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Otimização do tempo: aumente as visitas em campo com o Auvo

Otimização do tempo: aumente as visitas em campo com o Auvo

A otimização do tempo é um dos maiores desafios no dia a dia do trabalho. Quando alguém pergunta sobre a rotina, geralmente respondemos: “ah, tô na correria!”.

E é verdade! Gerenciar o tempo é um desafio muito grande! É preciso muito esforço e planejamento.

Porém, quando falamos na gestão de equipes externas, existem ferramentas tecnológicas para otimizar tanto o seu tempo de gestor, quanto o das suas equipes.

Estou falando do Auvo, uma ferramenta criada pela Auvo Tecnologia, para gerenciamento e controle de equipes externas. Para entender melhor as funcionalidades desta plataforma, você pode dar uma olhada neste artigo.

Aqui, mostrarei como essa ferramenta pode ser muito útil na otimização do tempo, para que sua equipe faça mais visitas e assim, obtenha mais lucro e produtividade.

O Auvo visa automatizar processos que muitas organizações fazem a moda antiga, como: verificar as localizações dos colaboradores, verificar as atividades do dia, e também, e também, a montagem de um roteiro de visitas.

Além disso, com o Auvo é possível reunir todos os relatórios no final do mês em uma só plataforma, otimizando a produtividade do colaborador, e também do gestor, pois, não será necessário verificar relatório por relatório.

Vamos começar falando de umas das principais vantagens do Auvo: a roteirização.

Otimização do tempo com roteirização

É muito comum que gestores de equipes externas roteirizem o dia a dia da sua equipe, visando um número maior de visitas e também, maiores resultados.

Mas essa tarefa é muito trabalhosa se feita manualmente, é um trabalho árduo do gestor nem sempre traz os resultados esperados.

O trânsito das cidades também não colabora para que as tarefas sejam feitas com mais agilidade, além disso, não basta distribuir tarefas aleatoriamente.

Levar em conta o local de onde parte o colaborador, a distância entre os clientes, e muitas outras possibilidades também é importante para a criação de um roteiro.

Por isso, o Auvo atende a essa necessidade: a capacidade de roteirizar de forma automatizada e muito mais prática para o gestor.

Por exemplo: se um colaborador já terminou suas atividades em campo antes do horário previsto, ou adiantar tarefas do dia seguinte, através do Auvo é possível agendar outra tarefa de acordo com a localização em que ele está.

Com o Auvo, isso pode ser feito com alguns cliques, ou “arrastando” na agenda, que com certeza vão otimizar o tempo do gestor de equipes. Falaremos mais sobre isso no próximo tópico, certo?

O Auvo, através da roteirização, monta o roteiro rapidamente, não sendo necessário ficar muito tempo analisando o mapa e fazendo contas de quilometragem.

Como roteirizar tarefas no Auvo

Ao abrir a Agenda no sistema, e clicar em “Mais ações”, vai ser possível selecionar o menu “Roteirização de tarefas”, assim, aparecerá a seguinte tela:

Perceba que é possível selecionar o colaborador, e depois o período de roteirização, selecionar se serão todos os dias semana ou dias selecionados. Também é possível organizar em quais horários da jornada do colaborador as visitas serão marcadas.

Logo abaixo, o Auvo mostra como cadastrar as tarefas a serem roteirizadas. Ao lado da tarefa, é possível visualizar as localizações no mapa enquanto as tarefas forem cadastradas.

Após cadastrar todas as tarefas, basta clicar em “Roteirizar tarefas”, e o Auvo vai montar o roteiro de tarefas daquele colaborador, como demonstra a imagem abaixo:   Depois disso, é só acrescentar essa rota à agenda do colaborador. Viu, como foi rápido? Montar a agenda das suas equipes fica muito ágil!

E caso seja preciso repetir essa mesma rota, é possível, no sistema, selecionar os  dias de repetição e pronto! Não será necessário montar a rota novamente, dentro do período que foi selecionado.

Além disso, o Auvo não leva em conta apenas a localização para montar um roteiro de visitas. Por vezes, acontecem alguns chamados emergenciais e é preciso que sua equipe se desloque o mais rápido possível para determinado cliente, para realizar uma manutenção corretiva. O sistema também leva isso em conta.

Basta selecionar o nível de prioridade da tarefa: se ela possui prioridade alta, média ou baixa.

Na roteirização, o Auvo detectará as tarefas de alta prioridade e as combinará com a localização adequada para uma rota otimizada.

Dessa forma, o sistema leva esses três aspectos em consideração: a prioridade, a localização e o tempo que cada tipo de serviço leva para ser feito.

Essa funcionalidade dá mais autonomia para o gestor, pois otimiza o tempo dele, quando ele não precisa abrir o Google Maps para analisar a rota,  e também o das equipes porque possibilitará mais visitas em um dia de trabalho.

Existem outros elementos que precisam ser otimizados para que o tempo também seja. De nada adianta roteirizar as tarefas com excelência, se a agenda dos colaboradores não é gerida de forma inteligente. É sobre isso que vamos falar no tópico a seguir.

Gestão inteligente de agenda

A agenda e a produtividade das equipes são fatores que estão interligados.

A quantidade de visitas realizadas com qualidade e a gestão da agenda dos colaboradores, nos permite definir quão produtiva aquela equipe é.

Por isso, para uma otimização do tempo efetiva é preciso organizar a agenda de forma inteligente. E para isso, o planejamento é a peça-chave.

No caso da equipes de externas de manutenção, esse planejamento é ainda mais importante, pois entendendo os tipos de manutenção é possível saber também o tempo gasto em cada tipo, e assim aumentar a produtividade da equipe com qualidade.

Existem 3 tipos de manutenção: a preditiva, a preventiva e a corretiva.

A manutenção preditiva se trata de um acompanhamento periódico dos equipamentos ou máquinas, enquanto a preventiva diz respeito a prevenção de possíveis falhas.

Já a manutenção corretiva, como o nome já diz, para corrigir alguma falha. Uma agenda de manutenções preventivas bem feita pode evitar um maior número de manutenções corretivas, ou seja, uma agenda inteligente também influencia na quantidade de manutenções corretivas.

Manutenções corretivas são emergenciais, acontecem no momento em que algum equipamento apresenta falha e a equipe é chamada para resolver aquele problema. Por isso, são manutenções consideradas mais caras, porque não foram planejadas.

Perceba que cada tipo de manutenção necessita de um tipo de planejamento diferente e as agendas de cada tipo de planejamento precisam estar de acordo com as necessidades de acompanhamento, prevenção e reparos. Esses dados são fornecidos pelo Auvo.

Ele oferece informações como o número de manutenções feitas em cada máquina, o tempo das visitas, imagens do reparo, possibilidade da criação de checklists, previsão de custo por visita realizada, assim, a gestão da agenda se torna muito mais perspicaz.

Esses dados permitem a criação de uma agenda de manutenções preventivas muito mais eficiente, tornando todo o planejamento mais assertivo. Um bom planejamento economiza o tempo do gestor e otimiza a produtividade das equipes. Mas, como fazer isso no Auvo?

