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Está na hora de investir em um software de gestão de equipes externas?

Está na hora de investir em um software de gestão de equipes externas?

Um dos maiores problemas enfrentados por gestores de equipes externas é saber se é a hora ou não de investir em software de gestão de equipes externas.

Vamos tocar em um tema delicado, afinal, todos nós sabemos que falar em investimento nos dias de hoje não é um assunto fácil.

Pensando nisso, resolvi escrever esse artigo especialmente para você, gestor, que ainda está em dúvida se deve ou não investir em um software que te ajude na gestão das suas equipes externas.

Assim, criamos um pequeno guia para você conseguir, de uma vez por todas, identificar as necessidades que possui e decidir se é a hora certa de investir.

Confira abaixo a lista. Vamos lá?

#1 Como você roteiriza sua equipe externa?

Muitas empresas pecam por não criar roteiros para cada membro da equipe externa e acabam tendo um gasto muito grande com combustível e perdem chances de atender possíveis clientes.

Isso acontece na sua empresa? Se sim, esse é o primeiro motivo para investir em um software de gestão de equipes externas.

Com um roteiro bem feito e analisando os clientes de cada região, você consegue direcionar os colaboradores certos para atender cada tipo de cliente.

Com isso você ganha tempo, os colaboradores conseguem passar mais tempo em cada cliente e gastam menos combustível por estarem atendendo uma região só e não clientes espalhados por toda a cidade.

Com um roteiro em mãos e atualizações via GPS, você pode saber quando e quem o seu funcionário está atendendo.

Quando você investe em um aplicativo, como o Auvo, traçar rotas para cada colaborador e acompanhá-las fica muito mais fácil.

Afinal, os gestores conseguem selecionar as melhores rotas para as diferentes equipes, que atendem diferentes pontos ou regiões. Além de ter autonomia para cobrar da sua equipe, caso as visitas, designadas antecipadamente, não aconteçam.

E caso o colaborador tenha terminado todas as suas tarefas, o gestor conseguirá agendar novas tarefas a partir da localização em que ele se encontra. Assim economiza tempo e combustível.

Tudo isso pode ser feito a partir do aplicativo ou do acesso pela web. O gestor pode escolher a forma mais fácil!

#2 Papelada acumulada no seu escritório?

Ser sustentável no mundo de hoje é necessário e a sua empresa não deve ser diferente.

Sabe quando você se dá conta que a maioria dos papéis que estão em sua mesa não são úteis e muitos você nem sabe de onde vieram?

Tudo bem, eu entendo que há documentos que são impossíveis de digitalizar. Mas se você nota que toda essa papelada começa a incomodar e ocupar muito espaço, o que gera custos desnecessários, está na hora de muda.

Tendo um software para gestão de equipes externas, você conseguirá diminuir as papeladas enormes que cada colaborador acaba criando em cada visita que ele faz.

Com uma ferramenta, como o Auvo, você consegue cadastrar as tarefas no aplicativo e acaba com a necessidade de ficar criando várias ordens de serviços em papel a cada visita aos clientes.

Assim você evita a necessidade de imprimir várias vias dos documentos que são necessários.

Menos papel e mais tecnologia! 😉

#3 Como você planeja os atendimentos da sua equipe externa?

Provavelmente você deve colocar tudo no papel ou em uma planilha do excel. E você já sabe que o uso excessivo de papel na sua empresa não é nada legal, não é?

Fazendo o planejamento dessa forma, você acaba perdendo muito tempo procurando quem está atendendo qual cliente e em que dia.

No software você consegue ter uma visão mais abrangente desse planejamento, podendo medir a produtividade de cada colaborador e de cada equipe.

Você pode conferir também se as tarefas foram concluídas e o que falta ser feito no dia, na semana e até no mês.

Se você não possui um software que te ajude com isso, provavelmente, tem que confiar e torcer para que a visita tenha sido realizada e que o atendimento tenha sido bom e efetivo.

E como você saberá se seu técnico está fazendo um bom serviço, se você não possui referências, críticas e opiniões?

Quando você possui um sistema que te permite fazer a pesquisa de satisfação do seu cliente, saber sobre como foi o atendimento prestado fica ainda mais fácil e é muito útil.

Quando o relatório pode ser personalizado pelo gestor, onde ele pode fazer as perguntas da sua preferência, as melhoras podem ser bem maiores.

Com o planejamento mais otimizado você consegue prever, com mais convicção, os custos e os ganhos que você tem com a sua equipe.

A gestão de equipes externas acontece melhor quando você consegue organizar os atendimentos feitos e os que ainda serão concluídos.  

controle de chamados técnicos

#4  Relatórios de custos com dados reais

Muitos gestores de equipes externas sofrem com os gastos de seus colaboradores e não sabem de onde esses gastos estão vindo, tampouco como reduzi-los.

Muitas vezes o que acontece é que o colaborador fala que gastou uma quantia a mais para poder ganhar um reembolso maior.

E, pela falta de controle dos gastos de cada colaborador, a empresa acaba levando prejuízo. E, ainda, sem saber realmente quem o causou.

