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Gestão web: como funciona a nuvem no controle de equipes?

Gestão web: como funciona a nuvem no controle de equipes?

É provável que ao citar o conceito de gestão web no meio de uma roda de conversa de empreendedores, não será um assunto desconhecido.

A cada dia que passa, a computação em nuvem tem entrado na gestão de muitos empresários, mesmo que involuntariamente.

Sabia que toda vez que você usa o Dropbox, ou compartilha um arquivo no Google Drive, está usando a tecnologia em nuvem? Sim!

Os benefícios da gestão web são muitos: agilidade, segurança, escalabilidade, e todos eles serão explicados neste artigo.

Mas como utilizar todos esses atributos no controle e gestão de equipes externas?

Antes de falarmos do seu funcionamento e benefícios, primeiro, é importante entender do que se trata a gestão web.

O que é gestão web?

Gestão web é capacidade de gerenciamento através de sistemas em nuvem.

Os sistemas em nuvem, explicando de modo bem simples, são sistemas que oferecem armazenamento, banco de dados, rede, e muito mais, através da nuvem, ou seja, a internet.

Esse tipo de sistema revolucionou os modos de gestão de empresas e equipes, pois traz acessibilidade e mobilidade nunca vista antes!

Na América Latina, segundo o IDC Releases, 40% dos gastos empresariais em tecnologia são destinados a tecnologia em nuvem.

A tendência é que tudo, daqui para frente, utilize a tecnologia em nuvem como base, a chamada “internet das coisas”, por exemplo, segundo o IDC, receberá investimento de US$ 15,6 bilhões até o ano de 2020.

Como você pode perceber, a gestão web se tornou indispensável quando se fala em gestão estratégica, pois, a tecnologia em nuvem otimiza vários processos de negócio, como a gestão de equipes.

Na gestão de equipes, a nuvem atua na integração de informações e processos de uma empresa, se tornando um meio de economia de tempo e dinheiro.

Mas como isso funciona no dia a dia da sua equipe? É sobre isso que vamos falar no tópico a seguir.

Como funciona a nuvem no controle de equipes?

A nuvem é o principal fator de controle quando se fala de gestão de equipes externas.

Apenas com a tecnologia em nuvem é possível compartilhar informações em tempo real, que farão toda a diferença no dia a dia de uma equipe de campo.

Por exemplo: uma equipe externa de serviços que utiliza um sistema em nuvem para recebimentos de ordens de serviço e de tarefas do dia.

Imagine a economia de tempo e custos que o gestor teria, por não ser necessário que o colaborador volte até a empresa para buscar uma nova ordem de serviço, ou dar feedback do último atendimento realizado?

Além disso, a capacidade de armazenamento da nuvem auxiliaria na desordem que uma papelada dessa poderia gerar!

Perceba que a tecnologia em nuvem, entra como um colaborador a mais a uma equipe, que coordena e repassa informações.

Apenas a gestão web pode proporcionar controle em tempo real de equipes externas.

Listei 3 fatores importantes sobre a performance da nuvem na gestão de equipes para que você entenda a interação entre a nuvem e a equipe, e os benefícios dela. Confira:

Escalabilidade

Escalabilidade é a capacidade das organizações de adequar os seus processos de acordo com as demandas dos serviços, tudo isso sem perder a qualidade de atendimento.

Assim como, escalabilidade também significa a capacidade da empresa de aumentar o seu faturamento, sem elevar a quantidade de custos.

Com a gestão web, essa capacidade se torna possível, pois, as soluções que são adotadas podem ser modificadas a qualquer momento.

Assim, é possível adaptar a rotina da equipe, permitindo que não exista tempo de pausas operacionais para ajustes.

Mas, como deixar o seu negócio mais escalável?

O segredo para ter um negócio escalável é buscar soluções que desenvolvam as habilidades de atendimento às demandas do mercado, como: um sistema de gestão em nuvem, um sistema de atendimento on-line, treinamento da equipe para torná-la cada vez mais ágil, melhorias no SAC, e muitas outras.

Porém, sem dúvidas o fator que mais se relaciona a escalabilidade é a tecnologia.

Empresas que possuem grandes ligações com a tecnologia, principalmente em nuvem, são mais propensas a escalabilidade.

Possuem maior controle de todas as ações da equipe externa em tempo real e assim, mais autonomia na execução e modificação dos processos internos.

Segurança

Uma das maiores vantagens da gestão web está na segurança das informações.

Com o avanço da tecnologia, as técnicas de roubo de dados ficaram cada vez mais eficientes. Deixar os dados de clientes e transações financeiras em computadores físicos significa correr muito risco.

