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Otimização do tempo: aumente as visitas em campo com o Auvo

Otimização do tempo: aumente as visitas em campo com o Auvo

A otimização do tempo é um dos maiores desafios no dia a dia do trabalho. Quando alguém pergunta sobre a rotina, geralmente respondemos: “ah, tô na correria!”.

E é verdade! Gerenciar o tempo é um desafio muito grande! É preciso muito esforço e planejamento.

Porém, quando falamos na gestão de equipes externas, existem ferramentas tecnológicas para otimizar tanto o seu tempo de gestor, quanto o das suas equipes.

Estou falando do Auvo, uma ferramenta criada pela Auvo Tecnologia, para gerenciamento e controle de equipes externas. Para entender melhor as funcionalidades desta plataforma, você pode dar uma olhada neste artigo.

Aqui, mostrarei como essa ferramenta pode ser muito útil na otimização do tempo, para que sua equipe faça mais visitas e assim, obtenha mais lucro e produtividade.

O Auvo visa automatizar processos que muitas organizações fazem a moda antiga, como: verificar as localizações dos colaboradores, verificar as atividades do dia, e também, e também, a montagem de um roteiro de visitas.

Além disso, com o Auvo é possível reunir todos os relatórios no final do mês em uma só plataforma, otimizando a produtividade do colaborador, e também do gestor, pois, não será necessário verificar relatório por relatório.

Vamos começar falando de umas das principais vantagens do Auvo: a roteirização.

Otimização do tempo com roteirização

É muito comum que gestores de equipes externas roteirizem o dia a dia da sua equipe, visando um número maior de visitas e também, maiores resultados.

Mas essa tarefa é muito trabalhosa se feita manualmente, é um trabalho árduo do gestor nem sempre traz os resultados esperados.

O trânsito das cidades também não colabora para que as tarefas sejam feitas com mais agilidade, além disso, não basta distribuir tarefas aleatoriamente.

Levar em conta o local de onde parte o colaborador, a distância entre os clientes, e muitas outras possibilidades também é importante para a criação de um roteiro.

Por isso, o Auvo atende a essa necessidade: a capacidade de roteirizar de forma automatizada e muito mais prática para o gestor.

Por exemplo: se um colaborador já terminou suas atividades em campo antes do horário previsto, ou adiantar tarefas do dia seguinte, através do Auvo é possível agendar outra tarefa de acordo com a localização em que ele está.

Com o Auvo, isso pode ser feito com alguns cliques, ou “arrastando” na agenda, que com certeza vão otimizar o tempo do gestor de equipes. Falaremos mais sobre isso no próximo tópico, certo?

O Auvo, através da roteirização, monta o roteiro rapidamente, não sendo necessário ficar muito tempo analisando o mapa e fazendo contas de quilometragem.

Como roteirizar tarefas no Auvo

Ao abrir a Agenda no sistema, e clicar em “Mais ações”, vai ser possível selecionar o menu “Roteirização de tarefas”, assim, aparecerá a seguinte tela:

Perceba que é possível selecionar o colaborador, e depois o período de roteirização, selecionar se serão todos os dias semana ou dias selecionados. Também é possível organizar em quais horários da jornada do colaborador as visitas serão marcadas.

Logo abaixo, o Auvo mostra como cadastrar as tarefas a serem roteirizadas. Ao lado da tarefa, é possível visualizar as localizações no mapa enquanto as tarefas forem cadastradas.

Após cadastrar todas as tarefas, basta clicar em “Roteirizar tarefas”, e o Auvo vai montar o roteiro de tarefas daquele colaborador, como demonstra a imagem abaixo:   Depois disso, é só acrescentar essa rota à agenda do colaborador. Viu, como foi rápido? Montar a agenda das suas equipes fica muito ágil!

E caso seja preciso repetir essa mesma rota, é possível, no sistema, selecionar os  dias de repetição e pronto! Não será necessário montar a rota novamente, dentro do período que foi selecionado.

Além disso, o Auvo não leva em conta apenas a localização para montar um roteiro de visitas. Por vezes, acontecem alguns chamados emergenciais e é preciso que sua equipe se desloque o mais rápido possível para determinado cliente, para realizar uma manutenção corretiva. O sistema também leva isso em conta.

Basta selecionar o nível de prioridade da tarefa: se ela possui prioridade alta, média ou baixa.

Na roteirização, o Auvo detectará as tarefas de alta prioridade e as combinará com a localização adequada para uma rota otimizada.

Dessa forma, o sistema leva esses três aspectos em consideração: a prioridade, a localização e o tempo que cada tipo de serviço leva para ser feito.

Essa funcionalidade dá mais autonomia para o gestor, pois otimiza o tempo dele, quando ele não precisa abrir o Google Maps para analisar a rota,  e também o das equipes porque possibilitará mais visitas em um dia de trabalho.

Existem outros elementos que precisam ser otimizados para que o tempo também seja. De nada adianta roteirizar as tarefas com excelência, se a agenda dos colaboradores não é gerida de forma inteligente. É sobre isso que vamos falar no tópico a seguir.

Gestão inteligente de agenda

A agenda e a produtividade das equipes são fatores que estão interligados.

A quantidade de visitas realizadas com qualidade e a gestão da agenda dos colaboradores, nos permite definir quão produtiva aquela equipe é.

Por isso, para uma otimização do tempo efetiva é preciso organizar a agenda de forma inteligente. E para isso, o planejamento é a peça-chave.

No caso da equipes de externas de manutenção, esse planejamento é ainda mais importante, pois entendendo os tipos de manutenção é possível saber também o tempo gasto em cada tipo, e assim aumentar a produtividade da equipe com qualidade.

Existem 3 tipos de manutenção: a preditiva, a preventiva e a corretiva.

A manutenção preditiva se trata de um acompanhamento periódico dos equipamentos ou máquinas, enquanto a preventiva diz respeito a prevenção de possíveis falhas.

Já a manutenção corretiva, como o nome já diz, para corrigir alguma falha. Uma agenda de manutenções preventivas bem feita pode evitar um maior número de manutenções corretivas, ou seja, uma agenda inteligente também influencia na quantidade de manutenções corretivas.

Manutenções corretivas são emergenciais, acontecem no momento em que algum equipamento apresenta falha e a equipe é chamada para resolver aquele problema. Por isso, são manutenções consideradas mais caras, porque não foram planejadas.

Perceba que cada tipo de manutenção necessita de um tipo de planejamento diferente e as agendas de cada tipo de planejamento precisam estar de acordo com as necessidades de acompanhamento, prevenção e reparos. Esses dados são fornecidos pelo Auvo.