Mas como isso pode ser resolvido com softwares de gestão de equipes externas?

Neste tipo de software os colaboradores conseguem lançar em tempo real os comprovantes de todos os gastos que teve através de fotos dos comprovantes. Ou seja, aquele gasto é comprovado pelo colaborador que realizou a tarefa.

Os colaboradores podem publicar em tempo real fotos e dados sobre cada atendimento que fizeram durante o dia.

Assim, no final de cada semana ou mês, o gerente da equipe pode emitir um relatório dos gastos de cada colaborador e repassar um reembolso de despesas mais correto.

Além disso, ele pode emitir relatórios dos gastos por equipe ou por tempo (seja por dia, semana ou mês).

Controlar os gatos de equipes externas pode ser bem mais fácil e com mais confiabilidade dessa maneira.

#5 Como saber o tempo que o seu colaborador passa no cliente?

E como você sabe se ele foi em todos os clientes que ele deveria visitar?

Se ainda não tem um software para gerenciar todas essas informações, provavelmente tem que confiar na palavra de cada colaborador.

E é muito mais efetivo você ter um controle em tempo real de cada tarefa realizada e de cada visita. Concorda comigo?

Com o software você consegue controlar em tempo real o início e o final de cada atendimento.  Podendo também definir o preço da hora trabalhada para ter uma ideia do custo de cada funcionário.

Com o relatório de tarefas finalizadas você também terá como saber qual colaborador está sendo mais produtivo e poderá até propor premiações.

Por exemplo, quando você possui um, ou mais colaboradores, que possuem uma produtividade muito boa, ele pode servir de referência.

Quando você dá um incentivo a mais, consegue fazer com que os seus colaboradores trabalhem com mais vontade e dedicação.

#6 Controle mais próximo das atividades dos colaboradores

Uma função bastante interessante dos softwares de gestão de equipes externas é o chat online.

Ele permite que os gestores entrem em contato com seus colaboradores em tempo real, inclusive enquanto estiverem atendendo um cliente.

Essa é uma ótima maneira de aproximar os gestores dos colaboradores e manter um contato mais direto e rápido.

Por exemplo, caso o colaborador esteja demorando a chegar no cliente, o gerente pode questioná-lo sobre o atraso ou o colaborador pode avisá-lo com antecedência.

Se o colaborador tiver uma dúvida sobre o atendimento, por exemplo, pode entrar em contato direto com o gestor. Sem complicações.

Com a funcionalidade do chat online o gestor também consegue conversar e passar novas informações para os seus colaboradores em tempo real, como direcionar novas rotas ou clientes. 

Considerações Finais

Quando você faz a gestão de equipes externas sem um software para auxiliar, é praticamente impossível levantar dados tão precisos e em tempo real das atividades dos seus colaboradores.

Por todos esses motivos (e vários outros que você encontra em materiais no nosso blog), você consegue saber, exatamente, se está na hora de investir em um software de gestão de equipes externas.

Se é de inovação, crescimento previsível e colaboradores engajados e produtivos que a sua empresa necessita, não perca tempo e adote um sistema para te ajudar a crescer ainda mais!

Isadora é redatora da Auvo, responsável por criar conteúdos ricos para ajudar gestores de todo o Brasil a aumentar a produtividade das suas equipes de campo.

Como calcular o ROI da sua equipe externa?

Como calcular o ROI da sua equipe externa?

Vou começar esse post com uma pergunta não muito simples: Você sabe o que é ROI, como calculá-lo e onde isso te ajuda com a gestão da sua equipe externa?

Pois é, o ROI pode parecer algo muito complicado na prática, mas como estou aqui para te ajudar, resolvi escrever esse artigo especialmente para você.

O termo ROI é uma sigla inglesa para “Return over Investiment”, ou “Retorno Sobre Investimento”.

Com esse indicador, de forma geral, você consegue saber quanto a sua empresa está ganhando, ou perdendo, com cada investimento realizado.

E para escolher corretamente os investimentos que devem ser feitos por sua empresa, a melhor maneira é entender quais estratégias estão te dando resultados e são capazes aproximá-los das metas.

Mas com tantas táticas, como saber qual a melhor?

A resposta é: Calcular precisamente o ROI e tomar decisões a partir dele. Mas se você quer saber como isso pode ser feito, fique conosco e vamos explicar tudo o que você precisa saber sobre como calcular o ROI da sua equipe externa!

Afinal, o que é o ROI?

Bom, como você já sabe o básico sobre ROI, ou “Retorno Sobre Investimento”, vou te explicar mais algumas informações necessárias.

Quando eu te falei que você pode identificar o quanto a sua empresa está ganhando, ou perdendo, com investimentos, isso inclui tudo o que foi feito visando lucrar no futuro, como, por exemplo:

  • Investimento em treinamentos
  • Aquisição de novas ferramentas
  • Novas estratégias para retenção de clientes
  • Contratação de novos colaboradores.

Quando se tem a informação sobre quais investimentos estão, realmente, valendo a pena, você consegue prosseguir otimizando aqueles que estão dando certo para gerar mais resultados.

