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Planilha de ordem de serviço: gerencie aquilo que foi feito

Planilha de ordem de serviço: gerencie aquilo que foi feito

Vou começar com uma pergunta fácil: Você utiliza uma Planilha de Ordem de Serviço na sua empresa?

Se você trabalha com Ordens de Serviço, com toda certeza já se deparou com dificuldades de mantê-las organizadas e saber onde elas se encontram, caso precise. Certo?

Você verá nesse post:

  • Como anda a comunicação com os colaboradores
  • Como deve ser feita uma Planilha de Ordem de Serviços
  • Pontos Importantes ao usar uma Planilha de OS

Uma Ordem de Serviço nada mais é do que uma forma de emitir uma documentação interna da sua empresa a respeito de um trabalho que será efetuado.

Mas quando há muitos chamados técnicos e você não consegue organizar todos eles, uma ferramenta muito importante como a Planilha de Ordem de Serviço pode te ajudar, e muito.

Pensando nisso, escrevi esse artigo para te ajudar a entender melhor sobre a planilha e como ela pode ser útil no dia a dia da sua empresa. Vamos lá?  

Como anda a comunicação com os colaboradores?

Todos nós sabemos que uma empresa não se mantém sem uma boa comunicação entre os gestores e as suas equipes.

E com tanta demanda as tarefas vão aumentando e a comunicação fica de lado, não é? E pronto, a partir daí os problemas só vão ficando maiores.

Por exemplo, quando você trabalha com um sistema de ordens de serviços fica muito mais fácil saber, exatamente, qual trabalho o seu colaborador irá realizar.

Que a planilha de ordem de serviços é uma ferramenta eficaz para gerenciar suas ordens de serviço eu já te falei.

Mas ela também te ajuda a saber sobre os serviços dos seus colaboradores, de modo que os trabalhos sejam cumpridos da maneira correta e esperada, mantendo a comunicação mais fácil entre o gestor e as equipes.

Como deve ser feita uma Planilha de Ordem de Serviços?

Já que todo gestor ou administrador precisa emitir, diariamente, ordens de serviços sempre que designa uma tarefa aos seus colaboradores, são vários as informações que devem constar no documento.

E isso pode custar muito tempo.

Quando se utiliza uma planilha de ordem de serviço você consegue, por exemplo,  organizar a quantidade e qualidade dos materiais e de tudo que é necessário para a execução da atividade.

Dessa forma, a partir de uma planilha simples, você consegue documentar e organizar a sua Ordem de Serviço.

Lembrando que esse documento pode conter várias informações, afinal, cada empresa exerce uma atividade diferente.

E não se preocupe, a Ordem de Serviços pode ser feita por qualquer segmento e não apenas os que oferecem assistência técnica.

As informações que devem constar em sua planilha de ordem de serviço são fáceis de serem obtidas. Aqui vai um modelo:

  • Nome do Solicitante;
  • Nome do Responsável;
  • Descrição do serviço executado e em qual equipamento;
  • Tipo de manutenção (Se é preditiva, preventiva ou corretiva);
  • Grau de prioridade;
  • Informações de data e hora do serviço;
  • Materiais utilizados;
  • Além de informações e observações complementares que você considere importante.

Ah, e não se esqueça da assinatura do seu colaborador, constando que ele está ciente do que consta na OS.

É sempre bom lembrar que cada OS possui um número, o que ajuda na organização e na distinção de cada uma; a data de missão e o termo de responsabilidade.

Outros pontos importantes que devem constar na sua planilha de ordem de serviços são:

Revisão

Utilizado para verificar todas as alterações que foram feitas em sua Ordem de Serviço, sendo necessário uma atualização sempre que possível. 

EPIs – (Equipamentos de Proteção Individual)

EPIs são equipamentos específicos e obrigatórios para a realização de certos serviços que expõem os seus colaboradores a riscos (acidentes de trabalho).

Medidas de Prevenção e Treinamento

São as normas de segurança da sua empresa e a qualificação necessária do seu colaborador.

Elas devem ser seguidas e receber o máximo de atenção possível, afinal, é assim que acidentes são evitados!

Acidentes de Trabalho

É muito importante documentar em sua OS todo e qualquer acidente de trabalho, além das medidas tomadas.

E lembre-se da assinatura do colaborador envolvido no acidente e do técnico de segurança!

Além disso, não esqueça de emitir a sua Ordem de Serviço em três vias: uma para o colaborador, uma para a sua empresa e outra para o SESMT (serviço responsável pela segurança do trabalhador em seu ambiente de trabalho).

Fazendo isso, fica muito mais fácil cuidar da segurança dos seus colaboradores.

A planilha não é díficil de ser montada ou executada. Porém tome bastante cuidado e mantenha a atenção sempre, pois são vários números e informações. Você pode acabar se confundindo.

aumentar a produtividade da equipe

Pontos importantes ao usar uma Planilha de OS

Como você já sabe, a função da Ordem de Serviço é de formalizar o serviço prestado pela assistência técnica na visita ao cliente.

