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Controle de serviços externos: 5 passos para otimização

Controle de serviços externos: 5 passos para otimização

Manter o controle de serviços externos é um enorme desafio para muitos gestores.

Darei um exemplo para que você entenda o quão desafiadora pode ser a função de um gestor de equipes externas:

Imagine que José é dono de uma empresa que presta serviços externos.

Após alguns anos de experiência em sua função, José percebe que as contas da empresa não batem.

Percebe que os números de visitas não condizem com a quilometragem informada pelos colaboradores.

Além disso, muitos clientes se manifestam insatisfeitos com os atrasos ou a demora no atendimento.

José se dá conta que é preciso ter mais controle.

Mas como controlar uma equipe tão numerosa e que não está no mesmo lugar a todo tempo? Entendemos que parece ser uma tarefa bem difícil.

Você se identifica com esse exemplo? Sabe como é difícil ter controle dos serviços externos?

Reuni 5 passos essenciais para ajudar empreendedores como José, que querem ter mais controle de serviços externos, porém, não sabem por onde começar.

E para gestores que desejam estar cientes do que acontece no seu negócio, e ao mesmo tempo, ficar longe do prejuízo.

É o que você procura?

Então, continue lendo esse artigo, e siga os seguintes passos para otimizar a sua gestão:

Passo 1 – Planejamento para controle de serviços externos

É muito importante fazer um bom planejamento para que os objetivos da empresa fiquem bem claros.

Para que exista um bom planejamento é preciso ter bastante autoconhecimento da empresa.

Você consegue saber mais sobre seu ambiente interno e externo, concorrência e fatores que possam interferir no seu negócio.

Tudo isso pode mostrar os caminhos de atendimento que a empresa deve seguir!

Além disso, um planejamento flexível permite modificações ao longo do caminho, evitando erros futuros e equilibrando as ações da empresa com seus objetivos.

Seja rigoroso com o planejamento da sua equipe! Brasileiros costumam deixar tudo para última hora, não é? Mas quando se trata de serviços externos, não dá pra improvisar!

Encontre um tempo na agenda para se planejar e planejar sua equipe!

Falando em tempo, é sobre ele o nosso segundo passo.

Passo 2 – Controle do tempo

Lembra do José? Um dos seus problemas eram os atrasos no atendimento da sua equipe, ou seja, ele e os seus colaboradores não estão tendo uma gestão do tempo eficiente.

E você, como gestor, é uma pessoa muito ocupada, não é? Não tem tempo para ter mais controle da sua equipe por causa da rotina muito atarefada.

A especialista em gestão do tempo Laura Vanderkam, disse em sua palestra no TED Talks, que temos cerca de 168 horas por semana, esse número é o resultado da quantidade de horas que temos por dia, multiplicado pela quantidade de dias.

Se você trabalha 40/50 horas por semana, logo, sobram muitas horas para as outras atividades, não é mesmo?

Entendo que no dia a dia essa simples conta parece não fazer sentido, por isso, a dica da Laura que repasso a você é: planeje sua semana.

Nada de cronometrar segundo por segundo do seu dia! O melhor caminho é planejar a semana e definir prioridades.

Quem não tem prioridades, desperdiça tempo.

Quando surge algum imprevisto em casa ou no trabalho, geralmente, o foco das pessoas está em resolver aquele problema. Por mais atarefado que você esteja, arranja um tempo para resolver aquela pendência.

Percebe que a culpa não é somente do tempo?

Por isso, planeje a semana. Defina as prioridades.

Se o trabalho estiver em grande volume, delegue tarefas! Se a tarefa pode ser feita por outra pessoa, por que não?

O controle do tempo, assim como o controle dos serviços externos da sua empresa dependem da sua dedicação!

Menos tempo no celular e de bobeira na internet podem te ajudar a ter mais foco!

Passo 3 – Hora de organizar!

O terceiro passo completa os dois primeiros. Organizar os processos é muito importante para otimizar o atendimento e assim cumprir os prazos.

Para isso, sugiro que você faça um cronograma de atividades para cada colaborador. Sim, será trabalhoso, mas vai valer a pena.