Por isso, é preciso que as organizações pensem em soluções para que os colaboradores troquem informações com segurança. A nuvem veio solucionar esse problema.

Grande parte dos sistemas em nuvem usam criptografia para a proteção dos dados. Você sabe o que é criptografia?

A criptografia é um técnica utilizada para apenas o emissor e o receptor da mensagem a compreendam.

Foi utilizada de diversas formas no mundo, inclusive durante a Segunda Guerra Mundial, para proteger informações de guerra dos inimigos. Um filme que mostra isso é O Jogo da Imitação, vale a pena assistir!

Com o avanço da tecnologias, as técnicas foram aprimoradas, e hoje os computadores criam chaves criptográficas, capazes de gerar algoritmos de decodificação de informações.

Ou seja, explicando de forma bastante simplificada, as informações estão seguras por essas chaves de códigos. Na nuvem, acontece da mesma maneira.

Alguns sistemas de equipes externas, inclusive, utilizam certificados de segurança SSL. O SSL (Secure Socket Layer) é um padrão global de segurança criado em 1994, pela Netscape.

Esse certificado cria um canal criptografado no qual torna as informações sigilosas na transmissão do servidor e navegador.

Muitos gestores são desconfiados em relação a segurança das informações na gestão web, mas essa é exatamente uma das suas maiores vantagens!

Assim como, a agilidade nos processos, como veremos a seguir.

Agilidade

A agilidade na prestação de serviços externos é primordial para o cumprimento do planejamento, e também satisfazer os clientes que desejam um atendimento rápido e de qualidade.

A gestão web também traz agilidade! Como não considerar todas as adversidades que colaboradores externos possuem? Trânsito, problemas mecânicos com carro ou moto, entre outros imprevistos.

Um sistema em nuvem permite que sobre tempo para mais visitas e também para solucionar todos esses problemas, pois evita deslocamentos desnecessários.

Além disso, permite a confirmação que o colaborador realmente está cumprindo sua jornada de trabalho.

Esse é um problema bastante discutido a respeito de equipes externas, mas, um sistema em nuvem é capaz de resolver isso rapidamente: a localização em GPS e a capacidade de check in e check out de atividades.

Sem falar na facilidade de atualização, que é feita pela empresa que fornece o sistema, não sendo necessário perder tempo com pagamento de licenças e instalações muito trabalhosas.

Tudo está em nuvem e pode ser acessado em qualquer lugar que possua internet.

Nos dias atuais, é quase impossível pensar em uma gestão estratégica e eficiente sem o uso de plataformas em nuvem, pois, com elas as equipes se tornam cada vez mais colaborativas e ágeis.

O futuro está na nuvem?

Sem dúvidas, sim! E não só o futuro, mas o presente também!

A nuvem não trouxe só agilidade, segurança e escalabilidade na gestão de equipes externas, mas também, a possibilidade de superar os desafios do mercado com muito mais eficácia!

A gestão web deu novas perspectivas ao gerenciamento, se tornando um investimento certeiro para novas empresas.

E não pense que por se tratar de uma tecnologia relativamente recente, que os seus custos sejam muito elevados! A maioria das plataformas de gestão em nuvem são mais baratas, e ainda geram economia durante o uso, portanto, além de ágeis e seguras também são econômicas.

Estamos no auge da transformação tecnológica, por isso, aproveite para incluir seu negócio também nessa tendência!

Utilizar a gestão web demonstra a capacidade de enxergar novas possibilidades no mercado e cabe ao gestor definir o momento de incluir sua empresa! Já está pensando nisso? Conte-nos!

Lorrayne é redatora da Auvo, responsável por criar conteúdos que ajudem os gestores a formar uma equipe externa de alta performance.

A importância de um relatório fotográfico para manutenção

A importância de um relatório fotográfico para manutenção

O relatório fotográfico é uma potente ferramenta utilizada para acompanhar e documentar a prestação de serviços que foi feita.

Independente do tipo de serviço que a sua empresa faça prestação, você provavelmente já fez ou pediu que alguém fizesse um relatório de alguma atividade ou visita técnica.

Alguns setores entretanto, precisam de um acompanhamento mais rigoroso na conclusão das etapas das ordens de serviço.

O setor de manutenção é um deles.

E, como muitos ainda utilizam ordens de serviços manuais e ainda não automatizaram os seus processos, esse acompanhamento é ainda mais difícil de ser feito.

Se você é gestor de uma equipe de manutenção deve se perguntar qual a importância de um relatório fotográfico para a sua empresa de manutenção, não é mesmo?

Seguindo algumas regras e passos simples, você consegue ter um relatório fotográfico que atenda às necessidades dos seus clientes.

Qual a importância de um relatório fotográfico?