A agenda do Auvo

Por se tratar de um sistema de gestão web, todas as alterações feitas na agenda podem ser visualizadas por todos os colaboradores em tempo real.

Os colaboradores, inclusive, recebem as alterações em tempo real nos seus smartphones, evitando viagens perdidas caso algum cliente precise desmarcar uma manutenção, voltar até a empresa para buscar novas ordens de serviço, ou ainda, buscar materiais específicos para algum de tipo de manutenção.

Com a agenda programada, ele já sairá preparado com os materiais necessários para toda a jornada de trabalho, desde o início do dia.

O Auvo permite a gestão da agenda de forma muito simples, sendo possível “arrastar” uma tarefa de uma data para outra, sendo automaticamente reagendada.

Essas atribuições auxiliam na otimização do tempo, pois muitos gestores acabam passando o dia inteiro organizando rotas e horários de visitas, e acabam deixando de lado outras obrigações necessárias.

A capacidade de programar com muita antecedência deixa as manutenções preventivas mais assertivas, pois, a vida útil das máquinas/equipamentos será maior, sendo possível, inclusive, prever a substituição de equipamentos.

Assim, pode-se ter noção do orçamento necessário para fazer a troca de equipamentos, auxiliando também na agenda de manutenções corretivas.

É possível, inclusive, calcular a probabilidade de falhas para que seja possível ter ideia da frequência de manutenções preventivas que devem ser feitas. Você pode entender melhor lendo esse artigo sobre MTBF.

Percebe a importância de um sistema como o Auvo na sua gestão de equipes? Ele otimiza o tempo e também o andamento de todos os processos, tornando sua equipe muito mais produtiva.

Mas não só sua equipe! Você, como gestor, já deve ter pensado como o seu tempo tem sido corrido. Vamos aprender como otimizar o tempo do gestor também?

Tempo do gestor

A maior reclamação da maioria dos gestores é que eles passam muito tempo tomando conta de questões operacionais da empresa, como: agendar tarefas, preencher formulários, quantificar dados etc.

Quando, na verdade, deveriam dedicar maior tempo em questões estratégicas, como: definir metas, dar feedbacks, dar treinamentos, entre outras.

Uma ferramenta de gestão de equipes, como o Auvo, auxilia nesse processo. Ao invés de fazer toda a parte operacional, o Auvo fará tudo isso por você.

No Auvo é possível realizar pesquisas de satisfação, checklists, ordens de serviços, além de relatórios das atividades do colaboradores. Assim, sobra mais tempo para cuidar da parte estratégica, não é?

O Auvo pode ser o seu braço direito nesse quesito, pois, ele fornecerá as informações necessárias para montar estratégias específicas para cada perfil de colaborador, como: a satisfação dos seus clientes com o atendimento, o tempo gasto em cada tarefa, o preenchimento correto das pendências da tarefas, e muitas outras.

Ah, essa é uma dica importante para uma gestão de foco estratégico: não pense na sua equipe como uma grande massa! Os colaboradores possuem perfis diferentes e, por isso, a produtividade também será diferente. Vale a pena levar isso em consideração.

Inclusive, analisando o comportamento dos colaboradores pelo Auvo, é possível melhorar o desempenho de colaboradores que não atingem as metas.

Por exemplo: Se você percebe que um colaborador possui maior rendimento, com o Auvo é possível quantificar o que aquele colaborador faz de diferente dos outros para que seu resultados sejam melhores, como: o tempo do atendimento, a organização das ferramentas, o cuidado no preenchimento de checklists, resultados das pesquisas de satisfação, entre outros.

Assim, ao perceber o que esse colaborador faz de melhor, será possível dar dicas certeiras no feedback dos outros colaboradores, a fim de aproximá-los no nível de rendimento, e aumentando a produtividade de todos.

Além disso, é válido lembrar que sempre é possível delegar atividades. Determinar algum colaborador de confiança para gerir o Auvo na sua empresa, seria interessante para sua gestão, pois, seu tempo seria poupado ainda mais no que diz respeito a questões operacionais.

O Auvo foi criado pensando em gestores como você, que se preocupam com a gestão eficiente das equipes externas, que sente necessidade de mais monitoramento e mais resultado. Que tal usar o Auvo e descobrir como funciona na prática? Teste o Auvo por 3 dias grátis!

Lorrayne é redatora da Auvo, responsável por criar conteúdos que ajudem os gestores a formar uma equipe externa de alta performance.

Como usar soluções em tecnologia para moldar equipes externas

Como usar soluções em tecnologia para moldar equipes externas

Existem soluções em tecnologia que podem auxiliar gestores que desejam moldar suas equipes externas. Mas, como assim, “moldar”? Você pode estar se perguntando.

Explico melhor: Se você deseja tornar o trabalho de sua equipe de manutenção cada vez mais padronizado, receber feedback positivo dos seus clientes e mantê-la dentro das normas de qualidade, como a ISO 9001, você procura por formas de moldar sua equipe.

Deseja tornar sua equipe cada vez mais produtiva e harmônica na prestação de serviços?

Nesse artigo, explicarei o passo a passo para a otimização de equipes, a fim de moldá-las nos padrões técnicos de qualidade, e claro, agregar diferencial competitivo a sua empresa.

Soluções em tecnologia: Gestão da qualidade

As inovações tecnológicas também são condições para o desenvolvimento da gestão. Não dá pra falar de gestão eficiente sem citar as tecnologias.

Por isso, as empresas estão mais competitivas, pois, com as integrações de tecnologia, gestão e manutenção, os processos estão cada vez mais precisos.

Assim, é necessário que os gestores concentrem seus esforços em vários ativos, como a gestão da qualidade.

A gestão da qualidade é um conceito muito utilizado no meio dos negócios atualmente, e corresponde a necessidade de fiscalização da qualidade dos produtos ou serviços prestados.

Ou seja, como numa fábrica de alimentos, é preciso assegurar que aquele alimento não vá para a comercialização com a validade vencida. Assim se dá na prestação de serviços, a garantia que aquela manutenção resulta na segurança e bom funcionamento do equipamento ou máquina.

E para uma gestão da qualidade realmente efetiva, foram criadas as normas técnicas ISO 9000. Trata-se de um conjunto de normas, na qual cada uma se aplica de forma de diferente em relação aos materiais, produtos e serviços.

Criadas em 2008, pelo Comitê Técnico Quality Mangement and Quality Assurance e publicadas pela ABNT (Associação Brasileira de Normas Técnicas), as normas realizaram muitas mudanças no modo de gerenciamento de empresas.

Não existe uma ISO que fale especificamente do segmento de manutenção, mas é possível perceber que a manutenção faz parte, por causa das descrições de cada norma, como veremos a seguir.

ISO 9000

Essa norma trata do vocabulário e terminologias utilizadas para descrever os princípios de gestão de qualidade.