Seria interessante que esse cronograma fosse editável, para incluir ou retirar atividades quando necessário.

Por exemplo: se um colaborador terminou suas tarefas mais cedo por causa de alguma eventualidade, é possível redirecionar outra tarefa para cumprir sua jornada de trabalho, ou retirar alguma atividade, caso o colaborador precise faltar.

Existem muitos exemplos de cronogramas e templates prontos do próprio Pacote Office que podem ser muito úteis! Aproveite!

E como seria organizar os serviços externos através de metas?

Definir metas claras para equipe pode deixar o engajamento dos colaboradores cada vez alto, pois se motivados para cumpri-las, não será necessário uma fiscalização ferrenha do gestor.

Você pode definir, por exemplo, metas por tarefas. Quando uma certa quantidade de tarefas forem cumpridas por semana, mas sem perder a qualidade no atendimento, pode ser dada uma gratificação.

Ou, metas por tempo executado, ou seja, quanto tempo se gasta para a realização de determinada tarefa?

Essa meta seria interessante para ajudar a prever quanto tempo se gasta em cada tarefa para que assim seja calculado uma previsão de custos futuros, baseando-se no tempo gasto nas atividades anteriores.

Uma equipe organizada, e engajada com metas, otimiza os processos da sua empresa e se tornam imbatíveis no atendimento ao cliente.

Passo 4 – Diálogo com o cliente

De nada adianta se organizar e planejar, se a comunicação com o cliente é falha. Mantenha o diálogo!

O diálogo é a base de qualquer relacionamento, e com o cliente não seria diferente.

Quando se trata de serviços externos, principalmente se o atendimento for na casa do cliente, pode acontecer dele ter saído, ou outros tipos de imprevistos que impossibilitam o trabalho do seu colaborador.

Geralmente, esses problemas se dão por falta de diálogo.

Além disso, a falta de diálogo se reflete na imagem que o cliente tem da sua empresa!

Se na hora do atendimento, ele sempre for tratado com educação e na linguagem adequada, metade dos problemas e reclamações ficarão para trás!

É claro que sempre vai existir aquele cliente que gosta de reclamar, mas quando existe um diálogo próximo, até esses clientes poderão ser fidelizados.

Por isso, o diálogo com os clientes é primordial para otimizar o controle de serviços externos, pois, facilita os processos e deixa sua empresa cada vez mais produtiva.

Estamos quase lá! Vamos ao último passo:

Passo 5 – Automatize os processos

Desde a máquina a vapor até os aplicativos para smartphones, as inovações tecnológicas significam verdadeiras revoluções nas formas de gerir uma organização.

Com a possibilidade de informação em tempo real, as ferramentas de gestão empresarial estão cada vez mais capazes de automatizar os processos.

Tornando possível o controle da qualidade dos serviços, dos custos e também, facilitando o monitoramento.

Para empresas de serviços externos, existem plataformas feitas apenas para o segmento, com funcionalidades para controle, organização e gerenciamento de equipes externas.

Sabe aquele cronograma lá do passo 3? Ele poderia ser automatizado e modificado durante a jornada de trabalho do colaborador, sem a necessidade de voltar até a empresa! Muito mais praticidade e agilidade!

Mesmo que você, gestor, não tenha muita intimidade com as tecnologias, tente se adequar a automatização! Em breve será possível perceber os bons resultados!

Então, esses foram os 5 passos para otimizar o controle de serviços externos da sua empresa!

Que tal colocá-los em prática? Conta pra gente como está sendo a sua experiência.

Lorrayne é redatora da Auvo, responsável por criar conteúdos que ajudem os gestores a formar uma equipe externa de alta performance.

Está na hora de investir em um software de gestão de equipes externas?

Está na hora de investir em um software de gestão de equipes externas?

Um dos maiores problemas enfrentados por gestores de equipes externas é saber se é a hora ou não de investir em software de gestão de equipes externas.

Vamos tocar em um tema delicado, afinal, todos nós sabemos que falar em investimento nos dias de hoje não é um assunto fácil.

