Ordem de serviço: Tudo que você precisa saber!
Planilha de ordem de serviço: gerencie aquilo que foi feito

Planilha de ordem de serviço: gerencie aquilo que foi feito

Vou começar com uma pergunta fácil: Você utiliza uma Planilha de Ordem de Serviço na sua empresa?

Se você trabalha com Ordens de Serviço, com toda certeza já se deparou com dificuldades de mantê-las organizadas e saber onde elas se encontram, caso precise. Certo?

Você verá nesse post:

  • Como anda a comunicação com os colaboradores
  • Como deve ser feita uma Planilha de Ordem de Serviços
  • Pontos Importantes ao usar uma Planilha de OS

Uma Ordem de Serviço nada mais é do que uma forma de emitir uma documentação interna da sua empresa a respeito de um trabalho que será efetuado.

Mas quando há muitos chamados técnicos e você não consegue organizar todos eles, uma ferramenta muito importante como a Planilha de Ordem de Serviço pode te ajudar, e muito.

Pensando nisso, escrevi esse artigo para te ajudar a entender melhor sobre a planilha e como ela pode ser útil no dia a dia da sua empresa. Vamos lá?  

Como anda a comunicação com os colaboradores?

Todos nós sabemos que uma empresa não se mantém sem uma boa comunicação entre os gestores e as suas equipes.

E com tanta demanda as tarefas vão aumentando e a comunicação fica de lado, não é? E pronto, a partir daí os problemas só vão ficando maiores.

Por exemplo, quando você trabalha com um sistema de ordens de serviços fica muito mais fácil saber, exatamente, qual trabalho o seu colaborador irá realizar.

Que a planilha de ordem de serviços é uma ferramenta eficaz para gerenciar suas ordens de serviço eu já te falei.

Mas ela também te ajuda a saber sobre os serviços dos seus colaboradores, de modo que os trabalhos sejam cumpridos da maneira correta e esperada, mantendo a comunicação mais fácil entre o gestor e as equipes.

Como deve ser feita uma Planilha de Ordem de Serviços?

Já que todo gestor ou administrador precisa emitir, diariamente, ordens de serviços sempre que designa uma tarefa aos seus colaboradores, são vários as informações que devem constar no documento.

E isso pode custar muito tempo.

Quando se utiliza uma planilha de ordem de serviço você consegue, por exemplo,  organizar a quantidade e qualidade dos materiais e de tudo que é necessário para a execução da atividade.

Dessa forma, a partir de uma planilha simples, você consegue documentar e organizar a sua Ordem de Serviço.

Lembrando que esse documento pode conter várias informações, afinal, cada empresa exerce uma atividade diferente.

E não se preocupe, a Ordem de Serviços pode ser feita por qualquer segmento e não apenas os que oferecem assistência técnica.

As informações que devem constar em sua planilha de ordem de serviço são fáceis de serem obtidas. Aqui vai um modelo:

  • Nome do Solicitante;
  • Nome do Responsável;
  • Descrição do serviço executado e em qual equipamento;
  • Tipo de manutenção (Se é preditiva, preventiva ou corretiva);
  • Grau de prioridade;
  • Informações de data e hora do serviço;
  • Materiais utilizados;
  • Além de informações e observações complementares que você considere importante.

Ah, e não se esqueça da assinatura do seu colaborador, constando que ele está ciente do que consta na OS.

É sempre bom lembrar que cada OS possui um número, o que ajuda na organização e na distinção de cada uma; a data de missão e o termo de responsabilidade.

Outros pontos importantes que devem constar na sua planilha de ordem de serviços são:

Revisão

Utilizado para verificar todas as alterações que foram feitas em sua Ordem de Serviço, sendo necessário uma atualização sempre que possível. 

EPIs – (Equipamentos de Proteção Individual)

EPIs são equipamentos específicos e obrigatórios para a realização de certos serviços que expõem os seus colaboradores a riscos (acidentes de trabalho).

Medidas de Prevenção e Treinamento

São as normas de segurança da sua empresa e a qualificação necessária do seu colaborador.

