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Está na hora de investir em um software de gestão de equipes externas?

Está na hora de investir em um software de gestão de equipes externas?

Um dos maiores problemas enfrentados por gestores de equipes externas é saber se é a hora ou não de investir em software de gestão de equipes externas.

Vamos tocar em um tema delicado, afinal, todos nós sabemos que falar em investimento nos dias de hoje não é um assunto fácil.

Pensando nisso, resolvi escrever esse artigo especialmente para você, gestor, que ainda está em dúvida se deve ou não investir em um software que te ajude na gestão das suas equipes externas.

Assim, criamos um pequeno guia para você conseguir, de uma vez por todas, identificar as necessidades que possui e decidir se é a hora certa de investir.

Confira abaixo a lista. Vamos lá?

#1 Como você roteiriza sua equipe externa?

Muitas empresas pecam por não criar roteiros para cada membro da equipe externa e acabam tendo um gasto muito grande com combustível e perdem chances de atender possíveis clientes.

Isso acontece na sua empresa? Se sim, esse é o primeiro motivo para investir em um software de gestão de equipes externas.

Com um roteiro bem feito e analisando os clientes de cada região, você consegue direcionar os colaboradores certos para atender cada tipo de cliente.

Com isso você ganha tempo, os colaboradores conseguem passar mais tempo em cada cliente e gastam menos combustível por estarem atendendo uma região só e não clientes espalhados por toda a cidade.

Com um roteiro em mãos e atualizações via GPS, você pode saber quando e quem o seu funcionário está atendendo.

Quando você investe em um aplicativo, como o Auvo, traçar rotas para cada colaborador e acompanhá-las fica muito mais fácil.

Afinal, os gestores conseguem selecionar as melhores rotas para as diferentes equipes, que atendem diferentes pontos ou regiões. Além de ter autonomia para cobrar da sua equipe, caso as visitas, designadas antecipadamente, não aconteçam.

E caso o colaborador tenha terminado todas as suas tarefas, o gestor conseguirá agendar novas tarefas a partir da localização em que ele se encontra. Assim economiza tempo e combustível.

Tudo isso pode ser feito a partir do aplicativo ou do acesso pela web. O gestor pode escolher a forma mais fácil!

#2 Papelada acumulada no seu escritório?

Ser sustentável no mundo de hoje é necessário e a sua empresa não deve ser diferente.

Sabe quando você se dá conta que a maioria dos papéis que estão em sua mesa não são úteis e muitos você nem sabe de onde vieram?

Tudo bem, eu entendo que há documentos que são impossíveis de digitalizar. Mas se você nota que toda essa papelada começa a incomodar e ocupar muito espaço, o que gera custos desnecessários, está na hora de muda.

Tendo um software para gestão de equipes externas, você conseguirá diminuir as papeladas enormes que cada colaborador acaba criando em cada visita que ele faz.

Com uma ferramenta, como o Auvo, você consegue cadastrar as tarefas no aplicativo e acaba com a necessidade de ficar criando várias ordens de serviços em papel a cada visita aos clientes.

Assim você evita a necessidade de imprimir várias vias dos documentos que são necessários.

Menos papel e mais tecnologia! 😉

#3 Como você planeja os atendimentos da sua equipe externa?

Provavelmente você deve colocar tudo no papel ou em uma planilha do excel. E você já sabe que o uso excessivo de papel na sua empresa não é nada legal, não é?

Fazendo o planejamento dessa forma, você acaba perdendo muito tempo procurando quem está atendendo qual cliente e em que dia.

No software você consegue ter uma visão mais abrangente desse planejamento, podendo medir a produtividade de cada colaborador e de cada equipe.

Você pode conferir também se as tarefas foram concluídas e o que falta ser feito no dia, na semana e até no mês.

Se você não possui um software que te ajude com isso, provavelmente, tem que confiar e torcer para que a visita tenha sido realizada e que o atendimento tenha sido bom e efetivo.

E como você saberá se seu técnico está fazendo um bom serviço, se você não possui referências, críticas e opiniões?

Quando você possui um sistema que te permite fazer a pesquisa de satisfação do seu cliente, saber sobre como foi o atendimento prestado fica ainda mais fácil e é muito útil.

Quando o relatório pode ser personalizado pelo gestor, onde ele pode fazer as perguntas da sua preferência, as melhoras podem ser bem maiores.

Com o planejamento mais otimizado você consegue prever, com mais convicção, os custos e os ganhos que você tem com a sua equipe.