O relatório fotográfico trata-se de um documento que as empresas prestadoras de serviços utilizam para acompanhar a execução de um trabalho.

O documento é gerado a partir de fotos e anotações realizadas em vistorias ou no momento em que o serviços é realizado.

Se você trabalha, por exemplo, com manutenção de ar condicionado, uma foto do equipamento instalado ou depois do erro reparado, não pode faltar no relatório técnico.

Supondo que seja necessário registrar como estava o equipamento antes da manutenção, as fotos do relatório podem conter o antes e o depois.

Basta que uma descrição seja feita, indicando qual problema foi encontrado e o que foi feito para solucioná-lo.

Ao invés de fazer ligações e depender de outros processos demorados, o relatório facilita a comunicação entre gestores e equipes, com o objetivo de reportar o trabalho realizado para a plataforma.

Onde e para que pode ser utilizado

O relatório fotográfico pode ser aplicado em empresas de prestação de serviços de diversas áreas, não apenas para manutenção.

Ele pode ser utilizado para várias finalidades, como:

  • Acompanhamento da execução de serviços;
  • Acompanhamento do andamento das etapas de um serviço;
  • Comparação do equipamento antes e depois da manutenção;
  • Auditoria de serviços realizados por fornecedores terceirizados;
  • Histórico das manutenções realizadas em um equipamento.

Como fazer um relatório fotográfico?

Se a sua empresa trabalha com relatório fotográfico, qual é a forma com que isso acontece?

É necessário que o técnico, além das ferramentas necessárias, leve para o campo um formulário de anotações, um câmera fotográfica e um celular?

E após tirar as fotos, realizar as anotações e encaminhá-las para o responsável encarregado de repassar essas informações para um documento ou uma planilha?

Também é importante que o documento contenha a identificação do cliente, o objetivo do relatório e a data que foi realizado.

Se isso acontece, o seu colaborador está perdendo um tempo grandioso e a sua empresa também.

Afinal, esse trabalho feito manualmente e sem nenhuma automação faz com que o técnico dedique seu tempo em algo que se resolveria com um aplicativo de gestão.

Uma das maneiras mais atuais de gerar relatórios fotográficos é por meio de um programa que ofereça ordem de serviço digital, e com essa OS seja possível fazer um relatório fotográfico de maneira eficaz.

A transformação digital chegou nas empresas, o que permite que o técnico utilize um aplicativo em seu celular e atualize o status das atividades realizadas, com relatórios fotográficos e outros informações. Tudo em tempo real.

E, como isso tudo é feito em tempo real, o gestor consegue acompanhar a evolução das atividades e ter acesso a relatórios personalizados com o que deseja saber.

Quando se usa aplicativos para a ordem de serviço digital e relatórios, o tempo é otimizado e o gestor, ou o responsável, não fica com a exaustiva tarefa de passar todos os relatórios manualmente para um outro documento ou arquivá-lo.

Além do relatório fotográfico feito de forma automatizada, o aplicativo de gestão de equipes externas agrega informações sobre roteirização, localização, assinatura digital, entre outras formas de aumentar a produtividade da sua equipe.

Como no dia a dia da empresa, o gestor precisa lidar com vários tipos de relatórios e documentos, automatizar os processos é algo necessário para uma gestão mais eficiente!

Na sua empresa o relatório fotográfico ainda é feito da forma mais demorada e com mais tempo perdido? Se a resposta for “sim”, está na hora de automatizar a forma como os seus técnicos atendem o seu cliente.

Agora que você já sabe a importância do relatório fotográfico para a sua equipe, que tal deixar nos comentários as suas dúvidas e sugestões? Estamos aqui para te ouvir.

Isadora é redatora da Auvo, responsável por criar conteúdos ricos para ajudar gestores de todo o Brasil a aumentar a produtividade das suas equipes de campo.

Acompanhamento dos promotores de venda para redução de custos

Acompanhamento dos promotores de venda para redução de custos

Se você está lendo esse artigo é porque concorda comigo que uma das maiores dificuldades que os gestores de trade marketing têm é o de monitorar as suas equipes, certo?

São inúmeros promotores, com várias atividades para serem executadas e pontos de vendas para visitar.

Você verá nesse post:

  • Lembrando que…
  • Como funciona a roteirização
  • Aumentando a qualidade do atendimento
  • Uma ajuda, e tanto, na gestão de trade marketing.

Mas e agora? Com tanta coisa para fazer fica muito complicado saber exatamente onde o seu time está e assim poder medir a performance deles em serviço.

Diante de todo esse cenário diário, a geolocalização pode te ajudar, e muito, no desempenho da sua gestão de trade marketing. Quer saber como? Vou te dar dicas importantíssimas nesse artigo, é só acompanhar!