Elas devem ser seguidas e receber o máximo de atenção possível, afinal, é assim que acidentes são evitados!

Acidentes de Trabalho

É muito importante documentar em sua OS todo e qualquer acidente de trabalho, além das medidas tomadas.

E lembre-se da assinatura do colaborador envolvido no acidente e do técnico de segurança!

Além disso, não esqueça de emitir a sua Ordem de Serviço em três vias: uma para o colaborador, uma para a sua empresa e outra para o SESMT (serviço responsável pela segurança do trabalhador em seu ambiente de trabalho).

Fazendo isso, fica muito mais fácil cuidar da segurança dos seus colaboradores.

A planilha não é díficil de ser montada ou executada. Porém tome bastante cuidado e mantenha a atenção sempre, pois são vários números e informações. Você pode acabar se confundindo.

aumentar a produtividade da equipe

Pontos importantes ao usar uma Planilha de OS

Como você já sabe, a função da Ordem de Serviço é de formalizar o serviço prestado pela assistência técnica na visita ao cliente.

E uma planilha de ordem de serviço te ajuda a organizar as informações mais importantes.

Mas porquê elaborar uma OS corretamente e usar uma planilha para organizá-la é importante para a equipe e para a empresa?

É simples! Além do que já te expliquei anteriormente, ela também é essencial para:

  • Registrar todos os serviços dos seus colaboradores;
  • Ser consultada sempre que necessário (evitando que você perca nas papeladas).
  • Calcular a quantidade de materiais utilizados, evitando, assim, despesas maiores;
  • Além de também registrar um problema ou defeito, caso a sua empresa preste serviços de assistência.

Mesmo que a planilha não seja difícil de ser feita, as informações que devem constar em uma OS podem demandar tempo para serem preenchidas.

O que faz com que você ganhe tempo com uma planilha de ordem de serviço, mas perca tempo na elaboração na OS.

Por isso, quando você faz a utilização de um sistema de gestão, você consegue controlar diretamente os dados inseridos no documento de forma ágil, eficaz e prática.

Além de ter total autonomia para inserir outros dados, customizando o documento da melhor forma possível para a sua empresa.

Como esse Software é compatível com SmartPhones e Tablets, fica muito mais fácil gerar e gerenciar a sua planilha de ordem de serviço.

Aproveite e use a tecnologia a seu favor! 🙂

Agora que você já sabe tudo sobre como montar uma planilha de ordem de serviço, o que está esperando para oferecer mais eficiência para os seus colaboradores e agradar os seus clientes?

Isadora é redatora da Auvo, responsável por criar conteúdos ricos para ajudar gestores de todo o Brasil a aumentar a produtividade das suas equipes de campo.

Sistema de ordem de serviço na prática: escolha o melhor!

Sistema de ordem de serviço na prática: escolha o melhor!

Quando nos propomos a observar os fatores que fazem uma empresa crescer e prosperar, normalmente, nos deparamos com eficiência e automação de processos. E é justamente ai que um sistema de ordem de serviço entra.

O conceito de ordem de serviço costuma ser descrito como um documento que formaliza o serviço prestado pela assistência técnica a um cliente, indicando materiais e a mão de obra que serão utilizados.

Na prática, ela é muito mais abrangente.

O que é um sistema de ordem de serviço?

O sistema de ordem de serviço te ajudará a organizar tanto a quantidade, como a qualidade dos materiais, bem como, a mão de obra necessária para a execução de cada serviço.

Com o passar do tempo, as tarefas vão, naturalmente, aumentando e se acumulando, tornando praticamente impossível manter esse processo com base somente na comunicação verbal e na capacidade de memorização.

É essa evolução que faz surgir a necessidade de registrar sistematicamente as ordens de serviço, adotando um meio mais eficiente de comunicação entre o remetente e o destinatário das tarefas.

Para fazer o gerenciamento das várias OS da sua empresa um sistema de ordem de serviço se faz muito importante.

Esse documento, portanto, além de ser um relevante suporte de informações sobre a lista de afazeres a serem desenvolvidos, ainda serve como uma autorização de início dos serviços demandados.