A gestão de equipes externas acontece melhor quando você consegue organizar os atendimentos feitos e os que ainda serão concluídos.  

controle de chamados técnicos

#4  Relatórios de custos com dados reais

Muitos gestores de equipes externas sofrem com os gastos de seus colaboradores e não sabem de onde esses gastos estão vindo, tampouco como reduzi-los.

Muitas vezes o que acontece é que o colaborador fala que gastou uma quantia a mais para poder ganhar um reembolso maior.

E, pela falta de controle dos gastos de cada colaborador, a empresa acaba levando prejuízo. E, ainda, sem saber realmente quem o causou.

Mas como isso pode ser resolvido com softwares de gestão de equipes externas?

Neste tipo de software os colaboradores conseguem lançar em tempo real os comprovantes de todos os gastos que teve através de fotos dos comprovantes. Ou seja, aquele gasto é comprovado pelo colaborador que realizou a tarefa.

Os colaboradores podem publicar em tempo real fotos e dados sobre cada atendimento que fizeram durante o dia.

Assim, no final de cada semana ou mês, o gerente da equipe pode emitir um relatório dos gastos de cada colaborador e repassar um reembolso de despesas mais correto.

Além disso, ele pode emitir relatórios dos gastos por equipe ou por tempo (seja por dia, semana ou mês).

Controlar os gatos de equipes externas pode ser bem mais fácil e com mais confiabilidade dessa maneira.

#5 Como saber o tempo que o seu colaborador passa no cliente?

E como você sabe se ele foi em todos os clientes que ele deveria visitar?

Se ainda não tem um software para gerenciar todas essas informações, provavelmente tem que confiar na palavra de cada colaborador.

E é muito mais efetivo você ter um controle em tempo real de cada tarefa realizada e de cada visita. Concorda comigo?

Com o software você consegue controlar em tempo real o início e o final de cada atendimento.  Podendo também definir o preço da hora trabalhada para ter uma ideia do custo de cada funcionário.

Com o relatório de tarefas finalizadas você também terá como saber qual colaborador está sendo mais produtivo e poderá até propor premiações.

Por exemplo, quando você possui um, ou mais colaboradores, que possuem uma produtividade muito boa, ele pode servir de referência.

Quando você dá um incentivo a mais, consegue fazer com que os seus colaboradores trabalhem com mais vontade e dedicação.

#6 Controle mais próximo das atividades dos colaboradores

Uma função bastante interessante dos softwares de gestão de equipes externas é o chat online.

Ele permite que os gestores entrem em contato com seus colaboradores em tempo real, inclusive enquanto estiverem atendendo um cliente.

Essa é uma ótima maneira de aproximar os gestores dos colaboradores e manter um contato mais direto e rápido.

Por exemplo, caso o colaborador esteja demorando a chegar no cliente, o gerente pode questioná-lo sobre o atraso ou o colaborador pode avisá-lo com antecedência.

Se o colaborador tiver uma dúvida sobre o atendimento, por exemplo, pode entrar em contato direto com o gestor. Sem complicações.

Com a funcionalidade do chat online o gestor também consegue conversar e passar novas informações para os seus colaboradores em tempo real, como direcionar novas rotas ou clientes. 

Considerações Finais

Quando você faz a gestão de equipes externas sem um software para auxiliar, é praticamente impossível levantar dados tão precisos e em tempo real das atividades dos seus colaboradores.

Por todos esses motivos (e vários outros que você encontra em materiais no nosso blog), você consegue saber, exatamente, se está na hora de investir em um software de gestão de equipes externas.

Se é de inovação, crescimento previsível e colaboradores engajados e produtivos que a sua empresa necessita, não perca tempo e adote um sistema para te ajudar a crescer ainda mais!

Isadora é redatora da Auvo, responsável por criar conteúdos ricos para ajudar gestores de todo o Brasil a aumentar a produtividade das suas equipes de campo.

Field Service: 8 hacks para gerenciar a sua equipe e 4 ferramentas para te ajudar nisso

Field Service: 8 hacks para gerenciar a sua equipe e 4 ferramentas para te ajudar nisso

Como todo gestor deve sentir na pele, não é fácil gerenciar uma equipe de Field Service e que os desafios são diários e exaustivos.

Sabemos também que com o avanço da tecnologia, as empresas estão tentando se adaptar a esse mundo mais acelerado e ativo.

Mas a boa notícia é que você pode contar com as ferramentas certas para ajudar você.  

 

O que você vai ver nesse post:

  • Invista em Comunicação
  • Promova a sua empresa
  • Mantenha a organização
  • As ferramentas que você precisa

 

Pensando nisso, resolvi escrever sobre 8 hacks que vão te ajudar a gerenciar melhor a sua equipe de Field Service e 4 ferramentas que você tem em mãos para que isso aconteça da melhor forma.

