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O Auvo na automação de processos de serviços de campo

O Auvo na automação de processos de serviços de campo

A automatização de processos está cada vez mais presente na vida de todos. Tarefas que antigamente demandavam muito tempo e eram realizadas de forma manual, hoje podem ser feitas com alguns toques no celular.

Essa evolução tecnológica tem contribuído para que os processos cotidianos, empresariais ou pessoas sejam automatizados.

Bom, a automatização de processos nada mais é do que a utilização da tecnologia e de sistemas em benefício de controle dos processos no cotidiano da empresa.

Se a maioria das empresas estão buscando essa automação internamente, em uma empresa que possui equipe externa não deveria ser diferente.

Visando aumentar a produtividade, aumentar o lucro e diminuir os custos operacionais, a automação de processo surgiu para auxiliar o trabalho de todos. 

Você gasta mais da metade do seu tempo com atividades operacionais? Se a resposta for “sim”, saiba que está mais do que na hora de fazer a automação de processos da empresa.

Essa automação é feita para que você concentre a maior parte do seu tempo em atividades estratégicas, sendo necessário saber como isso ocorre na prática com a ajuda de soluções tecnológicas.

Pensando nisso, esse artigo é para você que deseja isso tudo, com uma ferramenta que te ajude nesse processo. Quer saber como? Explicarei nos próximos tópicos.

Vamos lá?

Quais os benefícios da automação de processos para a empresa?

Antes de mais nada, é importante ter em mente que a automação é um fator que permite a integração da tecnologia à rotina de trabalho das empresas, em diversos âmbitos.

O que faz com que os gestores, administradores e demais colaboradores, realizem as atividades de forma mais eficiente.

A automação de processos atua principalmente em procedimentos mais burocráticos e repetitivos, diminuindo o tempo de execução, o número de erros e o desgaste dos colaboradores com o retrabalho.

Redução de custos

Uma das principais vantagens da automação de processos para um negócio é, sem dúvida, a redução de custos.

Não apenas custos administrativos, mas sim redução de custos com trabalhos manuais.

Por exemplo, quanto tempo o administrado demora para montar a agenda do colaborador manualmente? Esse tempo pode ser diminuído quando a agenda é automatizada.

Feito isso, o tempo para outras tarefas se tornam maiores.

É preciso lembrar que, como as tarefas manuais de uma empresa são realizadas individualmente e em um ritmo muito mais lento, tendem a demandar mais tempo.

Assim, automatizar processos faz com que seja possível realizar mais, demandando menos.

Otimização do tempo

Tarefas manuais implicam um trabalho repetitivo, atencioso e demorado por parte dos funcionários, seja no preenchimento de formulários, na formatação de planilhas ou na atualização dos dados dos colaboradores.

Já com a automação das tarefas, você não só diminui a quantidade de trabalho necessário como também garante a execução das atividades da forma como foram planejadas.

Além disso, quando as tarefas são feitas de forma automatizadas, o retrabalho tende a diminuir. Com menos retrabalhos, o tempo para novas atividades passa a ser maior!

Clareza na divisão de tarefas

Quando você automatiza o fluxo de trabalho, cada etapa do processo, seja ela de manutenção, produção, entregas etc, passa a ser dividida entre os colaboradores, de forma que a divisão seja clara e correta.

Na prática, isso quer dizer que é possível descobrir rapidamente quem são os responsáveis por determinadas tarefas e quando exatamente elas foram executadas.

O que resulta em um processo transparente e pode ser acompanhado de perto, para que a tomada de decisões seja assertiva e gere os resultados esperados.

Garantia de qualidade

O raciocínio é simples: a automação de processos garante a realização das tarefas, o que gera resultados consistentes e de alta qualidade.

Isso também resulta em serviços mais confiáveis, eficientes e com alta satisfação do cliente.

Afinal, na atual geração onde tudo é informatizado, qual cliente não gostaria de ter um atendimento personalizado, com processos automatizados e soluções tecnológicas?

Pense bem nisso, clientes satisfeitos contam sempre com um serviço bem feito, que agregue valor e demonstre estar por dentro das inovações!

Essa modernização aparece sempre que a empresa busca melhorar as atividades, seja a partir de uma atualização, ou empregando novos recursos e aperfeiçoando a prestação de serviços.

Quando se conta com uma ferramenta que faça a automação dos processos de serviços de campo, como o Auvo, isso faz com que tudo o que foi citado acima fique mais fácil e assertivo.

Continue lendo esse conteúdo e saiba como realizar essa automação agora mesmo:

5 formas de fazer a automação de processos com o Auvo:

Visto as inúmeras vantagens de automatizar os processos, sendo dentro ou fora da empresa, essa automação deveria estar acontecendo a muito tempo, não é mesmo?

Aqui no Brasil, essa não é a realidade. O Brasil fica na 39ª posição, em um ranking de 44 países, que mais usam a tecnologia, segundo dados da IFR (Federação Internacional de Robótica, na sigla traduzida).

Sendo assim, a sua empresa pode sair na frente, melhorando a relação dos colaboradores para com a empresa, satisfazendo o cliente e tornando a gestão mais fácil, não acha?

Basta você, e automaticamente toda a sua empresa, contar com um sistema de gestão de equipes totalmente automatizado e feito para que as tarefas do dia a dia não desperdicem mais tempo.

Pensando nisso, separei 5 maneiras de fazer a automação de processos com o Auvo. Vamos lá?

Automação de tarefas repetitivas

Alguns processos, quando se fala em equipe externa, incluem muitas tarefas repetitivas que podem ser automatizadas.

Em uma empresa que faz a manutenção de impressoras, por exemplo, pode ser necessário voltar várias vezes ao local para refazer a manutenção por conta de um esquecimento ou erro na peça.

Como saber se essa impressora está demandando muita manutenção e se está valendo mesmo a pena continuar com ela ou fazer a troca?

Sem um software que te ajude a saber, exatamente, quantas vezes você visitou o cliente para fazer a manutenção ou quais são as máquinas que mais estão demandando manutenções em um pequeno espaço de tempo, a automação não acontecerá.

Essa automação é feita a partir da possibilidade de busca de palavras-chave no Auvo.

