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A importância do cálculo de MTBF para gestão de equipes

A importância do cálculo de MTBF para gestão de equipes

O cálculo de MTBF é essencial na área de planejamento e controle de manutenção, pois trata-se de um indicador chave de performance.

É muito comum na gestão da manutenção, utilizar indicadores chave de performance para medir determinado fenômeno ou acontecimento relevante para análise do desempenho, inclusive de equipes externas.

O MTBF vai demonstrar o tempo médio entre quebras/falhas de um equipamento ou máquina, e a partir desse cálculo é possível chegar a um indicador de confiabilidade, como falaremos mais a frente.

Caso você nunca tenha ouvido falar do MTBF e deseja saber mais, esse artigo foi feito para você!

Para começar, vamos entender o que é, e qual a importância do cálculo de MTBF.  

Qual a importância do cálculo de MTBF?

MTBF significa Mean Time Between Failures, em inglês, traduzindo trata-se do período médio entre falhas.

Esse indicador aponta a média de falhas aleatórias de um equipamento ou máquina. Quanto maior o número de MTBF, melhor! Significa que a máquina está demorando para ter falhas e isso é muito bom!

Sendo assim, quanto menor a quantidade de falhas, menor será o custo para sua empresa.

Para ter uma gestão mais efetiva, não dá para pensar apenas em fazer manutenções emergenciais, do tipo “quando estragar, nós consertamos”.

Manutenções corretivas envolvem muitos custos, como: os operacionais (aluguel, taxa de depreciação), custos de manutenção (horas trabalhadas, custos das peças) e o pior deles, o lucro cessante, ou seja, o que a empresa deixou de ganhar por causa de uma manutenção corretiva.

O cálculo de MTBF auxilia a identificar com clareza, quais ações são mais adequadas para cada falha ou atividade e por isso, o cálculo de MTBF é tão importante para evitar os custos na gestão da manutenção e de equipes.

Além dos elevados custos, saber o MTBF também auxilia a bater metas!

Ao saber a frequência de falhas, é possível entender a confiabilidade das máquinas/equipamentos, e assim definir metas mais coerentes com a demanda de trabalho dos colaboradores.

Por exemplo: se é possível detectar que uma máquina possui maior número de falhas em determinado período do ano, significa que a demanda de manutenções preventivas precisa ser ajustada naquele período.

Determinar uma meta de horas de bom funcionamento também pode ser uma boa opção!

Assim, entendendo de onde as falhas partem, é possível desenvolver estratégias para eliminá-las.

Outro aspecto importante a ser lembrado do MTBF, é que o cálculo deve ser feito por equipamento ou máquina. Muitos gestores cometem o erro de fazer um MTBF geral, para todas as máquinas, e não é dessa maneira que o indicador funciona.

O ideal é fazer o cálculo mês a mês e depois fazer a somatória de todos os meses, porém, com um cálculo apenas por máquina/equipamento.

Mas, como calcular? Vamos aprender?

Como fazer o cáculo de MTBF?

Utilizado há mais de 60 anos para detectar a eficiência dos processos, o MTBF é um dos indicadores mais importantes no segmento de manutenção.

Se faz tão importante porque dá uma noção panorâmica da administração de manutenção, e consequentemente, de equipes.

O cálculo é feito com a seguinte fórmula:

mtbf

Assim, calcula-se o tempo no qual a máquina trabalhou em boas condições e divide pelo número de falhas ocorridas.

Por exemplo: Se uma máquina trabalhou 200 horas, depois 1500 horas e 300 horas com bom funcionamento, você deve somar essa quantidade de horas e depois dividir por 3, ou seja, o número de falhas ocorridas.

Seguindo esse exemplo, o MTBF teria o valor de:

200+1500+300= 2000 / 3 = 666,6

A probabilidade é que o equipamento possa apresentar falhas a cada 666,6 horas.

Algo muito importante para o uso correto do cálculo de MTBF, é a questão da frequência do cálculo. Como já foi mencionado, é preciso realizá-lo todos os meses para que a probabilidade de falhas esteja cada vez mais fiel a realidade.

A partir do cálculo de MTBR é possível calcular outros dois itens importantes da manutenção: a confiabilidade e a frequência de inspeção.

Calculando confiabilidade

A NBR 5462 é um norma criada em 1994 e trata dos principais conceitos em manutenção, entre eles algumas terminologias como a confiabilidade.

Confiabilidade, segundo a NBR 5462-1994 , significa “Probabilidade de um item poder desempenhar uma função requerida, sob dadas condições, durante um dado intervalo de tempo”.

Trata-se da capacidade de uma máquina ou equipamento manter o bom funcionamento, ou seja, o quanto pode-se confiar naquele equipamento.

Para calcular a confiabilidade, é preciso primeiro obter o número de MTBF e aplicar a seguinte fórmula:confiabilidade

Perceba que ao falar em confiabilidade, precisamos relacioná-la a um período de tempo.

Por exemplo: Se formos falar da confiabilidade de uma máquina, o correto é afirmar que “tal máquina possui probabilidade de ter bom funcionamento de 95,4% nas próximas 1500 horas”.

A confiabilidade trata da probabilidade do equipamento funcionar com perfeição durante um intervalo de tempo.

Calculando a frequência de inspeção

Outro aspecto importante que pode ser calculado a partir do MTBF é a frequência de inspeção dos equipamentos, que pode ser definida em manutenção preventiva ou preditiva.

Esse cálculo se faz importante para que seja possível ajustar o seu planejamento de manutenção de acordo com a média do tempo de falhas.

Para calcular a frequência das inspeções, utilize a seguinte fórmula:

Fi

Com esse cálculo é possível ter ideia que o equipamento deve ser inspecionado a cada 70% do tempo de MTBF que ele possui.

Por exemplo: Se o MTBF de um equipamento equivale a 666,6 como no exemplo anterior, aplicando a fórmula, o resultado seria o seguinte:

Fi = 0,7 x 666,6 = 466,62

Ou seja, a frequência de inspeção deve ser feita a cada 466,62 horas.

Sabendo a frequência de inspeção, você consegue enxergar com mais clareza a definição do cronograma do seu planejamento de manutenção. Falando nele, você pode ter mais informações sobre o PCM, lendo este artigo.

