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Otimização do tempo: aumente as visitas em campo com o Auvo

Otimização do tempo: aumente as visitas em campo com o Auvo

A otimização do tempo é um dos maiores desafios no dia a dia do trabalho. Quando alguém pergunta sobre a rotina, geralmente respondemos: “ah, tô na correria!”.

E é verdade! Gerenciar o tempo é um desafio muito grande! É preciso muito esforço e planejamento.

Porém, quando falamos na gestão de equipes externas, existem ferramentas tecnológicas para otimizar tanto o seu tempo de gestor, quanto o das suas equipes.

Estou falando do Auvo, uma ferramenta criada pela Auvo Tecnologia, para gerenciamento e controle de equipes externas.

Para entender melhor as funcionalidades desta plataforma, você pode dar uma olhada neste artigo.

Aqui, mostrarei como essa ferramenta pode ser muito útil na otimização do tempo, para que sua equipe faça mais visitas e assim, obtenha mais lucro e produtividade.

O Auvo visa automatizar processos que muitas organizações fazem a moda antiga, como: verificar as localizações dos colaboradores, verificar as atividades do dia, e também, a montagem de um roteiro de visitas.

Vamos começar falando de umas das principais vantagens do Auvo: a roteirização.

Otimização do tempo com roteirização

É muito comum que gestores de equipes externas roteirizem o dia a dia da sua equipe, visando um número maior de visitas e também, maiores resultados.

Mas essa tarefa é muito trabalhosa se feita manualmente. Muitos gestores buscavam as localizações no Google Maps, e contabilizavam as horas que o colaborador gastaria para chegar até o destino.

Mas esse trabalho árduo do gestor nem sempre traz os resultados esperados.

O trânsito das cidades estão cada vez mais complicados, e nem sempre os gestores possuem o tempo necessário para que essa roteirização seja feita da melhor forma.

Além disso, não basta distribuir tarefas aleatoriamente. É preciso levar em conta a urgência daquela tarefa, o local de onde parte o colaborador, a distância entre os clientes, e muitas outras possibilidades.

Por isso, o Auvo atende a essa necessidade: a capacidade de roteirizar de forma automatizada e muito mais prática para o gestor.

Por exemplo: se um colaborador já terminou suas atividades em campo antes do horário previsto, através do Auvo é possível agendar outra tarefa de acordo com a localização em que ele está.

Com o Auvo, isso pode ser feito com alguns cliques que com certeza vão otimizar o tempo do gestor de equipes.

E não é preciso ficar muito tempo analisando o mapa e fazendo contas de quilometragem, o Auvo, através da roteirização, faz tudo isso rapidamente.

Como roteirizar tarefas no Auvo

Ao abrir a Agenda no sistema, e clicar em “Mais ações”, vai ser possível selecionar o menu “Roteirização de tarefas”, assim, aparecerá a seguinte tela:

Perceba que é possível selecionar o colaborador, e depois o período de roteirização, selecionar se serão todos os dias semana ou dias selecionados. Também é possível organizar em quais horários da jornada do colaborador as visitas serão marcadas.

Logo abaixo, o Auvo mostra como cadastrar as tarefas a serem roteirizadas. Ao lado da tarefa, é possível visualizar as localizações no mapa enquanto as tarefas forem cadastradas.

Após cadastrar todas as tarefas, basta clicar em “Roteirizar tarefas”, e o Auvo vai montar o roteiro de tarefas daquele colaborador, como demonstra a imagem abaixo:

Depois disso, é só acrescentar essa rota à agenda do colaborador. Viu, como foi rápido? Montar a agenda das suas equipes fica muito ágil!

E caso seja preciso repetir essa mesma rota, é possível, no sistema, selecionar os  dias de repetição e pronto! Não será necessário montar a rota novamente, dentro do período que foi selecionado.

Além disso, o Auvo não leva em conta apenas a localização para montar um roteiro de visitas.

Por vezes, acontecem alguns chamados emergenciais e é preciso que sua equipe se desloque o mais rápido possível para determinado cliente, para realizar uma manutenção corretiva.

O sistema também leva isso em conta. Basta selecionar o nível de prioridade da tarefa: se ela possui prioridade alta, média ou baixa.

Na roteirização, o Auvo detectará as tarefas de alta prioridade e as combinará com a localização adequada para uma rota otimizada. Dessa forma, o sistema leva esses dois aspectos em consideração: a prioridade e a localização.

Essa funcionalidade dá mais autonomia para o gestor, pois otimiza o tempo dele e também o das equipes, possibilitando mais visitas em um dia de trabalho.

Existem outros elementos que precisam ser otimizados para que o tempo também seja. De nada adianta roteirizar as tarefas com excelência, se a agenda dos colaboradores não é gerida de forma inteligente.

É sobre isso que vamos falar no tópico a seguir.

Gestão inteligente de agenda

A agenda e a produtividade das equipes são fatores que estão interligados.

A quantidade de visitas realizadas com qualidade e a gestão da agenda dos colaboradores, nos permite definir quão produtiva aquela equipe é.

Por isso, para uma otimização do tempo efetiva é preciso organizar a agenda de forma inteligente. E para isso, o planejamento é a peça-chave.

No caso da equipes de externas de manutenção, esse planejamento é ainda mais importante.

Existem 3 tipos de manutenção: a preditiva, a preventiva e a corretiva.

A manutenção preditiva se trata de um acompanhamento periódico dos equipamentos ou máquinas, enquanto a preventiva diz respeito a prevenção de possíveis falhas. Já a manutenção corretiva, como o nome já diz, para corrigir alguma falha.

Uma agenda de manutenções preventivas bem feita pode evitar um maior número de manutenções corretivas, ou seja, uma agenda inteligente também influencia na quantidade de manutenções corretivas.

Manutenções corretivas são emergenciais, ou seja, acontecem no momento em que algum equipamento apresenta falha e a equipe é chamada para resolver aquele problema. Por isso, são manutenções consideradas mais caras, porque não foram planejadas.

Perceba que cada tipo de manutenção necessita de um tipo de planejamento diferente e as agendas de cada tipo de planejamento precisam estar de acordo com as necessidades de acompanhamento, prevenção e reparos. Esses dados são fornecidos pelo Auvo.

Ele oferece informações como o número de manutenções feitas em cada máquina, o tempo das visitas, imagens do reparo, possibilidade da criação de checklists, previsão de custo por visita realizada, assim, a gestão da agenda se torna muito mais perspicaz.