O que isso quer dizer? É simples.

O administrador da ferramenta pode criar palavras-chave com o número de série da impressora. Assim, sempre que o colaborador fizer a manutenção, deve marcar o número como palavra-chave e o gestor conseguirá medir quantos atendimentos foram feitos em um determinado tempo.

Veja a seguir o exemplo no sistema Auvo, onde uma manutenção está agendada e é possível, a partir do cadastro da palavra-chave, saber exatamente qual a impressora a receber manutenção:

Feito isso, basta que, ao buscar os relatórios das tarefas, você filtre por palavra-chave. E, dessa forma, saberá quais foram os atendimentos feitos para ela e em qual período de tempo.

Sabendo quais são as palavras-chave que estão demandando mais chamados técnicos, é possível evitar a repetição de tarefas apenas com a troca do aparelho.

Automação de rotas

Fazer a gestão de rotas é uma tarefa que todo gestor de equipes externas possui dificuldade, afinal, com tantos colaboradores, como saber qual a rota ideal e quais são os custos reais?

Bom, esse problema pode ser resolvido através da roteirização que o Auvo oferece às empresas.

Com ele, você consegue ter a rota traçada por cada colaborador da equipe e ainda pode ter a confirmação via check-in e check-out de cada cliente visitado.

O Auvo faz a roteirização de forma que as melhores rotas são dispostas para o colaborador. E o gestor consegue ter acesso a essas rotas e saber se foi feita pelo caminho mais rápido ou o mais demorado.

É possível, também, que o gestor repasse a tarefa para quem estiver mais próximo do local, evitando gastos a mais.

Você também consegue montar rotas diferentes e cobrá-las, caso não façam as visitas designadas.

Veja na prática como fazer a roteirização:

Dessa forma, o gestor não possui mais a necessidade de confiar em programas externos para cálculo de rotas e fazer o reembolso de despesas a partir de informações superficiais.

Agendamento de visitas

Como você organiza a agenda de visitas da sua equipe externa? Isso é feito de forma automatizada?

Se você utiliza o Google Agenda para controlar a visita, pode causar confusão, demandar muito tempo e não há maneira de comprovar que as visitas designadas foram realizadas. Não é mesmo?

O Auvo permite que o  gestor monte a agenda de visitas do colaborador personalizada com: data; tipo de visita; endereço; orientação; para qual colaborador; se há questionário ou pesquisa de satisfação para responder ou enviar. Veja:

 

Ou seja, a agenda é organizada e pode ser modificada pelo gestor sempre que necessário. Sem erros, atrasos ou tarefas omitidas.

E o melhor, a automação de processos é feita e a visita comprovada!

Gerar relatórios de forma eficiente

Se a empresa utiliza planilhas para montar todas as atividades dos colaboradores, provavelmente, ao final de cada mês, precisa reunir informações soltas para gerar relatórios.

Como toda e qualquer atividade administrativa feita de forma manual, demanda tempo. Tempo esse que poderia ser gastos com atividades mais importantes dentro de uma empresa.

O Auvo ajuda na organização e criação de um histórico do cliente, ajuda também a mensurar a quantidade de tarefas realizadas, a saber sobre a satisfação do cliente e a elaborar questionários referente ao serviço prestado, onde o colaborador repassa todas as informações necessários.

Os relatórios disponíveis dentro do sistema são:

Com todas as informações reunidas em um único lugar e com a geração de relatórios automatizada, é possível analisar cada item do colaborador.

Se você quer saber mais sobre relatórios técnicos, temos um artigo especial para você, basta clicar aqui.

Como implementar?

Agora que você já sabe sobre como o Auvo pode te ajudar na automação de processos, está na hora de saber como implementar esse conceito no dia a dia da empresa.

Para obter o máximo aproveitamento da automação é preciso estar atento a alguns detalhes e seguir os passos a seguir:

Planeje a automação de processos

No contexto da automação, é recomendado pensar, listar e analisar todos os processos que compõem a empresa para, então, decidir sobre a necessidade de implantação do conceito.

Por mais que automatizar seja vantajoso, é indispensável uma análise minuciosa.

Deve-se levar em consideração a realidade da organização, assim como seu porte, sua disponibilidade financeira, o prazo do retorno do investimento e se está, realmente, na hora de investir em um software de gerenciamento.

Faça um mapeamento das operações

Depois do planejamento inicial, é preciso mapear, de forma detalhada e abrangente, todos os processos que tenham um bom potencial de aprimoramento ou que necessitem passar por mudanças urgentemente.

É preciso identificar, com precisão, os pontos em que pode haver uma melhora na produtividade ou na redução de erros, por exemplo, a partir da automação.

Comece pela etapa mais simples e sempre monitore

O ideal é sempre começar por aquilo que é mais simples e demandará menos ações para se concretizar.

Por exemplo, você pode começar a automação de tarefas simples, aquelas que demandam muito tempo quando feitas manualmente, como a agenda do seu colaborador.

Definir a agenda do colaborador não é uma tarefa difícil se feita em um software de gestão de equipes, feita de forma personalizada e que permita a modificação sempre que necessário.

Começar a implementação e não avaliar como a automação de processos está promovendo resultados na sua empresa é um erro grave e não é suficiente para que os resultados apareçam.

Desse modo, é preciso definir indicadores precisos de desempenho, que possam mensurar bem as iniciativas, comparando os resultados atuais com os do cenário anterior à automatização das operações.

Registre tudo como forma de garantia

Por último, é importante documentar todos os caminhos utilizados, o quanto foi investido, quais foram as dificuldades enfrentadas na implantação e os principais resultados obtidos a partir da automação.

Dessa forma, será possível medir com mais exatidão o resultado proporcionado para o seu empreendimento.

Por fim, como foi possível perceber ao longo deste artigo, a automação de processos aparece como uma solução moderna e necessária para a maior parte das empresas.

Como ainda é pouco implementada no Brasil, essa é a chance de fazer algo novo para a sua empresa e sua gestão, destacando-se.

Agora que você já sabe os benefícios, como implantar e como o Auvo ajuda na automação de processos dos serviços externos da sua empresa, está na botar em prática!

