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3 dicas para um checklist de manutenção preventiva eficiente

3 dicas para um checklist de manutenção preventiva eficiente

Um checklist de manutenção é uma ferramenta que auxilia na checagem de pontos primordiais da rotina de manutenção, que possam evitar danos futuros dos equipamentos e, consequentemente, prevenir gastos desnecessários.

Em outras palavras, se trata de uma lista de itens que devem ser checados, reparados e inspecionados nos equipamentos que forem visitados pelos colaboradores.

Existem vários tipos de manutenção (que você pode entender melhor lendo este artigo), porém, nesse texto vou dar dicas para um checklist de manutenção preventiva, especificamente.

Como torná-lo mais eficiente? É o que você aprenderá lendo esse artigo.

Quando dizem até a exaustão que é melhor prevenir, não é apenas um modo antigo de dizer.

Prevenir faz parte do planejamento de organizações responsáveis que desejam excelência e entregar sempre a melhor prestação de serviços do mercado.

Mas afinal, porque um checklist de manutenção preventiva é tão importante? Vamos esclarecer.

A importância de um checklist de manutenção preventiva

Já aconteceu do seu colaborador acabar de sair de uma visita, e pouco tempo depois, o cliente solicitar novamente algum reparo?

Isso pode acontecer por causa da falta de previsibilidade de danos dos equipamentos.

Um checklist de manutenção preventiva visa garantir a eficiência do trabalho, aumentar a vida útil dos equipamentos, e também, prever danos futuros.

Ao identificar um padrão de irregularidades, será possível fazer um planejamento preventivo, evitando as manutenções de urgência.

Percebe a importância de um checklist de manutenção preventiva? Ele vai muito além da manutenção propriamente dita, trata-se da imagem da sua empresa, da eficiência que ela transmite.

Afinal, não basta dizer que é muito eficiente na prestação de serviços, é preciso ser.

E como a sua organização pode fazer isso?

Listei algumas dicas que lhe ajudarão no processo de criação e execução do seu checklist de manutenção preventiva, para elevar os seus níveis de eficiência.

Dica 1 – Verifique com a produção

É muito comum, durante o planejamento de manutenção, analisar os dados do histórico das manutenções realizadas.

Isso auxilia a verificar as tendências que os defeitos seguem, como: em quanto tempo as ações repetem, se as intervenções surtiram efeito positivo, qual o intervalo entre as falhas, entre outros.

Com essas informações é possível entender os caminhos do tempo de vida útil do equipamento ou da máquina. É uma premissa utilizada para planejar o cronograma de manutenção que pode ser utilizada para melhorar o seu checklist.

Sendo assim, sugiro que faça reuniões com a equipe de produção.

Provavelmente, a equipe de produção ajudará a entender as dificuldades no uso do equipamento ou da máquina, e assim, indicar caminhos para otimizar o atendimento e os pontos que merecem atenção no seu checklist de manutenção preventiva.

Falando em produção, a interação entre os departamentos de manutenção e produção podem ser muito positivas para sua organização. Eles se completam nas funções que desempenham, e o resultado dessa integração com certeza é positivo.

Essa dica ajudará a esclarecer as etapas que precisam ser lembradas, mas além disso, é preciso pensar na manutenção preventiva de forma estratégica, como veremos no próximo tópico.

Dica 2 – Seja estratégico

A manutenção preventiva faz parte dos indicadores chave de performance, ou seja, são dados que indicam fenômenos relacionados à prestação de serviços.

E no caso da manutenção preventiva, trata-se de dados que indicam falhas ou quedas no desempenho baseado no intervalo de tempo, chamada de TBM (Time Base Maintenance).

Ao utilizar um checklist de manutenção preventiva, você estará empregando uma das estratégias mais utilizadas atualmente no segmento da manutenção.

Por isso, a estratégia é a seguinte: determinar os intervalos de tempo entre as visitas de forma assertiva.

Geralmente, ao definir um cronograma, muitos gestores colocam um intervalo de tempo menor do que deveriam e acabam trocando peças ou realizando outras atividades que naquele momento são desnecessárias.

Porém, definir esse intervalo de tempo é uma tarefa muito complexa, pois, cada equipamento/ máquina possui a sua própria particularidade e assim, intervalos diferentes.