E uma planilha de ordem de serviço te ajuda a organizar as informações mais importantes.

Mas porquê elaborar uma OS corretamente e usar uma planilha para organizá-la é importante para a equipe e para a empresa?

É simples! Além do que já te expliquei anteriormente, ela também é essencial para:

  • Registrar todos os serviços dos seus colaboradores;
  • Ser consultada sempre que necessário (evitando que você perca nas papeladas).
  • Calcular a quantidade de materiais utilizados, evitando, assim, despesas maiores;
  • Além de também registrar um problema ou defeito, caso a sua empresa preste serviços de assistência.

Mesmo que a planilha não seja difícil de ser feita, as informações que devem constar em uma OS podem demandar tempo para serem preenchidas.

O que faz com que você ganhe tempo com uma planilha de ordem de serviço, mas perca tempo na elaboração na OS.

Por isso, quando você faz a utilização de um sistema de gestão, você consegue controlar diretamente os dados inseridos no documento de forma ágil, eficaz e prática.

Além de ter total autonomia para inserir outros dados, customizando o documento da melhor forma possível para a sua empresa.

Como esse Software é compatível com SmartPhones e Tablets, fica muito mais fácil gerar e gerenciar a sua planilha de ordem de serviço.

Aproveite e use a tecnologia a seu favor! 🙂

Agora que você já sabe tudo sobre como montar uma planilha de ordem de serviço, o que está esperando para oferecer mais eficiência para os seus colaboradores e agradar os seus clientes?

Isadora é redatora da Auvo, responsável por criar conteúdos ricos para ajudar gestores de todo o Brasil a aumentar a produtividade das suas equipes de campo.

Retenção de clientes: não perca o seu cliente para a concorrência

Retenção de clientes: não perca o seu cliente para a concorrência

Quando se fala em retenção de clientes, automaticamente, já nos lembramos de Call-Centers e atendimentos do tipo, não é mesmo?

Mas engana-se quem acha que a retenção é importante apenas nesse tipo de prestação de serviço.

A retenção merece um cuidado especial em todas as empresas que desejam crescer e obter sucesso.

 
Você verá nesse post:

  • A retenção é realmente importante?
  • O que pode ter dado errado?
  • Como prever e prevenir?
  • Como alcançar o resultado esperado?

Reter clientes não está ligado diretamente apenas ao cancelamento, mas também na capacidade da empresa em gerar novos negócios (e mais clientes), se manter no mercado e garantir o crescimento financeiro da empresa.

Ps: Manter um cliente sai muito mais barato do que conquistar um novo ou perdê-lo para a concorrência.

Afinal, a conquista de um novo cliente envolve todo um processo de vendas bem estruturado, uma equipe de vendedores bem treinada (e isso nós sabemos que não é uma coisa barata) e ainda o investimento em marketing.

Por isso, a retenção de clientes é a melhor saída para sua empresa reduzir custos e ao mesmo tempo melhorar o faturamento. Vamos lá?

A retenção de clientes é realmente importante?

As empresas estão sempre refinando tudo, desde os seus processos, até novas formas de aumentar a produtividade dos seus times de colaboradores.

Você pode ser previsível e prevenir quais os passos ele vai dar em relação a sua empresa caso esteja pensando em ir para a concorrência.

É aqui que a retenção de clientes entra, e sim, ela é muito importante.Existem empresas que conseguiram reduzir em 20% a taxa de cancelamentos dos clientes.

É comum que você, como gestor, ache mais fácil conseguir um novo cliente, do que manter um cliente que já está conquistado.

Você sabia que o custo para aquisição de um novo cliente é 7 vezes maior do que os valores que são envolvidos na retenção de clientes?

Além disso, uma pesquisa feita pela Marketing Metrics indicou que é 65% reverter um cancelamento com um consumidor já existente, do que tentar conquistar um novo. Quando se coloca os gastos no papel, percebe-se que muito dinheiro acaba sendo desperdiçado.

Assim, a retenção de clientes impacta diretamente com a manutenção do lucro da sua empresa. Mas não é só isso. Afinal, tudo aquilo que você deseja é não perder o seu cliente para a concorrência e continuar conquistando e mantendo ele em sua base, correto?

Mas você já se perguntou se está fazendo algo para que isso aconteça? O que motiva o seu cliente a continuar com a sua empresa vai muito além do que apenas realizar um feedback assim que negócio for fechado, como por exemplo:

A retenção de clientes não é uma tarefa simples, por isso, quando você sabe o motivo do seu cliente querer cancelar com a sua empresa fica mais fácil reconquistá-lo.

E o que leva um cliente a pedir cancelamento?

O que pode ter dado errado?

