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Controle de serviços externos: 5 passos para otimização

Controle de serviços externos: 5 passos para otimização

Manter o controle de serviços externos é um enorme desafio para muitos gestores.

Darei um exemplo para que você entenda o quão desafiadora pode ser a função de um gestor de equipes externas:

Imagine que José é dono de uma empresa que presta serviços externos.

Após alguns anos de experiência em sua função, José percebe que as contas da empresa não batem.

Percebe que os números de visitas não condizem com a quilometragem informada pelos colaboradores.

Além disso, muitos clientes se manifestam insatisfeitos com os atrasos ou a demora no atendimento.

José se dá conta que é preciso ter mais controle.

Mas como controlar uma equipe tão numerosa e que não está no mesmo lugar a todo tempo? Entendemos que parece ser uma tarefa bem difícil.

Você se identifica com esse exemplo? Sabe como é difícil ter controle dos serviços externos?

Reuni 5 passos essenciais para ajudar empreendedores como José, que querem ter mais controle de serviços externos, porém, não sabem por onde começar.

E para gestores que desejam estar cientes do que acontece no seu negócio, e ao mesmo tempo, ficar longe do prejuízo.

É o que você procura?

Então, continue lendo esse artigo, e siga os seguintes passos para otimizar a sua gestão:

Passo 1 – Planejamento para controle de serviços externos

É muito importante fazer um bom planejamento para que os objetivos da empresa fiquem bem claros.

Para que exista um bom planejamento é preciso ter bastante autoconhecimento da empresa.

Você consegue saber mais sobre seu ambiente interno e externo, concorrência e fatores que possam interferir no seu negócio.

Tudo isso pode mostrar os caminhos de atendimento que a empresa deve seguir!

Além disso, um planejamento flexível permite modificações ao longo do caminho, evitando erros futuros e equilibrando as ações da empresa com seus objetivos.

Seja rigoroso com o planejamento da sua equipe! Brasileiros costumam deixar tudo para última hora, não é? Mas quando se trata de serviços externos, não dá pra improvisar!

Encontre um tempo na agenda para se planejar e planejar sua equipe!

Falando em tempo, é sobre ele o nosso segundo passo.

Passo 2 – Controle do tempo

Lembra do José? Um dos seus problemas eram os atrasos no atendimento da sua equipe, ou seja, ele e os seus colaboradores não estão tendo uma gestão do tempo eficiente.

E você, como gestor, é uma pessoa muito ocupada, não é? Não tem tempo para ter mais controle da sua equipe por causa da rotina muito atarefada.

A especialista em gestão do tempo Laura Vanderkam, disse em sua palestra no TED Talks, que temos cerca de 168 horas por semana, esse número é o resultado da quantidade de horas que temos por dia, multiplicado pela quantidade de dias.

Se você trabalha 40/50 horas por semana, logo, sobram muitas horas para as outras atividades, não é mesmo?

Entendo que no dia a dia essa simples conta parece não fazer sentido, por isso, a dica da Laura que repasso a você é: planeje sua semana.

Nada de cronometrar segundo por segundo do seu dia! O melhor caminho é planejar a semana e definir prioridades.

Quem não tem prioridades, desperdiça tempo.

Quando surge algum imprevisto em casa ou no trabalho, geralmente, o foco das pessoas está em resolver aquele problema. Por mais atarefado que você esteja, arranja um tempo para resolver aquela pendência.

Percebe que a culpa não é somente do tempo?

Por isso, planeje a semana. Defina as prioridades.

Se o trabalho estiver em grande volume, delegue tarefas! Se a tarefa pode ser feita por outra pessoa, por que não?

O controle do tempo, assim como o controle dos serviços externos da sua empresa dependem da sua dedicação!

Menos tempo no celular e de bobeira na internet podem te ajudar a ter mais foco!

Passo 3 – Hora de organizar!

O terceiro passo completa os dois primeiros. Organizar os processos é muito importante para otimizar o atendimento e assim cumprir os prazos.

Para isso, sugiro que você faça um cronograma de atividades para cada colaborador. Sim, será trabalhoso, mas vai valer a pena.