Então vamos lá!

Invista em Comunicação

1. Consiga um tempo para encontros pessoalmente

Seja semanalmente, quinzenal ou mensalmente, reservar um tempo para sentar com a sua equipe de Field Service se torna uma obrigação quando o assunto é melhorar a gestão.

Afinal, nada substitui totalmente uma conversa em tempo real e face-a-face com os seus colaboradores.

Isso ajudará a entender melhor o trabalho e as perspectivas do seu colaborador.

Além do mais, quando a conversa é feita pessoalmente, o seu colaborador pode tirar dúvidas ou dar opiniões e saber o feedback na mesma hora, o que ajuda com a otimização do tempo.

A pessoa que está sempre por trás de uma tela de computador nem sempre é o substituto perfeito para quem está na sua frente. Pense nisso!

2. Evite a Microgerência

Você sabe o que queremos dizer com “microgerência”? Bom, microgerenciar não é nada mais do que um modelo de gestão em que o gerente controla muito de perto tudo aquilo que o colaborador faz.

Ela pode funcionar em escritórios, mas em uma equipe de Field Service, não aconselhamos esse tipo de gestão.

Afinal, geralmente, você não possui uma visibilidade tão grande da sua equipe.

Por isso, você pode oferecer a sua equipe prazos claros e com flexibilidade de alcançá-los de acordo com a demanda de cada um.

Obs.:Trabalhe sempre com a importância de gerar resultados e como isso pode ser benéfico, ao invés de impor uma maneira muito rígida de cumprir as atividades! 🙂

3. Mantenha um diálogo regular

Verificar regularmente como está a sua equipe de Field Service equivale a uma microgerência.

Você pode verificar, por meio de mensagens, por exemplo, como os seus colaboradores estão se saindo. Algo como “Há algo que você esteja precisando de mim?”.

Quando você passa a usar essa técnica, a sua equipe se sente mais próxima de você, além de se sentirem valorizados pela atenção que você dá a eles, mesmo que seja com perguntas rápidas e curtas.

Além do mais, você também consegue ter uma noção maior do que está acontecendo fora da empresa, podendo, até, resolver alguma dúvida ou problema mais rapidamente.

4. Dê atualizações semanais

Dê uma rápida recapitulação do que aconteceu durante a semana. Isso pode acontecer no começo ou no final da semana.

Por exemplo: Quantas atividades foram concluídas, quanto falta para a meta ser batida, feedbacks sobre colaboradores separadamente ou sobre as equipes de Field Service que a empresa possui etc

Além do gestor ter um controle maior sobre as atividades, os colaboradores também ficam cientes do que está acontecendo na empresa e na sua equipe.

calcular produtividade equipe externa

Promova a sua empresa

5. Represente a empresa

Seus colaboradores gostam de trabalhar na empresa? Mostre isso!

Como a sua equipe de Field Service trabalha em campo e não dentro da empresa, não significa que eles não possam se orgulhar de onde trabalham.

Dê recursos para que eles te representem mesmo longe. Isso fortalecerá o vínculo entre a sua empresa e os seus colaboradores.

Além de aumentar a produtividade e incentivar no trabalho da sua equipe.

Quando você possui funcionários engajados com a empresa, fica muito mais fácil de gerenciá-los. Experimente!

6. Dê oportunidade de treinamentos

Aprender sobre a empresa ou sobre os serviços que os seus colaboradores fazem é muito importante e deve acontecer sempre que possível.

Quando você dá oportunidade de novos treinamentos para os seus colaboradores, eles aprendem mais e ficam mais envolvidos com os propósitos de crescimento da empresa.

7. Conheça a realidade da sua equipe de Field Service

Nada melhor do que conhecer a realidade da sua equipe para saber como ela trabalha e identificar possíveis falhas.

Por isso, te recomendo tirar um dia inteiro, ou uma parte do seu dia, para acompanhar a sua equipe nas atividades e saber como é o dia a dia delas.

Isso pode significar fazer visitas, acompanhá-los em algum chamado técnico ou em qual seja os serviços prestados pelo seu colaborador.

Mantenha a organização

8. Tenha uma rotina organizada

Coerência e credibilidade separam os bons dos melhores.

Quando você trabalha com pessoas em diferentes horários e ambientes de trabalho, é crucial ter continuidade e organização no que está sendo executado.

Por isso, mantenha a rotina de trabalho organizada e tenha um controle melhor das atividades dos seus colaboradores.

Nada pode frustrar mais a sua equipe do que não ter uma rotina ou agenda organizada. Isso gasta muito tempo do gestor, que tem que repassar um por um a agenda diária dos colaboradores.