Revisão da OS no sistema

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É um campo destinado para a verificação de todas as alterações que foram realizadas no preenchimento da ordem de serviço, de forma a mantê-la sempre atualizada.

No sistema de ordem de serviço temos uma vantagem, caso os campos obrigatórios não tenham sido preenchidos corretamente, a tarefa realizada ficará com uma cor amarela, mostrando ao gestor que ficaram pendências.

No sistema é possível que o gestor veja também quais foram essas pendências.

Qual a importância de um sistema de ordem de serviço?

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Basicamente, esse documento autoriza a realização de um serviço.

Mas a ordem de serviço também é extremamente útil para o gestor calcular a quantidade de materiais usados no trabalho a ser cumprido, tanto quanto o tempo que o colaborador ficou em atividade e se ele realizou a atividade corretamente.

O sistema de ordem de serviço serve para organizar o fluxo de trabalho da empresa, que de maneira rápida pode cadastrar os dados do cliente e o trabalho que será feito.

Nesse ponto, a tecnologia acaba sendo uma grande aliada para que as suas ordens de serviço sejam eficientes.

Ao criar uma nova tarefa, o sistema já deve oferecer os campos de acordo com o serviço que a empresa presta, fazendo com que você economize tempo no preenchimento, exportação e envio para o cliente.

Mais do que isso, essa plataforma deve ser capaz de apresentar, de forma clara, o que será feito e em quanto tempo, permitindo ao cliente entender o custo de todo o trabalho.

Buscando a melhor ferramenta

No passado, documentos escritos e impressos eram utilizados para realizar a comunicação e, paralelamente, uma agenda ou um caderno eram utilizados para se manter um breve registro da emissão e do recebimento das ordens de serviço.

A grande vantagem desse sistema era proporcionar segurança e comprovação tanto do envio, como do recebimento dessas informações.

A grande desvantagem, contudo, era a manutenção de um sistema extremamente pesado e burocrático, incompatível com as exigências do mercado.

Nesse cenário, as ordens de serviço passaram a ser enviadas por e-mail com um aviso de recebimento.

Mas para a alegria dos gestores, hoje já existem plataformas com sistema de ordem de serviço evoluídas para que todos esses pontos sejam resolvidos com facilidade.

Como funciona um sistema de ordem de serviço na prática

Vou te mostrar agora na prática, como um sistema de ordem de serviço eficiente organiza e apresenta ao gestor tantas informações.

Agendar uma nova tarefa para seu colaborador ou equipe.

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Preencha as informações essenciais, para que, o serviço seja executado da melhor forma possível e as informações sejam dispostas de maneira a facilitar a gestão dos relatórios.

 

Quanto mais dados forem adicionados nessa parte, mais organizado e otimizado será seu processo de gestão de equipes de campo.

Após salvar a tarefa, o colaborador em campo receberá uma notificação no Auvo em seu smartphone com tudo que foi preenchido na tarefa, e o gestor também terá todas as informações registradas no seu planejamento e nos relatórios.

Mesmo depois da tarefa ser direcionada para um colaborador em campo, o gestor da equipe externa ainda pode acompanhar o que está acontecendo.

Por exemplo, como mostra a imagem abaixo:

  • As tarefas que ainda não foi feito check-in aparecem com bolinhas vermelhas;
  • As tarefas que foi feito check-in, mas ainda não check-out, aparecem com bolinhas verdes;
  • As tarefas que foram feitos check-in e check-out, mas ficaram com alguma pendência, bolinhas amarelas;
  • E as tarefas finalizadas com sucesso, aparecem com bolinhas cinzas.

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E além de tudo isso, um sistema de ordem de serviço eficiente entrega relatórios completos sobre todas as tarefas.

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Tecnologia a seu favor

Com o avanço da tecnologia, as grandes empresas passaram a solicitar soluções que permitissem o rápido envio e recebimento, registrado, de ordens de serviço. Bem como o acompanhamento e o gerenciamento das tarefas.

A introdução da automação também colaborou bastante para a eficiência dos processos, permitindo que o gestor se concentrasse na gestão de suas equipes.

