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Controle de serviços externos: 5 passos para otimização

Controle de serviços externos: 5 passos para otimização

Manter o controle de serviços externos é um enorme desafio para muitos gestores.

Darei um exemplo para que você entenda o quão desafiadora pode ser a função de um gestor de equipes externas:

Imagine que José é dono de uma empresa que presta serviços externos.

Após alguns anos de experiência em sua função, José percebe que as contas da empresa não batem.

Percebe que os números de visitas não condizem com a quilometragem informada pelos colaboradores.

Além disso, muitos clientes se manifestam insatisfeitos com os atrasos ou a demora no atendimento.

José se dá conta que é preciso ter mais controle.

Mas como controlar uma equipe tão numerosa e que não está no mesmo lugar a todo tempo? Entendemos que parece ser uma tarefa bem difícil.

Você se identifica com esse exemplo? Sabe como é difícil ter controle dos serviços externos?

Reuni 5 passos essenciais para ajudar empreendedores como José, que querem ter mais controle de serviços externos, porém, não sabem por onde começar.

E para gestores que desejam estar cientes do que acontece no seu negócio, e ao mesmo tempo, ficar longe do prejuízo.

É o que você procura?

Então, continue lendo esse artigo, e siga os seguintes passos para otimizar a sua gestão:

Passo 1 – Planejamento para controle de serviços externos

É muito importante fazer um bom planejamento para que os objetivos da empresa fiquem bem claros.

Para que exista um bom planejamento é preciso ter bastante autoconhecimento da empresa.

Você consegue saber mais sobre seu ambiente interno e externo, concorrência e fatores que possam interferir no seu negócio.

Tudo isso pode mostrar os caminhos de atendimento que a empresa deve seguir!

Além disso, um planejamento flexível permite modificações ao longo do caminho, evitando erros futuros e equilibrando as ações da empresa com seus objetivos.

Seja rigoroso com o planejamento da sua equipe! Brasileiros costumam deixar tudo para última hora, não é? Mas quando se trata de serviços externos, não dá pra improvisar!

Encontre um tempo na agenda para se planejar e planejar sua equipe!

Falando em tempo, é sobre ele o nosso segundo passo.

Passo 2 – Controle do tempo

Lembra do José? Um dos seus problemas eram os atrasos no atendimento da sua equipe, ou seja, ele e os seus colaboradores não estão tendo uma gestão do tempo eficiente.

E você, como gestor, é uma pessoa muito ocupada, não é? Não tem tempo para ter mais controle da sua equipe por causa da rotina muito atarefada.

A especialista em gestão do tempo Laura Vanderkam, disse em sua palestra no TED Talks, que temos cerca de 168 horas por semana, esse número é o resultado da quantidade de horas que temos por dia, multiplicado pela quantidade de dias.

Se você trabalha 40/50 horas por semana, logo, sobram muitas horas para as outras atividades, não é mesmo?

Entendo que no dia a dia essa simples conta parece não fazer sentido, por isso, a dica da Laura que repasso a você é: planeje sua semana.

Nada de cronometrar segundo por segundo do seu dia! O melhor caminho é planejar a semana e definir prioridades.

Quem não tem prioridades, desperdiça tempo.

Quando surge algum imprevisto em casa ou no trabalho, geralmente, o foco das pessoas está em resolver aquele problema. Por mais atarefado que você esteja, arranja um tempo para resolver aquela pendência.

Percebe que a culpa não é somente do tempo?

Por isso, planeje a semana. Defina as prioridades.

Se o trabalho estiver em grande volume, delegue tarefas! Se a tarefa pode ser feita por outra pessoa, por que não?

O controle do tempo, assim como o controle dos serviços externos da sua empresa dependem da sua dedicação!

Menos tempo no celular e de bobeira na internet podem te ajudar a ter mais foco!

Passo 3 – Hora de organizar!

O terceiro passo completa os dois primeiros. Organizar os processos é muito importante para otimizar o atendimento e assim cumprir os prazos.

Para isso, sugiro que você faça um cronograma de atividades para cada colaborador. Sim, será trabalhoso, mas vai valer a pena.

Seria interessante que esse cronograma fosse editável, para incluir ou retirar atividades quando necessário.

Por exemplo: se um colaborador terminou suas tarefas mais cedo por causa de alguma eventualidade, é possível redirecionar outra tarefa para cumprir sua jornada de trabalho, ou retirar alguma atividade, caso o colaborador precise faltar.

Existem muitos exemplos de cronogramas e templates prontos do próprio Pacote Office que podem ser muito úteis! Aproveite!