Pode ser muito difícil de realizar na prática, mas existem softwares de gestão de equipes de campo que podem te ajudar a manter a organização da sua empresa e das suas equipes de Field service.

Finalmente, vamos ver quais são as 4 ferramentas que podem te ajudar com o gerenciamento da sua equipe de Field Service? 

Aqui estão as ferramentas que você precisa  

1. Auvo

O Auvo é um sistema de gestão de equipes que ajuda as equipes de Field Service a trabalhar com mais eficiência e os gestores a  

A ferramenta permite desde a otimização de rotas, cálculo de km rodado, ordem de serviços personalizadas, até o acompanhamento em tempo real das tarefas.

Lembrando que para estar em um mercado competitivo de Field Service é necessário sempre estar um passo à frente dos concorrentes.

Pensando assim, o Auvo vem ajudando vários colaboradores a gerenciar e ter um melhor controle das suas equipes.

2. Trello

O Trello é uma ferramenta muito importante quando se gerencia equipes, ou mesmo para dentro do seu escritório.

Ela é conhecida como uma das melhores ferramentas para gerenciar os seus projetos em listas que são extremamente úteis e versáteis, sendo ajustadas conforme as necessidades da empresa.

Sabe aquele bloco de notas que quase ninguém usa mais? Então, o Trello é uma forma mais atualizada e melhorada dele.

Essa ferramenta te ajuda, por exemplo, dividir as tarefas, marcar como completas e compartilhar com os seus colaboradores.

Você pode criar quadros para a sua equipe ou usá-lo para que você mesmo gerencie as suas atividades.

3. Google Drive ou Dropbox

Hoje em dia, tudo está acontecendo na era digital e os documentos são todos guardados no próprio computador ou em dispositivos externos.

E não há nada melhor do que guardar os seus arquivos na nuvem e organizar o que está sendo enviado e recebido. Há  uma maior segurança em não perder, apagar sem querer ou perder os seus arquivos.

Aplicativos como o Google Drive ou Dropbox permitem que você compartilhe as informações, agendas e documentos com os seus colaboradores e que eles acessem em qualquer lugar, desde que haja internet.

4. Skype

Como eu disse no começo desse post, você pode, e deve, tentar ter reuniões pessoalmente sempre que puder com os seus colaboradores.

Mas nós sabemos que nem sempre isso é “possível”. O Skype pode ajudar você e a sua equipe de Field Service nisso.

É como se eles estivessem com você dentro do escritório, ou na sala de reuniões, sem que eles estejam.

E isso pode te ajudar a economizar tempo e apenas passar feedbacks importantes nas reuniões que acontecerão pessoalmente.

Por isso, quando o assunto é Gerenciar equipes de Field Service, você não precisa controlar tudo muito de perto, mas também não deve deixar os seus colaboradores agirem cada um por si.

Para ter um bom equilíbrio, você pode contar com ferramentas que se encontram a um clique do seu computador, tablet ou smartphone.

Com planejamento, comunicação e boas ferramentas, você se sentirá mais próximo e mais confiante com os seus colaboradores.

Como você pode ver, nunca foi tão fácil estar conectado com a sua equipe de Field Service, não é mesmo? 🙂

Agora que você já sabe como gerenciar melhor a sua equipe de Field Service e quais ferramentas podem te ajudar com isso, o que acha de deixar algumas sugestões de conteúdo que você gostaria de ver aqui no blog?

Isadora é redatora da Auvo, responsável por criar conteúdos ricos para ajudar gestores de todo o Brasil a aumentar a produtividade das suas equipes de campo.

Field Service: 7 vantagens em usar um software para gestão

Field Service: 7 vantagens em usar um software para gestão

Você já se perguntou quais as vantagens efetivas em implantar um sistema de gestão de field service? 

É muito importante que haja uma automação da gestão das atividades, pela qual, cada processo que ocorre em campo é definido antecipadamente, prevenindo o surgimento de problemas durante as visitas.

Para estar competitiva em mercados de serviços externos, sua empresa precisa sempre estar um passo a frente, e isso quer dizer, precisa executar mais atividades com mais qualidade.

E para se atingir esse nível você precisa automatizar as tarefas mais operacionais, tanto as suas, como as da equipe em campo.

Sabemos que com o avanço da tecnologia as empresas estão tentando se adaptar a esse mundo mais acelerado, dinâmico!

E neste contexto as empresas que trabalham com equipes externas também tentam se manter atualizadas ao buscarem alternativas de controle para suas atividades. Um bom exemplo é o uso de um software para gestão de equipes externas (FSM).

