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Controle de serviços externos: 5 passos para otimização

Controle de serviços externos: 5 passos para otimização

Manter o controle de serviços externos é um enorme desafio para muitos gestores.

Darei um exemplo para que você entenda o quão desafiadora pode ser a função de um gestor de equipes externas:

Imagine que José é dono de uma empresa que presta serviços externos.

Após alguns anos de experiência em sua função, José percebe que as contas da empresa não batem.

Percebe que os números de visitas não condizem com a quilometragem informada pelos colaboradores.

Além disso, muitos clientes se manifestam insatisfeitos com os atrasos ou a demora no atendimento.

José se dá conta que é preciso ter mais controle.

Mas como controlar uma equipe tão numerosa e que não está no mesmo lugar a todo tempo? Entendemos que parece ser uma tarefa bem difícil.

Você se identifica com esse exemplo? Sabe como é difícil ter controle dos serviços externos?

Reuni 5 passos essenciais para ajudar empreendedores como José, que querem ter mais controle de serviços externos, porém, não sabem por onde começar.

E para gestores que desejam estar cientes do que acontece no seu negócio, e ao mesmo tempo, ficar longe do prejuízo.

É o que você procura?

Então, continue lendo esse artigo, e siga os seguintes passos para otimizar a sua gestão:

Passo 1 – Planejamento para controle de serviços externos

É muito importante fazer um bom planejamento para que os objetivos da empresa fiquem bem claros.

Para que exista um bom planejamento é preciso ter bastante autoconhecimento da empresa.

Você consegue saber mais sobre seu ambiente interno e externo, concorrência e fatores que possam interferir no seu negócio.

Tudo isso pode mostrar os caminhos de atendimento que a empresa deve seguir!

Além disso, um planejamento flexível permite modificações ao longo do caminho, evitando erros futuros e equilibrando as ações da empresa com seus objetivos.

Seja rigoroso com o planejamento da sua equipe! Brasileiros costumam deixar tudo para última hora, não é? Mas quando se trata de serviços externos, não dá pra improvisar!

Encontre um tempo na agenda para se planejar e planejar sua equipe!

Falando em tempo, é sobre ele o nosso segundo passo.

Passo 2 – Controle do tempo

Lembra do José? Um dos seus problemas eram os atrasos no atendimento da sua equipe, ou seja, ele e os seus colaboradores não estão tendo uma gestão do tempo eficiente.

E você, como gestor, é uma pessoa muito ocupada, não é? Não tem tempo para ter mais controle da sua equipe por causa da rotina muito atarefada.

A especialista em gestão do tempo Laura Vanderkam, disse em sua palestra no TED Talks, que temos cerca de 168 horas por semana, esse número é o resultado da quantidade de horas que temos por dia, multiplicado pela quantidade de dias.

Se você trabalha 40/50 horas por semana, logo, sobram muitas horas para as outras atividades, não é mesmo?

Entendo que no dia a dia essa simples conta parece não fazer sentido, por isso, a dica da Laura que repasso a você é: planeje sua semana.

Nada de cronometrar segundo por segundo do seu dia! O melhor caminho é planejar a semana e definir prioridades.

Quem não tem prioridades, desperdiça tempo.

Quando surge algum imprevisto em casa ou no trabalho, geralmente, o foco das pessoas está em resolver aquele problema. Por mais atarefado que você esteja, arranja um tempo para resolver aquela pendência.

Percebe que a culpa não é somente do tempo?

Por isso, planeje a semana. Defina as prioridades.

Se o trabalho estiver em grande volume, delegue tarefas! Se a tarefa pode ser feita por outra pessoa, por que não?

O controle do tempo, assim como o controle dos serviços externos da sua empresa dependem da sua dedicação!

Menos tempo no celular e de bobeira na internet podem te ajudar a ter mais foco!

Passo 3 – Hora de organizar!

O terceiro passo completa os dois primeiros. Organizar os processos é muito importante para otimizar o atendimento e assim cumprir os prazos.