Isadora é redatora da Auvo, responsável por criar conteúdos ricos para ajudar gestores de todo o Brasil a aumentar a produtividade das suas equipes de campo.

Como elaborar um modelo de SLA eficiente para a gestão?

Como elaborar um modelo de SLA eficiente para a gestão?

A relação entre as empresas prestadoras de serviço e seus clientes podem ser boas e ruins. Tudo depende do nível de comunicação e da qualidade dos serviços. Por isso, eu te pergunto: já ouviu falar em um modelo de SLA?

Bom, como você já deve saber, o SLA, do inglês Service Level Agreement (acordo de nível de serviço, em tradução livre), nada mais é do que um documento bem detalhado que faz a definição entre quem fornece o serviço e o cliente, estabelecendo um certo grau de serviço.

Mesmo sendo visto como um documento complexo, é apenas um contrato que, assim como qualquer outro, serve como forma de garantia do serviço para ambas as partes.

Se você ainda não sabe como gerenciar um SLA, entender os principais modelos de SLA é o primeiro passo.

Como é na prática: Suponhamos que você possua uma empresa de manutenção em impressoras. Todo o serviço prestado, desde a manutenção, troca de peças ou troca de equipamento, será inserido no SLA.

Pensando nisso, esse artigo te ajudará a entender como elaborar e gerenciar um SLA eficiente na sua empresa, de acordo com as demandas do seu negócio.

É necessário entender, antes de mais nada, qual é o modelo de SLA que atende as demandas da sua empresa.

Modelo de SLA: qual o melhor para o seu negócio?

Um bom modelo de SLA deve conter, como principais objetivos, identificar e elaborar as necessidades do solicitador, reduzir os conflitos e simplificar a prestação de serviços oferecidas.

Como ele não é um contrato rígido quanto ao seu formato, ele pode ser feito de diversas maneiras e formas, e conhecer os modelos de SLA passa a ser indispensável ao escolher o melhor para o seu negócio.

SLA focado no cliente

O modelo de SLA focado no cliente organiza tudo aquilo que foi combinado, exigências e obrigações em função do cliente.

Ou seja, para cada tipo de cliente, um SLA diferente será elaborado.

Isso significa que todos os serviços que a sua empresa oferece, todos os procedimentos e ações, podem ser diferentes para cada cliente.

Esse tipo de modelo de SLA, mesmo sendo personalizável, garantindo que cada cliente tenha um documento de acordo com o serviço necessário, são bem mais complexos de serem gerenciados.

Como são personalizados, a cada mudança, um novo documento deve ser feito e assinado.

Cabe ao responsável pela empresa, estudar e definir se esse é o modelo de SLA correto para os seus gestores e colaboradores, e se deve apostar ou não em um SLA focado no cliente.

SLA focado no serviço

Esse é o tipo mais simples de SLA por ser direcionado aos serviços prestados pela empresa e, por isso, pode ser utilizado sem alterações para os diversos clientes.

Suponhamos que a sua empresa de manutenção, por exemplo, determina que todo e qualquer atendimento ou solicitação de suporte deverá ocorrer em até 8 horas úteis, independente do cliente que está solicitando o serviço.

Esse é um cenário prático onde o modelo de SLA focado no serviço é aplicado.

Como saber se é o SLA ideal?

Primeiramente, faça uma lista dos serviços oferecidos pela empresa.

Se a maioria dos serviços prestados podem ser feitos da mesma forma para boa parte dos clientes da sua empresa, um modelo de SLA focado nos serviço pode ser o ideal.

É importante ter em mente, ao escolher esse tipo de SLA, que cada serviço possui seus parâmetros e eles não devem se alterar a cada cliente.

Um ponto negativo ao utilizar esse tipo de modelo, é o fato de não poder ser inclusos requisitos específicos para um cliente. Todos devem ter o mesmo direito e regalia.

Por isso, pense bem ao escolher o modelo de SLA correto para a sua empresa. Lembrando que cada segmento é diferente e possui clientes em específico, por isso, é necessário definir de acordo com aquilo que a empresa acha justo.

Como montar o modelo de SLA ideal para o seu negócio

Bom, o primeiro passo é muito importante: saber, exatamente, qual o melhor modelo de SLA para a sua empresa.

Decidido isso, esses são os passos para a elaboração de um SLA eficiente:

Definição do serviço

Definir o leque de serviços que a sua empresa irá ofertar é um passo principal.

O ideal é criar um pacote de serviços, facilitando, assim, o controle e gerando uma padronização.

Como eu já disse, cada serviço prestado possui uma particularidade única, sendo assim, dependendo do que está sendo oferecido, o SLA será diferente.

Diversos serviços juntos, ou várias separações de serviços, faz com que o seu controle fique difícil de ser realizado. Por isso, separe em segmentos.

Por exemplo, se a sua empresa oferece serviços de manutenção predial, mais conhecido como facilities, é dividida em vários segmentos, como: serviços hidráulicos, zeladoria, segurança, manutenção de áreas comuns e etc.

Com isso, a melhor opção é criar vários pacotes que podem ser oferecidos juntos.

O que faz com que o controle de qualidade seja garantido.

Identifique as principais métricas

A definição das principais métricas que serão utilizadas para realizar o controle de qualidade do serviço e identificar se o SLA está sendo cumprido é o próximo passo.

Métricas são essenciais para acompanhar os processos produtivos e melhorar a gestão do negócio.

Quando se trata de uma empresa de prestação de serviços, é importante também que a tecnologia seja uma aliada aos objetivos da organização.

Sendo assim, as principais métricas que a sua empresa deve ficar de olho são:

Tempo de atendimento

Em qualquer tipo de atendimento, é preciso garantir que o serviço seja prestado de forma rápida.

Ter uma ferramenta que te ajude com o cálculo do tempo de execução do serviço, faz com que o gestor saiba, exatamente, o tempo médio de execução da atividade, podendo utilizá-lo como um padrão.

Reduzindo, assim, o tempo ocioso entre um atendimento e outro, gerando mais visitas a mais clientes.

Taxa de cancelamento

Medir a quantidade de clientes que deixaram de renovar ou procurar por seus serviços, saíram da base de dados ou cancelaram com a sua empresa é fundamental para entender o seu comportamento.