E como seria organizar os serviços externos através de metas?

Definir metas claras para equipe pode deixar o engajamento dos colaboradores cada vez alto, pois se motivados para cumpri-las, não será necessário uma fiscalização ferrenha do gestor.

Você pode definir, por exemplo, metas por tarefas. Quando uma certa quantidade de tarefas forem cumpridas por semana, mas sem perder a qualidade no atendimento, pode ser dada uma gratificação.

Ou, metas por tempo executado, ou seja, quanto tempo se gasta para a realização de determinada tarefa?

Essa meta seria interessante para ajudar a prever quanto tempo se gasta em cada tarefa para que assim seja calculado uma previsão de custos futuros, baseando-se no tempo gasto nas atividades anteriores.

Uma equipe organizada, e engajada com metas, otimiza os processos da sua empresa e se tornam imbatíveis no atendimento ao cliente.

Passo 4 – Diálogo com o cliente

De nada adianta se organizar e planejar, se a comunicação com o cliente é falha. Mantenha o diálogo!

O diálogo é a base de qualquer relacionamento, e com o cliente não seria diferente.

Quando se trata de serviços externos, principalmente se o atendimento for na casa do cliente, pode acontecer dele ter saído, ou outros tipos de imprevistos que impossibilitam o trabalho do seu colaborador.

Geralmente, esses problemas se dão por falta de diálogo.

Além disso, a falta de diálogo se reflete na imagem que o cliente tem da sua empresa!

Se na hora do atendimento, ele sempre for tratado com educação e na linguagem adequada, metade dos problemas e reclamações ficarão para trás!

É claro que sempre vai existir aquele cliente que gosta de reclamar, mas quando existe um diálogo próximo, até esses clientes poderão ser fidelizados.

Por isso, o diálogo com os clientes é primordial para otimizar o controle de serviços externos, pois, facilita os processos e deixa sua empresa cada vez mais produtiva.

Estamos quase lá! Vamos ao último passo:

Passo 5 – Automatize os processos

Desde a máquina a vapor até os aplicativos para smartphones, as inovações tecnológicas significam verdadeiras revoluções nas formas de gerir uma organização.

Com a possibilidade de informação em tempo real, as ferramentas de gestão empresarial estão cada vez mais capazes de automatizar os processos.

Tornando possível o controle da qualidade dos serviços, dos custos e também, facilitando o monitoramento.

Para empresas de serviços externos, existem plataformas feitas apenas para o segmento, com funcionalidades para controle, organização e gerenciamento de equipes externas.

Sabe aquele cronograma lá do passo 3? Ele poderia ser automatizado e modificado durante a jornada de trabalho do colaborador, sem a necessidade de voltar até a empresa! Muito mais praticidade e agilidade!

Mesmo que você, gestor, não tenha muita intimidade com as tecnologias, tente se adequar a automatização! Em breve será possível perceber os bons resultados!

Então, esses foram os 5 passos para otimizar o controle de serviços externos da sua empresa!

Que tal colocá-los em prática? Conta pra gente como está sendo a sua experiência.

Lorrayne é redatora da Auvo, responsável por criar conteúdos que ajudem os gestores a formar uma equipe externa de alta performance.

Os 5 maiores erros de quem faz gestão de equipes externas

Os 5 maiores erros de quem faz gestão de equipes externas

De tanto ouvir os nossos gestores se queixarem de problemas com o controle e gestão das equipes externas, reuni todas as informações em comum, e resolvi fazer esse post aqui no blog.

Vamos te ajudar a solucionar esse empecilho. Tenho certeza que você vai se identificar com alguma dessas questões.

1. Desvio da equipe na rua

O brasileiro já tem a fama de ser desonesto, e com a liberdade do serviço externo, os indícios pioram ainda mais.

Quando falo em ser desonesto, quero enfatizar o desvio de objetivo na rua, e até coisas mais frequentes, como, o atraso na chegada ao cliente, a não execução das tarefas de visita dentro das normas determinadas pela empresa, entre outros problemas que podem ocorrer.

A indisciplina gera retrabalho, e quando uma equipe é indisciplinada fica difícil corrigir só com diálogo.

Roteirizar sua equipe se torna uma tarefa de suma importância, não só pela desconfiança.

Outro tópico importante é que com a localização do colaborador, você será capaz de planejar visitas de última hora para quem estiver mais perto, possibilitando o funcionário fazer mais visitas dentro da sua rotina.