Para isso, sugiro que você faça um cronograma de atividades para cada colaborador. Sim, será trabalhoso, mas vai valer a pena.

Seria interessante que esse cronograma fosse editável, para incluir ou retirar atividades quando necessário.

Por exemplo: se um colaborador terminou suas tarefas mais cedo por causa de alguma eventualidade, é possível redirecionar outra tarefa para cumprir sua jornada de trabalho, ou retirar alguma atividade, caso o colaborador precise faltar.

Existem muitos exemplos de cronogramas e templates prontos do próprio Pacote Office que podem ser muito úteis! Aproveite!

E como seria organizar os serviços externos através de metas?

Definir metas claras para equipe pode deixar o engajamento dos colaboradores cada vez alto, pois se motivados para cumpri-las, não será necessário uma fiscalização ferrenha do gestor.

Você pode definir, por exemplo, metas por tarefas. Quando uma certa quantidade de tarefas forem cumpridas por semana, mas sem perder a qualidade no atendimento, pode ser dada uma gratificação.

Ou, metas por tempo executado, ou seja, quanto tempo se gasta para a realização de determinada tarefa?

Essa meta seria interessante para ajudar a prever quanto tempo se gasta em cada tarefa para que assim seja calculado uma previsão de custos futuros, baseando-se no tempo gasto nas atividades anteriores.

Uma equipe organizada, e engajada com metas, otimiza os processos da sua empresa e se tornam imbatíveis no atendimento ao cliente.

Passo 4 – Diálogo com o cliente

De nada adianta se organizar e planejar, se a comunicação com o cliente é falha. Mantenha o diálogo!

O diálogo é a base de qualquer relacionamento, e com o cliente não seria diferente.

Quando se trata de serviços externos, principalmente se o atendimento for na casa do cliente, pode acontecer dele ter saído, ou outros tipos de imprevistos que impossibilitam o trabalho do seu colaborador.

Geralmente, esses problemas se dão por falta de diálogo.

Além disso, a falta de diálogo se reflete na imagem que o cliente tem da sua empresa!

Se na hora do atendimento, ele sempre for tratado com educação e na linguagem adequada, metade dos problemas e reclamações ficarão para trás!

É claro que sempre vai existir aquele cliente que gosta de reclamar, mas quando existe um diálogo próximo, até esses clientes poderão ser fidelizados.

Por isso, o diálogo com os clientes é primordial para otimizar o controle de serviços externos, pois, facilita os processos e deixa sua empresa cada vez mais produtiva.

Estamos quase lá! Vamos ao último passo:

Passo 5 – Automatize os processos

Desde a máquina a vapor até os aplicativos para smartphones, as inovações tecnológicas significam verdadeiras revoluções nas formas de gerir uma organização.

Com a possibilidade de informação em tempo real, as ferramentas de gestão empresarial estão cada vez mais capazes de automatizar os processos.

Tornando possível o controle da qualidade dos serviços, dos custos e também, facilitando o monitoramento.

Para empresas de serviços externos, existem plataformas feitas apenas para o segmento, com funcionalidades para controle, organização e gerenciamento de equipes externas.

Sabe aquele cronograma lá do passo 3? Ele poderia ser automatizado e modificado durante a jornada de trabalho do colaborador, sem a necessidade de voltar até a empresa! Muito mais praticidade e agilidade!

Mesmo que você, gestor, não tenha muita intimidade com as tecnologias, tente se adequar a automatização! Em breve será possível perceber os bons resultados!

Então, esses foram os 5 passos para otimizar o controle de serviços externos da sua empresa!

Que tal colocá-los em prática? Conta pra gente como está sendo a sua experiência.

Lorrayne é redatora da Auvo, responsável por criar conteúdos que ajudem os gestores a formar uma equipe externa de alta performance.

