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Planilha de ordem de serviço: gerencie aquilo que foi feito

Planilha de ordem de serviço: gerencie aquilo que foi feito

Vou começar com uma pergunta fácil: Você utiliza uma Planilha de Ordem de Serviço na sua empresa?

Se você trabalha com Ordens de Serviço, com toda certeza já se deparou com dificuldades de mantê-las organizadas e saber onde elas se encontram, caso precise. Certo?

Você verá nesse post:

  • Como anda a comunicação com os colaboradores
  • Como deve ser feita uma Planilha de Ordem de Serviços
  • Pontos Importantes ao usar uma Planilha de OS

Uma Ordem de Serviço nada mais é do que uma forma de emitir uma documentação interna da sua empresa a respeito de um trabalho que será efetuado.

Mas quando há muitos chamados técnicos e você não consegue organizar todos eles, uma ferramenta muito importante como a Planilha de Ordem de Serviço pode te ajudar, e muito.

Pensando nisso, escrevi esse artigo para te ajudar a entender melhor sobre a planilha e como ela pode ser útil no dia a dia da sua empresa. Vamos lá?  

Como anda a comunicação com os colaboradores?

Todos nós sabemos que uma empresa não se mantém sem uma boa comunicação entre os gestores e as suas equipes.

E com tanta demanda as tarefas vão aumentando e a comunicação fica de lado, não é? E pronto, a partir daí os problemas só vão ficando maiores.

Por exemplo, quando você trabalha com um sistema de ordens de serviços fica muito mais fácil saber, exatamente, qual trabalho o seu colaborador irá realizar.

Que a planilha de ordem de serviços é uma ferramenta eficaz para gerenciar suas ordens de serviço eu já te falei.

Mas ela também te ajuda a saber sobre os serviços dos seus colaboradores, de modo que os trabalhos sejam cumpridos da maneira correta e esperada, mantendo a comunicação mais fácil entre o gestor e as equipes.

Como deve ser feita uma Planilha de Ordem de Serviços?

Já que todo gestor ou administrador precisa emitir, diariamente, ordens de serviços sempre que designa uma tarefa aos seus colaboradores, são vários as informações que devem constar no documento.

E isso pode custar muito tempo.

Quando se utiliza uma planilha de ordem de serviço você consegue, por exemplo,  organizar a quantidade e qualidade dos materiais e de tudo que é necessário para a execução da atividade.

Dessa forma, a partir de uma planilha simples, você consegue documentar e organizar a sua Ordem de Serviço.

Lembrando que esse documento pode conter várias informações, afinal, cada empresa exerce uma atividade diferente.

E não se preocupe, a Ordem de Serviços pode ser feita por qualquer segmento e não apenas os que oferecem assistência técnica.

As informações que devem constar em sua planilha de ordem de serviço são fáceis de serem obtidas. Aqui vai um modelo:

  • Nome do Solicitante;
  • Nome do Responsável;
  • Descrição do serviço executado e em qual equipamento;
  • Tipo de manutenção (Se é preditiva, preventiva ou corretiva);
  • Grau de prioridade;
  • Informações de data e hora do serviço;
  • Materiais utilizados;
  • Além de informações e observações complementares que você considere importante.

Ah, e não se esqueça da assinatura do seu colaborador, constando que ele está ciente do que consta na OS.

É sempre bom lembrar que cada OS possui um número, o que ajuda na organização e na distinção de cada uma; a data de missão e o termo de responsabilidade.

Outros pontos importantes que devem constar na sua planilha de ordem de serviços são:

Revisão

Utilizado para verificar todas as alterações que foram feitas em sua Ordem de Serviço, sendo necessário uma atualização sempre que possível. 

EPIs – (Equipamentos de Proteção Individual)

EPIs são equipamentos específicos e obrigatórios para a realização de certos serviços que expõem os seus colaboradores a riscos (acidentes de trabalho).

Medidas de Prevenção e Treinamento

São as normas de segurança da sua empresa e a qualificação necessária do seu colaborador.

Elas devem ser seguidas e receber o máximo de atenção possível, afinal, é assim que acidentes são evitados!

Acidentes de Trabalho

É muito importante documentar em sua OS todo e qualquer acidente de trabalho, além das medidas tomadas.

E lembre-se da assinatura do colaborador envolvido no acidente e do técnico de segurança!

Além disso, não esqueça de emitir a sua Ordem de Serviço em três vias: uma para o colaborador, uma para a sua empresa e outra para o SESMT (serviço responsável pela segurança do trabalhador em seu ambiente de trabalho).

Fazendo isso, fica muito mais fácil cuidar da segurança dos seus colaboradores.