Lembrando que…

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Bom, para iniciarmos, eu vou te relembrar que a geolocalização serve como modo de saber a localização exata do seu colaborador durante a jornada de trabalho, além de permitir identificar todas as rotas feitas pela equipe.

Com essa informação você também consegue saber quantas lojas e/ou pontos de vendas o seu promotor conseguiu visitar por dia ou semana.

Para exemplificar melhor imagine a seguinte situação: O seu colaborador está indo para o lugar da exceção do serviço.

Mas como ele sabe se a rota é a melhor, se não está gastando mais gasolina do que deveria ou pior, se esse é realmente o endereço correto do ponto de venda?

Em todos esses pontos a geolocalização entra para ajudar a sua equipe de trade marketing.

Como funciona a Roteirização?

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Antes de qualquer coisa, você sabe como funciona a roteirização?

Bom, basicamente é uma ferramenta que cria a melhor rota possível para as tarefas agendadas.

Ao programar as visitas aos PDV’s, o gestor estabelece uma série de procedimentos necessários à realização do serviço, como:

  • O tempo gasto em cada serviço;
  • As regiões específicas do trabalho;
  • Redução do tempo de serviço;
  • Economia por km rodado.

As informações geradas são extremamente úteis para a sua empresa. Possibilitando uma visão mais análitica em relação as equipes de campo e os processos de toda a operação.

Dessa forma, a sua equipe de trade marketing aumenta a produtividade e você vai saber o por que!

Aumentando a qualidade do atendimento

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Acredite, em um mundo corporativo, a geolocalização contribui bastante para o aumento da produtividade da sua equipe de trade marketing.

Essa tecnologia permite a interação entre você, como gestor, e as suas equipes. Assim a interação é simultânea entre todas as áreas, favorecendo uma organização mais dinâmica e moderna.

Sendo assim, vou listar algumas vantagens da geolocalização:

#1 Ter estimativas precisas

A geolocalização possibilita em tempo real o acompanhamento de cada um dos promotores de venda.

Então, com essa gestão bem mais precisa, o gerente de trade marketing consegue eliminar os atrasos e organizar uma agenda muito mais produtiva para sua equipe.

#2 Aumento da produtividade.

Os aplicativos de geolocalização estão também à favor das empresa, permitindo que você controle as tarefas dos seus colaboradores e otimize os seus processos.

A geolocalização pode ser utilizada para aumentar a produtividade do seu time de trade marketing, como para permitir, através da localização, antecipar as rotas de trânsito ruim.

Uma ajuda, e tanto, na gestão de trade marketing

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Para exemplificar melhor vou te dar exemplo do promotor de vendas, que nada mais é do que principal mediador entre os serviços da empresa e o cliente. Então, vamos lá!

O papel do promotor de vendas vem crescendo e se tornando mais amplo e importante, com isso, a necessidade de uma agilidade maior também é indispensável.

Quando o promotor sai para realizar uma tarefa diária, é necessário que tenha uma ferramenta para ajudá-lo a ser mais eficiente.

Por meio de um aplicativo que possa ajudá-lo com a verificação da agenda, com os locais que devem ser visitados, qual é a melhor rota, opção de checkin e checkout manual ou automático etc ele consegue manter a agenda mais organizada.

Assim, o gestor pode aumentar a frequência dos funcionários em locais mais “problemáticos”, analisar quais PDVs ainda não foram conferidos ou reorganizar as rotas conforme a demanda.

Além disso, como as informações coletadas na loja são enviadas imediatamente ao gestor de trade marketing, fica muito mais rápido corrigir falhas ou fazer alguma alteração da mesma hora, já aproveitando a visita do promotor no local.

Isso faz com que o tempo desperdiçado se reduza e as tarefas sejam mais produtivas. Muito bom, não é?

Agora que você já sabe como utilizar a geolocalização a favor do seu time de trade marketing, aproveite as dicas e compartilhe as suas impressões e experiências conosco!

Isadora é redatora da Auvo, responsável por criar conteúdos ricos para ajudar gestores de todo o Brasil a aumentar a produtividade das suas equipes de campo.

Como o auvo pode ajudar na operação de equipe de campo

Como o auvo pode ajudar na operação de equipe de campo

Sabemos que, com o avanço das tecnologias, as empresas estão tentando se acostumar com as inevitáveis mudanças corporativas, consequentes deste avanço.

Neste contexto as empresas que trabalham com equipes externas também tentam se manter atualizadas e competitivas ao buscarem alternativas de controle para suas atividades, como o uso de um software para gestão de equipes externas.

Para estar competitivo em mercados de serviços externos, sua empresa precisa sempre estar um passo à frente. Isso quer dizer que é preciso executar mais atividades com mais qualidade.