MTBF e seus benefícios

Fazer o cálculo de MTBF pode trazer muitos benefícios, não só para a gestão da manutenção, mas também para a gestão das equipes.

Pois, cálculos de indicadores permitem ter mais conhecimento sobre os processos da empresa, e assim ser mais assertivo nas tomadas de decisão e determinação de tarefas.

Equipes pequenas de manutenção sofrem ainda mais nesse quesito, pois os colaboradores dividem muitas atividades distintas. Por isso, para equipes menores, calcular os indicadores é ainda mais importante.

Mas é claro, possuir mais controle dos processos deixa qualquer equipe mais produtiva, independente do tamanho que elas possuam.

Outro aspecto importante é utilizar o número de MTBF juntamente com um checklist de manutenção para encontrar as causas das falhas.

Esse trabalho conjunto ajudará a notar um padrão de falhas e assim encontrar as melhores formas de otimização. É possível perceber se as falhas são causadas por um determinado conjunto de peças, por exemplo.

Por fim, outro benefício do cálculo de MTBF está na credibilidade da sua empresa.

Ao manter os cálculos, e assim definir a frequência de inspeções preditivas de forma mais assertiva, os seus equipamentos/máquinas com certeza terão uma menor quantidade de falhas.

Pois, quanto maior o número de MTBF obtido, maior é a qualidade da prestação de serviços e maior a confiança do consumidor.

Sendo assim, esse cálculo sinaliza um caminho para as equipes de manutenção, verificando a qualidade do trabalho e garantindo um feedback baseado em dados.

Como está a gestão da manutenção no seu negócio? Que tal começar a fazer o cálculo de MTBF?

Lorrayne é redatora da Auvo, responsável por criar conteúdos que ajudem os gestores a formar uma equipe externa de alta performance.

Como usar soluções em tecnologia para moldar equipes externas

Como usar soluções em tecnologia para moldar equipes externas

Existem soluções em tecnologia que podem auxiliar gestores que desejam moldar suas equipes externas. Mas, como assim, “moldar”? Você pode estar se perguntando.

Explico melhor: Se você deseja tornar o trabalho de sua equipe de manutenção cada vez mais padronizado, receber feedback positivo dos seus clientes e mantê-la dentro das normas de qualidade, como a ISO 9001, você procura por formas de moldar sua equipe.

Deseja tornar sua equipe cada vez mais produtiva e harmônica na prestação de serviços?

Nesse artigo, explicarei o passo a passo para a otimização de equipes, a fim de moldá-las nos padrões técnicos de qualidade, e claro, agregar diferencial competitivo a sua empresa.

Soluções em tecnologia: Gestão da qualidade

As inovações tecnológicas também são condições para o desenvolvimento da gestão. Não dá pra falar de gestão eficiente sem citar as tecnologias.

Por isso, as empresas estão mais competitivas, pois, com as integrações de tecnologia, gestão e manutenção, os processos estão cada vez mais precisos.

Assim, é necessário que os gestores concentrem seus esforços em vários ativos, como a gestão da qualidade.

A gestão da qualidade é um conceito muito utilizado no meio dos negócios atualmente, e corresponde a necessidade de fiscalização da qualidade dos produtos ou serviços prestados.

Ou seja, como numa fábrica de alimentos, é preciso assegurar que aquele alimento não vá para a comercialização com a validade vencida. Assim se dá na prestação de serviços, a garantia que aquela manutenção resulta na segurança e bom funcionamento do equipamento ou máquina.

E para uma gestão da qualidade realmente efetiva, foram criadas as normas técnicas ISO 9000. Trata-se de um conjunto de normas, na qual cada uma se aplica de forma de diferente em relação aos materiais, produtos e serviços.

Criadas em 2008, pelo Comitê Técnico Quality Mangement and Quality Assurance e publicadas pela ABNT (Associação Brasileira de Normas Técnicas), as normas realizaram muitas mudanças no modo de gerenciamento de empresas.

Não existe uma ISO que fale especificamente do segmento de manutenção, mas é possível perceber que a manutenção faz parte, por causa das descrições de cada norma, como veremos a seguir.

ISO 9000

Essa norma trata do vocabulário e terminologias utilizadas para descrever os princípios de gestão de qualidade.

A seguir, você entenderá sobre os princípios da qualidade, detalhadamente. Mas antes, saiba do que se trata a tão falada ISO 9001.

ISO 9001

A ISO 9001 fala das exigências que as organizações precisam se adequar para obterem a certificação.

Essas exigências são feitas para que os 7 princípios da qualidade sejam efetivamente cumpridos.

Falando nos princípios da qualidade, são eles: foco no cliente, liderança, engajamento das pessoas, abordagem dos processos, tomada de decisão baseada em evidências, melhoria e gestão de relacionamentos.

Vamos esclarecer o que cada um dos princípios defende para que a qualidade exista em uma empresa, e assim mereça a certificação.

  • Foco no cliente: afinal, qualidade para quem? esse princípio demonstra quem deve ser a razão de tudo é o cliente. A satisfação do cliente deve ser o foco de todo sistema de gestão de qualidade, e isso deve se refletir em todos os departamentos e colaboradores da empresa.
  • Liderança: não se trata apenas dos cargos de gerência, mas sim quem toma a frente de realizar mudanças e modificar resultados.
  • Engajamento de pessoas: é necessário engajamento de todos para que a gestão da qualidade funcione. Se os colaboradores perceberem que outro departamento está tendo mais resultados, provavelmente também terão mais força de vontade para alcançá-los.
  • Abordagem dos processos: esse princípio trata da necessidade de estabelecer processos. A partir do momento que os estabelece, é o momento de padronizá-lo. Existem soluções em tecnologia para isso, falaremos sobre mais adiante.
  • Tomada de decisão baseada em evidências: fazer análises de monitoramentos baseando-se em fatos, em dados. Isso é muito importante para que a gestão seja, de fato, assertiva.
  • Melhoria: tudo pode ser aperfeiçoado. O segredo é não estagnar no pensamento que mais nada pode ser feito, é preciso evoluir sempre.
  • Gestão de relacionamentos: é muito importante, também, gerenciar os relacionamentos entre os processos. Comunicação, produção, manutenção, todos os envolvidos precisam ter a interação adequada, ou seja, falar a mesma língua.