Como também as suas preferências ou os serviços mais procurados.

O mais importante dessa métrica é avaliar se há uma frequência de situações ou um período específico em que houve mais perda de consumidores.

Este tipo de métrica ajuda a organizar estratégias, identificar problemas e inconsistências, e até mesmo reavaliar a prestação de serviços e melhorar a atuação da equipe através de treinamentos, por exemplo.

Relacionamento em longo prazo

Uma das tarefas mais difíceis para as empresas de serviços é conseguir fidelizar um cliente.

Por isso é importante conquistar novos consumidores, mas também é fundamental ter um cuidado especial com os mais antigos, que serão os responsáveis por propagar a sua marca ou destruir a sua imagem.

Medir o tempo de vida de cada cliente é entender o relacionamento dele com o seu empreendimento, quantas vezes e quando, ele voltou a fazer negócios com a sua empresa de serviços, se houve recomendações para pessoas ligadas a ele, dentre outros aspectos.

Essa métrica é essencial para observar os pontos que precisam ser otimizados e garantir a satisfação a longo prazo, pois consumidores satisfeitos são os mais fiéis.

Satisfação do cliente

A métrica mais importante para qualquer empresa de serviços é cumprir os compromissos com os seus clientes, seja em prazo de execução ou finalização de um serviço.

Muitas empresas acabam focando apenas no lucro e não se importam, ou deixam de dar a atenção necessária para os clientes.

Medir a satisfação do cliente é extremamente importante para a empresa, o que evita cancelamentos e fideliza ainda mais novos clientes por meio de indicações.

Para que isso seja feito, de maneira eficiente, existem sistemas que fazem essa pesquisa de forma automatizada.

De forma que ao final de cada serviço prestado, é enviada para o e-mail do cliente a pesquisa de satisfação e assim que respondida, o gerente operacional tem acesso às informações.

O que faz com as decisões sejam tomadas a partir de dados e não do achismo.

Tenha certeza que ambas as partes estão de acordo

Existir uma boa comunicação entre o prestador de serviços e o cliente é algo essencial.

Por isso, o prestador de serviços deve fazer uma boa avaliação do caso para ver se atende às necessidades do cliente, analisando os históricos de serviços anteriores e determinando o que realmente pode oferecer.

Assim, quando as duas partes tiverem um acordo firmado é hora de ter certeza que ambas as partes estão de acordo.

É importante garantir essa certeza, pois as duas partes podem ter visões divergentes sobre a função do SLA e atrapalhar todo o resto da negociação.

Então, seja cauteloso!

Estabeleça regras

Esse é o passo esquecido na maioria das vezes em que o negócio está sendo fechado.

Não diz respeito apenas ao acordo, mas ao processo pelo qual as duas partes terão que passar para, enfim, criarem um contrato.

Pontos que podem ser discutidos nessa etapa são os que estabelecem uma divisão para as atividades que estão sendo desenvolvidas, as questões sobre restrições e imprevistos que podem vir a aparecer.

Não se esqueça que, durante todo o processo, deve-se realizar uma frequente revisão dos serviços e aplicar todas as modificações feitas no SLA.

Agora que você já tem seu modelo de SLA pronto para ser utilizado, saiba que ele pode ser até um diferencial na hora do cliente escolher a sua empresa!

Isadora é redatora da Auvo, responsável por criar conteúdos ricos para ajudar gestores de todo o Brasil a aumentar a produtividade das suas equipes de campo.

Os desafios na implantação de sistemas gerenciais

Os desafios na implantação de sistemas gerenciais

Fazer a implantação de sistemas gerenciais na empresa pode ser mais complexo do que se pode imaginar.

Não basta apenas que o software seja instalado para os seus colaboradores, a apresentação seja feita e todos comecem a usar.

É preciso preparar os funcionários para entender que alguns desafios de implantação de sistemas podem acontecer em sua empresa.

Afinal, é todo um sistema gerencial novo que está sendo implantado e é normal aparecerem dificuldades.  

Como Gerente de Relacionamento aqui na Auvo, percebi que vários gestores possuem novos desafios com a implantação do nosso sistema de gerenciamento.

Dessa maneira, escrevi esse artigo especialmente para você: gestor que quer e precisa entender um pouco mais sobre o processo pós implantação.

Então vem comigo!

Os principais desafios e falhas

Na maior parte dos casos, o gestor do projeto subestima a dificuldade da implantação de sistemas gerenciais em sua empresa.

Isso acontece por diversos fatores, desde a experiência em prever todas as etapas do projeto de implantação e os problemas ao longo desse trajeto, à pressão da diretoria, de custos e prazos para que o retorno seja rápido.

Mas um dos maiores problemas é, justamente, a dificuldade em gerir os colaboradores pós implantação.

Isso porque as reações das equipes são as mais diversas, desde o medo e apreensão, até entusiasmo em trabalhar com mais precisão.

Mas neste momento, estamos interessados nas reações de medo, que podem afetar negativamente o bom andamento dos trabalhos e a produtividade da empresa.

Afinal, os líderes passam por dificuldades em convencer os funcionários de que o sistema é melhor para a empresa, garante maior produtividade dos mesmo e controla as informações de forma assertiva.

Muitas vezes eles não veem o papel que têm dentro da organização e o quanto a execução do trabalho, exatamente como planejado, é essencial.

Os funcionários, em geral, ficam focados na visão operacional e acreditam que somente a execução garante o sucesso.

E é natural do ser humano ter resistência a mudanças, e em um processo de implantação, não seria diferente, não é mesmo?

Por isso, é necessário, principalmente, que o funcionário entenda sua função e sua importância para a empresa e para o novo projeto!

Vale do Desespero, como superar?

Vou começar com uma dica importante: enquanto as pessoas ainda não aprenderam a trabalhar de acordo com o novo processo, é normal haver uma queda na performance.

A boa notícia é que essa queda dura apenas por um determinado período de tempo, por isso, não se preocupe!

O período de tempo para que os processos sejam assimilados e a performance volte a subir, se estabilizando em um nível superior ao que era antes, é conhecido como Vale do desespero ou Curva da aprendizagem:

A curva de aprendizagem é conhecida na economia desde 1885 quando foi  proposta, e desde então vem sendo usada regularmente.