Seria interessante que esse cronograma fosse editável, para incluir ou retirar atividades quando necessário.

Por exemplo: se um colaborador terminou suas tarefas mais cedo por causa de alguma eventualidade, é possível redirecionar outra tarefa para cumprir sua jornada de trabalho, ou retirar alguma atividade, caso o colaborador precise faltar.

Existem muitos exemplos de cronogramas e templates prontos do próprio Pacote Office que podem ser muito úteis! Aproveite!

E como seria organizar os serviços externos através de metas?

Definir metas claras para equipe pode deixar o engajamento dos colaboradores cada vez alto, pois se motivados para cumpri-las, não será necessário uma fiscalização ferrenha do gestor.

Você pode definir, por exemplo, metas por tarefas. Quando uma certa quantidade de tarefas forem cumpridas por semana, mas sem perder a qualidade no atendimento, pode ser dada uma gratificação.

Ou, metas por tempo executado, ou seja, quanto tempo se gasta para a realização de determinada tarefa?

Essa meta seria interessante para ajudar a prever quanto tempo se gasta em cada tarefa para que assim seja calculado uma previsão de custos futuros, baseando-se no tempo gasto nas atividades anteriores.

Uma equipe organizada, e engajada com metas, otimiza os processos da sua empresa e se tornam imbatíveis no atendimento ao cliente.

Passo 4 – Diálogo com o cliente

De nada adianta se organizar e planejar, se a comunicação com o cliente é falha. Mantenha o diálogo!

O diálogo é a base de qualquer relacionamento, e com o cliente não seria diferente.

Quando se trata de serviços externos, principalmente se o atendimento for na casa do cliente, pode acontecer dele ter saído, ou outros tipos de imprevistos que impossibilitam o trabalho do seu colaborador.

Geralmente, esses problemas se dão por falta de diálogo.

Além disso, a falta de diálogo se reflete na imagem que o cliente tem da sua empresa!

Se na hora do atendimento, ele sempre for tratado com educação e na linguagem adequada, metade dos problemas e reclamações ficarão para trás!

É claro que sempre vai existir aquele cliente que gosta de reclamar, mas quando existe um diálogo próximo, até esses clientes poderão ser fidelizados.

Por isso, o diálogo com os clientes é primordial para otimizar o controle de serviços externos, pois, facilita os processos e deixa sua empresa cada vez mais produtiva.

Estamos quase lá! Vamos ao último passo:

Passo 5 – Automatize os processos

Desde a máquina a vapor até os aplicativos para smartphones, as inovações tecnológicas significam verdadeiras revoluções nas formas de gerir uma organização.

Com a possibilidade de informação em tempo real, as ferramentas de gestão empresarial estão cada vez mais capazes de automatizar os processos.

Tornando possível o controle da qualidade dos serviços, dos custos e também, facilitando o monitoramento.

Para empresas de serviços externos, existem plataformas feitas apenas para o segmento, com funcionalidades para controle, organização e gerenciamento de equipes externas.

Sabe aquele cronograma lá do passo 3? Ele poderia ser automatizado e modificado durante a jornada de trabalho do colaborador, sem a necessidade de voltar até a empresa! Muito mais praticidade e agilidade!

Mesmo que você, gestor, não tenha muita intimidade com as tecnologias, tente se adequar a automatização! Em breve será possível perceber os bons resultados!

Então, esses foram os 5 passos para otimizar o controle de serviços externos da sua empresa!

Que tal colocá-los em prática? Conta pra gente como está sendo a sua experiência.

Lorrayne é redatora da Auvo, responsável por criar conteúdos que ajudem os gestores a formar uma equipe externa de alta performance.

5 razões para fazer a automação da equipe de vendas externas agora mesmo

5 razões para fazer a automação da equipe de vendas externas agora mesmo

As tecnologias não param de avançar e muitas empresas estão tentando se acostumar com essas mudanças e as que trabalham com vendas também estão nessa busca de se atualizarem cada vez mais.