A planilha não é díficil de ser montada ou executada. Porém tome bastante cuidado e mantenha a atenção sempre, pois são vários números e informações. Você pode acabar se confundindo.

aumentar a produtividade da equipe

Pontos importantes ao usar uma Planilha de OS

Como você já sabe, a função da Ordem de Serviço é de formalizar o serviço prestado pela assistência técnica na visita ao cliente.

E uma planilha de ordem de serviço te ajuda a organizar as informações mais importantes.

Mas porquê elaborar uma OS corretamente e usar uma planilha para organizá-la é importante para a equipe e para a empresa?

É simples! Além do que já te expliquei anteriormente, ela também é essencial para:

  • Registrar todos os serviços dos seus colaboradores;
  • Ser consultada sempre que necessário (evitando que você perca nas papeladas).
  • Calcular a quantidade de materiais utilizados, evitando, assim, despesas maiores;
  • Além de também registrar um problema ou defeito, caso a sua empresa preste serviços de assistência.

Mesmo que a planilha não seja difícil de ser feita, as informações que devem constar em uma OS podem demandar tempo para serem preenchidas.

O que faz com que você ganhe tempo com uma planilha de ordem de serviço, mas perca tempo na elaboração na OS.

Por isso, quando você faz a utilização de um sistema de gestão, você consegue controlar diretamente os dados inseridos no documento de forma ágil, eficaz e prática.

Além de ter total autonomia para inserir outros dados, customizando o documento da melhor forma possível para a sua empresa.

Como esse Software é compatível com SmartPhones e Tablets, fica muito mais fácil gerar e gerenciar a sua planilha de ordem de serviço.

Aproveite e use a tecnologia a seu favor! 🙂

Agora que você já sabe tudo sobre como montar uma planilha de ordem de serviço, o que está esperando para oferecer mais eficiência para os seus colaboradores e agradar os seus clientes?

Isadora é redatora da Auvo, responsável por criar conteúdos ricos para ajudar gestores de todo o Brasil a aumentar a produtividade das suas equipes de campo.

Field Service: 8 hacks para gerenciar a sua equipe e 4 ferramentas para te ajudar nisso

Field Service: 8 hacks para gerenciar a sua equipe e 4 ferramentas para te ajudar nisso

Como todo gestor deve sentir na pele, não é fácil gerenciar uma equipe de Field Service e que os desafios são diários e exaustivos.

Sabemos também que com o avanço da tecnologia, as empresas estão tentando se adaptar a esse mundo mais acelerado e ativo.

Mas a boa notícia é que você pode contar com as ferramentas certas para ajudar você.  

 

O que você vai ver nesse post:

  • Invista em Comunicação
  • Promova a sua empresa
  • Mantenha a organização
  • As ferramentas que você precisa

 

Pensando nisso, resolvi escrever sobre 8 hacks que vão te ajudar a gerenciar melhor a sua equipe de Field Service e 4 ferramentas que você tem em mãos para que isso aconteça da melhor forma.

Então vamos lá!

Invista em Comunicação

1. Consiga um tempo para encontros pessoalmente

Seja semanalmente, quinzenal ou mensalmente, reservar um tempo para sentar com a sua equipe de Field Service se torna uma obrigação quando o assunto é melhorar a gestão.

Afinal, nada substitui totalmente uma conversa em tempo real e face-a-face com os seus colaboradores.

Isso ajudará a entender melhor o trabalho e as perspectivas do seu colaborador.

Além do mais, quando a conversa é feita pessoalmente, o seu colaborador pode tirar dúvidas ou dar opiniões e saber o feedback na mesma hora, o que ajuda com a otimização do tempo.

A pessoa que está sempre por trás de uma tela de computador nem sempre é o substituto perfeito para quem está na sua frente. Pense nisso!

2. Evite a Microgerência

Você sabe o que queremos dizer com “microgerência”? Bom, microgerenciar não é nada mais do que um modelo de gestão em que o gerente controla muito de perto tudo aquilo que o colaborador faz.

Ela pode funcionar em escritórios, mas em uma equipe de Field Service, não aconselhamos esse tipo de gestão.

Afinal, geralmente, você não possui uma visibilidade tão grande da sua equipe.

Por isso, você pode oferecer a sua equipe prazos claros e com flexibilidade de alcançá-los de acordo com a demanda de cada um.

Obs.:Trabalhe sempre com a importância de gerar resultados e como isso pode ser benéfico, ao invés de impor uma maneira muito rígida de cumprir as atividades! 🙂

3. Mantenha um diálogo regular

Verificar regularmente como está a sua equipe de Field Service equivale a uma microgerência.