A seguir, você entenderá sobre os princípios da qualidade, detalhadamente. Mas antes, saiba do que se trata a tão falada ISO 9001.

ISO 9001

A ISO 9001 fala das exigências que as organizações precisam se adequar para obterem a certificação.

Essas exigências são feitas para que os 7 princípios da qualidade sejam efetivamente cumpridos.

Falando nos princípios da qualidade, são eles: foco no cliente, liderança, engajamento das pessoas, abordagem dos processos, tomada de decisão baseada em evidências, melhoria e gestão de relacionamentos.

Vamos esclarecer o que cada um dos princípios defende para que a qualidade exista em uma empresa, e assim mereça a certificação.

  • Foco no cliente: afinal, qualidade para quem? esse princípio demonstra quem deve ser a razão de tudo é o cliente. A satisfação do cliente deve ser o foco de todo sistema de gestão de qualidade, e isso deve se refletir em todos os departamentos e colaboradores da empresa.
  • Liderança: não se trata apenas dos cargos de gerência, mas sim quem toma a frente de realizar mudanças e modificar resultados.
  • Engajamento de pessoas: é necessário engajamento de todos para que a gestão da qualidade funcione. Se os colaboradores perceberem que outro departamento está tendo mais resultados, provavelmente também terão mais força de vontade para alcançá-los.
  • Abordagem dos processos: esse princípio trata da necessidade de estabelecer processos. A partir do momento que os estabelece, é o momento de padronizá-lo. Existem soluções em tecnologia para isso, falaremos sobre mais adiante.
  • Tomada de decisão baseada em evidências: fazer análises de monitoramentos baseando-se em fatos, em dados. Isso é muito importante para que a gestão seja, de fato, assertiva.
  • Melhoria: tudo pode ser aperfeiçoado. O segredo é não estagnar no pensamento que mais nada pode ser feito, é preciso evoluir sempre.
  • Gestão de relacionamentos: é muito importante, também, gerenciar os relacionamentos entre os processos. Comunicação, produção, manutenção, todos os envolvidos precisam ter a interação adequada, ou seja, falar a mesma língua.

Como você pode ver, a ISO 9001 não exige nenhum procedimento específico a ser feito, mas sim, que você crie formas de fazer com que os processos da sua empresa funcione da melhor forma.

Por isso, é tão importante definir os processos para que os colaboradores saibam exatamente o que fazer, e para isso, você pode elaborar algumas ferramentas simples como um checklist ou um infográfico, para demonstrar o passo a passo das atividades.

Porém, se você deseja um resultado mais efetivo, utilizar um sistema de gestão é o caminho mais certeiro para definir os processos. Um sistema tem a capacidade de automatizar esses processos, tornando-os mais ágeis e moldando sua equipe em processos padronizados.

ISO 9004

A ISO 9004 visa nortear o sucesso das empresas. Seu principal objetivo é contribuir para a melhoria contínua do desempenho global das organizações, em um mercado que está sempre em mudança.

Assim, essa norma pensa em ações sustentáveis como uma forma de melhoria no desempenho, assim como, soluções em tecnologia que auxiliem no desenvolvimento.

Agora que você já sabe do que se trata a gestão da qualidade, vou explicar 3 itens que podem ajudá-lo a pensar nela com o objetivo de moldar suas equipes externas para equipes de alta performance.

Padronizar os serviços

Quando se fala em gestão da qualidade, é preciso falar também de padronização dos serviços. Para isso, é preciso ter foco em algumas atitudes, para que o padrão também não atrapalhe os processos.

Por exemplo: de nada adianta definir um padrão de atendimento externo, se ele não se encaixa nas particularidades de seus clientes. Ou seja, é preciso padronizar, mas também é necessário estar atento às preferências e problemas do cliente.

Outra atitude que deve ser pensada, é a questão da padronização quantitativa, ou seja, ter o cuidado de gastar o menor tempo e custo possível em suas visitas.

Isso gera a otimização dos processos, que se tornam mais rápidos gerando uma sincronia nas atividades.

Tudo isso pode ser realizado por soluções tecnológicas, como: sistemas gerenciais, aplicativos, planilhas, checklists, ferramentas que automatizam a padronização.

Feedback dos clientes

Moldar uma equipe externa não é uma tarefa simples e rápida. É preciso fazer testes de padronização, ter paciência e sempre modificar os processos com o passar do tempo.

Por isso, o feedback dos clientes é tão importante! Eles são o termômetro de como sua equipe externa está se saindo em campo.

Não estou afirmando aquela velha frase de que o “cliente sempre tem razão”, afinal, sabemos que nem sempre tem. Mas, sim que é necessário entender a experiência do cliente para que suas alterações nos processos sejam efetivas.

Vale mandar um e-mail perguntando como estão as coisas, fazer regularmente uma pesquisa de satisfação com respostas de múltipla escolha, para que seja possível quantificar as respostas.

Vale também utilizar plataformas de gestão já tenham esse tipo de serviço em suas atribuições! Ou, usar formulários como o Google Forms, TypeForm, Mindminder, entre outros.

Seguir os princípios da qualidade

Não falamos dos 7 princípios da qualidade, a toa, não é? Sim, para moldar equipes competitivas e produtivas é necessário prezar pela qualidade.

Seguindo os princípios da qualidade e obtendo o certificado, sua empresa transmitirá muito mais segurança e confiança aos clientes.

Tirar a certificação exige um esforço coletivo, por isso, é importante conscientizar seus colaboradores da importância disso.

Como é feita a certificação?

Através de duas etapas: a implantação e a certificação. Primeiramente, é preciso se adequar ao princípios de qualidade, adequar os processos de sua empresa as normas ISO.

Depois, é preciso contratar um organismo certificador independente para realizar auditorias de verificação, e assim, emitir o certificado.

A certificação é válida por 3 anos, depois desse período, são realizadas auditorias uma vez ao ano para monitorar a qualidade da empresa.

Como você pode perceber, moldar suas equipes externas não é um processo feito em um click. A tecnologia auxilia nas etapas, porém, há muito trabalho de análise e testes para que sua organização seja, oficialmente, de qualidade.

E lembre-se: o que as normas, como a ISO 9001, querem nos alertar é que as empresas de qualidade devem se preocupar com todo o caminho até chegar no cliente.

Todo o processo é importante, é preciso dar aquilo que foi prometido ao cliente.

Por isso, essas certificações, sistemas de qualidade, padronização e vários itens que foram citados, são importantes na gestão de equipes externas.

Lorrayne é redatora da Auvo, responsável por criar conteúdos que ajudem os gestores a formar uma equipe externa de alta performance.

Como elaborar um modelo de SLA eficiente para a gestão?

Como elaborar um modelo de SLA eficiente para a gestão?

A relação entre as empresas prestadoras de serviço e seus clientes podem ser boas e ruins. Tudo depende do nível de comunicação e da qualidade dos serviços. Por isso, eu te pergunto: já ouviu falar em um modelo de SLA?