Esses dados permitem a criação de uma agenda de manutenções preventivas muito mais eficiente, tornando todo o planejamento mais assertivo.

Um bom planejamento economiza o tempo do gestor e otimiza a produtividade das equipes.

Mas, como fazer isso no Auvo?

A agenda do Auvo

Por se tratar de um sistema de gestão web, todas as alterações feitas na agenda podem ser visualizadas por todos os colaboradores em tempo real.

Os colaboradores, inclusive, recebem as alterações em tempo real nos seus smartphones, evitando viagens perdidas caso algum cliente precise desmarcar uma manutenção.

O Auvo permite a gestão da agenda de forma muito simples, sendo possível “arrastar” uma tarefa de uma data para outra, sendo automaticamente reagendada.

Essas atribuições auxiliam na otimização do tempo, pois muitos gestores acabam passando o dia inteiro organizando rotas e horários de visitas, e acabam deixando de lado outras obrigações necessárias.

Os dados fornecidos pelo Auvo, como já comentei, auxiliam na agenda de manutenções corretivas. A capacidade de programar com muita antecedência deixa as manutenções preventivas mais assertivas.

É possível, inclusive, calcular a probabilidade de falhas para que seja possível ter ideia da frequência de manutenções preventivas que devem ser feitas. Você pode entender melhor lendo esse artigo sobre MTBF.

Percebe a importância de um sistema como o Auvo na sua gestão de equipes? Ele otimiza o tempo e também o andamento de todos os processos, tornando sua equipe muito mais produtiva.

Mas não só sua equipe! Você, como gestor, já deve ter pensado como o seu tempo tem sido corrido. Vamos aprender como otimizar o tempo do gestor também?

Tempo do gestor

Pode parecer repetitivo, mas o Auvo também otimiza o tempo do gestor.

A maior reclamação da maioria dos gestores é que eles passam muito tempo tomando conta de questões operacionais da empresa, como: agendar tarefas, preencher formulários, quantificar dados etc.

Quando, na verdade, deveriam dedicar maior tempo em questões estratégicas, como: definir metas, dar feedbacks, dar treinamentos, entre outras.

Uma ferramenta de gestão de equipes, como o Auvo, auxilia nesse processo. Ao invés de ter que fazer toda a parte operacional, o Auvo fará tudo isso por você.

No Auvo é possível realizar pesquisas de satisfação, checklists, ordens de serviços, além de relatórios das atividades do colaboradores. Assim, sobra mais tempo para cuidar da parte estratégica, não é?

O Auvo pode ser o seu braço direito nesse quesito, pois, ele fornecerá as informações necessárias para montar estratégias específicas para cada perfil de colaborador, como: a satisfação dos seus clientes com o atendimento, o tempo gasto em cada tarefa, o preenchimento correto das pendências da tarefas, e muitas outras.

Ah, essa é uma dica importante para uma gestão de foco estratégico: não pense na sua equipe como uma grande massa! Os colaboradores possuem perfis diferentes e, por isso, a produtividade também será diferente. Vale a pena levar isso em consideração.

Inclusive, analisando o comportamento dos colaboradores pelo Auvo, é possível melhorar o desempenho de colaboradores que não atingem as metas.

Por exemplo: Se você percebe que um colaborador possui maior rendimento, com o Auvo é possível quantificar o que aquele colaborador faz de diferente dos outros para que seu resultados sejam melhores, como: o tempo do atendimento, a organização das ferramentas, o cuidado no preenchimento de checklists, resultados das pesquisas de satisfação, entre outros.

Assim, ao perceber o que esse colaborador faz de melhor, será possível dar dicas certeiras no feedback dos outros colaboradores, a fim de aproximá-los no nível de rendimento, e aumentando a produtividade de todos.

Além disso, é válido lembrar que sempre é possível delegar atividades. Determinar algum colaborador de confiança para gerir o Auvo na sua empresa, seria interessante para sua gestão, pois, seu tempo seria poupado ainda mais no que diz respeito a questões operacionais.

O Auvo foi criado pensando em gestores como você, que se preocupam com a gestão eficiente das equipes externas, que sente necessidade de mais monitoramento e mais resultado. Que tal usar o Auvo e descobrir como funciona na prática? Teste o Auvo por 3 dias grátis!

Lorrayne é redatora da Auvo, responsável por criar conteúdos que ajudem os gestores a formar uma equipe externa de alta performance.

A importância do cálculo de MTBF para gestão de equipes

A importância do cálculo de MTBF para gestão de equipes

O cálculo de MTBF é essencial na área de planejamento e controle de manutenção, pois trata-se de um indicador chave de performance.

É muito comum na gestão da manutenção, utilizar indicadores chave de performance para medir determinado fenômeno ou acontecimento relevante para análise do desempenho, inclusive de equipes externas.

O MTBF vai demonstrar o tempo médio entre quebras/falhas de um equipamento ou máquina, e a partir desse cálculo é possível chegar a um indicador de confiabilidade, como falaremos mais a frente.

Caso você nunca tenha ouvido falar do MTBF e deseja saber mais, esse artigo foi feito para você!

Para começar, vamos entender o que é, e qual a importância do cálculo de MTBF.  

Qual a importância do cálculo de MTBF?

MTBF significa Mean Time Between Failures, em inglês, traduzindo trata-se do período médio entre falhas.

Esse indicador aponta a média de falhas aleatórias de um equipamento ou máquina. Quanto maior o número de MTBF, melhor! Significa que a máquina está demorando para ter falhas e isso é muito bom!

Sendo assim, quanto menor a quantidade de falhas, menor será o custo para sua empresa.

Para ter uma gestão mais efetiva, não dá para pensar apenas em fazer manutenções emergenciais, do tipo “quando estragar, nós consertamos”.

Manutenções corretivas envolvem muitos custos, como: os operacionais (aluguel, taxa de depreciação), custos de manutenção (horas trabalhadas, custos das peças) e o pior deles, o lucro cessante, ou seja, o que a empresa deixou de ganhar por causa de uma manutenção corretiva.

O cálculo de MTBF auxilia a identificar com clareza, quais ações são mais adequadas para cada falha ou atividade e por isso, o cálculo de MTBF é tão importante para evitar os custos na gestão da manutenção e de equipes.

Além dos elevados custos, saber o MTBF também auxilia a bater metas!