E para atingir esse nível você precisa automatizar as tarefas mais operacionais, tanto as suas, como as da equipe em campo.

Você verá nesse post:

  • Roteirizador
  • Check-in Check-out
  • Monitoramento em tempo real
  • Acompanhamento das tarefas
  • Comunicação mais eficaz e direta com o colaborador
  • Uso de questionário personalizado e fotos do serviço
  • Pesquisa de satisfação personalizada

 

Roteirização

Com o Auvo você poderá traçar rotas para cada colaborador e acompanhar seus trajetos, além de ainda obter a confirmação via check-in e check-out nos clientes atendidos.

Os gestores podem ter acesso aos mapas no painel administrativo e selecionar as melhores rotas para as diferentes equipes externas.

Você conseguirá direcionar os colaboradores nos clientes que mais têm possibilidade de fechar novos negócios, e com isso terá uma economia bem maior de combustível e tempo para eles, diminuindo os custos dos atendimentos.

Você também conseguirá montar rotas diferentes para cada um e poderá cobrar de sua equipe caso não faça as visitas que foram designadas antecipadamente.

Pode até mesmo agendar atendimentos que não foram planejados caso seu colaborador já tenha terminado a tarefa, e apareça outra próximo da localização dele.

Check-in check-out

Como falei ali em cima, pela plataforma do auvo você consegue ter a certeza se a visita aconteceu ou não, e quanto tempo isso durou, através do check-in check-out.

Ele pode ser manual ou automático, dependendo da necessidade da sua empresa, ou do tipo de manutenção que for realizada.

Através dessa funcionalidade, você terá o indicador de quanto tempo o colaborador está ficando para fazer a manutenção do equipamento ou máquina, resumindo em produtividade.

Vou te explicar como agora, no próximo tópico.

Acompanhamento em tempo real as tarefas

Você passa as tarefas para seus colaboradores, mas como você sabe se ele está realizando as visitas designadas?

Se ainda não tem o auvo instalado, provavelmente tem que confiar na palavra de cada colaborador. É muito mais efetivo você ter um controle em tempo real de cada tarefa realizada e de cada visita.

Dá pra acompanhar quais tarefas já foram realizadas, quais estão sendo feitas em tempo real e quais ainda estão marcadas para fazer. Assim você pode ter um controle maior do desempenho de seus funcionários.

Relatórios das de despesas e tarefas

Pelo software de gestão de equipe externa da auvo você consegue emitir relatórios de despesas e de tarefas com informações personalizadas como data, tipo de despesa, colaborador ou equipe.

Assim você pode medir a produtividade de cada colaborador e de cada equipe. Tendo o controle desses dados você consegue medir e ter uma média da qualidade de seus atendimentos.

Na imagem abaixo você tem as seguintes informações:

  • Produtividade do mês da equipe
  • Média de tempo em atividade
  • Média de atraso nas visitas
  • Custo médio por tarefa

Comunicação mais eficaz e direta com o colaborador

Com a funcionalidade do chat online você conseguirá conversar e passar novas informações para os seus colaboradores em tempo real. Poderá também direcionar novas rotas, como citei.

Pelo chat você poderá cobrar informações das visitas e se o colaborador está ou não realizando a visita. Acompanhe mais de perto os seus funcionários!

controle de chamados técnicos

Uso de questionários personalizados e fotos do serviço

Ao utilizar um software os colaboradores podem publicar em tempo real fotos e dados sobre cada atendimento que fizeram durante o dia.

Com essas informações em mãos e com o controle de localização e trajeto dos colaboradores você, como gestor, poderá oferecer um atendimento personalizado para os clientes.

Assim, cada cliente se sente mais valorizado por sua empresa e consequentemente mais satisfeito com seus serviços, que, com certeza, também irão melhorar com esse nível de gestão.

Afinal, todo mundo gosta de receber um atendimento de qualidade, não é verdade?

Pesquisa de satisfação

Chega até ser chato a quantidade de vezes que já falei da importância da pesquisa de satisfação aqui no blog, né…

Mas não tem jeito de fugir dela e também nem aconselho.

É aqui que a verdade vem à tona:

Como você saberá se seu técnico está fazendo um bom serviço, sem referências, sem críticas, e opiniões?

O questionário da pesquisa fica a seu critério, você irá personalizar ele com as perguntas da sua preferência.

Tendo a chance de enviar, via email, uma pesquisa de satisfação para seu cliente imediatamente após a finalização da visita.

Assim que a pesquisa for respondida, ela cairá instantaneamente no sistema, sendo arquivada.

Por isso, a plataforma da Auvo é indispensável para qualquer empresa.