Bom, como você já deve saber, o SLA, do inglês Service Level Agreement (acordo de nível de serviço, em tradução livre), nada mais é do que um documento bem detalhado que faz a definição entre quem fornece o serviço e o cliente, estabelecendo um certo grau de serviço.

Mesmo sendo visto como um documento complexo, é apenas um contrato que, assim como qualquer outro, serve como forma de garantia do serviço para ambas as partes.

Se você ainda não sabe como gerenciar um SLA, entender os principais modelos de SLA é o primeiro passo.

Como é na prática: Suponhamos que você possua uma empresa de manutenção em impressoras. Todo o serviço prestado, desde a manutenção, troca de peças ou troca de equipamento, será inserido no SLA.

Pensando nisso, esse artigo te ajudará a entender como elaborar e gerenciar um SLA eficiente na sua empresa, de acordo com as demandas do seu negócio.

É necessário entender, antes de mais nada, qual é o modelo de SLA que atende as demandas da sua empresa.

Modelo de SLA: qual o melhor para o seu negócio?

Um bom modelo de SLA deve conter, como principais objetivos, identificar e elaborar as necessidades do solicitador, reduzir os conflitos e simplificar a prestação de serviços oferecidas.

Como ele não é um contrato rígido quanto ao seu formato, ele pode ser feito de diversas maneiras e formas, e conhecer os modelos de SLA passa a ser indispensável ao escolher o melhor para o seu negócio.

SLA focado no cliente

O modelo de SLA focado no cliente organiza tudo aquilo que foi combinado, exigências e obrigações em função do cliente.

Ou seja, para cada tipo de cliente, um SLA diferente será elaborado.

Isso significa que todos os serviços que a sua empresa oferece, todos os procedimentos e ações, podem ser diferentes para cada cliente.

Esse tipo de modelo de SLA, mesmo sendo personalizável, garantindo que cada cliente tenha um documento de acordo com o serviço necessário, são bem mais complexos de serem gerenciados.

Como são personalizados, a cada mudança, um novo documento deve ser feito e assinado.

Cabe ao responsável pela empresa, estudar e definir se esse é o modelo de SLA correto para os seus gestores e colaboradores, e se deve apostar ou não em um SLA focado no cliente.

SLA focado no serviço

Esse é o tipo mais simples de SLA por ser direcionado aos serviços prestados pela empresa e, por isso, pode ser utilizado sem alterações para os diversos clientes.

Suponhamos que a sua empresa de manutenção, por exemplo, determina que todo e qualquer atendimento ou solicitação de suporte deverá ocorrer em até 8 horas úteis, independente do cliente que está solicitando o serviço.

Esse é um cenário prático onde o modelo de SLA focado no serviço é aplicado.

Como saber se é o SLA ideal?

Primeiramente, faça uma lista dos serviços oferecidos pela empresa.

Se a maioria dos serviços prestados podem ser feitos da mesma forma para boa parte dos clientes da sua empresa, um modelo de SLA focado nos serviço pode ser o ideal.

É importante ter em mente, ao escolher esse tipo de SLA, que cada serviço possui seus parâmetros e eles não devem se alterar a cada cliente.

Um ponto negativo ao utilizar esse tipo de modelo, é o fato de não poder ser inclusos requisitos específicos para um cliente. Todos devem ter o mesmo direito e regalia.

Por isso, pense bem ao escolher o modelo de SLA correto para a sua empresa. Lembrando que cada segmento é diferente e possui clientes em específico, por isso, é necessário definir de acordo com aquilo que a empresa acha justo.

Como montar o modelo de SLA ideal para o seu negócio

Bom, o primeiro passo é muito importante: saber, exatamente, qual o melhor modelo de SLA para a sua empresa.

Decidido isso, esses são os passos para a elaboração de um SLA eficiente:

Definição do serviço

Definir o leque de serviços que a sua empresa irá ofertar é um passo principal.

O ideal é criar um pacote de serviços, facilitando, assim, o controle e gerando uma padronização.

Como eu já disse, cada serviço prestado possui uma particularidade única, sendo assim, dependendo do que está sendo oferecido, o SLA será diferente.

Diversos serviços juntos, ou várias separações de serviços, faz com que o seu controle fique difícil de ser realizado. Por isso, separe em segmentos.

Por exemplo, se a sua empresa oferece serviços de manutenção predial, mais conhecido como facilities, é dividida em vários segmentos, como: serviços hidráulicos, zeladoria, segurança, manutenção de áreas comuns e etc.

Com isso, a melhor opção é criar vários pacotes que podem ser oferecidos juntos.

O que faz com que o controle de qualidade seja garantido.

Identifique as principais métricas

A definição das principais métricas que serão utilizadas para realizar o controle de qualidade do serviço e identificar se o SLA está sendo cumprido é o próximo passo.

Métricas são essenciais para acompanhar os processos produtivos e melhorar a gestão do negócio.

Quando se trata de uma empresa de prestação de serviços, é importante também que a tecnologia seja uma aliada aos objetivos da organização.

Sendo assim, as principais métricas que a sua empresa deve ficar de olho são:

Tempo de atendimento

Em qualquer tipo de atendimento, é preciso garantir que o serviço seja prestado de forma rápida.

Ter uma ferramenta que te ajude com o cálculo do tempo de execução do serviço, faz com que o gestor saiba, exatamente, o tempo médio de execução da atividade, podendo utilizá-lo como um padrão.

Reduzindo, assim, o tempo ocioso entre um atendimento e outro, gerando mais visitas a mais clientes.

Taxa de cancelamento

Medir a quantidade de clientes que deixaram de renovar ou procurar por seus serviços, saíram da base de dados ou cancelaram com a sua empresa é fundamental para entender o seu comportamento.

Como também as suas preferências ou os serviços mais procurados.

O mais importante dessa métrica é avaliar se há uma frequência de situações ou um período específico em que houve mais perda de consumidores.

Este tipo de métrica ajuda a organizar estratégias, identificar problemas e inconsistências, e até mesmo reavaliar a prestação de serviços e melhorar a atuação da equipe através de treinamentos, por exemplo.

Relacionamento em longo prazo

Uma das tarefas mais difíceis para as empresas de serviços é conseguir fidelizar um cliente.

Por isso é importante conquistar novos consumidores, mas também é fundamental ter um cuidado especial com os mais antigos, que serão os responsáveis por propagar a sua marca ou destruir a sua imagem.

Medir o tempo de vida de cada cliente é entender o relacionamento dele com o seu empreendimento, quantas vezes e quando, ele voltou a fazer negócios com a sua empresa de serviços, se houve recomendações para pessoas ligadas a ele, dentre outros aspectos.

Essa métrica é essencial para observar os pontos que precisam ser otimizados e garantir a satisfação a longo prazo, pois consumidores satisfeitos são os mais fiéis.

Satisfação do cliente

A métrica mais importante para qualquer empresa de serviços é cumprir os compromissos com os seus clientes, seja em prazo de execução ou finalização de um serviço.

Muitas empresas acabam focando apenas no lucro e não se importam, ou deixam de dar a atenção necessária para os clientes.