Hoje em dia, essas ferramentas estão disponíveis tanto para as pequenas, quanto para as grandes empresas. E, além disso, são apropriadas para suas necessidades específicas a um preço extremamente compatível com seu orçamento.

Vale ressaltar que não é só viável, mas recomendável, que aproveite a tecnologia para isso.

Conectando os processos da empresa de modo que o gestor consiga gerenciar melhor as tarefas da equipe.

Considerações Finais

Além da agilidade e praticidade na emissão de ordens de serviço, a partir de um bom sistema de gestão, esse processo também traz um enorme ganho de segurança de dados.

Diminui consideravelmente as chances de erros, possibilita um rigoroso monitoramento por parte de toda a sua equipe, além de reduzir significativamente os custos para a sua empresa.

Com o sistema de ordens de serviços do Auvo você pode facilmente controlar suas ordens de serviços por situações, datas, clientes, prazo de entrega etc. As situações podem também ser administradas através de nomes, datas e cores.

Você já conhece um sistema de ordem de serviços na prática? Comente aqui e compartilhe conosco suas impressões e experiências!

Isadora é redatora da Auvo, responsável por criar conteúdos ricos para ajudar gestores de todo o Brasil a aumentar a produtividade das suas equipes de campo.

Modelo de ordem de serviço digital: atenda mais clientes

Modelo de ordem de serviço digital: atenda mais clientes

Um dos documentos mais comuns dentro de empresas que prestam serviços é a famosa OS ou Ordem de Serviço. Com ela a empresa controla as atividades que foram executadas e as que ainda estão em aberto, monitora a quantidade de produtos utilizados em cada serviço e a performance por colaborador. Muito provavelmente se a sua empresa é uma prestadora de serviços você já utiliza algum modelo impresso. Mas porque ter um sistema de ordem de serviço pode automatizar e melhorar o seu processo e aumentar a produtividade da sua equipe?

Controle das Ordens de Serviço

Armazenar papéis custa caro e normalmente é muito pouco eficiente. Você precisa de um espaço, de um arquivo e de muita paciência para encontrar antigos documentos. Com um sistema que funciona na nuvem você economiza na impressão das OS’s, encontra todos os antigos arquivos de forma simples e prática e consegue otimizar seu tempo para dedicá-lo ao que realmente é importante. Outro ponto fundamental é que o cliente tem acesso via e-mail a todas as atividades executadas. Isso reduz significamente o stress entre empresa e consumidor e traz facilidade para a gestão de conflitos. ordem-de-servico

Economia na impressão dos chamados técnicos

Você já colocou na ponta do lápis o quanto é gasto com a impressão das ordens de serviço anualmente em sua empresa? Provavelmente não, mas faça uma análise e você descobrirá que é bastante dinheiro e que poderia ser investido em outras áreas da empresa. Com todas as ordens de serviço digitalizadas e feitas via aplicativo você nunca mais precisará imprimir nenhum desses documentos. Lembre-se também que o meio ambiente agradece a diminuição do consumo de papel. Aqui na Auvo a gente já organizou mais de 2 milhões de ordens de serviço e nossos clientes já salvaram mais de 2 mil árvores nesse processo. UAU!

Um sistema de chamados em tempo real

Acompanhar a execução de cada ordem de serviço em tempo real é o sonho de todo gestor de equipes técnicas. Porque isso permite correções muito mais eficientes e rápidas, possibilitando um aumento na qualidade do serviço prestado e uma redução de custos pois evita o retrabalho. Com um programa de ordem de serviços você recebe fotos, formulários, assinatura do cliente e horário de chegada e saída de forma muito simples e prática. Opte por um sistema de check-in e check-out automático, porque isso traz segurança para a sua empresa. É comum os colaboradores burlarem sistemas com outras metodologias já que eles podem marcar o início da atividade de qualquer local. Identificamos que um dos pontos de maior insatisfação do cliente com as empresas de prestação de serviço e a falta de pontualidade. Isso gera atritos que poderiam ser evitados com um sistema de check-in e check-in e check-out automático em sua empresa.