Então, o que fazer?

Acredito que seja possível chegar a um intervalo de tempo aproximado do ideal, mas para isso, existem alguns pontos que devem ser considerados, como:

  • Documentar as observações feitas por seus colaboradores. Saber exatamente os problemas ou as necessidades de cada ativo, ajudará no processo de determinação do tempo.
  • Divida a máquina em grupos conjuntos que possuem comportamentos semelhantes. Isso facilitará a entender o comportamento de diferentes conjuntos que a formam.
  • Pense em pontos de manutenção para cada conjunto que você separou e anote para anexar ao seu checklist.

Percebe que não é algo para ser feito do dia para noite? Para determinar o tempo correto entre as manutenções preventivas é preciso observar e empregar diferentes decisões de acordo com o cumprimento do seu plano de manutenção.

Falando no plano, ele influencia (e muito!) em um checklist de manutenção eficiente.

Dica 3 – Revise do plano de manutenção

Não é possível separar o checklist de manutenção do planejamento de manutenção.

Um está ligado ao outro, pois se complementam, e atuação de um afeta o desempenho do outro!

Por isso, se você não está familiarizado com um plano de manutenção preventiva, dê um olhada nesse artigo.

O plano de manutenção precisa sempre ser revisado, por que  ele se torna a medida de excelência da sua gestão.

A cada manutenção preventiva que for feita, será possível detectar pontos do seu plano e checklist de manutenção que podem ser aperfeiçoados e assim realizar modificações no seu planejamento.

Como revisar o seu plano de manutenção?

Acredito que alguns pontos devem ser levados em consideração, como:

  • Considerar o histórico de manutenções preventivas, desde a última visita ou do último ano;
  • Analisar a produtividade dos colaboradores que seguiram o plano de manutenção vigente, e considerar se foi satisfatório ou se necessita de modificações;
  • Considerar as peças, o tempo e o custo gasto no plano atual;
  • Checar o estado das máquinas e equipamentos, e assim pensar no melhor intervalo de tempo para otimizar as preventivas

Esses são alguns dos pontos que podem ser revisados no seu plano de manutenção e também, no checklist de manutenção preventiva.

Tenha consciência que é um trabalho constante de atualização e mudanças para que seu checklist seja realmente eficiente.

Essas foram as dicas para ajudá-lo a ter mais eficiência no seu checklist de manutenção preventiva!

Perceba que algumas delas atuam de maneira indireta na capacidade de verificação do seu checklist, mas são muito importantes no processo!

Caso, você ainda não fez o seu primeiro checklist de manutenção preventiva, e não sabe nem por onde começar, aqui vai um dica extra:

Afinal, como fazer um checklist de manutenção preventiva?

Falamos sobre várias maneiras de tornar o checklist mais eficiente, mas como fazer um checklist?

Tenha em mente que, a grosso modo, um checklist de manutenção preventiva se trata de um formulário que seu colaborador preencherá para verificar o estado da máquina ou equipamento na manutenção.

Por isso, no primeiro checklist, você terá que imaginar o que pode ser verificado, e com o passar do tempo acrescentar o que sentir necessidade.

Aqui estão alguns exemplos que podem ser contemplados no seu checklist de manutenção preventiva:

Checklist preventivo para aquecimento, ventilação e ar condicionado

Verificação das conexões; limpeza periódica das aberturas e filtros de mudança; limpar gabinete da unidade interna; limpar mangueira de drenagem; verificar isolamento da tubulação entre as unidades; verificar travamento da tubulação; verificar suporte; verificar capacitores, entre outros.

Checklist preventivo para equipamentos industriais

No segmento industrial pode ser dividido em áreas: mecânica, lubrificação, elétrica e segurança.

Mecânica: verificar cabos, correias, peças soltas e mangueiras e fazer a troca se necessário;

Lubrificação: verificar se todos os equipamentos estão lubrificados como deveriam, como bicos, correntes, cames, recipientes, pistolas de graxa. Verificar também se mangueiras e tubos de lubrificação estão danificados.

Elétrica: realizar uma avaliação elétrica dos painéis, fontes e cabos de energia.

Segurança: certificar se todas normas de segurança do trabalho estão sendo cumpridas.