Medir a satisfação do cliente é extremamente importante para a empresa, o que evita cancelamentos e fideliza ainda mais novos clientes por meio de indicações.

Para que isso seja feito, de maneira eficiente, existem sistemas que fazem essa pesquisa de forma automatizada.

De forma que ao final de cada serviço prestado, é enviada para o e-mail do cliente a pesquisa de satisfação e assim que respondida, o gerente operacional tem acesso às informações.

O que faz com as decisões sejam tomadas a partir de dados e não do achismo.

Tenha certeza que ambas as partes estão de acordo

Existir uma boa comunicação entre o prestador de serviços e o cliente é algo essencial.

Por isso, o prestador de serviços deve fazer uma boa avaliação do caso para ver se atende às necessidades do cliente, analisando os históricos de serviços anteriores e determinando o que realmente pode oferecer.

Assim, quando as duas partes tiverem um acordo firmado é hora de ter certeza que ambas as partes estão de acordo.

É importante garantir essa certeza, pois as duas partes podem ter visões divergentes sobre a função do SLA e atrapalhar todo o resto da negociação.

Então, seja cauteloso!

Estabeleça regras

Esse é o passo esquecido na maioria das vezes em que o negócio está sendo fechado.

Não diz respeito apenas ao acordo, mas ao processo pelo qual as duas partes terão que passar para, enfim, criarem um contrato.

Pontos que podem ser discutidos nessa etapa são os que estabelecem uma divisão para as atividades que estão sendo desenvolvidas, as questões sobre restrições e imprevistos que podem vir a aparecer.

Não se esqueça que, durante todo o processo, deve-se realizar uma frequente revisão dos serviços e aplicar todas as modificações feitas no SLA.

Agora que você já tem seu modelo de SLA pronto para ser utilizado, saiba que ele pode ser até um diferencial na hora do cliente escolher a sua empresa!

Isadora é redatora da Auvo, responsável por criar conteúdos ricos para ajudar gestores de todo o Brasil a aumentar a produtividade das suas equipes de campo.

3 dicas para um checklist de manutenção preventiva eficiente

3 dicas para um checklist de manutenção preventiva eficiente

Um checklist de manutenção é uma ferramenta que auxilia na checagem de pontos primordiais da rotina de manutenção, que possam evitar danos futuros dos equipamentos e, consequentemente, prevenir gastos desnecessários.

Em outras palavras, se trata de uma lista de itens que devem ser checados, reparados e inspecionados nos equipamentos que forem visitados pelos colaboradores.

Existem vários tipos de manutenção (que você pode entender melhor lendo este artigo), porém, nesse texto vou dar dicas para um checklist de manutenção preventiva, especificamente.

Como torná-lo mais eficiente? É o que você aprenderá lendo esse artigo.

Quando dizem até a exaustão que é melhor prevenir, não é apenas um modo antigo de dizer.

Prevenir faz parte do planejamento de organizações responsáveis que desejam excelência e entregar sempre a melhor prestação de serviços do mercado.

Mas afinal, porque um checklist de manutenção preventiva é tão importante? Vamos esclarecer.

A importância de um checklist de manutenção preventiva

Já aconteceu do seu colaborador acabar de sair de uma visita, e pouco tempo depois, o cliente solicitar novamente algum reparo?

Isso pode acontecer por causa da falta de previsibilidade de danos dos equipamentos.

Um checklist de manutenção preventiva visa garantir a eficiência do trabalho, aumentar a vida útil dos equipamentos, e também, prever danos futuros.

Ao identificar um padrão de irregularidades, será possível fazer um planejamento preventivo, evitando as manutenções de urgência.

Percebe a importância de um checklist de manutenção preventiva? Ele vai muito além da manutenção propriamente dita, trata-se da imagem da sua empresa, da eficiência que ela transmite.

Afinal, não basta dizer que é muito eficiente na prestação de serviços, é preciso ser.

E como a sua organização pode fazer isso?

Listei algumas dicas que lhe ajudarão no processo de criação e execução do seu checklist de manutenção preventiva, para elevar os seus níveis de eficiência.

Dica 1 – Verifique com a produção

É muito comum, durante o planejamento de manutenção, analisar os dados do histórico das manutenções realizadas.

Isso auxilia a verificar as tendências que os defeitos seguem, como: em quanto tempo as ações repetem, se as intervenções surtiram efeito positivo, qual o intervalo entre as falhas, entre outros.

Com essas informações é possível entender os caminhos do tempo de vida útil do equipamento ou da máquina. É uma premissa utilizada para planejar o cronograma de manutenção que pode ser utilizada para melhorar o seu checklist.

Sendo assim, sugiro que faça reuniões com a equipe de produção.

Provavelmente, a equipe de produção ajudará a entender as dificuldades no uso do equipamento ou da máquina, e assim, indicar caminhos para otimizar o atendimento e os pontos que merecem atenção no seu checklist de manutenção preventiva.

Falando em produção, a interação entre os departamentos de manutenção e produção podem ser muito positivas para sua organização. Eles se completam nas funções que desempenham, e o resultado dessa integração com certeza é positivo.

Essa dica ajudará a esclarecer as etapas que precisam ser lembradas, mas além disso, é preciso pensar na manutenção preventiva de forma estratégica, como veremos no próximo tópico.

Dica 2 – Seja estratégico

A manutenção preventiva faz parte dos indicadores chave de performance, ou seja, são dados que indicam fenômenos relacionados à prestação de serviços.

E no caso da manutenção preventiva, trata-se de dados que indicam falhas ou quedas no desempenho baseado no intervalo de tempo, chamada de TBM (Time Base Maintenance).

Ao utilizar um checklist de manutenção preventiva, você estará empregando uma das estratégias mais utilizadas atualmente no segmento da manutenção.

Por isso, a estratégia é a seguinte: determinar os intervalos de tempo entre as visitas de forma assertiva.

Geralmente, ao definir um cronograma, muitos gestores colocam um intervalo de tempo menor do que deveriam e acabam trocando peças ou realizando outras atividades que naquele momento são desnecessárias.

Porém, definir esse intervalo de tempo é uma tarefa muito complexa, pois, cada equipamento/ máquina possui a sua própria particularidade e assim, intervalos diferentes.

Então, o que fazer?

Acredito que seja possível chegar a um intervalo de tempo aproximado do ideal, mas para isso, existem alguns pontos que devem ser considerados, como:

  • Documentar as observações feitas por seus colaboradores. Saber exatamente os problemas ou as necessidades de cada ativo, ajudará no processo de determinação do tempo.
  • Divida a máquina em grupos conjuntos que possuem comportamentos semelhantes. Isso facilitará a entender o comportamento de diferentes conjuntos que a formam.
  • Pense em pontos de manutenção para cada conjunto que você separou e anote para anexar ao seu checklist.

Percebe que não é algo para ser feito do dia para noite? Para determinar o tempo correto entre as manutenções preventivas é preciso observar e empregar diferentes decisões de acordo com o cumprimento do seu plano de manutenção.