Ele oferece informações como o número de manutenções feitas em cada máquina, o tempo das visitas, imagens do reparo, possibilidade da criação de checklists, previsão de custo por visita realizada, assim, a gestão da agenda se torna muito mais perspicaz.

Esses dados permitem a criação de uma agenda de manutenções preventivas muito mais eficiente, tornando todo o planejamento mais assertivo. Um bom planejamento economiza o tempo do gestor e otimiza a produtividade das equipes. Mas, como fazer isso no Auvo?

A agenda do Auvo

Por se tratar de um sistema de gestão web, todas as alterações feitas na agenda podem ser visualizadas por todos os colaboradores em tempo real.

Os colaboradores, inclusive, recebem as alterações em tempo real nos seus smartphones, evitando viagens perdidas caso algum cliente precise desmarcar uma manutenção, voltar até a empresa para buscar novas ordens de serviço, ou ainda, buscar materiais específicos para algum de tipo de manutenção.

Com a agenda programada, ele já sairá preparado com os materiais necessários para toda a jornada de trabalho, desde o início do dia.

O Auvo permite a gestão da agenda de forma muito simples, sendo possível “arrastar” uma tarefa de uma data para outra, sendo automaticamente reagendada.

Essas atribuições auxiliam na otimização do tempo, pois muitos gestores acabam passando o dia inteiro organizando rotas e horários de visitas, e acabam deixando de lado outras obrigações necessárias.

A capacidade de programar com muita antecedência deixa as manutenções preventivas mais assertivas, pois, a vida útil das máquinas/equipamentos será maior, sendo possível, inclusive, prever a substituição de equipamentos.

Assim, pode-se ter noção do orçamento necessário para fazer a troca de equipamentos, auxiliando também na agenda de manutenções corretivas.

É possível, inclusive, calcular a probabilidade de falhas para que seja possível ter ideia da frequência de manutenções preventivas que devem ser feitas. Você pode entender melhor lendo esse artigo sobre MTBF.

Percebe a importância de um sistema como o Auvo na sua gestão de equipes? Ele otimiza o tempo e também o andamento de todos os processos, tornando sua equipe muito mais produtiva.

Mas não só sua equipe! Você, como gestor, já deve ter pensado como o seu tempo tem sido corrido. Vamos aprender como otimizar o tempo do gestor também?

Tempo do gestor

A maior reclamação da maioria dos gestores é que eles passam muito tempo tomando conta de questões operacionais da empresa, como: agendar tarefas, preencher formulários, quantificar dados etc.

Quando, na verdade, deveriam dedicar maior tempo em questões estratégicas, como: definir metas, dar feedbacks, dar treinamentos, entre outras.

Uma ferramenta de gestão de equipes, como o Auvo, auxilia nesse processo. Ao invés de fazer toda a parte operacional, o Auvo fará tudo isso por você.

No Auvo é possível realizar pesquisas de satisfação, checklists, ordens de serviços, além de relatórios das atividades do colaboradores. Assim, sobra mais tempo para cuidar da parte estratégica, não é?

O Auvo pode ser o seu braço direito nesse quesito, pois, ele fornecerá as informações necessárias para montar estratégias específicas para cada perfil de colaborador, como: a satisfação dos seus clientes com o atendimento, o tempo gasto em cada tarefa, o preenchimento correto das pendências da tarefas, e muitas outras.

Ah, essa é uma dica importante para uma gestão de foco estratégico: não pense na sua equipe como uma grande massa! Os colaboradores possuem perfis diferentes e, por isso, a produtividade também será diferente. Vale a pena levar isso em consideração.

Inclusive, analisando o comportamento dos colaboradores pelo Auvo, é possível melhorar o desempenho de colaboradores que não atingem as metas.

Por exemplo: Se você percebe que um colaborador possui maior rendimento, com o Auvo é possível quantificar o que aquele colaborador faz de diferente dos outros para que seu resultados sejam melhores, como: o tempo do atendimento, a organização das ferramentas, o cuidado no preenchimento de checklists, resultados das pesquisas de satisfação, entre outros.

Assim, ao perceber o que esse colaborador faz de melhor, será possível dar dicas certeiras no feedback dos outros colaboradores, a fim de aproximá-los no nível de rendimento, e aumentando a produtividade de todos.

Além disso, é válido lembrar que sempre é possível delegar atividades. Determinar algum colaborador de confiança para gerir o Auvo na sua empresa, seria interessante para sua gestão, pois, seu tempo seria poupado ainda mais no que diz respeito a questões operacionais.

O Auvo foi criado pensando em gestores como você, que se preocupam com a gestão eficiente das equipes externas, que sente necessidade de mais monitoramento e mais resultado. Que tal usar o Auvo e descobrir como funciona na prática? Teste o Auvo por 3 dias grátis!

Lorrayne é redatora da Auvo, responsável por criar conteúdos que ajudem os gestores a formar uma equipe externa de alta performance.

A importância do cálculo de MTBF para gestão de equipes

A importância do cálculo de MTBF para gestão de equipes

O cálculo de MTBF é essencial na área de planejamento e controle de manutenção, pois trata-se de um indicador chave de performance.

É muito comum na gestão da manutenção, utilizar indicadores chave de performance para medir determinado fenômeno ou acontecimento relevante para análise do desempenho, inclusive de equipes externas.

O MTBF vai demonstrar o tempo médio entre quebras/falhas de um equipamento ou máquina, e a partir desse cálculo é possível chegar a um indicador de confiabilidade, como falaremos mais a frente.

Caso você nunca tenha ouvido falar do MTBF e deseja saber mais, esse artigo foi feito para você!

Para começar, vamos entender o que é, e qual a importância do cálculo de MTBF.  

Qual a importância do cálculo de MTBF?

MTBF significa Mean Time Between Failures, em inglês, traduzindo trata-se do período médio entre falhas.

Esse indicador aponta a média de falhas aleatórias de um equipamento ou máquina. Quanto maior o número de MTBF, melhor! Significa que a máquina está demorando para ter falhas e isso é muito bom!

Sendo assim, quanto menor a quantidade de falhas, menor será o custo para sua empresa.

Para ter uma gestão mais efetiva, não dá para pensar apenas em fazer manutenções emergenciais, do tipo “quando estragar, nós consertamos”.

Manutenções corretivas envolvem muitos custos, como: os operacionais (aluguel, taxa de depreciação), custos de manutenção (horas trabalhadas, custos das peças) e o pior deles, o lucro cessante, ou seja, o que a empresa deixou de ganhar por causa de uma manutenção corretiva.

O cálculo de MTBF auxilia a identificar com clareza, quais ações são mais adequadas para cada falha ou atividade e por isso, o cálculo de MTBF é tão importante para evitar os custos na gestão da manutenção e de equipes.