Ao saber a frequência de falhas, é possível entender a confiabilidade das máquinas/equipamentos, e assim definir metas mais coerentes com a demanda de trabalho dos colaboradores.

Por exemplo: se é possível detectar que uma máquina possui maior número de falhas em determinado período do ano, significa que a demanda de manutenções preventivas precisa ser ajustada naquele período.

Determinar uma meta de horas de bom funcionamento também pode ser uma boa opção!

Assim, entendendo de onde as falhas partem, é possível desenvolver estratégias para eliminá-las.

Outro aspecto importante a ser lembrado do MTBF, é que o cálculo deve ser feito por equipamento ou máquina. Muitos gestores cometem o erro de fazer um MTBF geral, para todas as máquinas, e não é dessa maneira que o indicador funciona.

O ideal é fazer o cálculo mês a mês e depois fazer a somatória de todos os meses, porém, com um cálculo apenas por máquina/equipamento.

Mas, como calcular? Vamos aprender?

Como fazer o cáculo de MTBF?

Utilizado há mais de 60 anos para detectar a eficiência dos processos, o MTBF é um dos indicadores mais importantes no segmento de manutenção.

Se faz tão importante porque dá uma noção panorâmica da administração de manutenção, e consequentemente, de equipes.

O cálculo é feito com a seguinte fórmula:

mtbf

Assim, calcula-se o tempo no qual a máquina trabalhou em boas condições e divide pelo número de falhas ocorridas.

Por exemplo: Se uma máquina trabalhou 200 horas, depois 1500 horas e 300 horas com bom funcionamento, você deve somar essa quantidade de horas e depois dividir por 3, ou seja, o número de falhas ocorridas.

Seguindo esse exemplo, o MTBF teria o valor de:

200+1500+300= 2000 / 3 = 666,6

A probabilidade é que o equipamento possa apresentar falhas a cada 666,6 horas.

Algo muito importante para o uso correto do cálculo de MTBF, é a questão da frequência do cálculo. Como já foi mencionado, é preciso realizá-lo todos os meses para que a probabilidade de falhas esteja cada vez mais fiel a realidade.

A partir do cálculo de MTBR é possível calcular outros dois itens importantes da manutenção: a confiabilidade e a frequência de inspeção.

Calculando confiabilidade

A NBR 5462 é um norma criada em 1994 e trata dos principais conceitos em manutenção, entre eles algumas terminologias como a confiabilidade.

Confiabilidade, segundo a NBR 5462-1994 , significa “Probabilidade de um item poder desempenhar uma função requerida, sob dadas condições, durante um dado intervalo de tempo”.

Trata-se da capacidade de uma máquina ou equipamento manter o bom funcionamento, ou seja, o quanto pode-se confiar naquele equipamento.

Para calcular a confiabilidade, é preciso primeiro obter o número de MTBF e aplicar a seguinte fórmula:confiabilidade

Perceba que ao falar em confiabilidade, precisamos relacioná-la a um período de tempo.

Por exemplo: Se formos falar da confiabilidade de uma máquina, o correto é afirmar que “tal máquina possui probabilidade de ter bom funcionamento de 95,4% nas próximas 1500 horas”.

A confiabilidade trata da probabilidade do equipamento funcionar com perfeição durante um intervalo de tempo.

Calculando a frequência de inspeção

Outro aspecto importante que pode ser calculado a partir do MTBF é a frequência de inspeção dos equipamentos, que pode ser definida em manutenção preventiva ou preditiva.

Esse cálculo se faz importante para que seja possível ajustar o seu planejamento de manutenção de acordo com a média do tempo de falhas.

Para calcular a frequência das inspeções, utilize a seguinte fórmula:

Fi

Com esse cálculo é possível ter ideia que o equipamento deve ser inspecionado a cada 70% do tempo de MTBF que ele possui.

Por exemplo: Se o MTBF de um equipamento equivale a 666,6 como no exemplo anterior, aplicando a fórmula, o resultado seria o seguinte:

Fi = 0,7 x 666,6 = 466,62

Ou seja, a frequência de inspeção deve ser feita a cada 466,62 horas.

Sabendo a frequência de inspeção, você consegue enxergar com mais clareza a definição do cronograma do seu planejamento de manutenção. Falando nele, você pode ter mais informações sobre o PCM, lendo este artigo.

MTBF e seus benefícios

Fazer o cálculo de MTBF pode trazer muitos benefícios, não só para a gestão da manutenção, mas também para a gestão das equipes.

Pois, cálculos de indicadores permitem ter mais conhecimento sobre os processos da empresa, e assim ser mais assertivo nas tomadas de decisão e determinação de tarefas.

Equipes pequenas de manutenção sofrem ainda mais nesse quesito, pois os colaboradores dividem muitas atividades distintas. Por isso, para equipes menores, calcular os indicadores é ainda mais importante.

Mas é claro, possuir mais controle dos processos deixa qualquer equipe mais produtiva, independente do tamanho que elas possuam.

Outro aspecto importante é utilizar o número de MTBF juntamente com um checklist de manutenção para encontrar as causas das falhas.

Esse trabalho conjunto ajudará a notar um padrão de falhas e assim encontrar as melhores formas de otimização. É possível perceber se as falhas são causadas por um determinado conjunto de peças, por exemplo.

Por fim, outro benefício do cálculo de MTBF está na credibilidade da sua empresa.

Ao manter os cálculos, e assim definir a frequência de inspeções preditivas de forma mais assertiva, os seus equipamentos/máquinas com certeza terão uma menor quantidade de falhas.

Pois, quanto maior o número de MTBF obtido, maior é a qualidade da prestação de serviços e maior a confiança do consumidor.

Sendo assim, esse cálculo sinaliza um caminho para as equipes de manutenção, verificando a qualidade do trabalho e garantindo um feedback baseado em dados.

Como está a gestão da manutenção no seu negócio? Que tal começar a fazer o cálculo de MTBF?

Lorrayne é redatora da Auvo, responsável por criar conteúdos que ajudem os gestores a formar uma equipe externa de alta performance.

Como usar soluções em tecnologia para moldar equipes externas

Como usar soluções em tecnologia para moldar equipes externas

Existem soluções em tecnologia que podem auxiliar gestores que desejam moldar suas equipes externas. Mas, como assim, “moldar”? Você pode estar se perguntando.

