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Os 5 maiores erros de quem faz gestão de equipes externas

Os 5 maiores erros de quem faz gestão de equipes externas

De tanto ouvir os nossos gestores se queixarem de problemas com o controle e gestão das equipes externas, reuni todas as informações em comum, e resolvi fazer esse post aqui no blog.

Vamos te ajudar a solucionar esse empecilho. Tenho certeza que você vai se identificar com alguma dessas questões.

1. Desvio da equipe na rua

O brasileiro já tem a fama de ser desonesto, e com a liberdade do serviço externo, os indícios pioram ainda mais.

Quando falo em ser desonesto, quero enfatizar o desvio de objetivo na rua, e até coisas mais frequentes, como, o atraso na chegada ao cliente, a não execução das tarefas de visita dentro das normas determinadas pela empresa, entre outros problemas que podem ocorrer.

A indisciplina gera retrabalho, e quando uma equipe é indisciplinada fica difícil corrigir só com diálogo.

Roteirizar sua equipe se torna uma tarefa de suma importância, não só pela desconfiança.

Outro tópico importante é que com a localização do colaborador, você será capaz de planejar visitas de última hora para quem estiver mais perto, possibilitando o funcionário fazer mais visitas dentro da sua rotina.

2. Falta de organização no roteiro

O principal objetivo de roteirizar sua equipe de campo é definir a melhor rota dos funcionários externos para evitar desvios desnecessários e assim automatizar as atividades e fazer com que sua empresa economize no reembolso de combustível.

O ideal seria usar a roteirização através de um software, que te ajudaria a saber exatamente onde estão seus técnicos em tempo real,  e como já citamos, fica melhor para marcar visitas de ultima hora para o técnico que estiver mais perto, e para calcular o trajeto de um ponto a outro.

Mas não é apenas isso, vou citar aqui mais alguns pontos onde a ferramenta de roteirização de tarefas pode te auxiliar no planejamento de atividades:

  • Redução do tempo na programação e na realização de atendimentos;
  • Redução da distância total percorrida pela sua equipe;
  • Otimização da utilização de veículos;
  • Economia com combustível.

O Auvo te ajudará nesse ponto de planejamento e organização da sua equipe externa. Aqui vai algumas: Calcular o consumo de combustível, distribuir as tarefas, controlar a rota.

3. Excesso de papéis (formulários, ordem de serviço, relatórios)

Na maioria das empresas menores, de serviços técnicos, a documentação dos serviços é feita por ordens de serviço em papel, os relatórios de visita técnica são feitos através de formulários impressos, e a pesquisa de satisfação da mesma maneira.

Isso toma muito tempo tanto do técnico quanto do gestor, e essa informações correm o risco de se perder.

Por isso a importância de ter o relatório de atividades digital.

  • Facilita na hora de procurar informações mais antigas
  • Através de um relatório digital as informações serão preenchidas com mais facilidade e o histórico do cliente ficará salvo com mais segurança.
  • O cliente pode ter acesso às informações das atividades executadas via email

4. Ter certeza que a visita aconteceu

O check-in check-out vai te mostrar o tempo de cada visita, isso tem uma grande importância, pois vai te proporcionar saber qual o tempo de duração do funcionário em cada visita. Isso indicará a produtividade dele.

Mas você sabe a importância disso?

Para quem trabalha com equipes externas, ter a certeza que o funcionário está cumprindo com o combinado e atendendo as necessidades do cliente é o ponto principal.

5. Falta de produtividade

Medir a produtividade da sua equipe em campo é essencial.

A falta de métrica faz com que o gestor use a intuição para fazer a equipe crescer e evoluir, só que a intuição está sujeita a erros.

O mais importante a se fazer é definir o que se faz mais essencial para a otimização da produtividade da sua equipe.

Como por exemplo:

  • Quantidade de visitas feitas no dia;
  • Duração das visitas;
  • Pontualidade;
  • Quilometro rodado;
  • Feedback dos clientes sobre o atendimento;

Essas informações vão te mostrar com clareza o motivo de alguns funcionários baterem a meta e outros não.
É só compará-los individualmente, logo, você irá observar as métricas de quem está conseguindo atingir o planejado.

O papel do gestor é orientar cada técnico, para o crescimento da equipe.

Bônus – Pesquisa de satisfação

O feedback do cliente é o ponto essencial para o crescimento da sua empresa!

Através da pesquisa de satisfação você consegue direcionar seus investimentos a fim de atrair novos clientes.

Daí a importância de também ser digital, assim você tem a possibilidade de ver com mais facilidade quais são os pontos mais criticados.