Checklist preventivo para edifícios comerciais e residências

Verificar os extintores de incêndio, inspeção das calhas, janelas, caixilhos, tapumes e coberturas; verificar tomadas, interruptores de luz, tetos, paredes e rodapés.

Espero que esses exemplos possam lhe ajudar a montar o seu próprio checklist de manutenção preventiva!

Você acrescentaria quais itens nessa listagem? Já fez um checklist de manutenção preventivo? Compartilhe conosco!

Lorrayne é redatora da Auvo, responsável por criar conteúdos que ajudem os gestores a formar uma equipe externa de alta performance.

Plano de manutenção preventiva: 6 passos para fazer o seu

Plano de manutenção preventiva: 6 passos para fazer o seu

Uma das maiores dúvidas de qualquer gestor técnico é como montar um plano de manutenção preventiva.

Se você quer reduzir os custos operacionais da sua empresa e lucrar ainda mais com a sua equipe de técnicos, veja como um plano de manutenção preventiva pode ajudar!

Indispensável em empresas que prestam serviços, um plano como esse necessita de ajustes e cuidados específicos constantementes, dessa maneira é necessário que seja bem elaborado.

Eventualmente, as máquinas e equipamentos sofrem degradação ao longo do tempo, mas com uma ação preventiva é possível manter os equipamentos funcionando por mais tempo.

Dessa maneira, separei 6 passos para você fazer o seu plano de manutenção preventiva de forma eficiente. Vamos lá?

1. Levantamento de informações

O primeiro passo é fazer um levantamento de todas as máquinas funcionando, histórico de troca de peças e a quantidade de atividades que já foram feitas.

Mensure quais são as ocorrências mais comuns encontradas nos equipamentos que apresentam defeitos em longo prazo.

Verifique quais são os aparelhos vitais e que não podem, de maneira alguma, ficarem parados por falta de manutenção ou poderão comprometer todo o ciclo produtivo e técnico da empresa.

Isso traz um parâmetro do estado de cada equipamento, além de ajudar a definir inicialmente as prioridades dos chamados técnicos e onde avaliar os possíveis problemas.

As informações dos últimos 12 meses são essenciais para definir quais máquinas receberão os primeiros atendimentos.

Dessa maneira, você poderá verificar as estatísticas e perceber padrões, como por exemplo, de quanto em quanto tempo é preciso repor uma peça ou fazer a lubrificação de uma determinada máquina

2. Criação do Checklist de Manutenção

O objetivo do checklist de manutenção é criar um procedimento de verificação do estado de cada equipamento após a intervenção, seja ela preventiva ou corretiva.

Isso mostra que todos os passos foram dados para que as informações fiquem armazenadas de maneira segura e que os procedimentos foram feitos para garantir a qualidade.

Os checklists de manutenção ajudarão na elaboração do seu plano de manutenção preventivo mais sólido, para que as máquinas mantenham o funcionamento com excelência e qualidade.

Os checklists mais comuns são os de: Mecânica, Lubrificação, Elétrica e Segurança.

Checklist Mecânico

Normalmente é feita uma avaliação minuciosa de cada item mecânico do equipamento, como a verificação de cabos, correias, mangueiras etc.

Checklist da Lubrificação

Em geral, é analisado se todos os itens foram devidamente lubrificados e os produtos armazenados nos recipientes corretos.

Checklist Elétrico

Acompanhamento de toda a parte elétrica do aparelho. São feitas vistorias dos painéis, fontes e cabos de energia para verificar se tudo está em ordem.

Checklist de Segurança

É observado se todas as normas de segurança foram devidamente cumpridas e se não ficou nenhum tipo de material que ofereça risco ao equipamento ou as pessoas.

Dessa maneira, se faz necessário que cada item do checklist de manutenção seja confirmado com fotos e legendas, para que não se confunda ou se perca quando o plano de manutenção preventiva for elaborado.

3. Verificação dos custos

Na terceira etapa é feito o orçamento do plano e custos. É preciso que ele contemple todos os gastos que serão necessários para a execução do projeto.

Aqui devem ser contabilizados os materiais e peças a serem utilizados, possíveis contratações de novos profissionais para execução e softwares de gestão.