Primeiramente, você deve estar ciente que os cancelamentos podem acontecer e que a retenção de clientes vai te ajudar antes que isso aconteça.

No mercado atual, quando se tem um processo estruturado, com metas e métricas bem definidas, além de contar com a tecnologia, você consegue ser mais previsível e saber quais clientes estão insatisfeitos e próximos de irem para a concorrência.

Mas antes, saiba o que pode ter acontecido para que o seu cliente queira cancelar o seu serviço.

Isso é prejudicial para a sua empresa como um todo, afinal os seus colaboradores podem ter dificuldades em bater as metas, caso o cliente cancele; e também para a receita recorrente mensal da sua empresa (MRR).

Tudo acontece muito rápido nos dias de hoje e a forma como o seu cliente espera ser atendido não é diferente. Mas alguns pontos são cruciais para que você consiga reter o seu cliente e evitar o cancelamento do serviço:

Atendimento de alta performance

As pessoas não gostam de esperar, isso é um fato. Imagine o quanto o seu cliente se sente insatisfeito quando precisa esperar para que o serviço seja realizado, por exemplo.

Quando a sua equipe técnica possui muitos compromissos em um período curto de tempo, a prestação de serviços para vários clientes pode ser algo que gere atrasos, e isso nunca é bom.

Por isso, você pode contar com uma ferramenta que organize e gerencie as suas tarefas que precisam ser executadas no dia a dia, sendo acompanhadas em tempo real. Essa é uma ótima solução para resolver a questão dos atrasos na sua equipe!

Falta de comunicação

A comunicação é um fator muito importante para todo e qualquer tipo de prestação de serviços. Mas a falta dela também pode ser um fator que faça com que o seu cliente não se sinta satisfeito com os seus serviços.

Vou te dar um exemplo na prática para entender melhor: Imagine que o seu técnico tenha saído para realizar uma tarefa para o cliente, mas no meio do caminho acontece algum imprevisto e ele não consegue chegar ao local e o cliente não é avisado ou a informação chega distorcida.

Como você acha que o cliente vai ficar em relação a sua empresa? Insatisfeito, é claro. Quando ele não é avisado com antecedência ou o aviso não chega nem a acontecer, é bem provável que ele se chateie e acabe querendo cancelar os seus serviços.

Afinal, ele pode sentir a falta de consideração e importância para com o que ele significa na sua empresa. Uma boa comunicação é muito importante para que o seu cliente continue sendo fiel a sua empresa.

Sendo assim, mantenha os seus esforços de comunicação em dias!

Prevenindo que os seus clientes venham a cancelar

Embora, como eu já disse ali em cima, o cancelamento aconteça ocasionalmente, existem maneiras de prevê-lo e tomar decisões estratégicas para melhorar a satisfação dos clientes que estejam próximos de irem para a concorrência.

Ter um cliente satisfeito é uma das principais formas de manter o seu cliente na base e você pode contar com ferramentas para te ajudar.

Quando você sabe o que ele achou do atendimento, se teve algo que não foi feito corretamente ou se voltariam a contar com a sua empresa quando necessário, o cancelamento pode ser prevenido.

Aqui vai algumas dicas de ouro:

Tenha sempre os dados do seu cliente em mãos

É preciso conhecer de verdade quem são os seus clientes. Engana-se quem acha que o conhecimento sobre o seu cliente não deve ser atualizado.

As características, dores, desejos e expectativas dos seus clientes vão mudando e por isso você deve se adequar a eles.

Ps: Toda empresa que visa aumentar a sua taxa de retenção de clientes deve priorizar o conhecimento sobre os seus clientes e utilizar essas informações de forma inteligente. Afinal, você não quer que o seu cliente ache que você não sabe nada dele, não é mesmo?

Aumentar o conhecimento sobre os seus clientes ajudará a oferecer uma experiência mais completa e interessante!

Passe confiança sempre

A retenção de clientes está, também, diretamente ligada à confiança que o seu cliente tem na sua empresa e no serviço que você oferece a ele.

Quando você fica próximo ao seu cliente, um vínculo de confiança é criado. É importante lembrar que você já conseguiu conquistar o seu cliente e que a sua satisfação deve ser contínua.

Essa proximidade e confiança deve ser passado por todos na sua empresa, assim ele entende que todos estão fazendo o melhor para que ele continue com a empresa.

Dessa forma você consegue reter o seu cliente mais facilmente.

Ofereça boas soluções para os seus problemas

Agora que a sua empresa conhece bem o seu cliente e mantém uma boa relação com eles, está na hora de perceber qual a melhor solução para o problema que ele possui, e por isso quer cancelar o serviço.

E isso tem relação direta com a retenção de clientes. O que acontece é que, na maioria das vezes, a empresa tem um bom serviço a ser oferecido, mas não há o conhecimento necessário para oferecê-lo de forma correta e na hora certa ao seu cliente.