Além dos elevados custos, saber o MTBF também auxilia a bater metas!

Ao saber a frequência de falhas, é possível entender a confiabilidade das máquinas/equipamentos, e assim definir metas mais coerentes com a demanda de trabalho dos colaboradores.

Por exemplo: se é possível detectar que uma máquina possui maior número de falhas em determinado período do ano, significa que a demanda de manutenções preventivas precisa ser ajustada naquele período.

Determinar uma meta de horas de bom funcionamento também pode ser uma boa opção!

Assim, entendendo de onde as falhas partem, é possível desenvolver estratégias para eliminá-las.

Outro aspecto importante a ser lembrado do MTBF, é que o cálculo deve ser feito por equipamento ou máquina. Muitos gestores cometem o erro de fazer um MTBF geral, para todas as máquinas, e não é dessa maneira que o indicador funciona.

O ideal é fazer o cálculo mês a mês e depois fazer a somatória de todos os meses, porém, com um cálculo apenas por máquina/equipamento.

Mas, como calcular? Vamos aprender?

Como fazer o cáculo de MTBF?

Utilizado há mais de 60 anos para detectar a eficiência dos processos, o MTBF é um dos indicadores mais importantes no segmento de manutenção.

Se faz tão importante porque dá uma noção panorâmica da administração de manutenção, e consequentemente, de equipes.

O cálculo é feito com a seguinte fórmula:

mtbf

Assim, calcula-se o tempo no qual a máquina trabalhou em boas condições e divide pelo número de falhas ocorridas.

Por exemplo: Se uma máquina trabalhou 200 horas, depois 1500 horas e 300 horas com bom funcionamento, você deve somar essa quantidade de horas e depois dividir por 3, ou seja, o número de falhas ocorridas.

Seguindo esse exemplo, o MTBF teria o valor de:

200+1500+300= 2000 / 3 = 666,6

A probabilidade é que o equipamento possa apresentar falhas a cada 666,6 horas.

Algo muito importante para o uso correto do cálculo de MTBF, é a questão da frequência do cálculo. Como já foi mencionado, é preciso realizá-lo todos os meses para que a probabilidade de falhas esteja cada vez mais fiel a realidade.

A partir do cálculo de MTBR é possível calcular outros dois itens importantes da manutenção: a confiabilidade e a frequência de inspeção.

Calculando confiabilidade

A NBR 5462 é um norma criada em 1994 e trata dos principais conceitos em manutenção, entre eles algumas terminologias como a confiabilidade.

Confiabilidade, segundo a NBR 5462-1994 , significa “Probabilidade de um item poder desempenhar uma função requerida, sob dadas condições, durante um dado intervalo de tempo”.

Trata-se da capacidade de uma máquina ou equipamento manter o bom funcionamento, ou seja, o quanto pode-se confiar naquele equipamento.

Para calcular a confiabilidade, é preciso primeiro obter o número de MTBF e aplicar a seguinte fórmula:

confiabilidade

Perceba que ao falar em confiabilidade, precisamos relacioná-la a um período de tempo.

Por exemplo: Se formos falar da confiabilidade de uma máquina, o correto é afirmar que “tal máquina possui probabilidade de ter bom funcionamento de 95,4% nas próximas 1500 horas”.

A confiabilidade trata da probabilidade do equipamento funcionar com perfeição durante um intervalo de tempo.

Calculando a frequência de inspeção

Outro aspecto importante que pode ser calculado a partir do MTBF é a frequência de inspeção dos equipamentos, que pode ser definida em manutenção preventiva ou preditiva.

Esse cálculo se faz importante para que seja possível ajustar o seu planejamento de manutenção de acordo com a média do tempo de falhas.

Para calcular a frequência das inspeções, utilize a seguinte fórmula:

fi

Com esse cálculo é possível ter ideia que o equipamento deve ser inspecionado a cada 70% do tempo de MTBF que ele possui.

Por exemplo: Se o MTBF de um equipamento equivale a 666,6 como no exemplo anterior, aplicando a fórmula, o resultado seria o seguinte:

Fi = 0,7 x 666,6 = 466,62

Ou seja, a frequência de inspeção deve ser feita a cada 466,62 horas.

Sabendo a frequência de inspeção, você consegue enxergar com mais clareza a definição do cronograma do seu planejamento de manutenção. Falando nele, você pode ter mais informações sobre o PCM, lendo este artigo.

MTBF e seus benefícios

Fazer o cálculo de MTBF pode trazer muitos benefícios, não só para a gestão da manutenção, mas também para a gestão das equipes.

Pois, cálculos de indicadores permitem ter mais conhecimento sobre os processos da empresa, e assim ser mais assertivo nas tomadas de decisão e determinação de tarefas.

Equipes pequenas de manutenção sofrem ainda mais nesse quesito, pois os colaboradores dividem muitas atividades distintas. Por isso, para equipes menores, calcular os indicadores é ainda mais importante.

Mas é claro, possuir mais controle dos processos deixa qualquer equipe mais produtiva, independente do tamanho que elas possuam.

Outro aspecto importante é utilizar o número de MTBF juntamente com um checklist de manutenção para encontrar as causas das falhas.

Esse trabalho conjunto ajudará a notar um padrão de falhas e assim encontrar as melhores formas de otimização. É possível perceber se as falhas são causadas por um determinado conjunto de peças, por exemplo.

Por fim, outro benefício do cálculo de MTBF está na credibilidade da sua empresa.

Ao manter os cálculos, e assim definir a frequência de inspeções preditivas de forma mais assertiva, os seus equipamentos/máquinas com certeza terão uma menor quantidade de falhas.

Pois, quanto maior o número de MTBF obtido, maior é a qualidade da prestação de serviços e maior a confiança do consumidor.

Sendo assim, esse cálculo sinaliza um caminho para as equipes de manutenção, verificando a qualidade do trabalho e garantindo um feedback baseado em dados.

Como está a gestão da manutenção no seu negócio? Que tal começar a fazer o cálculo de MTBF?

Lorrayne é redatora da Auvo, responsável por criar conteúdos que ajudem os gestores a formar uma equipe externa de alta performance.

Como usar soluções em tecnologia para moldar equipes externas

Como usar soluções em tecnologia para moldar equipes externas

Existem soluções em tecnologia que podem auxiliar gestores que desejam moldar suas equipes externas. Mas, como assim, “moldar”? Você pode estar se perguntando.

Explico melhor: Se você deseja tornar o trabalho de sua equipe de manutenção cada vez mais padronizado, receber feedback positivo dos seus clientes e mantê-la dentro das normas de qualidade, como a ISO 9001, você procura por formas de moldar sua equipe.