Explico melhor: Se você deseja tornar o trabalho de sua equipe de manutenção cada vez mais padronizado, receber feedback positivo dos seus clientes e mantê-la dentro das normas de qualidade, como a ISO 9001, você procura por formas de moldar sua equipe.

Deseja tornar sua equipe cada vez mais produtiva e harmônica na prestação de serviços?

Nesse artigo, explicarei o passo a passo para a otimização de equipes, a fim de moldá-las nos padrões técnicos de qualidade, e claro, agregar diferencial competitivo a sua empresa.

Soluções em tecnologia: Gestão da qualidade

As inovações tecnológicas também são condições para o desenvolvimento da gestão. Não dá pra falar de gestão eficiente sem citar as tecnologias.

Por isso, as empresas estão mais competitivas, pois, com as integrações de tecnologia, gestão e manutenção, os processos estão cada vez mais precisos.

Assim, é necessário que os gestores concentrem seus esforços em vários ativos, como a gestão da qualidade.

A gestão da qualidade é um conceito muito utilizado no meio dos negócios atualmente, e corresponde a necessidade de fiscalização da qualidade dos produtos ou serviços prestados.

Ou seja, como numa fábrica de alimentos, é preciso assegurar que aquele alimento não vá para a comercialização com a validade vencida. Assim se dá na prestação de serviços, a garantia que aquela manutenção resulta na segurança e bom funcionamento do equipamento ou máquina.

E para uma gestão da qualidade realmente efetiva, foram criadas as normas técnicas ISO 9000. Trata-se de um conjunto de normas, na qual cada uma se aplica de forma de diferente em relação aos materiais, produtos e serviços.

Criadas em 2008, pelo Comitê Técnico Quality Mangement and Quality Assurance e publicadas pela ABNT (Associação Brasileira de Normas Técnicas), as normas realizaram muitas mudanças no modo de gerenciamento de empresas.

Não existe uma ISO que fale especificamente do segmento de manutenção, mas é possível perceber que a manutenção faz parte, por causa das descrições de cada norma, como veremos a seguir.

ISO 9000

Essa norma trata do vocabulário e terminologias utilizadas para descrever os princípios de gestão de qualidade.

A seguir, você entenderá sobre os princípios da qualidade, detalhadamente. Mas antes, saiba do que se trata a tão falada ISO 9001.

ISO 9001

A ISO 9001 fala das exigências que as organizações precisam se adequar para obterem a certificação.

Essas exigências são feitas para que os 7 princípios da qualidade sejam efetivamente cumpridos.

Falando nos princípios da qualidade, são eles: foco no cliente, liderança, engajamento das pessoas, abordagem dos processos, tomada de decisão baseada em evidências, melhoria e gestão de relacionamentos.

Vamos esclarecer o que cada um dos princípios defende para que a qualidade exista em uma empresa, e assim mereça a certificação.

  • Foco no cliente: afinal, qualidade para quem? esse princípio demonstra quem deve ser a razão de tudo é o cliente. A satisfação do cliente deve ser o foco de todo sistema de gestão de qualidade, e isso deve se refletir em todos os departamentos e colaboradores da empresa.
  • Liderança: não se trata apenas dos cargos de gerência, mas sim quem toma a frente de realizar mudanças e modificar resultados.
  • Engajamento de pessoas: é necessário engajamento de todos para que a gestão da qualidade funcione. Se os colaboradores perceberem que outro departamento está tendo mais resultados, provavelmente também terão mais força de vontade para alcançá-los.
  • Abordagem dos processos: esse princípio trata da necessidade de estabelecer processos. A partir do momento que os estabelece, é o momento de padronizá-lo. Existem soluções em tecnologia para isso, falaremos sobre mais adiante.
  • Tomada de decisão baseada em evidências: fazer análises de monitoramentos baseando-se em fatos, em dados. Isso é muito importante para que a gestão seja, de fato, assertiva.
  • Melhoria: tudo pode ser aperfeiçoado. O segredo é não estagnar no pensamento que mais nada pode ser feito, é preciso evoluir sempre.
  • Gestão de relacionamentos: é muito importante, também, gerenciar os relacionamentos entre os processos. Comunicação, produção, manutenção, todos os envolvidos precisam ter a interação adequada, ou seja, falar a mesma língua.

Como você pode ver, a ISO 9001 não exige nenhum procedimento específico a ser feito, mas sim, que você crie formas de fazer com que os processos da sua empresa funcione da melhor forma.

Por isso, é tão importante definir os processos para que os colaboradores saibam exatamente o que fazer, e para isso, você pode elaborar algumas ferramentas simples como um checklist ou um infográfico, para demonstrar o passo a passo das atividades.

Porém, se você deseja um resultado mais efetivo, utilizar um sistema de gestão é o caminho mais certeiro para definir os processos. Um sistema tem a capacidade de automatizar esses processos, tornando-os mais ágeis e moldando sua equipe em processos padronizados.

ISO 9004

A ISO 9004 visa nortear o sucesso das empresas. Seu principal objetivo é contribuir para a melhoria contínua do desempenho global das organizações, em um mercado que está sempre em mudança.

Assim, essa norma pensa em ações sustentáveis como uma forma de melhoria no desempenho, assim como, soluções em tecnologia que auxiliem no desenvolvimento.

Agora que você já sabe do que se trata a gestão da qualidade, vou explicar 3 itens que podem ajudá-lo a pensar nela com o objetivo de moldar suas equipes externas para equipes de alta performance.

Padronizar os serviços

Quando se fala em gestão da qualidade, é preciso falar também de padronização dos serviços. Para isso, é preciso ter foco em algumas atitudes, para que o padrão também não atrapalhe os processos.

Por exemplo: de nada adianta definir um padrão de atendimento externo, se ele não se encaixa nas particularidades de seus clientes. Ou seja, é preciso padronizar, mas também é necessário estar atento às preferências e problemas do cliente.

Outra atitude que deve ser pensada, é a questão da padronização quantitativa, ou seja, ter o cuidado de gastar o menor tempo e custo possível em suas visitas.

Isso gera a otimização dos processos, que se tornam mais rápidos gerando uma sincronia nas atividades.

Tudo isso pode ser realizado por soluções tecnológicas, como: sistemas gerenciais, aplicativos, planilhas, checklists, ferramentas que automatizam a padronização.