Nela deverá ter algumas perguntas básicas, para que você tenha as respostas que você deseja:

  • A visita foi satisfatória?
  • Houve algo que não foi do agrado do cliente?
  • Se sim, o que não agradou?
  • Pesquisa de NPS

A Pesquisa de NPS, conhecida com certeza pelos nossos leitores, pois sempre falamos da importância dela, porque é nela que você vai ver se o cliente realmente gosta do seu serviço, se indica, ou se teve uma experiência ruim.

Talvez você já tenha se acostumado a conviver com essas dores e isso não lhe incomode tanto. Talvez você esteja acomodado.

Mas se você estiver inconformado com essas dores e quiser ajuda, a tecnologia é a sua maior aliada.

Isadora é redatora da Auvo, responsável por criar conteúdos ricos para ajudar gestores de todo o Brasil a aumentar a produtividade das suas equipes de campo.

Como reduzir de uma vez por todas os custos das suas equipes externas

Como reduzir de uma vez por todas os custos das suas equipes externas

 

Um dos maiores problemas enfrentados pelas equipes externas é o alto custo para mantê-las. Mas o que acontece muitas vezes é que não há planejamento na hora de gerenciar e há muitas falhas na hora de fiscalizar os gastos.

E esse é um problema recorrente em várias áreas de atuação, isso porque os gestores não conseguem controlar os gastos de seus colaboradores e muitas das vezes confiam na palavra deles.

Mas como mudar essa realidade?

A gente vai ajudar vocês a entenderem como melhorar e organizar os gastos de suas equipes externas. Confira abaixo quais são nossas dicas:

1 – Definir Metas por Regiões:

Cada região tem uma realidade diferente da outra e por isso mesmo devem ter metas diferentes.

Não adianta colocar uma meta fixa de atendimentos se cada pedaço da cidade ou do estado têm diferentes números de possíveis clientes.

As metas devem ser realistas para que cada colaborador consiga fazer seus atendimentos com tempo hábil para fechar novos negócios.

E com isso você evita um gasto excessivo em combustível e manutenção dos automóveis.

2 – Planejamento de Rotas Diárias:

Porque isso é importante? Porque se você tem metas para cada dia, você permite que os colaboradores façam as visitas certas nos lugares que podem se tornar futuros clientes e não percam tempo com visitas desnecessárias.

Com essas metas você também pode planejar os gastos dos colaboradores, pois saberá mais ou menos quantos quilômetros eles percorrerão e quanto devem gastar com alimentação e outros gastos fixos.

Assim você saberá quanto custará cada dia de trabalho de suas equipes externas. E com softwares de gestão dessas equipes, você poderá ter acesso em tempo real às rotas de cada colaborador, se eles fizeram ou não as visitas que estavam marcadas e quanto tempo duraram em cada atendimento. Muito mais controle e muito menos erros nos cálculos de custos operacionais.

3 – Reuniões periódicas entre todas as equipes:

Essa é a melhor maneira de descobrir quais são as maiores dificuldades e quais os pontos positivos que podem ser aproveitados.

Mas como assim? Diferentes equipes enfrentam diferentes problemas. Então as reuniões periódicas entre as equipes externas, pode promover uma interatividade maior e o problema de alguns podem ser solucionados com dicas de outras equipes ou com soluções que essas mesmas equipes conseguiram.

Permite que os colaboradores se ajudem e possam solucionar problemas com gastos excessivos. Até porque se a empresa está com prejuízo, os colaboradores sofrerão com isso também.

Agora se a empresa reduz seus custos e aumenta seus ganhos, os colaboradores acabam se beneficiando muito mais.

4 – Gerenciar o tempo de forma efetiva:

Esse é um dos pontos mais preciosos dessas dicas. Isso porque a maior parte das equipes externas perde muito tempo, seja no trânsito ou com visitas que não trarão novos clientes.

Então uma das melhores saídas é contar com softwares de gestão de equipes externas. Além de permitir que os gestores tenham acesso em tempo real das rotas e dos trajetos percorridos por cada colaborador, esses softwares permitem que haja um controle mais efetivo dos gastos e do custo de cada profissional para a empresa.

E o gestor consegue medir qual colaborador está sendo mais efetivo e qual é mais rentável para a empresa.

Então comecem já a acompanhar mais de perto os seus colaboradores.

Façam planejamentos diários, semanais e mensais para conseguirem ter mais controle sobre os gastos de cada colaborador e de cada equipe externa.

Façam reuniões para que todos se ajudem e tentem juntos vencer a crise e alcançar melhores resultados no ano que está por vir! Boas vendas e boa semana para todo mundo!

Se não conseguiu ler todo o conteúdo, faça o download da versão em PDF, para ler mais tarde.

Gabriel é CEO da Auvo e já ajudou mais de 1500 empresas a aumentarem a produtividade da sua equipe de campo. Além disso gerenciou equipes externas durante 7 anos e sabe bem as dores de um gestor.