Deseja tornar sua equipe cada vez mais produtiva e harmônica na prestação de serviços?

Nesse artigo, explicarei o passo a passo para a otimização de equipes, a fim de moldá-las nos padrões técnicos de qualidade, e claro, agregar diferencial competitivo a sua empresa.

Soluções em tecnologia: Gestão da qualidade

As inovações tecnológicas também são condições para o desenvolvimento da gestão. Não dá pra falar de gestão eficiente sem citar as tecnologias.

Por isso, as empresas estão mais competitivas, pois, com as integrações de tecnologia, gestão e manutenção, os processos estão cada vez mais precisos.

Assim, é necessário que os gestores concentrem seus esforços em vários ativos, como a gestão da qualidade.

A gestão da qualidade é um conceito muito utilizado no meio dos negócios atualmente, e corresponde a necessidade de fiscalização da qualidade dos produtos ou serviços prestados.

Ou seja, como numa fábrica de alimentos, é preciso assegurar que aquele alimento não vá para a comercialização com a validade vencida. Assim se dá na prestação de serviços, a garantia que aquela manutenção resulta na segurança e bom funcionamento do equipamento ou máquina.

E para uma gestão da qualidade realmente efetiva, foram criadas as normas técnicas ISO 9000. Trata-se de um conjunto de normas, na qual cada uma se aplica de forma de diferente em relação aos materiais, produtos e serviços.

Criadas em 2008, pelo Comitê Técnico Quality Mangement and Quality Assurance e publicadas pela ABNT (Associação Brasileira de Normas Técnicas), as normas realizaram muitas mudanças no modo de gerenciamento de empresas.

Não existe uma ISO que fale especificamente do segmento de manutenção, mas é possível perceber que a manutenção faz parte, por causa das descrições de cada norma, como veremos a seguir.

ISO 9000

Essa norma trata do vocabulário e terminologias utilizadas para descrever os princípios de gestão de qualidade.

A seguir, você entenderá sobre os princípios da qualidade, detalhadamente. Mas antes, saiba do que se trata a tão falada ISO 9001.

ISO 9001

A ISO 9001 fala das exigências que as organizações precisam se adequar para obterem a certificação.

Essas exigências são feitas para que os 7 princípios da qualidade sejam efetivamente cumpridos.

Falando nos princípios da qualidade, são eles: foco no cliente, liderança, engajamento das pessoas, abordagem dos processos, tomada de decisão baseada em evidências, melhoria e gestão de relacionamentos.

Vamos esclarecer o que cada um dos princípios defende para que a qualidade exista em uma empresa, e assim mereça a certificação.

  • Foco no cliente: afinal, qualidade para quem? esse princípio demonstra quem deve ser a razão de tudo é o cliente. A satisfação do cliente deve ser o foco de todo sistema de gestão de qualidade, e isso deve se refletir em todos os departamentos e colaboradores da empresa.
  • Liderança: não se trata apenas dos cargos de gerência, mas sim quem toma a frente de realizar mudanças e modificar resultados.
  • Engajamento de pessoas: é necessário engajamento de todos para que a gestão da qualidade funcione. Se os colaboradores perceberem que outro departamento está tendo mais resultados, provavelmente também terão mais força de vontade para alcançá-los.
  • Abordagem dos processos: esse princípio trata da necessidade de estabelecer processos. A partir do momento que os estabelece, é o momento de padronizá-lo. Existem soluções em tecnologia para isso, falaremos sobre mais adiante.
  • Tomada de decisão baseada em evidências: fazer análises de monitoramentos baseando-se em fatos, em dados. Isso é muito importante para que a gestão seja, de fato, assertiva.
  • Melhoria: tudo pode ser aperfeiçoado. O segredo é não estagnar no pensamento que mais nada pode ser feito, é preciso evoluir sempre.
  • Gestão de relacionamentos: é muito importante, também, gerenciar os relacionamentos entre os processos. Comunicação, produção, manutenção, todos os envolvidos precisam ter a interação adequada, ou seja, falar a mesma língua.

Como você pode ver, a ISO 9001 não exige nenhum procedimento específico a ser feito, mas sim, que você crie formas de fazer com que os processos da sua empresa funcione da melhor forma.

Por isso, é tão importante definir os processos para que os colaboradores saibam exatamente o que fazer, e para isso, você pode elaborar algumas ferramentas simples como um checklist ou um infográfico, para demonstrar o passo a passo das atividades.

Porém, se você deseja um resultado mais efetivo, utilizar um sistema de gestão é o caminho mais certeiro para definir os processos. Um sistema tem a capacidade de automatizar esses processos, tornando-os mais ágeis e moldando sua equipe em processos padronizados.

ISO 9004

A ISO 9004 visa nortear o sucesso das empresas. Seu principal objetivo é contribuir para a melhoria contínua do desempenho global das organizações, em um mercado que está sempre em mudança.

Assim, essa norma pensa em ações sustentáveis como uma forma de melhoria no desempenho, assim como, soluções em tecnologia que auxiliem no desenvolvimento.

Agora que você já sabe do que se trata a gestão da qualidade, vou explicar 3 itens que podem ajudá-lo a pensar nela com o objetivo de moldar suas equipes externas para equipes de alta performance.

Padronizar os serviços

Quando se fala em gestão da qualidade, é preciso falar também de padronização dos serviços. Para isso, é preciso ter foco em algumas atitudes, para que o padrão também não atrapalhe os processos.

Por exemplo: de nada adianta definir um padrão de atendimento externo, se ele não se encaixa nas particularidades de seus clientes. Ou seja, é preciso padronizar, mas também é necessário estar atento às preferências e problemas do cliente.

Outra atitude que deve ser pensada, é a questão da padronização quantitativa, ou seja, ter o cuidado de gastar o menor tempo e custo possível em suas visitas.

Isso gera a otimização dos processos, que se tornam mais rápidos gerando uma sincronia nas atividades.

Tudo isso pode ser realizado por soluções tecnológicas, como: sistemas gerenciais, aplicativos, planilhas, checklists, ferramentas que automatizam a padronização.

Feedback dos clientes

Moldar uma equipe externa não é uma tarefa simples e rápida. É preciso fazer testes de padronização, ter paciência e sempre modificar os processos com o passar do tempo.

Por isso, o feedback dos clientes é tão importante! Eles são o termômetro de como sua equipe externa está se saindo em campo.

Não estou afirmando aquela velha frase de que o “cliente sempre tem razão”, afinal, sabemos que nem sempre tem. Mas, sim que é necessário entender a experiência do cliente para que suas alterações nos processos sejam efetivas.

Vale mandar um e-mail perguntando como estão as coisas, fazer regularmente uma pesquisa de satisfação com respostas de múltipla escolha, para que seja possível quantificar as respostas.