Como você pode ver, a ISO 9001 não exige nenhum procedimento específico a ser feito, mas sim, que você crie formas de fazer com que os processos da sua empresa funcione da melhor forma.

Por isso, é tão importante definir os processos para que os colaboradores saibam exatamente o que fazer, e para isso, você pode elaborar algumas ferramentas simples como um checklist ou um infográfico, para demonstrar o passo a passo das atividades.

Porém, se você deseja um resultado mais efetivo, utilizar um sistema de gestão é o caminho mais certeiro para definir os processos. Um sistema tem a capacidade de automatizar esses processos, tornando-os mais ágeis e moldando sua equipe em processos padronizados.

ISO 9004

A ISO 9004 visa nortear o sucesso das empresas. Seu principal objetivo é contribuir para a melhoria contínua do desempenho global das organizações, em um mercado que está sempre em mudança.

Assim, essa norma pensa em ações sustentáveis como uma forma de melhoria no desempenho, assim como, soluções em tecnologia que auxiliem no desenvolvimento.

Agora que você já sabe do que se trata a gestão da qualidade, vou explicar 3 itens que podem ajudá-lo a pensar nela com o objetivo de moldar suas equipes externas para equipes de alta performance.

Padronizar os serviços

Quando se fala em gestão da qualidade, é preciso falar também de padronização dos serviços. Para isso, é preciso ter foco em algumas atitudes, para que o padrão também não atrapalhe os processos.

Por exemplo: de nada adianta definir um padrão de atendimento externo, se ele não se encaixa nas particularidades de seus clientes. Ou seja, é preciso padronizar, mas também é necessário estar atento às preferências e problemas do cliente.

Outra atitude que deve ser pensada, é a questão da padronização quantitativa, ou seja, ter o cuidado de gastar o menor tempo e custo possível em suas visitas.

Isso gera a otimização dos processos, que se tornam mais rápidos gerando uma sincronia nas atividades.

Tudo isso pode ser realizado por soluções tecnológicas, como: sistemas gerenciais, aplicativos, planilhas, checklists, ferramentas que automatizam a padronização.

Feedback dos clientes

Moldar uma equipe externa não é uma tarefa simples e rápida. É preciso fazer testes de padronização, ter paciência e sempre modificar os processos com o passar do tempo.

Por isso, o feedback dos clientes é tão importante! Eles são o termômetro de como sua equipe externa está se saindo em campo.

Não estou afirmando aquela velha frase de que o “cliente sempre tem razão”, afinal, sabemos que nem sempre tem. Mas, sim que é necessário entender a experiência do cliente para que suas alterações nos processos sejam efetivas.

Vale mandar um e-mail perguntando como estão as coisas, fazer regularmente uma pesquisa de satisfação com respostas de múltipla escolha, para que seja possível quantificar as respostas.

Vale também utilizar plataformas de gestão já tenham esse tipo de serviço em suas atribuições! Ou, usar formulários como o Google Forms, TypeForm, Mindminder, entre outros.

Seguir os princípios da qualidade

Não falamos dos 7 princípios da qualidade, a toa, não é? Sim, para moldar equipes competitivas e produtivas é necessário prezar pela qualidade.

Seguindo os princípios da qualidade e obtendo o certificado, sua empresa transmitirá muito mais segurança e confiança aos clientes.

Tirar a certificação exige um esforço coletivo, por isso, é importante conscientizar seus colaboradores da importância disso.

Como é feita a certificação?

Através de duas etapas: a implantação e a certificação. Primeiramente, é preciso se adequar ao princípios de qualidade, adequar os processos de sua empresa as normas ISO.

Depois, é preciso contratar um organismo certificador independente para realizar auditorias de verificação, e assim, emitir o certificado.

A certificação é válida por 3 anos, depois desse período, são realizadas auditorias uma vez ao ano para monitorar a qualidade da empresa.

Como você pode perceber, moldar suas equipes externas não é um processo feito em um click. A tecnologia auxilia nas etapas, porém, há muito trabalho de análise e testes para que sua organização seja, oficialmente, de qualidade.

E lembre-se: o que as normas, como a ISO 9001, querem nos alertar é que as empresas de qualidade devem se preocupar com todo o caminho até chegar no cliente.

Todo o processo é importante, é preciso dar aquilo que foi prometido ao cliente.

Por isso, essas certificações, sistemas de qualidade, padronização e vários itens que foram citados, são importantes na gestão de equipes externas.

Lorrayne é redatora da Auvo, responsável por criar conteúdos que ajudem os gestores a formar uma equipe externa de alta performance.

Planejamento e controle da manutenção: o que é e como fazer?

Planejamento e controle da manutenção: o que é e como fazer?

Quem trabalha no setor de manutenção sabe como a organização e o planejamento é importante. Por isso, o Planejamento e Controle da Manutenção – PCM – representa um diferencial tão importante.

Bom, antes de mais nada, é importante entender o seu significado.

O PCM é um conjunto de ações que possuem o objetivo de preparar, programar e verificar os resultados das atividades de manutenção. O que faz com que medidas de correção sejam realizadas a fim de alcançar objetivos maiores.

Existem diversas ferramentas, técnicas e até métodos para que o PCM seja feito de forma assertiva na construção de táticas e estratégias para garantir o bom resultado.

No artigo de hoje, irei abordar tudo que você, gestor de uma equipe de serviços, precisa saber sobre um bom planejamento e controle da manutenção.

Benefícios do planejamento e controle da manutenção

O benefício fundamental do PCM é a redução de desperdícios. Seja desperdício de mão de obra, tempo ou materiais.

Se você não planeja qualquer atividade, seja ela ligada a manutenção ou não, com certeza está desperdiçando algum desses recursos.

Para minimizar ao máximo essa perda de tempo dentro das atividades de manutenção, o melhor a se fazer é implantar corretamente o PCM.

Pensando assim, separei 4 benefícios, dos vários, para você:

#1 Aumento da qualidade e da produção

Toda e qualquer linha de produção depende do bom funcionamento constante dos equipamentos e máquinas, para que o volume da produção se mantenha dentro do planejado.