Por que é tão importante calcular o ROI da sua equipe externa?

Porque, se realizado corretamente, nenhum outro indicativo é tão eficaz quanto o ROI.

Além do mais, ele te ajuda a responder algumas perguntas profundas sobre o seu negócios, como:

  • Quais são as maiores fontes de lucro da sua empresa?
  • Todo o processo de vendas da sua equipe está eficiente?
  • O atendimento ao cliente está contribuindo para uma boa fidelização?
  • Os novos colaboradores então gerando o que era esperado?

Com o ROI você consegue uma boa direção para encontrar informações que irão te ajudar a responder essas e outras perguntas.

Agora eu vou te ensinar, de uma forma rápida e simples, como calcular o ROI da sua equipe externa.

Vamos aprender como calcular o ROI?

A maneira mais simples para calcular o ROI é a seguinte: Subtrai-se o lucro pelo investimento inicial e divida novamente pelo investimento inicial. A fórmula ficará dessa maneira:

Essa fórmula pode ser usada tanto para analisar o negócio como um todo, quanto para avaliar uma área ou uma equipe individualmente.

Dessa forma, você consegue identificar se há erros ou algum problema em qualquer parte do negócio.  

Lembrando que o lucro é tudo aquilo que a sua empresa arrecada a partir das vendas. Se você for calcular o ROI de uma área específica, utilize apenas o valor levantado pelo segmento escolhido.

Por exemplo, para calcular o ROI de uma de suas equipes, o valor do lucro deve representar apenas as vendas dessa equipe e não da empresa como um todo.

principais kpis para gestão comercial

Como você avalia os resultados:

Para explicar melhor essa métrica vamos analisar o exemplo que eu te dei ali em cima. Se a sua equipe teve um lucro de R$ 300.000,00 e o seu investimento inicial foi de 100.000,00, o ROI deve ser calculado da seguinte maneira:

ROI= (300.000 – 100.000)/ 100.000= 2

Ou seja, o seu ROI é de R$ 2.00. Isso significa que, para cada R$ 1.00 investido, você recebe R$ 2.00.

Ps: Você pode multiplicar esse resultado por 100 para obter os dados em porcentagem.

Embora o cálculo acima possa parecer a solução para todos as suas perguntas sobre investimento da sua empresa, é importante que você saiba que ele há limitações.

Por exemplo, como você sabe que um ROI de 2% é bom ou ruim?

Bom, isso vai depender de várias situações. Como por exemplo, se esse valor for de um cálculo diário, estará ótimo! Mas se for um investimento de longo prazo, esse investimento já não foi bom.

É por isso que você pode, e deve, calcular o seu retorno de acordo com o que você deseja verificar. Ele pode ser calculado tanto diário, quinzenal ou mensal.

Por fim, ao analisar os resultados é importante entender de onde vieram os números e garantir que todos os cálculos, para todas as suas equipes, utilizem o mesmo padrão.

E como você pode obter todos os dados e números necessários para calcular o ROI da sua equipe externa? É aqui que um aplicativo de gestão de equipes externas, como o Auvo, pode te ajudar.

Vamos saber mais sobre como isso acontece?

Vantagens em utilizar um Software de Gestão de Equipes

Agora você já entendeu o que é ROI, como ele funciona e como é feito o seu cálculo, certo?

Pois bem, agora eu vou te mostrar como um software de gestão de equipes externas pode te ajudar a obter os números que você necessita.

Controle de atividades e desempenho

Vou começar com uma pergunta simples e te explicar o contexto:

Quando você passa as tarefas para os colaboradores, como você sabe se elas estão sendo designadas?

Se você não conta com um software de gestão de equipes, provavelmente, tem que confiar na palavra dos seus colaboradores de que eles, realmente, realizam as tarefas.

Quando você, no fim do mês, analisa o desempenho dos seus colaboradores e quantas tarefas foram realizadas, em relação ao mês que se passou, nota que o rendimento está muito mais baixo que o normal.

E agora? Como você consegue ter os dados numéricos verdadeiros para poder medir o porquê isso está acontecendo e se os seus investimentos na sua equipe estão te dando algum lucro?

E se o que está afetando é a produtividade da sua equipe externa, você também sabe como medir isso?

Com o Auvo você consegue medir a produtividade de cada colaborador, bem como a de cada equipe; acompanhar quais tarefas já foram realizadas e em quanto tempo, por exemplo.

Na imagem abaixo você tem as seguintes informações:

  • Produtividade do mês da equipe
  • Média de tempo em atividade
  • Média de atraso nas visitas
  • Custo médio por tarefa                                                                                                                                                          

Com esses dados em mãos, você consegue calcular o ROI da sua equipe e entender onde estão os pontos que você precisa melhorar.

Custo médio por tarefa

Com um aplicativo de gestão de equipes você consegue medir o custo médio por tarefa, ou seja, quanto o seu colaborador está gastando para que aquela tarefa seja realizada.

Cada vez que uma tarefa é finalizada, os custos são registrados e vão para o relatório.