Não tenha medo ao oferecer boas soluções aos seus cliente, afinal, é sempre bom lembrar que, um cliente fidelizado e feliz com a empresa é bem melhor do que um insatisfeito que propague informações ruins.

Sendo assim, não meça esforços para reter os seus clientes!

O serviço de campo pode parecer imprevisível às vezes, mas isso não significa que não há nada que você não possa fazer.

Com todas essas dicas e ajudas você consegue evitar que o seu cliente saia da sua empresa e acabe indo para a concorrência.

Agora que você já sabe como a retenção de clientes é crucial na sua empresa, que tal compartilhar conosco as suas dúvidas e experiências? Estamos aqui para te ouvir!

Isadora é redatora da Auvo, responsável por criar conteúdos ricos para ajudar gestores de todo o Brasil a aumentar a produtividade das suas equipes de campo.

Os desafios da mobilidade na gestão de equipes externas

Os desafios da mobilidade na gestão de equipes externas

A mobilidade é parte do cotidiano de todo gestor de equipes de campo. Neste artigo vamos abordar alguns desafios que a mobilidade traz para a gestão de equipes externas.

O que você verá nesse post:

  • Gerenciamento do tempo
  • Produtividade da equipe
  • Informações sempre atualizadas
  • Permite que o sistema funcione offline
  • Diferencial que conquista seu cliente
  • Aumenta a praticidade e precisão

As empresas de serviços externos, precisam mudar a forma com que gerenciam sua equipe em campo.

Ao usar métodos simples, para gerenciar melhor a equipe e se preocupar mais com a satisfação do cliente, as empresas de serviços podem escalar a sua operação, reduzir em até 65% seus custos e ainda conseguir mais clientes através da indicação dos que já possuem.

O melhor caminho é investir no acompanhamento em tempo real de tudo que está acontecendo em campo.

O treinamento, o processo, a equipe, a estrutura deve ser preparada para acompanhamento em tempo real, pois apenas assim o resultado será maximizado.

Algumas dicas sobre como ter controle de equipe externa que podem aparecer como resultado da mobilidade, incluem:

Gerenciamento do tempo

Muitas vezes acontece dos funcionários externos deixarem de ir até os compromissos ou se atrasarem bastante para atender um cliente.

Isso é inadmissível, se sua empresa está disposta a dobrar de tamanho esse ano!

A melhor maneira de evitar isso é colocar lembretes móveis, através de e-mail, SMS e notificações push (que seriam notificações pelo aplicativo que você usa para gerenciar sua equipe em campo).

Não importa se é para uma entrega ou uma chamada de serviço, criando uma agenda programada, ou gerando tarefas de urgência em cima da hora, com notificações em tempo real você reduz as chances de seus colaboradores esquecerem de um atendimento ou se atrasarem para uma visita.

E além disso, você saberá em tempo real a localização e a rota que sua equipe fez, e, consequentemente, os riscos de aumentar a insatisfação do cliente com os problemas apontados acima são eliminados (ou você poderá tomar decisões estratégicas para acabar com eles).

Produtividade da equipe

Um bom sistema que apoia a mobilidade dos técnicos em campo, facilita inúmeros pontos da operação:

  • Comunicação entre técnicos e gestor fica muito mais rápida e simples;
  • Ordens de serviço digitais são preenchidas mais rapidamente e o gestor tem acesso às informações instantaneamente.
  • Gerenciamento do tempo em cada atendimento.
  • Monitoramento da qualidade do serviço com fotos.
  • Garante que o SLA será cumprido pela equipe de campo.

O sistema envia, recebe dados e faz a integração de arquivos que ficam armazenados na nuvem.

Isso garante mais produtividade, pois reduz o tempo de preenchimento de formulários e de arquivamentos, além de garantir a organização das informações de cada serviço executado em cada cliente para evitar o famoso e indesejável retrabalho.

Tudo em um só lugar!

Sendo assim, o técnico se livra de ter que levar aquele monte de papéis para apresentar ao gestor (que não terá certeza que está tudo organizado e preenchido de acordo com o SLA) e ainda reduz tempo em cada visita, podendo então, atender mais clientes em um dia.

Sem falar que mostra para o cliente que a empresa está buscando evoluir e está preocupada com a melhoria dos seus processos, investindo em novas tecnologias em prol de um melhor atendimento.

Informações sempre atualizadas

Enquanto sua equipe está trabalhando externamente, o processo interno de gestão da sua empresa continua. Check in, check-out, tarefas, abertura de chamados e todas as operações, internas e externas, estão ocorrendo ao mesmo tempo.

Na maioria das empresas, hoje, todas esses processos são descentralizados e ocorrem de maneira desestruturada.