7 sinais de que chegou a hora de investir em um gerenciador de equipes externas

7 sinais de que chegou a hora de investir em um gerenciador de equipes externas

Gerenciar equipes não é fácil, quando se trata de equipes externas a tarefa se torna muito mais difícil pelo simples fato de você não estar em contato com o colaborador o tempo todo, dificulta acompanhar os resultados e cobrar mais empenho.

Abaixo vou listar 7 motivos para que você comece a procurar (urgentemente) um software de gestão de equipes externas.

1 – Seus clientes estão reclamando do serviço prestado?

Vou começar por este, pois ele é o sintoma mais óbvio de todos. Se quem paga as contas (seu cliente) está reclamando é porque algo está errado.

Pessoas desmotivadas costumam fazer corpo mole, executar a tarefa pela metade, chegam atrasadas ou até mesmo não vão nas visitas.

Isso causa uma série de problemas pois acarreta perca de receita com o tempo, queima o nome da empresa no mercado e pode te levar a perder o emprego.

2 – Você acha que seu funcionário está fazendo atividades paralelas?

Todos sabemos o quanto funcionários pouco comprometidos podem te deixar na mão nos momentos cruciais. É comum que pessoas que trabalhem na rua normalmente pensem que estão mais “livres” e que podem dar as famosas escapadinhas.

Já cheguei a presenciar colaboradores que tinham uma atividade comercial paralela no horário de trabalho.

3 – Você não consegue medir a produtividade de sua equipe?

Você tem apenas uma impressão de quem são seus colaboradores mais motivados e produtivos? Não possui ferramentas para medir quais fazem mais visitas, convertem em vendas e dão mais resultado?

Se você não possui dados consistentes sobre produtividade, você precisa de um software de gestão de equipes.

4 – Os custos do departamento estão cada vez maiores?

Os custos do departamento estão aumentando e você não sabe bem o que está acontecendo? O custo com combustível, visitas entre outros aumentaram e os resultados continuam os mesmos?

Você precisa gerenciar de forma mais organizada como eles estão gastando os recursos do departamento.

5 – Você utiliza papeis e planilhas para organizar sua equipe?

Se em pleno 2015 você ainda utiliza uma infinidade de papeis e pastas para organizar o fluxo de trabalho da sua equipe, algo está errado.

Além de ser uma prática contra o meio ambiente é muito pouco produtiva, já que qualquer pessoa pode ter acesso a estes documentos, você pode perde-los dentre uma série de outros problemas.

O mundo caminhou para a era digital, você não pode ficar de fora disso.

6 – Sua equipe está tendo muito retrabalho?

Você percebe que a cada visita que alguns colaboradores fazem é necessário voltar lá para resolver novamente o problema?

Isso gera desconforto com o cliente, aumenta os custos e atrapalha a agenda do colaborador? Isso pode ser facilmente resolvido com um software de gestão de equipes.

7 – Você tem dificuldades de organizar a agenda do colaborador?

Você não sabe como otimizar os atendimentos e visitas comerciais e a agenda do colaborador fica uma bagunça? Ele apenas apaga incêndios e você acha que ele poderia estar sendo mais produtivo?

Solução

 

Para todos estes problemas você tem uma solução grátis para resolve-los.

Com o Auvo você sabe em tempo real a localização dos colaboradores, agenda tarefas, organiza a agenda deles digitalmente, acompanha cada atividade, substitui a ordem de serviço, tem relatórios de produtividade e consegue organizar sua equipe para ser muito mais eficiente.

O Auvo é uma plataforma na nuvem que armazena todos os seus dados de forma segura e criptografada além de instalar um aplicativo no smartphone do seu colaborador o que não faz a necessidade de nenhum investimento extra.

Você pode fazer seu cadastro grátis aqui: www.auvo.com.br.br

Gabriel é CEO da Auvo e já ajudou mais de 1500 empresas a aumentarem a produtividade da sua equipe de campo. Além disso gerenciou equipes externas durante 7 anos e sabe bem as dores de um gestor.