Feedback dos clientes

Moldar uma equipe externa não é uma tarefa simples e rápida. É preciso fazer testes de padronização, ter paciência e sempre modificar os processos com o passar do tempo.

Por isso, o feedback dos clientes é tão importante! Eles são o termômetro de como sua equipe externa está se saindo em campo.

Não estou afirmando aquela velha frase de que o “cliente sempre tem razão”, afinal, sabemos que nem sempre tem. Mas, sim que é necessário entender a experiência do cliente para que suas alterações nos processos sejam efetivas.

Vale mandar um e-mail perguntando como estão as coisas, fazer regularmente uma pesquisa de satisfação com respostas de múltipla escolha, para que seja possível quantificar as respostas.

Vale também utilizar plataformas de gestão já tenham esse tipo de serviço em suas atribuições! Ou, usar formulários como o Google Forms, TypeForm, Mindminder, entre outros.

Seguir os princípios da qualidade

Não falamos dos 7 princípios da qualidade, a toa, não é? Sim, para moldar equipes competitivas e produtivas é necessário prezar pela qualidade.

Seguindo os princípios da qualidade e obtendo o certificado, sua empresa transmitirá muito mais segurança e confiança aos clientes.

Tirar a certificação exige um esforço coletivo, por isso, é importante conscientizar seus colaboradores da importância disso.

Como é feita a certificação?

Através de duas etapas: a implantação e a certificação. Primeiramente, é preciso se adequar ao princípios de qualidade, adequar os processos de sua empresa as normas ISO.

Depois, é preciso contratar um organismo certificador independente para realizar auditorias de verificação, e assim, emitir o certificado.

A certificação é válida por 3 anos, depois desse período, são realizadas auditorias uma vez ao ano para monitorar a qualidade da empresa.

Como você pode perceber, moldar suas equipes externas não é um processo feito em um click. A tecnologia auxilia nas etapas, porém, há muito trabalho de análise e testes para que sua organização seja, oficialmente, de qualidade.

E lembre-se: o que as normas, como a ISO 9001, querem nos alertar é que as empresas de qualidade devem se preocupar com todo o caminho até chegar no cliente.

Todo o processo é importante, é preciso dar aquilo que foi prometido ao cliente.

Por isso, essas certificações, sistemas de qualidade, padronização e vários itens que foram citados, são importantes na gestão de equipes externas.

Lorrayne é redatora da Auvo, responsável por criar conteúdos que ajudem os gestores a formar uma equipe externa de alta performance.

Gestão web: como funciona a nuvem no controle de equipes?

Gestão web: como funciona a nuvem no controle de equipes?

É provável que ao citar o conceito de gestão web no meio de uma roda de conversa de empreendedores, não será um assunto desconhecido.

A cada dia que passa, a computação em nuvem tem entrado na gestão de muitos empresários, mesmo que involuntariamente.

Sabia que toda vez que você usa o Dropbox, ou compartilha um arquivo no Google Drive, está usando a tecnologia em nuvem? Sim!

Os benefícios da gestão web são muitos: agilidade, segurança, escalabilidade, e todos eles serão explicados neste artigo.

Mas como utilizar todos esses atributos no controle e gestão de equipes externas?

Antes de falarmos do seu funcionamento e benefícios, primeiro, é importante entender do que se trata a gestão web.

O que é gestão web?

Gestão web é capacidade de gerenciamento através de sistemas em nuvem.

Os sistemas em nuvem, explicando de modo bem simples, são sistemas que oferecem armazenamento, banco de dados, rede, e muito mais, através da nuvem, ou seja, a internet.

Esse tipo de sistema revolucionou os modos de gestão de empresas e equipes, pois traz acessibilidade e mobilidade nunca vista antes!

Na América Latina, segundo o IDC Releases, 40% dos gastos empresariais em tecnologia são destinados a tecnologia em nuvem.

A tendência é que tudo, daqui para frente, utilize a tecnologia em nuvem como base, a chamada “internet das coisas”, por exemplo, segundo o IDC, receberá investimento de US$ 15,6 bilhões até o ano de 2020.

Como você pode perceber, a gestão web se tornou indispensável quando se fala em gestão estratégica, pois, a tecnologia em nuvem otimiza vários processos de negócio, como a gestão de equipes.

Na gestão de equipes, a nuvem atua na integração de informações e processos de uma empresa, se tornando um meio de economia de tempo e dinheiro.

Mas como isso funciona no dia a dia da sua equipe? É sobre isso que vamos falar no tópico a seguir.

Como funciona a nuvem no controle de equipes?

A nuvem é o principal fator de controle quando se fala de gestão de equipes externas.

Apenas com a tecnologia em nuvem é possível compartilhar informações em tempo real, que farão toda a diferença no dia a dia de uma equipe de campo.

Por exemplo: uma equipe externa de serviços que utiliza um sistema em nuvem para recebimentos de ordens de serviço e de tarefas do dia.

Imagine a economia de tempo e custos que o gestor teria, por não ser necessário que o colaborador volte até a empresa para buscar uma nova ordem de serviço, ou dar feedback do último atendimento realizado?

Além disso, a capacidade de armazenamento da nuvem auxiliaria na desordem que uma papelada dessa poderia gerar!

Perceba que a tecnologia em nuvem, entra como um colaborador a mais a uma equipe, que coordena e repassa informações.

Apenas a gestão web pode proporcionar controle em tempo real de equipes externas.

Listei 3 fatores importantes sobre a performance da nuvem na gestão de equipes para que você entenda a interação entre a nuvem e a equipe, e os benefícios dela. Confira:

Escalabilidade

Escalabilidade é a capacidade das organizações de adequar os seus processos de acordo com as demandas dos serviços, tudo isso sem perder a qualidade de atendimento.

Assim como, escalabilidade também significa a capacidade da empresa de aumentar o seu faturamento, sem elevar a quantidade de custos.

Com a gestão web, essa capacidade se torna possível, pois, as soluções que são adotadas podem ser modificadas a qualquer momento.

Assim, é possível adaptar a rotina da equipe, permitindo que não exista tempo de pausas operacionais para ajustes.

Mas, como deixar o seu negócio mais escalável?

O segredo para ter um negócio escalável é buscar soluções que desenvolvam as habilidades de atendimento às demandas do mercado, como: um sistema de gestão em nuvem, um sistema de atendimento on-line, treinamento da equipe para torná-la cada vez mais ágil, melhorias no SAC, e muitas outras.