Inicialmente, a estrutura de custos de uma equipe de manutenção preventiva é feita seguindo uma ordem:

  1. Equipe necessária para execução das intervenções
  2. Materiais necessários para reparo de eventuais máquinas
  3. Encargos trabalhistas
  4. Softwares usados no controle do projeto

É muito importante manter a rentabilidade do projeto para que o processo seja lucrativo e eficiente.

Ou seja, mesmo que o objetivo seja reduzir custos, optar por peças extremamente baratas, mas sem qualidade, pode causar problemas no futuro e é exatamente isso que você quer evitar com um plano de manutenção preventiva, não é?

Dessa maneira, um dos principais pontos de custo são os colaboradores, afinal, eles precisam de treinamento e comprometimento para que a operação seja feita da forma correta.

Verifique sempre a realidade financeira da sua empresa e crie o orçamento que leve em consideração os valores disponíveis para o seu setor.

4. Definição de um cronograma

Com a aprovação do planejamento e o orçamento proposto, está na hora de definir o cronograma.  

Defina a frequência com que cada revisão e manutenção deverá acontecer e divida isso pelo número de colaboradores que você vai alocar.

Dessa maneira, você consegue uma média de quantas vezes, durante um ano, por exemplo, você precisará fazer a revisão da máquina e quantos colaboradores serão necessários.

O motivo disso é que muitas empresas utilizam os mesmos técnicos para efetuar atendimentos corretivos e preventivos.

Mas com um prazo muito curto você tem pouco tempo para se planejar e evitar eventuais problemas, até mesmo com a rotatividade de colaboradores.

Lembre-se de aumentar a quantidade de visitas para os equipamentos com maior volume e tempo de uso.

Dessa maneira, o seu plano de manutenção preventiva fica muito mais eficiente e as manutenções e revisões previsíveis.

5. Acompanhamento de cada atividade

Controlar cada atividade no campo é fundamental para que a execução seja feita de forma correta.

Defina um padrão de relatório com cada checklist, fotos, horários de chegada e de saída do local e estabeleça um nível mínimo de qualidade.

Também é indispensável conversar com os colaboradores que operam esses aparelhos para saber mais sobre as necessidades de manutenção e perceber quais são os primeiros indícios de problemas e erros.

Por isso, ouví-los e acompanhar as suas atividades de manutenção são essenciais.

6. Estruture os KPI’s de produtividade

Indicadores chaves de performance são fundamentais na execução do plano de manutenção.

São esses dados que vão te mostrar se o projeto está no caminho certo ou se são necessários ajustes.

Por isso, separei os principais indicadores para a manutenção preventiva, são eles:

Tempo médio do atendimento

Sabendo o tempo médio de atendimento, você consegue estimar quantas pessoas são necessárias na equipe, qual o grau de precisão do técnico e consegue aumentar a qualidade do trabalho, a partir de treinamentos.

Intervalo entre reparos

Medindo a quantidade de reparos que são feitos em um determinado tempo na máquina, você consegue estimar a quantidade de peças e materiais que serão gastos nos próximos períodos.

Isso te ajuda a ter um orçamento mais conciso e real.

Rentabilidade por máquina

Se você possui contratos de manutenção e fornecimento de equipamento, esse KPI te ajuda a medir o faturamento por máquina, eliminando os custos de manutenção.

Fique sempre muito atento a isso!

Cumprimento do cronograma

Cumprir o cronograma é fundamental para que o processo seja feito com qualidade.

Verifique a quantidade de vezes que o cronograma foi alterado e a capacidade de acompanhamento dele.

Isso te ajuda a ter um plano de manutenção preventiva mais sólido!

Considerações Finais

O plano de manutenção preventiva é uma medida que, além de trazer mais segurança e qualidade para o trabalho dos seus técnicos, funciona como uma importante decisão estratégica para a redução de custos operacionais em uma empresa.

Aplicando esse planejamento, você determina os gastos com manutenção e programa seus custos com mais precisão e aceitabilidade.

E então, deu para entender a importância de um plano de manutenção preventiva e como aplicá-lo para obter alta performance em seus equipamentos?

Um plano de manutenção preventiva é fundamental. Por isso, esperamos ter ajudado você a ter um caminho para elaborar o seu! 🙂

Isadora é redatora da Auvo, responsável por criar conteúdos ricos para ajudar gestores de todo o Brasil a aumentar a produtividade das suas equipes de campo.