Você pode verificar, por meio de mensagens, por exemplo, como os seus colaboradores estão se saindo. Algo como “Há algo que você esteja precisando de mim?”.

Quando você passa a usar essa técnica, a sua equipe se sente mais próxima de você, além de se sentirem valorizados pela atenção que você dá a eles, mesmo que seja com perguntas rápidas e curtas.

Além do mais, você também consegue ter uma noção maior do que está acontecendo fora da empresa, podendo, até, resolver alguma dúvida ou problema mais rapidamente.

4. Dê atualizações semanais

Dê uma rápida recapitulação do que aconteceu durante a semana. Isso pode acontecer no começo ou no final da semana.

Por exemplo: Quantas atividades foram concluídas, quanto falta para a meta ser batida, feedbacks sobre colaboradores separadamente ou sobre as equipes de Field Service que a empresa possui etc

Além do gestor ter um controle maior sobre as atividades, os colaboradores também ficam cientes do que está acontecendo na empresa e na sua equipe.

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Promova a sua empresa

5. Represente a empresa

Seus colaboradores gostam de trabalhar na empresa? Mostre isso!

Como a sua equipe de Field Service trabalha em campo e não dentro da empresa, não significa que eles não possam se orgulhar de onde trabalham.

Dê recursos para que eles te representem mesmo longe. Isso fortalecerá o vínculo entre a sua empresa e os seus colaboradores.

Além de aumentar a produtividade e incentivar no trabalho da sua equipe.

Quando você possui funcionários engajados com a empresa, fica muito mais fácil de gerenciá-los. Experimente!

6. Dê oportunidade de treinamentos

Aprender sobre a empresa ou sobre os serviços que os seus colaboradores fazem é muito importante e deve acontecer sempre que possível.

Quando você dá oportunidade de novos treinamentos para os seus colaboradores, eles aprendem mais e ficam mais envolvidos com os propósitos de crescimento da empresa.

7. Conheça a realidade da sua equipe de Field Service

Nada melhor do que conhecer a realidade da sua equipe para saber como ela trabalha e identificar possíveis falhas.

Por isso, te recomendo tirar um dia inteiro, ou uma parte do seu dia, para acompanhar a sua equipe nas atividades e saber como é o dia a dia delas.

Isso pode significar fazer visitas, acompanhá-los em algum chamado técnico ou em qual seja os serviços prestados pelo seu colaborador.

Mantenha a organização

8. Tenha uma rotina organizada

Coerência e credibilidade separam os bons dos melhores.

Quando você trabalha com pessoas em diferentes horários e ambientes de trabalho, é crucial ter continuidade e organização no que está sendo executado.

Por isso, mantenha a rotina de trabalho organizada e tenha um controle melhor das atividades dos seus colaboradores.

Nada pode frustrar mais a sua equipe do que não ter uma rotina ou agenda organizada. Isso gasta muito tempo do gestor, que tem que repassar um por um a agenda diária dos colaboradores.

Pode ser muito difícil de realizar na prática, mas existem softwares de gestão de equipes de campo que podem te ajudar a manter a organização da sua empresa e das suas equipes de Field service.

Finalmente, vamos ver quais são as 4 ferramentas que podem te ajudar com o gerenciamento da sua equipe de Field Service? 

Aqui estão as ferramentas que você precisa  

1. Auvo

O Auvo é um sistema de gestão de equipes que ajuda as equipes de Field Service a trabalhar com mais eficiência e os gestores a  

A ferramenta permite desde a otimização de rotas, cálculo de km rodado, ordem de serviços personalizadas, até o acompanhamento em tempo real das tarefas.

Lembrando que para estar em um mercado competitivo de Field Service é necessário sempre estar um passo à frente dos concorrentes.

Pensando assim, o Auvo vem ajudando vários colaboradores a gerenciar e ter um melhor controle das suas equipes.

2. Trello

O Trello é uma ferramenta muito importante quando se gerencia equipes, ou mesmo para dentro do seu escritório.

Ela é conhecida como uma das melhores ferramentas para gerenciar os seus projetos em listas que são extremamente úteis e versáteis, sendo ajustadas conforme as necessidades da empresa.

Sabe aquele bloco de notas que quase ninguém usa mais? Então, o Trello é uma forma mais atualizada e melhorada dele.

Essa ferramenta te ajuda, por exemplo, dividir as tarefas, marcar como completas e compartilhar com os seus colaboradores.

Você pode criar quadros para a sua equipe ou usá-lo para que você mesmo gerencie as suas atividades.

3. Google Drive ou Dropbox

Hoje em dia, tudo está acontecendo na era digital e os documentos são todos guardados no próprio computador ou em dispositivos externos.