Pensando nisso, resolvi escrever esse artigo especialmente para você, gestor, que ainda está em dúvida se deve ou não investir em um software que te ajude na gestão das suas equipes externas.

Assim, criamos um pequeno guia para você conseguir, de uma vez por todas, identificar as necessidades que possui e decidir se é a hora certa de investir.

Confira abaixo a lista. Vamos lá?

#1 Como você roteiriza sua equipe externa?

Muitas empresas pecam por não criar roteiros para cada membro da equipe externa e acabam tendo um gasto muito grande com combustível e perdem chances de atender possíveis clientes.

Isso acontece na sua empresa? Se sim, esse é o primeiro motivo para investir em um software de gestão de equipes externas.

Com um roteiro bem feito e analisando os clientes de cada região, você consegue direcionar os colaboradores certos para atender cada tipo de cliente.

Com isso você ganha tempo, os colaboradores conseguem passar mais tempo em cada cliente e gastam menos combustível por estarem atendendo uma região só e não clientes espalhados por toda a cidade.

Com um roteiro em mãos e atualizações via GPS, você pode saber quando e quem o seu funcionário está atendendo.

Quando você investe em um aplicativo, como o Auvo, traçar rotas para cada colaborador e acompanhá-las fica muito mais fácil.

Afinal, os gestores conseguem selecionar as melhores rotas para as diferentes equipes, que atendem diferentes pontos ou regiões. Além de ter autonomia para cobrar da sua equipe, caso as visitas, designadas antecipadamente, não aconteçam.

E caso o colaborador tenha terminado todas as suas tarefas, o gestor conseguirá agendar novas tarefas a partir da localização em que ele se encontra. Assim economiza tempo e combustível.

Tudo isso pode ser feito a partir do aplicativo ou do acesso pela web. O gestor pode escolher a forma mais fácil!

#2 Papelada acumulada no seu escritório?

Ser sustentável no mundo de hoje é necessário e a sua empresa não deve ser diferente.

Sabe quando você se dá conta que a maioria dos papéis que estão em sua mesa não são úteis e muitos você nem sabe de onde vieram?

Tudo bem, eu entendo que há documentos que são impossíveis de digitalizar. Mas se você nota que toda essa papelada começa a incomodar e ocupar muito espaço, o que gera custos desnecessários, está na hora de muda.

Tendo um software para gestão de equipes externas, você conseguirá diminuir as papeladas enormes que cada colaborador acaba criando em cada visita que ele faz.

Com uma ferramenta, como o Auvo, você consegue cadastrar as tarefas no aplicativo e acaba com a necessidade de ficar criando várias ordens de serviços em papel a cada visita aos clientes.

Assim você evita a necessidade de imprimir várias vias dos documentos que são necessários.

Menos papel e mais tecnologia! 😉

#3 Como você planeja os atendimentos da sua equipe externa?

Provavelmente você deve colocar tudo no papel ou em uma planilha do excel. E você já sabe que o uso excessivo de papel na sua empresa não é nada legal, não é?

Fazendo o planejamento dessa forma, você acaba perdendo muito tempo procurando quem está atendendo qual cliente e em que dia.

No software você consegue ter uma visão mais abrangente desse planejamento, podendo medir a produtividade de cada colaborador e de cada equipe.

Você pode conferir também se as tarefas foram concluídas e o que falta ser feito no dia, na semana e até no mês.

Se você não possui um software que te ajude com isso, provavelmente, tem que confiar e torcer para que a visita tenha sido realizada e que o atendimento tenha sido bom e efetivo.

E como você saberá se seu técnico está fazendo um bom serviço, se você não possui referências, críticas e opiniões?

Quando você possui um sistema que te permite fazer a pesquisa de satisfação do seu cliente, saber sobre como foi o atendimento prestado fica ainda mais fácil e é muito útil.

Quando o relatório pode ser personalizado pelo gestor, onde ele pode fazer as perguntas da sua preferência, as melhoras podem ser bem maiores.

Com o planejamento mais otimizado você consegue prever, com mais convicção, os custos e os ganhos que você tem com a sua equipe.