Assim como podemos observar no exemplo da imagem abaixo, retirada diretamente de um relatório do Auvo:

Isso também acontece com custos adicionais que a sua equipe ou colaborador pode ter na realização das atividades.

Assim, você consegue saber qual o custo médio, e o total, que cada colaborador, realiza e medir se esse custo está te dando algum retorno sobre o que o que você investe neles.

calcular produtividade equipe externa

Como usar o ROI para tomar decisões certas

Okay, agora que você tem esses dados e o valor do ROI, como ele pode te ajudar com a tomada correta de decisões?

  • Ação e reação

O que você fez e o que deixou de fazer para que o resultado tenha sido esse?. Ou então, o que você você não fez que, de alguma maneira, te atrapalhou a chegar nos resultados esperados?

Quando você analisa os dados obtidos você consegue entender quais foram os investimento que você fez na sua equipe ou empresa que te deram resultados.

E em cima desses dados, você também pode tomar a decisão certa do que foi bom ou não para a sua empresa.

Continuando com aquilo que te dá lucro e replicando, e descartando o que não funcionou, ou tentando melhorá-la.  

Assim, você tem uma previsibilidade dos seus negócios. E não há nada melhor do que acertar nos seus negócios e lucrar com isso, não é mesmo? 😉

  • Comprometimento da equipe

Quem é que não gosta de trabalhar em uma empresa que sempre tenha um bom desempenho, em que os projetos criados funcionam bem e os objetivos das equipes são sempre alcançados?

Esse é o justamente o tipo de ambiente que você conseguirá quando começa a trabalhar com o ROI em sua empresa.

Afinal, você conseguirá medir se todo o investimento você dá a sua equipe, bem como os gastos com o serviço, estão sendo bons para você.

Aqui você também consegue saber qual equipe está gerando mais lucro. E assim você consegue replicar tudo aquilo que está sendo feito também para as suas outras equipes.

  • Cortando gastos desnecessários e aumentando o lucro

Quando você analisa o seu retorno sobre seus investimentos e age em cima de todos os dados que foram encontrados, oferece muito mais do que apenas segurança financeira para a sua empresa, sabe por quê?

Essa avaliação mostra algo que também interessa para a sua equipe externa: quais investimentos valerá a pena manter e quais deve se abandonar.

Desse modo, todo o investimento que não está gerando lucro será eliminado a cada contagem do ROI.

Cortar esses gastos já contribui para o aumento do lucro e não para por aí!

Você pode usar o dinheiro da melhor forma possível, aplicando em métodos que deram certo na sua empresa.

Assim você aplica os recursos financeiros da sua empresa em recursos que poderão ser otimizados cada vez mais.

  • Resultados duradouros

Vamos combinar que não faz sentindo a sua empresa ter um boom no crescimento por alguns meses e depois voltar a ser o que era antes, não é mesmo?

Pensando nisso, é importante ter em mente que o ROI deve ser medido constantemente.

Ps: A forma como o ROI será medido varia de empresa, equipe e segmento. Mas, nós da Auvo, não aconselhamos ter um intervalo muito grande entre cada medição.

Para que os seus resultados continuem sempre crescendo, e o lucro aumentando, é necessário manter esse ciclo de acompanhamento e correção das possíveis falhas.

Como o seu objetivo com o cálculo do ROI é ter um lucro sempre constante, uma vez que esse cálculo é feito constante, os seus resultados serão mais duradouros e consistentes.

Diante de toda essa explicação detalhada, fica claro que o calcular o ROI da sua equipe externa tem um profundo impacto sobre a sua empresa, as suas metas, lucro e rentabilidade da equipe.

Por isso, use essas informações de forma consciente e como ponto de partida para tomar as decisões certas e lucrar cada vez mais.

E não se preocupe, a Auvo pode te ajudar a conseguir os dados necessários para o seu cálculo e aumentar o seu ROI da sua equipe externa!

Quer conhecer mais e saber como ela funciona? Faça um teste gratuito de 7 dias!

Gostou do nosso artigo? O que acha de deixar algumas sugestões de conteúdo para enriquecermos nosso blog? Estamos te esperando.

Isadora é redatora da Auvo, responsável por criar conteúdos ricos para ajudar gestores de todo o Brasil a aumentar a produtividade das suas equipes de campo.

Trade marketing: o melhor sistema para gerenciar seus promotores

Trade marketing: o melhor sistema para gerenciar seus promotores

Você saberia responder por que um sistema de automação de trade marketing é tão importante para gerenciar seus promotores?

Onde estão seus promotores de venda agora? O que eles estão fazendo? Como você sabe se o PDV está de acordo com as recomendações? Você gasta dias para confirmar se o valor do relatório de reembolso de combustível está correto?

Essas são algumas das dúvidas que assombram os gestores de trade marketing.

 

Você verá nesse post:

  • Monitoramento em tempo real
  • Roteirização
  • Aumento da produtividade da equipe
  • Análise rápida de resultados
  • Adote uma solução
  • Resultado garantido para sua equipe

Hoje iremos falar sobre automação de trade marketing e seus benefícios!