E não há nada melhor do que guardar os seus arquivos na nuvem e organizar o que está sendo enviado e recebido. Há  uma maior segurança em não perder, apagar sem querer ou perder os seus arquivos.

Aplicativos como o Google Drive ou Dropbox permitem que você compartilhe as informações, agendas e documentos com os seus colaboradores e que eles acessem em qualquer lugar, desde que haja internet.

4. Skype

Como eu disse no começo desse post, você pode, e deve, tentar ter reuniões pessoalmente sempre que puder com os seus colaboradores.

Mas nós sabemos que nem sempre isso é “possível”. O Skype pode ajudar você e a sua equipe de Field Service nisso.

É como se eles estivessem com você dentro do escritório, ou na sala de reuniões, sem que eles estejam.

E isso pode te ajudar a economizar tempo e apenas passar feedbacks importantes nas reuniões que acontecerão pessoalmente.

Por isso, quando o assunto é Gerenciar equipes de Field Service, você não precisa controlar tudo muito de perto, mas também não deve deixar os seus colaboradores agirem cada um por si.

Para ter um bom equilíbrio, você pode contar com ferramentas que se encontram a um clique do seu computador, tablet ou smartphone.

Com planejamento, comunicação e boas ferramentas, você se sentirá mais próximo e mais confiante com os seus colaboradores.

Como você pode ver, nunca foi tão fácil estar conectado com a sua equipe de Field Service, não é mesmo? 🙂

Agora que você já sabe como gerenciar melhor a sua equipe de Field Service e quais ferramentas podem te ajudar com isso, o que acha de deixar algumas sugestões de conteúdo que você gostaria de ver aqui no blog?

Isadora é redatora da Auvo, responsável por criar conteúdos ricos para ajudar gestores de todo o Brasil a aumentar a produtividade das suas equipes de campo.

Quais os principais indicadores de desempenho de uma equipe externa

Quais os principais indicadores de desempenho de uma equipe externa

Você tem noção da importância dos indicadores de desempenho na sua empresa?

Sabe que eles são necessários para definir qual a melhor estratégia e aplicar isso no sucesso do cliente?

Se a reposta for “não”, então esse material é pra você.

Vem comigo! 

O que você verá neste artigo:

  • Indicadores de produtividade;
  • Indicadores de qualidade;
  • Indicadores de tempo;
  • Indicadores de custo;
  • Por que utilizar indicadores de desempenho?;
  • A importância de utilizá-lo;
  • Devo acompanhar todos os indicadores?

Antes de começar a falar especificamente sobre tipos de indicadores do desempenho, gostaria de esclarecer que existe uma diferença fundamental entre indicadores de processos e indicadores estratégicos, veja:

  • Indicadores de desempenho de processos: também chamados de KPI (do inglês: Key Performance Indicator) estão focados em como a tarefa é realizada, medindo seu desempenho e se estão conseguindo atingir os objetivos determinados. 

Esse indicador deve ser quantificável por meio de um índice, normalmente representado por um número, que determine o andamento do processo como um todo ou em partes.

  1. Indicadores de desempenho estratégico: possuem a função de verificar se a organização está alcançando os objetivos determinados pela gerência, os chamados objetivos estratégicos.

Obs: É uma ferramenta muito usada para auxiliar na determinação desses objetivos é o Balanced Scorecard.

Medir e analisar resultados é a melhor maneira de avaliar o desempenho em qualquer área da sua empresa, por isso surgiu o termo KPI ou indicador chave de performance.

KPI nada mais é do que alguns indicadores que mostram se sua equipe está indo no caminho certo ou se existem pontos a serem melhorados.

Com esses dados você pode avaliar a sua estratégia.

Existem diversos tipos de indicadores de desempenho (KPIs) que fornecem uma série de informações que podem se encaixar em categorias. Dentre alguns deles podemos destacar:

  • Indicadores de produtividade;
  • Indicadores de qualidade;
  • Indicadores estratégicos;
  • Indicadores de tempo;
  • Indicadores de custo.

Indicadores de Produtividade

É a relação entre o trabalho e o tempo em que isso acontece.

Exemplo: Um colaborador consegue fazer cinco visitas em um dia. Já o outro, consegue fazer apenas 3 em um dia, portanto, é menos produtivo que o primeiro.

É aí que você deve investigar o motivo disso estar acontecendo. Podendo ser por falta de treinamento ou dedicação do seu funcionário.

Uma plataforma de gerenciamento, com certeza, te ajudará a monitorar melhor esses desempenhos.

Indicadores de qualidade

Eles andam juntos com os indicadores de produtividade, pois ajudam a entender qualquer desvio ou não conformidade que ocorreu durante a visita.

