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Trabalho externo: os desafios do controle de jornada

Trabalho externo: os desafios do controle de jornada

Ao gerir uma equipe de trabalho externo, manter o controle da jornada é um pouco difícil, não é?

Ter controle dos horários fielmente compatíveis com as atividades executadas pelas equipes, manter a produtividade e ainda, os custos causados por elas, é um desafio e tanto.

Neste artigo, mostrarei os desafios do controle da jornada de trabalho externo e a importância desse controle para o futuro do seu negócio.

Mas antes, vamos esclarecer o que é considerado trabalho externo, para que você entenda como a lei brasileira trata esse tipo de trabalho.

O que é trabalho externo?

Trabalho externo, segundo o artigo 62 da CLT, são as atividades feitas por trabalhadores externos nas quais não são compatíveis com a fixação do horário de trabalho.

Devendo ter essa condição descrita em suas Carteiras de Trabalho, registro de empregados e também na Previdência Social.

Ou seja, trabalho externo não é o mesmo que trabalho remoto ou home office, que são tipos de trabalhos dependentes da utilização da tecnologia de informação.

O trabalho externo se relaciona com vendas, consultorias, manutenção, representantes comerciais, promotores de trade marketing, ou seja, atividades que não dependem da tecnologia, mas que podem utilizá-la para controle e gerenciamento.

Percebe a diferença? É desse tipo de trabalho que estou falando.

Agora, vamos aos desafios de controlar a jornada de colaboradores que possuem atividades em campo, e o quão importante isso pode ser para uma gestão de equipes eficiente.

Os desafios do controle de jornada

Quando as leis trabalhistas foram criadas, por volta de 1940, os trabalhadores externos não tinham como comprovar suas horas de trabalho, e o gestor possuía menos controle ainda do que acontecia no dia a dia de seus colaboradores.

Tudo isso por que não havia outra forma de registro a não ser um papel, no qual o próprio trabalhador registrava a quantidade de tempo que gastava em cada visita que realizava.

Na atualidade, com tantos avanços tecnológicos, é possível registrar horários através de vários recursos que cabem nos smartphones dos colaboradores.

Porém, ainda hoje, muitas organizações controlam os horários de seus trabalhadores externos à moda antiga: com registro no papel.

Isso pode causar muitos problemas para sua organização!

Esses problemas podem prejudicar não só a produtividade dos funcionários, mas também o financeiro da sua empresa! Por isso, é importante ficar atento!

Listei alguns desses desafios para você saber se eles já batem à porta da sua empresa, e também a importância de enfrentá-los encontrando o melhor caminho de gestão.

Acesso limitado às informações

Uma das dificuldades da falta de controle da jornada de trabalho externo é o acesso limitado às informações.

Por passar muito tempo fora da sede da empresa, dificilmente o gestor sabe da rotina real desse colaborador, e acaba contabilizando horas retroativas, ou até fazendo pagamentos de horas extras que não tinha conhecimento.

E quando o gestor torna obrigatória as idas e vindas desse funcionário à empresa para prestação de contas, ou para buscar uma nova ordem de serviço, acaba perdendo muito tempo.

Ou seja, é um desafio muito grande!

É importante lembrar que as informações trazidas por seus colaboradores são essenciais para o futuro do seu negócio.

Informações sobre a qualidade do atendimento, se os clientes estão satisfeitos com os seus serviços, quanto tempo demora para o atendimento, tudo isso forma um grande banco de dados que pode servir para ajustes de atendimento e até como medida de produtividade de seus colaboradores.

Por isso, o contato com o seu colaborador e o feedback dos atendimentos é tão importante! Porém, é preciso fazer isso de forma otimizada.

Falando em produtividade, a capacidade de produção da sua equipe externa também pode ser um desafio caso o controle da jornada não seja feito da maneira correta.

A capacidade produtiva da equipe

Quantas visitas por dia o seu colaborador é capaz de fazer? Já se fez essa pergunta?

É de extrema importância ter noções claras da capacidade de produção do seu colaborador, e com a falta de controle da jornada, isso é praticamente impossível de ser contabilizado.

Sabe por quê? Digamos que o controle da jornada do seu colaborador externo seja feito por papel.

Ele preenche a hora que começou o atendimento e a hora que terminou.

Você, como um gestor atento, percebe que ele faz x visitas em certa quantidade de dias, e assim, faz o seu planejamento mensal/semanal baseando-se nisso.

Mas, caso seu colaborador tenha informado algumas horas a mais do que ele realmente gastaria, muitas visitas poderiam ter sido feitas, pois, a estimativa de tempo foi realizada de forma incorreta.

Percebe como ter mais controle da jornada é tão importante?

Principalmente, a de trabalho externo, pois, a capacidade de produção do seu colaborador afeta na qualidade do atendimento, no tempo de atendimento e consequentemente nos custos.

Falando em custo, é sobre ele o nosso último desafio.

Os custos de operação

Ter controle sobre o custo de operação é muito importante para melhorar o planejamento, e também a gestão das equipes externas.

O custo de operação é a média de gasto por atendimento que a empresa realizar, ou seja, os gastos de combustível, salário, reembolso de quilômetros rodados, entre outros gastos, por visita que for feita.

Para que seja possível realizar esse controle dos custos de operação, é preciso saber quanto a empresa gasta por hora trabalhada daquele colaborador, certo?

E como podemos fazer isso?

Controlando com mais eficiência a jornada desse colaborador. Pois, ao saber o tempo que é gasto em cada visita, é possível prever quantas visitas serão realizadas e também o custo que as próximas visitas irão gerar.

Com um controle de jornada automatizado é possível, ainda, fazer mais visitas com menor custo!

