relatórios de forma automatizada, não é mais necessário perder tempo com planilhas e mais planilhas.

Há uma maior organização e assertividade no recolhimento de informações.

Monitoramento das rotas

Como você faz o controle dos seus colaboradores hoje?

A única forma de se certificar que a visita ao cliente foi realizada é confiando na palavra do seu colaborador, mas apenas isso basta?

Ao invés de confiar apenas na palavra dele, você pode ter certeza que a tarefa foi realizada por meio do gerenciamento da equipe pelo Auvo.

Com ele, você consegue ter a rota traçada por cada colaborador da equipe e ainda pode ter a confirmação via check-in e check-out de cada cliente visitado. 

Você também consegue montar rotas diferentes para cada colaborador. E cobrá-los, caso não façam as visitas designadas.

E engana-se quem acha que o monitoramento de rotas será feito 24 horas por dia. O Auvo permite que apenas no horário em que o colaborador está efetuando chamados a sua rota seja monitorada.

E assim o gestor consegue monitorar as rotas da sua equipe externa de forma eficaz e comprovada!

Informações em tempo real

Quando se fala em gerenciamento de equipes externas, um dos principais pontos que atrapalham uma gestão eficiente é saber informações em tempo real.

Por exemplo, quanto tempo se gasta para ter as informações dos clientes visitados, tarefas realizadas, relatórios e próximas tarefas a serem realizadas?

Muito tempo, não é?

Por isso, quando se usa um software de gerenciamento, o gestor obtém informações em tempo real.

Ele consegue saber, exatamente, onde o seu colaborador está nesse instante exato, além do detalhamento acerca do que está sendo feito, desde o primeiro horário em que o app foi aberto:

Uma vantagem dessa informação em tempo real é a proximidade que o gestor consegue ter para com a equipe externa.

A comunicação se torna rápida e eficaz, processos automatizados, equipe produtiva e clientes mais satisfeitos.

Essas são algumas das inúmeras formas de se fazer um gerenciamento de equipes externas eficaz, utilizando uma ferramenta como ajuda. Quer saber mais? Clique aqui e teste o Auvo grátis por 3 dias, aproveite!

Isadora é redatora da Auvo, responsável por criar conteúdos ricos para ajudar gestores de todo o Brasil a aumentar a produtividade das suas equipes de campo.