Uma boa gestão da manutenção desempenha um papel importante nesse sentido, mas apenas atingirá exito com um PCM implementado na empresa.

Afinal, é com mais manutenções preventivas feitas e com menos corretivas, que os equipamentos se mantêm mais tempo funcionando, sem que haja problemas.

#2 Segurança

Toda empresa que trabalha com manutenção, se preocupa muito com a segurança dos seus colaboradores.

Visto que o índice de acidentes de trabalho aumenta a cada ano, o índice de acidentes causados por falhas técnicas ou operacionais é muito alto!

Na maioria das vezes, eles podem ser evitados com um planejamento eficiente.

Por isso, é essencial a implantação de um bom planejamento na empresa, onde todos saem ganhando!

#3 Redução de custos

Não seria válido falar em mudanças e planejamento sem citar a redução de custos oferecidos.

Os impactos financeiros podem acontecer em diversas áreas da empresa, alguns bons, outros nem tanto.

No caso do Plano de Controle da Manutenção, os resultados são satisfatórios. A redução de custos com o retrabalho, por exemplo, é enorme!

Sem contar com a produtividade dos funcionários que aumenta, já que o tempo com a máquina indisponível é reduzido.

E, afinal, quem não deseja ter custos reduzidos e funcionários engajados, não é mesmo?

#4 Obter indicadores de manutenção

O PCM é bastante conhecido por ser a área que implanta e monitora os KPI’s de manutenção, ou seja, os Indicadores de Performance da Manutenção.

Os principais indicadores de desempenho (KPIs) que você usa devem ajudar a entender o que os técnicos estão fazendo, como está a qualidade de manutenção em geral, como ela está ajudando o negócio e o que mais pode fazer para melhorar o desempenho operacional.

A eficiência da manutenção consiste em trazer a maior confiabilidade possível para os equipamentos e o menor risco operacional, usando o menor número de recursos.

Os indicadores podem ser de:

  • Confiabilidade da Manutenção;
  • Qualidade e tempo de execução dos serviços;
  • Custo de manutenção;
  • Previsão de falhas.

Um KPI de manutenção é vantajoso para o Planejamento e Controle da Manutenção para graduar e considerar o motivo das falhas e quando elas estão surgindo.

Coletando as causas dos reparos em categorias separadas do ciclo de vida do equipamento, você pode identificar onde concentrar seus esforços na busca pela elevação da confiabilidade.

Bom, agora que sabemos os benefícios de um Plano de Controle da Manutenção, vamos entender as suas funções.

infografico manutencao preventiva

Principais funções do PCM e benefícios

Planejamento

O planejamento consiste em um conjunto de ações que guiam para um objetivo futuro.

Planejar é decidir com antecedência para identificar fatores como custos, benefícios, cronograma e recursos necessários.

Programação

No que diz respeito à manutenção, principalmente a de equipamentos, uma programação bem feita é de suma importância.

Com ela, é possível melhorar o processo de produção, além de reduzir os custos.

Ao manter todos os equipamentos em perfeito funcionamento, a programação possibilita melhorias quanto a produtividade e a qualidade do serviço de produção.

Controle

Tudo aquilo que foi planejado, precisa de um acompanhamento, e isso é feito nessa etapa!

O controle é indispensável para que se mantenha a organização no caminho correto, assegurando que os projetos tenham continuidade.

Seja qual for a área, o controle é fundamental para a identificação de uma possível mudança nos objetivos e para uma tomada de decisão certeira.

Nessa etapa, são implementadas e analisadas várias métricas que irão validar se as estratégias traçadas pelo PCM – Planejamento e Controle da Manutenção estão corretas.

Medições ajudam você a entender melhor cada etapa do planejamento ou execução de qualquer atividade, como ela funciona e como você tem que trabalhar com ela.

A melhor forma para implementar o PCM

O processo de implantação do Planejamento e Controle da Manutenção pode mudar de acordo com o segmento da indústria ou empresa, mas o sistema será, basicamente, o mesmo.

Se fizermos uma análise da causa de todos os problemas que ocorrem dentro das empresas que ainda não fizeram a implantação do PCM, rapidamente podemos chegar a conclusão que a principal causa é a falta de informação.

Sem informação é impossível gerar dados, sem dados é impossível traçar qualquer estratégia, e isso tudo termina em: “aquilo que não se mede, não se gerencia”.

A informação é o bem mais valioso para o setor de manutenção. É através da informação que pouparemos recursos como tempo, mão de obra e consequentemente, dinheiro.

Por isso, a primeira e mais importante ação para implantar o PCM é criar um sistema para colher, tratar e analisar informações.

1. Pesquisa e coleta de dados

A principal característica que indica que a implantação do PCM da sua empresa foi falha ou inexistente é: alto número de manutenções corretivas.

Isso acontece, basicamente, por não existir manutenção preventiva, preditiva ou qualquer outro tipo de inspeção que tenha como objetivo encontrar algum erro e corrigi-lo antes que se agrave e cause uma parada na produção.

Bom, provavelmente você está pensando: é só implantar um plano de manutenção preventiva e acabar com esse contratempo.

Para montar esse plano de forma eficiente, requer uma quantidade relevante de informações do processo de produção, das máquinas e de outros diversos fatores.

Então o ponto primordial a ser feito para implantar o PCM é, primeiramente, criar um sistema para colher informações sobre as manutenções.

Dados esses que são colhidos através de Ordens de Serviços bem elaboradas e com informações verdadeiras.

O que você, como gestor, pode fazer para melhor colher essas informações, é contar com um sistema de OS que resolva esse problema na prática.

2. Gerar e analisar os dados

Após estabelecer o controle de serviços através da ordem de serviço, é chegada a hora de gerar e analisar os dados e quantificar todas as informações apontadas pelos técnicos no momento da manutenção.

Como foi dito, existem vários indicadores que podem nos mostrar a real situação do setor de manutenção, e esses indicadores são fundamentais para a implantar o PCM da forma correta e definir as suas condutas finais.