Por exemplo: sabendo o tempo assertivo das visitas é possível melhorar o planejamento, incluindo um número maior de visitas de prevenção, e melhorando o relacionamento com o cliente.

Se na sua empresa, o número de visitas tem diminuído, enquanto o custo das visitas só tem aumentado, pode ser que o controle de tempo, produtividade e custo do trabalho externo não está calculado da maneira correta.

Será preciso rever as horas da jornada de trabalho!

Fique atento a esses aspectos da sua gestão, pois, com um maior controle da jornada da sua equipe externa, ela tem tudo para se tornar de alta performance!

Como vencer os desafios?

Os desafios são grandes, mas existem soluções mais práticas do que você imagina!

A justiça brasileira, ao cuidar de muitas causas trabalhistas a respeito de horas trabalhadas, considera a tecnologia como solução para o controle de horas e ponto.

Por que não usar a tecnologia também para o controle de jornada?

Com toda certeza, seus colaboradores externos já utilizam alguma ferramenta tecnológica para fazer suas atividades diárias, seja notebook, smartphone, tablet, enfim, as possibilidades são infinitas.

Aproveite as tecnologias que seus colaboradores já estão habituados para ter mais conhecimento das horas trabalhadas, e assim, solucionar os desafios de produtividade e também de custos!

Como você tem controlado a jornada da sua equipe de trabalho externo? Tem vencido esses desafios? Conta pra gente!

Lorrayne é redatora da Auvo, responsável por criar conteúdos que ajudem os gestores a formar uma equipe externa de alta performance.

Meu funcionário externo não aceita ser monitorado. O que devo fazer?

Meu funcionário externo não aceita ser monitorado. O que devo fazer?

Gerenciar pessoas nunca é fácil e a gestão da equipe externas pode ser extremamente complicada e complexa.

Colaboradores que muitas vezes estão em outras cidades e Estados geram despesas, problemas e muitas vezes poucos resultados.

Uma solução bastante procurada por gerentes é o monitoramento do colaborador. Saber onde ele está em tempo real, organizar as atividades e acompanhar a rotina de trabalho é uma das formas encontradas para diminuir os riscos e manter a operação funcionando.

O grande problema é que muitos colaboradores não aceitam ser monitorados. Alegam que isso fere a privacidade deles e que não aceitam usar esse tipo de tecnologia e muitas vezes eles vencem a queda de braço, já que contratar uma nova equipe e treina-la é muito caro e trabalhoso.

Mas será que faz sentido toda essa repulsa a um sistema de monitoramento? Ou muitas das vezes o colaborador não está se dedicando como deveria e quer se manter na zona de conforto?

É bem possível. Por isso pense bem, quanto custa manter um colaborador que não se dedica ao máximo ao longo de um ano?

Por isso vou listar 3 maneiras de você implantar um sistema desse em sua equipe.

1 – Quem não deve não teme

Pode parecer óbvio, mas muita gente não leva isso em conta. Se o seu colaborador não quer ser monitorado algo ele está escondendo.

Pode não ser nada de muito grave, mas a produtividade dele está comprometida.

Por isso tenha uma conversa franca com seus comandados, mostre que você valoriza quem se dedica ao trabalho e que a confiança será estabelecida a partir do momento que todos se dedicarem integralmente ao trabalho.

Isso fará toda a diferença. Mas tome cuidado, eles precisam saber que você valoriza quem se dedica e não tem “medo” de possíveis saídas.

Se o funcionário é comprometido com o trabalho, ele não possui motivos para não aceitar ser monitorado. E acredite a maioria trabalha de forma correta.

2 – O sistema é bom para o próprio colaborador

Trabalhar com um sistema que otimiza o seu trabalho, te dá oportunidade de preencher menos relatórios, organiza sua agenda e seu fluxo de trabalho não pode ser ruim.

Se a sua equipe for comercial o sistema representa para ele muito mais vendas e consequentemente comissões maiores. Se a equipe for técnica, é muito mais fácil para o colaborador mostrar “trabalho” para o gestor e consequentemente ser muito mais valorizado.

Ou seja, o colaborador só ganha com o uso de um sistema de gestão de equipes externas, além disso o monitoramento da mais segurança para colaboradores que estão na rua.

Só observe se o sistema possui dispositivos de segurança, por exemplo se ele garante que você possa configurar o horário que prefere fazer o monitoramento.

Isso previne ações trabalhistas e garante a privacidade do colaborador no horário de descanso.

3 – Facilidade na comunicação

Pro seu colaborador a comunicação com a base é um problema, acredite. Muitas vezes ele pode estar com alguma dúvida ou problema no cliente e não sabe como proceder da melhor maneira. Isso além de gerar stress gera reclamações por parte dos clientes.

Com um sistema de acompanhamento em tempo real o colaborador pode tirar qualquer dúvida in loco e resolver todos os problemas com o auxilio do gestor.

Isso além de trazer mais confiança, diminui os custos.

Conclusão

É essencial que seu colaborador entenda que a ferramenta é um auxílio para o trabalho.

E lembre-se, implante a meritocracia na sua equipe, ela é essencial para qualquer novo projeto que você inicie. Você pode saber mais sobre meritocracia clicando aqui.

O Auvo é um sistema completo de gestão de equipes externas, com ele você sabe em tempo real a localização de seus funcionários, organiza a agenda deles e faz o acompanhamento de cada atividade.

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Gabriel é CEO da Auvo e já ajudou mais de 1500 empresas a aumentarem a produtividade da sua equipe de campo. Além disso gerenciou equipes externas durante 7 anos e sabe bem as dores de um gestor.