Quando pensamos em ações e estratégias de Trade Marketing, nosso objetivo final é sempre melhorar o desempenho de vendas dos produtos, certo?

Mas, como saber se você está atingindo os resultados esperados? Tão importante quanto o planejamento e a execução é a necessidade de entender os resultados de todas as ações implementadas (fase de análise da operação).

  • A produtividade do time de campo;
  • Checar se as rotas de lojas visitadas são as mais funcionais possíveis e estão trazendo resultados;
  • O tempo e a qualidade de serviço dos promotores;

Se você ainda não possui um mecanismo para acompanhar as principais KPI’s do seu negócio e da sua equipe de campo está na hora de repensar alguns processos.

Novas tecnologias têm surgido para facilitar o trabalho do profissional de trade marketing.

Boas tecnologias geralmente são compostas de um sistema web (no computador) e um aplicativo mobile (no celular). 

Assim os gestores, que usam o sistema web, podem acompanhar em tempo real o que os promotores, que usam o sistema mobile, fazem, onde estão e como está a qualidade do serviço.

Utilizar um sistema desse tipo permite automatizar diversas atividades de trade marketing e garante muitos benefícios. Veja aqui algumas automatizações que podem ser feitas:

Monitoramento em tempo real

O monitoramento representa ganho em produtividade na validação de informações e checagem da execução. Além de facilitar muito, muito mesmo, a coleta de dados para relatórios, como o de km rodado.

Dashboard

Sem a possibilidade de análise, de forma simplificada, dos dados coletados em campo, um sistema para trade marketing perde o seu valor.

É necessário que o gestor possa analisar os dados principais e fazer comparações dos mesmos parâmetros com outros períodos.

O gestor que conta com um sistema para gerenciar os promotores de venda passa a exercer o seu papel de forma mais assertiva e rentável, já que, não precisa se deslocar ou parar seu trabalho a todo momento para validar as informações do promotor.

Aqui vai algumas informações que o gestor consegue de forma rápida:

  • Indicador de visitas e tarefas realizadas pelo colaborador durante o dia;
  • Porcentagem de produtividade de cada colaborador da equipe;
  • Indicador da localização do promotor em tempo real;
  • Média de atraso nas visitas / média de tempo em atividade;
  • Custo médio de tarefas;
  • Posicionamento, deslocamento e visitas feitas pelo colaborador, indicando o trajeto realizado, os horários de chegada e saída e o status de cada tarefa, através das cores.

O status da tarefa é especificados em cores, vou te mostrar como:

  • Cinza: Tarefa foi concluída sem pendência;
  • Amarela: Finalizado com pendencia;
  • Vermelha: Tarefa em aberto;
  • Verde: Tarefa está em andamento;
  • Azul: Em deslocamento para tarefa.

 

Roteirização da equipe

Esse também é um ponto de muita importância. Através da plataforma, os promotores conseguem fazer o check-in no local de visita e tirar fotos dos produtos na gôndola, tudo feito pelo aplicativo.

Ao finalizar o registro, é possível visualizar a localização da equipe de trade marketing no mapa (dentro do sistema web), e quando foi feito check-out ao sair do local.

A rotina é cumprida, mas os custos para fazê-la sem um planejamento são bem altos. Todos sabemos que o trânsito é o que mais tira tempo da equipe.

Através da roteirização, você consegue escolher uma rota menor para seu promotor de vendas ou um trajeto com menos trânsito. Economizando tempo e diminuindo os custos com combustível.

Opte por um sistema de trade marketing que proporcione visibilidade do roteiro mais adequado. Com um software de roteirização, o gestor tem a oportunidade de ver em tempo real a melhor rota para seu promotor fazer, diminuindo seus custos com combustível e tempo improdutivo.

Aumento da produtividade da equipe

Utilizando um sistema para automação de trade marketing sua equipe ou você não perderá mais tempo criando relatórios e gráficos no Excel ou repassando todas as informações coletadas em campo para o computador, uma por uma.

Tudo isso será feito automaticamente dentro do sistema, poupando um tempo que poderá ser gasto com outras atividades em outros PDV’s.

Análise rápida de resultados

Com o quadro de indicadores e dashboard é possível analisar sua operação em tempo real e monitorar a performance de seus promotores, campanhas, rotas ou locais de venda.

Um bom sistema de gestão de trade marketing te dará a opção de análises, tendo disponível um relatório de km rodado e despesas, dispensando o uso do Excel, como já te mostramos.

Adote uma solução

Pessoas, processos e tecnologia devem andar de mãos dadas. São esses os componentes da fórmula que determina o crescimento das empresas.

Em grande parte das empresas, a adoção do sistema de trade marketing dá autonomia ao time e o faz ficar preparado para superar os desafios da operação com mais confiança.

Vantagens

A tecnologia é indispensável para quem atua nessa área, pois esse recurso ajuda a reduzir os custos, como já falamos, além de coletar informações no ponto de venda  e monitorar as equipes.

Uma outra vantagem ao utilizar um sistema para controle de promotores de venda é que o trabalho dos mesmos ganha agilidade.