A partir dos campos de “Data/Hora de Início” e “Data/Hora de Término” da manutenção, podemos calcular 4 indicadores, especificando mais:

  1. Apropriação de Horas/Funcionário: representa a quantidade de horas que determinado funcionário ficou no equipamento;
  2. Indisponibilidade: representa o tempo em que a produção/equipamento ficou parado sem produzir;
  3. MTBF: Tempo Médio entre Falhas;
  4. MTTR: Tempo Médio para Reparo.

3. Definição de um cronograma

Com os dados, é hora de definir o cronograma para realização de manutenções preventiva e preditiva.

Todos os funcionários precisam ser conscientizados e treinados para a execução desse cronograma. De forma alguma ele pode ser ignorado.

Nele, é preciso descrever quais equipamentos estão envolvidos, as atividades a serem realizadas, quem são os responsáveis, qual o prazo para execução, detalhes do serviço, entre outros.

4. Elaborar plano de Manutenção Preventiva/Preditiva

A elaboração de um plano de manutenção geralmente não é uma tarefa difícil de fazer, mas criá-lo de forma eficaz traz alguns desafios.

Um plano de manutenção pode ser criado com o auxílio de várias ferramentas.

Algumas podem elevar ou diminuir a produtividade da construção, execução e gestão do plano.

Mas independente da ferramenta escolhida, o que é e sempre será mais importante dentro do plano de manutenção são as informações nele contidas.

Para saber, passo a passo, como fazer um bom plano de manutenção preventiva, separamos um material para você, basta clicar aqui.

5. Acompanhamento constante e revisão

Chegamos na parte final de todo o processo.

Agora que o planejamento e controle da manutenção está sendo executado da melhor maneira, é necessário acompanhar e monitorar se tudo está sendo feito corretamente.

Esse acompanhamento é necessário para saber se o serviço está sendo bem feito e identificar possíveis melhorias para adaptar.

Por isso, todos os serviços realizados devem ser revisados e reavaliados, identificado falhas e otimizando os processos.

Com todas essas dicas e com a implementação do Planejamento e Controle da Manutenção, o trabalho de manutenção ficará muito mais seguro e assertivo!

Isadora é redatora da Auvo, responsável por criar conteúdos ricos para ajudar gestores de todo o Brasil a aumentar a produtividade das suas equipes de campo.

Trabalho externo: os desafios do controle de jornada

Trabalho externo: os desafios do controle de jornada

Ao gerir uma equipe de trabalho externo, manter o controle da jornada é um pouco difícil, não é?

Ter controle dos horários fielmente compatíveis com as atividades executadas pelas equipes, manter a produtividade e ainda, os custos causados por elas, é um desafio e tanto.

Neste artigo, mostrarei os desafios do controle da jornada de trabalho externo e a importância desse controle para o futuro do seu negócio.

Mas antes, vamos esclarecer o que é considerado trabalho externo, para que você entenda como a lei brasileira trata esse tipo de trabalho.

O que é trabalho externo?

Trabalho externo, segundo o artigo 62 da CLT, são as atividades feitas por trabalhadores externos nas quais não são compatíveis com a fixação do horário de trabalho.

Devendo ter essa condição descrita em suas Carteiras de Trabalho, registro de empregados e também na Previdência Social.

Ou seja, trabalho externo não é o mesmo que trabalho remoto ou home office, que são tipos de trabalhos dependentes da utilização da tecnologia de informação.

O trabalho externo se relaciona com vendas, consultorias, manutenção, representantes comerciais, promotores de trade marketing, ou seja, atividades que não dependem da tecnologia, mas que podem utilizá-la para controle e gerenciamento.

Percebe a diferença? É desse tipo de trabalho que estou falando.

Agora, vamos aos desafios de controlar a jornada de colaboradores que possuem atividades em campo, e o quão importante isso pode ser para uma gestão de equipes eficiente.

Os desafios do controle de jornada

Quando as leis trabalhistas foram criadas, por volta de 1940, os trabalhadores externos não tinham como comprovar suas horas de trabalho, e o gestor possuía menos controle ainda do que acontecia no dia a dia de seus colaboradores.

Tudo isso por que não havia outra forma de registro a não ser um papel, no qual o próprio trabalhador registrava a quantidade de tempo que gastava em cada visita que realizava.

Na atualidade, com tantos avanços tecnológicos, é possível registrar horários através de vários recursos que cabem nos smartphones dos colaboradores.

Porém, ainda hoje, muitas organizações controlam os horários de seus trabalhadores externos à moda antiga: com registro no papel.

Isso pode causar muitos problemas para sua organização!

Esses problemas podem prejudicar não só a produtividade dos funcionários, mas também o financeiro da sua empresa! Por isso, é importante ficar atento!

Listei alguns desses desafios para você saber se eles já batem à porta da sua empresa, e também a importância de enfrentá-los encontrando o melhor caminho de gestão.

Acesso limitado às informações

Uma das dificuldades da falta de controle da jornada de trabalho externo é o acesso limitado às informações.

Por passar muito tempo fora da sede da empresa, dificilmente o gestor sabe da rotina real desse colaborador, e acaba contabilizando horas retroativas, ou até fazendo pagamentos de horas extras que não tinha conhecimento.

E quando o gestor torna obrigatória as idas e vindas desse funcionário à empresa para prestação de contas, ou para buscar uma nova ordem de serviço, acaba perdendo muito tempo.

Ou seja, é um desafio muito grande!

É importante lembrar que as informações trazidas por seus colaboradores são essenciais para o futuro do seu negócio.

Informações sobre a qualidade do atendimento, se os clientes estão satisfeitos com os seus serviços, quanto tempo demora para o atendimento, tudo isso forma um grande banco de dados que pode servir para ajustes de atendimento e até como medida de produtividade de seus colaboradores.

Por isso, o contato com o seu colaborador e o feedback dos atendimentos é tão importante! Porém, é preciso fazer isso de forma otimizada.

Falando em produtividade, a capacidade de produção da sua equipe externa também pode ser um desafio caso o controle da jornada não seja feito da maneira correta.

A capacidade produtiva da equipe

Quantas visitas por dia o seu colaborador é capaz de fazer? Já se fez essa pergunta?

É de extrema importância ter noções claras da capacidade de produção do seu colaborador, e com a falta de controle da jornada, isso é praticamente impossível de ser contabilizado.