E não tiro sua razão, uma vez que o assunto exige sim uma visão mais ampla dos benefícios.

O que posso adiantar é que as razões de você ter em sua empresa um software de gestão de field service vai desde o monitoramento de seus colaboradores em tempo real, até um relatório BI das tarefas finalizadas.

Vamos te mostrar quais são as principais vantagens de um sistema como este, para que você possa tomar uma decisão mais assertiva para a gestão da sua equipe:

1. Monitoramento da rota de cada equipe.

Com um software apropriado para gestão dos serviços em campo você poderá criar rotas para cada colaborador e acompanhar seus trajetos. Além de obter a confirmação dos atendimentos via check-in e check-out automático.

Você também terá a possibilidade de montar rotas diferentes para cada um e poderá cobrar de sua equipe caso não façam as visitas que foram definidas antecipadamente. Ou até mesmo os atendimentos que não foram planejadas.

2. Controle mais eficiente das informações do cliente

Ao utilizar um software, a equipe externa poderá publicar fotos e dados sobre cada atendimento que fizer durante o dia.

Com essas informações em mãos e com o controle de localização e trajeto dos colaboradores, você gestor poderá oferecer um atendimento personalizado para os clientes.

Assim, cada cliente se sente mais valorizado por sua empresa e consequentemente mais satisfeito com seus serviços, que, com certeza, também irão melhorar com esse nível de gestão.

Afinal, todo mundo gosta de receber um atendimento de qualidade, não é verdade?

3. Organização dos atendimentos (visitas / serviços)


Com o software de gestão de equipes externas, a entrega e o controle de demanda para os técnicos em campo se torna rápida e prática.

Após a abertura o recebimento do chamado técnico, o gestor ou a pessoa encarregada pode abrir uma ordem de serviço digital para o colaborador mais apropriado e mandar direto para o celular dele. E nela pode-se filtrar e enviar somente as informações e dados necessários para a execução do serviço.

Além disso, ele facilita na hora de procurar alguma informação mais antiga, sobre algum atendimento, e ainda possibilita o cliente ter as informações do que foi feito via email.

4. Confiabilidade das informações em tempo real

Quando falamos em processo de gerenciamento, o principal vilão que atrapalha uma execução excelente, não só nas empresas de prestação de serviços, é a documentação de tudo que está acontecendo.

Lembre-se! Além de documentar tudo, você precisa organizar as informações de uma forma que elas sejam facilmente encontradas a qualquer momento.

Uma vez que este gerenciamento da equipe de field service é feito de dentro da empresa, nada mais adequado que a aproximar o gestor e sua equipe por meio da tecnologia.

Assim, a comunicação fica muito mais rápida, os processos documentados e organizados, a equipe atende mais clientes, estes ficam mais satisfeitos com os serviços da sua empresa e indicam seus serviços para mais amigos.

Tanto as rotas, quanto os atendimentos em andamento e suas informações são visualizados e acompanhados no momento em que acontecem, informando o gestor com informações atualizadas para tomadas de decisões mais assertivas.

5. Informações salvas na nuvem

Dispensar o armazenamento físico para manter os dados em um data center, que os tornam acessíveis por meio de um servidor cuja disponibilidade é completa, é um benefício muito grande.

Em breve, será muito difícil se deparar com empresas que continuam armazenando todas as informações em papel ou em um servidor próprio.

Um software de field service baseado em armazenamento em nuvem permite que os usuários possam utilizá-lo em qualquer momento, facilitando o acesso às informações independentemente do local em que estejam.

Ou seja, suas informações ficarão salvas e seguras da melhor maneira!

6. Produtividade da equipe de field service

O acompanhamento dos atendimentos e das métricas que realmente são importantes para seu negócio proporcionam a mais produtividade no trabalho da equipe de atendimento, eficiência nas suas operações em campo e a melhoria dos processos em geral.

E sem um software de field service é praticamente impossível levantar dados tão precisos e a qualquer momento das atividades externas de suas equipes.

Imagina você tendo que anotar todas as informações de cada colaborador, e depois fazer a análise da produtividade de cada um… Cansou só de imaginar né? E se essa informação se perder no meio de tantos papeis ou planilhas? Que estresse!!!

Com certeza isso tomará muito tempo que você poderia usar para executar novas estratégias para atender mais clientes e ganhar mais dinheiro.

7. Cliente satisfeito é sinônimo de empresa bem sucedida

Você deve está se perguntando, como um software de gestão de equipes externas pode me ajudar a saber como está indo a satisfação do cliente!

Pois bem, vamos te explicar onde ele atua nesse quesito.