Vale também utilizar plataformas de gestão já tenham esse tipo de serviço em suas atribuições! Ou, usar formulários como o Google Forms, TypeForm, Mindminder, entre outros.

Seguir os princípios da qualidade

Não falamos dos 7 princípios da qualidade, a toa, não é? Sim, para moldar equipes competitivas e produtivas é necessário prezar pela qualidade.

Seguindo os princípios da qualidade e obtendo o certificado, sua empresa transmitirá muito mais segurança e confiança aos clientes.

Tirar a certificação exige um esforço coletivo, por isso, é importante conscientizar seus colaboradores da importância disso.

Como é feita a certificação?

Através de duas etapas: a implantação e a certificação. Primeiramente, é preciso se adequar ao princípios de qualidade, adequar os processos de sua empresa as normas ISO.

Depois, é preciso contratar um organismo certificador independente para realizar auditorias de verificação, e assim, emitir o certificado.

A certificação é válida por 3 anos, depois desse período, são realizadas auditorias uma vez ao ano para monitorar a qualidade da empresa.

Como você pode perceber, moldar suas equipes externas não é um processo feito em um click. A tecnologia auxilia nas etapas, porém, há muito trabalho de análise e testes para que sua organização seja, oficialmente, de qualidade.

E lembre-se: o que as normas, como a ISO 9001, querem nos alertar é que as empresas de qualidade devem se preocupar com todo o caminho até chegar no cliente.

Todo o processo é importante, é preciso dar aquilo que foi prometido ao cliente.

Por isso, essas certificações, sistemas de qualidade, padronização e vários itens que foram citados, são importantes na gestão de equipes externas.

Lorrayne é redatora da Auvo, responsável por criar conteúdos que ajudem os gestores a formar uma equipe externa de alta performance.

3 dicas para um checklist de manutenção preventiva eficiente

3 dicas para um checklist de manutenção preventiva eficiente

Um checklist de manutenção é uma ferramenta que auxilia na checagem de pontos primordiais da rotina de manutenção, que possam evitar danos futuros dos equipamentos e, consequentemente, prevenir gastos desnecessários.

Em outras palavras, se trata de uma lista de itens que devem ser checados, reparados e inspecionados nos equipamentos que forem visitados pelos colaboradores.

Existem vários tipos de manutenção (que você pode entender melhor lendo este artigo), porém, nesse texto vou dar dicas para um checklist de manutenção preventiva, especificamente.

Como torná-lo mais eficiente? É o que você aprenderá lendo esse artigo.

Quando dizem até a exaustão que é melhor prevenir, não é apenas um modo antigo de dizer.

Prevenir faz parte do planejamento de organizações responsáveis que desejam excelência e entregar sempre a melhor prestação de serviços do mercado.

Mas afinal, porque um checklist de manutenção preventiva é tão importante? Vamos esclarecer.

A importância de um checklist de manutenção preventiva

Já aconteceu do seu colaborador acabar de sair de uma visita, e pouco tempo depois, o cliente solicitar novamente algum reparo?

Isso pode acontecer por causa da falta de previsibilidade de danos dos equipamentos.

Um checklist de manutenção preventiva visa garantir a eficiência do trabalho, aumentar a vida útil dos equipamentos, e também, prever danos futuros.

Ao identificar um padrão de irregularidades, será possível fazer um planejamento preventivo, evitando as manutenções de urgência.

Percebe a importância de um checklist de manutenção preventiva? Ele vai muito além da manutenção propriamente dita, trata-se da imagem da sua empresa, da eficiência que ela transmite.

Afinal, não basta dizer que é muito eficiente na prestação de serviços, é preciso ser.

E como a sua organização pode fazer isso?

Listei algumas dicas que lhe ajudarão no processo de criação e execução do seu checklist de manutenção preventiva, para elevar os seus níveis de eficiência.

Dica 1 – Verifique com a produção

É muito comum, durante o planejamento de manutenção, analisar os dados do histórico das manutenções realizadas.

Isso auxilia a verificar as tendências que os defeitos seguem, como: em quanto tempo as ações repetem, se as intervenções surtiram efeito positivo, qual o intervalo entre as falhas, entre outros.

Com essas informações é possível entender os caminhos do tempo de vida útil do equipamento ou da máquina. É uma premissa utilizada para planejar o cronograma de manutenção que pode ser utilizada para melhorar o seu checklist.

Sendo assim, sugiro que faça reuniões com a equipe de produção.

Provavelmente, a equipe de produção ajudará a entender as dificuldades no uso do equipamento ou da máquina, e assim, indicar caminhos para otimizar o atendimento e os pontos que merecem atenção no seu checklist de manutenção preventiva.

Falando em produção, a interação entre os departamentos de manutenção e produção podem ser muito positivas para sua organização. Eles se completam nas funções que desempenham, e o resultado dessa integração com certeza é positivo.

Essa dica ajudará a esclarecer as etapas que precisam ser lembradas, mas além disso, é preciso pensar na manutenção preventiva de forma estratégica, como veremos no próximo tópico.

Dica 2 – Seja estratégico

A manutenção preventiva faz parte dos indicadores chave de performance, ou seja, são dados que indicam fenômenos relacionados à prestação de serviços.

E no caso da manutenção preventiva, trata-se de dados que indicam falhas ou quedas no desempenho baseado no intervalo de tempo, chamada de TBM (Time Base Maintenance).

Ao utilizar um checklist de manutenção preventiva, você estará empregando uma das estratégias mais utilizadas atualmente no segmento da manutenção.

Por isso, a estratégia é a seguinte: determinar os intervalos de tempo entre as visitas de forma assertiva.

Geralmente, ao definir um cronograma, muitos gestores colocam um intervalo de tempo menor do que deveriam e acabam trocando peças ou realizando outras atividades que naquele momento são desnecessárias.

Porém, definir esse intervalo de tempo é uma tarefa muito complexa, pois, cada equipamento/ máquina possui a sua própria particularidade e assim, intervalos diferentes.

Então, o que fazer?

Acredito que seja possível chegar a um intervalo de tempo aproximado do ideal, mas para isso, existem alguns pontos que devem ser considerados, como:

  • Documentar as observações feitas por seus colaboradores. Saber exatamente os problemas ou as necessidades de cada ativo, ajudará no processo de determinação do tempo.
  • Divida a máquina em grupos conjuntos que possuem comportamentos semelhantes. Isso facilitará a entender o comportamento de diferentes conjuntos que a formam.
  • Pense em pontos de manutenção para cada conjunto que você separou e anote para anexar ao seu checklist.