No mercado de vendas é necessário que você tenha bastante controle de todos os processos (compra, entrega, controle de estoque) para não ter gargalos e prejuízos no final do mês. E esse trabalho não é nem um pouco fácil de ser feito.

Por isso os empresários dessa área só tem a agradecer em relação ao desenvolvimento das tecnologias e nos auxílios que ela pode trazer.

E para que os gestores consigam ter controle sobre suas equipes de vendas externas é muito importante que haja uma automação.

Cada processo deve ser definido antecipadamente para prevenir o surgimento de problemas durante os atendimentos e vendas.

O que vamos fazer nesse post de hoje é te ajudar a entender a importância da automação da equipe de vendas externas. Confira quais são as razões:

1 – Agilidade na hora de separar e entregar os produtos:

Para tornar esse processo mais ágil é preciso que a empresa tenha uma integração bem elaborada entre um sistema de automação de força de vendas e um software de gestão (ERP´s – Planejamento dos Recursos da Empresa).

Com a junção dessas duas ferramentas você permite que o seu vendedor externo cadastre a venda em tempo real que já será enviada para o software e estará no processo de separação, aprovação, faturamento e entrega.

Essa facilidade permite que haja muito mais agilidade nas entregas e na separação de mercadorias, fazendo com que o cliente espere cada vez menos tempo para receber o produto que comprou.

Com menos tempo de entrega, sua empresa provavelmente vai alavancar bastante a quantidade de vendas.

2 – Mais confiança nos dados gerados:

Quando sua equipe de vendas externas faz as vendas de forma manual, escrevendo e gerando várias cópias em papel, há um risco muito grande de que esses dados sejam perdidos e que as vendas possam ser misturadas.

Com o uso de ferramentas digitais esse risco cai bastante pois os dados ficam arquivados na nuvem e você tem acesso sempre que precisar.

Outra vantagem de automatizar esse processo é que você pode definir algumas diretrizes a serem seguidas para que a venda possa ser concluída.

 

3 – Otimização no controle do estoque:

Usando um sistema de automação você permite que suas equipes de vendas externas tenham acesso a quantos produtos há no estoque, se há necessidade de comprar mais e quais os produtos que mais tem unidades.

Assim eles conseguem fazer uma venda muito mais eficaz e com dados precisos, sem deixar os seus cliente com dúvida de quais produtos pode pedir e em qual quantidade.

É uma ótima forma de evitar cortes inesperados em pedidos por falta de produtos em estoque.

4 – Maior organização e controle dos pedidos e dos clientes:

Fazendo a automação das equipes de vendas externas, você terá acesso a informações bastante interessantes de seus clientes.

Pois no ato da venda os colaboradores podem cadastrar dados em tempo real de seus clientes e que ficarão arquivados na ferramenta, como: número de pedidos realizados, status dos pedidos, frequência e volume de compra, relatório de visitas, preços dos produtos, estoques disponíveis e informações gerais do cliente.

Isso permite que o tempo gasto em cada cliente seja menor e que os vendedores externos atendam mais clientes e fechem mais negócios.

 

5 – Tomada de decisões com mais assertividade:

Tendo inúmeras informações sobre seus clientes e sobre as suas equipes de vendas externas, fica mais fácil tomar decisões e organizar as finanças da sua empresa.

Os gestores de equipes externas podem decidir quais produtos devem tirar de linha por não estar tendo procura, ou em qual investir mais.

Esse emaranhado de dados também permite aos próprios vendedores externos terem mais controle sobre seus atendimentos e sobre a agenda de visitas.

Quanto mais automatizado for o processo, mais benefícios a sua empresa vai ter.

Lembre-se que você pode agregar essas ferramentas à Auvo que auxilia também na gestão de suas equipes externas. A integração com outras ferramentas é possível e com certeza será de grande ajuda no controle das ações de seus colaboradores.

Se quiser conhecer mais como a Auvo trabalha, é só fazer o seu cadastro para testar grátis a ferramenta.

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Gabriel é CEO da Auvo e já ajudou mais de 1500 empresas a aumentarem a produtividade da sua equipe de campo. Além disso gerenciou equipes externas durante 7 anos e sabe bem as dores de um gestor.