Primeiro, por ser digital, você tem a possibilidade de ver com mais facilidade os pontos que devem ser otimizados, e onde o serviço prestado está deixando a desejar.

Você também tem a liberdade de montar a pesquisa de satisfação do cliente com perguntas de acordo com seu interesse.

E com as respostas que você receberá dos seus consumidores, terá uma ideia de quão satisfeitos eles estão com a sua empresa e, além disso, se eles estão dispostos a indicar sua empresa a amigos.

Por todos esses motivos e vários outros que sempre citamos neste blog é que entendemos e recomendamos aquisição de um software que atenda com eficiência o setor de field service, sejam comerciais ou operacionais.

Quer sentir na prática tudo que falamos nesse artigo e ter mais tempo livre para investir no que você quiser? Use o Auvo grátis por 7 dias!

Isadora é redatora da Auvo, responsável por criar conteúdos ricos para ajudar gestores de todo o Brasil a aumentar a produtividade das suas equipes de campo.

Os 5 maiores erros de quem faz gestão de equipes externas

Os 5 maiores erros de quem faz gestão de equipes externas

De tanto ouvir os nossos gestores se queixarem de problemas com o controle e gestão das equipes externas, reuni todas as informações em comum, e resolvi fazer esse post aqui no blog.

Vamos te ajudar a solucionar esse empecilho. Tenho certeza que você vai se identificar com alguma dessas questões.

1. Desvio da equipe na rua

O brasileiro já tem a fama de ser desonesto, e com a liberdade do serviço externo, os indícios pioram ainda mais.

Quando falo em ser desonesto, quero enfatizar o desvio de objetivo na rua, e até coisas mais frequentes, como, o atraso na chegada ao cliente, a não execução das tarefas de visita dentro das normas determinadas pela empresa, entre outros problemas que podem ocorrer.

A indisciplina gera retrabalho, e quando uma equipe é indisciplinada fica difícil corrigir só com diálogo.

Roteirizar sua equipe se torna uma tarefa de suma importância, não só pela desconfiança.

Outro tópico importante é que com a localização do colaborador, você será capaz de planejar visitas de última hora para quem estiver mais perto, possibilitando o funcionário fazer mais visitas dentro da sua rotina.

2. Falta de organização no roteiro

O principal objetivo de roteirizar sua equipe de campo é definir a melhor rota dos funcionários externos para evitar desvios desnecessários e assim automatizar as atividades e fazer com que sua empresa economize no reembolso de combustível.

O ideal seria usar a roteirização através de um software, que te ajudaria a saber exatamente onde estão seus técnicos em tempo real,  e como já citamos, fica melhor para marcar visitas de ultima hora para o técnico que estiver mais perto, e para calcular o trajeto de um ponto a outro.

Mas não é apenas isso, vou citar aqui mais alguns pontos onde a ferramenta de roteirização de tarefas pode te auxiliar no planejamento de atividades:

  • Redução do tempo na programação e na realização de atendimentos;
  • Redução da distância total percorrida pela sua equipe;
  • Otimização da utilização de veículos;
  • Economia com combustível.

O Auvo te ajudará nesse ponto de planejamento e organização da sua equipe externa. Aqui vai algumas: Calcular o consumo de combustível, distribuir as tarefas, controlar a rota.

3. Excesso de papéis (formulários, ordem de serviço, relatórios)

Na maioria das empresas menores, de serviços técnicos, a documentação dos serviços é feita por ordens de serviço em papel, os relatórios de visita técnica são feitos através de formulários impressos, e a pesquisa de satisfação da mesma maneira.

Isso toma muito tempo tanto do técnico quanto do gestor, e essa informações correm o risco de se perder.

Por isso a importância de ter o relatório de atividades digital.

  • Facilita na hora de procurar informações mais antigas
  • Através de um relatório digital as informações serão preenchidas com mais facilidade e o histórico do cliente ficará salvo com mais segurança.
  • O cliente pode ter acesso às informações das atividades executadas via email

4. Ter certeza que a visita aconteceu

O check-in check-out vai te mostrar o tempo de cada visita, isso tem uma grande importância, pois vai te proporcionar saber qual o tempo de duração do funcionário em cada visita. Isso indicará a produtividade dele.

Mas você sabe a importância disso?

Para quem trabalha com equipes externas, ter a certeza que o funcionário está cumprindo com o combinado e atendendo as necessidades do cliente é o ponto principal.

5. Falta de produtividade

Medir a produtividade da sua equipe em campo é essencial.

A falta de métrica faz com que o gestor use a intuição para fazer a equipe crescer e evoluir, só que a intuição está sujeita a erros.