Ao chegar ao PDV, ele preenche os formulários das pesquisas pré-definidos pelo gestor e se houver conexão com internet, as informações são imediatamente enviadas para o gestor.

Caso não haja conexão a internet, essas informações serão salvas com segurança no aplicativo, e assim que conectado a Wi-Fi, enviadas. Alguns benefícios podem ser percebidos a partir do momento que você passa a usar uma ferramenta de gestão.

A redução de custo e tempo com deslocamento se sua equipe de campo, possibilidade de pré-definir a agenda de atendimentos a ser realizados pelo promotor e o monitoramento dos promotores.

O gestor consegue participar mais ativamente da rotina do time. Fica muito mais fácil e rápido verificar e garantir que os acordos negociados estão sendo executados.

Eficácia na comunicação

Ruídos de comunicação muitas vezes podem gerar inúmeros prejuízos para uma empresa. Retrabalho, atendimento ineficaz e até perdas podem ser evitadas caso as equipes estejam em sincronia com a gestão do negócio.

Outra vantagem do software de gerenciamento de equipe trade marketing é que a comunicação passa a ser centralizada, e o gestor consegue passar os comandos em tempo real. Os ganhos em eficiência são gigantescos com uma boa comunicação.

Suporte

É fundamental que você seja entendido e tenha suas dúvidas respondidas por quem compreende as particularidades da sua operação, através do suporte da plataforma que você escolher.

Resultado garantido para sua empresa

É claro que, considerando todos os benefícios que mencionamos anteriormente, os resultados do negócio serão otimizados. Afinal, é possível garantir mais produtividade da gestão a operação em campo.

A base para o bom gestor é o conhecimento e, graças à tecnologia, hoje é possível garantir informações de qualidade em tempo real.

Com uma ferramenta de gestão de promotores é possível checar indicadores de campo em tempo real, o que assegura uma análise eficiente do ROI (retorno sobre o investimento).

Por isso, o software de gerenciamento de equipes é indispensável para qualquer empresa.

Quer ver na prática como a automatização de trade marketing aumenta em mais de 25% a produtividade da equipe em campo? Comente aqui e compartilhe conosco suas impressões e experiências!

Isadora é redatora da Auvo, responsável por criar conteúdos ricos para ajudar gestores de todo o Brasil a aumentar a produtividade das suas equipes de campo.

Como o controle da equipe de campo pode mudar o seu negócio para melhor

Como o controle da equipe de campo pode mudar o seu negócio para melhor

Um dos maiores desafios do controle de equipe de campo é aumentar a produtividade.

O gestor normalmente tem poucas informações sobre o que está acontecendo e dessa maneira ele não consegue saber onde cada colaborador precisa melhorar.

Outro ponto é que o gestor de uma equipe externa quase sempre trabalha remediando problemas ao invés de evitá-los.

Normalmente a produtividade de um colaborador externo é 30% menor do que a produtividade de um colaborador interno e uma das missões da

Auvo é resolver este problema.

Outra questão que a empresa precisa monitorar é a quantidade de dinheiro gasto com a operação. Monitorar a rentabilidade é crucial pro seu negócio andar.

O que nós propomos para resolver este problema que aflige milhões de empresas no mundo todo?

Neste artigo vamos mostrar 5 maneiras de aumentar a produtividade da sua equipe de campo.

1. Defina os principais indicadores de desempenho

Como diz o óbvio você não pode melhorar o que não pode medir. Para medir é necessário que você defina quais são os principais indicadores de desempenho. Para cada tipo de equipe são indicadores diferentes. Neste link você encontra os principais indicadores para uma equipe comercial e aqui para uma equipe de manutenção.

Defina metas em cima dos indicadores e tenha meios de medi-los. Uma ferramenta de gestão é essencial para te ajudar a acompanhar os kpí’s. Além disso neste link você encontra uma planilha para gestão das principais KPI’s de equipes de campo.

2. Saiba em tempo real onde está sua equipe externa

Um dos principais pontos da gestão de uma equipe de campo é saber a localização em tempo real deles. O principal motivo é evitar que as pessoas executem atividades paralelas em horário de trabalho. Infelizmente o percentual de colaboradores que adotam essa prática ainda é muito alta no Brasil e isso é prejudicial aos resultados da empresa.

A grande problema é que os colaboradores detestam ser monitorados e muitas das vezes alegam a falta de “confiança” da empresa em seu trabalho. No entanto um bom profissional que quer se destacar sabe que isso não é um problema e rende ainda mais.

Outro fator muito importante é a distribuição de atividades. Sabendo onde está cada membro da equipe você consegue sempre direcionar as novas tarefas para quem está mais perto, dando dinamicidade para o trabalho, rapidez para o cliente e economia para a empresa.

Controle de equipe de campo?

Lembre-se que o rastreio de colaboradores não pode ser feito sem estabelecer certas regras. Elas garantem a privacidade do funcionário e evitam que a empresa tome processos trabalhistas.

 – Não se pode rastrear apenas uma “parte” da equipe

É bastante comum que a empresa queira rastrear apenas os funcionários mais problemáticos. No entanto isso é proibido. Para a lei você deve rastrear todos de uma mesma equipe. É tudo ou nada.