Percebe que não é algo para ser feito do dia para noite? Para determinar o tempo correto entre as manutenções preventivas é preciso observar e empregar diferentes decisões de acordo com o cumprimento do seu plano de manutenção.

Falando no plano, ele influencia (e muito!) em um checklist de manutenção eficiente.

Dica 3 – Revise do plano de manutenção

Não é possível separar o checklist de manutenção do planejamento de manutenção.

Um está ligado ao outro, pois se complementam, e atuação de um afeta o desempenho do outro!

Por isso, se você não está familiarizado com um plano de manutenção preventiva, dê um olhada nesse artigo.

O plano de manutenção precisa sempre ser revisado, por que  ele se torna a medida de excelência da sua gestão.

A cada manutenção preventiva que for feita, será possível detectar pontos do seu plano e checklist de manutenção que podem ser aperfeiçoados e assim realizar modificações no seu planejamento.

Como revisar o seu plano de manutenção?

Acredito que alguns pontos devem ser levados em consideração, como:

  • Considerar o histórico de manutenções preventivas, desde a última visita ou do último ano;
  • Analisar a produtividade dos colaboradores que seguiram o plano de manutenção vigente, e considerar se foi satisfatório ou se necessita de modificações;
  • Considerar as peças, o tempo e o custo gasto no plano atual;
  • Checar o estado das máquinas e equipamentos, e assim pensar no melhor intervalo de tempo para otimizar as preventivas

Esses são alguns dos pontos que podem ser revisados no seu plano de manutenção e também, no checklist de manutenção preventiva.

Tenha consciência que é um trabalho constante de atualização e mudanças para que seu checklist seja realmente eficiente.

Essas foram as dicas para ajudá-lo a ter mais eficiência no seu checklist de manutenção preventiva!

Perceba que algumas delas atuam de maneira indireta na capacidade de verificação do seu checklist, mas são muito importantes no processo!

Caso, você ainda não fez o seu primeiro checklist de manutenção preventiva, e não sabe nem por onde começar, aqui vai um dica extra:

Afinal, como fazer um checklist de manutenção preventiva?

Falamos sobre várias maneiras de tornar o checklist mais eficiente, mas como fazer um checklist?

Tenha em mente que, a grosso modo, um checklist de manutenção preventiva se trata de um formulário que seu colaborador preencherá para verificar o estado da máquina ou equipamento na manutenção.

Por isso, no primeiro checklist, você terá que imaginar o que pode ser verificado, e com o passar do tempo acrescentar o que sentir necessidade.

Aqui estão alguns exemplos que podem ser contemplados no seu checklist de manutenção preventiva:

Checklist preventivo para aquecimento, ventilação e ar condicionado

Verificação das conexões; limpeza periódica das aberturas e filtros de mudança; limpar gabinete da unidade interna; limpar mangueira de drenagem; verificar isolamento da tubulação entre as unidades; verificar travamento da tubulação; verificar suporte; verificar capacitores, entre outros.

Checklist preventivo para equipamentos industriais

No segmento industrial pode ser dividido em áreas: mecânica, lubrificação, elétrica e segurança.

Mecânica: verificar cabos, correias, peças soltas e mangueiras e fazer a troca se necessário;

Lubrificação: verificar se todos os equipamentos estão lubrificados como deveriam, como bicos, correntes, cames, recipientes, pistolas de graxa. Verificar também se mangueiras e tubos de lubrificação estão danificados.

Elétrica: realizar uma avaliação elétrica dos painéis, fontes e cabos de energia.

Segurança: certificar se todas normas de segurança do trabalho estão sendo cumpridas.

Checklist preventivo para edifícios comerciais e residências

Verificar os extintores de incêndio, inspeção das calhas, janelas, caixilhos, tapumes e coberturas; verificar tomadas, interruptores de luz, tetos, paredes e rodapés.

Espero que esses exemplos possam lhe ajudar a montar o seu próprio checklist de manutenção preventiva!

Você acrescentaria quais itens nessa listagem? Já fez um checklist de manutenção preventivo? Compartilhe conosco!

Lorrayne é redatora da Auvo, responsável por criar conteúdos que ajudem os gestores a formar uma equipe externa de alta performance.

Controle de serviços externos: 5 passos para otimização

Controle de serviços externos: 5 passos para otimização

Manter o controle de serviços externos é um enorme desafio para muitos gestores.

Darei um exemplo para que você entenda o quão desafiadora pode ser a função de um gestor de equipes externas:

Imagine que José é dono de uma empresa que presta serviços externos.

Após alguns anos de experiência em sua função, José percebe que as contas da empresa não batem.

Percebe que os números de visitas não condizem com a quilometragem informada pelos colaboradores.

Além disso, muitos clientes se manifestam insatisfeitos com os atrasos ou a demora no atendimento.

José se dá conta que é preciso ter mais controle.

Mas como controlar uma equipe tão numerosa e que não está no mesmo lugar a todo tempo? Entendemos que parece ser uma tarefa bem difícil.

Você se identifica com esse exemplo? Sabe como é difícil ter controle dos serviços externos?

Reuni 5 passos essenciais para ajudar empreendedores como José, que querem ter mais controle de serviços externos, porém, não sabem por onde começar.

E para gestores que desejam estar cientes do que acontece no seu negócio, e ao mesmo tempo, ficar longe do prejuízo.

É o que você procura?

Então, continue lendo esse artigo, e siga os seguintes passos para otimizar a sua gestão:

Passo 1 – Planejamento para controle de serviços externos

É muito importante fazer um bom planejamento para que os objetivos da empresa fiquem bem claros.

Para que exista um bom planejamento é preciso ter bastante autoconhecimento da empresa.

Você consegue saber mais sobre seu ambiente interno e externo, concorrência e fatores que possam interferir no seu negócio.

Tudo isso pode mostrar os caminhos de atendimento que a empresa deve seguir!

Além disso, um planejamento flexível permite modificações ao longo do caminho, evitando erros futuros e equilibrando as ações da empresa com seus objetivos.

Seja rigoroso com o planejamento da sua equipe! Brasileiros costumam deixar tudo para última hora, não é? Mas quando se trata de serviços externos, não dá pra improvisar!

Encontre um tempo na agenda para se planejar e planejar sua equipe!

Falando em tempo, é sobre ele o nosso segundo passo.

Passo 2 – Controle do tempo

Lembra do José? Um dos seus problemas eram os atrasos no atendimento da sua equipe, ou seja, ele e os seus colaboradores não estão tendo uma gestão do tempo eficiente.

E você, como gestor, é uma pessoa muito ocupada, não é? Não tem tempo para ter mais controle da sua equipe por causa da rotina muito atarefada.