Sabe por quê? Digamos que o controle da jornada do seu colaborador externo seja feito por papel.

Ele preenche a hora que começou o atendimento e a hora que terminou.

Você, como um gestor atento, percebe que ele faz x visitas em certa quantidade de dias, e assim, faz o seu planejamento mensal/semanal baseando-se nisso.

Mas, caso seu colaborador tenha informado algumas horas a mais do que ele realmente gastaria, muitas visitas poderiam ter sido feitas, pois, a estimativa de tempo foi realizada de forma incorreta.

Percebe como ter mais controle da jornada é tão importante?

Principalmente, a de trabalho externo, pois, a capacidade de produção do seu colaborador afeta na qualidade do atendimento, no tempo de atendimento e consequentemente nos custos.

Falando em custo, é sobre ele o nosso último desafio.

Os custos de operação

Ter controle sobre o custo de operação é muito importante para melhorar o planejamento, e também a gestão das equipes externas.

O custo de operação é a média de gasto por atendimento que a empresa realizar, ou seja, os gastos de combustível, salário, reembolso de quilômetros rodados, entre outros gastos, por visita que for feita.

Para que seja possível realizar esse controle dos custos de operação, é preciso saber quanto a empresa gasta por hora trabalhada daquele colaborador, certo?

E como podemos fazer isso?

Controlando com mais eficiência a jornada desse colaborador. Pois, ao saber o tempo que é gasto em cada visita, é possível prever quantas visitas serão realizadas e também o custo que as próximas visitas irão gerar.

Com um controle de jornada automatizado é possível, ainda, fazer mais visitas com menor custo!

Por exemplo: sabendo o tempo assertivo das visitas é possível melhorar o planejamento, incluindo um número maior de visitas de prevenção, e melhorando o relacionamento com o cliente.

Se na sua empresa, o número de visitas tem diminuído, enquanto o custo das visitas só tem aumentado, pode ser que o controle de tempo, produtividade e custo do trabalho externo não está calculado da maneira correta.

Será preciso rever as horas da jornada de trabalho!

Fique atento a esses aspectos da sua gestão, pois, com um maior controle da jornada da sua equipe externa, ela tem tudo para se tornar de alta performance!

Como vencer os desafios?

Os desafios são grandes, mas existem soluções mais práticas do que você imagina!

A justiça brasileira, ao cuidar de muitas causas trabalhistas a respeito de horas trabalhadas, considera a tecnologia como solução para o controle de horas e ponto.

Por que não usar a tecnologia também para o controle de jornada?

Com toda certeza, seus colaboradores externos já utilizam alguma ferramenta tecnológica para fazer suas atividades diárias, seja notebook, smartphone, tablet, enfim, as possibilidades são infinitas.

Aproveite as tecnologias que seus colaboradores já estão habituados para ter mais conhecimento das horas trabalhadas, e assim, solucionar os desafios de produtividade e também de custos!

Como você tem controlado a jornada da sua equipe de trabalho externo? Tem vencido esses desafios? Conta pra gente!

Lorrayne é redatora da Auvo, responsável por criar conteúdos que ajudem os gestores a formar uma equipe externa de alta performance.

Controle de serviços externos: 5 passos para otimização

Controle de serviços externos: 5 passos para otimização

Manter o controle de serviços externos é um enorme desafio para muitos gestores.

Darei um exemplo para que você entenda o quão desafiadora pode ser a função de um gestor de equipes externas:

Imagine que José é dono de uma empresa que presta serviços externos.

Após alguns anos de experiência em sua função, José percebe que as contas da empresa não batem.

Percebe que os números de visitas não condizem com a quilometragem informada pelos colaboradores.

Além disso, muitos clientes se manifestam insatisfeitos com os atrasos ou a demora no atendimento.

José se dá conta que é preciso ter mais controle.

Mas como controlar uma equipe tão numerosa e que não está no mesmo lugar a todo tempo? Entendemos que parece ser uma tarefa bem difícil.

Você se identifica com esse exemplo? Sabe como é difícil ter controle dos serviços externos?

Reuni 5 passos essenciais para ajudar empreendedores como José, que querem ter mais controle de serviços externos, porém, não sabem por onde começar.

E para gestores que desejam estar cientes do que acontece no seu negócio, e ao mesmo tempo, ficar longe do prejuízo.

É o que você procura?

Então, continue lendo esse artigo, e siga os seguintes passos para otimizar a sua gestão:

Passo 1 – Planejamento para controle de serviços externos

É muito importante fazer um bom planejamento para que os objetivos da empresa fiquem bem claros.

Para que exista um bom planejamento é preciso ter bastante autoconhecimento da empresa.

Você consegue saber mais sobre seu ambiente interno e externo, concorrência e fatores que possam interferir no seu negócio.

Tudo isso pode mostrar os caminhos de atendimento que a empresa deve seguir!

Além disso, um planejamento flexível permite modificações ao longo do caminho, evitando erros futuros e equilibrando as ações da empresa com seus objetivos.

Seja rigoroso com o planejamento da sua equipe! Brasileiros costumam deixar tudo para última hora, não é? Mas quando se trata de serviços externos, não dá pra improvisar!

Encontre um tempo na agenda para se planejar e planejar sua equipe!

Falando em tempo, é sobre ele o nosso segundo passo.

Passo 2 – Controle do tempo

Lembra do José? Um dos seus problemas eram os atrasos no atendimento da sua equipe, ou seja, ele e os seus colaboradores não estão tendo uma gestão do tempo eficiente.

E você, como gestor, é uma pessoa muito ocupada, não é? Não tem tempo para ter mais controle da sua equipe por causa da rotina muito atarefada.

A especialista em gestão do tempo Laura Vanderkam, disse em sua palestra no TED Talks, que temos cerca de 168 horas por semana, esse número é o resultado da quantidade de horas que temos por dia, multiplicado pela quantidade de dias.

Se você trabalha 40/50 horas por semana, logo, sobram muitas horas para as outras atividades, não é mesmo?

Entendo que no dia a dia essa simples conta parece não fazer sentido, por isso, a dica da Laura que repasso a você é: planeje sua semana.