É importante saber em quantas visitas as atividades técnicas são resolvidas, isso mostra qualidade no serviço.

Na grande maioria dos negócios o ideal é resolver tudo na primeira visita, pois pode gerar problemas e stress em clientes, caso ultrapasse esse número.

E como você pode se informar disso?

Novamente digo, por meio de um aplicativo de gerenciamento, que tenha a funcionalidade de pesquisa de satisfação, assim o seu cliente poderá te informar com detalhes se tudo está saindo como planejado.

Isso te dará uma noção de como sua equipe se comporta e age em campo.

Indicadores de tempo

Medir o tempo que sua equipe gasta para executar as tarefas é essencial para montar a agenda dela de forma otimizada.

Sabendo o horário em que o seu colaborador chegou no cliente, e qual horário ele saiu, através do check-in check-out automático, também de ajudar a medir esse tempo!

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Indicadores de custo

Medir o quanto custou cada atividade é a melhor forma de você manter a rentabilidade em seu negócio.

Por isso, meça o valor do material gasto, o custo da hora de trabalho do técnico, o combustível e alguma eventual troca de equipamento.

Isso te dará uma visão se o trabalho está sendo lucrativo ou se precisa de ajustes.

Você também pode calcular isso através do ROI (retorno sobre o investimento), que é um indicador que permite saber quanto dinheiro a empresa perdeu ou ganhou com os investimentos feitos.

Por que utilizar indicadores de desempenho?

  • Disponibiliza a informação que o gestor necessita sobre cada etapa da tarefa;
  • Proporciona maior exatidão na tomada de decisões pelo gestor;
  • Tem por objetivo trazer mais eficiência e eficácia as tarefas;
  • Mais rapidez, melhor compreensão e transparência ao se divulgar resultados;
  • Indicadores de desempenho se tornam a medida da excelência da empresa;
  • Permitem a criação de um dashboard com todas as informações disponíveis de forma panorâmica;

Independente de qual categoria os indicadores se encontram, eles são igualmente importantes, pois são quem fornecem a visão que a empresa necessita para enxergar seus processos e conseguir uma base sólida para alinhá-los aos objetivos traçados.

A importância de utilizá-lo

Indicadores de desempenho são usados para o monitoramento das atividades da empresa.

Isto é: rastrear e seguir o andamento das tarefas, coletando informações relevantes de forma acessível para que os gestores tomem as decisões corretas, consequentemente, trazendo resultados positivos para a empresa. 

Devo acompanhar todos os indicadores?

Para aumentar a eficiência e aprimorar os resultados, não basta saber o que e quais são indicadores de desempenho.

É preciso entender quais são suas funções na empresa e acompanhá-los. Eles precisam estar alinhados com as estratégias do negócio. Caso contrário, ocorre o risco de acompanhar muitos números que não dizem nada e ajudam muito pouco.

Dessa forma, é importante fazer uma análise do momento que a empresa está passando e definir quais são os indicadores de desempenho mais adequados para cada objetivo

Comece logo a medir os KPIs da sua equipe externa e tenha mais controle do que está sendo gasto e do desempenho dos colaboradores.

Tenha gestores mais preparados para cobrar de seus funcionários e também crie premiações para os melhores funcionários. É uma ótima forma de motivar!

Agora que você já sabe quais o principais indicadores de desempenho, o que acha de deixar algumas sugestões de conteúdo que você gostaria de ver aqui no blog?

Isadora é redatora da Auvo, responsável por criar conteúdos ricos para ajudar gestores de todo o Brasil a aumentar a produtividade das suas equipes de campo.

Retenção de clientes: não perca o seu cliente para a concorrência

Retenção de clientes: não perca o seu cliente para a concorrência

Quando se fala em retenção de clientes, automaticamente, já nos lembramos de Call-Centers e atendimentos do tipo, não é mesmo?

Mas engana-se quem acha que a retenção é importante apenas nesse tipo de prestação de serviço.

A retenção merece um cuidado especial em todas as empresas que desejam crescer e obter sucesso.

 
Você verá nesse post:

  • A retenção é realmente importante?
  • O que pode ter dado errado?
  • Como prever e prevenir?
  • Como alcançar o resultado esperado?

Reter clientes não está ligado diretamente apenas ao cancelamento, mas também na capacidade da empresa em gerar novos negócios (e mais clientes), se manter no mercado e garantir o crescimento financeiro da empresa.

Ps: Manter um cliente sai muito mais barato do que conquistar um novo ou perdê-lo para a concorrência.