2. Falta de organização no roteiro

O principal objetivo de roteirizar sua equipe de campo é definir a melhor rota dos funcionários externos para evitar desvios desnecessários e assim automatizar as atividades e fazer com que sua empresa economize no reembolso de combustível.

O ideal seria usar a roteirização através de um software, que te ajudaria a saber exatamente onde estão seus técnicos em tempo real,  e como já citamos, fica melhor para marcar visitas de ultima hora para o técnico que estiver mais perto, e para calcular o trajeto de um ponto a outro.

Mas não é apenas isso, vou citar aqui mais alguns pontos onde a ferramenta de roteirização de tarefas pode te auxiliar no planejamento de atividades:

  • Redução do tempo na programação e na realização de atendimentos;
  • Redução da distância total percorrida pela sua equipe;
  • Otimização da utilização de veículos;
  • Economia com combustível.

O Auvo te ajudará nesse ponto de planejamento e organização da sua equipe externa. Aqui vai algumas: Calcular o consumo de combustível, distribuir as tarefas, controlar a rota.

3. Excesso de papéis (formulários, ordem de serviço, relatórios)

Na maioria das empresas menores, de serviços técnicos, a documentação dos serviços é feita por ordens de serviço em papel, os relatórios de visita técnica são feitos através de formulários impressos, e a pesquisa de satisfação da mesma maneira.

Isso toma muito tempo tanto do técnico quanto do gestor, e essa informações correm o risco de se perder.

Por isso a importância de ter o relatório de atividades digital.

  • Facilita na hora de procurar informações mais antigas
  • Através de um relatório digital as informações serão preenchidas com mais facilidade e o histórico do cliente ficará salvo com mais segurança.
  • O cliente pode ter acesso às informações das atividades executadas via email

4. Ter certeza que a visita aconteceu

O check-in check-out vai te mostrar o tempo de cada visita, isso tem uma grande importância, pois vai te proporcionar saber qual o tempo de duração do funcionário em cada visita. Isso indicará a produtividade dele.

Mas você sabe a importância disso?

Para quem trabalha com equipes externas, ter a certeza que o funcionário está cumprindo com o combinado e atendendo as necessidades do cliente é o ponto principal.

5. Falta de produtividade

Medir a produtividade da sua equipe em campo é essencial.

A falta de métrica faz com que o gestor use a intuição para fazer a equipe crescer e evoluir, só que a intuição está sujeita a erros.

O mais importante a se fazer é definir o que se faz mais essencial para a otimização da produtividade da sua equipe.

Como por exemplo:

  • Quantidade de visitas feitas no dia;
  • Duração das visitas;
  • Pontualidade;
  • Quilometro rodado;
  • Feedback dos clientes sobre o atendimento;

Essas informações vão te mostrar com clareza o motivo de alguns funcionários baterem a meta e outros não.
É só compará-los individualmente, logo, você irá observar as métricas de quem está conseguindo atingir o planejado.

O papel do gestor é orientar cada técnico, para o crescimento da equipe.

Bônus – Pesquisa de satisfação

O feedback do cliente é o ponto essencial para o crescimento da sua empresa!

Através da pesquisa de satisfação você consegue direcionar seus investimentos a fim de atrair novos clientes.

Daí a importância de também ser digital, assim você tem a possibilidade de ver com mais facilidade quais são os pontos mais criticados.

Nela deverá ter algumas perguntas básicas, para que você tenha as respostas que você deseja:

  • A visita foi satisfatória?
  • Houve algo que não foi do agrado do cliente?
  • Se sim, o que não agradou?
  • Pesquisa de NPS

A Pesquisa de NPS, conhecida com certeza pelos nossos leitores, pois sempre falamos da importância dela, porque é nela que você vai ver se o cliente realmente gosta do seu serviço, se indica, ou se teve uma experiência ruim.

Talvez você já tenha se acostumado a conviver com essas dores e isso não lhe incomode tanto. Talvez você esteja acomodado.

Mas se você estiver inconformado com essas dores e quiser ajuda, a tecnologia é a sua maior aliada.

Isadora é redatora da Auvo, responsável por criar conteúdos ricos para ajudar gestores de todo o Brasil a aumentar a produtividade das suas equipes de campo.

Planeje com mais assertividade o crescimento da sua empresa em 2017

Planeje com mais assertividade o crescimento da sua empresa em 2017

O ano praticamente acabou e tem muita empresa que ainda não começou a criar o planejamento e as estratégias para 2017.

Mas não precisa se desesperar não que ainda dá tempo de fazer um trabalho de qualidade e com foco total em crescimento.