A gestão de equipes externas acontece melhor quando você consegue organizar os atendimentos feitos e os que ainda serão concluídos.  

controle de chamados técnicos

#4  Relatórios de custos com dados reais

Muitos gestores de equipes externas sofrem com os gastos de seus colaboradores e não sabem de onde esses gastos estão vindo, tampouco como reduzi-los.

Muitas vezes o que acontece é que o colaborador fala que gastou uma quantia a mais para poder ganhar um reembolso maior.

E, pela falta de controle dos gastos de cada colaborador, a empresa acaba levando prejuízo. E, ainda, sem saber realmente quem o causou.

Mas como isso pode ser resolvido com softwares de gestão de equipes externas?

Neste tipo de software os colaboradores conseguem lançar em tempo real os comprovantes de todos os gastos que teve através de fotos dos comprovantes. Ou seja, aquele gasto é comprovado pelo colaborador que realizou a tarefa.

Os colaboradores podem publicar em tempo real fotos e dados sobre cada atendimento que fizeram durante o dia.

Assim, no final de cada semana ou mês, o gerente da equipe pode emitir um relatório dos gastos de cada colaborador e repassar um reembolso de despesas mais correto.

Além disso, ele pode emitir relatórios dos gastos por equipe ou por tempo (seja por dia, semana ou mês).

Controlar os gatos de equipes externas pode ser bem mais fácil e com mais confiabilidade dessa maneira.

#5 Como saber o tempo que o seu colaborador passa no cliente?

E como você sabe se ele foi em todos os clientes que ele deveria visitar?

Se ainda não tem um software para gerenciar todas essas informações, provavelmente tem que confiar na palavra de cada colaborador.

E é muito mais efetivo você ter um controle em tempo real de cada tarefa realizada e de cada visita. Concorda comigo?

Com o software você consegue controlar em tempo real o início e o final de cada atendimento.  Podendo também definir o preço da hora trabalhada para ter uma ideia do custo de cada funcionário.

Com o relatório de tarefas finalizadas você também terá como saber qual colaborador está sendo mais produtivo e poderá até propor premiações.

Por exemplo, quando você possui um, ou mais colaboradores, que possuem uma produtividade muito boa, ele pode servir de referência.

Quando você dá um incentivo a mais, consegue fazer com que os seus colaboradores trabalhem com mais vontade e dedicação.

#6 Controle mais próximo das atividades dos colaboradores

Uma função bastante interessante dos softwares de gestão de equipes externas é o chat online.

Ele permite que os gestores entrem em contato com seus colaboradores em tempo real, inclusive enquanto estiverem atendendo um cliente.

Essa é uma ótima maneira de aproximar os gestores dos colaboradores e manter um contato mais direto e rápido.

Por exemplo, caso o colaborador esteja demorando a chegar no cliente, o gerente pode questioná-lo sobre o atraso ou o colaborador pode avisá-lo com antecedência.

Se o colaborador tiver uma dúvida sobre o atendimento, por exemplo, pode entrar em contato direto com o gestor. Sem complicações.

Com a funcionalidade do chat online o gestor também consegue conversar e passar novas informações para os seus colaboradores em tempo real, como direcionar novas rotas ou clientes. 

Considerações Finais

Quando você faz a gestão de equipes externas sem um software para auxiliar, é praticamente impossível levantar dados tão precisos e em tempo real das atividades dos seus colaboradores.

Por todos esses motivos (e vários outros que você encontra em materiais no nosso blog), você consegue saber, exatamente, se está na hora de investir em um software de gestão de equipes externas.

Se é de inovação, crescimento previsível e colaboradores engajados e produtivos que a sua empresa necessita, não perca tempo e adote um sistema para te ajudar a crescer ainda mais!

Isadora é redatora da Auvo, responsável por criar conteúdos ricos para ajudar gestores de todo o Brasil a aumentar a produtividade das suas equipes de campo.