É durante essa fase do processo de mudança que as pessoas estão mais vulneráveis a medos e ansiedades, pois o processo que elas conheciam foi trocado e elas ainda não conseguem enxergar que algo melhor foi posto no lugar.

E é, infelizmente, nessa fase que muitas empresas também desistem do processo de mudança.

Por isso, diante dessa situação, deve ser inserido o esforço de gerenciamento das mudanças, que possui dois objetivos simultâneos:

  • Aumentar a absorção do processos e das mudanças que o acompanham;
  • Minimizar o tempo de permanência no “vale do desespero”.

O processo de aprendizagem em uma implantação de sistemas gerenciais demora um pouco para acontecer, mas o importante é não desistir para colher bons frutos ao final!

videoaula curva de aprendizagem

A importância de uma boa liderança

A ausência de uma boa liderança na implantação do projeto, provavelmente, vai fazer com que ele demore mais que o desejado e que constantemente tenha retrocessos.

E ter algum funcionário especialista no processo ou no sistema implementado, não é o suficiente.

Por isso, é necessário alguém com grande poder de influência sobre o setor ou gerência. Afinal é essencial muito “jogo de cintura” para saber lidar com as resistências que encontrará pelo caminho!

Há alguns pontos essenciais que todo líder em um processo de implantação de sistemas gerenciais deve ter, são eles:

  • Antecipar as reações e resistências das pessoas envolvidas;
  • Planejar a condução da mudança;
  • Realizar ações concretas para auxiliar todos os colaboradores a atravessarem esse período de dificuldade;
  • Ter independência na tomada de decisões, engajamento e dedicação exclusiva;
  • E o mais importante: acreditar no projeto e no sistema implantado.

É importante que o gestor saiba que não existe uma fórmula mágica para garantir o sucesso na implantação de seu projeto.

Cada projeto tem suas particularidades, que devem ser tratadas caso a caso!

Por isso, a nossa equipe vai ajudar a mapear tudo o que é relacionado com o novo processo.

O que podemos fazer para melhorar a implantação de sistemas gerenciais?

É de extrema importância que um cronograma detalhado seja feito!

Este cronograma deve contemplar todas as atividades e etapas necessárias para a preparação da implantação.

Deve-se dispensar bastante tempo nesta etapa de planejamento, para que se tenha controle do prazo e se prepare para absorver ou reverter os riscos identificados e os que irão surgir.

É difícil conhecermos empresas que possuam uma área de implantação de projetos.

Há, muitas vezes, funcionários com conhecimento no processo para auxiliar na implantação. mas apenas isso não é o adequado.

Por isso, é preciso contar com o apoio da nossa equipe para ajudar, todos juntos, no impacto da mudança nos processos, seja eles os anteriores ou os posteriores.

Você conta com uma ajuda especializada e de prontidão para todas as suas dúvidas e possíveis problemas, não se preocupe!

O aspecto humano da mudança, em uma implantação de sistemas gerenciais é, no mínimo, tão importante quanto o aspecto técnico.

E, normalmente, é pouco contemplado.

Portanto, é necessário um esforço consciente de gerenciamento do lado humano da mudança.

Mudança essa que começa com a integração de todos os esforços para a mudança que está acontecendo, e termina com a capacitação de toda a organização para utilizar eficientemente a nova ferramenta!

Dessa maneira, posso concluir que é importante ter sempre em mente que a magnitude das mudanças se deve não somente à implantação de um novo sistema, mas, principalmente, à introdução de uma nova cultura de trabalho.

Pense nisso!

Agora que você entendeu como vencer os desafios de implantação de sistemas gerenciais, que tal compartilhar as suas dúvidas conosco?

Quem sabe o próximo artigo não ajude mais colaboradores, assim como você!

Eduardo Mamede é, a mais de 2 anos, o gerente de relacionamentos da Auvo. Desde então, ele vem ajudando os gestores a utilizar melhor nossa ferramenta e aumentando, cada vez mais, a produtividade das equipes.

Relatório de visita comercial: 5 formas de ter mais eficiência na gestão

Relatório de visita comercial: 5 formas de ter mais eficiência na gestão

Muitas empresas exigem um relatório de visita comercial dos seus colaboradores, e isso acontece porquê o monitoramento das ações do setor de vendas é importantíssimo para garantir um bom desempenho da equipe comercial. 

Quando você entende o que acontece em uma visita comercial, entende também o que pode ser melhorado e quais são os pontos fortes da empresa.

Quando você se depara com um desempenho abaixo do esperado pode se perguntar se a sua equipe está realizando o esforço necessário para conquistar as vendas, se os clientes estão, realmente, sendo visitados, se estão realizando a visita no tempo correto e etc.

Não é mesmo?

O que você verá nesse post:

  • Trabalhe com dados relevantes
  • Use as informações como benefício
  • Maior agilidade e pontualidade
  • Estimule o preenchimento do relatório
  • Entenda as suas metas

Bom, essa é uma dificuldade muito comum identificada entre os gestores e acontece sempre quando a empresa não possui um relatório de visita comercial. 

Os relatórios de negócios são ferramentas poderosas, se usados ​​corretamente.

Mas também é preciso que aqueles que usam os relatórios estejam conscientes de suas desvantagens

Por isso,  reuni 5 formas de você prospectar o seu cliente através de um bom relatório de visita comercial e resolvi postar aqui no blog.

Vamos lá?

Trabalhe apenas com dados relevantes

Quando o seu colaborador define os dados a serem coletados do cliente, é importante ter em mente quais informações serão realmente relevantes para a prospecção.

Já que o vendedor vai investir o tempo preenchendo um relatório de visita comercial, é fundamental que saiba o que poderá ser realizado com aquelas informações.

Por isso, com um relatório bem preenchido o gestor faz um registro dos principais dados e informações que devem ser discutidos.

Afinal, dados relevantes sobre os seus clientes te ajudam a ser conclusivos e a dar origem ao seu plano de ação.

O relatório de visita técnica também permite que você reconheça o melhor mercado para investimento.

Enfim, essas são umas das razões para ter boas informações e consultá-las sempre que necessário.

Por isso, aproveite!