Quer ver na prática como o auvo aumenta em mais de 32% a produtividade da equipe em campo? Comente aqui e compartilhe conosco suas impressões e experiências!

Isadora é redatora da Auvo, responsável por criar conteúdos ricos para ajudar gestores de todo o Brasil a aumentar a produtividade das suas equipes de campo.

Trade marketing: o melhor sistema para gerenciar seus promotores

Trade marketing: o melhor sistema para gerenciar seus promotores

Você saberia responder por que um sistema de automação de trade marketing é tão importante para gerenciar seus promotores?

Onde estão seus promotores de venda agora? O que eles estão fazendo? Como você sabe se o PDV está de acordo com as recomendações? Você gasta dias para confirmar se o valor do relatório de reembolso de combustível está correto?

Essas são algumas das dúvidas que assombram os gestores de trade marketing.

 

Você verá nesse post:

  • Monitoramento em tempo real
  • Roteirização
  • Aumento da produtividade da equipe
  • Análise rápida de resultados
  • Adote uma solução
  • Resultado garantido para sua equipe

Hoje iremos falar sobre automação de trade marketing e seus benefícios!

Quando pensamos em ações e estratégias de Trade Marketing, nosso objetivo final é sempre melhorar o desempenho de vendas dos produtos, certo?

Mas, como saber se você está atingindo os resultados esperados? Tão importante quanto o planejamento e a execução é a necessidade de entender os resultados de todas as ações implementadas (fase de análise da operação).

  • A produtividade do time de campo;
  • Checar se as rotas de lojas visitadas são as mais funcionais possíveis e estão trazendo resultados;
  • O tempo e a qualidade de serviço dos promotores;

Se você ainda não possui um mecanismo para acompanhar as principais KPI’s do seu negócio e da sua equipe de campo está na hora de repensar alguns processos.

Novas tecnologias têm surgido para facilitar o trabalho do profissional de trade marketing.

Boas tecnologias geralmente são compostas de um sistema web (no computador) e um aplicativo mobile (no celular). 

Assim os gestores, que usam o sistema web, podem acompanhar em tempo real o que os promotores, que usam o sistema mobile, fazem, onde estão e como está a qualidade do serviço.

Utilizar um sistema desse tipo permite automatizar diversas atividades de trade marketing e garante muitos benefícios. Veja aqui algumas automatizações que podem ser feitas:

Monitoramento em tempo real

O monitoramento representa ganho em produtividade na validação de informações e checagem da execução. Além de facilitar muito, muito mesmo, a coleta de dados para relatórios, como o de km rodado.

Dashboard

Sem a possibilidade de análise, de forma simplificada, dos dados coletados em campo, um sistema para trade marketing perde o seu valor.

É necessário que o gestor possa analisar os dados principais e fazer comparações dos mesmos parâmetros com outros períodos.

O gestor que conta com um sistema para gerenciar os promotores de venda passa a exercer o seu papel de forma mais assertiva e rentável, já que, não precisa se deslocar ou parar seu trabalho a todo momento para validar as informações do promotor.

Aqui vai algumas informações que o gestor consegue de forma rápida:

  • Indicador de visitas e tarefas realizadas pelo colaborador durante o dia;
  • Porcentagem de produtividade de cada colaborador da equipe;
  • Indicador da localização do promotor em tempo real;
  • Média de atraso nas visitas / média de tempo em atividade;
  • Custo médio de tarefas;
  • Posicionamento, deslocamento e visitas feitas pelo colaborador, indicando o trajeto realizado, os horários de chegada e saída e o status de cada tarefa, através das cores.

O status da tarefa é especificados em cores, vou te mostrar como:

  • Cinza: Tarefa foi concluída sem pendência;
  • Amarela: Finalizado com pendencia;
  • Vermelha: Tarefa em aberto;
  • Verde: Tarefa está em andamento;
  • Azul: Em deslocamento para tarefa.

 

Roteirização da equipe

Esse também é um ponto de muita importância. Através da plataforma, os promotores conseguem fazer o check-in no local de visita e tirar fotos dos produtos na gôndola, tudo feito pelo aplicativo.

Ao finalizar o registro, é possível visualizar a localização da equipe de trade marketing no mapa (dentro do sistema web), e quando foi feito check-out ao sair do local.

A rotina é cumprida, mas os custos para fazê-la sem um planejamento são bem altos. Todos sabemos que o trânsito é o que mais tira tempo da equipe.

Através da roteirização, você consegue escolher uma rota menor para seu promotor de vendas ou um trajeto com menos trânsito. Economizando tempo e diminuindo os custos com combustível.