Porém, sem dúvidas o fator que mais se relaciona a escalabilidade é a tecnologia.

Empresas que possuem grandes ligações com a tecnologia, principalmente em nuvem, são mais propensas a escalabilidade.

Possuem maior controle de todas as ações da equipe externa em tempo real e assim, mais autonomia na execução e modificação dos processos internos.

Segurança

Uma das maiores vantagens da gestão web está na segurança das informações.

Com o avanço da tecnologia, as técnicas de roubo de dados ficaram cada vez mais eficientes. Deixar os dados de clientes e transações financeiras em computadores físicos significa correr muito risco.

Por isso, é preciso que as organizações pensem em soluções para que os colaboradores troquem informações com segurança. A nuvem veio solucionar esse problema.

Grande parte dos sistemas em nuvem usam criptografia para a proteção dos dados. Você sabe o que é criptografia?

A criptografia é um técnica utilizada para apenas o emissor e o receptor da mensagem a compreendam.

Foi utilizada de diversas formas no mundo, inclusive durante a Segunda Guerra Mundial, para proteger informações de guerra dos inimigos. Um filme que mostra isso é O Jogo da Imitação, vale a pena assistir!

Com o avanço da tecnologias, as técnicas foram aprimoradas, e hoje os computadores criam chaves criptográficas, capazes de gerar algoritmos de decodificação de informações.

Ou seja, explicando de forma bastante simplificada, as informações estão seguras por essas chaves de códigos. Na nuvem, acontece da mesma maneira.

Alguns sistemas de equipes externas, inclusive, utilizam certificados de segurança SSL. O SSL (Secure Socket Layer) é um padrão global de segurança criado em 1994, pela Netscape.

Esse certificado cria um canal criptografado no qual torna as informações sigilosas na transmissão do servidor e navegador.

Muitos gestores são desconfiados em relação a segurança das informações na gestão web, mas essa é exatamente uma das suas maiores vantagens!

Assim como, a agilidade nos processos, como veremos a seguir.

Agilidade

A agilidade na prestação de serviços externos é primordial para o cumprimento do planejamento, e também satisfazer os clientes que desejam um atendimento rápido e de qualidade.

A gestão web também traz agilidade! Como não considerar todas as adversidades que colaboradores externos possuem? Trânsito, problemas mecânicos com carro ou moto, entre outros imprevistos.

Um sistema em nuvem permite que sobre tempo para mais visitas e também para solucionar todos esses problemas, pois evita deslocamentos desnecessários.

Além disso, permite a confirmação que o colaborador realmente está cumprindo sua jornada de trabalho.

Esse é um problema bastante discutido a respeito de equipes externas, mas, um sistema em nuvem é capaz de resolver isso rapidamente: a localização em GPS e a capacidade de check in e check out de atividades.

Sem falar na facilidade de atualização, que é feita pela empresa que fornece o sistema, não sendo necessário perder tempo com pagamento de licenças e instalações muito trabalhosas.

Tudo está em nuvem e pode ser acessado em qualquer lugar que possua internet.

Nos dias atuais, é quase impossível pensar em uma gestão estratégica e eficiente sem o uso de plataformas em nuvem, pois, com elas as equipes se tornam cada vez mais colaborativas e ágeis.

O futuro está na nuvem?

Sem dúvidas, sim! E não só o futuro, mas o presente também!

A nuvem não trouxe só agilidade, segurança e escalabilidade na gestão de equipes externas, mas também, a possibilidade de superar os desafios do mercado com muito mais eficácia!

A gestão web deu novas perspectivas ao gerenciamento, se tornando um investimento certeiro para novas empresas.

E não pense que por se tratar de uma tecnologia relativamente recente, que os seus custos sejam muito elevados! A maioria das plataformas de gestão em nuvem são mais baratas, e ainda geram economia durante o uso, portanto, além de ágeis e seguras também são econômicas.

Estamos no auge da transformação tecnológica, por isso, aproveite para incluir seu negócio também nessa tendência!

Utilizar a gestão web demonstra a capacidade de enxergar novas possibilidades no mercado e cabe ao gestor definir o momento de incluir sua empresa! Já está pensando nisso? Conte-nos!

Lorrayne é redatora da Auvo, responsável por criar conteúdos que ajudem os gestores a formar uma equipe externa de alta performance.

Trabalho externo: os desafios do controle de jornada

Trabalho externo: os desafios do controle de jornada

Ao gerir uma equipe de trabalho externo, manter o controle da jornada é um pouco difícil, não é?

Ter controle dos horários fielmente compatíveis com as atividades executadas pelas equipes, manter a produtividade e ainda, os custos causados por elas, é um desafio e tanto.

Neste artigo, mostrarei os desafios do controle da jornada de trabalho externo e a importância desse controle para o futuro do seu negócio.

Mas antes, vamos esclarecer o que é considerado trabalho externo, para que você entenda como a lei brasileira trata esse tipo de trabalho.

O que é trabalho externo?

Trabalho externo, segundo o artigo 62 da CLT, são as atividades feitas por trabalhadores externos nas quais não são compatíveis com a fixação do horário de trabalho.

Devendo ter essa condição descrita em suas Carteiras de Trabalho, registro de empregados e também na Previdência Social.

Ou seja, trabalho externo não é o mesmo que trabalho remoto ou home office, que são tipos de trabalhos dependentes da utilização da tecnologia de informação.

O trabalho externo se relaciona com vendas, consultorias, manutenção, representantes comerciais, promotores de trade marketing, ou seja, atividades que não dependem da tecnologia, mas que podem utilizá-la para controle e gerenciamento.

Percebe a diferença? É desse tipo de trabalho que estou falando.

Agora, vamos aos desafios de controlar a jornada de colaboradores que possuem atividades em campo, e o quão importante isso pode ser para uma gestão de equipes eficiente.

Os desafios do controle de jornada

Quando as leis trabalhistas foram criadas, por volta de 1940, os trabalhadores externos não tinham como comprovar suas horas de trabalho, e o gestor possuía menos controle ainda do que acontecia no dia a dia de seus colaboradores.

Tudo isso por que não havia outra forma de registro a não ser um papel, no qual o próprio trabalhador registrava a quantidade de tempo que gastava em cada visita que realizava.

Na atualidade, com tantos avanços tecnológicos, é possível registrar horários através de vários recursos que cabem nos smartphones dos colaboradores.