O mais importante a se fazer é definir o que se faz mais essencial para a otimização da produtividade da sua equipe.

Como por exemplo:

  • Quantidade de visitas feitas no dia;
  • Duração das visitas;
  • Pontualidade;
  • Quilometro rodado;
  • Feedback dos clientes sobre o atendimento;

Essas informações vão te mostrar com clareza o motivo de alguns funcionários baterem a meta e outros não.
É só compará-los individualmente, logo, você irá observar as métricas de quem está conseguindo atingir o planejado.

O papel do gestor é orientar cada técnico, para o crescimento da equipe.

Bônus – Pesquisa de satisfação

O feedback do cliente é o ponto essencial para o crescimento da sua empresa!

Através da pesquisa de satisfação você consegue direcionar seus investimentos a fim de atrair novos clientes.

Daí a importância de também ser digital, assim você tem a possibilidade de ver com mais facilidade quais são os pontos mais criticados.

Nela deverá ter algumas perguntas básicas, para que você tenha as respostas que você deseja:

  • A visita foi satisfatória?
  • Houve algo que não foi do agrado do cliente?
  • Se sim, o que não agradou?
  • Pesquisa de NPS

A Pesquisa de NPS, conhecida com certeza pelos nossos leitores, pois sempre falamos da importância dela, porque é nela que você vai ver se o cliente realmente gosta do seu serviço, se indica, ou se teve uma experiência ruim.

Talvez você já tenha se acostumado a conviver com essas dores e isso não lhe incomode tanto. Talvez você esteja acomodado.

Mas se você estiver inconformado com essas dores e quiser ajuda, a tecnologia é a sua maior aliada.

Isadora é redatora da Auvo, responsável por criar conteúdos ricos para ajudar gestores de todo o Brasil a aumentar a produtividade das suas equipes de campo.

6 Dicas de liderança para fazer uma ótima gestão de equipes externas

6 Dicas de liderança para fazer uma ótima gestão de equipes externas

Uma grande parte do sucesso da gestão de pessoas se deve a capacidade dos gestores de liderar. E realmente essa é uma tarefa bem difícil e requer muita força de vontade para aprender e muita paciência para lidar com diferentes tipos de pessoas e dificuldades que surgem com o tempo.

Como ser um bom líder? Um dos pontos fortes dessa função é conseguir passar de forma bem assertiva as funções para os seus subordinados. Ele precisa entender os pontos fortes de cada colaborador para definir quem deve fazer cada tarefa e em quanto tempo ela deve ser entregue.

Essa dica também vale para a gestão de equipes externas e é muito importante que acompanhe esses colaboradores bem de perto, muito porque eles passam muito tempo na rua e o tempo acaba sendo bem preciosos para esses colaboradores.

O líder normalmente é aquele profissional que já ocupou vários cargos na empresa e conhece a fundo todos os procedimentos realizados na mesma. Normalmente esse profissional acaba puxando as responsabilidades para si e não tem medo de arriscar e nem de errar. Ele é muitas vezes uma pessoa de confiança dos donos das empresas.

Para reforçar a importância dos líderes na empresa iremos publicar dados de algumas pesquisas realizadas recentemente.

Pesquisa da Delloite:

Foi feita a seguinte pergunta aos colaboradores: “Quais são os fatores mais críticos para o sucesso da empresa? (Foi permitido responder apontando mais de uma alternativa). E o resultado foi o seguinte: 76% acreditam que era o desenvolvimento de lideranças; 72% acreditam que é o gerenciamento de talentos e 72% acreditam que é a criação de uma cultura que visa a alta performance.

Pesquisa da KPMG:

Nessa outra empresa alguns outros dados surgiram. Não fica claro quais foram as perguntas feitas aos colaboradores, mas conseguimos descobrir que 91% dos funcionários acreditam que os líderes não atuam o tempo todo usando os valores e a visão da empresa para realizar o seu trabalho. E uma outra coisa mais grave ainda foi descoberta: 70% acreditam que poucos líderes são vistos como justos e inspiradores para os seus colaboradores.

Pesquisa Pricewaterhouse Coopers

Essa pesquisa analisou quais seriam as competências mais importantes que um executivo deve exercer:

88% devem ter flexibilidade para aplicar mudanças

88% devem liderar e ajudar no desenvolvimento de pessoas

87% devem ter espírito colaborativo e ajudar seus subordinados

85% devem ter criatividade e inovação para aplicação de novos métodos

85% devem antecipar e administrar riscos e erros cometidos pelas equipes

Cada empresa tem uma realidade diferente e o papel de líder também vai variar bastante de um lugar para outro. Mas existem alguns pontos que devem ser analisados e se possível seguidos à risca. O que vamos falar aqui não é a verdade absoluta, mas sim um pequeno guia de quais atitudes um líder de verdade deve ter.