Afinal, a conquista de um novo cliente envolve todo um processo de vendas bem estruturado, uma equipe de vendedores bem treinada (e isso nós sabemos que não é uma coisa barata) e ainda o investimento em marketing.

Por isso, a retenção de clientes é a melhor saída para sua empresa reduzir custos e ao mesmo tempo melhorar o faturamento. Vamos lá?

A retenção de clientes é realmente importante?

As empresas estão sempre refinando tudo, desde os seus processos, até novas formas de aumentar a produtividade dos seus times de colaboradores.

Você pode ser previsível e prevenir quais os passos ele vai dar em relação a sua empresa caso esteja pensando em ir para a concorrência.

É aqui que a retenção de clientes entra, e sim, ela é muito importante.Existem empresas que conseguiram reduzir em 20% a taxa de cancelamentos dos clientes.

É comum que você, como gestor, ache mais fácil conseguir um novo cliente, do que manter um cliente que já está conquistado.

Você sabia que o custo para aquisição de um novo cliente é 7 vezes maior do que os valores que são envolvidos na retenção de clientes?

Além disso, uma pesquisa feita pela Marketing Metrics indicou que é 65% reverter um cancelamento com um consumidor já existente, do que tentar conquistar um novo. Quando se coloca os gastos no papel, percebe-se que muito dinheiro acaba sendo desperdiçado.

Assim, a retenção de clientes impacta diretamente com a manutenção do lucro da sua empresa. Mas não é só isso. Afinal, tudo aquilo que você deseja é não perder o seu cliente para a concorrência e continuar conquistando e mantendo ele em sua base, correto?

Mas você já se perguntou se está fazendo algo para que isso aconteça? O que motiva o seu cliente a continuar com a sua empresa vai muito além do que apenas realizar um feedback assim que negócio for fechado, como por exemplo:

A retenção de clientes não é uma tarefa simples, por isso, quando você sabe o motivo do seu cliente querer cancelar com a sua empresa fica mais fácil reconquistá-lo.

E o que leva um cliente a pedir cancelamento?

O que pode ter dado errado?

Primeiramente, você deve estar ciente que os cancelamentos podem acontecer e que a retenção de clientes vai te ajudar antes que isso aconteça.

No mercado atual, quando se tem um processo estruturado, com metas e métricas bem definidas, além de contar com a tecnologia, você consegue ser mais previsível e saber quais clientes estão insatisfeitos e próximos de irem para a concorrência.

Mas antes, saiba o que pode ter acontecido para que o seu cliente queira cancelar o seu serviço.

Isso é prejudicial para a sua empresa como um todo, afinal os seus colaboradores podem ter dificuldades em bater as metas, caso o cliente cancele; e também para a receita recorrente mensal da sua empresa (MRR).

Tudo acontece muito rápido nos dias de hoje e a forma como o seu cliente espera ser atendido não é diferente. Mas alguns pontos são cruciais para que você consiga reter o seu cliente e evitar o cancelamento do serviço:

Atendimento de alta performance

As pessoas não gostam de esperar, isso é um fato. Imagine o quanto o seu cliente se sente insatisfeito quando precisa esperar para que o serviço seja realizado, por exemplo.

Quando a sua equipe técnica possui muitos compromissos em um período curto de tempo, a prestação de serviços para vários clientes pode ser algo que gere atrasos, e isso nunca é bom.

Por isso, você pode contar com uma ferramenta que organize e gerencie as suas tarefas que precisam ser executadas no dia a dia, sendo acompanhadas em tempo real. Essa é uma ótima solução para resolver a questão dos atrasos na sua equipe!

Falta de comunicação

A comunicação é um fator muito importante para todo e qualquer tipo de prestação de serviços. Mas a falta dela também pode ser um fator que faça com que o seu cliente não se sinta satisfeito com os seus serviços.

Vou te dar um exemplo na prática para entender melhor: Imagine que o seu técnico tenha saído para realizar uma tarefa para o cliente, mas no meio do caminho acontece algum imprevisto e ele não consegue chegar ao local e o cliente não é avisado ou a informação chega distorcida.

Como você acha que o cliente vai ficar em relação a sua empresa? Insatisfeito, é claro. Quando ele não é avisado com antecedência ou o aviso não chega nem a acontecer, é bem provável que ele se chateie e acabe querendo cancelar os seus serviços.

Afinal, ele pode sentir a falta de consideração e importância para com o que ele significa na sua empresa. Uma boa comunicação é muito importante para que o seu cliente continue sendo fiel a sua empresa.

Sendo assim, mantenha os seus esforços de comunicação em dias!