 – Se o rastreio for via aplicativo, forneça o smartphone ou pacote de dados para o colaborador

Se você instalar um aplicativo como o Auvo no celular do colaborador, certifique-se de fornecer o celular ou um pacote de dados. Lembre-se que para usar o smartphone do funcionário você precisa fazer um contrato de aluguel do telefone.

– Você só pode rastrear colaboradores CLT

Se você tem uma equipe terceirizada, nem pensar em rastrea-los.

– Os colaboradores precisam estar cientes de que estão sendo rastreados

Você não pode monitorar a localização da equipe de forma escondida.

– Somente em horário de trabalho

Não pense em rastrear sua equipe fora do horário de trabalho.

3. Estabeleça uma cultura de meritocracia em sua equipe

Hoje todo mundo quer aplicar a cultura de meritocracia em sua equipe, só que os gestores têm muitas dificuldades em entender e estruturar um processo que motive a equipe. Basicamente a empresa premiará os colaboradores externos que obtiverem mais resultados. Mas como estruturar um programa efetivo sobre isso?

https://www.youtube.com/watch?v=kyUBOBpudd0&t=4sDe forma bem compacta você pode fazer isso de 2 maneiras:

A) Resultados referentes aos indicadores de desempenho

Depois de ter definido os principais indicadores de desempenho, defina premiações por bons resultados alcançados. Lembre-se, premiações em dinheiro são importantes, mas foque em oferecer lembranças que valorize seu colaborador (e economize). Parabenização em público, lembranças e agradecimentos funcionam muito bem.

Isso vai mostrar que a empresa valoriza os colaboradores com melhores resultados e mais comprometidos com o projeto.

B) Comunique com sua equipe de forma clara e objetiva

É comum que as equipes de campo tenham uma comunicação com ruídos. Pelo fato deles ficarem a maior parte do tempo visitando clientes a empresa dedica pouco tempo a eles. Por isso é muito importante que você estabeleça canais de comunicação regulares com os colaboradores. Reuniões de acompanhamento de resultados e discussões sobre os indicadores de performance devem fazer parte do dia a dia da gestão.

Outro ponto muito importante é fazer uma avaliação de desempenho. Isso vai mostrar para o colaborador os pontos fortes e os pontos fracos para melhoria. Você pode baixar o nosso modelo de avaliação de desempenho clicando aqui.

E trabalhe como um líder, isso vai fazer sua equipe confiar em você e trabalhar com muito mais motivação. Se você tem dúvidas sobre como melhorar como gestor nós preparamos um material com 18 atitudes de pessoas que não são bons líderes. Acesse aqui.

4. Otimize a rota da sua equipe

Um dos maiores vilões na hora de aumentar a produtividade da equipe externa é lidar com o trânsito. Ele faz com que seu colaborador fique mais tempo na rua do que em clientes. Uma boa maneira de resolver isso é roteirizar as atividades da equipe por região. Você pode usar um software para fazer isso ou via planilha de Excel, mas não deixe que sua equipe trabalhe sem orientação e fique dando voltas na cidade. Além do custo ficar alto a produtividade e a motivação da equipe vai lá no chão.

A melhor maneira de otimizar a rota da equipe é com um roteirizador automático, que pega as visitas e calcula a melhor rota entre elas levando em conta o horário, o grau de prioridade e o trânsito. Isso faz com que seu colaborador consiga fazer muito mais visitas por dia e aumente a rentabilidade do negócio.

5. Não descuide do custo

Uma equipe externa é muito mais cara do que uma equipe interna, já que existem custos com viagens, combustível, pedágios e outros. Isso faz com que a rentabilidade do seu negócio possa ficar ameaçada caso você descuide dos custos. Algumas estratégias são importantes para não ficar no vermelho com a equipe:

  • Controle da rota feita por cada funcionário;
  • Acompanhar as atividades desenvolvidas;
  • Tenha planejamentos diários, semanais e mensais;
  • Tenha maior controle dos gastos da equipe.

Esses são cinco pontos estratégicos para você obter uma boa gestão da sua equipe externa. Claro, não basta apenas isso para  ter sucesso, mas seguindo essas dicas você já terá um tremendo avanço em direção ao crescimento da sua empresa.

Fique atento, logo a Auvo estará lançando novos posts!

Gabriel é CEO da Auvo e já ajudou mais de 1500 empresas a aumentarem a produtividade da sua equipe de campo. Além disso gerenciou equipes externas durante 7 anos e sabe bem as dores de um gestor.

Descubra quais as principais vantagens de usar um software de gestão de equipes externas

Descubra quais as principais vantagens de usar um software de gestão de equipes externas

Você não pode começar a falar de vendas hoje sem falar de tecnologia ao mesmo tempo. Para ter sucesso nesse mercado é preciso adaptar a sua empresa aos novos softwares que têm surgido nos últimos anos.

Essas novas tecnologias têm surgido como base e uma grande ajuda para as empresas se organizarem e conseguirem ter mais controle sobre suas vendas e também dos seus colaboradores externos.