Falando no plano, ele influencia (e muito!) em um checklist de manutenção eficiente.

Dica 3 – Revise do plano de manutenção

Não é possível separar o checklist de manutenção do planejamento de manutenção.

Um está ligado ao outro, pois se complementam, e atuação de um afeta o desempenho do outro!

Por isso, se você não está familiarizado com um plano de manutenção preventiva, dê um olhada nesse artigo.

O plano de manutenção precisa sempre ser revisado, por que  ele se torna a medida de excelência da sua gestão.

A cada manutenção preventiva que for feita, será possível detectar pontos do seu plano e checklist de manutenção que podem ser aperfeiçoados e assim realizar modificações no seu planejamento.

Como revisar o seu plano de manutenção?

Acredito que alguns pontos devem ser levados em consideração, como:

  • Considerar o histórico de manutenções preventivas, desde a última visita ou do último ano;
  • Analisar a produtividade dos colaboradores que seguiram o plano de manutenção vigente, e considerar se foi satisfatório ou se necessita de modificações;
  • Considerar as peças, o tempo e o custo gasto no plano atual;
  • Checar o estado das máquinas e equipamentos, e assim pensar no melhor intervalo de tempo para otimizar as preventivas

Esses são alguns dos pontos que podem ser revisados no seu plano de manutenção e também, no checklist de manutenção preventiva.

Tenha consciência que é um trabalho constante de atualização e mudanças para que seu checklist seja realmente eficiente.

Essas foram as dicas para ajudá-lo a ter mais eficiência no seu checklist de manutenção preventiva!

Perceba que algumas delas atuam de maneira indireta na capacidade de verificação do seu checklist, mas são muito importantes no processo!

Caso, você ainda não fez o seu primeiro checklist de manutenção preventiva, e não sabe nem por onde começar, aqui vai um dica extra:

Afinal, como fazer um checklist de manutenção preventiva?

Falamos sobre várias maneiras de tornar o checklist mais eficiente, mas como fazer um checklist?

Tenha em mente que, a grosso modo, um checklist de manutenção preventiva se trata de um formulário que seu colaborador preencherá para verificar o estado da máquina ou equipamento na manutenção.

Por isso, no primeiro checklist, você terá que imaginar o que pode ser verificado, e com o passar do tempo acrescentar o que sentir necessidade.

Aqui estão alguns exemplos que podem ser contemplados no seu checklist de manutenção preventiva:

Checklist preventivo para aquecimento, ventilação e ar condicionado

Verificação das conexões; limpeza periódica das aberturas e filtros de mudança; limpar gabinete da unidade interna; limpar mangueira de drenagem; verificar isolamento da tubulação entre as unidades; verificar travamento da tubulação; verificar suporte; verificar capacitores, entre outros.

Checklist preventivo para equipamentos industriais

No segmento industrial pode ser dividido em áreas: mecânica, lubrificação, elétrica e segurança.

Mecânica: verificar cabos, correias, peças soltas e mangueiras e fazer a troca se necessário;

Lubrificação: verificar se todos os equipamentos estão lubrificados como deveriam, como bicos, correntes, cames, recipientes, pistolas de graxa. Verificar também se mangueiras e tubos de lubrificação estão danificados.

Elétrica: realizar uma avaliação elétrica dos painéis, fontes e cabos de energia.

Segurança: certificar se todas normas de segurança do trabalho estão sendo cumpridas.

Checklist preventivo para edifícios comerciais e residências

Verificar os extintores de incêndio, inspeção das calhas, janelas, caixilhos, tapumes e coberturas; verificar tomadas, interruptores de luz, tetos, paredes e rodapés.

Espero que esses exemplos possam lhe ajudar a montar o seu próprio checklist de manutenção preventiva!

Você acrescentaria quais itens nessa listagem? Já fez um checklist de manutenção preventivo? Compartilhe conosco!

Lorrayne é redatora da Auvo, responsável por criar conteúdos que ajudem os gestores a formar uma equipe externa de alta performance.

Planejamento e controle da manutenção: o que é e como fazer?

Planejamento e controle da manutenção: o que é e como fazer?

Quem trabalha no setor de manutenção sabe como a organização e o planejamento é importante. Por isso, o Planejamento e Controle da Manutenção – PCM – representa um diferencial tão importante.

Bom, antes de mais nada, é importante entender o seu significado.

O PCM é um conjunto de ações que possuem o objetivo de preparar, programar e verificar os resultados das atividades de manutenção. O que faz com que medidas de correção sejam realizadas a fim de alcançar objetivos maiores.

Existem diversas ferramentas, técnicas e até métodos para que o PCM seja feito de forma assertiva na construção de táticas e estratégias para garantir o bom resultado.

No artigo de hoje, irei abordar tudo que você, gestor de uma equipe de serviços, precisa saber sobre um bom planejamento e controle da manutenção.

Benefícios do planejamento e controle da manutenção

O benefício fundamental do PCM é a redução de desperdícios. Seja desperdício de mão de obra, tempo ou materiais.

Se você não planeja qualquer atividade, seja ela ligada a manutenção ou não, com certeza está desperdiçando algum desses recursos.

Para minimizar ao máximo essa perda de tempo dentro das atividades de manutenção, o melhor a se fazer é implantar corretamente o PCM.

Pensando assim, separei 4 benefícios, dos vários, para você:

#1 Aumento da qualidade e da produção

Toda e qualquer linha de produção depende do bom funcionamento constante dos equipamentos e máquinas, para que o volume da produção se mantenha dentro do planejado.

Uma boa gestão da manutenção desempenha um papel importante nesse sentido, mas apenas atingirá exito com um PCM implementado na empresa.

Afinal, é com mais manutenções preventivas feitas e com menos corretivas, que os equipamentos se mantêm mais tempo funcionando, sem que haja problemas.

#2 Segurança

Toda empresa que trabalha com manutenção, se preocupa muito com a segurança dos seus colaboradores.

Visto que o índice de acidentes de trabalho aumenta a cada ano, o índice de acidentes causados por falhas técnicas ou operacionais é muito alto!

Na maioria das vezes, eles podem ser evitados com um planejamento eficiente.

Por isso, é essencial a implantação de um bom planejamento na empresa, onde todos saem ganhando!

#3 Redução de custos

Não seria válido falar em mudanças e planejamento sem citar a redução de custos oferecidos.

Os impactos financeiros podem acontecer em diversas áreas da empresa, alguns bons, outros nem tanto.

No caso do Plano de Controle da Manutenção, os resultados são satisfatórios. A redução de custos com o retrabalho, por exemplo, é enorme!

Sem contar com a produtividade dos funcionários que aumenta, já que o tempo com a máquina indisponível é reduzido.

E, afinal, quem não deseja ter custos reduzidos e funcionários engajados, não é mesmo?

#4 Obter indicadores de manutenção

O PCM é bastante conhecido por ser a área que implanta e monitora os KPI’s de manutenção, ou seja, os Indicadores de Performance da Manutenção.