A especialista em gestão do tempo Laura Vanderkam, disse em sua palestra no TED Talks, que temos cerca de 168 horas por semana, esse número é o resultado da quantidade de horas que temos por dia, multiplicado pela quantidade de dias.

Se você trabalha 40/50 horas por semana, logo, sobram muitas horas para as outras atividades, não é mesmo?

Entendo que no dia a dia essa simples conta parece não fazer sentido, por isso, a dica da Laura que repasso a você é: planeje sua semana.

Nada de cronometrar segundo por segundo do seu dia! O melhor caminho é planejar a semana e definir prioridades.

Quem não tem prioridades, desperdiça tempo.

Quando surge algum imprevisto em casa ou no trabalho, geralmente, o foco das pessoas está em resolver aquele problema. Por mais atarefado que você esteja, arranja um tempo para resolver aquela pendência.

Percebe que a culpa não é somente do tempo?

Por isso, planeje a semana. Defina as prioridades.

Se o trabalho estiver em grande volume, delegue tarefas! Se a tarefa pode ser feita por outra pessoa, por que não?

O controle do tempo, assim como o controle dos serviços externos da sua empresa dependem da sua dedicação!

Menos tempo no celular e de bobeira na internet podem te ajudar a ter mais foco!

Passo 3 – Hora de organizar!

O terceiro passo completa os dois primeiros. Organizar os processos é muito importante para otimizar o atendimento e assim cumprir os prazos.

Para isso, sugiro que você faça um cronograma de atividades para cada colaborador. Sim, será trabalhoso, mas vai valer a pena.

Seria interessante que esse cronograma fosse editável, para incluir ou retirar atividades quando necessário.

Por exemplo: se um colaborador terminou suas tarefas mais cedo por causa de alguma eventualidade, é possível redirecionar outra tarefa para cumprir sua jornada de trabalho, ou retirar alguma atividade, caso o colaborador precise faltar.

Existem muitos exemplos de cronogramas e templates prontos do próprio Pacote Office que podem ser muito úteis! Aproveite!

E como seria organizar os serviços externos através de metas?

Definir metas claras para equipe pode deixar o engajamento dos colaboradores cada vez alto, pois se motivados para cumpri-las, não será necessário uma fiscalização ferrenha do gestor.

Você pode definir, por exemplo, metas por tarefas. Quando uma certa quantidade de tarefas forem cumpridas por semana, mas sem perder a qualidade no atendimento, pode ser dada uma gratificação.

Ou, metas por tempo executado, ou seja, quanto tempo se gasta para a realização de determinada tarefa?

Essa meta seria interessante para ajudar a prever quanto tempo se gasta em cada tarefa para que assim seja calculado uma previsão de custos futuros, baseando-se no tempo gasto nas atividades anteriores.

Uma equipe organizada, e engajada com metas, otimiza os processos da sua empresa e se tornam imbatíveis no atendimento ao cliente.

Passo 4 – Diálogo com o cliente

De nada adianta se organizar e planejar, se a comunicação com o cliente é falha. Mantenha o diálogo!

O diálogo é a base de qualquer relacionamento, e com o cliente não seria diferente.

Quando se trata de serviços externos, principalmente se o atendimento for na casa do cliente, pode acontecer dele ter saído, ou outros tipos de imprevistos que impossibilitam o trabalho do seu colaborador.

Geralmente, esses problemas se dão por falta de diálogo.

Além disso, a falta de diálogo se reflete na imagem que o cliente tem da sua empresa!

Se na hora do atendimento, ele sempre for tratado com educação e na linguagem adequada, metade dos problemas e reclamações ficarão para trás!

É claro que sempre vai existir aquele cliente que gosta de reclamar, mas quando existe um diálogo próximo, até esses clientes poderão ser fidelizados.

Por isso, o diálogo com os clientes é primordial para otimizar o controle de serviços externos, pois, facilita os processos e deixa sua empresa cada vez mais produtiva.

Estamos quase lá! Vamos ao último passo:

Passo 5 – Automatize os processos

Desde a máquina a vapor até os aplicativos para smartphones, as inovações tecnológicas significam verdadeiras revoluções nas formas de gerir uma organização.

Com a possibilidade de informação em tempo real, as ferramentas de gestão empresarial estão cada vez mais capazes de automatizar os processos.

Tornando possível o controle da qualidade dos serviços, dos custos e também, facilitando o monitoramento.

Para empresas de serviços externos, existem plataformas feitas apenas para o segmento, com funcionalidades para controle, organização e gerenciamento de equipes externas.

Sabe aquele cronograma lá do passo 3? Ele poderia ser automatizado e modificado durante a jornada de trabalho do colaborador, sem a necessidade de voltar até a empresa! Muito mais praticidade e agilidade!

Mesmo que você, gestor, não tenha muita intimidade com as tecnologias, tente se adequar a automatização! Em breve será possível perceber os bons resultados!

Então, esses foram os 5 passos para otimizar o controle de serviços externos da sua empresa!

Que tal colocá-los em prática? Conta pra gente como está sendo a sua experiência.

Lorrayne é redatora da Auvo, responsável por criar conteúdos que ajudem os gestores a formar uma equipe externa de alta performance.

Gerenciamento de Equipes Externas: o que é o Auvo?

Gerenciamento de Equipes Externas: o que é o Auvo?

O Auvo é um software de gerenciamento de equipes externas utilizado por empresas que possuem equipes de campo, dos mais diversos segmentos e tamanhos.

O gerenciamento de equipes externas feito por um software ainda causa receio nos gestores, por isso, apresentamos o Auvo, uma plataforma simples e intuitiva.

Ainda assim, muitos gestores possuem receio que o seu uso seja complexo ou que a solução não seja adequada para a sua empresa.

Quando se deparam com o nome “software de gerenciamento de equipes externas”, entendemos que pode haver confusão e a explicação encontrada pode ser rasa.

E por isso se perguntam se está na hora de investir ou não em software de gestão de equipes externas e como ele funciona na realidade.

Pensando nisso, criamos um guia completo com todas as dicas necessárias para começar a usar a plataforma, incluindo uma série de benefícios.

Você vai descobrir que por trás das inúmeras funcionalidades, o Auvo é simples, completo e como ele pode ajudar a sua gestão.

Mas antes disso, iremos te explicar, primeiramente, o que é um software de gerenciamento de equipes externas.

O que é um software de gerenciamento de equipes externas?

Quando esse nome é ouvido pela primeira vez, muitas pessoas não entendem o que quer dizer ou para que serve.

Sabemos que é realmente complicado.

Gerenciar pode significar várias coisas, como administrar, coordenar, chefiar e orientar a equipe a partir das funções do gestor.