Nada de cronometrar segundo por segundo do seu dia! O melhor caminho é planejar a semana e definir prioridades.

Quem não tem prioridades, desperdiça tempo.

Quando surge algum imprevisto em casa ou no trabalho, geralmente, o foco das pessoas está em resolver aquele problema. Por mais atarefado que você esteja, arranja um tempo para resolver aquela pendência.

Percebe que a culpa não é somente do tempo?

Por isso, planeje a semana. Defina as prioridades.

Se o trabalho estiver em grande volume, delegue tarefas! Se a tarefa pode ser feita por outra pessoa, por que não?

O controle do tempo, assim como o controle dos serviços externos da sua empresa dependem da sua dedicação!

Menos tempo no celular e de bobeira na internet podem te ajudar a ter mais foco!

Passo 3 – Hora de organizar!

O terceiro passo completa os dois primeiros. Organizar os processos é muito importante para otimizar o atendimento e assim cumprir os prazos.

Para isso, sugiro que você faça um cronograma de atividades para cada colaborador. Sim, será trabalhoso, mas vai valer a pena.

Seria interessante que esse cronograma fosse editável, para incluir ou retirar atividades quando necessário.

Por exemplo: se um colaborador terminou suas tarefas mais cedo por causa de alguma eventualidade, é possível redirecionar outra tarefa para cumprir sua jornada de trabalho, ou retirar alguma atividade, caso o colaborador precise faltar.

Existem muitos exemplos de cronogramas e templates prontos do próprio Pacote Office que podem ser muito úteis! Aproveite!

E como seria organizar os serviços externos através de metas?

Definir metas claras para equipe pode deixar o engajamento dos colaboradores cada vez alto, pois se motivados para cumpri-las, não será necessário uma fiscalização ferrenha do gestor.

Você pode definir, por exemplo, metas por tarefas. Quando uma certa quantidade de tarefas forem cumpridas por semana, mas sem perder a qualidade no atendimento, pode ser dada uma gratificação.

Ou, metas por tempo executado, ou seja, quanto tempo se gasta para a realização de determinada tarefa?

Essa meta seria interessante para ajudar a prever quanto tempo se gasta em cada tarefa para que assim seja calculado uma previsão de custos futuros, baseando-se no tempo gasto nas atividades anteriores.

Uma equipe organizada, e engajada com metas, otimiza os processos da sua empresa e se tornam imbatíveis no atendimento ao cliente.

Passo 4 – Diálogo com o cliente

De nada adianta se organizar e planejar, se a comunicação com o cliente é falha. Mantenha o diálogo!

O diálogo é a base de qualquer relacionamento, e com o cliente não seria diferente.

Quando se trata de serviços externos, principalmente se o atendimento for na casa do cliente, pode acontecer dele ter saído, ou outros tipos de imprevistos que impossibilitam o trabalho do seu colaborador.

Geralmente, esses problemas se dão por falta de diálogo.

Além disso, a falta de diálogo se reflete na imagem que o cliente tem da sua empresa!

Se na hora do atendimento, ele sempre for tratado com educação e na linguagem adequada, metade dos problemas e reclamações ficarão para trás!

É claro que sempre vai existir aquele cliente que gosta de reclamar, mas quando existe um diálogo próximo, até esses clientes poderão ser fidelizados.

Por isso, o diálogo com os clientes é primordial para otimizar o controle de serviços externos, pois, facilita os processos e deixa sua empresa cada vez mais produtiva.

Estamos quase lá! Vamos ao último passo:

Passo 5 – Automatize os processos

Desde a máquina a vapor até os aplicativos para smartphones, as inovações tecnológicas significam verdadeiras revoluções nas formas de gerir uma organização.

Com a possibilidade de informação em tempo real, as ferramentas de gestão empresarial estão cada vez mais capazes de automatizar os processos.

Tornando possível o controle da qualidade dos serviços, dos custos e também, facilitando o monitoramento.

Para empresas de serviços externos, existem plataformas feitas apenas para o segmento, com funcionalidades para controle, organização e gerenciamento de equipes externas.

Sabe aquele cronograma lá do passo 3? Ele poderia ser automatizado e modificado durante a jornada de trabalho do colaborador, sem a necessidade de voltar até a empresa! Muito mais praticidade e agilidade!

Mesmo que você, gestor, não tenha muita intimidade com as tecnologias, tente se adequar a automatização! Em breve será possível perceber os bons resultados!

Então, esses foram os 5 passos para otimizar o controle de serviços externos da sua empresa!

Que tal colocá-los em prática? Conta pra gente como está sendo a sua experiência.

Lorrayne é redatora da Auvo, responsável por criar conteúdos que ajudem os gestores a formar uma equipe externa de alta performance.

Manutenção preditiva, preventiva e corretiva: entenda a diferença entre elas!

Manutenção preditiva, preventiva e corretiva: entenda a diferença entre elas!

É muito importante saber a diferença da manutenção preditiva, preventiva e corretiva e, além disso, quando usar cada uma delas.

Uma empresa, quando trabalha com prestação de serviços, não pode deixar de dar atenção especial para as manutenções.

A ideia é economizar e reduzir custos, para que a sua empresa gaste apenas com bons investimentos e não em erros que podem ser previstos.

Acompanhar frequentemente o funcionamento de máquinas, equipamentos e peças é um método muito eficaz para prevenir possíveis interrupções nas linhas de produção.

Assim, é possível notar como a gestão da manutenção é importante. E para que ela aconteça de forma eficaz, é necessário entender a diferença entre manutenção preditiva, preventiva e corretiva.

Se você possui essa dúvida, basta continuar lendo esse artigo!

Tipos de manutenção

É muito importante entender como as manutenções se dividem, para que o gestor não erre e saiba qual é a melhor a ser aplicada, no momento e no equipamento correto.

Na figura abaixo, temos a seguinte estrutura:

Os tipos de manutenção podem se dividir em:

  • Manutenção Planejada, que se subdivide em preditiva, preventiva e corretiva;
  • Manutenção Não Planejada.

Para que não fiquem dúvidas, vou te explicar quais são os tipos de manutenção na prática e qual a diferença entre elas.

Manutenção Preditiva

A manutenção preditiva é o acompanhamento periódico de equipamentos ou máquinas, através de dados coletados por meio de inspeções.