Saiba como criar um planejamento de vendas de sucesso para 2017

Saiba como criar um planejamento de vendas de sucesso para 2017

O final de ano está chegando e os gestores das empresas já começaram a pensar no que fazer em 2017 para superar a crise desse ano de 2016 e alcançar resultados cada vez melhores.

Para as empresas que trabalham com vendas, fazer um planejamento não só é necessário como pode ser o diferencial na hora de fechar mais negócios nesse novo ano que está quase chegando.

A área comercial da sua empresa com certeza vai agradecer se você fizer um planejamento de vendas bem completo.

Ter um plano de ações para a área comercial é muito importante para definir as metas dos próximos meses, distribuir as tarefas entre os colaboradores certos, otimizar o foco da equipe externa de vendas e melhorar a prospecção dessa mesma equipe.

É bom envolver o time de vendas na criação desse planejamento, pois são eles que lidam no dia a dia com os atendimentos e com as vendas na prática.

Eles podem dar um feedback bem mais completo, pois lida com os clientes o tempo todo e conhece suas dores e reclamações mais do que ninguém. Confira aqui com a gente como montar um planejamento de vendas efetivo e com foco em resultados melhores:

1 – Defina os objetivos e planos de ação:

Esse deve ser um trabalho feito em equipe. Todos da área comercial devem participar e cada um tentar apresentar novas ideias e propor soluções para os problemas que as equipes de vendas enfrentam na hora de concluir as negociações.

Feito isso, as melhores ideias devem ser escolhidas e a partir daí, os gestores podem começar a definir as principais metas. Lembrando que essas metas devem ser alcançáveis, se não pode gerar um efeito contrário e deixar a equipe de vendedores desanimada.

 

2 – Estudar e compreender o público-alvo e os concorrentes:

Aqui a ação que deve ser feita pelos gestores é de pesquisar e tentar compreender de verdade quem é o público-alvo da sua empresa e quais são as suas dores, o que eles precisam que seja resolvido. Definiu quem é o seu público-alvo?

Então agora você vai descobrir como o seu produto pode ajudá-lo e como você vai chegar nessas pessoas.

É uma boa ideia estudar também o que os concorrentes costumam fazer para compreender de forma mais macro como é o mercado em que atua. Com esses dados o seu planejamento de vendas será bem mais completo.

3 – Montar um checklist de atendimento para a equipe externa:

Faz parte do planejamento de vendas, direcionar quais serão as ações de cada equipe dessa área da empresa. Na área comercial temos equipes de gestores e de vendedores, tanto externos quanto internos.

É mais do que justo que todos saibam quais são os planejamentos e qual função deve exercer para que ele dê certo.

Trazer as equipes de vendedores mais próximas dos gestores pode ajudá-los a ter mais determinação e vontade para trazer resultados cada vez melhores.

4 – Monte um cronograma de metas:

Estabeleça datas para o cumprimento das metas. Algumas empresas fazem semanalmente, outras fazem mensalmente e algumas até semestralmente.

O que você deve prestar atenção aqui é o que pode ser melhor para o seu modelo de empresa.

Como estamos falando de planejamento de vendas, é interessante tentar manter metas mensais e trimestrais para poder controlar os resultados e fazer mudanças no planejamento quando forem necessárias.

5 – Apresente o planejamento de vendas para as equipes envolvidas:

Está com o planejamento de vendas pronto? Já definiu tudo o que precisava?

Então agora o próximo passo é mostrar para todas as pessoas envolvidas, principalmente para a equipe externa de vendas que normalmente é quem lida de forma mais direta com os clientes.

Eles devem estar à par de tudo que foi definido como meta e como ação de vendas. Assim eles terão mais ferramentas para levar novos e bons resultados para a empresa.

Agora você já consegue montar um planejamento de vendas muito mais completo e com foco em gerar resultados, aumentar o lucro e ajudar de forma concreta a área comercial.

Monte uma equipe externa de vendedores com foco em resultados e com metas alcançáveis.

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Gabriel é CEO da Auvo e já ajudou mais de 1500 empresas a aumentarem a produtividade da sua equipe de campo. Além disso gerenciou equipes externas durante 7 anos e sabe bem as dores de um gestor.