Por não ser algo fácil, demanda tempo e disposição. E ao contar com uma ferramenta de gerenciamento, o gestor se vê ajudado de uma forma eficiente.

Mas se fossemos definir de uma forma fácil de se entender, eu diria que o software de gerenciamento de equipes externas nada mais é do que uma maneira do gestor saber mais sobre os seus colaboradores.

A Auvo é uma empresa de gerenciamento de equipes externas que possui como objetivo ajudar times e gestores de empresas que prestam serviços, fazem vendas externas e trabalham com trade marketing a se tornarem mais eficientes.

Não diria que se trata de uma forma de controlar a equipe, mas sim uma forma de gerir melhor e com mais recursos.

Já a maneira como isso é feito são as qualidades, características e capacidades encontradas dentro do aplicativo.

Essa breve descrição é traduzida para uma série de benefícios práticos para o dia a dia da empresa, do gestor e da equipe, como o que vou listar a seguir:

Gerir o tempo eficientemente

Os Softwares de equipes externas ajudam os gestores a otimizarem as agendas de trabalho dos colaboradores, priorizando e garantindo que nenhuma atividade seja esquecida.

Em resumo, a ideia é permitir que a equipe passe mais tempo em campo, realizando as atividades e atendendo os clientes e menos tempo se preocupando com a agenda e as demandas.

Por se tratar de um software onde as informações são armazenadas em nuvem, todas as alterações dessa agenda podem ser acessadas por todos os colaboradores e sempre que for necessário.

Veja como é a agenda do Auvo:

O que auxilia na otimização do tempo, pois muitos gestores acabam passando o dia inteiro organizando rotas e horários de visitas, que acabam deixando de lado outras obrigações necessárias.

Com a agenda montada, o gestor não precisa parar o seu trabalho todo dia, ou toda semana, para conferir colaborador por colaborador.

Ajudando o colaborador a ter mais controle do que deve ser feito, quando e como. Otimizando o seu serviço e aumentando a sua produtividade, o que faz com que mais visitas sejam realizadas durante um dia.

Reduzir o tempo com as tarefas administrativas

Algumas tarefas administrativas passam a fazer parte do dia a dia de colaboradores externos.

Seja gerar relatórios, preencher fichas, responder relatórios ou preencher ordens de serviços manuais. Tais tarefas geram uma perda de tempo enorme para o colaborador ao ter que preencher tudo isso.

E geram perda de tempo para o gestor, ao ter que analisar toda aquela papelada.

Quando usado um software de gestão, os relatórios, ordens de serviços, pesquisa de satisfação, entre outros mais, são gerados de forma personalizada e automatizada.

O que reduz todo o tempo perdido ao fazer manual ou ao passar para planilhas de computador.

Gerar relatórios de forma automatizada

A maioria dos colaboradores e dos gestores sofrem ao final de cada mês tendo que reunir informações avulsas para gerar os relatórios consolidados.

E muitos não conseguem, por exemplo, ter um relatório da produtividade do colaborador. Afinal, como medir e aumentar a produtividade sem dados?

Agora, se toda a operação for feita em um software de gerenciamento, como o Auvo, os relatórios poderão ser gerados a partir de um único clique.

Veja os relatórios disponíveis no Auvo para o gestor da equipe:

Tarefa: saber tudo o que foi feito na atividade em campo. Como o horário de chegada e saída, tipo e horário de check-in e check-out, respostas de questionários, observações, clientes visitados e muito mais!

Questionário: gráficos com as respostas, saber por exemplo quantas vezes o cliente precisou dos seus serviços, os aparelhos e ferramentas mais utilizados nas visitas e tudo o que o gestor personaliza para ser respondido no questionário.

Pesquisa de satisfação: gera gráficos com as avaliações e as respostas que os clientes deram e responderam na própria pesquisa de satisfação, como o próprio nome já diz.

Despesas: o gestor seleciona as despesas que deseja saber os gastos. Nesse momento, um relatório é gerado e ele consegue visualizar o relatório de todas as despesas que desejar.

Km rodado: Aqui o gestor consegue saber quanto o colaborador faz de rota por mês e calcular o custo de combustível por km rodado.

O km rodado por ser feito de três formas: km do sistema, informado pelo colaborador e o km entre tarefas realizadas.

Monitoramento: Essa é a mais nova função do Auvo!

Aqui o gestor consegue monitorar o colaborador, sabendo se ele entrou e saiu da ferramenta, se o GPS está desligado e se o colaborador está ou não com a internet ligada.

Gerando relatórios de forma automatizada, não é mais necessário perder tempo com planilhas e mais planilhas.

Há uma maior organização e assertividade no recolhimento de informações.

Monitoramento das rotas

Como você faz o controle dos seus colaboradores hoje?

A única forma de se certificar que a visita ao cliente foi realizada é confiando na palavra do seu colaborador, mas apenas isso basta?

Ao invés de confiar apenas na palavra dele, você pode ter certeza que a tarefa foi realizada por meio do gerenciamento da equipe pelo Auvo.

Com ele, você consegue ter a rota traçada por cada colaborador da equipe e ainda pode ter a confirmação via check-in e check-out de cada cliente visitado. 

Você também consegue montar rotas diferentes para cada colaborador. E cobrá-los, caso não façam as visitas designadas.

E engana-se quem acha que o monitoramento de rotas será feito 24 horas por dia. O Auvo permite que apenas no horário em que o colaborador está efetuando chamados a sua rota seja monitorada.

E assim o gestor consegue monitorar as rotas da sua equipe externa de forma eficaz e comprovada!

Informações em tempo real

Quando se fala em gerenciamento de equipes externas, um dos principais pontos que atrapalham uma gestão eficiente é saber informações em tempo real.

Por exemplo, quanto tempo se gasta para ter as informações dos clientes visitados, tarefas realizadas, relatórios e próximas tarefas a serem realizadas?

Muito tempo, não é?

Por isso, quando se usa um software de gerenciamento, o gestor obtém informações em tempo real.

Ele consegue saber, exatamente, onde o seu colaborador está nesse instante exato, além do detalhamento acerca do que está sendo feito, desde o primeiro horário em que o app foi aberto:

Uma vantagem dessa informação em tempo real é a proximidade que o gestor consegue ter para com a equipe externa.

A comunicação se torna rápida e eficaz, processos automatizados, equipe produtiva e clientes mais satisfeitos.

Essas são algumas das inúmeras formas de se fazer um gerenciamento de equipes externas eficaz, utilizando uma ferramenta como ajuda. Quer saber mais? Clique aqui e teste o Auvo grátis por 3 dias, aproveite!

Isadora é redatora da Auvo, responsável por criar conteúdos ricos para ajudar gestores de todo o Brasil a aumentar a produtividade das suas equipes de campo.