Prevenindo que os seus clientes venham a cancelar

Embora, como eu já disse ali em cima, o cancelamento aconteça ocasionalmente, existem maneiras de prevê-lo e tomar decisões estratégicas para melhorar a satisfação dos clientes que estejam próximos de irem para a concorrência.

Ter um cliente satisfeito é uma das principais formas de manter o seu cliente na base e você pode contar com ferramentas para te ajudar.

Quando você sabe o que ele achou do atendimento, se teve algo que não foi feito corretamente ou se voltariam a contar com a sua empresa quando necessário, o cancelamento pode ser prevenido.

Aqui vai algumas dicas de ouro:

Tenha sempre os dados do seu cliente em mãos

É preciso conhecer de verdade quem são os seus clientes. Engana-se quem acha que o conhecimento sobre o seu cliente não deve ser atualizado.

As características, dores, desejos e expectativas dos seus clientes vão mudando e por isso você deve se adequar a eles.

Ps: Toda empresa que visa aumentar a sua taxa de retenção de clientes deve priorizar o conhecimento sobre os seus clientes e utilizar essas informações de forma inteligente. Afinal, você não quer que o seu cliente ache que você não sabe nada dele, não é mesmo?

Aumentar o conhecimento sobre os seus clientes ajudará a oferecer uma experiência mais completa e interessante!

Passe confiança sempre

A retenção de clientes está, também, diretamente ligada à confiança que o seu cliente tem na sua empresa e no serviço que você oferece a ele.

Quando você fica próximo ao seu cliente, um vínculo de confiança é criado. É importante lembrar que você já conseguiu conquistar o seu cliente e que a sua satisfação deve ser contínua.

Essa proximidade e confiança deve ser passado por todos na sua empresa, assim ele entende que todos estão fazendo o melhor para que ele continue com a empresa.

Dessa forma você consegue reter o seu cliente mais facilmente.

Ofereça boas soluções para os seus problemas

Agora que a sua empresa conhece bem o seu cliente e mantém uma boa relação com eles, está na hora de perceber qual a melhor solução para o problema que ele possui, e por isso quer cancelar o serviço.

E isso tem relação direta com a retenção de clientes. O que acontece é que, na maioria das vezes, a empresa tem um bom serviço a ser oferecido, mas não há o conhecimento necessário para oferecê-lo de forma correta e na hora certa ao seu cliente.

Não tenha medo ao oferecer boas soluções aos seus cliente, afinal, é sempre bom lembrar que, um cliente fidelizado e feliz com a empresa é bem melhor do que um insatisfeito que propague informações ruins.

Sendo assim, não meça esforços para reter os seus clientes!

O serviço de campo pode parecer imprevisível às vezes, mas isso não significa que não há nada que você não possa fazer.

Com todas essas dicas e ajudas você consegue evitar que o seu cliente saia da sua empresa e acabe indo para a concorrência.

Agora que você já sabe como a retenção de clientes é crucial na sua empresa, que tal compartilhar conosco as suas dúvidas e experiências? Estamos aqui para te ouvir!

Isadora é redatora da Auvo, responsável por criar conteúdos ricos para ajudar gestores de todo o Brasil a aumentar a produtividade das suas equipes de campo.

As melhores ferramentas para empreendedores economizarem tempo no dia a dia

As melhores ferramentas para empreendedores economizarem tempo no dia a dia

Uma vantagem que é comum associarem a um profissional autônomo e microempresário é o fato de ser seu próprio chefe.

Mas, se por um lado, gerenciar o próprio negócio oferece, mesmo, alguns benefícios, por outro, também traz desvantagens evidentes.

Muitas vezes, ter que cuidar sozinho de todas as áreas da empresa, como contabilidade, vendas, marketing, logística e departamento financeiro, demanda um grande tempo.

Por isso, é importante contar com ferramentas que ajudem a economizar tempo no dia a dia e que não comprometam o orçamento da empresa.

Ou seja, ferramentas que mesmo sendo acessíveis, sejam capazes de solucionar problemas complexos e que tenham retorno sobre o investimento rápido e tangível.

Não importa qual seja seu ramo de atuação: com certeza algumas dessas ferramentas vão te ajudar a economizar tempo e dinheiro. Separei as melhores e as suas principais funcionalidades, vem comigo!

Para a área comercial

Pipedrive

É uma ferramenta de CRM (em inglês, Customer Relationship Management; em português conhecido como Gestão de Relacionamento com o Cliente).

Ela veio para facilitar a gestão de vendas, destinada principalmente a pequenas equipes.

Segundo o slogan da marca: é um software “feito por vendedores, para vendedores”, para gerenciar o chamado “funil de vendas”.

O funil de vendas nada mais é do que uma representação do que é necessário para comercializar um produto ou serviço, mostrando quantos clientes potenciais você tem em cada etapa do seu ciclo de vendas.