Esse é um dos maiores fatores que fazem os gestores não controlar o crescimento da sua operação. Isso ocorre simplesmente porque, sem informações estruturadas para organizar processos simples e eficientes em um só lugar, nenhuma empresa consegue estruturar um modelo de crescimento previsível e escalável.

Sendo assim, equipes de campo que trabalham com tecnologias que facilitam a mobilidade em campo, certamente estarão a frente daquelas que contam com papéis para organizar todos os processos e execuções.

Esse tipo de vantagem certamente vai trazer um ganho surpreendente de tempo, menos retrabalho e mais agilidade.

Permite que o sistema funcione offline

Se algum dia você precisou atualizar uma informação importante no sistema ou se comunicar com um funcionário externo e não foi possível executar a ação por falta de internet, sabe o quanto isso prejudica o desempenho do seu trabalho e, consequentemente, da empresa.

Os aplicativos de gestão de equipes externas permitem fazer qualquer atividade na empresa ou em campo, mesmo se você estiver sem acesso à internet.

Isso significa que a sua equipe poderá usar a plataforma de qualquer lugar. No momento em que o sinal do Wi-Fi entrar, o sistema sincroniza todos os dados.

Diferencial que conquista seu cliente

Os clientes certamente não ficam com as empresas que não resolvem seus problemas ou deixam a desejar no atendimento e na finalização do serviço.

Preocupação com a qualidade de toda a operação é sinal de clientes mais satisfeitos e, sendo assim, mais visibilidade para a empresa.

Os aplicativos mobile de monitoramento de equipes externas causam uma ótima impressão aos olhos de seu cliente, afinal é muito mais interessante você apresentar seu relatório de forma digital do que ficar com aquele monte de papéis desorganizados.

Em projetos de mobilidade sempre teremos métricas associadas aos seguintes itens de controle operacional:

  • Redução de custos
  • Redução da distância percorrida
  • Redução de gastos com gasolina
  • Aumento de produtividade
  • Aumento de serviços
  • Redução de tempo no atendimento
  • Redução de retrabalho
  • Eficiência
  • Redução de custo por serviço
  • Aumento de produtividade por equipe ou por colaborador

Aumenta a praticidade e precisão

Centralizar as informações em uma única plataforma tem o poder de garantir que sua empresa obtenha informações confiáveis, garante a integridade dos dados de todos os envolvidos no processo.

A automatização do seu processo, é centralizada em um único sistema que garante a mobilidade, e que também é responsável por repassar esses dados em tempo real e de forma atualizada para o gestor da equipe em campo.

Criando assim uma cultura ágil, que você perceberá a manifestação principalmente no crescimento do número de tarefas concluídas diariamente.

Essas são algumas da inúmeras vantagens que sua empresa vai ter ao adotar a mobilidade na gestão da sua equipe externa.

Existem outras tantas vantagens que certamente serão sentidas já no início do processo e tantas outras que vão aparecendo conforme a cultura ágil vai se enraizando em toda a equipe.

Investir em mobilidade não é mais o futuro, investir em mobilidade é atualidade. Não fique para trás da sua concorrência, automatize seu processo e se surpreenda com os resultados.

Isadora é redatora da Auvo, responsável por criar conteúdos ricos para ajudar gestores de todo o Brasil a aumentar a produtividade das suas equipes de campo.

Como o auvo pode ajudar na operação de equipe de campo

Como o auvo pode ajudar na operação de equipe de campo

Sabemos que, com o avanço das tecnologias, as empresas estão tentando se acostumar com as inevitáveis mudanças corporativas, consequentes deste avanço.

Neste contexto as empresas que trabalham com equipes externas também tentam se manter atualizadas e competitivas ao buscarem alternativas de controle para suas atividades, como o uso de um software para gestão de equipes externas.

Para estar competitivo em mercados de serviços externos, sua empresa precisa sempre estar um passo à frente. Isso quer dizer que é preciso executar mais atividades com mais qualidade.

E para atingir esse nível você precisa automatizar as tarefas mais operacionais, tanto as suas, como as da equipe em campo.

Você verá nesse post:

  • Roteirizador
  • Check-in Check-out
  • Monitoramento em tempo real
  • Acompanhamento das tarefas
  • Comunicação mais eficaz e direta com o colaborador
  • Uso de questionário personalizado e fotos do serviço
  • Pesquisa de satisfação personalizada

 

Roteirização

Com o Auvo você poderá traçar rotas para cada colaborador e acompanhar seus trajetos, além de ainda obter a confirmação via check-in e check-out nos clientes atendidos.

Os gestores podem ter acesso aos mapas no painel administrativo e selecionar as melhores rotas para as diferentes equipes externas.

Você conseguirá direcionar os colaboradores nos clientes que mais têm possibilidade de fechar novos negócios, e com isso terá uma economia bem maior de combustível e tempo para eles, diminuindo os custos dos atendimentos.