Você moderniza sua empresa e traz todo mundo pro século 21

A utilização de papel está cada vez menor, as novas tecnologias são desenvolvidas justamente para aumentar a produtividade e reduzir os custos das empresas. Se você ainda pratica muito trabalho manual com certeza está ficando para trás em relação aos concorrentes pois a performance da sua empresa está prejudicada. Quer entrar agora nesse movimento tecnológico o mais rápido possível:  teste-gratis-ordem-de-servico

Gabriel é CEO da Auvo e já ajudou mais de 1500 empresas a aumentarem a produtividade da sua equipe de campo. Além disso gerenciou equipes externas durante 7 anos e sabe bem as dores de um gestor.

Porque você deve se preocupar com a produtividade de sua equipe externa

Porque você deve se preocupar com a produtividade de sua equipe externa

Gestores de vendedores externos e técnicos sabem o quanto é difícil gerenciar pessoas que estão muitas vezes em outras cidades e estados.

Os desafios são grandes e a os resultados podem diminuir a qualquer eventual crise, interna ou externa.

Montar uma equipe externa em sua empresa precisa de muita atenção, primeiramente porque não é barato.

Os custos são elevados e caso o investimento não seja feito com planejamento a chance de você perder dinheiro é muito grande. Os resultados também são lentos, ou seja, o retorno sobre o investimento pode levar um longo tempo.

Outro ponto importante é que pode ser um departamento extremamente estressante para a empresa.

Afinal, é muito mais difícil inserir esse colaborador externo na cultura da empresa. Portanto se você está planejando montar uma equipe externa, leve em conta dos esses fatores, pois o gerenciamento definitivamente não é fácil.

O grande problema é que pouquíssimos gestores se atentam em medir a produtividade e focar seus esforços em aumenta-la no Brasil.

Apesar de ser um assunto que está na boca dos CEO’s e CFO’s, poucas empresas adotaram essa prática no dia a dia.

Para equipes externas então o cenário é pior. Abaixo vou listar algumas ações que você pode implantar em sua equipe externa, para medir e aumentar a produtividade.

Se você não sabe onde estão seus colaboradores, o gerenciamento fica comprometido

Se o gestor não sabe onde estão os funcionários externos, como ele pode medir a produtividade? Como ele pode evitar atrito com os colaboradores?

A confiança fica estremecida e a gestão comprometida. Por isso o primeiro passo é ter a localização da sua equipe em tempo real.

Isso evita conflitos entre gerencia e funcionários, otimiza o trabalho e organiza a equipe por áreas (se for o caso do seu negócio).

Quem executa mais atividades?

Se você não sabe quem é o colaborador que mais executa atividades com certeza os resultados estão abaixo do que podem ser.

É natural que a equipe externa seja heterogênea e possua colaboradores em níveis diferentes.

Mas se você não sabe exatamente quem são os mais produtivos (em dados estatísticos) dificilmente você irá conseguir aumentar o rendimento dos outros.

Isso se dá pelo fato de que treinar sua equipe não necessariamente tem a ver com conhecimentos unicamente técnicos.

Ou seja, meça a produtividade e veja o que pode ser feito para sua equipe se tornar homogênea e que traga muito mais resultados no médio e longo prazo.

calculadora de produtividade de equipe externa

Invista em tecnologia

Hoje a tecnologia faz parte do nosso dia a dia. Ela traz milhares de benefícios para nós, porque não utiliza-la em sua empresa? Você já parou para pensar com ela deixa sua vida pessoal mais produtiva?

Vamos utilizar um exemplo: a 20 anos atrás era muito mais difícil chegar a um endereço novo. Você tinha que pedir referências, ajuda e orientação.

Hoje basta ligar o Waze ou o Google Maps e pronto, ele te leva até a porta do local desejado. Você como um gestor empreendedor não pode deixar de usar ferramentas poderosas para a gestão da sua equipe.

Com elas você poderá medir produtividade, diminuir o tempo de decisão e ter dados eficientes sobre sua equipe.

Treine-os

A produtividade de uma equipe externa está intrinsicamente ligada ao nível de dedicação e conhecimento dos funcionários.