Agendor

Também é um sistema de CRM, online e com versão offline, para aplicativos de celular.

Porém, destinado a organizar e aumentar o desempenho da área comercial, registrando, basicamente, o maior número possível de dados dos clientes e das negociações.

Pode trazer benefícios tanto para gestores, que contam com feedbacks detalhados da ferramenta sobre o rendimento da equipe e o aproveitamento das vendas, quanto para vendedores, que contam com funcionalidades objetivas, como gestão de tarefas e histórico de clientes.

Nectar 

É uma plataforma completa para gestão e aceleração de vendas, desenvolvido para se adequar a realidade e metodologias das mais diversas empresas que realizam vendas B2B.

Seu diferencial ante a outros CRMs de mercado é que tem foco na análises de indicadores e extração de informações estratégicas, permitindo aos gestores melhores tomadas de decisões e à equipe comercial bater metas através de vendas mais lucrativas.

A Nectar possui um processo de implantação totalmente consultivo e personalizado, conduzido por profissionais experientes em vendas e processos. Com isso, nossa equipe oferece sua expertise para otimizar processos comerciais e definir metodologias que podem ser implementadas no NectarCRM, sempre visando alavancar os resultados de vendas.

Área financeira

ContaAzul

É uma plataforma de gestão de empresas online, com um sistema de controle financeiro.

Essa plataforma inclui várias funcionalidades, como: o detalhamento de contas a pagar e a receber, e também emissão de boletos de cobrança; integração bancária; fluxo de caixa diário e mensal e emissão de notas fiscais de produto e serviço.

Contabilidade

Contabilizei

Oferece serviços de contabilidade, como um próprio contador, mesmo, mas online.

Integrando ferramentas de gestão financeira que substituem o papel do Excel e facilitam as operações contábeis de micro e pequenas empresas.

Entre as funcionalidades, estão controle de resultados e emissão de nota fiscal eletrônica, além de guias de impostos com as datas de vencimento.

Agilize

Semelhante ao Contabilizei, o Agilize também oferece um serviço completo de contabilidade online, com destaque para previsão e detalhamento de impostos, abertura de empresa e transformação de MEI para ME.

Marketing

RD Station

É uma ferramenta destinada a gerenciar e automatizar ações de marketing digital, com foco para geração de leads, ou seja, se destina principalmente a atrair visitantes para o site e transformá-los em oportunidades de negócio.

Também faz análises, criação de landing pages e mídias sociais.

Builder All

A plataforma concentra várias ferramentas diferentes de marketing, como criador de blogs, sites e aplicativos, gerador de página de vendas, e-mail marketing, etc.

Apesar de ser mais voltada para marketing digital, pode ser usado por profissionais de qualquer segmento, que tenham a necessidade de captar leads.

Tecnologia da Informação

Starti

Desenvolve sistemas integrados para gestão da informação, da segurança de rede e de contatos.

Gestão de equipes externas

Auvo

Ferramenta para gestão e controle de equipes externas, mostra ao gestor, em tempo real, a localização da equipe, além do agendamento de tarefas, controle da quilometragem percorrida e geração de relatórios com fotos, horários, formulários e assinaturas.

Logística

RoutEasy

Plataforma de otimização logística que opera no modelo SaaS (Software as a Service) e que tem principal funcionalidade a roteirização e divisão das cargas através de um algoritmo especializado baseado em Inteligência Artificial.

A plataforma conta ainda com outras funcionalidades como módulo de gestão de entregas com aplicativo para os motoristas, visibilidade do horário de chegada para o cliente final atualizado em tempo real e indicadores de desempenho.

CargoX

Plataforma que facilita o transporte de cargas, ao concentrar vários motoristas de caminhão e clientes que precisam solicitar o serviço de transporte, mapeando-os e ligando-os de forma eficiente. É também conhecida como “Uber do transporte de carga”.

CargoBR

Também ligada à logística de transporte, oferece o serviço online de cotação de fretes. Funciona a partir das seguintes etapas: o cliente preenche os dados da carga, escolhe a transportadora, informa o endereço de coleta e entrega e escolhe o pagador.

Mandaê

Focada em coleta e distribuição, é uma empresa de logística especializada em e-commerce, que oferece serviços de coleta programada e sob demanda, de acordo com as necessidades do negócio. Os produtos do e-commerce são distribuídos em todo o território nacional.

Gabriel é CEO da Auvo e já ajudou mais de 1500 empresas a aumentarem a produtividade da sua equipe de campo. Além disso gerenciou equipes externas durante 7 anos e sabe bem as dores de um gestor.