Você também conseguirá montar rotas diferentes para cada um e poderá cobrar de sua equipe caso não faça as visitas que foram designadas antecipadamente.

Pode até mesmo agendar atendimentos que não foram planejados caso seu colaborador já tenha terminado a tarefa, e apareça outra próximo da localização dele.

Check-in check-out

Como falei ali em cima, pela plataforma do auvo você consegue ter a certeza se a visita aconteceu ou não, e quanto tempo isso durou, através do check-in check-out.

Ele pode ser manual ou automático, dependendo da necessidade da sua empresa, ou do tipo de manutenção que for realizada.

Através dessa funcionalidade, você terá o indicador de quanto tempo o colaborador está ficando para fazer a manutenção do equipamento ou máquina, resumindo em produtividade.

Vou te explicar como agora, no próximo tópico.

Acompanhamento em tempo real as tarefas

Você passa as tarefas para seus colaboradores, mas como você sabe se ele está realizando as visitas designadas?

Se ainda não tem o auvo instalado, provavelmente tem que confiar na palavra de cada colaborador. É muito mais efetivo você ter um controle em tempo real de cada tarefa realizada e de cada visita.

Dá pra acompanhar quais tarefas já foram realizadas, quais estão sendo feitas em tempo real e quais ainda estão marcadas para fazer. Assim você pode ter um controle maior do desempenho de seus funcionários.

Relatórios das de despesas e tarefas

Pelo software de gestão de equipe externa da auvo você consegue emitir relatórios de despesas e de tarefas com informações personalizadas como data, tipo de despesa, colaborador ou equipe.

Assim você pode medir a produtividade de cada colaborador e de cada equipe. Tendo o controle desses dados você consegue medir e ter uma média da qualidade de seus atendimentos.

Na imagem abaixo você tem as seguintes informações:

  • Produtividade do mês da equipe
  • Média de tempo em atividade
  • Média de atraso nas visitas
  • Custo médio por tarefa

Comunicação mais eficaz e direta com o colaborador

Com a funcionalidade do chat online você conseguirá conversar e passar novas informações para os seus colaboradores em tempo real. Poderá também direcionar novas rotas, como citei.

Pelo chat você poderá cobrar informações das visitas e se o colaborador está ou não realizando a visita. Acompanhe mais de perto os seus funcionários!

controle de chamados técnicos

Uso de questionários personalizados e fotos do serviço

Ao utilizar um software os colaboradores podem publicar em tempo real fotos e dados sobre cada atendimento que fizeram durante o dia.

Com essas informações em mãos e com o controle de localização e trajeto dos colaboradores você, como gestor, poderá oferecer um atendimento personalizado para os clientes.

Assim, cada cliente se sente mais valorizado por sua empresa e consequentemente mais satisfeito com seus serviços, que, com certeza, também irão melhorar com esse nível de gestão.

Afinal, todo mundo gosta de receber um atendimento de qualidade, não é verdade?

Pesquisa de satisfação

Chega até ser chato a quantidade de vezes que já falei da importância da pesquisa de satisfação aqui no blog, né…

Mas não tem jeito de fugir dela e também nem aconselho.

É aqui que a verdade vem à tona:

Como você saberá se seu técnico está fazendo um bom serviço, sem referências, sem críticas, e opiniões?

O questionário da pesquisa fica a seu critério, você irá personalizar ele com as perguntas da sua preferência.

Tendo a chance de enviar, via email, uma pesquisa de satisfação para seu cliente imediatamente após a finalização da visita.

Assim que a pesquisa for respondida, ela cairá instantaneamente no sistema, sendo arquivada.

Por isso, a plataforma da Auvo é indispensável para qualquer empresa.

Quer ver na prática como o auvo aumenta em mais de 32% a produtividade da equipe em campo? Comente aqui e compartilhe conosco suas impressões e experiências!

Isadora é redatora da Auvo, responsável por criar conteúdos ricos para ajudar gestores de todo o Brasil a aumentar a produtividade das suas equipes de campo.

Como misturar elementos de Inside e Field Sales em vendas complexas

Como misturar elementos de Inside e Field Sales em vendas complexas

Se você trabalha com vendas complexas, sabe que o ciclo de vendas pode ser bastante longo e caro!

Fazer a escolha mais lucrativa pode parecer difícil, mas não precisa ser.

Virar-se para táticas de vendas remotas, mesmo quando as visitas presenciais são indispensáveis, reduz drasticamente o CAC e acelera as vendas.

Quando usar cada modelo?

De forma simples e resumida: use Inside Sales sempre que possível, principalmente nas primeiras etapas do seu funil de vendas complexas.

Use ferramentas de vendas remotas (calls, e-mails, etc.) nas etapas de Atração e Segmentação de leads.

Atração com inbound marketing + pré-vendas

Misture técnicas de inbound e outbound para gerar listas de leads a serem prospectados.