O que queremos mostrar para vocês aqui hoje são as vantagens de você ter em sua empresa um software de gestão de equipes externas. Vai desde o monitoramento de seus colaboradores até a confirmação de cada atendimento feito.

Tenha um planejamento de vendas muito mais completo e com os dados que precisa para ser cada vez mais assertivo em suas estratégias. Vamos colocar aqui quais são essas vantagens e falar um pouco mais de cada uma.

– Monitoramento das rotas de cada equipe:

Como você faz o controle de seus colaboradores externos hoje? Provavelmente é obrigado a confiar na palavra de cada um e não sabe ao certo se foram ou não em seus clientes.

Com o software de gestão de equipes externas você consegue ter a rota traçada por cada colaborador da equipe e ainda pode ter a confirmação via check-in e check-out deles nos clientes que cada um deve visitar.

Assim você consegue montar rotas diferentes para cada um e pode cobrar deles caso não façam as visitas que foram designados para fazer.

– Comunicação mais eficaz e direta com o colaborador:

Com o chat online você conseguirá conversar e passar novas informações para os seus colaboradores em tempo real. Poderá também direcionar novas rotas e pontos de vendas a serem visitados.

Pelo chat você poderá cobrar informações das visitas e se o colaborador está ou não realizando a visita. Acompanhe mais de perto seus funcionários.

 

– Controle mais efetivo e certeiro das informações:

Através do software os colaboradores podem publicar em tempo real fotos e dados sobre cada atendimento que fizeram durante o dia como fotos das gôndolas nos pontos de venda e quais produtos estão em falta ou em excesso.

Com essas informações em mãos os gestores podem oferecer um atendimento mais personalizado para cada cliente e assim aumentam a satisfação dos mesmos. Todo mundo gosta de receber um atendimento atencioso e com qualidade.

 

– Controle e organização dos estoques:

Com os dados das vendas sempre no software, os gestores têm mais controle do que ele possui no estoque e o que está sendo vendido.

Com os relatórios dos atendimentos eles podem fazer um balanço mensal do que foi vendido e do que precisa ser adquirido para as próximas vendas.

Com essa organização dos dados os gestores de equipes externas de vendas conseguem ter mais assertividade em suas compras e os colaboradores têm mais confiança nos produtos que tem em estoque.

 

– Gerenciamento via aplicativo e painel administrativo:

Com um software de gestão de equipe externa de vendas você pode ter duas opções de acesso.

O painel administrativo é controlado pelo dono da empresa e pelos gestores das equipes com funções como: relatórios de tarefas, rota do colaborador e controle de gastos; enquanto que o aplicativo mobile é acessado pelos colaboradores que têm acesso a outras informações: chat online para falar com os gestores, criação de tarefas e lançamentos dos dados de cada atendimento.

Cada tipo de funcionário da empresa terá acesso somente às informações que lhe dizem respeito.

– Otimização de rotas das equipes:

Os gestores podem ter acesso aos mapas no painel administrativo e selecionar as melhores rotas para as diferentes equipes externas de vendas.

Eles conseguirão direcionar os colaboradores nos clientes que mais têm possibilidade de fechar novos negócios e com isso terá uma economia bem maior de combustível e tempo deles, diminuindo os custos dos atendimentos.

Com as rotas definidas os colaboradores ganham tempo em seus atendimentos e se tornam cada vez mais produtivos.

– Informações cadastradas em tempo real:

Sem a ajuda da tecnologia os gestores acabam sendo obrigados a confiar na palavra de cada colaborador sobre as informações dos atendimentos feitos.

Com um software de gestão de equipes externas ele terá muito mais controle sobre o que está sendo feito ou não pelo colaborador. Isso porque o colaborador poderá cadastrar fotos e informações sobre cada visita que fizer incluindo a assinatura digital do cliente.

Esses dados podem ser acessados posteriormente pelos gestores no painel administrativo.

– Acesso a relatórios personalizados:

Como você controla os gastos de seus colaboradores? Como você sabe quanto cada um gastou em um mês?

Pelo software de gestão de equipe externa você consegue emitir relatórios de despesas e de tarefas com informações personalizadas como data, tipo de despesa, colaborador ou equipe.

Assim você terá mais controle sobre o que está sendo gasto por cada equipe por exemplo e poderá definir qual delas está saindo mais caro para a empresa e qual tem tido um rendimento melhor na execução das tarefas.

Essas são algumas das vantagens que separamos para mostrar a vocês gestores de equipes externas a necessidade de aliar a sua empresa a uma tecnologia que irá ajudar principalmente na redução dos custos e no aumento da produtividade de suas equipes externas.

Essa necessidade já é realidade em todo o país e está ganhando cada vez mais força. Aproveite para conhecer mais de perto nossa ferramenta. Clique aqui e faça o seu cadastro para testar por 7 dias grátis o Auvo.

Gabriel é CEO da Auvo e já ajudou mais de 1500 empresas a aumentarem a produtividade da sua equipe de campo. Além disso gerenciou equipes externas durante 7 anos e sabe bem as dores de um gestor.