Por isso sempre mantenha-os atualizados sobre novidades e faça avaliações constantes de conhecimento.

Motive-os

Como já disse, colaboradores externos não ficam na empresa na maior parte do tempo, o que dificulta integra-los a cultura e motiva-los.

Por isso dedique um tempo para entender o ser humano. Você como gestor deve estar preocupado com os resultados, mas o que acontece na vida pessoal do funcionário impacta diretamente sua produtividade.

Neste vídeo falamos um pouco sobre como você pode não perder bons colaboradores.

A produtividade de sua equipe externa é essencial para a o sucesso de sua empresa. E o Auvo pode ser essencial nesse processo.

Gabriel é CEO da Auvo e já ajudou mais de 1500 empresas a aumentarem a produtividade da sua equipe de campo. Além disso gerenciou equipes externas durante 7 anos e sabe bem as dores de um gestor.

Como reduzir o estresse de sua equipe externa

Como reduzir o estresse de sua equipe externa

 

A produtividade das equipes tem subido exponencialmente nos últimos anos graças a novas técnicas de gestão e a tecnologia. Porém, tem crescido também o estresse da equipe.

Contudo trabalhar na rua visitando clientes, dando manutenção em equipamentos ou até mesmo entregando mercadorias não é um trabalho fácil.

A pressão por resultados é alta e o ritmo de trabalho muito estressante. Por isso vale a pena você investir em técnicas para deixar sua equipe mais à vontade com o trabalho e consequentemente aumentar ainda mais a produtividade.

Abaixo nós da Auvo vamos listar 3 dicas para você reduzir a pressão sobre seu time.

1 – Reconheça o que seu time tem feito

O reconhecimento do líder sobre o trabalho realizado ou a responsabilidade assumida é algo que todos os seus colaboradores esperam.

Existem dezenas de modelos de premiação que você pode fazer com sua equipe. Nem sempre a melhor maneira é oferecer dinheiro, arrisco-me a dizer que ela não está nem entre os 10 melhores.

Mas o mais importante é você mostrar a eles que os valoriza e que todo o esforço que eles estão fazendo será bem recompensado.

Procure sempre saber como está o andamento de cada atividade, se eles precisam de algum tipo de orientação ou até mesmo de ajuda.

Isso fará com que os colaboradores confiem mais em você e te ajudem em momentos de crise. O que, consequentemente, reduz o estresse da equipe.

2 – Conheça cada membro da equipe

Muitos gestores não querem nem saber sobre a vida pessoal dos seus colaboradores, alguns argumentam que isso pode atrapalha-los na tomada de decisões.

Porém é importante levar em conta que a vida pessoal do colaborador influência diretamente em sua produtividade.

Se você quer ter uma gestão de vendas efetiva ou um controle de manutenção você precisa saber o que seu colaborador está passando.

Você não precisa ser amigo dele, mas precisa ter consciência que é seu trabalho sempre motivá-lo mesmo em momentos difíceis da vida dele.

Equipes de campo são mais complexas, mas sempre que for possível chame-o para uma conversa, para evitar o estresse da equipe.

Isso fará com que você se posicione ao lado de seu colaborador e que ganhe o respeito e a confiança dele. Você pode saber mais sobre o assunto com Robert Wong.

3 – Estabeleça canais de comunicação

Uma das grandes dificuldades dos gestores é estabelecer canais de comunicação efetivos com sua equipe externa.

A falta deles faz com que a comunicação não seja efetiva e consequentemente os resultados sejam falhos.

Defina por onde todas as metas, objetivos e feedbacks serão repassados a equipe. Isso trará mais credibilidade e consequentemente mais resultados.

Conheça o Auvo a melhor ferramenta para controle de equipes externas, com ele você consegue localizar sua equipe, organizar a agenda de cada um deles e aumentar em até 35% a produtividade. O estresse da equipe é quase nulo com um trabalho tão organizado e produtivo.

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Gabriel é CEO da Auvo e já ajudou mais de 1500 empresas a aumentarem a produtividade da sua equipe de campo. Além disso gerenciou equipes externas durante 7 anos e sabe bem as dores de um gestor.