As técnicas mais comuns utilizadas para manutenção preditiva podem ser: análise de vibração, ultrassom, inspeção visual e outras técnicas de análise não destrutivas.

Trata-se de um processo que diz o tempo de vida útil dos componentes das máquinas e equipamentos e as condições para que esse tempo de vida seja bem aproveitado.

Ela pode ser comparada a uma inspeção para acompanhar as condições dos equipamentos.

Os objetivos em fazer a manutenção preditiva, são:

  • Determinar, antecipadamente, a necessidade de manutenção de uma peça, ferramenta ou máquina;
  • Eliminar desmontagens desnecessárias para inspeção;
  • Aumentar o tempo de durabilidade dos equipamentos;
  • Reduzir o trabalho de emergência não planejado;
  • Impedir o aumento de danos.

Por meio desses objetivos, é possível concluir que a manutenção preditiva possui uma finalidade maior: reduzir custos de manutenção e aumentar a produtividade dos colaboradores.

Manutenção Preventiva

A manutenção preventiva tem como objetivo principal a prevenção de uma falha ou quebra no equipamento, além de diminuir a velocidade de desgaste das máquinas e aparelhos.

Logo, ela é uma intervenção prevista, preparada e programada antes do surgimento de uma falha.

Os serviços de manutenção preventiva devem ser planejados e programados, ou seja, todas as etapas do serviço a ser executado devem estar bem definidas.

Alguns exemplos de manutenção preventiva são:

  • lubrificações periódicas;
  • as revisões sistemáticas do equipamento;
  • os planos de calibração e de aferição de instrumentos;
  • os planos de inspeção de equipamentos;
  • os históricos ou recomendações do fabricante.

A manutenção preventiva também pode ser executada em função da condição do equipamento, como para reparar defeitos, reformas ou revisão geral.

Manutenção Corretiva

Como o próprio nome diz, ela serve para corrigir uma falha.

A manutenção corretiva acontece quando o equipamento já está com alguma peça irregular, apresentando mal funcionamento, e ela precisa ser substituída.

Essa manutenção pode ser necessária em duas situações: quando surge uma falha inesperada, ou então quando é detectada alguma falha que possa levar a algum problema maior futuramente.

Logo, podemos dividir a manutenção corretiva em dois sub-tipos: a corretiva planejada e a corretiva não planejada.

A manutenção corretiva planejada, nada mais é do que o acompanhamento de uma máquina, com finalidade de corrigir algum erro que virá a aparecer. Tudo aqui é planejado.

A manutenção corretiva não planejada, acontece após a identificação de algum erro ou problema. Esse tipo de manutenção implica em custos altos, em relação a manutenção corretiva planejada.

Porém, a manutenção corretiva pode ser usada também como uma forma eficiente de evitar o retrabalho, afinal, ela diminui o tempo de execução da tarefa e evita quebras de produção inesperadas.

Diferenças entre manutenção preditiva, preventiva e corretiva

Agora que você aprendeu quais são os tipos de manutenção e como aplicá-las da melhor maneira na sua empresa, vou te explicar a diferença entre cada uma delas.

E, assim, não haverá mais dúvidas. Vamos lá?

Manutenção Preventiva x Corretiva

Sabemos que a manutenção corretiva é realizada normalmente após a ocorrência de uma falha ou incapacidade produtiva de um equipamento ou instalação.

Uma porcentagem significativa desses danos pode ser evitado se o gestor de manutenção levar em consideração a manutenção preventiva desses equipamentos.

A manutenção corretiva possui maior impacto financeiro do que a manutenção preventiva.

Uma vez que pode implicar a suspensão prolongada da atividade das máquinas e equipamentos, podendo mesmo levar à indisponibilidade de uma linha de produção, ou outro serviço.

A principal vantagem de ter um plano de manutenção preventiva é poder prevenir todas essas situações, substituindo os componentes usados no prazo certo, preservando e restaurando todas as peças necessárias.

Para isso, o gestor deve organizar em uma planilha, ou em outra ferramenta, as principais métricas e informações que ele precisa acompanhar para realmente conseguir executar um ótimo planejamento:

  • Melhorar o estado técnico e operacional dos equipamentos;
  • Reduzir a degradação e os riscos de degradação dos equipamentos;
  • Programar os trabalhos de prevenção;
  • Realizar os reparos em condições favoráveis à operação;
  • Reduzir custos;
  • Prolongar a vida dos equipamentos.

Um plano de manutenção preventiva é ideal quando o gestor de manutenção consegue evitar qualquer defeito nos seus equipamentos, ou consegue prever e programar para que essa falha tenha o menor impacto possível no cliente.

Manutenção Preventiva x Preditiva

A manutenção preventiva, como já falamos, é programada e ocorre em um tempo pré-determinado, permite a identificação precoce de problemas, reduz as necessidades de despesas e permite um melhor planejamento dos orçamentos.

Na manutenção preditiva os programas são baseados no estado real do equipamento e na determinação de quando a manutenção deve ser realizada para minimizar os custos.

A diferença é que a preditiva faz uso de técnicas e equipamentos como ultra-som e câmeras termográficas, que fazem a manutenção preditiva ser uma alternativa viável em determinadas circunstâncias.

Manutenção preditiva x corretiva

O problema de contar apenas com a manutenção corretiva, é que, com o equipamento ou veículo estragado, a empresa deixará de ter lucros durante o tempo em que ele permanecer inativo para reparos.

Já a manutenção preditiva vem para prevenir isso, juntamente com a preventiva.

Ela vai mostrar ao técnico onde está a falha ou onde pode ocorrer especificamente, pois utiliza de técnicas, como ultrassons, análise de vibrações, entre outros, como citado anteriormente.

Quando se faz a gestão da manutenção, claramente, o trabalho será um pouco mais intenso para todos, mas os resultados com certeza serão potencializados.

No final de tudo, a manutenção preditiva, preventiva e corretiva são essenciais para a execução de um bom trabalho tanto da equipe quanto do gestor.

Isadora é redatora da Auvo, responsável por criar conteúdos ricos para ajudar gestores de todo o Brasil a aumentar a produtividade das suas equipes de campo.