E realmente não vai ser fácil superar um ano de crise como esse de 2016, em que todo o país ficou abalado economicamente.

Mas pense positivo e comece hoje mesmo a montar o planejamento de ações e de mudanças em sua empresa para conseguir resultados melhores e fazer uma retenção de clientes efetiva e maior do que esse ano que passamos.

Dá pra mudar tanto o planejamento de vendas quanto a gestão de suas equipes externas, se este for o caso da sua empresa. Confira aqui os passos que deve seguir:

1 – Analise do ano que passou:

É bom olhar para esse ano que passou pra poder medir o que fez de certo ou errado e também para ver em quais épocas foram fechados mais negócios.

Sabendo o que deu certo você pode investir mais tempo em projetos que permitam que esse crescimento continue no próximo ano.

Tente responder algumas perguntas como: As metas estabelecidas foram concretizadas?; Os resultados foram satisfatórios?; A relação de sua empresa com o cliente está positiva? e O que faria de diferente?.

Faça uma lista do que deu certo e errado para poder investir tempo e dinheiro no que trará resultados positivos para a sua empresa.

 

2 – Descubra qual o potencial e as dificuldades da sua empresa:

Este é um ponto que complementa o anterior.

Sabendo como foi o ano que passou, você tem dados suficientes para entender até onde sua empresa pode chegar e quais as dificuldades que ela enfrentará.

É bom para você criar planos e estabelecer metas que sejam alcançáveis. Sabendo o que pode enfrentar de dificuldades, dá pra criar estratégias para vencer esses obstáculos e preparar as equipes para lidarem com os maiores problemas que surgirem.

3 – Crie projeções realistas de mercado:

Esse é o momento em que você deve tentar prever como o mercado vai se comportar.

Por exemplo: se você tem uma empresa com equipes externas, é preciso que você comece a pensar quanto ela vai te custar, como você pode facilitar a gestão da equipe externa, quantos clientes cada equipe atende e outros dados que possam ajudar na projeção de gastos.

É bom ficar de olho nas projeções econômicas como a inflação, as taxas de câmbio e de juros e outros indicadores chave para o seu modelo de empresa.

É importante ter isso em mãos na hora de propor novas metas.

 

4 –  Calcule e calcule de novo o que terá de orçamento:

Não adianta criar estratégias e planos de ação de extrema qualidade se não tiver com o orçamento em dia.

É preciso saber como ficaram as contas do ano de 2016 e quanto você terá em 2017 para investir em novas medidas de melhoria. Se o orçamento estiver um pouco apertado, você terá que escolher quais as mudanças prioritárias e quais podem esperar.

Agora se o seu orçamento está com sobras, dá para incluir os planejamentos de crescimento que precisa e depois correr atrás para fazê-los dar certo.

Pense muito bem antes de sair simplesmente gastando todo o orçamento da sua empresa.

5 – Defina quais serão as metas para 2017:

Você já está bem preparado para definir onde quer chegar em 2017.

Depois de calcular o orçamento e definir as estratégias de ação, agora você deve definir quais as metas para a sua empresa.

Faça uma projeção anual das metas e distribua quem serão os responsáveis por alcançar cada uma delas.

E resolvemos ajudar um pouco mais colocando aqui algumas metas que você pode usar: dobrar o número de clientes ativos, lançar um novo produto no mercado, reduzir custos fixos em 10% e aumentar o faturamento em 25%.

Mas esses são apenas alguns exemplos do que pode ser criado. ´Caberá às empresas definir quais são as metas mais importantes para elas.

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Já está começando a se sentir mais bem preparado para planejar o ano de 2017 para sua empresa?

Esperamos que esse texto tenha te ajudado e estamos a disposição para tirar todas as suas dúvidas.

E ainda tem um detalhe bem importante em relação a esse planejamento: coloque todo mundo da equipe a par desse planejamento.

Todos os colaboradores devem estar envolvidos para poderem te ajudar a alcançar seus objetivos. Não perca mais tempo e comece o planejamento hoje mesmo.

Aproveite para baixar o nosso ebook para aquisição de novos clientes. É só clicar no link abaixo e se cadastrar:

Se não conseguiu ler todo o conteúdo, faça o download da versão em PDF, para ler mais tarde.

Gabriel é CEO da Auvo e já ajudou mais de 1500 empresas a aumentarem a produtividade da sua equipe de campo. Além disso gerenciou equipes externas durante 7 anos e sabe bem as dores de um gestor.