Opte por um sistema de trade marketing que proporcione visibilidade do roteiro mais adequado. Com um software de roteirização, o gestor tem a oportunidade de ver em tempo real a melhor rota para seu promotor fazer, diminuindo seus custos com combustível e tempo improdutivo.

Aumento da produtividade da equipe

Utilizando um sistema para automação de trade marketing sua equipe ou você não perderá mais tempo criando relatórios e gráficos no Excel ou repassando todas as informações coletadas em campo para o computador, uma por uma.

Tudo isso será feito automaticamente dentro do sistema, poupando um tempo que poderá ser gasto com outras atividades em outros PDV’s.

Análise rápida de resultados

Com o quadro de indicadores e dashboard é possível analisar sua operação em tempo real e monitorar a performance de seus promotores, campanhas, rotas ou locais de venda.

Um bom sistema de gestão de trade marketing te dará a opção de análises, tendo disponível um relatório de km rodado e despesas, dispensando o uso do Excel, como já te mostramos.

Adote uma solução

Pessoas, processos e tecnologia devem andar de mãos dadas. São esses os componentes da fórmula que determina o crescimento das empresas.

Em grande parte das empresas, a adoção do sistema de trade marketing dá autonomia ao time e o faz ficar preparado para superar os desafios da operação com mais confiança.

Vantagens

A tecnologia é indispensável para quem atua nessa área, pois esse recurso ajuda a reduzir os custos, como já falamos, além de coletar informações no ponto de venda  e monitorar as equipes.

Uma outra vantagem ao utilizar um sistema para controle de promotores de venda é que o trabalho dos mesmos ganha agilidade.

Ao chegar ao PDV, ele preenche os formulários das pesquisas pré-definidos pelo gestor e se houver conexão com internet, as informações são imediatamente enviadas para o gestor.

Caso não haja conexão a internet, essas informações serão salvas com segurança no aplicativo, e assim que conectado a Wi-Fi, enviadas. Alguns benefícios podem ser percebidos a partir do momento que você passa a usar uma ferramenta de gestão.

A redução de custo e tempo com deslocamento se sua equipe de campo, possibilidade de pré-definir a agenda de atendimentos a ser realizados pelo promotor e o monitoramento dos promotores.

O gestor consegue participar mais ativamente da rotina do time. Fica muito mais fácil e rápido verificar e garantir que os acordos negociados estão sendo executados.

Eficácia na comunicação

Ruídos de comunicação muitas vezes podem gerar inúmeros prejuízos para uma empresa. Retrabalho, atendimento ineficaz e até perdas podem ser evitadas caso as equipes estejam em sincronia com a gestão do negócio.

Outra vantagem do software de gerenciamento de equipe trade marketing é que a comunicação passa a ser centralizada, e o gestor consegue passar os comandos em tempo real. Os ganhos em eficiência são gigantescos com uma boa comunicação.

Suporte

É fundamental que você seja entendido e tenha suas dúvidas respondidas por quem compreende as particularidades da sua operação, através do suporte da plataforma que você escolher.

Resultado garantido para sua empresa

É claro que, considerando todos os benefícios que mencionamos anteriormente, os resultados do negócio serão otimizados. Afinal, é possível garantir mais produtividade da gestão a operação em campo.

A base para o bom gestor é o conhecimento e, graças à tecnologia, hoje é possível garantir informações de qualidade em tempo real.

Com uma ferramenta de gestão de promotores é possível checar indicadores de campo em tempo real, o que assegura uma análise eficiente do ROI (retorno sobre o investimento).

Por isso, o software de gerenciamento de equipes é indispensável para qualquer empresa.

Quer ver na prática como a automatização de trade marketing aumenta em mais de 25% a produtividade da equipe em campo? Comente aqui e compartilhe conosco suas impressões e experiências!

Isadora é redatora da Auvo, responsável por criar conteúdos ricos para ajudar gestores de todo o Brasil a aumentar a produtividade das suas equipes de campo.

Os 5 maiores erros de quem faz gestão de equipes externas

Os 5 maiores erros de quem faz gestão de equipes externas

De tanto ouvir os nossos gestores se queixarem de problemas com o controle e gestão das equipes externas, reuni todas as informações em comum, e resolvi fazer esse post aqui no blog.

Vamos te ajudar a solucionar esse empecilho. Tenho certeza que você vai se identificar com alguma dessas questões.

1. Desvio da equipe na rua

O brasileiro já tem a fama de ser desonesto, e com a liberdade do serviço externo, os indícios pioram ainda mais.

Quando falo em ser desonesto, quero enfatizar o desvio de objetivo na rua, e até coisas mais frequentes, como, o atraso na chegada ao cliente, a não execução das tarefas de visita dentro das normas determinadas pela empresa, entre outros problemas que podem ocorrer.