Use as informações como benefício

Como eu disse, se o desempenho do seu time de vendas não está atendendo as expectativas que você esperava, o relatório de visita comercial pode te indicar isso.

Como por exemplo:

  • Esforço maior com a prospecção;
  • Aumentar a frequência de contatos com o clientes;
  • Mudar a abordagem;
  • Definir um tempo máximo para cada visita.

Com ele você consegue identificar os pontos fracos que estão impedindo a agilidade da sua equipe e criar planos de ação para serem corrigidos. 

Afinal, não faz sentido identificar o erro e não mudá-lo.

planilha de avaliacao de desempenho

Maior agilidade e pontualidade

Os seus colaboradores devem sempre tentar entregar o relatório de visita comercial sem atraso.

Caso haja demora na entrega, as informações prestadas vão conter análises passadas e nesse meio tempo a situação e o problema pode ter mudado.

Convenhamos que, quando os relatórios são muitos, as vezes fica complicado entregar tudo no prazo correto, né?

Por isso, você pode contar com um sistema de controle de visitas, que te ajuda com a agilidade e entregas automatizadas deste relatório.

O relatório de visita comercial deve refletir a situação atual e permitir correções ágeis, portanto, deve ser entregue, se possível, no prazo estabelecido.

Estimule o preenchimento do relatório de visita comercial

Caso a sua empresa não utilize um aplicativo de controle de visitas, o preenchimento dos dados pode ser feito de forma equivocada. 

Pode não parecer, mas tão grave quanto não interpretar os dados corretamente, é criar planos de ações com informações incorretas.

Grandes erros podem ser cometidos apenas por conta da base de informações que não refletem a realidade da sua empresa.

Por isso, é importante que você, como gestor de equipes, os orientem a preencher todas as informações relevantes que são solicitadas pela empresa.

E quanto mais fácil e rápido esse preenchimento acontecer, mais tempo o seu colaborador ganha para focar no cliente.

Entenda as suas metas

Outra forma de garantir eficiência na sua estratégia de vendas é estabelecer metas. É imprescindível que os resultados alcançados, ou não, pela sua equipe seja comparada com as metas que já foram estabelecidas.

Elas podem, por exemplo, ser definidas em:

  • Número de visitas
  • Clientes prospectados
  • Número de visitas necessárias para essa prospecção
  • Tempo permanecido em cada visita  

É claro que todas as metas vão depender do segmento da sua empresa e onde você deseja que ela chegue.

Como, com toda certeza, você quer ser o melhor naquilo que faz, o relatório de visita técnica também te ajuda com o estabelecimento e cumprimento das metas.

Medir a eficiência da sua equipe de campo também não tarefa fácil. 

Muitas vezes, há um custo considerável de tempo e dinheiro na elaboração manual desses relatórios.

Caso a sua empresa ainda utiliza relatórios em papéis, o gestor pode automatizar o seu relatório comercial e melhorar a agilidade da sua equipe.

Saber o motivo de um membro da sua equipe não estar atingindo as metas também é mais uma informação que o relatório oferece. 

Que, como um exemplo, pode ser por conta da demora na visita e do gerenciamento certo do tempo por cliente. 

Assim, com um bom relatório de visita comercial você consegue ser mais previsível no alcance das metas e aumentar em até 45% a otimização da sua equipe de vendas.

É fundamental ficar atento aos pontos que te apresentei e assim prospectar o maior número de clientes. Boa sorte! 

Agora que você já sabe como um relatório de visitas é crucial na sua empresa, que tal compartilhar conosco as suas dúvidas e experiências? Estamos aqui para te ouvir!

 

 

Isadora é redatora da Auvo, responsável por criar conteúdos ricos para ajudar gestores de todo o Brasil a aumentar a produtividade das suas equipes de campo.

Sistema de ordem de serviço na prática: escolha o melhor!

Sistema de ordem de serviço na prática: escolha o melhor!

Quando nos propomos a observar os fatores que fazem uma empresa crescer e prosperar, normalmente, nos deparamos com eficiência e automação de processos. E é justamente ai que um sistema de ordem de serviço entra.

O conceito de ordem de serviço costuma ser descrito como um documento que formaliza o serviço prestado pela assistência técnica a um cliente, indicando materiais e a mão de obra que serão utilizados.

Na prática, ela é muito mais abrangente.

O que é um sistema de ordem de serviço?

O sistema de ordem de serviço te ajudará a organizar tanto a quantidade, como a qualidade dos materiais, bem como, a mão de obra necessária para a execução de cada serviço.

Com o passar do tempo, as tarefas vão, naturalmente, aumentando e se acumulando, tornando praticamente impossível manter esse processo com base somente na comunicação verbal e na capacidade de memorização.

É essa evolução que faz surgir a necessidade de registrar sistematicamente as ordens de serviço, adotando um meio mais eficiente de comunicação entre o remetente e o destinatário das tarefas.

Para fazer o gerenciamento das várias OS da sua empresa um sistema de ordem de serviço se faz muito importante.

Esse documento, portanto, além de ser um relevante suporte de informações sobre a lista de afazeres a serem desenvolvidos, ainda serve como uma autorização de início dos serviços demandados.

Revisão da OS no sistema

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É um campo destinado para a verificação de todas as alterações que foram realizadas no preenchimento da ordem de serviço, de forma a mantê-la sempre atualizada.

No sistema de ordem de serviço temos uma vantagem, caso os campos obrigatórios não tenham sido preenchidos corretamente, a tarefa realizada ficará com uma cor amarela, mostrando ao gestor que ficaram pendências.

No sistema é possível que o gestor veja também quais foram essas pendências.

Qual a importância de um sistema de ordem de serviço?

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Basicamente, esse documento autoriza a realização de um serviço.

Mas a ordem de serviço também é extremamente útil para o gestor calcular a quantidade de materiais usados no trabalho a ser cumprido, tanto quanto o tempo que o colaborador ficou em atividade e se ele realizou a atividade corretamente.

O sistema de ordem de serviço serve para organizar o fluxo de trabalho da empresa, que de maneira rápida pode cadastrar os dados do cliente e o trabalho que será feito.

Nesse ponto, a tecnologia acaba sendo uma grande aliada para que as suas ordens de serviço sejam eficientes.