Os principais indicadores de desempenho (KPIs) que você usa devem ajudar a entender o que os técnicos estão fazendo, como está a qualidade de manutenção em geral, como ela está ajudando o negócio e o que mais pode fazer para melhorar o desempenho operacional.

A eficiência da manutenção consiste em trazer a maior confiabilidade possível para os equipamentos e o menor risco operacional, usando o menor número de recursos.

Os indicadores podem ser de:

  • Confiabilidade da Manutenção;
  • Qualidade e tempo de execução dos serviços;
  • Custo de manutenção;
  • Previsão de falhas.

Um KPI de manutenção é vantajoso para o Planejamento e Controle da Manutenção para graduar e considerar o motivo das falhas e quando elas estão surgindo.

Coletando as causas dos reparos em categorias separadas do ciclo de vida do equipamento, você pode identificar onde concentrar seus esforços na busca pela elevação da confiabilidade.

Bom, agora que sabemos os benefícios de um Plano de Controle da Manutenção, vamos entender as suas funções.

infografico manutencao preventiva

Principais funções do PCM e benefícios

Planejamento

O planejamento consiste em um conjunto de ações que guiam para um objetivo futuro.

Planejar é decidir com antecedência para identificar fatores como custos, benefícios, cronograma e recursos necessários.

Programação

No que diz respeito à manutenção, principalmente a de equipamentos, uma programação bem feita é de suma importância.

Com ela, é possível melhorar o processo de produção, além de reduzir os custos.

Ao manter todos os equipamentos em perfeito funcionamento, a programação possibilita melhorias quanto a produtividade e a qualidade do serviço de produção.

Controle

Tudo aquilo que foi planejado, precisa de um acompanhamento, e isso é feito nessa etapa!

O controle é indispensável para que se mantenha a organização no caminho correto, assegurando que os projetos tenham continuidade.

Seja qual for a área, o controle é fundamental para a identificação de uma possível mudança nos objetivos e para uma tomada de decisão certeira.

Nessa etapa, são implementadas e analisadas várias métricas que irão validar se as estratégias traçadas pelo PCM – Planejamento e Controle da Manutenção estão corretas.

Medições ajudam você a entender melhor cada etapa do planejamento ou execução de qualquer atividade, como ela funciona e como você tem que trabalhar com ela.

A melhor forma para implementar o PCM

O processo de implantação do Planejamento e Controle da Manutenção pode mudar de acordo com o segmento da indústria ou empresa, mas o sistema será, basicamente, o mesmo.

Se fizermos uma análise da causa de todos os problemas que ocorrem dentro das empresas que ainda não fizeram a implantação do PCM, rapidamente podemos chegar a conclusão que a principal causa é a falta de informação.

Sem informação é impossível gerar dados, sem dados é impossível traçar qualquer estratégia, e isso tudo termina em: “aquilo que não se mede, não se gerencia”.

A informação é o bem mais valioso para o setor de manutenção. É através da informação que pouparemos recursos como tempo, mão de obra e consequentemente, dinheiro.

Por isso, a primeira e mais importante ação para implantar o PCM é criar um sistema para colher, tratar e analisar informações.

1. Pesquisa e coleta de dados

A principal característica que indica que a implantação do PCM da sua empresa foi falha ou inexistente é: alto número de manutenções corretivas.

Isso acontece, basicamente, por não existir manutenção preventiva, preditiva ou qualquer outro tipo de inspeção que tenha como objetivo encontrar algum erro e corrigi-lo antes que se agrave e cause uma parada na produção.

Bom, provavelmente você está pensando: é só implantar um plano de manutenção preventiva e acabar com esse contratempo.

Para montar esse plano de forma eficiente, requer uma quantidade relevante de informações do processo de produção, das máquinas e de outros diversos fatores.

Então o ponto primordial a ser feito para implantar o PCM é, primeiramente, criar um sistema para colher informações sobre as manutenções.

Dados esses que são colhidos através de Ordens de Serviços bem elaboradas e com informações verdadeiras.

O que você, como gestor, pode fazer para melhor colher essas informações, é contar com um sistema de OS que resolva esse problema na prática.

2. Gerar e analisar os dados

Após estabelecer o controle de serviços através da ordem de serviço, é chegada a hora de gerar e analisar os dados e quantificar todas as informações apontadas pelos técnicos no momento da manutenção.

Como foi dito, existem vários indicadores que podem nos mostrar a real situação do setor de manutenção, e esses indicadores são fundamentais para a implantar o PCM da forma correta e definir as suas condutas finais.

A partir dos campos de “Data/Hora de Início” e “Data/Hora de Término” da manutenção, podemos calcular 4 indicadores, especificando mais:

  1. Apropriação de Horas/Funcionário: representa a quantidade de horas que determinado funcionário ficou no equipamento;
  2. Indisponibilidade: representa o tempo em que a produção/equipamento ficou parado sem produzir;
  3. MTBF: Tempo Médio entre Falhas;
  4. MTTR: Tempo Médio para Reparo.

3. Definição de um cronograma

Com os dados, é hora de definir o cronograma para realização de manutenções preventiva e preditiva.

Todos os funcionários precisam ser conscientizados e treinados para a execução desse cronograma. De forma alguma ele pode ser ignorado.

Nele, é preciso descrever quais equipamentos estão envolvidos, as atividades a serem realizadas, quem são os responsáveis, qual o prazo para execução, detalhes do serviço, entre outros.

4. Elaborar plano de Manutenção Preventiva/Preditiva

A elaboração de um plano de manutenção geralmente não é uma tarefa difícil de fazer, mas criá-lo de forma eficaz traz alguns desafios.

Um plano de manutenção pode ser criado com o auxílio de várias ferramentas.

Algumas podem elevar ou diminuir a produtividade da construção, execução e gestão do plano.

Mas independente da ferramenta escolhida, o que é e sempre será mais importante dentro do plano de manutenção são as informações nele contidas.

Para saber, passo a passo, como fazer um bom plano de manutenção preventiva, separamos um material para você, basta clicar aqui.

5. Acompanhamento constante e revisão

Chegamos na parte final de todo o processo.

Agora que o planejamento e controle da manutenção está sendo executado da melhor maneira, é necessário acompanhar e monitorar se tudo está sendo feito corretamente.

Esse acompanhamento é necessário para saber se o serviço está sendo bem feito e identificar possíveis melhorias para adaptar.

Por isso, todos os serviços realizados devem ser revisados e reavaliados, identificado falhas e otimizando os processos.

Com todas essas dicas e com a implementação do Planejamento e Controle da Manutenção, o trabalho de manutenção ficará muito mais seguro e assertivo!

Isadora é redatora da Auvo, responsável por criar conteúdos ricos para ajudar gestores de todo o Brasil a aumentar a produtividade das suas equipes de campo.

Trabalho externo: os desafios do controle de jornada

Trabalho externo: os desafios do controle de jornada

Ao gerir uma equipe de trabalho externo, manter o controle da jornada é um pouco difícil, não é?