A indisciplina gera retrabalho, e quando uma equipe é indisciplinada fica difícil corrigir só com diálogo.

Roteirizar sua equipe se torna uma tarefa de suma importância, não só pela desconfiança.

Outro tópico importante é que com a localização do colaborador, você será capaz de planejar visitas de última hora para quem estiver mais perto, possibilitando o funcionário fazer mais visitas dentro da sua rotina.

2. Falta de organização no roteiro

O principal objetivo de roteirizar sua equipe de campo é definir a melhor rota dos funcionários externos para evitar desvios desnecessários e assim automatizar as atividades e fazer com que sua empresa economize no reembolso de combustível.

O ideal seria usar a roteirização através de um software, que te ajudaria a saber exatamente onde estão seus técnicos em tempo real,  e como já citamos, fica melhor para marcar visitas de ultima hora para o técnico que estiver mais perto, e para calcular o trajeto de um ponto a outro.

Mas não é apenas isso, vou citar aqui mais alguns pontos onde a ferramenta de roteirização de tarefas pode te auxiliar no planejamento de atividades:

  • Redução do tempo na programação e na realização de atendimentos;
  • Redução da distância total percorrida pela sua equipe;
  • Otimização da utilização de veículos;
  • Economia com combustível.

O Auvo te ajudará nesse ponto de planejamento e organização da sua equipe externa. Aqui vai algumas: Calcular o consumo de combustível, distribuir as tarefas, controlar a rota.

3. Excesso de papéis (formulários, ordem de serviço, relatórios)

Na maioria das empresas menores, de serviços técnicos, a documentação dos serviços é feita por ordens de serviço em papel, os relatórios de visita técnica são feitos através de formulários impressos, e a pesquisa de satisfação da mesma maneira.

Isso toma muito tempo tanto do técnico quanto do gestor, e essa informações correm o risco de se perder.

Por isso a importância de ter o relatório de atividades digital.

  • Facilita na hora de procurar informações mais antigas
  • Através de um relatório digital as informações serão preenchidas com mais facilidade e o histórico do cliente ficará salvo com mais segurança.
  • O cliente pode ter acesso às informações das atividades executadas via email

4. Ter certeza que a visita aconteceu

O check-in check-out vai te mostrar o tempo de cada visita, isso tem uma grande importância, pois vai te proporcionar saber qual o tempo de duração do funcionário em cada visita. Isso indicará a produtividade dele.

Mas você sabe a importância disso?

Para quem trabalha com equipes externas, ter a certeza que o funcionário está cumprindo com o combinado e atendendo as necessidades do cliente é o ponto principal.

5. Falta de produtividade

Medir a produtividade da sua equipe em campo é essencial.

A falta de métrica faz com que o gestor use a intuição para fazer a equipe crescer e evoluir, só que a intuição está sujeita a erros.

O mais importante a se fazer é definir o que se faz mais essencial para a otimização da produtividade da sua equipe.

Como por exemplo:

  • Quantidade de visitas feitas no dia;
  • Duração das visitas;
  • Pontualidade;
  • Quilometro rodado;
  • Feedback dos clientes sobre o atendimento;

Essas informações vão te mostrar com clareza o motivo de alguns funcionários baterem a meta e outros não.
É só compará-los individualmente, logo, você irá observar as métricas de quem está conseguindo atingir o planejado.

O papel do gestor é orientar cada técnico, para o crescimento da equipe.

Bônus – Pesquisa de satisfação

O feedback do cliente é o ponto essencial para o crescimento da sua empresa!

Através da pesquisa de satisfação você consegue direcionar seus investimentos a fim de atrair novos clientes.

Daí a importância de também ser digital, assim você tem a possibilidade de ver com mais facilidade quais são os pontos mais criticados.

Nela deverá ter algumas perguntas básicas, para que você tenha as respostas que você deseja:

  • A visita foi satisfatória?
  • Houve algo que não foi do agrado do cliente?
  • Se sim, o que não agradou?
  • Pesquisa de NPS

A Pesquisa de NPS, conhecida com certeza pelos nossos leitores, pois sempre falamos da importância dela, porque é nela que você vai ver se o cliente realmente gosta do seu serviço, se indica, ou se teve uma experiência ruim.

Talvez você já tenha se acostumado a conviver com essas dores e isso não lhe incomode tanto. Talvez você esteja acomodado.

Mas se você estiver inconformado com essas dores e quiser ajuda, a tecnologia é a sua maior aliada.

Isadora é redatora da Auvo, responsável por criar conteúdos ricos para ajudar gestores de todo o Brasil a aumentar a produtividade das suas equipes de campo.