  • Leads vindos de estratégias passivas têm mais clareza das dores de negócio, pois passaram por um processo de nutrição e educação para o consumo…. embora nem sempre tenham fit de cliente ideal.
  • Leads vindos de estratégias ativas são escolhidos ‘a dedo’ por você – trazem tickets maiores e têm retorno mais rápido… desde que você faça a abordagem no tempo certo.

Fazer estes levantamentos por e-mail ou telefone é mais rápido e barato do que bater de porta em porta, não é mesmo?

Sugestão: tenha um profissional ou time exclusivamente dedicado a fazer estes contatos iniciais.

Assim, ele pode identificar e encaminhar para o time de vendas apenas os leads que estiverem em momento de compra. Você vai ver o Custo de Aquisição de Clientes (CAC) despencar.

Segmentação de leads com pré-vendas

Você gerou a lista de leads a serem prospectados, mas e agora?

Priorizar a ordem de abordagem é a melhor maneira de acelerar o seu ciclo de vendas.

Comece a atacar os “low-hanging fruit”, como dizem os ingleses. Colete os frutos que estão ao seu alcance, para encher a barriga mais cedo.

Mais uma vez, recomendamos a postura de vendas remotas: por meio de conversas à distância, construa a relação.

Levante dados profundos (aquelas informações que não estão no site) sobre o seu cliente por meio de ‘entrevistas’ ao telefone.

Assim você descobre com antecedência fatores técnicos e situacionais que pesam – contra ou a favor – de você em uma negociação.

Dica de mestre: montar um roteiro com base em SPIN Selling sempre ajuda!

A análise é potencializada quando você dispõe de chaveamento de dados, gatilhos mentais e derivações de perguntas.

Usar um software de segmentação como o Exact Spotter automatiza boa parte deste processo, mas não só.

Tração de vendas in loco

Tais metodologias tornam a tração de vendas bem mais assertiva… afinal, os vendedores só visitam leads realmente interessados em comprar.

Com os resultados da análise anterior em mãos, é possível direcionar a abordagem e derrubar objeções. Em outras palavras: converter oportunidades em clientes!

Neste momento sim, a reunião presencial pode ser recomendada – especialmente se você atua no setor de serviços ou de máquinas e equipamentos. Afinal, a infraestrutura do cliente impacta diretamente na qualidade e capacidade de entrega.

Boa parte da negociação pode feita remotamente. Mas estabelecer marcos em que sua presença física é ‘inevitável’ como parte da cadência também deixa o seu funil mais curto. Você pode ter como praxe assinar o contrato na sede do cliente, por exemplo.

Ou pode estabelecer um dia de visitação à sua empresa como parte do processo de aquisição de clientes key account. Você ganha autoridade mostrando a qualidade da sua estrutura, sem ter de arcar com as despesas de deslocamento.

Como misturar elementos de Inside e Field Sales na minha empresa?

Você pode acompanhar o curso Vendas complexas: Escolha o modelo ideal para o seu negócio. É gratuito. É online.

A Exact Sales e a Auvo montaram uma videoaula especialmente dedicada a ajudar você a escolher entre vendas presenciais ou remotas. Clique aqui para assistir ao vídeo “Vendas transacionais: equilibrando inside sales e field sales”.

E aí, como você faz na sua empresa? Nos conte nos comentários!

Gabriel é CEO da Auvo e já ajudou mais de 1500 empresas a aumentarem a produtividade da sua equipe de campo. Além disso gerenciou equipes externas durante 7 anos e sabe bem as dores de um gestor.

Você sabe criar o funil de vendas do seu negócio?

Você sabe criar o funil de vendas do seu negócio?

Um dos principais pontos de ter uma gestão comercial eficiente é saber como montar o funil de vendas do seu negócio.

O objetivo do funil é mapear a jornada de compra do seu cliente e deixar o processo de vendas mais repetível e escalável possível.

É possível deixar a máquina de vendas calibrada e aumentar a performance da equipe comercial.

Engana-se quem acha que vendas é talento ou apenas um bom produto.

É preciso saber lidar com o lado humano, mas sem um bom processo e uma estrutura de “linha de produção” você terá muita dificuldade de escalar o seu negócio e crescer a sua empresa.

O que é um funil de vendas?

Antes de começarmos a falar sobre como criar o seu funil de vendas vamos definir o que é e para o que serve.

Atualmente o processo de compras do consumidor mudou, seja ele empresarial ou pessoa física.

Antes as pessoas não tinham muitos lugares para pesquisar informações sobre os produtos ou serviços que as interessavam, esse trabalho era feito exclusivamente por propagandas em mídias de massa e por vendedores de forma ativa (ligando e visitando as empresas).

Cada vendedor era responsável por trazer o lead, educá-lo sobre o seu mercado, dar as informações sobre o produto ou serviço e fazer o fechamento do contrato.