Porém, ainda hoje, muitas organizações controlam os horários de seus trabalhadores externos à moda antiga: com registro no papel.

Isso pode causar muitos problemas para sua organização!

Esses problemas podem prejudicar não só a produtividade dos funcionários, mas também o financeiro da sua empresa! Por isso, é importante ficar atento!

Listei alguns desses desafios para você saber se eles já batem à porta da sua empresa, e também a importância de enfrentá-los encontrando o melhor caminho de gestão.

Acesso limitado às informações

Uma das dificuldades da falta de controle da jornada de trabalho externo é o acesso limitado às informações.

Por passar muito tempo fora da sede da empresa, dificilmente o gestor sabe da rotina real desse colaborador, e acaba contabilizando horas retroativas, ou até fazendo pagamentos de horas extras que não tinha conhecimento.

E quando o gestor torna obrigatória as idas e vindas desse funcionário à empresa para prestação de contas, ou para buscar uma nova ordem de serviço, acaba perdendo muito tempo.

Ou seja, é um desafio muito grande!

É importante lembrar que as informações trazidas por seus colaboradores são essenciais para o futuro do seu negócio.

Informações sobre a qualidade do atendimento, se os clientes estão satisfeitos com os seus serviços, quanto tempo demora para o atendimento, tudo isso forma um grande banco de dados que pode servir para ajustes de atendimento e até como medida de produtividade de seus colaboradores.

Por isso, o contato com o seu colaborador e o feedback dos atendimentos é tão importante! Porém, é preciso fazer isso de forma otimizada.

Falando em produtividade, a capacidade de produção da sua equipe externa também pode ser um desafio caso o controle da jornada não seja feito da maneira correta.

A capacidade produtiva da equipe

Quantas visitas por dia o seu colaborador é capaz de fazer? Já se fez essa pergunta?

É de extrema importância ter noções claras da capacidade de produção do seu colaborador, e com a falta de controle da jornada, isso é praticamente impossível de ser contabilizado.

Sabe por quê? Digamos que o controle da jornada do seu colaborador externo seja feito por papel.

Ele preenche a hora que começou o atendimento e a hora que terminou.

Você, como um gestor atento, percebe que ele faz x visitas em certa quantidade de dias, e assim, faz o seu planejamento mensal/semanal baseando-se nisso.

Mas, caso seu colaborador tenha informado algumas horas a mais do que ele realmente gastaria, muitas visitas poderiam ter sido feitas, pois, a estimativa de tempo foi realizada de forma incorreta.

Percebe como ter mais controle da jornada é tão importante?

Principalmente, a de trabalho externo, pois, a capacidade de produção do seu colaborador afeta na qualidade do atendimento, no tempo de atendimento e consequentemente nos custos.

Falando em custo, é sobre ele o nosso último desafio.

Os custos de operação

Ter controle sobre o custo de operação é muito importante para melhorar o planejamento, e também a gestão das equipes externas.

O custo de operação é a média de gasto por atendimento que a empresa realizar, ou seja, os gastos de combustível, salário, reembolso de quilômetros rodados, entre outros gastos, por visita que for feita.

Para que seja possível realizar esse controle dos custos de operação, é preciso saber quanto a empresa gasta por hora trabalhada daquele colaborador, certo?

E como podemos fazer isso?

Controlando com mais eficiência a jornada desse colaborador. Pois, ao saber o tempo que é gasto em cada visita, é possível prever quantas visitas serão realizadas e também o custo que as próximas visitas irão gerar.

Com um controle de jornada automatizado é possível, ainda, fazer mais visitas com menor custo!

Por exemplo: sabendo o tempo assertivo das visitas é possível melhorar o planejamento, incluindo um número maior de visitas de prevenção, e melhorando o relacionamento com o cliente.

Se na sua empresa, o número de visitas tem diminuído, enquanto o custo das visitas só tem aumentado, pode ser que o controle de tempo, produtividade e custo do trabalho externo não está calculado da maneira correta.

Será preciso rever as horas da jornada de trabalho!

Fique atento a esses aspectos da sua gestão, pois, com um maior controle da jornada da sua equipe externa, ela tem tudo para se tornar de alta performance!

Como vencer os desafios?

Os desafios são grandes, mas existem soluções mais práticas do que você imagina!

A justiça brasileira, ao cuidar de muitas causas trabalhistas a respeito de horas trabalhadas, considera a tecnologia como solução para o controle de horas e ponto.

Por que não usar a tecnologia também para o controle de jornada?

Com toda certeza, seus colaboradores externos já utilizam alguma ferramenta tecnológica para fazer suas atividades diárias, seja notebook, smartphone, tablet, enfim, as possibilidades são infinitas.

Aproveite as tecnologias que seus colaboradores já estão habituados para ter mais conhecimento das horas trabalhadas, e assim, solucionar os desafios de produtividade e também de custos!

Como você tem controlado a jornada da sua equipe de trabalho externo? Tem vencido esses desafios? Conta pra gente!

Lorrayne é redatora da Auvo, responsável por criar conteúdos que ajudem os gestores a formar uma equipe externa de alta performance.

Controle de serviços externos: 5 passos para otimização

Controle de serviços externos: 5 passos para otimização

Manter o controle de serviços externos é um enorme desafio para muitos gestores.

Darei um exemplo para que você entenda o quão desafiadora pode ser a função de um gestor de equipes externas:

Imagine que José é dono de uma empresa que presta serviços externos.

Após alguns anos de experiência em sua função, José percebe que as contas da empresa não batem.

Percebe que os números de visitas não condizem com a quilometragem informada pelos colaboradores.

Além disso, muitos clientes se manifestam insatisfeitos com os atrasos ou a demora no atendimento.

José se dá conta que é preciso ter mais controle.

Mas como controlar uma equipe tão numerosa e que não está no mesmo lugar a todo tempo? Entendemos que parece ser uma tarefa bem difícil.

Você se identifica com esse exemplo? Sabe como é difícil ter controle dos serviços externos?

Reuni 5 passos essenciais para ajudar empreendedores como José, que querem ter mais controle de serviços externos, porém, não sabem por onde começar.

E para gestores que desejam estar cientes do que acontece no seu negócio, e ao mesmo tempo, ficar longe do prejuízo.

É o que você procura?

Então, continue lendo esse artigo, e siga os seguintes passos para otimizar a sua gestão:

Passo 1 – Planejamento para controle de serviços externos

É muito importante fazer um bom planejamento para que os objetivos da empresa fiquem bem claros.