Ao criar uma nova tarefa, o sistema já deve oferecer os campos de acordo com o serviço que a empresa presta, fazendo com que você economize tempo no preenchimento, exportação e envio para o cliente.

Mais do que isso, essa plataforma deve ser capaz de apresentar, de forma clara, o que será feito e em quanto tempo, permitindo ao cliente entender o custo de todo o trabalho.

Buscando a melhor ferramenta

No passado, documentos escritos e impressos eram utilizados para realizar a comunicação e, paralelamente, uma agenda ou um caderno eram utilizados para se manter um breve registro da emissão e do recebimento das ordens de serviço.

A grande vantagem desse sistema era proporcionar segurança e comprovação tanto do envio, como do recebimento dessas informações.

A grande desvantagem, contudo, era a manutenção de um sistema extremamente pesado e burocrático, incompatível com as exigências do mercado.

Nesse cenário, as ordens de serviço passaram a ser enviadas por e-mail com um aviso de recebimento.

Mas para a alegria dos gestores, hoje já existem plataformas com sistema de ordem de serviço evoluídas para que todos esses pontos sejam resolvidos com facilidade.

Como funciona um sistema de ordem de serviço na prática

Vou te mostrar agora na prática, como um sistema de ordem de serviço eficiente organiza e apresenta ao gestor tantas informações.

Agendar uma nova tarefa para seu colaborador ou equipe.

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Preencha as informações essenciais, para que, o serviço seja executado da melhor forma possível e as informações sejam dispostas de maneira a facilitar a gestão dos relatórios.

 

Quanto mais dados forem adicionados nessa parte, mais organizado e otimizado será seu processo de gestão de equipes de campo.

Após salvar a tarefa, o colaborador em campo receberá uma notificação no Auvo em seu smartphone com tudo que foi preenchido na tarefa, e o gestor também terá todas as informações registradas no seu planejamento e nos relatórios.

Mesmo depois da tarefa ser direcionada para um colaborador em campo, o gestor da equipe externa ainda pode acompanhar o que está acontecendo.

Por exemplo, como mostra a imagem abaixo:

  • As tarefas que ainda não foi feito check-in aparecem com bolinhas vermelhas;
  • As tarefas que foi feito check-in, mas ainda não check-out, aparecem com bolinhas verdes;
  • As tarefas que foram feitos check-in e check-out, mas ficaram com alguma pendência, bolinhas amarelas;
  • E as tarefas finalizadas com sucesso, aparecem com bolinhas cinzas.

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E além de tudo isso, um sistema de ordem de serviço eficiente entrega relatórios completos sobre todas as tarefas.

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Tecnologia a seu favor

Com o avanço da tecnologia, as grandes empresas passaram a solicitar soluções que permitissem o rápido envio e recebimento, registrado, de ordens de serviço. Bem como o acompanhamento e o gerenciamento das tarefas.

A introdução da automação também colaborou bastante para a eficiência dos processos, permitindo que o gestor se concentrasse na gestão de suas equipes.

Hoje em dia, essas ferramentas estão disponíveis tanto para as pequenas, quanto para as grandes empresas. E, além disso, são apropriadas para suas necessidades específicas a um preço extremamente compatível com seu orçamento.

Vale ressaltar que não é só viável, mas recomendável, que aproveite a tecnologia para isso.

Conectando os processos da empresa de modo que o gestor consiga gerenciar melhor as tarefas da equipe.

Considerações Finais

Além da agilidade e praticidade na emissão de ordens de serviço, a partir de um bom sistema de gestão, esse processo também traz um enorme ganho de segurança de dados.

Diminui consideravelmente as chances de erros, possibilita um rigoroso monitoramento por parte de toda a sua equipe, além de reduzir significativamente os custos para a sua empresa.

Com o sistema de ordens de serviços do Auvo você pode facilmente controlar suas ordens de serviços por situações, datas, clientes, prazo de entrega etc. As situações podem também ser administradas através de nomes, datas e cores.

Você já conhece um sistema de ordem de serviços na prática? Comente aqui e compartilhe conosco suas impressões e experiências!

Isadora é redatora da Auvo, responsável por criar conteúdos ricos para ajudar gestores de todo o Brasil a aumentar a produtividade das suas equipes de campo.

Vantagens da fidelização de clientes com estratégias de customer success

Vantagens da fidelização de clientes com estratégias de customer success

A fidelização de clientes requer muita paciência dos gestores e colaboradores. Não é um processo rápido e é necessário que a sua empresa ou o lugar onde trabalha sigam alguns requisitos para fazer isso acontecer.

Você deve ir um pouco além de simplesmente atrair e vender para os seus possíveis clientes. No processo de fidelização você tentará conquistar a confiança das pessoas. Após conseguir fazer isso, mostre que seu trabalho de pós-venda é ainda melhor do que o de vendas. Mostre que se preocupa e oferece um suporte que qualquer cliente deve receber.

E a fidelização de clientes vai muito além de ter cartões de fidelidade e pequenos descontos. Você deve criar um vínculo com o cliente para que possa ter ele em sua base e comprando cada vez mais.

Os pontos principais para conseguir fidelizar são: oferecer o produto certo para as pessoas certas, isso deve ser no momento que o cliente precisa de ajuda, com um preço justo para o mercado e através do canal que mais dará sucesso tanto para a sua empresa quanto para o cliente. Agora partiremos para as vantagens.

– Clientes fiéis divulgam sua empresa gratuitamente

As pessoas que gostam da sua empresa, do seu produto e do seu atendimento, sempre farão questão de voltar. Com tantas opções para compra no mercado, você deve fazer diferente e conseguir encantar as pessoas que se encaixam no seu público-alvo.

E além de voltar a comprar da sua empresa, esses clientes normalmente fazem questão de indicá-la para pessoas conhecidas por estarem satisfeitas com o atendimento recebido. Essa é uma forma de propaganda positiva para a sua empresa e totalmente sem custo.

Fidelizar clientes deve fazer parte do seu planejamento de vendas o quanto antes. A dica é que você faça o atendimento aos seus clientes como você gostaria de ser atendido.