1 – Esteja antenado com as mudanças constantes no mercado:

Pesquise bastante para descobrir o que há de novo, o que você pode fazer de diferente para melhorar os resultados da sua empresa e o rendimento de seus colaboradores. Pesquise principalmente os concorrentes porque eles querem atingir o mesmo público que vocês e podem ter saído na frente na descoberta de um novo diferencial.

Repasse essas novidades para as suas equipes externas o mais rápido possível, para que eles possam ir se familiarizando e se for preciso até passar por novos treinamentos.

2 – Não deixe para fazer planos em cima da hora

Um líder despreparado provavelmente vai resultar em uma equipe também sem preparo. Planos devem ser feitos em conjunto e envolver tanto o gestor quanto os colaboradores. E planejamento é feito exatamente para que nada seja feito em cima da hora na correria.

Realizar tarefas com pressa costuma resultar em nervosismo e fracasso. Como líder você deve definir quais serão suas tarefas e as de seus comandado e em quanto tempo elas devem ser cumpridas.

3 – Conseguir colocar os colaboradores para executarem seus planos:

Um dos quesitos para uma boa liderança é conseguir fazer com que seus comandados te obedeçam e façam exatamente aquilo que precisam. Para isso acontecer você precisa ganhar a confiança deles e mostrar que está disposto a ajudar também.

Fazer a gestão de equipes externas é um pouco mais complicado por conta da dificuldade de controlar essas pessoas por estarem na maior parte do tempo trabalhando na rua. Há uma solução para ajudar nesse controle que é investir em softwares de gerenciamento com controle de informações dos colaboradores em tempo real. Você terá bem mais controle de seus colaboradores.

4 – Criar estímulos e incentivos para o trabalho ser feito em equipe:

Conseguir juntar pessoas de vários tipos diferentes em uma única equipe é algo bem difícil de fazer. E fazer com que elas trabalhem com um time é ainda mais complicado. Então invista em novas formas de atraí-los e fazer com que trabalhem em conjunto.

Aposte em incentivos e premiações por equipes para deixá-los mais animados e com o compromisso de bater tanto as metas pessoais quanto as coletivas. Estimular seus colaboradores a crescer é somente um dos papéis de um bom líder de equipes.

5 – Buscar treinamentos e especializações para os colaboradores

Essa é uma das dicas de liderança mais eficazes que têm. Poucas empresas prezam pela busca de conhecimento de seus colaboradores e os apoiam investindo em cursos e treinamentos. Investir na especialização de seus colaboradores é apostar no sucesso e no crescimento das vendas, porque profissionais mais preparados terão mais chance de fechar novos negócios.

É importante lembrar que novas tecnologias e técnicas de vendas e atendimento surgem todos os dias e é preciso estar sempre antenado e atualizado para não perder espaço no mercado em que atua. Seja um líder de equipes mais atuante e mostre que se preocupa com seus comandados.

6 – Avaliar esporadicamente os colaboradores (medir a qualidade do serviço prestado)

Ser um líder de equipes externas requer jogo de cintura e paciência. Cada grupo de colaboradores se comporta e executa suas tarefas de um jeito diferente. E há um jeito de medir quais dessas atitudes têm dado mais resultado para a empresa. Você precisa avaliar de forma individual e coletiva também.

Coloque em uma tabela alguns dados como: duração dos atendimentos, número de reclamações dos clientes, número de negócios fechados e custo operacional (gasolina, alimentação, manutenção) de cada equipe.

Faça os cálculos que precisar e meça quais equipes têm rendido mais e qual está começando a dar prejuízo. Junte os colaboradores desta última equipe e comece a cobrar melhorias. Se no próximo mês esse rendimento não melhorar comece a procurar por novos colaboradores para compor um novo time.

Já com as equipes de resultados positivos e crescentes a atitude deve ser diferente. Para eles é interessante elogiar e promover premiações para os colaboradores com melhor rendimento e para a melhor equipe.

Agora você já começou a entender como ser um bom líder. A tarefa de assumir esse papel é realmente difícil, mas com bastante força de vontade e insistência você vai conseguir controlar e fazer um gerenciamento de equipes com foco em gerar resultados positivos para a empresa em que trabalha.

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Gabriel é CEO da Auvo e já ajudou mais de 1500 empresas a aumentarem a produtividade da sua equipe de campo. Além disso gerenciou equipes externas durante 7 anos e sabe bem as dores de um gestor.