Ter controle dos horários fielmente compatíveis com as atividades executadas pelas equipes, manter a produtividade e ainda, os custos causados por elas, é um desafio e tanto.

Neste artigo, mostrarei os desafios do controle da jornada de trabalho externo e a importância desse controle para o futuro do seu negócio.

Mas antes, vamos esclarecer o que é considerado trabalho externo, para que você entenda como a lei brasileira trata esse tipo de trabalho.

O que é trabalho externo?

Trabalho externo, segundo o artigo 62 da CLT, são as atividades feitas por trabalhadores externos nas quais não são compatíveis com a fixação do horário de trabalho.

Devendo ter essa condição descrita em suas Carteiras de Trabalho, registro de empregados e também na Previdência Social.

Ou seja, trabalho externo não é o mesmo que trabalho remoto ou home office, que são tipos de trabalhos dependentes da utilização da tecnologia de informação.

O trabalho externo se relaciona com vendas, consultorias, manutenção, representantes comerciais, promotores de trade marketing, ou seja, atividades que não dependem da tecnologia, mas que podem utilizá-la para controle e gerenciamento.

Percebe a diferença? É desse tipo de trabalho que estou falando.

Agora, vamos aos desafios de controlar a jornada de colaboradores que possuem atividades em campo, e o quão importante isso pode ser para uma gestão de equipes eficiente.

Os desafios do controle de jornada

Quando as leis trabalhistas foram criadas, por volta de 1940, os trabalhadores externos não tinham como comprovar suas horas de trabalho, e o gestor possuía menos controle ainda do que acontecia no dia a dia de seus colaboradores.

Tudo isso por que não havia outra forma de registro a não ser um papel, no qual o próprio trabalhador registrava a quantidade de tempo que gastava em cada visita que realizava.

Na atualidade, com tantos avanços tecnológicos, é possível registrar horários através de vários recursos que cabem nos smartphones dos colaboradores.

Porém, ainda hoje, muitas organizações controlam os horários de seus trabalhadores externos à moda antiga: com registro no papel.

Isso pode causar muitos problemas para sua organização!

Esses problemas podem prejudicar não só a produtividade dos funcionários, mas também o financeiro da sua empresa! Por isso, é importante ficar atento!

Listei alguns desses desafios para você saber se eles já batem à porta da sua empresa, e também a importância de enfrentá-los encontrando o melhor caminho de gestão.

Acesso limitado às informações

Uma das dificuldades da falta de controle da jornada de trabalho externo é o acesso limitado às informações.

Por passar muito tempo fora da sede da empresa, dificilmente o gestor sabe da rotina real desse colaborador, e acaba contabilizando horas retroativas, ou até fazendo pagamentos de horas extras que não tinha conhecimento.

E quando o gestor torna obrigatória as idas e vindas desse funcionário à empresa para prestação de contas, ou para buscar uma nova ordem de serviço, acaba perdendo muito tempo.

Ou seja, é um desafio muito grande!

É importante lembrar que as informações trazidas por seus colaboradores são essenciais para o futuro do seu negócio.

Informações sobre a qualidade do atendimento, se os clientes estão satisfeitos com os seus serviços, quanto tempo demora para o atendimento, tudo isso forma um grande banco de dados que pode servir para ajustes de atendimento e até como medida de produtividade de seus colaboradores.

Por isso, o contato com o seu colaborador e o feedback dos atendimentos é tão importante! Porém, é preciso fazer isso de forma otimizada.

Falando em produtividade, a capacidade de produção da sua equipe externa também pode ser um desafio caso o controle da jornada não seja feito da maneira correta.

A capacidade produtiva da equipe

Quantas visitas por dia o seu colaborador é capaz de fazer? Já se fez essa pergunta?

É de extrema importância ter noções claras da capacidade de produção do seu colaborador, e com a falta de controle da jornada, isso é praticamente impossível de ser contabilizado.

Sabe por quê? Digamos que o controle da jornada do seu colaborador externo seja feito por papel.

Ele preenche a hora que começou o atendimento e a hora que terminou.

Você, como um gestor atento, percebe que ele faz x visitas em certa quantidade de dias, e assim, faz o seu planejamento mensal/semanal baseando-se nisso.

Mas, caso seu colaborador tenha informado algumas horas a mais do que ele realmente gastaria, muitas visitas poderiam ter sido feitas, pois, a estimativa de tempo foi realizada de forma incorreta.

Percebe como ter mais controle da jornada é tão importante?

Principalmente, a de trabalho externo, pois, a capacidade de produção do seu colaborador afeta na qualidade do atendimento, no tempo de atendimento e consequentemente nos custos.

Falando em custo, é sobre ele o nosso último desafio.

Os custos de operação

Ter controle sobre o custo de operação é muito importante para melhorar o planejamento, e também a gestão das equipes externas.

O custo de operação é a média de gasto por atendimento que a empresa realizar, ou seja, os gastos de combustível, salário, reembolso de quilômetros rodados, entre outros gastos, por visita que for feita.

Para que seja possível realizar esse controle dos custos de operação, é preciso saber quanto a empresa gasta por hora trabalhada daquele colaborador, certo?

E como podemos fazer isso?

Controlando com mais eficiência a jornada desse colaborador. Pois, ao saber o tempo que é gasto em cada visita, é possível prever quantas visitas serão realizadas e também o custo que as próximas visitas irão gerar.

Com um controle de jornada automatizado é possível, ainda, fazer mais visitas com menor custo!

Por exemplo: sabendo o tempo assertivo das visitas é possível melhorar o planejamento, incluindo um número maior de visitas de prevenção, e melhorando o relacionamento com o cliente.

Se na sua empresa, o número de visitas tem diminuído, enquanto o custo das visitas só tem aumentado, pode ser que o controle de tempo, produtividade e custo do trabalho externo não está calculado da maneira correta.

Será preciso rever as horas da jornada de trabalho!

Fique atento a esses aspectos da sua gestão, pois, com um maior controle da jornada da sua equipe externa, ela tem tudo para se tornar de alta performance!

Como vencer os desafios?

Os desafios são grandes, mas existem soluções mais práticas do que você imagina!

A justiça brasileira, ao cuidar de muitas causas trabalhistas a respeito de horas trabalhadas, considera a tecnologia como solução para o controle de horas e ponto.

Por que não usar a tecnologia também para o controle de jornada?

Com toda certeza, seus colaboradores externos já utilizam alguma ferramenta tecnológica para fazer suas atividades diárias, seja notebook, smartphone, tablet, enfim, as possibilidades são infinitas.

Aproveite as tecnologias que seus colaboradores já estão habituados para ter mais conhecimento das horas trabalhadas, e assim, solucionar os desafios de produtividade e também de custos!

Como você tem controlado a jornada da sua equipe de trabalho externo? Tem vencido esses desafios? Conta pra gente!

Lorrayne é redatora da Auvo, responsável por criar conteúdos que ajudem os gestores a formar uma equipe externa de alta performance.