– Quanto mais clientes fidelizados maior é a credibilidade

O mercado de vendas está ficando cada vez mais e mais disputado e essa realidade parece que vai continuar nos próximos anos. A credibilidade de sua empresa pode contar na hora da decisão do cliente.

Com tanto acesso a informações pela internet, os seus consumidores fazem extensas pesquisas antes de fechar qualquer negócio. Eles querem saber de quem estão comprando. E estão absolutamente certos. Não dá pra confiar em qualquer site e loja que você entra.

Por isso é tão importante que você fidelize mais clientes e mostre para o público em geral que a sua empresa é de confiança e que eles podem comprar com tranquilidade e sem medo.

– Aumenta o ponto de contato entre a empresa e o cliente

Os clientes que fidelizam com sua empresa normalmente disponibilizam alguns dados pessoais e algumas de suas preferências. Com isso em mãos você pode oferecer com o tempo produtos que se encaixem no perfil deles e promoções e descontos exclusivos.

Essa estratégia de vendas permite que o consumidor se sinta mais valorizado e tenha um tratamento mais personalizado. Você consegue manter um relacionamento mais próximo com ele e o deixa mais à vontade.

– Mantém a sua base de clientes fixos por mais tempo

Uma das coisas mais difíceis de conseguir no mercado de vendas de produtos e serviços é manter uma base de clientes sólida. Surgem novos produtos e essa disputa pode atrair seus clientes para outras empresas. Uma das poucas coisas que pode fazer para frear isso é através da fidelização.

Se conseguir aumentar a taxa de clientes fiéis terá uma grande chance de ter uma base cada vez maior e duradoura. Até porque como vimos acima, os clientes que estão satisfeitos normalmente divulgam sua empresa para outras pessoas, aumentando a possibilidade dessa base aumentar.

– Sucesso do Cliente é um novo modo para conquistar os consumidores

Em conjunto com a fidelização de clientes temos uma outra estratégia que é conhecida como Sucesso do Cliente (Customer Success) e como o nome já diz tem o foco principal em tornar a experiência do cliente o melhor possível quando adquire um produto ou serviço da sua empresa.

Para mostrar que realmente sabemos do que estamos falando, vamos mostrar para vocês algumas atividades do profissional dessa área. Você vai descobrir porque precisa investir nesse tipo de profissional.

– Prepara os clientes para o uso do produto ou serviço

O gestor de sucesso do cliente fica responsável por ligar para o cliente e descobrir se ele está conseguindo usar o produto e se está enfrentando dificuldades para usar todos os diferenciais. De maneira bem simplificada ele vai em busca de ajudar o cliente, porque nem sempre é fácil lidar com uma nova tecnologia ou com um novo produto no mercado

Se o cliente não estiver precisando de ajuda, o gestor mostrará que está disposto a ajudar sempre que ele precisar. Dar essa opção para o consumidor fará com que ele fique mais confiante em relação ao suporte da empresa.

– Faz follow ups e oferece feedbacks

Os follow ups são ligações e/ou envios de email para medir a satisfação dos clientes ou também para oferecer novos produtos e serviços se a oportunidade surgir. Seu gestor de sucesso do cliente pode medir esses dados através de pesquisas rápidas e análise futura dos números e respostas coletadas.

Nesses mesmos contatos você pode oferecer upgrades ou novidades em relação ao que vendeu para o consumidor. Essa não é uma tentativa de venda qualquer, é uma forma de medir o quão interessado o cliente continua em comprar e melhorar sua experiência com o produto que comprou.

Tanto os emails quanto os telefonemas devem ser feitos com alguns intervalos de tempo para que não fique chato e afaste o cliente.

– Avalia os KPI’s e resultados dos clientes

Sua empresa conseguirá medir alguns indicadores chave de performance (KPI’s) do cliente. Mas como fazer isso? Você pode medir alguns dados como o ticket médio, a quantidade de produtos adquiridos por mês, números de acessos no site ou ligações feitas.

Todo e qualquer tipo de dados que tiver sobre o cliente pode te ajudar a entender o comportamento do seu público-alvo e como deve fazer os seus futuros atendimentos para fechar novos negócios. Sabendo o que ele gosta e do que é importante para ele, você já tem alguma vantagem para convencê-lo de que seu produto ou serviço se encaixa bem na vida dele.

– Propõe soluções e novos produtos para o cliente

O gestor de sucesso do cliente deve estar sempre em contato direto com os clientes e por isso mesmo deve saber a hora de oferecer upgrades e soluções para possíveis problemas enfrentados com o produto ou serviço que sua empresa vende.

A ideia aqui não é ficar forçando o cliente a comprar toda hora mas sim ficar satisfeito com aquilo que adquiriu e fidelizá-lo. Manter clientes satisfeitos na sua base pode aumentar o seu ticket médio mensal.

Ofereça somente aquilo que realmente interesse para os seus clientes. Ficar tentando forçar uma venda só vai afastar o cliente e na pior das hipóteses sua empresa pode perdê-lo.

– Recolherá informações e feedbacks dos clientes

Nesse momento o gestor fará o papel de suporte da empresa. Ele ficará responsável por descobrir quais problemas os clientes têm enfrentado ao usar os produtos ou serviços oferecidos.

O próximo passo é oferecer soluções para os problemas e se for o caso oferecer novos produtos ou upgrades para ajudar nesse processo.

Os feedbacks são muito importantes para medir a aceitação dos seus produtos no mercado. Você também ficará sabendo se algum produto ou serviço tem dados muitos problemas e pode pensar em como resolvê-lo o mais rápido possível. Se antecipe ao seu cliente. Não espere ele reclamar.

Não fique esperando as oportunidades caírem do céu. Colocando as estratégias de sucesso do cliente em prática, você pode se antecipar e oferecer soluções que realmente ajudem os seus clientes.

Clientes satisfeitos fidelizam bem mais e fazem questão de levar o nome da sua empresa muito mais além. Trate seu cliente como trataria um amigo. Tenha atitudes assim e o sucesso será só questão de tempo.

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Gabriel é CEO da Auvo e já ajudou mais de 1500 empresas a aumentarem a produtividade da sua equipe de campo. Além disso gerenciou equipes externas durante 7 anos e sabe bem as dores de um gestor.