O problema é que com a internet popularizada o lead consegue basicamente todas as informações que precisa para comprar o produto antes de mesmo da sua empresa saber que ele existe.

Isso faz com que as abordagens mais tradicionais percam efetividade e consequentemente capacidade de bater as metas da empresa.

Por isso basicamente o funil seria os passos necessários que o lead precisa percorrer até comprar o seu produto ou serviço.

É preciso levar em conta a maneira de abordagem (seja ela inbound ou outbound), o que garante que aquele potencial comprador tem as qualificações necessárias para avançar nas negociações, se ele gostou da reunião de apresentação e se as negociações foram bem sucedidas.

Cada empresa e cada produto pode ter um tipo diferente de funil.

Como definir a jornada de compra

A melhor maneira de montar a jornada de compra do seu produto é se colocar no lugar do cliente e conversar muito com os seus vendedores. É preciso mapear todas as informações que o seu prospect precisa e criar gatilhos para cada etapa.

Por exemplo:vamos imaginar que a sua empresa venda móveis de alto padrão para pessoas da classe A.

Estágio Topo de Funil

Quais são todas as pessoas que a sua empresa consegue encontrar que são da classe A e estejam procurando móveis? Ou estejam finalizando uma reforma? É importante mapear como você consegue encontrar essa persona com mais facilidade. Algumas empresas utilizam de estratégias de marketing tradicional (TV, Rádio, Outdoor e etc), outras empresas trabalham com estratégias de marketing digital (redes sociais, palavras-chave e etc) e muitas trabalham com prospecção ativa. Cada estratégia de aquisição de clientes depende basicamente de como a sua persona (pessoa ideal) consome informação.

Gatilho: o prospect precisa no mínimo solicitar uma avaliação do espaço para avançar o estágio no funil.

Sugestão: teste todos os canais e meça a quantidade de leads com perfil você encontra. Com as informações você pode escolher onde e como investir o seu dinheiro com mais assertividade.

Estágio Meio de Funil

No estágio de meio de funil é onde você começa de fato a “vender” o seu produto. É aqui que o seu cliente começa a procurar por opções (concorrentes, substitutos e etc). Muito provavelmente ele irá procurar na internet informações relevantes para ele e nesse momento você precisa ser encontrado. Um blog pode ser bastante útil para você, pois é aqui que você pode mostrar autoridade sobre o assunto e tirar todas as dúvidas do cliente.

Gatilho: o prospect pedir um orçamento pode ser um excelente gatilho para avançar no funil.

Sugestão: o seu cliente precisa conseguir as informações com você. Depoimentos, vídeos e portfólio podem ser úteis para ele entender que você é qualificado para entregar o produto ou serviço necessário.

Estágio Fundo de Funil

O lead está muito próximo de se tornar um cliente e o trabalho agora é entender se o preço, o prazo de entrega e outras partes da negociação se encaixam. Normalmente esse é o momento de follows-ups dos vendedores. É importante estabelecer prazos para visitas, envio de e-mails e ligações.

Gatilho: o cliente compra

Sugestão: Não force uma venda. Se o lead está demorando a responder as chamadas dos vendedores, é bem provável que ele ainda não está certo da compra e você pulou alguma etapa do funil.

Obs: Lembre-se o funil pode ser esmiuçado em várias e várias etapas, tudo depende do que seu cliente precisa saber para comprar. Você pode quebrar isso por produto, por segmento e etc.

Um material que pode te ajudar bastante é o nosso Ebook (Plano de Aquisição de Clientes), o objetivo dele é te ajudar a entender a importância do funil de vendas e como você consegue deixar suas vendas previsíveis caso tenha um fluxo de leads de qualidade e métricas de cada etapa.

O segredo

De nada adianta você montar o seu funil de vendas se não for medido a taxa de conversão de cada etapa. É assim que você descobre onde existem problemas e como soluciona-los. Por exemplo, se você colocar 1000 leads no topo do funil, quantos se tornarão clientes? Quantos passam do topo para o meio? Com essas informações você sabe onde cada taxa precisa ser melhorada.

E com essa máquina de vendas funcionando redondinha fica tudo muito previsível, você saberá quantos leads são necessários para bater a meta de vendas e etc.

O Auvo

O Auvo é uma poderosa ferramenta para te ajudar a otimizar o seu funil de vendas. Se você faz prospecção ativa de clientes com visitas você poderá medir a quantidade de leads na entrada (topo do funil), tirar pedidos de vendas pelo app, acompanhar cada reunião com relatórios de horário de entrada, saída e performance.

Se quiser testar grátis 7 dias, basta acessar:

https://www.auvo.com.br/equipes-externas

Gabriel é CEO da Auvo e já ajudou mais de 1500 empresas a aumentarem a produtividade da sua equipe de campo. Além disso gerenciou equipes externas durante 7 anos e sabe bem as dores de um gestor.