Para que exista um bom planejamento é preciso ter bastante autoconhecimento da empresa.

Você consegue saber mais sobre seu ambiente interno e externo, concorrência e fatores que possam interferir no seu negócio.

Tudo isso pode mostrar os caminhos de atendimento que a empresa deve seguir!

Além disso, um planejamento flexível permite modificações ao longo do caminho, evitando erros futuros e equilibrando as ações da empresa com seus objetivos.

Seja rigoroso com o planejamento da sua equipe! Brasileiros costumam deixar tudo para última hora, não é? Mas quando se trata de serviços externos, não dá pra improvisar!

Encontre um tempo na agenda para se planejar e planejar sua equipe!

Falando em tempo, é sobre ele o nosso segundo passo.

Passo 2 – Controle do tempo

Lembra do José? Um dos seus problemas eram os atrasos no atendimento da sua equipe, ou seja, ele e os seus colaboradores não estão tendo uma gestão do tempo eficiente.

E você, como gestor, é uma pessoa muito ocupada, não é? Não tem tempo para ter mais controle da sua equipe por causa da rotina muito atarefada.

A especialista em gestão do tempo Laura Vanderkam, disse em sua palestra no TED Talks, que temos cerca de 168 horas por semana, esse número é o resultado da quantidade de horas que temos por dia, multiplicado pela quantidade de dias.

Se você trabalha 40/50 horas por semana, logo, sobram muitas horas para as outras atividades, não é mesmo?

Entendo que no dia a dia essa simples conta parece não fazer sentido, por isso, a dica da Laura que repasso a você é: planeje sua semana.

Nada de cronometrar segundo por segundo do seu dia! O melhor caminho é planejar a semana e definir prioridades.

Quem não tem prioridades, desperdiça tempo.

Quando surge algum imprevisto em casa ou no trabalho, geralmente, o foco das pessoas está em resolver aquele problema. Por mais atarefado que você esteja, arranja um tempo para resolver aquela pendência.

Percebe que a culpa não é somente do tempo?

Por isso, planeje a semana. Defina as prioridades.

Se o trabalho estiver em grande volume, delegue tarefas! Se a tarefa pode ser feita por outra pessoa, por que não?

O controle do tempo, assim como o controle dos serviços externos da sua empresa dependem da sua dedicação!

Menos tempo no celular e de bobeira na internet podem te ajudar a ter mais foco!

Passo 3 – Hora de organizar!

O terceiro passo completa os dois primeiros. Organizar os processos é muito importante para otimizar o atendimento e assim cumprir os prazos.

Para isso, sugiro que você faça um cronograma de atividades para cada colaborador. Sim, será trabalhoso, mas vai valer a pena.

Seria interessante que esse cronograma fosse editável, para incluir ou retirar atividades quando necessário.

Por exemplo: se um colaborador terminou suas tarefas mais cedo por causa de alguma eventualidade, é possível redirecionar outra tarefa para cumprir sua jornada de trabalho, ou retirar alguma atividade, caso o colaborador precise faltar.

Existem muitos exemplos de cronogramas e templates prontos do próprio Pacote Office que podem ser muito úteis! Aproveite!

E como seria organizar os serviços externos através de metas?

Definir metas claras para equipe pode deixar o engajamento dos colaboradores cada vez alto, pois se motivados para cumpri-las, não será necessário uma fiscalização ferrenha do gestor.

Você pode definir, por exemplo, metas por tarefas. Quando uma certa quantidade de tarefas forem cumpridas por semana, mas sem perder a qualidade no atendimento, pode ser dada uma gratificação.

Ou, metas por tempo executado, ou seja, quanto tempo se gasta para a realização de determinada tarefa?

Essa meta seria interessante para ajudar a prever quanto tempo se gasta em cada tarefa para que assim seja calculado uma previsão de custos futuros, baseando-se no tempo gasto nas atividades anteriores.

Uma equipe organizada, e engajada com metas, otimiza os processos da sua empresa e se tornam imbatíveis no atendimento ao cliente.

Passo 4 – Diálogo com o cliente

De nada adianta se organizar e planejar, se a comunicação com o cliente é falha. Mantenha o diálogo!

O diálogo é a base de qualquer relacionamento, e com o cliente não seria diferente.

Quando se trata de serviços externos, principalmente se o atendimento for na casa do cliente, pode acontecer dele ter saído, ou outros tipos de imprevistos que impossibilitam o trabalho do seu colaborador.

Geralmente, esses problemas se dão por falta de diálogo.

Além disso, a falta de diálogo se reflete na imagem que o cliente tem da sua empresa!

Se na hora do atendimento, ele sempre for tratado com educação e na linguagem adequada, metade dos problemas e reclamações ficarão para trás!

É claro que sempre vai existir aquele cliente que gosta de reclamar, mas quando existe um diálogo próximo, até esses clientes poderão ser fidelizados.

Por isso, o diálogo com os clientes é primordial para otimizar o controle de serviços externos, pois, facilita os processos e deixa sua empresa cada vez mais produtiva.

Estamos quase lá! Vamos ao último passo:

Passo 5 – Automatize os processos

Desde a máquina a vapor até os aplicativos para smartphones, as inovações tecnológicas significam verdadeiras revoluções nas formas de gerir uma organização.

Com a possibilidade de informação em tempo real, as ferramentas de gestão empresarial estão cada vez mais capazes de automatizar os processos.

Tornando possível o controle da qualidade dos serviços, dos custos e também, facilitando o monitoramento.

Para empresas de serviços externos, existem plataformas feitas apenas para o segmento, com funcionalidades para controle, organização e gerenciamento de equipes externas.

Sabe aquele cronograma lá do passo 3? Ele poderia ser automatizado e modificado durante a jornada de trabalho do colaborador, sem a necessidade de voltar até a empresa! Muito mais praticidade e agilidade!

Mesmo que você, gestor, não tenha muita intimidade com as tecnologias, tente se adequar a automatização! Em breve será possível perceber os bons resultados!

Então, esses foram os 5 passos para otimizar o controle de serviços externos da sua empresa!

Que tal colocá-los em prática? Conta pra gente como está sendo a sua experiência.

Lorrayne é redatora da Auvo, responsável por criar conteúdos que ajudem os gestores a formar uma equipe externa de alta performance.